menyelesaikan pesan

MENYELESAIKAN PESAN-PESAN BISNIS
1.1 Menilai revisi yang dilakukan dengan membuat daftar tugas utama yang tercakup dalam
sebuah pesan bisnis.
1. Proses Revisi Pesan
Revisi adalah aktivitas yang bekelanjutan yang muncul diseluruh proses menulis.
Ketika menyelsaikan konsep pertama lakukan revisi pada konsep pesan tersebut dengan
memeriksa kata yang tepat, menguji kalimat-kamliat alternative , membentuk kalimat
kembali dan mamadat, memindahkan elemen elemen yang sudah ada. Berikut langkahlangkah merevisi pesan :
a. Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya, dan nada pesan anda
ketika selesai menulis pesan, tanyakan pada diri anda :
- apakah informasi tersebut akurat ?
- apakah informasi tersebut relevan dengan penerimaan pesan anda ?
- apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda ?
- apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik ?
setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda, anda dapat meninjau ulang.
Tanyakan pada diri anda.
- apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis?
- apakah ide-ide yang oaling penting mendapat tempat yang paling banayk, dan
apakah ide-ide tersebu tadi tempatkan pada posisi yang palling menonjol ?
-apakah pesan akan menjadi meyakinkan bila diatur dalam urutan yang berbeda ?
- apakah ada poin yang tidk perlu diulang-ulang ?
- apakah daftar pesan dikelompokkan secara logis, atau beberapa detail tetap
tersebut diseluruh dokumen ?
b. Meninjau ulang keterbacaan
setelah andan puas dengan isi, pengorganisasian, gaya, dan nada dari pesan
anda, lakukan putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. Indeks
keterbacaan (readability index) menawarkan poin yang bermanfaat, tetapi dibatasi
oleh apa yang mampu diukurnya, yaitu : panjang kata, jumlah suku kata, panjang
kalimat, dan panjang paragraph. Index keterbatasan tidak dapat mengukur factorfaktor yang memengaruhi keterbacaan dokumen. Penerima pesan bisnis terutama
(manajer senior) membaca secara cepat sebagaian besar dokumen untuk mencari
ide-ide pokok,kesimpulan,dan rekomendasi.membaca dengan cepat akan
menentukan apakah dokumen tersebut berharga,jika ” iya” mereka akan
membacanya lebih teliti.teknik membuat pesan lebih mudah dibaca dengan cepat :
membuat panjang kalimat lebih bervariasi,menggunakan paragraph-paragraf yang
lebih pende,menggunakan daftar dan bullet sebagai ganti narasi,dan menambahkan
judul dan sub judul yang efektif.
c. Membuat variasi panjang kalimat
Dengan memilih kata-kata yang struktur kalimat secara hati-hati,dapat
mencipatakan sebuah ritmeyng menekankan pada poin penting ,menghidupkan
gaya tulisan anda dan membuat informasi yang menarik bagi pembaca.
d. Menjaga paragraph anda tetap pendek
Parafraf-paragraf pendek lebih menarik untuk dibaca seperti surat-surat,memomeo,dan e-mail.berhati-hatilah dalam menggunakan paragraf yng berisi
satukalimat.ketika ingin mengemas ide besar dalam paragraph-paragraf pendek,pech
ide tersebut dalm sub topic dan perlakukan sub topic dalam sebuah paragraph terpisah.
e. Menggunakan daftar dan bullets untuk menjelaskan dan menekankan pesan
Alternative yang efektif untuk mrnggunakan kalimat konvensional adalah mulai
dengan menuliskan ide-ide penting dalam sebuah daftar,rangkaian kata-kata,namanama atau item lain.selain itu membuat daftar ide memberikan pembaca dengan
petunuk,menyederhanakan subjek yang kompleks,menyoroti poin utama ,memmecah
halaman secara visual,memudahkan proses membaca cepat bagi para pembaca yang
sibuk,dan memberikan pembca waktu istiahat.
f. Menambah judul dan sub judul
Judul mencertikan tentang isi yang mengikutinya .fungsi judul dan sub judul :
1. Pengorganisasian
judul tersebut bertindak sebagai label bagi kelompok paragraph yang saling
berkaitan dan secara efektif mengorganisasi materi dokumen kedalanm
bagian-bagaian yang lebih pendek.
2. Perhatian
buatlah teks lebih mudah dibaca yang mengunggah rasa ingin tau akan
manarik perhatian pembaca, dan bantulah pembaca yang perlu dibaca.
3. Koneksi
penggunaan judul dan subjudul bersamaan memempermudah pemabaca
dlam melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide ide sub ordinasinya
g. . mengedit untuk kejelasan dan keringkasan
Dalam hal ini kejelasan sangat dibutuhkan dan penting agar pesan dapat diterima oleh
penerima pesan dengan akurat dan efisien.
Kalimat muncul dengan benar ketika :
a. Memecah kalimat kalimat yang terlalu panjang
b. Menulis kembali kalimat yang memakai hedging
c. Menekankan pararelisme
d. Memperbaiki dangling modifiers (penjelas yang mengacaukan)
e. Menulis urutan kata benda yang panjang
f. Mengganti kata kerja kamuflase
g. Memperjelas struktur kalmat
h. Memperjelas refrensi yang janggal
i. Mengurangi antusiasme