model-model kerja sama pemerintah daerah dengan pihak swasta

JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
MENGELOLA WAKTU SECARA PROFESIONAL OLEH SUMBER
DAYA MANUSIA
Bambang Kristianto Wibowo
Dosen Tetap ASM Semarang
Abstrak
Seorang pegawai harus mampu membuat manajemen waktu yang baik
dan merniliki komitmen serta sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada
tugas maka mereka akan rnenyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa
terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada normanorma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaikbaiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Untuk
itu pegawai harus melatih diri untuk menjadi pegawai yang penuh tanggung
jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut
untuk mampu mengawasi dirinya sendiri. Untuk itu harus memperhatikan aturanaturan dalam manajemen waktu yang baik, yaitu ; jangan menangguhkan, lacak
aktifitas anda, berkonsentrasi pada hasil, ingat prinsip 80/20, gunakan waktu
perjalanan dengan bijaksana, bangun rancangan aksi, merespon dengan cepat,
bersikap tegas, jadwalkan waktu untuk santai.
Bagi seorang pegawai, waktu adalah sumber daya langka, sehingga
harus dimanfaatkan sebaik-baiknya. Dengan segala kesibukan yang dimilikinya
manajemen waktu yang baik dan benar mampu membuat keseimbangan hidup
bagi pegawai baik di kantor, masyarakat dan keluarga.
Kata kunci : manajemen waktu, profesional
PENDAHULUAN
Di masa lalu seorang pegawai (sumber daya manusia ) sering disebut
sebagai pengetik surat, mengingat alat yang dioperasikan oleh seorang sekretaris.
Peran sekretaris sebagai sumber daya manusia beralih menjadi profesi profesional,
yang tak lagi dikaitkan dengan peralatan yang mereka gunakan, Kompetensi
seorang pegawal harus mempunyai sikap dan kepribadian yang baik, pengetahuan
dan wawasan yang luas, mampu mengoperasionalkan alat-alat kantor, mampu
mengelola kebutuhan kantor, memiliki ketrampilan bahasa asing, dan yang
terpenting adalah seorang pegawai harus mempunyai manajemen waktu yang
tepat untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
Manajemen waktu adalah hal yang paling mendasar dalam kehidupan
seorang pegawai. Manajemen waktu tidak lepas dan proses planning, organizing,
actuating, controlling, dan evaluating. Pegawai profesional harus mampu
14
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
melakukan lima hal tersebut untuk menciptakan keseimbangan antara tugas-tugas
kantor dan keluarganya.
PEMBAHASAN
Manajemen
waktu
merupakan
perencanaan,
pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu
sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan
efisien, Efektifitas terlihat dan tercapainya tujuan menggunakan waktu yang tetah
ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna, yaitu akan
pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan
waktu yang ada. Perencanaan terlebih dulu waktu yang akan digunakan
merupakan pedoman atau arah untuk melakukan pengawasan terhadap waktu.
Proses manajemen waktu tidak terlepas dan POACE (Planning, Organizing,
Actuating dan Controling, Evaluating).
SEKRETARIS
MANAJEMEN
PLANNING
ORGANIZING
ACTUATING
CONTROLLING
EVALUATING
15
TUJUAN
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
Planning
Dalarn hal ini seseorang pegawai harus rnempunyai rencana-rencana
yang akan dilakukan. Misalnya harus punya rencana yang jelas 10 tahun kedepan,
5 tahun kedepan, 3 tahun kedepan, I tahun kedepan, I bulan kedepan sampai I
minggu kedepan.
Hal yang harus diperhatikan dalani membuat perencanaan :
1. Spesiflk
SDM harus rnemhuat perencanaan dengan jelas maksud dan tujuannya.
2. Measurable
Rencana yang telah dibuat harus diukur parameter keberhasilannya menuju
rencana tersebut.
3. Action Related
SDM perlu menentukan sejumlah langkah yang berurutan semakin dekat
dengan pencapaian sasaran.
4. Realistic
Dapat mendiskusikan rencana anda dengan sahabat, teman sejawat.
5.Time BasedSetiap langkah yang sudah kita rencanakan itu perlu punya batasan
waktu yang jelas.
Setiap langkah yang sudah di rencanakan itu perlu punya batasan waktu yang
jelas.
Adapun manfaat perencanaan dalarn manajemen waktu yaitu:
1. Mengimbangi ketidakteraturan dan perubahan
2. Mernusatkan perhatian dan sasaran
3. Memperoieh pengelolaan yang efisien dan efektif
4. Memudahkan pengawasan
5. Mengukur hasil yang akan dicapai seorang sekretaris
Organizing
Dalam hal ini seorang sekretaris harus mampu menetapkan apa yang
harus dicapai dalam jangka pendek. Pengorganisasian diartikan sebagai
16
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
keseluruhan proses pengeiompokkan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang,
dan prioritas. Dengan manajemen waktu yang benar seorang pegawai mampu
mengoperasikan tugas-tugasnya dengan baik dan benar. Basil pengorganisasian
adalah suatu situasi dimana tugas-tugas seorang pegawai dapat digerakkan
menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Manfaat pengorganisasian adalab membagi tugas-tugas yang besar
menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, mempermudah pegawai daiam ineiakukan
pengawasan dan menentukan tugas-tugas yang akan dikerjakan dalam jangka
pendek dan jangka panjang.
Proses pengorganisasian biasanya rnelalui langkah-langkah
a. Membagi tugas-tugas yang akan dilakukan
b. Membuat prioritas tugas yang akan dikerjakan
Adalah suatu usaha scoring pegawal untuk bekerja sesuai dengan
perencanaan dan tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini seorang pegawai
sudah mengerjakan tugas-tugas sesuai dengan prioritasnya.
Dalam hal ¡ni seorang pegawai membutuhkan hal-hal:
a.Komunikasi
Seorang pegawai dalam menjalankan tugasnya hams mempunyai kemainpuan
berkomunikasi yang baik, sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam
menjalankan tugas-tugasnya dengan bantuan orang lain.
b. Motivasi .
Seorang pegawai harus mempunyai motivasi dalam dirinya maupun motivasi
dan luar dalam mengerjakan tugas-tugasnya, sehingga dapat dikerjakan dengan
efisien dan efektif
Controlling
Bagi seorang pegawai tahap ini adalah tindakan meneliti apakah segala
tugas-tugas yang telab dikeijakan telah tercapai atau beijalan sesuai dengan
rencananya.
17
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
Langkah-langkah proses pengawasan:
a. Menetapkan standart keberhasilan tugas
b. Mengukur prestasi kerja
c. Mengambil tindakan perbaikan
Keberhasilan pengawasan tergantung:
a. Harus ada rencana yang dilaksanakan
b. Harus ada ketegasan
c. Bagaimana proses pengawasan akan dilaksanakan
d. Memiliki keahlian
e. Memiliki wewenang
f. Berkemauan dan bersemangat melakukan pengawasan
Evaluating
Proses akhir dalam manajemen waktu dalani hal ini seorang pegawai
mampu mengetahui tingkat keberhasilan dan segala tugas-tugas yang telah
dikeijakan. Seorang pegawai harus mampu menganalisis tugas tugas yang telah
dikerja]can dan tugas-tugas yang belum mampu dikerjakan.
Dalarn hal ini seorang pegawai harus mampu mengetahui penyebab
tugas-tugas yang belum mampu dikeijakan dengan baik. Setelah mengetahui
penyebab kegagalan pegawai memulai dengan perencanaan yang baru.
Sumber Daya Manusia ( SDM ) harus menghindari kecenderungan kesalahan
dalam mengelola waktu
Gejala-gejala manajemen waktu yang buruk:
1.
Tidak pernah mempunyai waktu untuk mengeijakan pekerjaan yang
benar-benar penting.
2.
Menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekeijaan “mendesak” dan
bukan pekerjaan yang penting.
3.
Sering masih di kantor sampai malam.
18
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
4.
Membawa pekerjaan kantor ke rurnah.
5.
Jarang sekali mempunyai waktu untuk rnengetahui perkembangan
kertas kerja.
6.
Mengeijakan pekeijaan orang lain.
7.
Merasa sangat dipenlukan atau tidak tergantikan orang lain.
8.
Mengikuti rapat terlalu banyak.
9.
Sukar mengatakan tidak.
10.
Membiarkan orang lain mengatur waktu anda. .
11.
Sening merasa stres, cernas dan terburu-buru.
12.
Jarang rnenyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya
Modal utama yang dibutuhkan oleh seorang pegawai untuk membuat
kehidupannya menyenangkan sehagai perrnulaannya adalah Manajemen Waktu.
Pengaturan waktu yang efektif merupakan hal yang mendasar untuk berbagai lingkup
wilayah kehidupan. Manajemen waktu adalah kebutuhanutama bagi seorang pegawai
dalam menjalankan kegiatannya untuk mencapai profesionalisme
Manajemen waktu pada dasarnya tidak jauh beda dengan manajemen diri,
karena pada kenyataannya seorang pegawai tak dapat mengatur waktu tetapi dapat
mengatur diri sendiri dan dapat melakukan kegiatan dalam segala kesempatan.
Sukses merupakan hasil dan kebiasaan, oleh sebab itu langkah pertama yang
harus dilakukan adalah memperlancar bagaimana Anda menggunakan waktu yakni
dengan kebiasaan mengontrol diri, kebiasaan ini diawali dengan membuat keputusan
secara sadar.
Sekali seorang pegawai bisa, seterusnya kebiasaan bagus ini menjadi hal yang
alami. Dalam banyak hal sukses bukan dihasilkan dan hal yang tak biasa. tapi lebih
sebagai hasil dan kemampuan seseorang untuk “menguasai keduniawian”. Dengan
konsisten menampilkan seluruh tugas penting yang belum sempurna, sejalan dengan
waktu aktivitas ini akan berubah menjadi pencapaian besar.
19
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
Beberapa aturan dalam manajemen waktu yang baik:
1. Jangan menangguhkan
Lakukan saat itu juga. Saat orang menunda sesuatu, itu berarti membunuh
daya gerak pencapaian pada tujuan saat ini dan menghalangi kesempatan di masa
mendatang lantaran waktu yang tersumbat.
Cara untuk mencegab penundaan adalah dengan merancang deadline untuk
tujuan yang harus dicapai. Menghindari deadline terakhir membawa penundaan
yang diatur tujuan sebagai perantara untuk mencapai setingkat demi setingkat
menuju tujuan.
2. Lacak aktivitas anda
Memori adalah penuntun yang payah, jika ini berhubungan dengan
menetapkan bagaimana Anda melewatkan waktu Anda. Cara terbaik untuk rekam
aktivitas Anda sepanjang hariadalah dengan mendata apa yang Anda lakukan.
Kebanyakan orang akan menemukan kalau mereka memiliki tiga jam
dalam tiap hari yang sebenarnya dapat digunakan untuk hal yang lebih
membangun atau tindakan yang efisien. Kurangi waktu yang Anda gunakan untuk
bertelepon, membolak-balik majalah atau surfing di web yang tak rnenghasilkan
apapun, dan batasi kegiatan-kegiatan yang tak penting.
3. Berkonsentrasi pada hasil
Banvak orang melewatkan waktu mereka sepanjang hari dengan
aktivitas yang hiruk-pikuk, tapi hanya sedikit membuahkan hasil. Itu semua
terjadi karena mereka tak berkonsentrasi pada hal yang benar.jangan terkecoh
antara bekerja secara efisien dan bekerja secara efektif. Aktivítas dapat mernang
kadang dapat membebaskan dan tekanan tapi itu tak mencapai tujuan Anda.
Dengan lebih berkonsentrasi pada sedikit prioritas “utama” secara teratur. Anda
dapat mencapai lebih banyak hal dalam waktu singkat.
20
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
4. Ingat prinsip 80/20
20% kunci aktivitas anda akan memberi anda 80% dalam bentuk hasil.
Tujuan anda adalah rnengubah ini untuk memastikan kalau anda berkonsentrasi
sebanyak usaha yang rnungkin anda lakukan untuk hasil tertinggi dan tujuan.
5. Gunakan waktu perjalanan dengan bijaksana
Sangat mudah untuk mengabaikan waktu yang dilakukan untuk
menempuh penjalanan dalam penafsiran manajemen waktu. Pertimbangan dengan
hati-hati apakah ini merupakan waktu yang sesuai dimana anda dapatjuga
rnenggunakannva secara lebih produktif.
Sebagai contoh, jika anda memiliki naik bus atau kereta untuk menuju
ternpat kerja, apakah ini menyediakan kesempatan untuk membuat penggunaan
waktu anda jadi lebih baik? Atau jika anda nyetir sendiri, apa anda bisa
mendengarkan rekaman pendidikan atau motivasional yang dapat membuat anda
memperbaiki ketrampilan dan lebih produktif ?
6. Bangun rancangan aksi
Sebuah rencana tindakan merupakan daftar pendek dan tugas yang harus
dilengkapi untuk mencapai sebuah tujuan. ini beda dengan to do list dimana fokus
utarnanya adalah pencapaian tujuan, (dan langkah untuk mencapainya secara
spesifik) danpada hanya niembuat tujuan untuk dicapai dalam periode waktu,
Kapanpun anda ingin mencapai sesuatu, buat gambaran gamblang dan rencana
tindakan, ini akan memberi anda kesempatan untuk lebih berkonsentrasi pada
tahap pencapaian itu, dan memonitor kemajuannya dalam perwujudan.
7. Merespon dengan cepat
Sebagai contoh, urus mail Anda begitu anda menerima surat. Jangan
biarkan tagihan dan suratsurat itu membebani anda. Jika anda tak bisa membalas
sebuah sural saat itu juga, buat file di tempat khusus yang mudah dilihat, dan
tuliskan di amplop tindakan yang dibutuhkan serta tanggal dimana anda dapat
rnenyelesaikannya. Ketika memungkinkan, lakukan tindakan pada had yang sama
saat anda menerimanya. Jangan biarkan komputer, meja dan pikiran anda jadi
bertumpuk dengan hal yang tak berguna.
21
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
8. Bersikap Tegas
Belajarlah berkata tidak pada orang lain. Waktu anda sangat herharga.
Jadí jangan biarkan orang lain menentukan atau memanfaatkan anda untuk
kepntingan rencana mereka, Batasi gangguan sebisa mungkin. Tutup pintu anda,
matikan nada dering telepon atau minta dengan terus terang agar anda tidak
diganggu
9. Jadwalkan waktu untuk bersantai
Saat anda mengatur waktu dan kegiatan anda, pastikan menyisihkan saat
untuk bersantai
22
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
PENUTUP
manajemen
waktu
merupakan
perencanaan,
pengorganisasi,
penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu
sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan
efisien, Efektifitas terlihat dan tercapainya tujuan rnenggunakan wak:tu yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna, yaltu :
makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu
menggunakan waktu yang ada. Manajemen waktu bertujuan kepada produkifitas
yang herarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuanghuang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu.
Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan
melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.
Seorang pegawai harus mampu membuat manajemen waktu yang baik
dan merniliki komitmen serta sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada
tugas maka mereka akan rnenyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa
terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma
formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya,
mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Untuk itu pegawai
harus melatih diri untuk menjadi pegawai yang penuh tanggung jawab, yang
mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk
mampu mengawasi dirinya sendiri.
Mengelola dua puluh empat jam dalam sehari untuk menyelesaikan
semua pekerjaan yang kita miliki dan menyelesaikanuva secara efisien memang
bukanlah hal yang mudah bagi seorang pegawai. Kenyataanya banyak yang
kesulitan menyelesaikan semua pekeijaan yang ada dalam jangka wakrtu yang
telah ditetapkan. Bahkan tidak jarang pula segala sesuatunva menjadi tumpang
tindih karena ketidakmampuan seseorang pegawai memanfaatkan waktu yang
dimilikinya.
Bagi seorang pegawai, waktu adalah sumber daya langka, sehingga
harus dimanfaatkan sebaik-baiknya. Dengan segala kesibukan yang dimilikinya
manajemen waktu yang baik dan benar mampu membuat keseimbangan hidup
bagi pegawai baik di kantor, masyarakat dan keluarga.
23
JURNAL STIE SEMARANG, VOL 7, NO 2, Edisi Juni 2015 (ISSN : 2252 – 7826)
DAFTAR PUSTAKA
Achmad S Ruky,2014 CV Andi Offset, Menjadi Exsekutif Manajemen SDM
Professional, Yogyakarta
Amirullah, Hans Budiyono,2004, Pengantar Manajemen,Penerbit Graha Ilmu,
Yogyakarta
Edy Sutrisno, 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Prenada Media Group,
Jakarta
Mahmudi, 2015, Manajemen Kinerja Sektor Publik, Unit Penerbit Percetakan
Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta
Siswanto,2005, Pengantar Manajemen, Bumi Aksara , Jakarta
Usman Effendi , 2011 , Asas Manajemen, PT Raja Grafindo Persada , Jakarta
24