Manajemen Proyek dan Manajer Proyek

A. Manajemen Proyek dan Manajer Proyek
1. Manajemen Proyek
Profesional MP adalah orang yang bisa berorganisasi, mempunyai perhatian akan asumsi
org. dalam hal ini peran/ tugas. Teknisi manajemen proyek perlu memastikan bahwa
proyek EHR berkaitan erat dengan banyak pihak, membutuhkan waktu dan budget.
a. Standar manajemen Proyek
MP mengaplikasikan pengetahuan, ketrampilam, alat dan teknik untuk
melaksanakan aktivitas proyek untuk memenuhi syarat proyek.
MP formal sering diperlukan jika :
proyek berkompetisi dengan proyek-proyek lain atau untuk menangani aktifitas
sehari-hari, waktu, biaya, resiko dan kualitas.
Membantu pertemuan berbagai pihak dengan tingkat keperluan dan harapan yang
berbeda
MP merupakan ”batang tubuh”yang disetujui oleh ANSI
Adanya institut MP di Newton Square, Pennsylvania yang mempunyai 100.000
anggota yang mengembangkan dan mengelola standar . Mengeluarkan sertifikat untk
Profesional MP (PMP) dan sertifikat untuk asosiasi MP (CAPM)
b. Tahapan Projek dan Life cycle
Secara alamiah suatu proyek itu akan berubah dari hari perhari sebab proyek itu
adalah unik , biasanya adalah suatu yang spesifik pada awal dan akhir. Aspek awal
dan akhir dikualifikasi dengan kata “generally” sebab beberapa proyek telah mulai
sebelum MP secara resmi dibuka. Hal ini sering terjadi dengan EHR dimana
bermacam-macam proyek IT yang telah mengenalkan migration path pada tahap
awal.
Eventually.. bagaimanapun , dikatakan bahwa rintangan yang besar adalah Proyek
yang signifikan. Bahkan kemudian Teknik MP yang formal mungkin tidak digunakan
hingga didapat proyek dalam kondisi trouble. Kemajuan yang adekuat tidak ada.
Persaingan kepentingan sulit dipecahkan. Proyek dengan waktu dan biaya yang
meningkat. Tujuan proyek tidak dicapai.
Table 3.2 Project management knowledge areas
Project Integration Management
(Integrasi)
Project Scope Management
(Ruang Lingkup)
Project Time Management
(Jadwal/ Waktu)
Project Cost Management
Summary of key tasks
Project planning
Change control
Project authorization
Scope Planning
Activity definition, sequencing, and duration
estimating
Schedule development and control
Resource planning
(Biaya)
Project Quality Management
(QA)
Project Human Resources
Management
(SDM)
Project Communication
Management
Komunikasi)
Project Risk Management
(Resiko)
Project Procurement Management
(Perbekalan)
Project cost estimating, budgeting and control
Evaluating overall project performance and
monitoring specific project results
Summary of key tasks
Organizational planning
Staff acquisition and team development
Communication planning and distribution channel
Project performance reporting
Administrative closure on key phases or project
completion
Managing adverse events that may stall or derail
project/ memperlambat atau keluar jalur
Planning solicitations/ permintaan
Source selection
Contract management
Proyek juga mempunyai akhir yang spesifik. Sulit dicapai proyek EHR sebab
perjalanannya yang panjang dan bergelombang, dan komponen baru secara
berkesinambungan diidentifikasi.
Proyek mempunyai titik akhir, dan baru dievaluasi hasilnya. Mungkin proyek perlu dibagi
dalam beberapa tahap agar tidak terlalu panjang dan lama, wlaupun dibagi dlam beberapa
tahap namun tetap dilakukan monitoring dan evaluasi terus menerus. Perbaiakan mungkin
memerlukan protek yang baru samasekali.
Untuk mendapatkan EHR yang tepat perlu dilakukan batasan dan bagian dari phase
proyek. (Figure 3.1 hal 50)
1) Initiating processes
Pada awal proses meliputi: formulasi proyek, studi kelayakan, disain dan
persetujuan strategic. Pada tahap ini visi EHR u. org. disusun dan dijelaskan
seluruh migration path u.mencapai visi tersebut . Studi kelayakan meliputi penilaian
kesiapan, analisis ROI secara umum, penilaian secara teknis dari bermacam-macam
bagian dari infrastruktur EHR
Tujuan tahap ini adalah untuk melihat ruang lingkup dari proyek, mengestimasi
biaya, dan persetujuan dari manajemen senior. Pada tahap ini dilakukan oleh
kelompok kecil yang terdiri dari perwakilan dari sebagian besar stakeholders.
Penyusunan EHR di bawah IT atau dept.klinik tidak akan mencapai tujuan terbesar
untuk mengadopsinya.
2) Planning Processes
Pada proses ini focus pada hal spesifik Sesudah proyek EHR disetujui, migration
path dikembangkan, dengan parameter biaya dan batas waktu. Beberapa proyek
EHR istilah “migration path” digunakan “Rencana Proyek “atau “Rencana Strategik
“. Konsep migration path akan dibicarakan pada bab 5. Fungsi , teknologi dan
pengguna EHR sudah dijelaskan pada bab I
Pada tahap ini termasuk menetapkan MP formal, Tim komite, dan tim yang
bertugas, memilih vendor, dan negosiasi kontrak, mengembangkan rencana
implementasi yang lebih detail.
3) Executing Processes
Pada tahap ini adalah tahap implementasi yang aktual Jika tidak dilakukan pada
tahap2 tahap ini harus ada ukuran realisasi keuntungan untuk memastikan sudah
sesuai dengan tujuan jika EHR siap saat berjalan. Walaupun pengukuran penting ,
definisi awal memastikan bahwa nilai betul–betul dipertimbangkan . Pada tahap ini
juga mendatangkan software dan hardware, menfisain screen, membuat kebijakan
dan table, merevisi workflow, menginstall hardware dan software, melakukan test,
mengimplementasi prosedur baru, dan pelatihan. Seluruh komponen harus
didayagunakan sebelum diimplementasikan.
Sponsor perlu melakukan monitoring dan analisa .
4) Closing Processes
Pada tahap ini perlu ada feedback untuk mengkoreksi ata menyiapkan tahap berikutnya
dari migration path EHR. Juga memastikan bahwa anggota tim sebagai tenaga
oprasional dan pendukung produksi telah menggunakan EHR.
5) Controlling Processes
Tahap ini adalah meliputi dari awal sampai akhir: dari proyek lifecycle: tim identifikasi
fungsi MP, teamwork pendukung dan fasilitas, tahap –tahap yang berkelanjutan
berjalan denga tepat, tiap tahap telah mencapai alokasi SD yang disediakan, pendidikan
dan memberikan feedback, menglola perubahan, menyatakan dan merayakan sukses
dan melaporkan perkembangan.
2. Manajer Proyek
Leadership
Communication
Negotiation
Problem Solving
Influence
3. Teknik Manajemen Proyek
Selain dari pengetahuan dan ketrampilan yang harus dipunyai oleh MP, perlu ada alat dan
teknik berupa software yang membantu perencanaan dan pilihan fasilitas. Biasanya dipakai
Microsoft Proyect. Komponen dasar: Gantt chart memberi ilustrasi tentang tugas, tahaptahap, kejadian penting, awal dan akhir serta tanggal.
PERT Chart membantu mengevaluasi jadwal, membuat keputusan berdasarkan keterkaitan,
mengkritisi tugas , min, max, dan AVG waktu dari tugas. Mengkalkulasi dan menelusuri
biaya proyekdan memberi scenario untuk mengurangi biaya dalam ruang lingkup proyek dan
sumber daya yang ada.
Terakhir software juga memberi peluang untuk bertukar informasi dan file proyek diantara
anggota tim melalui email, hyperlink dan berbagai software lainnnya seperti “Lotus Note” ,
intranet designer juga bisa mengcreate file untuk di sharing.
Selain itu juga sering digunakan” Balance scorecards, key performance indicators (KPI),
dashboard.
Balance scorecards adalah suatu system untuk mengukur dan mengelola metrics yang telah
ditetapkan yang berasal dari SD dan meluruskan metrics dengan tujuan strategic dari org.
KPI adalah pengukuran secara kuantitatif , yang sebelumnya telah disepakati, yang
mencerminkan factor-faktor keberhasilan dari org.
Dashboard ialah alat untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber yang disatukan dari
berbagai ukuran menjadi satu. Ahli Q Improvement biasanya menggunakan metrics untuk
memonitor produktivitas dan performance. (Figure 3.6)
B. Struktur organisasi dan Peran dari partisipan
Struktur org. disusun berdasarkan:fungsi, unit bisnis atau keduanya. Bila proyek sedang
berjalan, terjadi tunjuk silang seperti Proyek EHR, anggotanya tdd. Bermacam-macam
bagian, laporan sementara diberikan kepada MO berupa lap.matrix.
Anggota tim membuat laporan aktifitas sehari-hari
M.senior menjali persahabatan dengan Mpdengan membuat laporan matrix mengenai alokasi
SD untuk anggota staf untuk medapat kompensasi bila bekerja melebihi jam kerja.
MP secara terus menerus melakukan pendekatan pada anggota tim agar dapat melakukan
tugas untuk mencapai keberhasilan.
Situasi yang ideal MS dan anggota tim membuat laporan ke MP dan kemudian MP
memberikan feedback terhadap kinerja secara keseluruhan.
Composition of EHR Steering Committee
Members
Purpose
EHR Project Manger
Memberikan arahan dan dukungan bagi
proyek EHR
User representative (dari fungsi Utama
Mengerti akan data yang diminta dan arus
dan unit bisnis termasuk: ahli
kerja, mengevaluasi secara fungsional
informatika, staf medis, Bag.Penelitian,
system yang baru dan kemampuasn untuk
QI, pengguna dan pengirim data klinis
mengimplementasikan proses dan arus
lainnya
kerja, dapat menerima EHR adoption
Members
Purpose
IT Professionals: application, operations, Mengerti dan mengevaluasi kemampuan
network, telecommunications
HIM Proffesionals
teknis dari system dan tingkat yang”fit”
Mlakukan analisis data, memastikan
kualitas data, mendukung arus kerja dan
data, mengawasi data sets, beraksi
sebagai perantara data
Internal consultants ( bila diperlukan:
Memberikanestimasi probabilitas dan
analis keuangan, Manejer yang dikontrak, kritikalitas, memberikan cara untuk
SDM, Terkait dg buruh , Hukum)
mengontrol, mewakili kepentingan
pelanggan
Members
Purpose
Memberi pandangan untuk membuat
Trainers
pelatiahan dan program pelatihan
Corporate Compliance Official
Mengkoordinasikan aktifitas
Information Privacy Official
Information Security Official
Executive Sponsor
Mewakili Manajemen.Senior :
mengintepretasikan pesan untuk
Manajemen Senior
C. Team Building
Membangun Tim
Memastikan adanya kerjasama Tim Asuhan Kesehatan
Memfasilitasi pertemuan
D. Change Management
Perubahan MIK:
Standar JCAHO untuk akreditasi memasuki standar Informasi Manajemen yang didisain bias
digunakan untuk system paper based, system elektronik, atau system hybrid. Batasan
Departemen IT dan HIM tidak tegas , tapi baik fungsi, proses dan elemen kinerja akan
memperhatikan tujuan dalam mendukung keputusan untuk :
• meningkatkan hasil pelayanan pada pasien,
• meningkatkan dokumentasi asuhan kesehatan,
• memastikan keselamatan pasien,
• meningkatkan kinerja asuhan pasien, pengobatan, pelayanan, peraturan , manajemen
dan proses pendukung. (JCAHO 2004)
EHR tidak hanya mengubah dokumen dokter dan menggunakan HI tapi akan mengubah
secara signifikan dep. IT dan HIM
Perubahan Departemen IT
Perubahan IT dep pada pencapaian yang lebih signifikan, keterlibatan user, dan focus pada
data & informasi lebih dari teknologi. Mengimplementasi dan memelihara teknologi
merupakan fungsi pokok yang mnyisakan bagian penting dari fungsi Ittapi mungkin dibentuk
dalam mode “ Dept without walls”. Staf IT diharapkan bekerja lebih dekat secara fisik dan
logic dengan pengguna IS.
Teknisi menjadi suatu tim dengan ahli informatika yang mungkin beranggotakan dokter,
perawat, atau profesi lainnya. Teknisi mungin perlu lebih mengetahui dibidang data dan
informasi dalam proses tidak hanya machinery untuk mengumpulkan data, menyimpan, dan
medisain screen dan mencetak laporan.
Dept. IT lebih aktif tapi tidak hanya sendirm berpartisipasi dalam pengambilan keputusan IT.
Staf IT mungkin perlu untuk melatij kreatifitas dan inovasi mereka melalui adopsi expanded
dari IS. Juga staf IT mungkin diharapkan mempunyai ketrampilam dalam berkomunikasi dan
operasional asuhan kesehetan
Outsourcing IT IT sering dilakukan baik untuk sebagian atau seluruh proses IT.
HIMSS ( Healthcare Information System Society) mengembangkan pendidikan dan
sertifikasi untuk membantu staf IT dalam IT asuhan kesehatan. Dan perannya dalam proses
data dan informasi.. Profesional yang bersertifikat dalam HIMS menjamin professional yang
mempunyai kualifikasi yang baik di bidangnya.
Perubahan Departemen MIK
Dept. HIM juga diharap sebagai” “ Dept without walls”. Secara lebih luas, HER yang
menyeluruh yang dicitacitakan oleh IOM akan berarti tidak menangani paper charts, tidak
ada lembaran yang hilang, tidak ada fotocopy RM. Koding diagnosa dan prosedur sudah
dibuat secara online. Dengan menggunakan standard medical vocab., koding akan otomatis
terjadi jika professional koding memonitor kualitas data, mengelola standard vocab dan
membuka sumber data. . Dengan teknologi yang tinggi dan mutakhir transkripsi/ pencatatan
juga telah dipengaruhi dengan cara suara dan tulisan tangan, dimana professional traskripsi .
AHIMA secara terus meerus memonitor peran dan fungsi professional HIM.
Profesional HIM harus mengambil keuntungan dari peran yang lebih luas dan baru ini, dan
kesempatan kerja dengan ahli informatika dan menggaji ahli informatika.
Mereka merupakan anggota inti dari tim Proyek EHR . Sebagai penghubung antara dokter
yang menggunakan dan staf IT, mereka harus memastikan privacy dan security (termasuk
kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan dari IK dan penggunaan data. Banyak dari
proesional HIM mencari panduan sejak awal di tim proyek EHR
Perubahan Ahli Informatika
Beberapa referensi telah dibuat untuk bidang informatika, perawatan dan yang bergabung
dengan ahli informatika
AMIA (The American Medical Informatics Association) menyatakan Medical Informatics
merupakan suatu disiplin “ to do with all aspects of understanding and promoting the
effective organization, analysis, management and use of information in health care” (AMIA
2004).
Setiap dokter, perawat dan disiplin kesehatandapat mengembangkan khusus diareanya
masing-masing untuk memastikan bahwa penggunaan teknologi sebagai alat integral dalam
membantu mengorganisasi, menganalisa dan menggunakan informasi. Sejumlah universitas
membuka program master dibidang disiplin Informatika.
E. Conclusion
Dapat dijelaskan bahwa banyak individu berkontribusi untuk mencapai visi, mengembangan
dan mengadopsi EHR . Sebagai suatu proyek yang berproses untuk mencapai suatu EHR
yang meliputi komitmen dari M Senior, melalui PM pada setiap individu dari anggota tim
dan terakhir pengguna EHR. Sebagai away of life in the future kebutuhan EHR mengubah
peningkatan dari semua aspek asuhan kesehatan, dari produktifitas professional melalui
kualitas asuhan pasien/ kepuasan pelanggan.