MANAJEMEN PROSES

MANAJEMEN PROSES
(Susilo Priyono MM)
Islamic Business School Yogyakarta
A. Tujuan Instruksional
Diharapkan setelah mempelajari mata kuliah ini, mahasiswa dapat
mengetahui pentingnya manajemen proses dalam penyediaan barang
maupun jasa dalam rangka meningkatkan kompetensi. Disamping itu
mahasiswa mampu melakukan implementasi proses bisnis yang memberi
value kepada perusahaan.
B. Materi
1. Pengantar BPR- BPM
2. Sistem Manajemen Proses Bisnis
3. Formulasi Strategis Proses / Strategi Manajemen Bisnis
4. Hubungan antara produk, proses output dan kinerja
5. Mengelola flow rate, flow time, inventory, dan capacitas
6. Mengelola kualitas proses / konsep kualitas manajemen Bisnis
7. Design dan pemilihan proses manufacturing
8. Design dan pemilihan proses jasa
9. Process Re-enginering
10.Business Process outsourcing
11.Implementasi manajemen proses bisnis
C. Daftar Pustaka
1. Howard Smith and Peter Fingar, Business Process
Management, Meghan- Kiffeer Press, 2002
2. Roger T. Burlton, Business Process Management : Profiting
From Process, SAM publishing, 2001
3. Peppard Joe & Philip Rowland, The Essensce of Business
Process Re-Engineering, Terjemahan, Penerbit ANDI
Yogyakarta, 1997
4. Gaspersz Vincent, Manajemen Binis Total, Penerbit PT
Gramedia pustaka utama, Jakarta, 2002
5. Gaspersz Vincent, Penerapan Konsep Vincent tentang Kualitas
dalam Manajemen Binis Total, Penerbit PT Gramedia pustaka
utama, Jakarta, 2002
PENGANTAR BPR- BPM
BPR : Business Process Re-Engineering  Rekayasa ulang proses Bisnis (
1995) Hammer dan Champy , Joe Peppard dan Philip R. ( 1995)
BPM : Business Process Management  Howard Smith 2002
Proses adalah sebagai suatu kegiatan atau suksesi dari kegiatan yang
berkelanjutan dan teratur , dilakukan dengan cara tertentu, dan bertujuan
untuk mencapai suatu hasil; suatu operasi berkelanjutan atau serangkaian
operasi. ( kamus bhs Inggris Oxford)
 bentuk mentranformasikan input ke output
buku : Head to head ( Lester thurow )  teknologi proses baru lebih baik
daripada teknologi produk baru dalam era persaingan abad 21.
BPR adalah obat mujarab dalam dunia bisnis , shg membentuk body of
existing knowledge “
Dr. W.E. Deming pakar TQM mengakui dan melakukan estimasi bahwa
kemungkinan perbaikan dan bisa meningkat terjadi pada 94% lebih
dikarenakan system sedang 6% disebabkan oleh faktor khusus.
Filosofi MP / BPR
 Fokus manajemen tradisional Heirarki fungsi
Pelanggan
R&D
Produksi
Penjualan
BPR proses yang melintasi HF untk mencapai pelanggan
Pelanggan
R&D
Produksi
Penjualan
BPR  Filosofi Manajemen Proses , VINCENT GASPERSZ , 2002, HAL 114
Model BPR perusahaan Johnson & Johnson
1. Dokumentasi Proses sekarang
2. Indentifikasi Kebutuhan Pelanggan
3. Analisis Proses
4. Pengembangan Tindakan Korektif
5. Pengembangan Rencana Tindakan
6. Validasi Proses Baru,
Shg MP :
o MP memungkinkan suatu penilaian terfokus pelanggan dari
nilai tambah aktifitas yang dilakukan
o MP memperjelas kepemilikan dan tanggung jawab untuk proses
bisnis
o MP berlandaskan pada pengukuran siklus waktu.
o MP berlandaskan pada keterlibatan pekerja dan fungsionalitas
silang atau hub antar fungsi dalam manajemen
o MP memberikan hasil-hasil berupa peningkatan dalam kualitas
dan kepuasan pelanggan , sementara biaya-biaya akan turun.
o MP memungkinkan dilakukan studi benchmarking secara
efektif dari praktek-praktek terbaik yang digunakan oleh
organisasi bisnis kelas dunia.
SISTEM MANAJEMEN PROSES ( SMP)
BPR : Business Process Re-Engineering adalah dikarenakan sebuah system ,
( Dr. Deming) dan didalam Vincent disebut sebagai Manajemen Proses (
MP) maka dengan demikian SMP adalah sebuah idiom pelengkap yang
menekankan bahwa dalam menyelesaikan persoalan BISNIS diperlukan
proses analisis sistem atau pendekatan sistem.
LINGKUNGAN
INPUT
PROSES
Tenaga kerja
Modal
Material
Energi
Tanah
Informasi
Manajerial
PROSES
TRANFORMASI
NILAI TAMBAH
OUTPUT
PRODUK
( Barang/ Jasa
Umpan balik untuk pengendalian
Input , proses dan teknologi
Sumber : Vincent, 101
Gambar 1. Skema Sistem Produksi
Lingkungnan
Tugas
A
INPUT
Tugas
B
Inventori
Work-in
Process(WIP)
Inventori
bahan baku
Tugas
C
Tugas
E
Tugas
D
Inventori
barang jadi
Catatan &
pengendalian
Keterangan :
aliran material ( barang / jasa)
aliran informasi ( tasks/ tugas)
aliran barang/jasa (W)  Waste  JIT (W) tata letak Ok
 minimumkan
Gambar 2. Diagram alir proses hipotesis dr sistem produksi
Permintaan
Konsumen
OUT
PUT
Kualitatif ( Intuisi
Pengalaman Bisnis, dll)
Apa Masalah
Bisnis
Keputusan
Bisnis efektif
INFORMASI
Kuantitatif ( Berdasarkan
analisis data )
(Feedback)
umber : Vincent, 101
Sumber : Deming, 100
Gambar 3. Proses analisis sistem bisnis
Proses Perbaikan terus menerus menggunakan model USE PDSA
U Understand improvement needs ( memahami kebutuhan perbaikan)
S State the problem(s) ( menyatakan masalah yang ada)
E Evaluate the root cause(s) (Mengevaluasi akar penyebab masalah)
P Plan the solution(s) merencanakan penyelesaian masalah)
D Do or implement the solution(s) melaksanakan atau menetapkan rencana
solusi terhadap masalah)
S Study the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap
masalah)
A Act to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan
solusi terhadap masalah)
Proses industri dipandang sebagai suatu Sistem
Disain &
Re-desain
Riset
Pasar
Pemasok
material &
peralatan
A
B
C
D
Penerimaan
& pengujian
material
Produksi,
perakitan ,
Inspeksi
Distribusi
Pengujian proses , mesin, metode
Biaya dll
Sumber: Dr W.E. Deming, ( Vincent, 4)
Gambar 4. Proses industri dipandang sebagai suatu proses
Konsumen
Contoh Model Proses Analisis di Perusahaan Xerox
6. Evaluasi
Masalah
5
Implementasi
Solusi
1. Indentifikasi&
Seleksi Masalah
PROSES
ANALISIS
PT XEROX
4. Seleksi &
Perencanaan
Solusi
2
Analisis
Masalah
3
Membangkitkan
Solusi Potensi
Ket: Gbr dlm modifikasi
Gambar 5. Model Proses Analisis di PT XEROX
Bagaimana penerapan USE PDSA dalam proses analisis bisa efektif ,
maka perlu diperhatikan :
1. Pengumpulan data tepat waktu
2. Stratifikasi untuk mengembangkan analisis masalah
3. Analisis kesenjangan ( gap analisis) yg terjadi antara rencana tujuan
dan actual
4. Menetapkan prioritas perbaikan & pengalokasian sumber-sumber
daya utk perbaikan itu.
5. Memeriksa secara disiplin thd hasil-hasil yg diperoleh
6. Menjamin keberlanjutan hasil-hasil dari perbaikan itu.
STRATEGI MANAJEMEN BISNIS
( Berbasis kepuasan pelanggan)
Menurut Harington 1995. Manajemen Bisnis Total
Loyalitas
Pelanggan
Peningkatan Kepuasan
Terus Menerus
HASIL HASIL BISNIS
MENJADI OPTIMUM
PENGEMBANGAN SUMBER
DAYA YANG ANDAL
TPM
TQM
TRM
TCM
TTM
Keterangan:
TQM : Total Quality Management
TCM : Total Cost Mangement
TPM : Total Productivity Management TTM : Total Technology
TRM : Total Resources Mangement
Management
Gambar 1 .Penerapan Konsep Manajemen Bisnis Total dalam Industri
Modern
Model Umum Manajemen Bisnis Konsep VINCENT:
 New Views of
Quality
 Top
Management
 Visionary
Transformation
I nfrastructure
 Need for
Improvement
 Empowerment
C ustomer
Focus
Umpan Balik
Konsep : VINCENT
V isionary Transformation ( transformasi visi)
I nfrastructure ( Infrastruktur)
N eed for Improvement ( Kebutuhan untuk perbaikan)
C ustomer Focus ( Fokus pelanggan
E mpowerment ( Pemberdayaan)
N ew Views of Quality ( Pandangan Baru tentang Kualitas)
T op Management Commitment ( Komitmen Manajemen Puncak)
Keharusan Rekayasa Ulang Proses di Teknologi Informasi
Redifinisi
Lingkup Bisnis
Tingkat
transformasi
bisnis
Desain Ulang
Jaringan Bisnis
Desain Ulang Proses Bisnis
Integrasi
rendah
Revolusioner
Evolusioner
Eksploitasi Lokal
Jangkauan Keuntungan potensial
Gambar 2. Lima Level rekonfigurasi bisnis yg disebabkan oleh TI
Menentukan Strategi “Business Process Re-engineering”
Tinggi
Kebutuhan
bisnis
Rendah
Risk zone Strike zone
Kuadran I : Survival
Kuadran II : Launch
 Meluncurkan
kampaye  Meluncurkan BPR segera
sekarang
 Melakukan investasi dalam
 Mengelola resiko
kapabilitas
 Memaksimumkan komitmen
Kuadran III : Reconsider
Kuadran IV : Advantage
 Berfokus pada perbaikan  Menemukan paradigma baru
berkesinambungan
 Berfokus pada kasus bisnis
 Meluncurkan
program  Membangkitkan kapabilitas
kesadaran
Rendah
Kesiapan
Critical
zone
Managed
zone
Tinggi
Sumber : Rocco W. Belmonte, 1993
Gambar 3. Kerangka analisa kesiapan - kebutuhan bisnis BPR
Kuadran I : Survival
Perlu dilakukan perbaikan kinerja
Membutuhkan komitmen / dukungan
bisnis
secepat
mungkin,
Kuadran II : Launch
Perlu dilakukan perbaikan kinerja bisnis, krn resiko moderat.
Perusahaan akan memperoleh manfaat dari investasi pengembangan
Kuadran III : Reconsider
Perusahaan sehat & tidak terlalu memerlukan perbaikan dramatis.
Dan tidak terlalu cocok bila dimasuki BPR
Kuadran IV : Advantage
Meskipun tidak ada kebutuhan mendesak tapi akan ada keunggulan
strategis dalam pelaksanaan BPR
Pelaksanaan BPR siap tapi butuh visi agresif yang mencipatakan
paradigma baru.
Catatan :
Antisipasi , persaingan yang meningkat, deregulasi, resesi, kematangan
TQM dan kekecewaan TI semua mengarah pada efektifitas , efisiensi dan
adaptabilitas. Maka Benchmarking memerankan peranan penting.
Tinggi
BERTAHAN
BERKEMBANG
MATI DENGAN
CEPAT ( ref)
MATI SECARA
PERLAHAN
EFEKTIF
Rendah
EFISIEN
Tinggi
Gambar 4. Matrik efektifitas dan efIsiensi ( menurut Drucker)
Kondisi perusahaan jelek  tenaga kerja di phk
Kondisi perusahan baik  peningkatan jmh tenaga kerja.
Kondisi paceklik  banyak kegagalan  personil buruk dll.
Hal-hal demikian semestinya tidak perlu bila sudah dilakukan antisipasi dari
awal
Hasil survey 84 % dari perusahaan yang menerapkan BPR juga menerapkan
TQM, dan hanya 6 % yang terpisah sama sekali dengan TQM.
Serta 56% yang menerapkan BPR dan TQM dalam perusahaannya sebagai
program yang sama atau serupa.
HUBUNGAN ANTARA
PRODUK, PROSES , OUTPUT DAN KINERJA