standar prosedur operasional layanan informasi publik di bkkbn
advertisement
STANDAR LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL JAKARTA 2015 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN KATA PENGANTAR Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F mengamanatkan bahwa “Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.” Ditegaskan kembali dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, sebagai landasan hukum yang sangat penting berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi; (2) kewajiban Badan Publik menyediakan dan mealyani permintaan informasi secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana; (3) pengecualian bersifat ketat dan terbatas; (4) kewajiban Badan Publik membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Untuk mengimplementasikan pelaksanaan Undang-Undang tentang Keterbukaan Informasi Publik tersebut, telah dikukuhkan Peraturan Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Nomor:136/PER/D2/2011 tentang Pengelolaan Informasi Publik BKKBN, Keputusan Kepala BKKBN Nomor:137/KEP/D2/2011 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), serta Peraturan Kepala BKKBN Nomor:163/PER/D2/2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan BKKBN. Salah satu upaya yang dilakukan oleh PPID untuk memperlancar tugasnya dalam memberikan layanan informasi kepada publik dilakukan dengan menyusun Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik di BKKBN, yang meliputi: mekanisme penayangan informasi yang wajib diumumkan, mekanisme layanan permintaan informasi, dan mekanisme penanganan gugatan. Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik ini disusun untuk memberikan jaminan dan kepastian kepada semua orang dalam memperoleh informasi yang dikuasai oleh Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan disusunnya Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik di BKKBN ini, diharapkan pemohon/pengguna informasi akan lebih mudah dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Jakarta, April 2015 Deputi Bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi Selaku Atasan PPID-BKKBN, dr. Abidinsyah Siregar, DHSM, M.Kes i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................................................. DAFTAR ISI............................................................................................................... PERATURAN KEPALA BKKBN.................................................................................... BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang................................................................................... B. Hak dan Kewajiban Pemohon dan Pengguna Informasi Publik......... C. Hak dan Kewajiban Badan Publik...................................................... D. Pengertian......................................................................................... BAB II KATEGORI INFORMASI A. Informasi Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan............................ B. Informasi Yang Dikecualikan.............................................................. BAB III BAB IV i ii iv 1 1 2 3 5 9 PROSEDUR LAYANAN INFORMASI A. Mekanisme Penayangan Informasi Yang Wajib Diumumkan........... B. Mekanisme Layanan Permintaan Informasi....................................... C. Mekanisme Penanganan Gugatan...................................................... 1. Keberatan......................................................................................... 2. Mediasi dan Ajudikasi....................................................................... 3. Gugatan Ke Pengadilan dan Kasasi.................................................. 10 10 12 13 18 19 PELAPORAN DAN PENUTUP A. Pelaporan.......................................................................................... B. Penutup............................................................................................. 22 22 Lampiran-lampiran: Lampiran 1 Formulir Permohonan Informasi Publik Lampiran 2 Formulir Tanda Bukti Penerimaan Informasi Publik Lampiran 3 Formulir Keberatan Lampiran 4 Formulir Pemberitahuan Tertulis 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN i BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan badan publik lainnya serta segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik. Sesuai amanat Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008, Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) selaku Badan Publik mempunyai kewajiban untuk menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada dibawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai ketentuan. Disamping itu, untuk menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan diperlukan adannya standar prosedur operasional layanan informasi publik. B. Hak dan Kewajiban Permohon dan Pengguna Informasi Publik 1. Hak Pemohon Informasi Publik a. Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; b. Setiap orang berhak : 1) Melihat dan mengetahui Informasi Publik ; 2) Menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh Informasi Publik; 3) Mendapatkan salinan Informasi Publik melalui permohonan sesui dengan Undang-undang KIP; dan /atau 4) Menyebarluaskan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undang. c. Setiap pemohon Informasi Publik berhak mengajukan permintaan Informasi Publik disertai alasan permintaan tersebut. STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN d. Setiap pemohon Informasi Publik berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh Informasi Publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan Undang-undang KIP. 2. Kewajiban Pengguna Informasi Publik a. Pengguna Informasi Publik wajib menggunakan Informasi Publik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b. Pengguna Informasi Publik wajib mencantumkan sumber dari mana ia memperolah Informasi Publik, baik yang digunakan untuk kepentingan sendiri maupun untuk kepentingan publikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. C. Hak dan Kewajiban Badan Publik 1. Hak Badan Publik a. Badan Publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b. Badan Publik berhak menolak memberikan informasi Publik apabila tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. c. Informasi publik yang tidak dapat diberikan oleh Badan Publik, sebagaimana dimaksud pada butir a adalah : 1) Informasi yang dapat membahayakan negara; 2) Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat; 3) Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; 4) Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/atau 5) Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan. 2. Kewajiban Badan Publik a. Menyediakan dan memberikan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; b. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien; c. Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan yang berlaku; d. Menetapkan dan memutahirkan secara berkala daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola; e. Menunjuk dan mengangkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab serta wewenangnya; i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN f. Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor badan publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara; g. Menetapkan standar biaya perolehan salinan informasi Publik; h. Menganggarkan biaya secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; i. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan; j. Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik dan menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi; k. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya; l. Badan Publik bisa menunjuk pejabat fungsional dan/atau petugas informasi yang membantu PPID dalam melaksanakan tugas, tanggungjawab, dan wewenangnya sesuai kebutuhan dan ketersediaan anggaran. D. Pengertian Dalam undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang dimaksud dengan: 1. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan formast sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. 2. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. 3. Kategori Informasi Pulik adalah jenis informasi berdasarkan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, informasi yang wajib tersedia setiap saat, serta informasi yang dikecualikan. 4. Badan Publik adalah lembaga eksekutif, lagislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. 5. Pimpinan Badan Publik adalah ketua atau kepala atau pejabat tertinggi yang berwenang serta bertanggungjawab atas keputusan-keputusan Badan Publik 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 6. Komisi Informasi adalah lembaga mandiri yang berfungsi menjalankan Undangundang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaannya, menetapkan petunjuk teknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi nonlitigasi. 7. Sengketa Informasi Publik adalah sengketa yang terjadi antara badan publik dan pengguna informsi publik yang berkaitan dengan hak memperoleh informasi dan menggunakan informasi berdasarkan perundang-undangan. 8. Mediasi adalah penyelesaian sengketa informasi publik antara para pihak melalui bantuan mediator komisi informasi. 9. Ajudikasi adalah proses penyelesaian sengketa informasi publik antara para pihak yang diputus oleh komisi informasi. 10. Pejabat Publik adalah orang yang ditunjuk dan diberi tugas untuk menduduki posisi atau jabatan tertentu pada badan publik. 11. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung-jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik. 12. Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan atasan langsung pejabat yang bersangkutan dan/atau atasan dari atasan langsung pejabat yang bersangkutan. 13. Staf PPID adalah pegawai badan publik yang bertugas mengumpulkan, menyediakan dan melayani permohonan informasi dan bertanggungjawab kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi 14. Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan publik sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 15. Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 16. Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 17. Meja Layanan Informasi adalah tempat di mana Staf PPID melakukan pelayanan informasi publik serta berbagai sarana atau fasilitas penyelenggaraan informasi berada yang bertujuan memudahkan perolehan informasi i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN BAB II KATEGORI INFORMASI A. Informasi Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan Dalam memberikan layanan informasi publik, BKKBN wajib menyediakan informasi sebagai berikut: 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi: a. Informasi tentang Profil Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional, meliputi: 1) Visi dan Misi. 2) Rencana Strategis dan Rencana Kerja Tahunan. 3) Informasi tentang kedudukan atau domisili beserta alamat lengkap. 4) Ruang lingkup kegiatan, maksud, dan tujuan BKKBN 5) Tugas, wewenang, dan fungsi BKKBN beserta kantor perwakilan di bawahnya. 6) Struktur organisasi, gambaran umum setiap satuan kerja, profil singkat pejabat struktural. 7) Laporan harta kekayaan bagi Pejabat Negara yang wajib melakukannya yang telah diperiksa, diverivikasi, dan telah dikirimkan oleh Komisi Pemberantasan Karupsi ke BKKBN untuk diumumkan. b. Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup BKKBN, meliputi: 1) Nama program dan kegiatan. 2) Penanggung-jawab, pelaksana program dan kegiatan serta nomor telepon dan/atau alamat yang dapat dihubungi. 3) Target dan/atau capaian program dan kegiatan. 4) Jadwal pelaksanaan program dan kegiatan. 5) Anggaran program dan kegiatan yang meliputi sumber dan jumlah. 6) Agenda penting terkait pelaksanaan tugas BKKBN. 7) Informasi khusus lainnya yang berkaitan langsung dengan hak-hak masyarakat. 8) Informasi tentang penerimaan calon pegawai dan/atau pejabat BKKBN. c. Ringkasan informasi tentang Hasil Pelaksanaan Program dan kegiatan, meliputi: 1) Ringkasan informasi tentang kinerja BKKBN berupa narasi tentang realisasi kegiatan yang telah maupun sedang dijalankan beserta capainnya. 2) Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP). 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN d. Ringkasan informai tentang Laporan Keuangan, meliputi: 1) Rencana dan Laporan Realisasi Anggaran; 2) Neraca; 3) Laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan yang disusun sesuai standar akuntansi yang berlaku; 4) Daftar aset dan inventaris e. Informasi tentang Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik termasuk hak dan tata cara memperoleh informasi, serta laporam akses Informasi Publik yang sekurang-kurangnya terdiri atas: 1) Jumlah permohonan Informasi Publik yang diterima. 2) Tindak lanjut permohonan Informasi Publik. 3) Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik; 4) Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya dan permohonan informasi Publik yang ditolak. 5) Alasan penolakan permohonan Informasi Publik. 6) Tindakan yang diambil pemohon atas penolakan pemberian informasi. 7) Tanggapan BKKBN atas keberatan permohonan Informasi Publik. 8) Hasil dan tindak lanjut penyelesaian sengketa. f. Informasi tentang peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan yang mengikat dan/atau berdampak bagi publik yang dikeluarkan oleh BKKBN, meliputi: 1) Daftar rancangan dan tahap pembentukan Peraturan Perundangundangan, Keputusan, dan/atau Kebijakan yang sedang dalam proses pembuatan. 2) Daftar Peraturan perundang-undangan, Keputusan, dan/atau Kebijakan yang telah disahkan atau ditetapkan. g. Informasi tentang hak dan tata cara memperoleh Informasi Publik, serta tata cara pengajuan keberatan serta proses penyelesaian sengketa Informasi Publik berikut pihak-pihak yang bertanggung jawab yang dapat dihubungi. h. Informasi tentang tata cara pengaduan penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang dilakukan baik oleh pejabat Badan Publik maupun pihak yang mendapatkan izin atau perjanjian kerja dari Badan Publik yang bersangkutan. i. Informasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan terkait. i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN j. Informasi tentang prosedur peringatan dini dan prosedur evakuasi keadaan darurat di setiap Badan Publik. k. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala dapat dilakukan melalui website dan /atau papan pengumuman. l. Pengumuman secara berkala dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam setahun. 2. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara serta merta yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum (Pasal 10 UU 14 Tahun 2008) BKKBN tidak menghasilkan informasi yang termasuk kategori informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Jika dipandang perlu, maka PPID-BKKBN wajib mengumumkan ke publik. 3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat, meliputi: a. Daftar Informasi Publik yang sekurang-kurangnya memuat: 1) Nomor; 2) Ringkasan isi informasi; 3) Pejabat atau unit/satuan kerja yang menguasai informasi; 4) Penanggung-jawab pembuatan atau penerbitan informasi; 5) Waktu dan tempat pembuatan informasi; 6) Bentuk informasi yang tersedia; 7) Jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip. b. Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau kebijakan Badan publik yang sekurang-kurangnya terdiri atas: 1) Dokumen pendukung seperti naskah akademis, kajian atau pertimbangan yang mendasari terbitnya peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; 2) Masukan-masukan dari berbagai pihak atas peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; 3) Risalah rapat dari proses pembentukan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; 4) Rancangan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; 5) Tahap perumusan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; 6) Peraturan, keputusan dan/atau kebijakan yang telah diterbitkan; c. Seluruh informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; d. Informasi tentang organisasi, administrasi, personil dan keuangan, antara lain: 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 1) Pedoman pengelolaan organisasi, administrasi, personil, dan keuangan; 2) Profil lengkap pimpinan dan pegawai yang meliputi nama, sejarah karir atau posisi, sejarah pendidikan, penghargaan dan sanksi berat yang pernah diterima; 3) Anggaran BKKBN secara umum maupun anggaran secara khusus unit pelaksana teknis serta laporan keuangannya; 4) Data statistik yang dibuat dan dikelola oleh BKKBN. e. Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya; f. Surat menyurat pimpinan atau pejabat BKKBN dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya; g. Syarat-syarat perizinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumennya, dan laporan penaatan izin yang diberikan; h. Data perbendaharaan atau inventaris; i. Agenda kerja pimpinan satuan kerja; j. Informasi mengenai kegiatan pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan Informasi Publik serta laporan penggunaannya; k. Jumlah, jenis dan gambaran umum pelanggaran yang ditemukan dalam pengawasan internal serta laporan penindakannya; l. Jumlah, jenis dan gambaran umum pelanggaran yang dilaporkan oleh masyarakat serta laporan penindakannya; m. Daftar serta hasil-hasil penelitian yang dilakukan; n. Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat bedasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik; o. Informasi tentang standar pengumuman informasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 bagi Badan Publik yang memberikan izin dan/atau melakukan perjanjian kerja dengan pihak lain yang kegiatannya berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum; p. Informasi dan kebikajan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan terbuka untuk umum. i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN B. Informasi Yang Dikecualikan Informasi yang dikecualikan oleh BKKBN adalah informasi yang tidak dapat diberikan oleh BKKBN kepada pemohon informasi. Pengecualian informasi publik didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan serta setelah dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya. Adapun informasi yang termasuk dalam kategori Informasi Yang Dikecualikan di BKKBN adalah: 1. Laporan Hasil Pengawasan Yang dimaksud dengan Laporan hasil Pengawasan adalah kumpulan informasi yang merupakan hasil dari suatu pelaksanaan kegiatan pengawasan yang tertuang dalam bentuk surat atau bab. Informasi berupa Laporan hasil pengawasan merupakan salah satu informasi yang dikecualikan. 2. Kertas Kerja Pengawasan 3. Informasi yang terkait dengan pribadi 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN BAB III PROSEDUR LAYANAN INFORMASI A. Pengumuman Informasi Publik Untuk menjamin terpenuhinya hak setiap orang dalam memperoleh Informasi, Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala dan setiap saat melalui, antara lain: 1. Media Elektronik, meliputi: a. Website http://www.bkkbn.go.id/ b. Kiosk Digital Signage 2. Media Cetak, meliputi: a. Jurnal Keluarga b. Buletin (Informasi Program Kependudukan dan Keluarga Berencana, Info Demografi, Cukilan Data, Lembar Data (Data Sheet), Gema Pria, Technical Report Series Monograph) c. Brosur d. Leaflet 3. Media Luar Ruang, meliputi: a. Papan Pengumuman b. Seminar B. Penyediaan Informasi Publik berdasarkan Permohonan/Permintaan Mekanisme Layanan Permohonan/Permintaan Informasi: 1) PERSYARATAN; a) Warga Negara Indonesia; b) Mengisi Formulir Permintaan Informasi Publik ; c) Menunjukan KTP dan melampirkan Fotocopy KTP; d) Pengguna Informasi Publik wajib menggunakan Informasi Publik dengan mencantumkan sumber dari mana ia memperolah Informasi Publik, baik yang digunakan untuk kepentingan seendiri maupun untuk keperluan publikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2) PROSEDUR a. Setiap pemohon Informasi Publik dapat mengajukan permintaan untuk memperoleh Informasi Publik kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi terkait secara tertulis atau tidak tertulis disertai alasan permintaan tersebut b. Permintaan disampaikan secara langsung atau melalui surat elektronik, nomor pendaftaran diberikan saat penerimaan permintaan. c. Permintaan disampaikan melalui surat, pengiriman nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman informasi. i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 3) MEKANISME a. Pemohon Informasi datang ke desk layanan informasi, mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan penggunaan informasi; b. Petugas memberikan tanda tanda bukti penerimaan informasi Publik berupa nomor pendaftaran pada saat permintaan diterima, dan telah ditandatangani oleh petugas c. Petugas Memperoses Permintaan Permohonan Informasi Publik sesuai dengan formulir permintaan informasi Publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik; d. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna Informasi Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada pengguna informasi publik dan pengguna mendatanganinya. e. Jika informasi yang diminta masuk dalam katagori dikecualikan PPID menyampaikan alasan sesuai dengen ketentuan peratuan perundangundangan yang berlaku; 4) CARA MEMPEROLEH INFORMASI Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam rangka pelayanan informasi publik ke masyarakat, menyediakan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi melalui : a. Melalui Website atau email ; Masyarakat dapat mendownload informasi publik yang tersedia pada website www.bkkbn.go.id/ppid , yang sebelumnya mengisi formulir yang telah tersedia; atau melalui email dengan alamat : [email protected] atau [email protected] b. Melalui Telepon/Fax Masyarakat dapat menghubungi/mengirimkan fax, melalui nomor telpon (021)8000685 c. Melalui jasa Pos; Mengirimkan surat melalui jasa pos, ditujukan Kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Humas, BKKBN Pusat dengan Alamat Jalan Permata No 1 Halim Perdanakusuma Jakarta Timur 13650 d. Langsung; Datang Langsung ke desk layanan informasi, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi d/a. Alamat Jalan Permata No.1 Halim Perdanakusuma Jakarta Timur 13650 5) OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan permohonan/pengguna informasi publik, Pejabat Pengelola Informasi dan 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN Dokumentasi melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media yang meliputi telepon/fax; email; website dan melalui Pos. 6) PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi untuk pelaksanaan operasional pelayanan informasi publik menyediakan desk layanan informasi publik dan desk layanan menyediakan akses internet. Setiap harinya menugaskan 6 (enam) orang, dengan sebagai berikut : Supervisor mengkordinir tugas – tugas front office, back office dan desk register layanan akses internet. 2 (dua) orang petugas front office, dengan tugas menerima permintaan langsung dan melalui media dari masyarakat; 1 (satu) orang petugas desk register layanan akses internet, dengan tugas melakukan registrasi bagi pengguna/pengakses yang akan menggunakan internet; 2 (dua) orang petugas back office, dengan tugas mempersiapkan peralatan yang akan dipergunakan, menyiapkan materi yang akan digandakan/direkam serta sebagai penghubung satuan kerja terkait dengan informasi yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi publik. 7) KOMPETENSI PELAKSANAAN Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pelayanan informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi publik menunjuk petugas pelayanan informasi yang memiliki kompetensi seperti pengetahuan, keterampilan dan sikap sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi, yaitu 1. Pengetahuan ; Informasi yang wajib disediakan (berkala, setiap saat serta merta dan dikecualikan); Kebijakan/Regulasi BKKBN 2. Keterampilan Teknik Pelayanan Prima; Pengklasifikasian/katalogisasi/indexing; Teknologi Informasi : Searcing, browsing. 3. Sikap Kejujuran Ketelitian Kerjasama; Komunikatif; Empati; Pengendalian emosi; i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 8) JANGKA WAKTU PENYELESAIAN Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan; Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan pemberithahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja. Penyimpanan/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos; 9) PRODUK INFORMASI PUBLIK 1) Produk informasi publik yang tersedia di pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian/Lembaga, diantarannya 2) Organisasi dan Tata Kerja 3) Data Jumlah Pejabat Struktural 4) Data Jumlah Pejabat Fungsional 5) Data Statistik Jumlah Pegawai 6) Peraturan perundang-undangan Bidang KKB 7) Renstra 8) DIPA 9) Renja 10) Indikator Kinerja Utama 11) Penetapan Kinerja 12) Laporan Tahunan 13) Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah 14) Pedoman Pelaksana Anggaran 15) Laporan Keuangan BMN 16) Laporan Keuangan 17) Patokan Harga Satuan Barang 18) Data lembaga 19) Buku petunjuk e-pengadaan pemerintah 20) Blue Print Aplikasi e-goeverment; 21) Pedoman Penyelenggraan Certification 22) Pedoman Pemeringkatan E-Goeverment; 23) Buku saku Pedoman Implementasi Panduan e-goverment. 10) FORMAT INFORMASI Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui desk layanan informasi dalam rangka memenuhi permintaan pemohonan /pengguna informasi publik 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN dapat memberikan informasi publik dalam format hardcopy ataupun softcopy sesuai dengan ketersediaan dari bahan informasi yang diminta. 11) WAKTU PELAYANAN INFORMASI Waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jumat. 12) BIAYA/TARIF Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara geratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk pengadaan atau perekaman, pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan pengadaan/fotocopy sendiri atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk untuk perekaman data dan informasi. 13) SARANA DAN PRASARANA Dalam memberikan layanan informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan ruang layanan dengan ukuran 6 x 12 meter terdiri dari ruang desk layanan informasi publik dan ruang akses internet. Untuk desk layanan informasi publik dengan ukuran 6 x 6 meter, dilengkapi fasilitas 3 PC terkoneksi dengan internet; Meja; Kursi; sofa tamu; Faxmile; Telepon; Formulir Permohonan Permintaan Informasi; Formulir tanda Bukti; Penyerahan Informasi; Daftar Informasi Publik; AC; Televisi; Kiosk; Plasma. Sedangkan ruang akses internet yang digunakan untuk masyarakat umum, dilengkapi dengan fasilitas 10 PC yang terkoneksi dengan internet dan 1 PC sebagai Desk Registrasi bagi masyarakat yang akan menggunakan fasilitas tersebut. 14) PENGAWASAN INTERNAL Pengawasan internal dalam rangka penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui pengawasan atasan langsung secara berjenjang berupa pembuatan dan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas Pelayanan Informasi Publik setiap hari membuat laporan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik, untuk disampaikan kepada Pejabat Penglola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Yang selanjutnya PPID melaporkan secara berkala mingguan dan bulanan kepada Tim Pertimbngan Pelayanan Informasi . Laporan tersebut memuat informasi mengenai permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu diperlukan dalam memenuhi i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN setiap permintaan pemohon informasi agar sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan 15) EVALUASI KINERJA PELAKSANAAN Penyelenggaraan berkewajiban melakukan penilaian kinerja penyelenggaraan pelayanan publik secara berkala dengan mengunakan indikator kinerja berdasarkan standar pelayanan informasi publik. Lampiran 1. Formulir Permintaan Informasi Publik 2. Tanda Bukti Penerimaan Permintaan Informasi Publik 3. Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik 4. Laporan Harian Pelaksanaan Tugas Pelayanan Informasi Publik; 5. Laporan Mingguan Pelaksanaan Tugas Pelayanan Informasi Publik; 6. Laporan Bulanan Pelaksanaan Tugas Pelayanan Informasi Publik C. Mekanisme Penanganan Gugatan Mekanisme penanganan gugatan terdiri dari 3 gugatan, terdiri dari Keberatan, Mediasi dan Ajudikasi, Gugatan dan Kasasi: 1. Keberatan a. Mekanisme Pengajuan Keberatan 1) Pemohon informasi publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada Atasan PPID paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja setelah ditemukannya alasan sebagai berikut: a) penolakan atas permohonan informasi publik; b) tidak disediakannya informasi berkala; c) tidak ditanggapinya permohonan informasi publik; d) permohonan informasi publik ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta; e) tidak dipenuhinya permohonan informasi publik; f) pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/atau g) penyampaian informasi publik yang melebihi waktu yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. 2) Dalam hal pengajuan keberatan disampaikan secara tidak tertulis, Tim Sekretariat PPID mengarahkan Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan atau pihak penerima kuasa untuk mengisi formulir keberatan sesuai format 3) Dalam mengajukan keberatan, pemohon wajib menyertakan identitas pemohon yang sah sebagaimana syarat dalam permohonan informasi 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 4) Pemohon Keberatan harus menyertakan dokumen sebagai berikut: a) Surat tanggapan/jawaban permohonan informasi dari PPID b) Formulir tanda terima permohonan informasi (dalam hal tidak ditanggapinya permohonan informasi) 5) Tim Sekretariat PPID wajib memberikan salinan formulir keberatan disertai nomor registrasi keberatan kepada Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan atau kuasanya sebagai tanda terima pengajuan keberatan. b. Penanganan Keberatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Proses kegiatan penanganan keberatan diawali dengan penerimaan keberatan tertulis oleh Tim Sekretariat PPID. Setelah menerima keberatan, Tim Sekretariat PPID memeriksa kelengkapan administrasi dan persyaratan pengajuan keberatan. Apabila pengajuan keberatan tidak memenuhi persyaratan administrasi, maka: a) PPID akan memberikan klarifikasi kepada pemohon informasi bahwa keberatan tidak diproses karena tidak memenuhi syarat administrasi; b) Apabila pengajuan keberatan telah memenuhi seluruh persyaratan, maka keberatan akan diproses dengan melakukan pembahasan serta penyusunan konsep tanggapan/jawaban dengan melibatkan pihak terkait. Atasan langsung PPID adalah Kepala BKKBN. Atasan PPID dapat melimpahkan wewenang untuk memberikan tanggapan/jawaban keberatan kepada Deputi berdasarkan Keputusan Pelimpahan Wewenang. Dalam penanganan keberatan, PPID melibatkan Kepala Biro Hukum, Tim Sekretariat, Kepala Bagian Hukum serta Pimpinan Unit Kerja yang menguasai informasi yang menjadi obyek sengketa. Para pihak tersebut akan menyiapkan kajian dan pertimbangan hukum terkait dengan penanganan tanggapan keberatan dari pemohon informasi serta menyusun draf tanggapan atas keberatan. Tanggapan atas keberatan pemohon informasi publik disampaikan secara tertulis dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis. i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 8. Apabila Pemohon informasi tidak puas dengan tanggapan atas keberatan tersebut, Pemohon dapat mengajukan penyelesaian sengketa informasi publik kepada Komisi Informasi Pusat. c. Penanganan Sengketa Informasi Publik 1. Mekanisme penyelesaian sengketa informasi publik mengikuti ketentuan dalam Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2013 tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik. 2. Dalam penanganan sengketa informasi di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional melibatkan Inspektur Wilayah III, Kepala Biro Hukum, Organisasi dan Humas (BIHOM), Tim Sekretariat PPID, Kepala Bagian Hukum, serta Pimpinan Unit Kerja yang menguasai informasi yang menjadi obyek sengketa. 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 2. Mediasi dan Ajudikasi Penyelesaian sengketa informasi di Komisi Informasi sebagai berikut: 1. Pengajuan Sengketa informasi Publik ke Komisi Informasi diajukan dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya tanggapan tertulis dari Atasan PPID yang tidak memuaskan pemohon informasi. 2. Dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya permohonan penyelesaian sengketa informasi publik, Komisi Informasi harus mulai melakukan proses penyelesaian sengketa melalui mediasi, paling lambat 100 (seratus) hari kerja. 3. Jika pada tahap mediasi dihasilkan kesepakatan, maka hasil kesepakatan mediasi tersebut ditetapkan oleh Putusan Komisi Informasi. 4. Apabila upaya mediasi dinyatakan tidak berhasil secara tertulis oleh salah satu pihak atau para pihak yang bersengketa menarik diri dari perundingan, maka Komisi Informasi melanjutkan proses penyelesaian sengketa melalui ajudikasi. 5. Apabila salah satu atau para pihak yang bersengketa secara tertulis menyatakan tidak menerima putusan ajudikasi dari Komisi Informasi paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan tersebut, maka dapat mengajukan gugatan melalui pengadilan. 6. Jika pemohon informasi puas atas keputusan ajudikasi Komisi Informasi, sengketa dinyatakan selesai. i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN 3. Gugatan Ke Pengadilan dan Kasasi Mekanisme pengajuan gugatan ke pengadilan dan kasasi: 1. Pemohon informasi mengajukan gugatan melalui Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN) apabila yang digugat adalah Badan Publik Negara. 2. Apabila yang tergugat itu Badan Publik selain Badan Publik Negara, pemohon informasi mengajukan gugatannya ke Pengadilan Negeri. 3. Pengajuan gugatan oleh salah satu atau para pihak yang bersengketa secara tertulis menyatakan tidak menerima keputusan Ajudikasi dari Komisi Informasi Pusat paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan tersebut. 4. Penggugat menerima hasil keputusan pengadilan, jika tidak menerima putusan pengadilan maka penggugat mengajukan kasasi kepada Mahkamah Agung. 5. Pengajuan kasasi dilakukan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak diterimanya putusan pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN) atau Pengadilan Negeri. 6. Pengaju sengketa puas atas putusan pengadilan. 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN BAB IV PELAPORAN DAN PENUTUP A. PELAPORAN Hasil atas pelaksanaan informasi publik, PPID BKKBN selaku Badan Publik harus membuat dan menyediakan laporan layanan informasi publik paling lambat 3 (tiga) bulan setelah tahun pelaksanaan anggaran berakhir dan salinan atas laporan tersebut disampaikan kepada Komisi Informasi Pusat. Laporan tersebut memuat sekurang-kurangnya sebagai berikut: 1. Gambaran umum kebijakan pelayanan informasi Publik Badan Publik; 2. Gambaran umum pelaksanaan pelayanan Informasi Publik antara lain: a. Sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya. b. Sumber daya manusia yang menangani pelayanan Informasi Publik beserta kualifikasinya. c. Anggaran pelayanan informasi serta laporan penggunaannya. 3. Rincian pelayanan Informasi Publik masing-masing Badan Publik meliputi: a. Jumlah permohonan Informasi Publik b. Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik dengan klasifikasi tertentu. c. Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya, dan d. Jumlah permohonan Informasi Publik yang sebagbeserta alasannya. 4. Rincian penyelesaian sengketa informasi Publik, meliputi: a. Jumlah keberatan yang diterima; b. Tanggapan atas keberatan yang diberikan dan pelaksanaannya oleh badan publik; c. Jumlah permohonan penyelesaian sengketa ke Komisi Informasi yang berwenang; d. Hasil mediasi dan/atau keputusan ajudikasi Komisi Informasi yang berwenang dan pelaksanaannya oleh badan publik; e. Jumlah gugatan yang diajukan ke pengadilan,dan f. Hasil putusan pengadilan dan pelaksanaannya oleh badan publik. 5. Kendala eksternal dan internal dalam pelaksanaan layanan informasi publik; 6. Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi. B. PENUTUP Standar Prosedur Operasional Standar Layanan Informasi PPID Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) ini wajib dijadikan pedoman bagi semua unit/komponen PPID di lingkungan BKKBN baik di Pusat maupun di Provinsi. i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN Lampiran 1 : Formulir Permohonan Informasi Publik 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN Lampiran 2 : Formulir Tanda Bukti Penerimaan Permintaan Informasi Publik 1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN Lampiran 3 : Formulir Keberatan i STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BKKBN Lampiran 4 : Formulir Pemberitahuan Tertulis 1
