Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Pegawai Baru Pada Pt

Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Pegawai
Baru Pada Pt. Kanasritex Semarang
Agustinus Tjahyono Widigdyo
Anggara M.
Abstract : Employee recruitment is a process of a company to obtain prospective employees in
accordance with the manpower needs of the company. Criteria set forth in recruitment based on
personal capacities, abilities and skills expected of any new employees who will be accepted and
adapted to the work unit will be assigned later.
Decision Support System (DSS) is a system that is expected to help finish the problems and
communication problems on recruitment, so that decisions have the basic considerations that can
be proved.
Keywords : System for Decision Makers, DSS, Employee Recruitment
PENDAHULUAN
Penerimaan pegawai baru merupakan tahapan dimana suatu perusahaan melakukan proses perekrutan pegawai
yang memenuhi kriteria dan kebutuhan unit kerja pada perusahaan tersebut. Kebutuhan penerimaan pegawai baru
pada suatu perusahaan dapat dikarenakan oleh pengembangan unit usaha perusahaan, sehingga memerlukan
penambahan jumlah pegawai untuk mengisi posisi-posisi baru di unit usaha tersebut. Penerimaan pegawai baru
juga dapat dikarenakan oleh proses mutasi kepegawaian atau keluarnya pegawai lama yang sebelumnya mengisi
posisi pada unit usaha di perusahaan. Suatu kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan diharapkan dapat
menjadi alat patokan penilaian dari kualifikasi yang dimiliki oleh masing-masing calon pegawai yang melamar.
Bermacam-macam kriteria ditetapkan tergantung pada kondisi unit kerja yang akan menerima pegawai baru,
berikut juga kebutuhan perusahaan di masa mendatang. Pada proses yang manual, berkas lamaran calon pegawai
baru akan dievaluasi dengan membandingkan isian berkas dengan kriteria yang ditetapkan. Pemilahan berkasberkas yang memenuhi kriteria kemudian dilanjutkan dengan proses wawancara. Rangkaian proses dilanjutkan
dengan serangkaian tes-tes tertulis, termasuk juga tes Psikologi, tes Potensi Akademik dan sebagainya.
Rangkaian proses ini diadakan untuk melengkapi bahan pertimbangan dalam menentukan kelolosan pegawai yang
dicari dan akan sangat memakan waktu.
Seandainya kebutuhan pegawai baru tersebut sangat mendesak dan diharapkan dapat sesegera mungkin pegawai
baru segera aktif, dengan kriteria yang dimiliki pegawai baru tetap sesuai dengan kriteria yang ditentukan
Agustinus Tjahyono Widigdyo adalah Dosen Fakultas Ilmu Komputer UDINUS Semarang
53
Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
54
perusahaan atau tidak asal-asalan, maka proses penerimaan manual tersebut tidak bisa diharapkan selesai lebih
cepat.
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System diharapkan dapat mempersingkat
pelaksanaan sistem tersebut dengan hasil yang dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan. SPK dapat
diterapkan dengan menggunakan alat bantu komputer sehingga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan dalam
melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan. Disamping itu, jika calon pelamar yang mengajukan berkas
lamaran jumlahnya banyak (misalkan penerimaan pegawai negeri sipil), SPK dapat diharapkan melakukan proses
pengevaluasian dalam waktu yang singkat. Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif
tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan
sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan
faktor – faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan.
LANDASAN TEORI
1. Decision Support System (DSS)
DSS sebagai sebuah sistem yang memberikan dukungan kepada seorang manajer, atau kepada sekelompok
manajer yang relative kecil yang bekerja sebagai team pemecah masalah, dalam memecahkan masalah semi
terstrukitur dengan memberikan informasi atau saran mengenai keputusan tertentu. Informasi tersebut diberikan
oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun output dari model matematis. Model tersebut juga mempunyai
kemampuan untuk memberikan saran dalam tingkat yang bervariasi Jenis keputusan menurut struktur masalah
dibedakan menjadi 3 yaitu: masalah terstruktur merupakan masalah yang dapat diselesaikan dengan algoritma
atau aturan keputusan, masalah tidak terstruktur merupakan masalah yang tidak memiliki struktur di tahapan
Simon, dan masalah semiterstruktur merupakan masalah yang hanya memiliki satu atau dua tahapan Simon.
Tahapan Simon merupakan suatu tahapan pengambilan keputusan yang terdiri dari beberapa struktur yaitu :




Intelijen merupakan tahap mengamati lingkungan dan kondisi,
Perancangan merupakan tahap mengembangkan dan menganalisa tidakan yang mungkin terjadi,
Pilihan merupakan satu rangkaian tindakan tertentu yang tersedia,
Review merupakan tahap menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Tujuan DSS:
a. Membantu membuat keputusan umtuk memecahkan masalah.
b. Mendukung dan tidak menggantikan manager
c. Membantu membuat keputusan yang efektif dan efisien.
1.1
Cara Penggunaan Informasi Dari DSS
Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan
memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan sistem. Ia juga
Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono)
55
berkaitan dengan fase inteligensi yang di kemukakan oleh Simon. Selanjutnya manajer menggunakan
informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan
menurut pendekatan sistem dan berkaitan dengan fase desain dan pemilihan.
Pada umumnya, laporan berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam
usaha pemecahan. Laporan berkala dapat di rancang untuk mengidentifikasi masalah yang kemungkinan
besar akan muncul, manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau
mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah diidentifikasi. Simulasi dapat juga membuka
masalah yang tersembunyi, karena kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi
perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk
memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternatif, mengevaluasi dan memilih
alternatif tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.
Adapun penjelasan dari kedua jenis laporan tersebut adalah :
1. Laporan berkala dan khusus
Laporan berkala atau periodic report yaitu laporan yang dibuat menurut jadwal tertentu contohnya
adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan dan laporan khusus atau special report yaitu
laporan yang di buat ketika sesuatu yang tidak seperti biasanya terjadi contohnya laporan mengenai
kecelakaan. Dalam penggunaannya laporan berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas.
2. Laporan lengkap dan ringkas
Laporan lengkap atau detail report yaitu laporan yang memberikan spesifikasi mengenai setiap tindakan
atau transaksi dan baris yang mewakili tindakan atau transaksi disebut baris lengkap atau detail line
sedangkan laporan ringkas atau summary report yaitu laporan yang menyertakan baris yang mewakili
beberapa tindakan atau transaksi.
1.2
Penerapan DSS Dalam Penerimaan Pegawai Baru
Proses penyeleksian karyawan baru pada PT Kanasritex masih menggunakan sistem manual, yaitu
penyeleksian berkas administrasi lamaran untuk menyesuaikan dengan persyaratan yang diajukan oleh
perusahaan. Selanjutnya dilakukan proses evaluasi berkas lamaran untuk kemudian didapat calon pegawai
yang diinginkan. Pada alur proses tersebut, kegiatan mengevaluasi berkas lamaran akan menjadi sangat
memakan waktu bagi seorang manajer karena harus memilah-milah berkas lamaran dan melakukan
beberapa pertimbangan sebelum mendapat pegawai dengan kriteria yang sesuai.
Kelemahan-kelemahan pada sistem yang berlaku pada saat ini, membutuhkan adanya sistem baru atau
pengganti untuk meningkatkan efisiensi kerja dan diharapkan dapat membantu menangani permasalahan
pada sistem lama yang masih berjalan. Sistem baru yang dapat diterapkan, membutuhkan alat bantu
komputer. Kelebihan-kelebihan daripada sistem yang baru, antara lain :
- Dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
56
-
Mempunyai kemampuan pengolahan data dalam jumlah yang besar dan dalam waktu yang relatif lebih
singkat.
Penentuan pegawai yang diterima dilakukan dengan membandingkan rekapan nilai test yang diadakan
berikut prosentase pemenuhan kriteria pegawai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
PEMBAHASAN
2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan proses pengembangan sistem lama ke sistem baru, yang bertujuan dapat
mengatasi permasalahan pada sistem yang lama. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk mendesain sistem
baru yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi PT. Kanasritex pada sistem penerimaan
pegawai barunya.
Kegiatan yang dilakukan dalam perancangan sistem adalah :
a.
Memberikan bentuk laporan sistem dan dokumentasinya yang menghasilkan bentuk dari dokumentasi
keluar (output design),
b.
Memberikan bentuk masukan di dokumen dan di layar ke sistem informasi yang menghasilkan bentuk dari
dokumentasi masukan (input design),
c.
Memberikan bentuk file yang dibutuhkan dalam sistem informasi yang menghasilkan bentuk dari
dokumentasi file (file design).
2.1
Context Diagram
Pelamar
Berkas Lamaran
0
DSS
Penerimaan
Pegawai Baru
Alternatif Pilihan
Manajer
Kriteria
Gambar 1 : Context Diagram
Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono)
2.1.1
57
DFD Level 0
Pelamar
Berkas Lamaran
1
DSS
Penerimaan
Pegawai Baru
Data Pelamar
Data Pelamar
Data Pelamar
Kriteria
Calon
Pegawai
Kriteria Calon
Pegawai
2
DSS
Penerimaan
Pegawai Baru
Kriteria
Manajer
Alternatif
Pilihan
Gambar 2 : DFD Level 0
Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
58
2.2
Entity Relationship Diagram
Gambar 3 Entity Relationship
Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono)
2.3
59
Implementasi Tabel
Tabel Pelamar
Tabel Melamar
Nopelamar *
Nama
Alamat
Kelurahan
Kecamatan
Kabupaten
Kodepos
Notelp
Tgllhr
Umur
Pglmkerja
Pddkakhir
IPK
Test1
Test2
Test3
Nopelamar *
Kdbagian
**
Tgllamar
Tabel Bagian
Kdbagian
Nmbagian
*
Tabel Memiliki
Kdbagian
Kdkriteria
*
**
Tabel Kriteria
Kdkriteria
Pglmkerja
Pddkakhir
Umur
Test1
Test2
Test3
Gambar 4 Implementasi Tabel
*
Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
60
2.4
Desain Input dan Output
2.4.1 Form Menu Login
Menu Login sebagai gerbang pertama untuk masuk ke dalam sistem aplikasi pendukung keputusan. Hanya
sekedar memastikan bahwa pengguna sistem ini adalah seorang pengambil keputusan setingkat Manajer
yang berhak menyeleksi dan menentukan pegawai baru yang akan diterima bekerja di perusahaan tersebut.
Gambar 5 : Form login
2.4.2 Form Menu Utama
Pada halaman menu utama berikut, user dapat memilih proses-proses yang akan dilakukannya, yaitu
berupa : entri data pelamar, entri data bagian, entry kriteria pemilihan dan menu cetak rekap pelamar.
Gambar 6 : Form Menu Utama
Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono)
61
2.4.3 Form Data Pelamar
Form Data Pelamar digunakan untuk mengisikan informasi tentang data calon karyawan dan
kemudian menyimpannya ke dalam tabel/database pelamar. Tampilan dari Form Data Pelamar
seperti pada gambar dibawah ini:
Gambar 7 : Form Data Pelamar
2.4.4 Form Data Bagian
Form Data Bagian digunakan untuk mengisikan informasi data bagian- bagian yang ada di perusahaan
yang bersangkutan dan kemudian menyimpannya di tabel/database bagian. Tampilan dari form bagian
adalah sebagai berikut:
Gambar 8 : Form Data Bagian
Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
62
2.4.5 Form Kriteria
Form Kriteria digunakan untuk mengisikan informasi data kriteria dari setiap bagian-bagian / posisi yang
ada di perusahaan yang bersangkutan dan kemudian menyimpannya di tabel/database kriteria.
Tampilan dari form bagian adalah sebagai berikut:
Gambar 9 : Form Kriteria
2.4.6 Form Rekap dan Preview Laporan
Form Rekap digunakan untuk menampilkan informasi data pelamar yang lolos dari proses seleksi, dan
pada Form report akan menampilkan data pelamar baik secara keseluruhan dari pelamar atau hanya
pelamar yang lolos seleksi. Tampilan form rekap dan preview laporan ditunjukkan pada gambar
dibawah ini:
Gambar 10 : Form Rekap dan Preview Laporan
Sistem Pendukung Keputusan (Tjahyono)
63
Gambar 11 : Preview Laporan Data Pelamar
Gambar 12 : Preview Laporan Data Hasil Seleksi Pelamar
KESIMPULAN
Dalam proses penerimaan pegawai baru, manajer atau pihak yang terkait dalam penerimaan pegawai baru
membutuhkan suatu sistem yang mendukung untuk menentukan calon pegawai mana yang akan diterima sebagai
pegawai baru di perusahaannya sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Proses yang manual dengan membandingkan
data diri setiap pelamar dan hasil test yang diadakan dengan kriteria tertentu yang ditetapkan, akan membutuhkan
Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
64
proses yang lama. Sistem pendukung keputusan dibangun dengan menginputkan semua data-data yang akan
menjadi kriteria pembanding setiap pelamar, berikut juga hasil test penerimaan. Data-data tersebut akan
dibandingkan dengan data kriteria dari perusahaan yang telah diinputkan sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
[1]
[2]
[3]
[4]
http://dssresources.com/
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB.
http://www.informationbuilders.com/decision-support-systems-dss.html
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB.
http://en.wikipedia.org/wiki/Decision_support_system
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB
http://yohanes_ari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5590/spk3.pdf
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB