SIM-6 - Blog Sivitas STIKOM Surabaya

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (CHAPTER 6)
Valentinus Roby Hananto
STIKOM SURABAYA
1
LEARNING OUTCOME
1. Mahasiswa mampu menjelaskan karakteristik Sistem Informasi Manajemen.
2. Mahasiswa mampu menjelaskan sistem informasi sumber daya manusia (SDM)
3. Mahasiswa mampu menjelaskan SIM pada SDM dengan notasi BPMN.
2
MATERI
1. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
2. Fungsi SIM
3. Karakteristik SIM
4. Karakteristik Pengambilan Keputusan
5. Karakteristik Output pada SIM
6. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
7. Fungsi Rekruitmen dan Seleksi SDM
8. BPMN pada Rekruitmen SDM
9. Latihan BPMN pada Seleksi SDM
3
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
1.
Merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan
masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen.
2.
Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan
sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
4
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
1.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
2.
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit
dibawahnya.
3.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di
masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
4.
Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodic, comparative, summary,
agregate.
5.
Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka
membuat keputusan.
exception,
5
KARAKTERISTIK SIM
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan pimpinan
tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan
organisasi.
SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah
menjadi laporan tertentu.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau
sistem pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk
kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan,
pengontrolan, dan pengembangan organisasi.
6
KARAKTERISTIK SIM
Beberapa karakteristik utama dari SIM adalah:
1.
Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, dimana prosedur, pengambilan keputusan, arus
informasi, format laporan dsb, sudah terdefinisi.
2.
Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
3.
Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan
4.
Mempermudah akses informasi untuk keperluan manajemen
7
KARAKTERISTIK SIM
Pada organisasi yang telah mapan SIM biasa ditemukan dalam bentuk sistem informasi fungsional seperti:
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Sistem Informasi Manajemen Produksi dan Operasi,
Sistem Informasi Manajemen Keuangan, Sistem Informasi Manajemen Pemasaran, dan berbagai sistem
informasi lainnya sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap unit kerja dalam lingkungan organisasi.
Namun yang perlu ditekankan adalah sistem-sistem fungsional ini jangan sampai menjadi sistem yang terisolasi, berdiri sendiri, tanpa ada koneksi dengan sistem lainnya, karena sistem-sistem tersebut harus bersinergi dalam penyediaan informasi untuk kebutuhan manajemen organisasi.
8
KARAKTERISTIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN
9
KARAKTERISTIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Terstruktur: mengacu pada permasalahan rutin dan berulang untuk solusi standar
yang ada. Prosedur untuk mendapat solusi optimal sudah diketahui.
Tak terstruktur: adalah “fuzzy”, permasalahan kompleks dimana tak ada solusi
serta merta. Biasanya diselesaikan dengan intuisi manusia.
Semi terstruktur: terdapat beberapa keputusan terstruktur dan tak terstruktur.
Mengkombinasikan prosedur standar dengan intuisi manusia.
10
KARAKTERISTIK OUTPUT (LAPORAN)
Periodic: Diproduksi pada interval waktu yang telah ditetapkan
Misalnya daftar gaji setiap bulan, laporan perkembangan setiap triwulan, laporan akhir tahun, dsb.
Summarized: Informasi agregat dalam suatu bentuk tertentu (Sum, Average, Count)
Exception: Hanya menunjukkan sebuah subset informasi yang tersedia
laporan yang hanya muncul pada saat terjadi sesuatu yang luarbiasa atau tidak normal dalam
organisasi, misalnya ketika terjadi kerugian yang sangat besar, atau ketika terjadi keuntungan yang
sangat besar, dan sebagainya. Ketika pemesanan barang melampaui batas toleransi misalnya satu
minggu, maka jenis barang yang terlambat ini perlu dilaporkan agar bisa diambil tindakan lebih
lanjut.
11
KARAKTERISTIK OUTPUT (LAPORAN)
Comparative: menunjukkan dua atau lebih kumpulan dari informasi yang sejenis
laporan yang menunjukkan perbandingan antara dua atau lebih dari dua informasi yang serupa
untuk bisa dibandingkan, misalnya perbandingan antara penjualan barang triwulan pertama dan
triwulan kedua, sehingga dapat dilakukan suatu tindakan apabila ternyata ada penurunan.
Incendental: Laporan yang sewaktu-waktu diminta oleh manajemen, biasa juga disebut sebagai demand
report atau ad-hoc report, formatnya ditentukan pada saat diperlukan, biasanya terjadi ketika rapat
pimpinan memerlukan data penting.
12
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Merupakan suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan
terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian,
pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan
perusahaan (Mangkunegara, 2013).
13
14
REKRUTMEN & SELEKSI
Rekrutmen adalah suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan
untuk mendapatkan tambahan karyawan yang melalui tahapan yang mencakup
identifikasi dan evaluasi sumber-sumber rekrutmen, penentuan kebutuhan karyawan,
seleksi, dan penempatan posisi kerja.
Seleksi adalah proses yang melibatkan banyak pilihan dari berbagai objek dengan
mengutamakan beberapa objek yang akan dipilih. Dalam kepegawaian, seleksi
membatasi jumlah karyawan yang dapat dikontrak kerjakan dari pilihan calon-calon
karyawan yang berpotensi.
15
PROSES BISNIS REKRUTMEN SDM
Pelamar
1. Mengajukan Surat Lamaran & CV beserta data Pelengkap
Administrasi Personalia
1. Mengecek batas periode pendaftaran
2. Mengkategorikan surat lamaran berdasarkan lowongan kerja
3. Menyeleksi surat lamaran berdasarkan persyaratan lowongan
4. Merekap surat lamaran telah terseleksi
Kepala Personalia
1. Melakukan persetujuan surat lamaran yang terseleksi
2. Membuat surat panggilan
3. Memanggil pelamar berdasarkan panggilan
16
RULE PADA PROSES BISNIS REKRUTMEN SDM
No
Stakeholder
Proses Bisnis
Rule
1
Administrasi
Personalia
Mengkategorikan dan
menyeleksi surat lamaran
R1: Surat lamaran yang dikirim melebihi batas periode
ditutup akan didiskualifikasi.
R2: Surat lamaran yang tidak lulus seleksi administrasi
(persyaratan umum) akan didiskualifikasi.
2
Kepala
Personalia
Melakukan persetujuan
surat lamaran yang
terseleksi
R3: Melakukan persetujuan surat lamaran berdasarkan
data yang sudah direkap sebelumnya
3
Administrasi
Personalia
Membuat surat panggilan -
17
PROSES BISNIS REKRUTMEN SDM(BPMN)
18
PROSES BISNIS SELEKSI SDM
Administrasi Personalia
1. Melakukan pembobotan Kompetensi
2. Membuat form wawancara berdasarkan kompetensi
3. Melakukan penilaian tahap Penyeleksian
4. Membuat surat keputusan
Kepala Personalia
1. Melakukan tes wawancara 1 berdasarkan pelamar yang dipanggil
2. Melakukan tes wawancara 2 berdasarkan pelamar dengan jabatan asisten manager
3. Melakukan tes psikotes pada pelamar yang telah mengikuti wawancara tahap 2
HRD Manager
1. Melakukan Persetujuan Penerimaan Karyawan
19
PROSES BISNIS BERDASARKAN STAKEHOLDER
No
Stakeholder
Proses Bisnis
Rule
4
Kepala
personalia
Proses seleksi pelamar
R4: Peraturan yang berlaku, yaitu:
1. Dalam tahap wawancara 1, surat panggilan digunakan sebagai validasi
dan surat lamaran sebagai referensi.
2. Wawancara 2 hanya berlaku untuk jabatan assistant manager atau
manager ke atas
R5: Peraturan yang berlaku, yaitu:
1. Dalam tahap wawancara 2, surat lamaran dan hasil dari wawancara 1
digunakan sebagai referensi
2. Wawancara 2 merupakan kewenangan pihak HRD Manager atau Direktur
R6: Psikotes dilakukan oleh pihak ketiga
5
HRD
Manager
Melakukan persetujuan
penerimaan karyawan
R7: HRD Manager melakukan persetujuan penerimaan karyawan berdasarkan
daftar pelamar yang lulus seleksi yang telah direkap sebelumnya
6
Administrasi
Personalia
Membuat surat
keputusan
20
LATIHAN SOAL
PADA PROSES BISNIS SELEKSI SDM
SOAL
1. Buat BPMN pada proses bisinis seleksi SDM serta rule/aturan yang telah
ditetapkan.
2. Buat Laporan terkait dengan proses bisinis seleksi SDM berdasarkan
karakteristik output SIM.
21