anatomi sistem

Pengantar Sistem Informasi
KONSEP SISTEM DAN SISTEM INFORMASI
DEFINISI
SISTEM : Sekumpulan Elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk
mencapai tujuan tertentu (Tujuan Organisasi)
Secara garis besar sistem dibagi menjadi 2 :

Sistem Fisik
Contoh : Sistem Transportasi, Sistem Komputer

Sistem Abstrak (Konseptual)
Suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.
Contoh : Sistem Teologi (hubungan antara manusia dengan Tuhan)
MODEL UMUM SISTEM

Model Sistem Sederhana
Input

ANATOMI




Output
Sistem dengan banyak input dan output
INPUT 1
INPUT 2
INPUT 3
.
.
INPUT N

Proses
(Sistem)
SISTEM
OUTPUT 1
OUTPUT 2
OUTPUT 3
.
.
OUTPUT N
SISTEM
Elemen Sistem
Karakteristik Sistem
Tipe / Jenis Sistem
Metode Sistem
Organisasi Sistem
D3-Manajemen Informatika / DW-1
Pengantar Sistem Informasi
ELEMEN SISTEM







INPUT, Persyaratan untuk memproses menghasilkan output
OUTPUT, Hasil dari proses (Pertimbangan Utama)
PROSES, Mentransformasikan Input menjadi Output
SUBSISTEM, Bagian dari Sistem. Hubungan antar Subsistem
disebut INTERFACE
ENVIRONMENT / SUPRA SISTEM, Bagian luar yang memperbaiki
sistem/ operasi sistem.
BOUNDARIES, Batasan dari suatu sistem dengan Sistem lain.
FEEDBACK, Bagian yang mengontrol kegiatan sistem (c/o :
Kritikan)
KARAKTERISTIK SISTEM





Organisasi Sistem, Mencakup Keseluruhan Struktur dan Fungsi
Organisasi
Interaksi, Saling keterhubungan antara bagian (subsistem) yang
satu dengan yang lainnya.
Interdepedensi, Hubungan saling ketergantungan antara satu
bagian (subsistem) dengan bagian lainnya.
Integritas, Keterpaduan antar sub sistem untuk mencapai tujuan.
Tujuan Utama (Main Obection), Pemusatan tujuan yang sama
dari masing-masing subsistem.
JENIS-JENIS SISTEM
1. Deterministik System
Operasi-operasi Input/Output yang terjadi dapat ditentukan dan
diketahui dengan pasti.
Contoh : Program Komputer, Sistem Penggajian
2. Probabilistik System
Input dan Prosesnya dapat didefinisikan tetapi outputnya tidak
dapat diketahui secara pasti (ada penyimpangan terhadap ramalan
jalannya sistem).
Contoh : Sistem Penilaian Ujian dimana kita tidak bisa mengetahui
secara pasti hasil akhir dari ujian kita (nilai).
Sistem Pemasaran dimana kita tidak dapat mengetahui
hasil produksi yang telah kita pasarkan.
3. Open System
Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi, atau informasi
dengan lingkungannya. (mempunyai sifat adaptasi).
Contoh : Sistem Keorganisasian
D3-Manajemen Informatika / DW-2
Pengantar Sistem Informasi
4. Closed System
Sistem yang seluruh proses yang terjadi tidak mengalami
pertukaran energi, materi, informasi dengan lingkungan luar.
Contoh : Reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.
5. Relatively Closed System
Sistem yang bersifat tertutup tetapi tidak tertutup samasekali untuk
menerima pengaruh-pengaruh dari luar (lingkungan Sistem).
Contoh : Sistem Komputer, dimana kita membatasi input yang
akan masuk kedalam sistem.
6. Artificial System
Sistem yang dibuat sedemikian rupa meniru kejadian alam / yang
ada dalam alam.
Contoh : Sistem Artificial Intelligent, Program Komputer yang
membuat komputer seolah-olah berfikir.
Sistem Robotika, yang meniru tingkah laku manusia.
7. Natural System
Sistem yang terbentuk dari kejadian alam.
Contoh : Laut, Tata Surya, Pantai, Atmosfir
8. Manned System
Penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia :
a. Sistem Manusia-Manusia
b. Sistem Manusia-Mesin
c. Sistem Mesin-Mesin
METODE PENDEKATAN SISTEM
a. Blackbox Approach
Metode pendekatan sistem dimana input dan outputnya dapat
didefinisikan dengan jelas namun prosesnya tidak.
b. Analytic System
Mencoba melihat hubungan seluruh masalah untuk mengetahui
kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan
mengadakan evaluasi pilihan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam metode ini :
 Menentukan Identitas Sistem
 Menentukan Tujuan Sistem
 Menentukan Bagian / Sub-sistem dan Tujuannya masingmasing
 Melihat bagaimana sub-sistem / bagian tersebut saling
berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan.
D3-Manajemen Informatika / DW-3
Pengantar Sistem Informasi
ORGANISASI SISTEM
Berisi segala sesuatu yang menyangkut aktivitas dan kegiatan dari
sistem.
Ada 3 tahapan yang perlu diperhatikan :
 Tujuan Organisasi : tujuan organisasi harus ditentukan terlebih
dahulu agar mekanisme sistem dapat berjalan secara teratur dan
searah dengan tujuan tersebut.
 Pembatasan ruang lingkup organisasi, perlu ditetapkan agar
masalah yang dihadapi sistem menjadi lebih spesifik dan sistem
bekerja tidak terlalu luas.
 Menentukan Sumberdaya (Resources), mencakup 3 hal :
- Sumberdaya Fisik (Physical Resources) : sumberdaya yang
mendukung organisasi dalam bentuk fisik seperti Ruangan,
Gedung dan Tanah .
- Sumberdaya Manusia (Human Resources) : Manusia sebagai
elemen yang terlibat secara langsung dalam proses sistem perlu
diposisikan sesuai dengan kualifikasinya.
- Sumberdaya Uang (Financial Resources) : Merupakan Modal
yang dilakukan dalam membangun keseluruhan Sistem.
Sebagaimana bahasan terdahulu, Sistem terbentuk dari beberapa subsistem.
Konsep tersebut dapat diketahui dengan dua metode :
1. F A C T O R I N G
Disebut
juga
Pengunsuran. Pengunsuran
dilakukan untuk
menguraikan sistem menjadi sub-sub sistem agar dapat dianalisa
secara lebih terinci. Hasil pemrosesan Factoring ini biasanya
membentuk struktur Hirarki.
Contoh :
Sistem Informasi
Penjualan &
Pemasukan
Pesanan
Persediaan
Barang
Personalia &
Daftar Gaji
Produksi
Laporan
Personalia
Daftar Gaji
Harian
Akuntansi
Daftar Gaji
Bulanan
D3-Manajemen Informatika / DW-4
Pengantar Sistem Informasi
2. S I M P L I K A S I
Istilah lainnya adalah Penyederhanaan. Metode penyederhanaan ini
mengacu dari adanya Factoring yang menyebabkan banyaknya
Interface (hubungan antar sub-sistem) yang dapat diketahui dengan
rumus ½ n * (n-1), dimana n adalah banyaknya sub-sistem.
Sebagai contoh : bila terdapat 4 buah sub-sistem, maka akan terdapat
½*4 *(4-1) = 6 jalinan (interconnection) interface.
Penyederhanaan dilakukan dengan maksud agar tidak terjadi terlalu
banyak keterhubungan antar sub-sistem. Bila yang kita punya hanya 4
sub-sistem tidak terlalu bermasalah tapi dapat dibayangkan bila
terdapat 20 sub-sistem sehingga terdapat 120 jalinan interface.
Dua metode penyederhanaan yang dapat dilakukan :
a. Penggugusan Sistem (Cluster of System)
Sub-sistem yang saling berinteraksi dikelompokkan ke satu gugus.
Antar gugus dengan sub-sistem di hubungkan dengan 1 interface.
Subsistem 1
Subsistem 2
Subsistem 3
Subsistem 4
Sebelum di Clusterkan
Subsistem 1
Subsistem 2
Subsistem 3
Subsistem 4
Dengan Cluster of System
b. Decoupling (Keterangan ada di belakang)
Pemisahan hubungan antar subsistem yang terlalu erat, sehingga kedua
sistem dapat beroperasi secara bebas.
Cara yang dilakukan :
•
•
•
Inventories, Buffer atau jalur tunggu
Kelenturan Sumber Daya (Feasible Resources)
Standarisasi
D3-Manajemen Informatika / DW-5
Pengantar Sistem Informasi
PENGENDALIAN SISTEM
Tujuannya adalah untuk menjaga agar sistem beroperasi dalam batas
prestasi tertentu.
Gambaran umum pengendalian Umpan Balik sebuah sistem
Input
Output
Sistem
Alat Kontrol
Sensor
METODE FEEDBACK
Konsep : Perpindahan informasi dari satu sub-sistem ke sub-sistem
lainnya supaya fungsi tetap berjalan.
 Negative Feedback
Mencari kelemahan atau mengurangi penyimpangan pada bentuk
standar.
Pengendalian dengan menggunakan negative feedback melibatkan 4
unsur :
1. Ciri / karakteristik atau kondisi yang harus dikendalikan (harus
dapat diukur dari beberapa output).
2. Sensor untuk mengukur ciri / kondisi
3. Unit pengendali yang membandingkan pengukuran dengan suatu
standar bagi ciri / kondisi tersebut.
4. Sebuah penggerak yang menjalankan suatu isyarat input korektif
pada pengolahan.
Ketentuan-ketentuan pengendalian Sistem :
a. Cloosed Loops
Pengendalian otomatis yang terpisah dari gangguan lingkungannya. (dikendalikan oleh komputer)
b. Open Loops
Pengendalian dengan gangguan acak (oleh manusia)

Positive Feedback
Sistem yang dilaksanakan berulang-ulang sehingga didapat bentuk
standar sistem yang diinginkan.
D3-Manajemen Informatika / DW-6
Pengantar Sistem Informasi
METODE FILTERING
Tujuan : Mencegah masuknya input tertentu yang tidak diinginkandan
menjalankan input lain untuk masuk kedalam sistem.
Filtering digunakan untuk :
1. Mengurangi jenis-jenis masukan
2. Mengurangi banyaknya informasi yang mungkin tidak diperlukan.
PERANCANGAN SISTEM
2 Konsep penting yang berhubungan dengan sistem adalah :
ANALISIS SISTEM
Yakni berusaha memandang keseluruh persoalan dalam konteks :
meneliti sasaran sistem secara sistematis dan kriteria untuk efektivitas
sistem serta efektivitas biaya.
MANAJEMEN PROYEK
Perancangan Sistem manajemen proyek dasarnya adalah memadukan
sistem dengan sasaran sistem.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam manajemen proyek :
 Memilih manajer proyek, yang mendefinisikan sistem secara rinci
menjadi sub-sub sistem lengkap dengan tujuannya.
 Manajer Proyek memilih manajer sub-sistem untuk mengepalai
masing-masing sub-sistem.
D3-Manajemen Informatika / DW-7
Pengantar Sistem Informasi
KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN
TEORI MANAJEMEN
Mencakup hal-hal / segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas
dan fungsi manajerial, termasuk organisasi (Apa yang dilakukan oleh
manajer).
FUNGSI MANAJEMEN MENURUT “HENRY FAYOL”
1. Perencanaan (Planning) : Pemilihan tujuan dan penetapan
kebijakan, prosedur dan program-program untuk mencapainya.
2. Pengorganisasian (Organizing) : Pengelompokan kegiatan yang
harus dilakukan dan menetapkan bentuk serta hubungan
keorganisasian untuk menjalankan kegiatan.
3. Penyusunan Staf (Staffing) : Pemilihan dan pelatihan orang untuk
bekerja dalam organisasi.
4. Pengkoordinasian (Coordinating) : Penjadualan kegiatan dalam
urut-urutan yang tepat. Pengkomunikasian bila ada perubahan
bentuk.
5. Pengarahan (Directing) : memimpin, memberikan pedoman,
pengarahan, dan pemotivasianorang dalam organisasi.
6. Pengendalian
(Controlling)
:
pengukuran
prestasi
dan
penyimpangan dari rencana.
TINGKATAN MANAJEMEN :
1. Manajemen Puncak (Top Level Management)
2. Manajemen Menengah (Middle Level Management)
3. Manajemen Bawah (Lower Level Management)
STRUKTUR KEORGANISASIAN
Merupakan susunan sub sistem dengan hubungan wewenang &
tanggung jawabnya.
MODEL DASAR



Struktur Hirarki : sebuah struktur hirarki dengan manajemen puncak
paling atas dalam bagan, manajemen menengah, dan manajemen
bawah ditempat paling bawah
Spesialisasi : Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus.
Hubungan Lini dan staf
D3-Manajemen Informatika / DW-8
Pengantar Sistem Informasi
LINI : wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam
organisasi (biasanya digambarkan dengan garis lurus dalam
struktur hirarki).
STAF : Berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung seperti
analisis dan konsultasi / tidak ada wewenang untuk memerintah.
(digambarkan dengan garis putus-putus dalam struktur hirarki).


Wewenang dan Tanggung Jawab : wewenang adalah hak untuk
memerintah (kepemimpinan) termasuk mengambil keputusan.
Rentang Kendali (Span of Control) : menunjukkan banyaknya
bawahan yang diawasi oleh seorang supervisor.
MODEL VARIASI
Organisasi berdasarkan Produk atau Jasa
Organisasi dapat dibangun berdasarkan produk / jasa. Setiap
kelompok produk atau jasa akan memiliki fungsi sendiri dalam
manufaktur, pemasaran, perakuntansian, produksi dan sebagainya.
Organisasi berdasarkan produk atau jasa ini menghasilkan sebuah
organisasi yang lebih diarahkan pada output dibandingkan
pengolahannya.
Organisasi
berlangsung
dibawah
kesatuan
perintahdalam semua keputusan yang mempengaruhi output.
Hubungan Lateral
Cara mengkoordinasikan kegiatan berbagai departemen atau fungsi
dalam beroperasi untuk menghasilkan barang atau jasa.
Beberapa metode yang digunakan :
1. Kontak langsung antar manajer
2. Peranan Gabungan
3. Gugus Tugas
4. Regu
5. Memadukan Petugas
6. Organisasi Matriks
Organisasi Proyek
Dalam organisasi proyek, sumberdaya adalah proyek yang ditugaskan
dengan dikepalai oleh seorang manajer proyek.
D3-Manajemen Informatika / DW-9