Strategi Manajemen Proyek Perencanaan

Mata Kuliah : F0532 – Manajemen Operasi
Tahun
: 2005
Pertemuan XIII
Manajemen Proyek
1
Learning Outcomes
1.
2.
3.
4.
Pada akhir pertemuan ini, diharapkan
Mahasiswa akan mampu :
Menunjukkan pentingnya strategi Manajemen
Proyek
Menunjukkan tentang Perencanaan Proyek
Menunjukkan tentang kegunaan Penjadualan
Proyek
Menunjukkan tentang Teknik Manajemen
Proyek
2
Outline Materi
•
•
•
•
Strategi Manajemen Proyek
Perencanaan Proyek
Penjadualan Proyek
Teknik Manajemen Proyek
3
Strategi Manajemen Proyek
Proyek : sebagai suatu rangkaian tugas-tugas yang saling
berkaitan dan terarah menuju output yang besar. Hampir
semua industri merasa khawatir bagaimana mengelola proyek
skala besar dan proyek yang kompleks
Pelaksanaan Proyek memerlukan waktu bulanan dan bahkan
tahunan dan biasanya dibuat diluar sistem produksi normal
dengan membentuk organisasi proyek dalam perusahaan
untuk menangani banyak pekerjaan dan organisasi proyek ini
sering kali dibubarkan pada saat pelaksanaan proyek telah
selesai.
Manajemen Proyek besar mencakup tiga fase : (1) Perencanaan
meliputi penetapan tujuan, pendefinisian proyek, dan
organisasi tim, (2) Penjadualan, menghubungkan orang,
supplies ke aktivitas khusus, (3) Pengendalian, mengawasi
sumber-sumber daya (faktor produksi), biayanya, kualitas dan
anggaran.
4
Perencanaan Proyek
• Organisasi Proyek : merupakan suatu cara yang efektif untuk
mengumpulkan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan untuk
waktu yang terbatas guna menyelesaikan suatu proyek tertentu.
Biasanya struktur organisasi proyek bersifat temporer (sementara)
yang dirancang untuk mencapai hasil / tujuan tertentu dengan
menggunakan tenaga ahli dari luar perusahaan.
• Organisasi Proyek Berfungsi dengan Baik , jika memenuhi
kriteria sebagai berikut : (1) Pekerjaan bisa didefinisikan dengan
tujuan tertentu dan tanggal batas waktunya, (2) Pekerjaan itu unik,
atau sesuatu yang tidak lazim atas organisasi yang sudah ada, (3)
Pekerjaan itu memuat tugas saling berkaitan dan kompleks yang
membutuhkan kualitas tertentu, (4) Proyek bersifat temporer tapi
sangat penting/kritis terhadap perusahaan.
• Perencanaan Proyek: Tim manajemen proyek sudah mulai bekerja
sebelum proyek dilaksanakan, sehingga bisa dibuat rencana proyek
: (1) menetapkan sasaran proyek (2) mendefinisikan proyek, dan
memecahnya menjadi ke dalam bagian-bagian yang bisa dikelola.
5
Penjadualan Proyek (1)
• Penjadualan Proyek : menetapkan jangka waktu kegiatan proyek
yang harus diselesaikan. Bahan baku dan tenaga kerja yang
diperlukan dalam setiap tahapan produksi dihitung. Dalam fase ini,
juga ditentukan waktu yang diperlukan oleh setiap aktivitas.
Sedangkan penjadualan untuk kebutuhan personalia berdasarkan
jenis kemampuan dibuat terpisah dalam diagram. Diagram juga
dapat dikembangkan untuk menjadualkan bahan baku.
• Diagram Gantt : merupakan alat bantu visual yang berguna dalam
pembebanan dan penjadualan. Penggunaan diagram Gantt
membutuhkan biaya yang rendah dan dapat membantu manajer
dalam : (1) merencanakan semua kegiatan, (2) perhitungan
penyelesaian pesanan, (3) pencatatan perkiraan waktu kegiatan,
dan (4) pengembangan keseluruhan jangka waktu proyek.
6
Penjadualan Proyek (2)
•
Kegunaan Penjadualan Proyek :
1.
2.
3.
Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatan
Menunjukkan hubungan antar tiap aktivitas / kegiatan dalam proyek
Mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya
untuk setiap kegiatan
Membantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang,
dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam
proyek.
Keuntungan Diagram Gantt : (1) dapat digunakan dalam proyek
sederhana yang membantu manajer dalam pengawasan kemajuan
setiap aktivitas, (2) dalam proyek besar dapat dipakai sebagai
ringkasan status proyek dan melengkapi pendekatan jaringan lain.
(3) Biayanya relatif rendah (4) pembuatannya relatif lebih mudah.
Kelemahan Diagram Gantt : (1) tidak mudah untuk diperbarui, (2)
kurang memberikan ilustrasi yang nyata tentang hubungan antara
kegiatan dan sumber dayanya
4.
•
•
7
Teknik Manajemen Proyek (1)
• PERT dan CPM : untuk membantu para manajer dalam melakukan
perencanaan, melakukan penjadualan dan melakukan pengawasan
atau pengendalian terhadap proyek yang besar dan kompleks,maka
dapat digunakan metode PERT (Program Evaluation and Review
Technique / Teknik telaah dan evaluasi program) dan CPM (Critical
Path Method / metode jalur kritis).
• PERT merupakan suatu metode analitik yang dirancang untuk
membantu para manajer dalam penjadualan (scheduling) dan
pengawasan kompleks yang memerlukan kegiatan-kegiatan
tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu, dan kegiatankegiatan itu mungkin tergantung pada kegiatan-kegiatan lain.
Walaupun PERT dan CPM berbeda dalam pengembangan
terminologi dan konstruksi jaringannya, tetapi secara mendasar
sasarannya adalah sama. Dengan demikian, analisis yang
digunakan di kedua teknik tersebut adalah sangat mirip.
8
Teknik Manajemen Proyek (2)
• Kegunaan Analisa Jaringan kerja (PERT dan CPM) : adalah
•
sangat menolong atau membantu dalam : (1) perencanaan suatu
proyek yang kompleks, (2) penjadualan pekerjaan-pekerjaan
sedemikian rupa sehingga praktis dan efisien, (3) mengadakan
pembagian kerja dari tenaga kerja dan dana yang tersedia, (4)
penjadualan ulang (rescheduling) untuk mengatasi hambatanhambatan dan keterlambatan-keterlambatan, (5) menentukan “trade
off” (kemungkinan pertukaran) antara waktu dan biaya, (6)
menentukan probabilitas penyelesaian suatu proyek tertentu.
Kerangka PERT dan CPM : (1) mendefinisikan proyek dan semua
aktivitas atau tugas yang signifikan, (2) membuat keterkaitan antar
aktivitasnya dan putuskan aktivitas mana yang harus mendahului dan
aktivitas mana yang mengikuti aktivitas yang lain, (3) menggambar
jaringan kerja (net work) yang menghubungkan semua aktivitas, (4)
membebankan estimasi waktu dan atau biaya ke masing-masing
aktivitas, (5) hitunglah jalur kritis (critical path), yaitu jalur waktu yang
paling panjang, (6) gunakan jaringan untuk membantu perencanaan,
penjadualan dan pengendalian proyek.
9
Teknik Manajemen Proyek (3)
Pengertian Komponen-Komponen PERT :
• Peristiwa atau Kejadian (event) : menandai mulainya atau
berakhirnya suatu kegiatan (activity) atau tugas. Biasanya peristiwa
atau kejadian digambarkan dengan suatu lingkaran (nodes) yang
diberi nomor.
• Kegiatan atau aktivitas : yaitu bagian dari keseluruhan pekerjaan
proyek yang terjadi diantara dua peristiwa atau kejadian. Aktivitas
atau kegiatan digambarkan dengan tanda panah.
• Waktu kegiatan (time activity): PERT menggunakan tiga estimasi
waktu, yaitu : (1) Waktu optimistis (a), yaitu waktu kegiatan bila
semuanya berjalan baik tanpa hambatan dan penundaan, (2) Waktu
realistis (m), yaitu waktu yang kegiatan yang akan terjadi bila suatu
kegiatan dilaksanakan dalam kondisi normal (waktu paling tepat
untuk penyelesaian kegiatan) dengan penundaan-penundaan yang
dapat diterima, (3) Waktu pesimistis (b), yaitu waktu kegiatan bila
terjadi hambatan atau penundaan lebih dari semestinya.
10
Teknik Manajemen Proyek (4)
• Waktu yang Diharapkan (Expected Time / ET) : ketiga waktu
aktivitas / kegiatan tersebut diatas ( a, m dan b) digunakan untuk
menghitung waktu yang diharapkan dalam penyelesaian suatu
proyek, dengan menggunakan rumus :
• ET = a + 4m + b
6
dan V = [ b – a]²
6
ET = Waktu yang Diharapkan (Expected Time)
V = Selisih waktu penyelesaian aktivitas / kegiatan
Dalam PERT, setelah jaringan kerja (net work) dibuat, selanjutnya
dapat dihitung waktu yang diharapkan dan selisih waktu untuk
masing-masing aktivitas.
11
Teknik Manajemen Proyek (5)
• Analisis Jalur Kritis (Critical Path Analysis) : sasaran analisis
jalur kritis adalah untuk menentukan kuantitas masing-masing
aktivitas / kegiatan berikut ini : Earliest Start Time (ES) : adalah
waktu mulai aktivitas paling awal atau waktu paling awal (tercepat)
suatu aktivitas dapat dimulai, dengan memperhatikan waktu
kegiatan yang diharapkan dan persyaratan urutan pengerjaan,
Latest Start Time (LS) : adalah waktu mulai aktivitas paling akhir
atau waktu paling lambat untuk dapat memulai suatu aktivitas tanpa
penundaan keseluruhan proyek, Earliest Finish Time (EF) : adalah
waktu penyelesaian aktivitas paling awal atau waktu paling awal
suatu kegiatan dapat diselesaikan atau sama dengan : EF = ES +
ET, Latest Finish Time (LF) : adalah waktu penyelesaian aktivitas
paling akhir atau waktu paling lambat untuk dapat menyelesaikan
suatu aktivitas / kegiatan tanpa penundaan penyelesaian proyek
secara keseluruhan, atau sama dengan : LF = LS + ET, Slack Time
(S) : adalah waktu mundur aktivitas, atau sama dengan S = LS – ES
atau S = LF - EF
12