piagam sekretaris perusahaan

Lampiran Surat Keputusan Direksi
PT ABM INVESTAMA TBK
Nomor 016/ABM-RES-DIR/VII/2015
PIAGAM
SEKRETARIS PERUSAHAAN
BAB I
KETENTUAN UMUM
A.
Definisi
1)
Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dalah adalah lembaga negara yang dibentuk
berdasarkan UU Nomor 21 Tahun 2011 yang berfungsi menyelenggarakan sistem
pengaturan dan pengawasan yang terintegrasi terhadap keseluruhan kegiatan di
dalam sektor jasa keuangan.
2)
Sekretaris Perusahaan adalah orang perseorangan atau penanggung jawab dari
unit kerja yang menjalankan fungsi sekretaris perusahaan.
3)
Direksi adalah organ Emiten atau Perusahaan Publik yang berwenang dan
bertanggung jawab penuh atas pengurusan Emiten atau Perusahaan Publik untuk
kepentingan Emiten atau Perusahaan Publik, sesuai dengan maksud dan tujuan
Emiten atau Perusahaan Publik serta mewakili Emiten atau Perusahaan Publik,
baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan anggaran
dasar.
4)
Dewan Komisaris adalah organ Emiten atau Perusahaan Publik yang bertugas
melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus sesuai dengan anggaran
dasar serta memberi nasihat kepada Direksi.
5)
Komite adalah organ yang dibentuk oleh Dewan Komisaris dalam rangka
mendukung efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya.
6)
Perseroan adalah PT ABM Investama Tbk.
7)
Publik adalah seluruh pihak di luar Perseroan.
8)
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah rapat umum pemegang saham
Perseroan.
9)
10)
Stakeholders adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan Perseroan.
Situs Web adalah kumpulan halaman web yang memuat informasi atau data yang
dapat diakses melalui suatu sistem jaringan internet.
B.
Tujuan
Tujuan Piagam Sekretaris Perusahaan ini adalah:
1)
Mengatur tugas, fungsi dan peran Sekretaris Perusahaan agar dapat dilaksanakan
secara efisien, efektif, transparan, akuntabel, bertanggung-jawab dan independen
Halaman 1 dari 7
Lampiran Surat Keputusan Direksi
PT ABM INVESTAMA TBK
Nomor 016/ABM-RES-DIR/VII/2015
sesuai
dengan
peraturan
perundang-undangan
yang
berlaku
sehingga
meningkatkan pelayanan Perseroan kepada Stakeholders serta pihak-pihak lain
yang berhubungan dengan Perseroan;
2)
Merupakan dasar bagi penyusunan seluruh kebijakan dan pengambilan keputusan
Perseroan yang terkait dengan Sekretaris Perusahaan; dan
3)
Menjaga keseimbangan hak dan kewajiban diantara pemegang saham, Direksi,
Dewan Komisaris, dan Stakeholders agar tujuan Perseroan untuk memberikan
kinerja terbaik dari Perseroan dan memberikan keuntungan bagi semua pihak.
C.
Kedudukan, Fungsi Dan Pembentukan
1)
Struktur organisasi Sekretaris Perusahaan berkedudukan dibawah Direktur
Utama.
2)
Sekretaris Perusahaan diangkat dan diberhentikan berdasarkan keputusan
Direksi.
3)
Sekretaris Perusahaan dapat dirangkap oleh Direktur Perseroan.
4)
a. Dalam hal terjadi kekosongan Sekretaris Perusahaan, Direksi wajib menunjuk
penggantinya dalam jangka waktu paling lama 60 (enam puluh) hari sejak
terjadinya kekosongan Sekretaris Perusahaan.
b. Selama terjadi kekosongan Sekretaris Perusahaan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), Sekretaris Perusahaan dirangkap oleh seorang anggota Direksi
atau orang perseorangan yang ditunjuk sebagai Sekretaris Perusahaan
sementara
tanpa
memperhatikan
persyaratan
Sekretaris
Perusahaan
sebagaimana diatur dalam POJK 35/2014.
5)
Fungsi sekretaris perusahaan dilaksanakan oleh:
a. orang perseorangan; atau
b. unit kerja.
Unit kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dipimpin oleh seorang
penanggung jawab.
D.
Kualifikasi
Kualifikasi yang dibutuhkan oleh seorang Sekretaris Perusahaan antara lain namun tidak
terbatas pada hal-hal sebagai berikut:
1)
Cakap melakukan perbuatan hukum.
2)
Pendidikan
Memiliki latar belakang pendidikan yang dapat mendukung pelaksanaan tugas dan
tanggung jawabnya serta pengalaman yang dibutuhkan terkait dengan bisnis
Perseroan.
Halaman 2 dari 7
Lampiran Surat Keputusan Direksi
PT ABM INVESTAMA TBK
Nomor 016/ABM-RES-DIR/VII/2015
3)
Keahlian
Memiliki kemampuan dan kualitas pemahaman yang memadai di bidang
manajerial, komunikasi, interpersonal skills, pengelolaan keuangan Perseroan,
tata kelola perusahaan, bidang hukum dan kegiatan usaha Perseroan.
4)
Pengalaman
Memiliki pengalaman terkait dengan aspek-aspek keahlian yang telah disebutkan
pada point 3.
5)
Domisili
Berdomisili di Indonesia.
E.
Tugas dan Tanggung Jawab
Sesuai dengan peraturan OJK yang berlaku, tugas dan tanggung jawab dari Sekretaris
Perusahaan adalah sebagai berikut:
1)
Mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan-peraturan yang
berlaku di bidang pasar modal;
2)
Memberikan
pelayanan
kepada
masyarakat
atas
setiap
informasi
yang
dibutuhkan pemodal yang berkaitan dengan kondisi Perseroan;
3)
Memberikan masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan untuk
mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang Pasar Modal;
4)
Sebagai penghubung antara Perseroan dengan pemegang saham, OJK, dan
pemangku kepentingan lainnya;
5)
Mewakili Perseroan dalam korespondensi dengan otoritas pasar modal sesuai
dengan kewenangan yang diberikan Perseroan; dan
6)
Membantu Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan dalam pelaksanaan tata
kelola perusahaan yang meliputi:
a.
keterbukaan
informasi
kepada
masyarakat,
termasuk
ketersediaan
informasi pada Situs Web Emiten atau Perusahaan Publik;
b.
penyampaian laporan kepada Otoritas Jasa Keuangan tepat waktu
c.
penyelenggaraan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham;
d.
penyelenggaraan
dan
dokumentasi
rapat
Direksi
dan/atau
Dewan
Komisaris; dan
e.
pelaksanaan program orientasi terhadap perusahaan bagi Direksi dan/atau
Dewan Komisaris.
Halaman 3 dari 7
Lampiran Surat Keputusan Direksi
PT ABM INVESTAMA TBK
Nomor 016/ABM-RES-DIR/VII/2015
F.
Pelaporan
1)
Sekretaris Perusahaan menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan secara
berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun kepada Direksi dan
ditembuskan kepada Dewan Komisaris.
2)
Perseroan wajib mengungkapkan uraian singkat pelaksanaan fungsi sekretaris
perusahaan dan informasi mengenai pendidikan dan/atau pelatihan yang diikuti
Sekretaris Perusahaan dalam Laporan Tahunan Perseroan.
3)
Dalam hal terjadi pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris Perusahaan,
Perseroan wajib :
a. menyampaikan
laporan
kepada
Otoritas
Jasa
Keuangan
mengenai
pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris Perusahaan; dan
b. memuat
dalam
Situs
Web
Perseroan
mengenai
pengangkatan
dan
pemberhentian dan kekosongan Sekretaris Perusahaan.
Pelaporan kepada Otoritas Jasa Keuangan dan pemuatan informasi dalam Situs
Web sebagaimana dimaksud diatas dilakukan dalam waktu paling lambat 2 (dua)
hari kerja setelah terjadinya pengangkatan dan pemberhentian.
BAB II
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
SEKRETARIS PERUSAHAAN
A.
Berkaitan dengan Dewan Komisaris dan Direksi:
1)
Pengorganisasian rapat-rapat Dewan Komisaris, seperti:
a) Penyusunan agenda rapat;
b) Menghubungi atau mengundang Komisaris;
c) Penyiapan materi dan bahan-bahan rapat, termasuk sarana audio visual;
d) Mengingatkan Komisaris dan/atau anggota Komite mengenai hal-hal yang
berkenaan dengan Perseroan, anggaran dasar, serta peraturan perundangundangan yang berlaku untuk masalah yang dibahas;
e) Membuat risalah rapat; dan
f)
Memberikan saran mengenai masalah-masalah corporate governance kepada
Dewan Komisaris.
2)
Pengorganisasian rapat-rapat Direksi:
a) Menghubungi atau mengundang Direksi untuk rapat sesuai dengan tata cara
pemanggilan;
b) Memastikan kehadiran Direksi sehingga rapat dapat mengambil keputusan
yang mengikat;
Halaman 4 dari 7
Lampiran Surat Keputusan Direksi
PT ABM INVESTAMA TBK
Nomor 016/ABM-RES-DIR/VII/2015
c) Membuat berita acara rapat Direksi; dan
d) Memberikan saran mengenai masalah-masalah corporate governance kepada
Direksi.
3)
Pengelolaan Daftar Pemegang Saham, seperti:
a) Pengadministrasian
b) Registrasi saham
c) Pemeliharaan daftar pemegang saham
d) Pemeliharaan daftar pemegang saham khusus
e) Pemeliharaan daftar pemegang saham diatas 5% (lima persen)
B. Berkaitan dengan Pemegang Saham
1)
Penyelenggaraan RUPS
a)
Persiapan logistik penyelenggaraan RUPS
b)
Persiapan dan pendistribusian pemberitahuan RUPS, panggilan, surat kuasa
(proxy statement) serta laporan tahunan;
c)
Persiapan agenda dan script (skenario dan narasi) RUPS bagi pimpinan
RUPS;
d)
Membantu Komisaris dan Direksi dalam mempersiapkan jawaban atas
pertanyaan pemegang saham dalam RUPS; dan
e)
2)
Menyiapkan risalah RUPS.
Pembuatan Laporan Tahunan
a)
Memastikan bahwa laporan tahunan memuat ikhtisar data keuangan penting,
analisis dan pembahasan utama oleh Manajemen, laporan keuangan yang
telah diaudit, dan laporan Manajemen;
b)
Memastikan bahwa laporan tahunan wajib disampaikan kepada OJK sebanyak
2 (dua) rangkap asli dan tersedia bagi para pemegang saham selambatlambatnya saat Panggilan RUPS Tahunan atau selambat-lambatnya 4 (empat)
bulan setelah tahun buku berakhir (mana yang terjadi terlebih dahulu); dan
c)
Memastikan bahwa persetujuan atas laporan tahunan wajib menjadi agenda
RUPS Tahunan.
C. Kepatuhan
1)
Mempersiapkan dan mengadministrasikan pernyataan pendaftaran dan melaporkan
kepada otoritas pasar modal dan bursa efek;
2)
Melaporan tentang adanya insider trading (apabila terjadi) kepada otoritas pasar
modal dan bursa efek;
Halaman 5 dari 7
Lampiran Surat Keputusan Direksi
PT ABM INVESTAMA TBK
Nomor 016/ABM-RES-DIR/VII/2015
3)
Mengkomunikasikan kepada Direksi dan Dewan Komisaris bahwa setiap pembelian
dan penjualan saham Perseroan yang dilakukan oleh Direksi dan Dewan Komisaris
termasuk anggota keluarganya untuk dicatat dalam daftar pemegang saham khusus
dan untuk selanjutnya dilaporkan kepada OJK sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku;
4)
Mengadministrasikan kebijakan Perseroan secara menyeluruh; dan
5)
Kewajiban-kewajiban lainnya sebagaimana diatur dalam peraturan perundangundangan pasar modal.
D.
Penyampaian Informasi dan Hubungan Dengan Stakeholders Perseroan
1)
Hubungan Media dan Investor
Media massa/pers adalah lembaga/institusi yang berperan menyampaikan segala
informasi/berita kepada Publik sedangkan investor adalah pemegang saham
Perseroan dan/atau yang mewakili beberapa pemegang saham secara kolektif.
Untuk itu diperlukan pengaturan informasi/berita yang keluar dari Perseroan dan tata
cara komunikasi sehingga memberikan dampak yang positif bagi Perseroan dengan
tetap mengakomodasi kebutuhan informasi Stakeholders.
Informasi yang disampaikan ke Stakeholders antara lain:
a)
Informasi Korporasi;
b)
Informasi Bisnis;
c)
Informasi Keuangan; dan
d)
Informasi lainnya.
Sekretaris Perusahaan memiliki peran strategis dalam melakukan koordinasi serta
penyelarasan informasi dan konten dari berbagai sumber internal, yang kemudian
akan menghasilkan materi komunikasi yang akan digunakan oleh Departemen
Sekretaris Perusahaan, Departemen Corporate Communication dan Departemen
Investor Relations sehingga informasi yang diberikan kepada Stakeholders telah
sesuai dengan apa yang telah diputuskan oleh Direksi.
2)
Membina hubungan baik dengan instansi pemerintah dan pasar modal dan asosiasiasosiasi terkait dengan Perseroan.
Halaman 6 dari 7
Lampiran Surat Keputusan Direksi
PT ABM INVESTAMA TBK
Nomor 016/ABM-RES-DIR/VII/2015
BAB III
PENGESAHAN DAN PENYEMPURNAAN
A. Piagam Sekretaris Perusahaan ditetapkan oleh Direksi.
B. Sekretaris Perusahaan harus mengevaluasi, mengkaji dan melakukan penyempurnaan
Piagam Sekretaris Perusahaan ini secara periodik sesuai dengan perkembangan dan
kebutuhan Perseroan.
Halaman 7 dari 7