1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem basis data

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem basis data merupakan sebuah sistem penyimpanan dan pengelolaan data
dengan menggunakan komputer sehingga informasi yang disediakan cepat dan
akurat. Dengan memanfaatkan sistem basis data akan dapat sangat membantu
perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih optimal. Oleh karena itu sistem
basis data sangatlah dibutuhkan oleh perusahaan untuk dapat bersaing ditengah
persaingan yang semakin kompetitif.
Salah satu perusahaan yang membutuhkan sebuah sistem basis data adalah PT.
Vidiatama Dharma Vidiatex. PT. Vidiatama Dharma Vidiatex merupakan sebuah
perusahaan yang bergerak dibidang penjualan tekstil yang memiliki kantor di
Mangga Dua, Jakarta. PT. Vidiatama Dharma Vidiatex mempekerjakan banyak
karyawan sehingga salah satu masalah yang tengah dihadapi oleh PT. Vidiatama
Dharma Vidiatex adalah absensi karyawan yang sering tidak sesuai dengan kehadiran
karyawan sebenarnya sehingga sering terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji
karyawan.
Dengan memanfaatkan sistem basis data absensi karyawan diharapkan dapat
mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh PT. Vidiatama Dharma Vidiatex
saat ini sehingga pelanggaran dan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan PT.
Vidiatama Dharma Vidiatex dapat diminimalisir.
Dengan adanya sebuah sistem basis data perekrutan, penggajian, dan kebutuhan
karyawan dapat menunjang kinerja perusahaan. Selain itu, sistem penghitungan gaji
nantinya akan dilakukan proses pengolahan informasi yang didapat dari data-data
seperti data karyawan, absensi, lembur, cuti, izin, dan tunjangan. Oleh karena itu
skripsi ini membahas mengenai “Perancangan Sistem Basis Data E-HRM pada PT.
Vidiatama Dharma Vidiatex”.
1
2
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang dibahas dalam skripsi yang dilakukan di PT. Vidiatama
Dharma Vidiatex, yaitu:
a) Pelatihan karyawan yang meliputi pendataan karyawan yang akan mengikuti
pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga pelatihan.
b) Absensi pegawai yang meliputi data-data yang berkaitan dengan informasi
tentang jam kerja, dan lembur.
c) Penggajian pegawai yang meliputi data gaji pokok, tunjangan, bonus, THR,
lembur, dan pajak.
Ruang lingkup yang tidak dibahas dalam skripsi yang dilakukan di PT.
Vidiatama Dharma Vidiatex, yaitu:
a) Pembayaran asuransi kesehatan atau jamsostek.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
a. Menganalisa kebutuhan informasi, dan proses bisnis yang sedang
berjalan seperti pendataan pegawai, dan penambahan pegawai, serta
untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang dihadapi dan mengetahui
kebutuhan sistem tersebut untuk membantu dalam absensi karyawan.
b. Merancang sistem basis data yang berbasis web untuk membantu dalam
mengelola data serta mengintegrasikan sebuah data dengan data yang
lainnya.
3
1.3.2 Manfaat
Manfaat E-HRM bagi PT. Vidiatama Dharma Vidiatex yaitu, meliputi:
a. Menghasilkan sistem basis data yang berbasis web untuk membantu
mengintegrasikan data penggajian, dan absensi agar memudahkan
dalam membuat laporan bulanan, sehingga pembayaran gaji tidak
terlambat lagi.
b. Membantu dan mempermudah dalam pemberian denda-denda yang
akan dikenakan bagi karyawan-karyawan yang telah melanggar
peraturan-peraturan, dan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan,
sehingga perhitungan total gaji lebih mudah dilakukan.
c. Membantu dalam mengurangi manipulasi data absensi.
d. Membantu mempermudah dan mempercepat
melihat dan
merespon laporan-laporan
yang
para
manajer dalam
berhubungan dengan
permintaan penambahan tenaga kerja, lamaran pekerjaan, permintaan
kenaikan gaji, dan laporan absensi.
e. Membantu dalam mengurangi manipulasi waktu lama lembur.
f. Membantu pihak Human Resource dalam pendataan karyawankaryawan yang sudah mengikuti dan belum mengikuti pelatihan,
sehingga tidak adanya protes karyawan lagi.
1.4 Metodologi
Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi:
1.4.1 Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari referensi dari buku-buku
yang berkaitan dengan topik dan masalah yang dibahas sebagai dasar
pertimbangan dalam memecahkan masalah-masalah yang ada.
4
1.4.2 Metode Penemuan Fakta
A. Mempelajari Dokumen
Mempelajari dokumen, surat, laporan, dan catatan yang terkait dengan
sistem yang berjalan. Ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi
mengenai masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan, dan kebutuhan
basis data seperti apa yang dibutuhkan, dan yang diinginkan oleh
pengguna.
B. Wawancara
Wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses manajemen
karyawan yaitu Manager Human Resource, dan IT Manager untuk
mengetahui masalah-masalah yang dihadapi.
C. Observasi pada operasi perusahaan
Observasi secara langsung terhadap proses kegiatan karyawan yang
berjalan pada PT. Vidiatama Dharma Vidiatex.
1.4.3 Metode Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan
Metode Analisis Sistem yang dipakai menggunakan teori dari Whitten et al
(2004) mendefinisikan Data Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan
aliran data melalui sistem, dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem
tersebut.
Metode analisis sistem dengan pengertian yang berbeda, sebagai berikut:
1.
Diagram Konteks
Proses yang berada di posisi pusat.
2.
Diagram Nol
Proses yang terdapat di level 0 yang dipecahkan menjadi beberapa proses
lainnya.
3.
Diagram Rinci
i.Pada level ini, merupakan diagram yang merincikan diagram level 1.
5
ii.Tanda * digunakan hanya jika proses tersebut tidak dapat dirincikan lagi.
iii.Penomoran yang dilakukan berdasarkan urutan proses.
1.4.4 Metode Analisis dan Perancangan Basis Data yang Diusulkan
Connolly, M. T.M. & Begg C.E. (2010, p313) mendefinisikan metode
analisis, dan perancangan basis data dengan pengertian yang berbeda, sebagai
berikut:
1. Database Planning: membuat perencanaan mengenai tujuan apa saja
yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. System Definition: menentukan batasan dan ruang lingkup dari sistem
yang dibuat dalam perusahaan.
3. Requirement Collection and Analysis: mengumpulkan dan menganalisis
kebutuhan disetiap bagian dalam perusahaan yang akan dibuatkan
sistem aplikasi yang baru.
4. Database design, meliputi:
a. Conceptual Database design
b. Logical Database design
c. Physical Database design
5. DBMS Selection: membuat model kerja dari sistem database yang
dibuat.
6. Application Design: menerapkan sistem aplikasi database yang baru
dalam perusahaan.
7. Prototyping Design: tahapan ini untuk membangun model pekerjaan
atau kegiatan pada sistem basis data, yang memungkinkan perancang
atau pengguna untuk memvisualisasikan, mengevaluasi bagaimana
tampilan, dan kegunaan dari sistem yang dihasilkan.
Metode perancangan basis data yang tidak kami bahas pada penulisan tugas
akhir ini meliputi:
8. Impelementation: merupakan realisasi fisik dari basis data, dan desain
aplikasi, mencakup skema basis data, user view.
9. Data Conversion and Loading: tahap pemindahan data yang ada ke
dalam basis data yang baru dan mengonversikan aplikasi yang ada agar
dapat menggunakan basis data yang baru.
6
10. Testing: proses eksekusi program dengan tujuan untuk menemukan
kesalahan dengan skenario tes yang direncanakan dan data yang
sesungguhnya.
11. Operational Maintenance: tahapan untuk memantau dan memelihara
sistem basis data yang telah di-implementasikan.
a. Prototyping.
b. Data Conversion and Loading.
c. Testing.
d. Operational Maintenance.
Hal tersebut tidak dapat dilakukan karena pihak PT. Vidiatama Dharma
Vidiatex tidak mengijinkan data-data dalam perusahaan diberikan untuk
pihak luar perusahaan. Maka dari itu, penulisan laporan tugas akhir ini
berisikan data-data “dummy” untuk dapat menjalankannya.
1.5 Sistematika Penulisan
BAB 1 – PENDAHULUAN
Terdiri dari latar belakang penulisan, ruang lingkup penelitian yang akan dibahas
pada skripsi ini, tujuan serta manfaatnya, metodelogi serta sistematika penulisan
secara garis besar apa saja yang akan dibahas pada bab-bab berikutnya.
BAB 2 - LANDASAN TEORI
BAB 2 ini berisikan tentang teori-teori dasar yang digunakan sebagai landasan
teori pada penelitian skripsi, serta mengacu pada sumber-sumber mana saja teori itu
berasal serta menjelaskan berbagai macam teori khusus yang digunakan dalam
melakukan penelitian ini.
BAB 3 - ANALISIS INFORMASI YANG BERJALAN
BAB 3 ini menjelaskan tentang sejarah singkat tentang perusahaan yang
bersangkutan pada penelitian skripsi ini, menggambarkan struktur organisasi
perusahaan, tata laksana sistem yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi
perusahaan, usulan pemecah masalah, dan identifikasi kebutuhan informasi.
7
BAB 4 - PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA YANG DIUSULKAN
BAB 4 ini menjelaskan tentang rancangan rekomendasi sistem baru untuk
perusahaan, serta membahas definisi sistem, perancangan basis data, dan
perancangan layar berdasarkan hasil dari tahap metode perancangan.
BAB 5 - SIMPULAN DAN SARAN
BAB 5 ini berisikan simpulan dan saran yang dapat kita ambil dari hasil
penelitian skripsi ini dan berguna untuk mendukung penyempurnaan serta
pengembangan sistem di masa mendatang.