Manajemen Investasi TI - Pusdiklat BPS

Manajemen Investasi TI
Oleh :
Utama Andri A.
A. Pendahuluan
Badan Pusat Statistik merupakan lembaga pemerintah yang mempunyai tugas menyediakan
kebutuhan data bagi pemerintah dan masyarakat. Dalam menyediakan data yang berkualitas
diperlukan dukungan teknologi Informasi yang baik. Dukungan Teknologi Informasi di era yang
semakin maju ini merupakan keharusan yang tidak bisa diabaikan oleh pihak Badan Pusat Statistik.
Diperlukan manajemen dalam menginvestasikan kebutuhan teknologi informasi yang diperlukan.
Manajemen itu sendiri merupakan suatu sistem yang mengelola dan mengatur sumberdaya, yang
mengalokasikan apa mengerjakan apa sehingga tujuannya tercapai dan bisa menghadapi situasi
yang tidak diprediksi sebelumnya. Manajemen investasi adalah manajemen profesional yang
mengelola beragam sekuritas atau surat berharga seperti saham, obligasi dan aset lainnya seperti
properti dengan tujuan untuk mencapai target investasi yang menguntungkan bagi investor. Jadi
manajemen investasi bersifat umum terhadap investasi yang ingin dikelola. Sedangkan
manajamen IT merupakan kegiatan manajemen yang dikelola adalah informasi teknologinya.
manajemen investasi IT merupakan pengelolaan terhadap investasi IT itu sendiri.
B. Keberhasilan sistem manajemen IT
Suatu sistem manajemen berhasil kalau dapat memenuhi life cycle dibawah ini:
 Fase memilih projetc/investasi : mengidentifikasi dan menganalisa risiko dan imbalan masingmasing proyek sebelum melakukan pendanaan yang signifikan untuk setiap proyek.
 Fase kontrol : monitor progess. memastikan bahwa proyek terus memenuhi kebutuhan misi
di tingkat yang diharapkan dari biaya dan risiko. Jika proyek tidak memenuhi harapan atau jika
masalah timbul, langkah-langkah yang cepat diambil untuk mengatasi kekurangan. Jika
kebutuhan misi telah berubah, organisasi mampu menyesuaikan tujuannya untuk proyek dan
tepat memodifikasi hasil proyek yang diharapkan.
 Fase Evaluasi : make adjustment. hasil aktual dan yang diharapkan dibandingkan setelah
proyek telah dilaksanakan sepenuhnya. Hal ini dilakukan untuk (1) mengkaji dampak proyek
terhadap tujuan, (2) mengidentifikasi perubahan atau modifikasi proyek yang mungkin
diperlukan, dan (3) merevisi proses manajemen investasi berdasarkan lessons learned.
Ada 5 kematangan:
Stage 1 : Membuat awareness terhadap pentingnya investasi
Stage 2 : Membangun fondasi investasi
Stage 3 : Mengembangkan portofolio investasi
Stage 4 : Meningkatkan proses investasi
Stage 5 : Memanfaatkan TI untuk hasil strategis
Jadi ukuran keberhasilan suatu investasi adalah tercapainya kematangan investasi pada level 5 yang
investasi tersebut dapat menghantarkan organisasi/perusahaan ke hasil yang strategis
sistem manajemen investasi IT secara umum, serta proses pengembangannya
Berdasarkan tingkat kematangan dalam investasi yaitu :
Stage 1 : Membuat awareness terhadap pentingnya investasi
Stage 2 : Membangun fondasi investasi
Stage 3 : Mengembangkan portofolio investasi
Stage 4 : Meningkatkan proses investasi
Stage 5 : Memanfaatkan TI untuk hasil strategis
Proses pengembangan investasi IT bertahap dari tahap 1 sampai tahap 5. Dimana dalam tahap 1
sebagian besar perusahaan memiliki beberapa jenis proses seleksi proyek sebagai bagian dari
kegiatan anggaran tahunan mereka.
[Halaman| 1 dari 7 ]
Dalam tahap 2 ini perusahaan membangun kemampuan seleksi dasar. Kemampuan seleksi dasar
didorong oleh pengembangan kriteria seleksi proyek, termasuk manfaat dan kriteria risiko, dan
kesadaran prioritas organisasi saat mengidentifikasi proyek-proyek untuk pendanaan. Tidak ada
lagi proyek yang didanai semata-mata atas dasar ad hoc.
Dalam tahap 3 ini merupakan proses yang penting dan sangat dipengaruhi oleh tahap 2. Fokus
penting untuk tahap 3 adalah untuk membangun konsisten, yang didefinisikan dengan perspektif
tentang portofolio investasi TI, seleksi terpadu, kontrol, dan proses evaluasi. Proses ini akan
dievaluasi selama ulasan pasca-implementasi.
Dalam tahap 4 difokuskan pada menggunakan teknik evaluasi untuk meningkatkan proses
investasi TI dan portofolio dengan tetap mempertahankan kontrol dan seleksi proses yang
matang. Pada tahap ini, organisasi harus juga secara teratur menganalisis portofolio investasinya
untuk memastikan bahwa investasi yang terus selaras dengan versi terbaru dari arsitektur, karena
perubahan kecil dari investasi mungkin terjadi selama waktu dalam keputusan pemilihan / seleksi
periodik.
Dalam tahap 5 ini setelah sebuah organisasi telah menguasai proses seleksi, kontrol, dan evaluasi,
berusaha untuk membentuk hasil strategisnya dengan (1) menggunakan EA sebagai kerangka
acuan penting untuk memastikan keselarasan dengan arsitektur target, (2) belajar dari organisasi
lain, (3) terus meningkatkan cara di mana menggunakan IT untuk mendukung dan meningkatkan
hasil usahanya, dan (4) fokus pada fleksibilitas dan menjadi organisasi yang lebih lincah yang
bergantung pada arsitektur untuk visi masa depan.
C. Pengembangkan sistem manajemen investasi IT dalam konteks organisasi non-profit serta
organisasi pemerintahan
Pengembangan sistem manajemen investasi IT dalam konteks non profit seperti pemerintahan
terkait goal atau objective dari instansi yang bersangkutan. Profit yang dimaksud adalah
pencapaian visi dan misi yang diharapkan bukan dari segi financial. Bagaimana mengatur resource
yang ada dan bagaimana mengambil keputusan investasi IT yang ada sehingga dapat mencapai
goal yang diharapkan. Dalam institusi pemerintahan, tidak mengenal adanya ROI dalam investasi
proyek. Proyek dikerjakan karena pada dasarnya sesuai dengan arahan strategis institusi itu.
Model Cost Benefit Analysis disederhanakan dan disesuaikan dengan kebutuhan institusi
pemerintahan, dengan memfokuskan pada analisa non-finansial. Analisa CBA finansial dihilangkan
dari model karena dalam institusi pemerintahan yang diperhatikan adalah masalah ketersediaan
anggaran. Selanjutnya model CBA non-finansial ini akan dirujuk dengan nama Model Investasi TI
Pemerintahan
Harus sudah ada daftar kandidat proyek-proyek, misalnya daftar kandidat proyek-proyek dari
tabel analisa kesenjangan. Urutan prioritas proyek yang dihasilkan manajemen investasi TI
Pemerintahan tidak bersifat mutlak, tetapi bisa menjadi salah satu dasar utama dalam
pemrioritasan proyek. Dari daftar prioritas proyek-proyek itu, kemudian bisa disusun lebih rapi
kembali dengan metode project prerequisite method dan business alignment method.
Komponen model investasi TI pemerintah :
1. Domain Bisnis
 Strategic Alignment (SA)
 Management Information (MI)
 Organizational Risk (OR)
 Customer Response (CuR)
[Halaman| 2 dari 7 ]
 Compliance Response (CoR)
2. Domain Teknologi
 IS Architecture (ISA)
 IT Infrastucture Architecture (ITA)
 Technical Availability (TA)
 Definitional Certainity (DC)
Seperti di Badan Pusat Statistik (tempat penulisan bekerja), Pembelian infrasturktur IT berupa
teknologi cloud dan big data merupakan suatu investasi yang memang diperlukan untuk pencaian
objective dari BPS. Pada saat survei ke lapangan, KSK (mantri statistik) dapat menginput data lewat
gadget yang ada sehingga dapat langsung di olah oleh sistem dan dapat meminimalisir human
error.
D. Model bisnis dan kanvas model bisnis, serta relevansi dan pemanfaatan kanvas ini untuk
menajemen sistem investasi
Model bisnis dapat diartikan sebagai deskripsi lengkap mengenai gagasan, filosofi, bentuk,
produk/jasa, dan cara usaha yang dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai unit usaha
yang akan dijalankan sehingga menjadi panduan usaha, yang dapat diterjemahkan dalam bentuk
proyeksi keuangan. Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa model bisnis
haruslah jelas, rinci dan mudah dipahami sehingga setiap item investasi yang dibutuhkan untuk
membentuk model bisnis tersebut dapat dihitung dengan tepat.
Bisnis model kanvas merupakan sebuah tools yang dirancang untuk membangun dan menggali
ide bisnis. Bisnis Model Kanvas memungkinkan untuk secara visual menggambarkan kaitan dari
masing-masing komponen bisnis tersebut. Penggambaran garis dan ilustrasi di poster untuk
mewakili potongan-potongan teka-teki dan bagaimana mereka bekerja sama. Dengan cara ini, tim
dapat menemukan hubungan dari peluang pasar dan proposisi nilai yang unik. Selanjutnya, tim
kemudian dapat mendokumentasikan ide-ide baru sebagai hipotesis baru untuk menguji BMC
sebagai iterasi baru.
Keberhasilan suatu org tergantung pada 9 aspek
1. Yang mau kita berikan ke custumer apa
2. Costumer relationshipnya seperti apa
[Halaman| 3 dari 7 ]
3. Channels, menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan berkomunikasi dengan segmen
pelanggannya, dan menjangkau mereka untuk memberikan proposisi nilai. Blok ini
mewakili cara perusahaan mengantarkan barang/jasa untuk sampai ke tangan konsumen
4. Revenue, menggambarkan uang tunai yang dihasilkan perusahaan dari masing-masing
segmen pelanggan. Blok ini mewakili komponen bisnis yang dapat menghasilkan
pemasukan bagi perusahaan
5. Key Resources, menggambarkan aset-aset terpenting yang diperlukan agar sebuah model
bisnis dapat berfungsi. Blok ini mewakili hal-hal yang dimiliki perusahaan, misal : peralatan
riset, server, insinyur, akuntan, dll
6. Cost, mewakili semua hal yang menjadi beban biaya dalam operasional perusahaan
7. Key Partners, menggambarkan jaringan pemasok dan mitra yang membuat model bisnis
dapat bekerja
8. Key Activities, menggambarkan hal-hal terpenting yang harus dilakukan perusahaan agar
model bisnisnya dapat bekerja
9. Values Proposition yang sering digambarkan dalam hal fitur atau manfaat bukan berupa
nilai / value.
Berdasarkan gambar diatas, proses berputarnya jika makin lama dan makin pelan maka
perusahaan/organisasi akan bangkrut. Hubungannya adalah Investasi IT akan meningkatkan
setiap elemen dari 9 aspek tersebut. Sedangkan relevansinya adalah canvas ini menolong
adjustment apakah investasi kita strategis apa tidak. Minimal unggul disatu bagian dan yang
lainnya draw
E. cara-cara IT menghasilkan nilai/value
Selalu ada konflik terkait IT di tiap perusahaan (pada level manajemen). Pada level top
management sering terjadi perdebatan terkait investasi IT. Harus mempunyai point of view yg
sama antara pihak bisnis dan IT. Goal nya adalah create value utk perusahaan/organisasi. Business
Value : utk estimasi yg tangible dan intangible aset organisasi. Peran IT sebagai enabler dan
fasilitator, shg memberikan efek yang tidak langsung. Supaya IT dapat menghasilkan value yang
diharapkan syaratnya adalah meningkatkan function dan mengurangi cost atau bisa di rumuskan
sebagai V=F/C.
IT Value harus mendayagunakan IT resource yang ada untuk mencapai capabilities yang
diharapkan, sehingga dalam sector publik terciptanya publik value yang diharapkan, kapabilitas
institusi serta tercapainya ukuran (index kesehatan, pendidikan serta kesejahteraan).
Sedangkan value investasi TI adalah kemampuan organisasi utk mengidentifikasikan dan
mengukur penambahan dampak manfaat dan positif yang berkaitan dengan penerapan TI dalam
operasi bisnis
F. Sistem manajemen investasi IT pada BPS
Kegiatan utama Badan Pusat Statistik (BPS) adalah mengumpulkan, memproses, menganalisa dan
menyebarluaskan data statistik. Dengan demikian penekanan dari reformasi dan modernisasi BPS
adalah untuk mengembangkan produk statistik yang didukung oleh Teknologi Informasi dan
Komunikasi yang modern, dan sumber daya manusia yang lebih memiliki kapabilitas.
Pengumpulan data dilakukan melalui pencacahan lapangan dan dikelola oleh kantor regional
(provinsi dan kabupaten).
Bisnis utama BPS adalah Data, yaitu menyediakan data statistik untuk semua dengan
mendasarkan pada pilar PIA (Professional, Integrity, Trustworthy). Teknologi Cloud merupakan
[Halaman| 4 dari 7 ]
investasi TI yang cocok untuk bisnis utama BPS. Investasi semacam ini dikatakan sebagai sebuah
hal yang kritikal, mengingat bahwa tanpa dimilikinya teknologi tersebut, akan sulit bagi BPS untuk
menjalankan suatu rangkaian proses tertentu. Oleh karena itulah maka cara melakukan evaluasi
terhadap investasi terkait adalah dengan menjalankan aktivitas analisa bisnis, dimana dalam
kegiatan tersebut dipetakan dan didefinisikan rangkaian proses mana saja yang merupakan core
processes atau proses utama; dimana teknologi informasi akan dipergunakan untuk menopang
kehandalan proses tersebut.
Meyakinkan pihak-pihak penentu kebijakan penganggaran, bahwa investasi TI berupa sistem
cloud bagi Badan Pusat Statistik akan membawa manfaat optimal dengan resiko yang terkendali.
Manfaat biasanya dapat dicocokkan dengan IT BSC atau BSC dari Badan Pusat Statistik.
Business Case, Isi & Evaluasinya
Kisi-kisinya yaitu
 Nama proyek TI (Cloud Sistem)
 Ringkasan eksekutif
 Manfaat ( bisnis ) yang pada akhirnya diharapkan bagi stakeholder
 Kemampuan/kapabilitas/kegiatan satuan kerja yang ingin dibuat/diadakan/diciptakan,
baik dari kacamata bisnis, atau secara teknis
 Ukuran keberhasilan (harus terukur)
 Pilihan-pilihan solusi implementasi TI-nya
 Biaya investasi (dan pemeliharaan tahunannya)
 Asumsi-asumsi (jika ada)
 Skor antar kandidat proyek-proyek TI
 Deskripsi rencana implementasi proyek
 Resiko yang mungkin muncul dan pengendaliannya
 Rekomendasi
[Halaman| 5 dari 7 ]
Proses Rencana
Strategis
Rencana bisnis
dan kebutuhan
PraSeleksi
Apakah investasi TI yang
diusulkan berpotensi
menjawab kebutuhan bisnis?
Hasil investasi TI
Evaluasi
Seleksi
Apakah aset TI memberikan
manfaat bisnis seperti yang
diharapkan ?
Investasi TI mana yang paling
sesuai dengan kebutuhan
bisnis ?
Pengendalia
n
Apakah investasi TI yang
telah dipilih berjalan sesuai
rencana ?
Proses manajemen investasi TI menurut Over [2]
Tahap praseleksi untuk mengidentifikasi keselarasan antara rencana investasi TI BPS dengan
strategi bisnis dari BPS. Metode pengambilan keputusan atau seleksi terhadap investasi IT di BPS
dilakukan dengan cara Multi Criteria Information Technology Decision Making. Dengan teknik BSC
dan CSF serta menggabungkannya disertai dengan metode Delphi. Kombinasi tekniknya adalah
BSCCSFDelphiBSCSCF. Dengan menggunakan iterasi seperti pada kanvas model, maka
akan didapat hasil yang maksimal dari investasi IT yang dilakukan.
Tahap Pengendalian dilakukan untuk mengetahui keputusan investasi teknologi cloud yang dipilih
apakah berjalan sesuai dengan rencana. Tahap Evaluasi memberikan informasi manfaat apakah
sesuai harapan atau tidak investasi dari teknologi cloud yang diterapkan di BPS. Salah satu cara
untuk mengetahui keberhasilan manajemen investasi TI adalah dengan mengukur tingkat
kematangan manajemen investasi TI
[Halaman| 6 dari 7 ]
Daftar Pustaka
[1] US General Accounting Office, Information technology investment management: A
Framework for Assessing and Improving Process Maturity
[2] D.V. Over, Use of Information Technology Investment Management To Manage State
Government Information Technology Investment, IGI Global, pp. 1-22, 2009
[Halaman| 7 dari 7 ]