35 BAB II LANDASAN TEORI II.1 Komunikasi II.1.1

BAB II
LANDASAN TEORI
II.1 Komunikasi
II.1.1 Defenisi Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari
kata Latin Communis yang berarti sama. Communico, communication, atau
communicare yang berarti membuat sama (to maka common). Istilah pertama
(communis) paling sederhana disebut sebagai asal kata komunikasi, yang
merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang
mirip. Komunikasi
menyarankan suatu pikiran, suatu makna atau suatu pesan yang dianut secara
sama. Akan tetapi defenisi-defenisi kontemporer menyarankan bahwa komunikasi
merujuk pada cara berbagi hal-hal tersebut, seperti berbagai pikiran,
mendiskusikan makna, dan mengirimkan pesan (Mulyana, 2007:46).
Secara epistemologis (istilah) terdapat ratusan uraian eksplisit (nyata) dan
implisit (tersembunyi) untuk menggambarkan defenisi komunikasi. Dalam oxford
English Dictionary yang ditulis tahun 1989 terdapat 12 defenisi komunikasi.
Dance dan Larson (1976) telah mengumpulkan 126 defenisi komunikasi yang
berlainan. Beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli sebagai berikut:
1. Carl I. Hovland: Komunikasi adalah proses yang memungkinkan
seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambanglambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate).
35
2. Gerald R Miller: Komunikasi terjadi ketika suatu sumber manyampaikan
suatu pesan kepada penerima dengan niat yang disadari untuk
mempengaruhi perilaku penerima.
3. Everett M Roger: Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan
dari sumber kepada suatu penerima atau lebih dengan maksud untuk
mengubah tingkah laku mereka (Mulyana, 2007:62)
4. Arni Muhammad: Komunikasi adalah proses pertukaran pesan verbal
maupun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk
mengubah tingkah laku. Si pengirim pesan dapat berupa seorang individu,
kelompok atau organisasi. Begitu juga dengan si penerima pesan dapat
berupa seorang anggota organisasi, seorang kepala bagian, pimpinan,
kelompok orang dalam organisasi atau organisasi secara keseluruhan.
Proses menunjukkan bahwa komunikasi berlangsung melalui tahap-tahap
tertentu secara terus-menerus, berubah-ubah dan tidak ada henti-hentinya.
Proses komunikasi merupakan proses yang timbal balik karena antara si
pengirim dan si penerima saling mempengaruhi satu sama lain. Perubahan
tingkah laku dimaksudkan bahwa perubahan yang terjadi dalam diri
individu meliputi aspek kognitif, afektif dan psikomotor (Muhammad,
2007:4-5)
5. Djuarsa Sendjaja, komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi
informasi, gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi
yang terlibat di dalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindakan
komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks yaitu konteks
36
antar pribadi (interpersonal communication), konteks kelompok (group
communication),
dan
juga
lingkup
organisasi
(organizational
communication) serta tindakan komunikasi dengan memanfaatkan pesan
dari media massa (mass communication)(Sendjaja, 2005:4.1).
II.1.2 Unsur-Unsur Komunikasi
Dari berbagai pengertian komunikasi, secara mendasar komunikasi
mempunyai enam unsur yaitu:
1. Komunikasi melibatkan hubungan seseorang dengan orang lain atau
hubungan dengan lingkungannnya, baik dalam rangka pengaturan atau
koordinasi.
2. Proses, yakni aktivitas nonstatis, bersifat terus-menerus. Ketika kita
berbicara dengan seseorang didalamnya terdapat membuat perencanaan,
mengatur nada, menginterpretasikan pesan, merespon atau mengubah
posisi tubuh agar terjadi kesesuain dengan lawan bicara.
3. Pesan, yaitu tanda (signal) atau kombinasi yang berfungsi sebagai stimulus
bagi penerima tanda. Pesan dapat berupa tanda atau simbol. Sebagian dari
tanda bersifat universal yakni dipahami sebagaian besar manusia.
4. Saluran (channel) adalah wahana dimana tanda dikirim. Channel bisa
bersifat visual (dapat dilihat) dan aural (dapat didengar)
37
5. Gangguan (noise), segala sesuatu yang dapat membuat pesan menyimpang
atau segala sesuatu yang dapat mengganggu diterimanya pesan. Gangguan
bersifat fisik, psikis atau semantik (salah paham).
6. Perubahan, yaitu komunikasi menghasilkan perubahan pada pengetahuan,
sikap atau tindakan orang-orang yang terlibat dalam proses komunikasi
(Mufid, 2005:3-4).
II.2 Komunikasi Organisasi
II.2.1 Defenisi Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi di lingkungan
organisasi atau dalam lingkungan sistem sosial tertentu yang merupakan
kelompok independen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Unit
analisisnya mencakup struktur organisasi, dan pola-pola komunikasi yang terjadi
di dalam organisasi (Yusuf, 2009:166).
Defenisi tradisional komunikasi organisasi cenderung menekankan
komunikasi sebagai kegiatan penanganan pertukaran pesan yang terkandung
“dalam” atau “untuk” menunjukkan batas-batas organisasional (organizational
boundry) dari sebuah struktur organisasi. Komunikasi ditekankan pada metode
dan teknik yang memungkinkan orang untuk beradaptasi dengan lingkungan
organisasi.
Komunikasi
organisasi
sering
pula
diartikan
sebagai
perilaku
pengorganisasian (organizing behaviour) yakni bagaimana para karyawan terlibat
dalam proses bertransaksi dan memberikan makna atas apa yang sedang terjadi.
38
Komunikasi organisasi akan berpusat pada simbol-simbol yang memungkinkan
kehidupan organisasi apakah kata-kata, gagasan-gagasan, konstruk yang
mendorong, mengesahkan, mengkoordinasikan dan mewujudkan aktivitas yang
terorganisir dalam situasi-situasi spesifik (Liliweri, 2004:59-60).
Prinsip dan keahlian komunikasi dalam organisasi sangat penting untuk
diketahui sehingga dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi baik
organisasi komersial seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasi sosial
seperti lembaga rumah sakit maupun institusi pendidikan. Dalam suatu organisasi
mensyaratkan adanya jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua
individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas
seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. Di samping itu dalam organisasi
juga mensyaratkan adanya pembagian kerja dalam arti setiap orang dalam institusi
baik komersial maupun sosial memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya. Dengan landasan konsep tersebut maka batasan komunikasi
secara sederhana yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang
terjadi dalam konteks organisasi. Atau sebagaimana defenisi dari Goldhaber,
komunikasi organisasi sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat dan
hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of message within a
network of interdependent relationships) (Sendjaja, 2005:4.4-4.5).
Setiap pesan yang dikomunikasikan diharapkan dapat memberikan efek
kepada komunikan. Wilbur Schramm menampilakan apa yang ia sebut ”the
condition of success in communication” yaitu kondisi yang harus dipenuhi jika
kita menginginkan agar suatu pesan membangkitkan tanggapan yang kita
kehendaki. Kondisi tersebut dirumuskan sebagai berikut:
39
1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat
menarik perhatian komunikan.
2. Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman
yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama
mengerti.
3. Pesan
harus
membangkitkan
kebutuhan
pribadi
komunikan
dan
menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi
yang layak bagi situasi kelompok dimana komunikan berada pada saat ia
digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki (Uchana
effendy, 2003:41- 42).
II.2.2 Arus dan Proses Komunikasi dalam Organisasi
Arus komunikasi yang berlangsung dalam organisasi ada tiga yaitu arus
komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas ke bawah
(downward communication) dan arus komunikasi dari bawah ke atas(upward
communication) serta arus yang berlangsung antara dan di diantara bagian
ataupun karyawan dalam jenjang atau tingkatan yang sama yang disebut
komunikasi horizontal.
Downward communication merupakan komunikasi yang berlangsung
ketika orang-orang yang berada pada tatanan manajemen mengirimkan pesan
kapada bawahannya. Fungsi arus komunikasi ini adalah:
a. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction)
40
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk
dilaksanakan (job retionalle)
c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku
(procedures and practices)
d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirimkan
pesan kepada atasan. Fungsi arus komunikasi ini adalah;
a. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan
b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun
tugas yang tidak diselesaikan oleh bawahan
c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya
Horizontal communication merupakan tindakan komunikasi yang berlangsung
diantara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi ini adalah:
a. Memperbaiki koordinasi tugas
b. Upaya pemecahan masalah
c. Saling berbagi informasi
d. Upaya memecahkan konflik
41
e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama
Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan mengatakan bahwa proses
komunikasi dalam suatu organisasi perspektif perilaku dipandang lebih praktis
karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima
(receiver). Satu respon khusus diharapkan oleh pengirim (sender) dari setiap
pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki
bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan
tindak berbagi informasi atau tidak.
Komunikasi organisasi dilihat dari perspektif perilaku digambarkan
dengan memulai proses komunikasi oleh sumber (source) baik individu ataupun
kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain.
Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan
satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding yaitu
sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tandatanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan
diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alatalat dimana sumber mengekspresikan gagasannnya dalam bentuk bahasa lisan,
bahasa tertulis ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah
ataupun gambar-gambar.
Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang
telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan
cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui tindakan tertentu. Pada
42
langkah ini dikenal istilah channel atau saluran yaitu alat-alat untuk
menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi
tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis
meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat
mereproduksi kata-kata tertulis seperti televisi, kaset video atau OHP
(overheadprojector). Sumber berusaha membebaskan saluran komunikasi dari
gangguan ataupun hambatan sehingga pesan dapat sampai kepada penerima
seperti yang dikehendaki.
Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan
bersifat lisan maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik karena
jika penerima tidak mendengar pesan tersebut akan hilang. Dalam pesan ini,
penerima melakukan decoding yaitu memberikan penafsiran atau interpretasi
terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman merupakan kunci untuk
melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya
penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan
bagaimana perlu memberikan respon terhadap pesan tersebut.
Tahap terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik
yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah
disampaikannya kepada penerima. Respon dan umpan balik dari penerima
terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun
tindakan
tertentu.
Penerima bisa mengabaikan
pesan
menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan
mengevaluasi efektivitas komunikasi.
43
tersebut
ataupun
landasan untuk
II.2.3 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi yang efektif dan efisien mempunyai arti yang sangat penting
bagi manajemen di dalam melaksanakan fungsinya untuk merencanakan,
mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan dan mengawasi semua kinerja
organisasi. Komunikasilah yang menghantarkan manajemen untuk melakukan
tugas ataun pekerjaan yang efektif dan efisien. Tidak ada kinerja yang efektif jika
mengabaikan komunikasi (Iman dan Siswandi, 2007:154).
Dalam suatu organisasi baik berorientasi komersil maupun sosial akan
melibatkan empat fungsi komunikasi yaitu:
a. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information –processing system). Maksudnya seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik
dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada
dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan
dalam suatu organisasi.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk
membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi
dalam organisasi. Sedangkan karyawan atau bawahan membutuhkan informasi
untuk melaksanakan pekerjaan disamping itu juga membutuhkan informasi
tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan
sebagainya.
44
b. Fungsi regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi ada dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orang-orang yang
berada dalam tatanan manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan
muntuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan, disamping itu,
mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah,
sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada
lapisan atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana mestinya. Namun demikian sikap bawahan untuk menjalankan
perintah banyak bergantung kepada:
1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah.
2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin
sekaligus pribadi.
4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada
dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
45
c. Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi kekuasan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanaya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah, sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh
karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau
pimpinan sering memperlihatkan kekuasan dan kewenangannya.
d. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran
komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin)
dan laporan kemajuan organisasi juga saluran komunikasi informal seperti
perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga
maupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi. Komunikasi sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
46
Pentingnya komunikasi dalam organisasi dapat dirincikan sebagai berikut:
1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:
a. Para bawahan dengan atasan/pimpinan.
b. Bawahan dengan bawahan.
c. Atasan dengan atasan.
d. Pegawai dengan organisasi/lembaga yang bersangkutan.
2. Meningkatkan kegairahan kerja para pegawai.
3. Meningkatkan moral dan disiplin para pegawai.
4. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi
tugasnya sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang
efisien.
5. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan,
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan organisasi.
6. Semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para
pegawai dapat dengan cepat dan tepat diperoleh.
7. Meningkatkan rasa tanggung jawab semua pegawai.
8. Menimbulkan saling pengertian diantara pegawai.
9. Meningkatkan kerja sama (teamwork) diantara pegawai.
10. Meningkatkan semangat korp atau esprit de corp di kalangan pegawai
(Wursanto,2002:159).
47
Adapun informasi yang dikomunikasikan dibagi dalam tiga kategori yaitu:
1. Korporasi : membangun kebanggaan dan rasa memiliki
2. Cascade: mengkomunikasikan tujuan
3. Personal: motivasi rutin
Informasi yang dikomunikasikan menyangkut;
− Tujuan rasional (karyawan memahami bisnis perusahaan dan apa yang
harus mereka lakukan).
− Tujuan emosional (karyawan merasa dilibatkan).
− Tindakan yang diinginkan (karyawan memahami bahwa perilaku mereka
mempengaruhi bisnis perusahaan)
Informasi yang dikomuniksikan menciptakan perilaku yang benar dengan
mengkomunikasikan pesan secara:
− Top down (pesan manajemen)
− Bottom up (masukan, bukan hanya pesan-pesan karyawan namun segala
sesuatu menyangkut karyawan).
− Manyamping (melewati semua fungsi atau bagian, yang mempersatukan
sebuah organisasi menjadi satu tim) (Gregory, 2004:42)
Komunikasi membantu untuk menjelaskan lebih lanjut tujuan-tujuan
strategis suatu organisasi karena organisasi memerlukan dukungan dari
berbagai kelompok atau publik utama. Untuk itu, maka visi dan nilai-nilai yang
dicanangkan eksekutif dan organisasi harus dikomunikasikan secara jelas. Hal
48
yang utama dari komunikasi tidak hanya menyampaikan pesan mengenai visi,
tetapi juga membangkitkan keingintahuan atau paling tidak persetujuan
terhadap tujuan-tujuan tersebut. Komunikasi dirancang untuk mempengaruhi
perilaku.
Komunikasi
yang
baik
akan
membantu
organisasi
untuk
meminimalkan ancaman dengan mengenali masalah dan konflik yang mungkin
akan terjadi secara lebih awal. Misalnya dengan mengenali adanya peningkatan
jumlah karyawan yang tidak puas dengan tindakan yang diusulkan perusahaan
(Anne, 2001:9).
II.3 Manajemen Public Relations
Strategi suatu organisasi (yang menentukan arah jangka panjang serta
lingkup kerja) ditentukan melalui proses analisi dan pengambilan keputusan yang
mendalam. Banyak pihak yang telibat dalam proses ini baik yang berasala dari
dalam organisasi maupun yang berasal dari luar organisasi. Setelah strategi
ditetapkan, strategi itu perlu untuk dikomunikasikan sehingga dapat mendapat
dukungan serta diimplementasikan dengan baik. PR memiliki peran yang penting
dalam proses ini, baik dalam proses pengembangan strategi maupun dalam
mengkomunikasikannya.
PR memiliki nilai lebih dari sekedar alat teknis yang digunakan untuk
“mengkomunikasikan” informasi atau untuk menambah kilau terhadap informasi
tersebut. PR adalah bagian integral dari proses pengembangan strategik yang
didasarkan pada riset menyeluruh serta analisis yang objektif.
Praktisi PR adalah orang-orang yang sangat sibuk. Pertama mereka
memiliki tanggung jawab operasional seperti yang lainnya yang juga bekerja di
49
suatu lingkungan yang penuh disiplin. Apabila mereka memegang peran dalam
manajemen, mereka harus menangani penganggaran dan manusia, mengelola
suatu departemen atu jasa konsultan yang efektif, mengontrol pemasok,
memastikan standar kualitas penuh dan sebagainya. Sebetulnya semua keahlian
yang menjadi persyaratan untuk seorang manajer juga menjadi persyaratan untuk
praktisi PR. Deskripsi pekerjaan PR sangatlah kompleks, yaitu mengelola
komunikasi antara organisasi dengan seluruh publiknya. Oleh karena itu,
membutuhkan pendekatan yang sistematis dan efisien agar pekerjaan berhasil
(Gregory, 2001:4-5)
Perencanaan strategis dalam PR melibatkan pembuatan keputusan tentang
tujuan dan sasaran program, mengidentifikasikan publik kunci, menentukan
kebijakan atau aturan untuk memadu pemilihan strategi. Harus ada kaitan erat
antara tujuan program keseluruhan, sasaran yang ditentukan untuk masing-masing
publik, dan strategi dipilih. Poin utama adalah bahwa strategi dipilih untuk
mencapai hasil tertentu (sebagaimana dikatakan dalam tujuan dan sasaran).
Praktisi PR bekerja sama dengan manejer lain untuk mengembangkan
rencana program strategis. Meskipun masing-masing program membutuhkan
elemen induk, namun secara keseluruhan pendekatannya sama dari satu rencana
ke rencana lain. Proses perencanaan dan pemrograman biasanya menggunakan
langkah-langkah berikut:
a. Mendefinisikan peran misi. Menentukan sifat dan cakupan kerja yang akan
dilakukan.
b. Menentukan
area
hasil
utama.
Menentukan
menginvestasikan waktu, energi dan bakat.
50
dimana
tempat
c. Mengidentifikasikan dan menspesifikasi indikator efektivitas. Menentukan
faktor yang dapat diukur sebagai dasar penentuan sasaran.
d. Memilih dan menentukan sasaran. Menentukan hasil yang akan dicapai.
e. Menyiapkan rencana aksi. Menentukan hasil yang akan dicapai.
1. Pemrograman. Menentukan urutan tindakan dalam mencapai sasaran.
2. Penjadwalan. Menentukan waktu yang diperlukan untuk langkahlangkah aksi dan sasaran.
3. Anggaran. Menentukan dan menggunakan sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai sasaran.
4. Menetapkan akuntabilitas. Menetukan siapa yang akan mengawasi
pencapaian sasaran dan langkah-langkah aksi.
5. Mereview dan merekonsiliasi. Mengetes dan merevisi rencana tentatif
jika diperlukan sebelum melakukan aksi.
f. Menetapkan kontrol. Memastikan pencapaian sasaran secara efektif.
g. Berkomunikasi. Menentukan komunikasi organisasi yang diperlukan
untuk mencapai pemahaman dan komitmen dalam enam langkah
sebelumnya.
h. Implementasi. Memastikan kesepakatan diantara orang-orang penting
tentang siapa dan apa yang dibutuhkan untuk upaya itu, pendekatan apa
yang paling baik, siapa yang perlu dilibatkan, dan langkah aksi apa yang
perlu diambil segera.
51
Misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan adalah menjadi tanggung
jawab PR untuk mencapainya. Kebanyakan organisasi punya tujuan dan sasaran
tertulis baik jangka panjang maupun pendek. Tujuannya adalah untuk
menyatakan secara ringkas alasan mengapa organisasi eksis. Pernyataan misi
biasanya memberikan komitmen dan kewajiban warga dan tanggung jawab
sosial. Pernyataan organisasi seringkali menyebutkan sikap organisasi dalam
menghadapi karyawannya, anggotanya, kliennya, tetangganya dan donornya.
Pernyataan itu mungkin menyatakan sikap organisasi terhadap regulasi
pemerintah atau isu lingkungan, menjelaskan bagaimana ia mengukur kemajuan
sendiri dan sebagainya. Ringkasnya, pernyataan misi adalah pernyataan
idealistik dan inspirasional yang didesain untuk memberi kepada pihak-pihak
dalam organisasi sebuah pemahaman tentang tujuan dan arah organisasi.
Pernyataan misi tanpa komitmen dan dukungan manajemen hanya akan
menjadi pemanis bibir belaka. Tantangannya adalah menanamkan semacam
sense of mission, standar nilai dan perilaku di seluruh organisasi. Setiap
organisasi harus mendefenisikan misi masing-masing yang unik, menyesuaikan
strategi dan nilainya dan menciptakan kulturnya sendiri.
Staff PR harus mengetahui apakah dokumen ini disimpan karena alasan
kompetisi atau keamanan atau merupakan pernyataan terbuka tentang misi,
standar perilaku atau tujuan spesifik. Dalam organisasi dimana tidak ada
pernyataan semacam ini, staf PR harus mengajukan usul pernyataan misi.
Pernyataan misi tujuan organisasional, kewajiban organisasional, nilai
organisasional dan tanggung jawab organisasi memberikan dua fungsi penting
dalam PR; pertama, pernyataan itu mengikat seluruh anggota organisasi untuk
52
mengemban tanggungjawab, dan itu berarti visibilitas atau komunikasi. Kedua,
sikap yang diekspresikan pernyataan misi itu menyediakan kerangka dimana PR
dapat menentukan tujuan dan sasarannya sendiri, menyusun anggaran,
mengarahkan bakat, menyusun program dan menilai dampaknya (Cutlip,
2006;356-357).
Dalam menyampaikan visi dan misi hal yang harus diperhatikan adalah
bagaimana visi dan misi itu dikemas untuk kemudian disampaikan. Setiap
rencana atau kampanye PR membutuhkan sekumpulan pesan yang akan menjadi
kekuatan utama dari komunikasi tersebut. Pesan harus disampaiakan dengan
jelas, singkat dan mudah dipahami.
Pesan menjadi penting karena dua alasan utama. Pertama, pesan adalah
bagian esensial dari proses pembentukan sikap. Jika publik memutar kembali
pesan yang pertama kali diberikan oleh pemberi pesan, ini merupakan indikasi
bahwa (a) pesan tersebut sudah diterima dan (b) pesan sudah dicerna dan telah
digunakan. Mungkin ini merupakan bagian dari proses berfikir.
Alasan kedua adalah karena pesan menunjukkan komunikasi yang efektif.
Pesan adalah bagian esensial dari proses evaluasi. Jika pesan yang terpisah
digunakan oleh pers secara langsung atau jika pesan tersebut diulang dalam riset
seperti survey sikap, ini menunjukkan bahwa pesan tersebut sudah terasimilasi.
Langkah berikutnya adalah melihat apa tindakan yang dilakukan sebagai hasil
dari komunikasi tersebut.
Pesan seringkali diremehkan, tetapi juga bersifat sangat penting dan tidak
dapat dibuang begitu saja atau dielu-elukan. Pesan menjadi penghubung antara
organisasi dan publiknya dalam komunikasi. Pesan adalah apa yang diberikan
53
oleh organisasi dan apa yang diterima oleh publik, begitu pula sebaliknya. Pesan
dan bagaimana pesan tersebut disampaikan menjadi titik awal perubahan
pemikiran sikap ataupun perilaku yang dikehendaki organisasi. Apabila tidak
dikerjakan dengan baik, pesan dapat pula mengakhiri segalanya.
Ada 5 hal yang harus diperhatikan dalam mengemas sebuah pesan untuk
disampaikan, yaitu:
a. Format. Bagaimana pesan disampaikan. Apakah ada gambar-gambar visual
yang dapat diasosiasikan dengan pesan tersebut? Kehati-hatian yang
diberikan terhadap penyajian identitas sebuah perusahaan adalah contoh
yang baik yang berkaitan dengan format ini. Kata-kata yang tepat, bahkan
jenis huruf harus digunakan untuk menyampaikan kekuatan dari pesan.
Pesan yang lugas dan melucu seringkali menggunakan jenis huruf yang
terperinci sedangkan pesan yang serius manggunakan huruf seri serif.
b. Nuansa (tone). Pilihan bahasa juga sangat penting. Semua pesan harus
memberikan perhatian khusus terhadap suasana hati yaitu suasana ataupun
gaya yang ingin digambarkan. Suasana hati yang ingin ditunjukkan mungkin
riang atau sendu. Nuansa harus dihubungkan dengan format secara seksama.
c. Konteks. Konteks dari pesan juga sangat penting. Jika anda mengumumkan
hasil yang dicapai perusahaan pada saat pasar saham mengalami penurunan,
kemungkinan besar kinerja perusahaan anda juga akan terpengaruh.
d. Waktu. Tidak ada gunanya menyebarkan informasi tentang tawaran spesial
untuk hari Natal jika ternyata hari natal telah berlalu.
54
II.4 Visi dan Misi
II.4.1 Defenisi Visi dan Misi
a. Menurut Warren Bennis dan Michael Mische yang dikutip oleh Trigono,
(1999:133) pada abad XXI melalui program penemuan dan rekayasa
kembali organisasi: Visi merupakan artikulasi dari citra, nilai, arah dan
tujuan aman yang memandu masa depan organisasi.
b. M. Fakri Gaffar (1995:22) yang dikutip oleh Dinding Nurdin (1998:16) :
Visi sebagai daya pandang jauh ke depan, mendalam dan luas yang
merupakan daya pikir abstrak yang memiliki kekuatan amat dasyat dan
dapat menerobos segala batas-batas fisik, waktu dan tempat.
c. James Whittaker yang dikutip oleh Drs. Triguno, Dipl. EC. LLM
(1999:32): Visi memberi arah yang harus ditempuh oleh organisasi dan
mempunyai peran penting yang menunjukkan perubahan sepanjang waktu.
Adapun pengertian misi menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:
a. Amin Widjaja Tunggal (1994:27) : Misi perusahaan atau organisasi secara
luas merupakan pernyataan yang berkerangka luas, akan tetapi berdaya
tahan dari maksud suatu perusahaan, singkatnya misi perusahaan
mengembangkan produk perusahaan, pasar dan ruang lingkup teknologinya
yang ditekankan, dan misi perusahaan melakukan sedemikian rupa,
sehingga merefleksikan nilai prioritas–prioritas pengambil keputusan
strategi perusahaan.
b. Barry Cushway dan Derek Lodge yang mengutip pendapat Peter Drucker
dan telah dialihbahasakan oleh Sularno Tjiptowardoyo (1999:47) tentang
misi: Suatu bisnis tidak ditentukan oleh nama, dasar hukum, atau undang–
55
undang pembentukannya. Bisnis ditentukan oleh misi bisnis. Hanya
rumusan misi dan tujuan organisasi yang jelas yang akan memungkinkan
adanya tujuan–tujuan bisnis yang jelas dan wajar.
c. Menurut Sondang Misi (1995:43) yang dikutip oleh Dinding Nurdin
(1998:25) adalah: Maksud kegiatan utama yang membuat organisasi
memiliki jati diri yang khas dan sekaligus membedakannya dari organisasi
lain yang bergerak dalam bidang usaha yang sejenis.
II.4.2 Manfaat Visi dan Misi
Suwarsono-Muhamad (1999:50) menyatakan manfaat dari adanya visi dan
misi adalah:
1. Terjaminnya kesatuan dan kebulatan tujuan perusahaan.
2. Tersedianya dasar alokasi sumber daya dan dana.
3. Tersedianya dasar pengembangan iklim organisasi dan motivasi kerja.
4. Tersedianya dasar identifikasi dan evaluasi bagi karyawan.
5. Terfasilitasinya proses penterjemah tujuan ke dalam struktur
organisasi.
6.
Tersedianya dasar evaluasi kinerja karyawan. (Majalah Ilmiah
Unikom, Vol.4, hlm. 49—56)
Untuk mendapatkan manfaat dari visi dan misi perlu diambil langkahlangka sosialisasi yang kemprehensif dan mantap sehingga visi dimaksud bukan
hanya sekedar pernyataan kebijaksanaan oleh manajemen, melainkan menjadi
“milik” setiap orang dalam organisasi. Jika proses sosialisasi berhasil, pada
gilirannya akan timbul aktualisasi dan personalisasi. Yang dimaksud dengan
aktualisasi adalah kesediaan para anggota organisasi untuk menerjemahkan visi
56
tersebut kedalam tindakan operasional sehari-hari yang secara bertahap
mendekatkan organisasi pada “posisi” organisasi menurut visi yang telah
ditetapkan itu. Sedangkan yang dimaksud dengan personalisasi ialah bahwa setiap
orang dalam organisasi menghayati dan menerima visi tersebut seolah-olah dia
sendiri yang menentukannya dan bukan sekedar merupakan perintah yang datang
dari eselon yang lebih tinggi dari hirearki organisasi (Siagian, 2002;4-5).
Visi perusahaan dapat memusatkan, mengarahkan manyatukan bahkan
memberi inspirasi suatu bisnis untuk mencapai kinerja yang superior. Tugas
perumus strategi adalah mengidentifikasi dan meramalkan visi dengan jelas (John
Keane). Suatu bisnis tidak didefenisikan berdasarkan namanya, deklarasi, atau
ayat pendirian perusahaan. Akan tetapi didefenisikan oleh misi bisnis. Hanya
defenisi yang jelas dari misi dan tujuan organisasi yang mungkin yang akan
membuat tujuan bisnis yang jelas dan objektif (Peter Drucker).
Adapun manfaat visi adalah ;
a. Menciptakan minat yang sama
b. Menurunkan aktivitas keseharian yang monoton
c. Memberi peluang dan tantangan.
Pernyataan misi yang efektif adalah pernyataan misi yang secara aktif
membantu setiap orang dalam organisasi untuk bertindak sesuai nilai-nilai yang
dinyatakan.dalam menyatakan nilai-nilai yang dipahami dan dianut setiap orang
dalam organisasi dapat dipastikan bahwa setiap orang dalam organisasi:
a. Berusaha keras untuk mencapai tujuan yang sama
b. Bekerja sesuai prinsip yang sama
57
c. Taat kepada standar yang sama
d. Mendorong semangat kerja organisasi
e. Mengamankan reputasi organisasi
f. Menentukan ciri organisasi (Talbot, 2005:xiii-xiv)
II.5 Produktivitas Kerja
II.5.1 Defenisi Produktivitas
Produktivitas berasal dari kata produktif. Produktif yaitu mengembangkan
dan mnerapkan apa yang terbaik dari sesuatu ataupun seseorang. Menurut
Sedarmayanti (2004) dalam bukunya Pengembangan kepribadian Pegawai
produktivitas kerja adalah ukuran daya guna melaksanakan pekerjaan, yang
menyentuh aspek ketepatan, kecermatan dan sikap terhadap pekerjaan.
Produktivitas adalah perbandingan antara output dengan input dimana outputnya
harus mempunyai nilai tambah dan teknik pengerjaannya yang lebih baik
(Hasibuan, 2005:76)
Secara sederhana dapat disebutkan bahwa dalam organiasasi terdiri dari
tiga elemen yaitu:
a. Aktiva tetap seperti bangunan, perabot kantor, mobil dan produk-produk.
b. Aktiva lancar atau uang yang memperlancar usaha.
c. Karyawan.
Aktiva tetap dan aktiva lancar dapat dihitung. Jumlah karyawan juga dapat
dihitung tetapi dalam berbagai segi karyawan adalah asset yang tidak dapat diukur
nilainya. Kemampuan yang mereka miliki pada dasarnya tidak mengenal batas
58
(unbounded). Merekalah yang menghidupi karyawan serta menciptakan nilai
tambah. Merekalah yang menggunakan kreativitas serta keahliannya untuk
merancang produk-produk baru dan menjualnya. Mereka menyediakan layanan
kepada pelanggan serta membuat organisasi berjalan. Oleh karena itu sebuah
perusahaan membutuhkan orang-orang yang produktif (Gregory, 2001:4).
Pribadi yang produktif adalah pribadi yang kreatif, inisiatif dan memiliki
sikap kerja yang tepat. Efisiensi kerjanya dapat dilihat dari disiplin atau
dedikasi/loyalitas kerja dan moral/semangat kerja pegawai dalam bekerja.
Produktivitas adalah tujuan umum kelompok yang dijalani oleh setiap
anggota kelompok dengan bekerja secara terpadu dan tetap mengarah untuk
mencapai tujuan yang dimaksud (Yusup, 2009:162)
II. 5.2 Sumber Produktivitas
Sumber produktivitas adalah manusia sebagai tenaga kerja, baik secara
individual maupun di dalam kelompok, yang sepenuhnya terarah pada upaya
mencari cara yang memungkinkan manusia meningkatkan produktivitasnya dalam
bekerja, terutama berkenaan dengan peningkatan kualitas dalam melaksanakan
pekerjaannya.
Di samping itu, juga berkenaan dengan sikap mental terhadap pekerjaan
yang telah dipilihnya dengan segala sesuatu ketentuan yang berhubungan dengan
pekerjaannya itu. Manusia sebagai tenaga kerja harus mampu mendayagunakan
lima sumber kerja baik yang terdapat pada dirinya maupun lingkungan sekitanya
yaitu penggunaan pikiran, penggunaan tenaga jasmani/fisik, penggunaan waktu,
penggunaan ruangan dan penggunaan materi/bahan atau uang.
59
Selain penggunaan unsur tersebut, sumber lain terletak pada diri sendiri
berupa keterampilan dan keahlian atau kemampuan bekerja yang selalu dapat
ditingkatkan. Demikian juga faktor sikap terhadap pekerjaan yang selalu dapat
diperbaiki agar menjadi tenaga kerja yang produktif.
Dalam kedudukan atau posisi masing-masing yang berbeda didalam suatu
organisasi kerja, ternyata produktivitas kerja tidak sekedar tergantung pada
pegawai yang bertugas secara operasional dalam upaya mengahasilkan sesuatu.
Peran tersebut juga ditentukan oleh pimpinan sebagai pihak yang berwenang
menetapkan kebijakan termasuk juga dalam mendorong dan membantu pegawai
agar meningkatkan produktivitas kerja melalui langkah berikutnya (Sedarmayanti,
2004:152-154).
II.5.3 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja
a.
Motivasi kerja
Produktivitas kerja seseorang dipengaruhi oleh adanya motivasi kerja.
Konsep motivasi kerja yang diterapkan dalam sebuah perusahaan berbeda antara
satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat dipengaruhi oleh jenis tugas, tingkat
persaingan, struktur dan kepemimpinan sebuiah perusahaan. Setiap manusia
mempunyai lingkungan hidup dan kebutuhan yang berbeda-beda. Dalam sebuah
perusahaan juga seseorang berjumpa dengan rekan kerjanya dengan harapan yang
berbeda prioritasnya. Apabila harapan itu terpenuhi, maka mereka akan
mendapatkan kepuasan sebaliknya perusahaan tempat mereka bekerja mempunyai
tujuan tertentu yang mungkin berbeda dari tujuan karyawan perusahaan.
60
Motivasi didefenisikan sebagai kondisi mental yang mendorong aktivitas
dan member energi yang mengarah kepada pencapaian kebutuhan, memberi
kepuasan ataupun mengurangi ketidakseimbangan. Tidak akan ada motivasi jika
tidak dirasakan adanya kebutuhan dan kepuasan serta ketidakseimbangan tersebut.
Dan motivasi yang tumbuh akan merupakan motor dan dorongan untuk mencapai
tujuan pemenuhan kebutuhan dan pencapaian keseimbangan.
Produktivitas dapat dicapai dengan mulai menumbuhkan dorongan atau
motivasi supaya sukses dalam melakukan pekerjaan berdasarkan kesadaran.
Apabila motivasi telah dimiliki maka diharapkan akan berkembang perasaan
bertangggung jawab terhadap pekerjaannya kemudian menumbuhkan kesediaan
ikut berpartisipasi dalam mencapai tujuan organisasi kerja melalui pelaksanaan
tugas secara maksimal.
Motivasi akan memperngaruhi kepada komitmen karyawan dalam bekerja.
Robert Walton, penulis Amerika yang menyoroti tentang pentingnya komitmen
menyatakan bahwa kinerja perusahaan akan meningkat apabila organisasi
meninggalkan model pengendalian tradisional dalam memanajemen karyawan.
Pendekatan tersebut sebaiknya diganti dengan strategi komitmen. Ia menyarankan
bahwa karyawan akan memnerikan respon terbaik dan menjadi sangat kreatif
apabila diberi tanggungh jawab yang lebih luas, dorongan untuk berkontribusi
serta bantuan untuk mencapai kepuasan kerja. Orang yang tidak akan bekerja
secara mandiri dengan penuh semangat apabila pengawasan karyawan terlalu
ketat oleh manajemen, serta ditempatkan dalam pekerjaan yang lingkupnya
sempit, diperlakukan sebagai orang yang tidak bermanfaat.
61
Komitmen adalah kecintaan dan kesetiaan yang terdiri dari penyatuan
dengan tujuan dan nilai-nilai perusahaan, keinginan untuk tetap berada dalam
organisasi serta kesediaan bekerja keras atas nama organisasi. Komitmen
karyawan dapat ditingkatkan dengan melibatkan karyawan untuk mendiskusikan
tujuan, nilai-nilai organisasi dan harapan bersama sehingga mereka akan merasa
memiliki organisasi dan melaksanakan tujuan tersebut. Sealain itu, perlu
membangun kepercayaan dari karyawan. Hal ini dapat dibangun dengan
memperlakukan karyawan tidak sebatas sebatas faktor produksi tetapi sebagai
asset utama perusahaan dan menghargai karyawan (Sunarto, 2005:25-27)
b.
Desain Kerja
Desain kerja adalah spesifikasi isi, metode dan hubungan berbagai
pekerjaan untuk memenuhi tuntutan bisnis dan kebutuhan pribadi pemegang
pekerjaan
secara
individu
maupun
tim.
Desain
pekerjaan
bertujuan
mengoptimalkan:
− efisiensi operasional, produktivitas dan kualitas pelayanan.
− Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja horizontal secara
hirearkis dan terpisah-pisah.
− Minat, tantangan dan prestasi
− Tangggung jawab tim yang ditetapkan sedemikian rupa sehingga bias
meningkatkan kerja sama dan efektivitas tim.
− Integrasi
kebutuhan
individu
organisasi(Sunarto, 2005:99).
62
karyawan
dengan
kebutuhan
Desain pekerjaan harus menyesuaikan dengan bakat dan kemampuan
individu karyawan agar tujuan organisasi tercapai. Selain itu perlu menyesuaikan
pekerjaan dengan karyawan sehingga akan meningkatkan kinerja dan fleksibilitas.
Jika pekerjaan dibangun berdasarkan keterampilan dan bakat yang dikuasai
karyawan maka karyawan dapat lebih mudah untuk dikembangkan untuk
menjalankan
peran-peran
baru.
Crania,
mereka
diminta
menggunakan
keterampilan dan kemampuan yang sudah dikuasai pada situasi yang berlainan
sehingga mereka tidak harus mempelajari pekerjaan baru dari awal.
c.
Semangat kerja
Semangat kerja adalah istilah yang menjelaskan perasaan dan sikap
sekelompok karyawan terhadap organisasi dan pekerjaan. Semangat kerja
kadangkala diartikan sebagai semangat kelompok yaitu perasaan yang dimiliki
bersama oleh anggota kelompok mengenai situasi yang dihadapinya. Perasaan
bersama apa yang harus dilakukan dalam hal-hal yang umumnya diyakini sebagai
sesuatu yang layak dan sebaiknya didukung oleh usaha bersama.
Apabila semangat kerja tinggi maka komitmen, antusiasme, kerja satu tim
akan menjadi tinggi, minat dan dedikasi terhadap tugas serta kesediaan berdiskusi
dan memecahkan permasalahan secara terbuka tanpa melibatkan emosi yang tidak
sepantasnya. Apabila semangat kerja rendah, karyawan menjadi tidak kooperatif,
cenderung berargumen secara negative dan mudah berkonflik baik diantara
mereka sendiri maupun dalam manajemen. Untuk meningkatkan semangat juang
dibutuhkan identifikasi terhadap penyebab masalah. Hal ini dapat dilakukan
dengan menjalin komunikasi dengan karyawan (Sunarto, 2005:28).
63
d.
Disiplin kerja
Disiplin kerja merupakan hal yang sangat penting dalam upaya
menciptakan keteraturan dalam perusahaan yang ingin bekerja dalam suasana
tertib dan teratur. Jika suatu perusahaan yang tidak ditopang oleh tegaknya
disiplin, maka akan terlihat gejala tingkat kemangkiran tinggi, produktivitas
menurun, tujuan perusahaan yang telah ditetapkan tidak akan dapat dicapai dan
sebagainya (Saydam, 2000:452)
e. Hubungan kerja yang harmonis
Hubungan kerja yang harmonis yaitu hubungan kerja antar karyawan
memegang peranan penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis
antar karyawan, sehingga mereka dapat merasa satu keluarga dalam melaksanakan
pekerjaan untuk pencapaian tujuan perusahaan. Salah satu faktor yang
mempengaruhi hubungan kerja adalah komunikasi. Dimana komunikasi dapat
memberikan informasi, mempengaruhi perilaku, memberi dukungan, serta
menyamakan persepsi dan pengertian antar orang berkomunikasi. Hubungan kerja
yang harmonis ini akan menghasilkan kedekatan serta kekompakan antar
karyawan (Saydam, 2000:450).
64