(SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (SPI))

Nama
: Jefrei labudo
Nim
: 14121012
Prodi
: Sistem informasi
Tugas
: Administrasi bisnis
(SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (SPI))
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang
dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan
harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong
efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Sistem Pengendalian Internal yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat
bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun
kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.
Sistem Pengendalian Internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk
dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal
pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas Cost-Benefit.
Hartanto memberikan penjelasan tentang Pengendalian Intern dengan membedakan
kedalam arti yang sempit dan dalam arti luas secara lengkap disebutkan :
Dalam arti sempit : Pengendalian Intern disamakan dengan “Internal Check” yang merupakan
prosedur-prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi, seperti
mencocokkan
penjumlahan
Horizontal
dengan
penjumlahan
Vertikal.
Dalam arti luas: Pengendalian Intern dapat disamakan dengan “Manajemen Control”, yaitu
suatu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk
mengawasi/mengendalikan perusahaan. Dalam pengertian Pengendalian Intern meliputi :
Struktur Organisasi, formulir-formulir dan prosedur pembukuan dan laporan (Administrasi),
budget dan standart pemeriksaan intern dan sebagainya. (Hartanto, 1997 : 51).
Sedangkan Zaki Baridwan juga dapat mengartikan Pengendalian Intern sebagai berikut :
Pengendalian Intern meliputi rencana organisasi dan metode serta kebijaksanaan yang
terkoordinir dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketepatan
dan sampai berapa jauh data akuntansi dapat dipercayai, menggalakkan efisiensi usaha dan
dapat mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digaris bawahi. (Zaki, 1998:
97)
Dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) Pengendalian Intern di definisikan sebagai
berikut:
“Sistem Pengendalian Intern meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang
terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek
kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong di
taatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.”
Pengendalian Intern sebagai Manajemen Control (Arti Luas). Selanjutnya apabila unsur-unsur
yang terdapat pada Sistem Pengendalian Intern yang telah sesuai dengan definisi di
kelompokkan dua sub sistem, maka kedua sub sistem tersebut terdiri dari sub sistem
“Pengendalian Administrasi (Administrative Control) dan “Pengendalian Akuntansi”
(Accounting Control). Pembagian dalam sub sistem ini secara langsung dan lengkap dalam
buku Norma Pemeriksaan Akuntansi, jadi dalam arti yang luas, Sistem Pengendalian Intern
mencakup pengendalian yang dibedakan atas pengendalian Intern yang bersifat accounting dan
administrasi. (Ikatan Akuntansi Indonesia, 1998 : 23).
Dari keempat definisi yang diungkapkan di atas tersebut, dapat disimpulkan bahwa, Sistem
Pengendalian Intern merupakan suatu “Sistem” yang terdiri dari berbagai macam unsur dengan
tujuan untuk melindungi harta benda, meneliti ketetapan dan seberapa jauh dapat dipercayai
data akuntansi, mendorong efisien operasi dan menunjang dipatuhinya kebijaksanaan
Pimpinan.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1.
Menjaga kekayaan organisasi.
2.
Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3.
Mendorong efisiensi.
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu
Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern
Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya
adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh :
adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi)
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil
tindakan.
Secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam
perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Internal meliputi :
·
Chief Executive Officer (CEO)
·
Chief Financial Officer (CFO)
·
Controller / Director Of Accounting & Financial
·
Internal Audit Comitee
Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi
Tujuan Pokok Sistem
Pengendalian Intern
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal
a. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan
pokok
perusahaan.
Dalam
perusahaan
manufaktur
misalnya,
kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan
kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan
departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagibagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi
ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan
suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan
memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk
melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan
perusahaan.
 Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu
transaksi
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap Aktiva, Utang, pendapatan dan biaya
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu
penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan
otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik
akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi
dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem
otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya,
sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti
dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan
praktik yang sehat adalah
 Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat
yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
 Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan
tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan
jadwal yang tidak teratur.
 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang
atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi
lain.
 Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin
akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
 Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan
diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk
menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan
akuntansinya.
 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unturunsur sistem pengndalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara
berikut ini dapat ditempuh :
 Seleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai
dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus
mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan
syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan
tersebut.
 Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan
masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi
akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah
menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi
karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut
sebagai kriteria seleksi.
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
1. Menjaga kekayaaan dan catatan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi dengan menggunakan sumber daya dan sarana. Secara berdaya
guna dan berhasil guna.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian internal vs pengendalian manajemen:
1. Pengendalian internal

a pengendalian manajemen terdiri dari pengendalian intern dan ekstern

b. lebih menekankan pd tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendallian manajemen
untuk mencapai tujuan

c. meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan.
2. Pengendalian manajemen

a. mengendalikan terdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi

b. menekankan pada pengendalian terhadap mengamankan aktiva perusahaan dengan
melakukan pecatatan akuntansi memadai

c. meliputi akuntansi meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan taat pd hukum yang berlaku.
COSO memperkenalkan lima komponen pengendalian intern sebagai pembaharuan dari
pengendalian manajemen, pengendalian manajemen lebih menekankan terhadap prosedur,
sementara pengendalian intern lebih menekankan peran manusia/pelaku dibandingkan
serangkaian prosedur.
Manfaat pengendalian interen adalah :
Beberapa manfaat atau fungsi pengendalian interen antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas pekerjaan yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
kariawan
2. Menjamin tersedianya kualitas yang baik dalam perusahan
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang melalui pengendalian tersebut
.6. Memperbaiki produktivitas dalam pekerjaan
7. Organisasi menggunakan pengendalian agar dapat tertata baik sesuai prosedur yang
ditetapkan
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang
secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
1. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan
dan karyawannya (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak
dikerjakan). Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan
operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan dikomunikasikan
melalui gaya operasi manajemen)
2. Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi.
Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam
suatu perusahaan (desentralisasi maupun sentralisasi).
3. Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak
manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas
manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan
terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
4. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang
penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu
bagan organisasi.
5. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan
pertanggung jawaban dan audit internal.
6. Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai
tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
7. Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun
pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada
pengendalian intern perusahaan.
Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi
Tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian intern akuntansi
yang baik dalam perusahaan adalah terletak ditangan manajemen puncak, karena dipundak
merekalah tanggungjawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan
terletak.
Konsep Yang Salah Mengenai Sistem Pengendalian Intern
Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak adalah
a. sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur keuangan saja
b. adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat menggantikan kekurangahliannya dalam mengelola perusahaan
c. sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg disebut dgn
satuan pengawas intern dalam perusahaan
d. adanya pendapat bahwa perancangan dan penerapan sistem pengendalian intern
merupakan tanggung jawab satuan pengawas intern
Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi adalah bertitik
tolak dari 2 tujuan sistem, yaitu
1. Menjaga kekayaan perusahaan
a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui sistem otorisasi yg telah
ditetapkan
 pembatasan akses langsung terhadap kekayaan
 pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada
 pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yg
sesungguhnya ada
 Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan
 pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang
 pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg diberikan oleh pejabat yg
berwenang
b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi
 pencatatan semua transaksi yg terjadi
 transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi
 transaksi dicatat dalam jumlah yg benar
 transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya
 transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya
 transaksi dicatat & diringkas dgn teliti
Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingungan Pengolahan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam
akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People
Oriented). Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi
pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer
(Computer Oriented). Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data
Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Perbedaan karakteristik Sistem Manual dengan Sistem Komputer
Pengendalian Intern Akuntansi dalam
Pengendalian Intern Akuntansi dalam
Sistem Manual
Sistem Komputer
Pembagian tanggung jawab pelaksanaan Karena ketelitian & kecepatan pengolahan
suatu transaksi ke tangan beberapa orang data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan
atau departemen agar tercipta adanya cek cek silang dalam pengolahan data, terutama
silang
(cross-check)
dan
spesialisasi yg
pekerjaan klerikal
Dilakukan
menyangkut
perhitungan
dalam
pengolahan data akuntansi
pemeriksaan
secara
visual Komputer
dapat
melakukan
berbagai
terhadap transaksi penting & dokumen yg pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan oleh
diproses melalui sistem
manusia
melalui
program
komputer,
sehingga mengurangi pekerjaan editing
dokumen secara visual
Manual
system
menitikberatkan Sistem
komputer
menitikberatkan
pengendalian di tangan manusia, yg dicapai pengendalian melalui program komputer,
dgn
pembagian
tanggung
jawab sehingga
pembagian
tanggung
jawab
pelaksanaan transaksi ke beberapa orang fungsional dalam pelaksanaan transaksi
atau bagian
dapat dikurangi
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi
Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk
melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan
standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data
1. Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi
pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh
fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan
oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud
program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode
pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi
operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi
(pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan
silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer,
program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus
dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang
sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima
dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu
diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran
terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
2. Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program.
d. Dokumentasi.
3. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer.
c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online
processing. Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
a. Akses ruangan komputer yang terbatas
b. pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi
machine-readable form
c. password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer
d. Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi :
prosedur dalam penyimpanan
e. penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer
f. prosedur pembuatan backup
g. pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem pengendalian intern komputer yang
berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi
berbeda karateristik dan kebutuhan pengendaliannya). Misalnya komputerisasi kepegawaian
tentu berbeda resiko dan kebutuhan pengendaliannya dengan sistem komputerisasi penjualan,
apalagi bila sistem penjualan tersebut didesain web-based atau E-Commerce.
Tujuan pengendalian aplikasi
1. menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara
lengkap
2. menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
3. menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn keadaan
4. menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yg telah ditetapkan
5. menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang
dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1.
Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2.
Pembagian tugas.
3.
Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4.
Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5.
Pengecekan independen terhadap kinerja.
Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki
wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi
harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan
dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang
yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
(pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi
yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi
dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya
pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang
dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi
tidak terjamin keamanannya.
Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai
untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai.
Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan
dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya
dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan
perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan
aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang
independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan)
untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Pengendalian rnal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam
akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People
Oriented).
Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari
sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer
Oriented).
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi
Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk
melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan
standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data.
Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi
pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi
operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi
penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program
komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian
yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi
(pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan
persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi
untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer
dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat
menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer
melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan
penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan
pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a.
Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b.
Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c.
Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a.
Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran
terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b.
Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c.
Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a.
Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b.
Prosedur pengujian program.
c.
Prosedur pengubahan program.
d.
Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a.
Operasi konversi data.
b.
Operasi Komputer.
c.
Perpustakaan.
d.
Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk
yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan
data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan untuk mengatur
penggunaan komputer.
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh karyawan
perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam
penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur pembuatan
backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.
Keterbatasan Sistem Pengendalian Internal
1. Kesalahan dalam pertimbangan.
2. Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi.
Istilah-istilah penting Sistem Pengendalian Internal
a. Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
b. Kelemahan Material (Material Weakness)
c. Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Jenis-jenis Sistem Pengendalian Internal
1. Pengendalian Akuntansi
Pengertian
Pengendalian akuntansi (accounting control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam
unsur pengendalian internal poin 1 dan 2 yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan untuk
mencegah terjadinya inefisiensi. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi
dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai dengan Standar Akuntansi.
Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian akuntansi mencakup semua aspek dari transaksi-transaksi keuangan seperti
misalnya pembayaran kas, penerimaan kas, arus dana, investasi yang bijaksana dan
pengamanan dana dari penggunaan yang tidak syah.
v Tujuan
Tujuan utama dari pengendalian akuntansi adalah:
a.
Menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan.
b.
Memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi.
Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan jaminan
yang cukup beralasan atau meyakinkan terhadap:
a.
Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik yang sifatnya
umum maupun yang sifatnya khusus
b.
Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk :
ü Penyusunan laporan keuangan
ü Menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan
ü Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada wewenang dari manajemen
c.
Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya dengan kekayaan riil
v Bentuk-bentuk Pengendalian Akuntansi
a.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum adalah suatu pengendalian terhadap semua aktivitas pemrosesan
data dengan komputer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan data.
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan
untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi: Organisasi, prosedur dan
standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data.
Yang termasuk dalam pengendalian umum diantranya :
§ Pengendalian organisasi dan operasi
§ Pengendalian dalam pengembangan sistem
§ Pengendalian atas Dokumentasi
§ Pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak sistem
lainnya
§ Pengendalian penggunaan komputer, fasilitas dan datanya
b.
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi adalah suatu pengendalian yang mencakup semua, pengawasan
transaksi dan penggunaan program- program aplikasi dikomputer. Untuk menjaga agar setiap
transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diproses, dan dilaporkan dengan
benar.
Tujuan dari pengendalian aplikasi adalah untuk mencegah atau mendeteksi adanya
penyelewengan akan aplikasi program yang diterapkan pada sistem perusahaan.
2. Pengendalian Administrasi
Ø Pengertian
Pengendalian administrasi (administrative control) adalah suatu pengendalian yang
termasuk dalam unsur pengendalian internal pada poin 3 dan 4 yang meliputi rencana, prosedur
dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang
ditetapkan.
Pengendalian administrasi dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi).
Pengendalian administratif mendukung pengendalian akuntansi yang berorientasi pada
manajemen.
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil
tindakan.
Yang termasuk dalam pengendalian administratif, yaitu:
a. Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan
induk (master plan), perennaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow
forecast) dan pengendalian perediaan (inventory control)
b.
Pengendalian
personil,
yang
terdiri
dari
recruitment,
pelatihan,
evaluasi
pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan transfer
c. Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan system untuk
melaporkan penyimpangan Tujuan
Pengendalian administratif memiliki tujuan utama:
1) Meningkatkan efisiensi operasi kegiatan
2) Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan
Ø Bentuk-bentuk Pengendalian Administrasi
a.
Pengendalian umpan balik
Pengendalian umpan balik adalah suatu proses mengukur keluaran (output) dari sistem
yang membandingkan dengan suatu terstandar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan
atau penyimpangan maka akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan (input) sistem
selanjutnya. Pada sistem ini keluaran (output) tidak ikut andil dalam aksi pengendalian. Di sini
kinerja kontroler tidak bisa dipengaruhi oleh input atau masukan referensi.
b.
Pengendalian umpan maju
Pengendalian umpan maju atau disebut juga dengan istilah umpan balik positif adalah
mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem
pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem umpan balik. Supaya suatu
keluaran (output) dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak boleh
diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Dan selama proses
terjadi didalam sistem maka selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila mulai
terjadi penyimpangan, sebelum terlanjur fatal pada keluarannya. Pengendalian jenis ini adalah
suatu sistem pengaturan dimana sistem keluaran pengendalian ikut andil dalam aksi kendali.
Referensi :
- See more at: http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasimanajemen.html#sthash.dXWtNUhA.dpuf