Manajemen Proyek: Overview

Perencanaan
Proyek dan Industri
Manajemen Proyek
 Para executive perusahaan akan menghadapi
tantangan berat dimasa mendatang:
finansial, bahan baku, inflasi, dll.
 Kondisi di atas biasa diatasi dengan, misalnya
program penghematan biaya  pensiun dini,
PHK, pengurangan tenaga kerja, dsb.
 Manajemen proyek menawarkan cara untuk
menjawab tantangan dengan pengendalian
yang lebih baik terhadap penggunaan sumber
daya yang dimiliki.
Apa itu manajemen proyek?
 Proyek: serangkaian pelaksanaan kegiatan
yang:
 Memiliki spesifikasi objektif tertentu yang
harus dicapai.
 Memiliki saat dimulai dan saat selesai
tertentu.
 Memiliki keterbatasan dana.
 Memerlukan sumberdaya manusia dan
material.
 Bersifat multifungsi dan disiplin.
Manajemen Proyek:
 Mencakup perencanaan (Planning)
dan pemantauan (Monitoring)
 Perencanaan: definisi persyaratanpersyaratan kegiatan yang dilakukan,
jumlah dan kualitas pekerjaan, sumber
daya yang diperlukan oleh setiap
pekerjaan.
 Pemantauan: Memantau kemajuan
kegiatan, membandingkan hasil dan
rencana, menganalisis impak, membuat
penyesuaian-penyesuaian.
Manajemen Proyek:
A facilitation
of the
planning,
scheduling,
and
controlling of
all activities
that must be
done to meet
project
objectives
PEOPLE
TOOLS
Good Project Management
SYSTEMS
Manajemen Proyek:
 The people
who must do
the work
should
develop the
plan.
 The nature
of a project
changes at
each phase
in its life
cycle.
Empat Kendala Proyek
P = Performance requirements:
technical and functional.
C = Labor cost due to the job.
T = Time required for the project.
S = Scope or magnitude of work.
Hubungan keempatnya adalah:
C = f(P, T, S)
If you improve quality (performance), you
reduce total project costs.
Perencanaan
 Tanggungjawab terpenting seorang manajer
proyek adalah perencanaan, pengintegrasian,
dan pengeksekusian rencana.
 Perencanaan: pemilihan objektif dan
penetapan kebijakan, prosedur, dan program
yang diperlukan untuk mencapai objektif
tersebut.
 Perencanaan: penetapan tindakan-tindakan
yang harus dilakukan sesuai dengan kondisi
lingkungan yang telah diperkirakan.
Siklus Sebuah Proyek
KONSEPSI:
Input
marketing
Survey
saingan
PERENCANAAN:
Kembangkan
rencana strategi
implementasi
DEFINISI:
EKSEKUSI:
Manajemen
Definisikan
Eksekusi
resiko
masalah
semua
pekerjaan
Kembangkan
visi dan misi
Monitoring
Koreksi
TERMINASI:
Laporan akhir
Lessonslearned
Review
Usaha yang
dilakukan dalam
proses perencanaan
Sukses sebuah Proyek
The only truly successful
project is the one that
delivers what it is supposed
to, gets results, and meets
stakeholder expectations.
Sistem Manajemen Proyek
Bandingkan progress
dengan rencana,
koreksi, audit
Pengendalian
Historis,
Definisi
current: (biaya,
proyek,
kemajuan,
strategi,
kualitas)
jadwal kerja
Perencanaan
Informasi
Nilai, sikap,
CAD,
kepercayaan, Kewenangan,
modeling,
tanggungjawab,
perilaku,
Scheduling
accountability
tradisi
Metode
Budaya
Organisasi
Motivasi, kepemimpinan, negosiasi, pembentukan
tim, komunikasi, pengambilan keputusan
Manusia
Metodologi Manajemen Proyek
 Tahap Definisi:
 Konsepsi.
 Kembangkan problem statement, visi,
dan misi.
 Tahap Strategi Perencanaan:
 Kembangkan alternatif strategi proyek.
 Untuk setiap alternatif:
 Cek P, C, T, S
 Lakukan analisis SWOT
Metodologi Manajemen Proyek
 Tahap Implementasi Rencana:
 Kembangkan rencana implementasi.
 Lakukan persetujuan rencana.
 Tahap Eksekusi dan Kendali:
 Laksanakan rencana.
 Cek progres dan akseptabilitas proyek.
 Tahap Terminasi
 Lakukan review proyek.
 Lakukan terminasi.
Tahap Definisi Proyek
 Eighty percent of all projects suffer
serious problems, with nearly a third
of them being bad enough to be
canceled.
 What causes the project to fail?
The Problem, Mission, and Vision
 How to avoid project from failing?
 Pendekatan terbaik adalah dengan
membuat setiap anggota team untuk
secara aktif terlibat dalam proses
pendefinisian proyek.
 Pemahaman problem, kembangkan
misi yang menyatakan kemana team
akan menuju, dan visi yang
menyatakan hasil akhir yang akan
dicapai.
The Problem, What is it?
 Setiap proyek hendaknya
memberikan pemecahan terhadap
persoalan  hindari keadaan kita
seolah-olah memahami persoalan
tetapi sebenarnya tidak: symptom
and the real problem!
 The problem is a gap between where
you are and where you want to be
that is confronted with obstacles
that make the closing gap difficult.
Types of Problems
 Open-Ended Problem
 Problem dengan solusi lebih dari satu;
berorientasi ke future
 Contoh ….
 Pendekatan: synthesis
 Closed-Ended Problem
 Problem yang hanya memiliki satu
solusi; berorientasi ke past
 Contoh ….
 Pendekatan: analytical.
Menentukan Closed-Ended
Problems
 Gunakan metodologi ilmiah:
 Ask questions
 Develop a plan of inquiry
 Formulate hypotheses
 Gather data to test those hypotheses
 Draw conclusions from hypotheses
testing
 Test the conclusions.
Menentukan Open-Ended
Problems
 Redefinitional procedures: help develop a
good definition for an open-ended
problem try to understand what the
problem really is.
 The goal orientation technique: to find the
well-defined need and obstacles to progress
 “what I want?”; “what stopping me from
getting it?”
 The successive abstractions technique: to
define the problem from lower level to
highest level  the wild idea.
Menentukan Open-Ended
Problems
 Analogy and metaphor procedures: to find creative
solutions to problems  as smoothly as well oiled
machine; reduce friction between members.
 Wishful thinking: to define problem from
conventional to realistic new insights  artificially
made; something that never be existed.
 Nonlogical stimuli: to define problem from one
object to another; what things can be used for
another purpose.
 Reversal: to define the problem by making the
weakness into strength; the sleepy effect can be
used as strength when used at nightime.
The Mission, What is it?
 Adalah pernyataan, statement, untuk
memberitahu setiap anggota team
kemana akan mengarah; apa yang
hendak dikerjakan.
 The mission: the goal or objective
that the team must achieve.
The Vision, what is it?
 Adalah pernyataan untuk
mendeskripsikan bagaimana hasil
akhir dari sebuah proyek
 Jika hasil akhir sebuah proyek
diketahui, kapan waktu proyek
berakhir dapat diketahui
 The vision: what the final result will
look like.
Tahap Implementasi Rencana
 Kembangkan Work Breakdown Structure
(WBS):
 What tasks must be done?
 Who will do each one?
 How long will each task take?
 What materials/supplies are required?
 How much will each task cost?
 Kembangkan Network Diagram:
 What can be done first?
 What can be done next?
 What can be done in parallel?
 Repeat until finished.
Tahap Implementasi Rencana
 Lakukan perhitungan jalur kritis:
 Forward pass to find early times.
 Backward pass for late times.
 Is total duration acceptable?
 Revise and repeat if not.
 Alokasi sumberdaya untuk CPM
 Level resources.
 Total duration still acceptable?
 Revise and repeat if not.
Tahap Implementasi Rencana
 Konversi Network ke Bar Chart.
 Kembangkan kurva penggunaan dan
perolehan nilai proyek
If you are a project manager, you are proactive …
not reactive.
In any system of humans or machines, the
element in the system that has the greatest
variability in its behavior will control the system.