bab ii prosedur pembuatan akta keputusan rapat umum pemegang
advertisement
BAB II PROSEDUR PEMBUATAN AKTA KEPUTUSAN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM A. Bentuk-bentuk Rapat Umum Pemegang Saham dan Pengaturannya 1. Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Notaris yang hadir dalam pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham, Notaris sebagai pejabat umum dalam menjalankan profesinya, dituangkan ke dalam bentuk akta yang namanya: “Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham”. Isi dan bentuk dalam Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham itu harus bisa menggambarkan jalannya acara pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham. Hal ini dikarenakan akta tersebut bersifat verbal akta atau yang dinamakan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, yang merupakan jenis akta yang dibuat oleh Notaris, yang berisi gambaran mengenai kejadian yang disaksikan oleh Notaris, maupun hal-hal yang diputuskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. Perubahan Anggaran Dasar yang dibuat berdasarkan risalah rapat yang dibuat secara notariil, disebut dengan “Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham”, yang merupakan contoh dari “relaas akta”. Dikatakan relaas akta, karena merupakan akta yang dibuat “oleh” Notaris, yang sebagaimana diatur pada (Pasal 21 ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas), sebab adanya kehadiran Notaris dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang diselenggarakan dan risalah rapat tersebut dibuat “oleh” Notaris yang menyaksikan, melihat, 36 Universitas Sumatera Utara 37 dan mendengar segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat, sehingga bentuk akta yang dihasilkan merupakan akta dari golongan relaas akta, yaitu: akta yang dikenal sebagai Akta Berita Rapat Umum Pemegang Saham. Akta yang dibuat oleh (door een) notaris, yang dinamakan “Akta Relaas” (relaas acta) atau “Akta Pejabat” (ambtelijke akten) atau “Akta Berita Acara”, ini berbeda sekali dengan Akta Pihak. Akta Relaas ini isinya bukan merelatir kehendak pihak, tetapi mencatat segala peristiwa yang dilihat, didengar, dan dirasakan dari pelaksanaan jalannya rapat atau acara yang diliput.49 Isi dari seluruh berita acara dalam Rapat Umum Pemegang Saham adalah merupakan laporan dan pernyataan dari Notaris terhadap segala sesuatu yang disaksikan dan didengarnya secara langsung dalam Rapat Umum Pemegang Saham, yang diadakan pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang telah disebutkan dalam Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham. Notaris yang dihadirkan di dalam forum Rapat Umum Pemegang Saham ini dilakukan oleh pemegang saham, yang mempunyai tugas untuk membuat Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham dalam kedudukannya sebagai pejabat umum, sebagaimana yang dinyatakan dalam Pasal 1 angka (1) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris, yang disebutkan bahwa Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini. 49 A.A.Andi Prajitno, Pengetahuan Praktis Tentang Apa dan Siapa Notaris di Indonesia., Cetakan ke-1, Putra Media Nusantara, Surabaya, 2010, hal. 69. Universitas Sumatera Utara 38 Dalam Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, menempatkan Notaris dalam kedudukan yang sangat penting, karena untuk mendirikan Perseroan Terbatas dan mengadakan perubahan Anggaran Dasar harus dibuat dengan akta Notaris. Berdasarkan ketentuan Pasal 7 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, dinyatakan bahwa “Perseroan didirikan oleh 2 (dua) orang atau lebih dengan akta yang dibuat dalam bahasa Indonesia”. Dalam ketentuan tersebut di atas, terlihat jelas bahwa akta Notaris merupakan syarat mutlak untuk berdirinya suatu Perseroan. Berdasarkan ketentuan Pasal 7 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, dinyatakan bahwa “Perseroan didirikan oleh 2 (dua) orang atau lebih dengan akta yang dibuat dalam bahasa Indonesia”. Oleh karena itu, maka peranan Notaris ini mutlak diperlukan, sebab Undang-Undang mensyaratkan bahwa untuk pendirian Perseroan Terbatas ini diatur dalam Pasal 7 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Dalam ketentuan tersebut di atas, dikatakan bahwa Akta Notaris yang dikehendaki oleh Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas ini, tidak lain adalah akta otentik. Syarat suatu akta otentik yang diatur pada Pasal 1868 KUHPerdata yang merupakan sumber otentisitas akta Notaris, dan juga merupakan dasar legalitas eksistensi akta Notaris. Dalam Pasal 1 angka 7 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, dijelaskan bahwa akta Notaris adalah akta yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris, menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, dan secara tersirat Universitas Sumatera Utara 39 diatur pada Pasal 58 ayat (2) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, yang menyebutkan bahwa Notaris wajib membuat daftar akta dan mencatat semua akta yang dibuat oleh atau di hadapannya. Oleh karena itu, ketentuan-ketentuan yang terdapat pada Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, itu harus dipatuhi, ditaati, dan dilaksanakan oleh Notaris. Akta notaris (Notariel Acta) sebagaimana diuraikan dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris itu, mempunyai sifat otentik, sehingga tidak perlu diragukan lagi kesempurnaan (keabsahannya), karena proses pembuatan maupun dalam kewenangan Notaris sebagai pejabat umum dalam menjalankan profesinya itu telah sesuai dengan yang diatur pada Pasal 1870 KUHPerdata, yang berkaitan erat dengan Pasal 1868 KUHPerdata. Bahwa disebut sebagai akta Notaris, karena akta tersebut sebagai akta otentik yang dibuat oleh Notaris yang memenuhi syarat yang telah ditentukan dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa Akta Notaris sudah pasti akta otentik. Pembuatan Akta Berita Acara Rapat Pemegang Saham, dilakukan dengan kehadiran Notaris dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang diselenggarakan dan risalah rapat tersebut dibuat “oleh” Notaris yang menyaksikan, melihat, dan mendengar segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat, sehingga bentuk akta yang dihasilkan merupakan akta dari golongan relaas akta, yaitu: akta yang dikenal sebagai Berita Acara Rapat. Apabila ditinjau dari cara pembuatannya, Universitas Sumatera Utara 40 maka Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, ini merupakan jenis akta yang dibuat oleh Notaris. Pengertian pembuatan akta yang dibuat “oleh” Notaris, karena adanya suatu kejadian, pemeriksaan, keputusan, dan sebagainya. Kemudian, pada Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham yang dibuat oleh Notaris, maka Notaris yang bersangkutan itu hadir untuk menyaksikan dan mendengar secara langsung jalannya Rapat Umum Pemegang Saham tersebut, sehingga isi dari seluruh berita acara dalam Rapat Umum Pemegang Saham adalah merupakan laporan dan pernyataan dari Notaris terhadap segala sesuatu yang disaksikan dan didengarnya secara langsung dalam Rapat Umum Pemegang Saham, yang diadakan pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang telah disebutkan dalam Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham. Kedudukan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham merupakan alat bukti tertulis yang terkuat dan terpenuh, sehingga apa yang dinyatakan dalam Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham yang dibuat di hadapan Notaris tersebut harus diterima. Dalam Undang-Undang, untuk Akta Relaas tidak menjadi soal, apakah orang-orang yang hadir itu menolak mengharuskan untuk menandatangai akta itu. Apabila misalnya pada pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, yang dalam perseroan terbatas itu, orang-orang yang hadir itu telah meninggalkan rapat sebelum akta itu ditandatangani, maka Notaris cukup menerangkan di dalam akta yang dituangkannya, bahwa para pihak yang hadir itu telah meninggalkan rapat sebelum menandatangani akta itu dan dalam hal ini, akta itu tetap merupakan akta otentik. Universitas Sumatera Utara 41 Setiap penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham harus dibuatkan berita acara rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta Rapat Umum Pemegang Saham, yang sebagaimana hal tersebut itu diatur dalam Pasal 77 ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas. Dalam prakteknya, Rapat Umum Pemegang Saham itu dituangkan ke dalam bentuk akta yang namanya disebut dengan “Akta Berita Acara”, yang merupakan akta otentik yang dibuat di hadapan Notaris, dimana penandatanganan oleh semua peserta Rapat Umum Pemegang Saham tidak menjadi mutlak, tetapi cukup ditandatangani oleh ketua atau salah seorang peserta rapat dan Notaris yang bersangkutan. Namun demikian, Notaris yang bersangkutan harus menerangkan bahwa para yang hadir telah meninggalkan rapat sebelum menandatangani akta itu. Sebagai pejabat umum, maka Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham yang dibuat oleh Notaris itu harus mempunyai kekuatan pembuktian otentik. Akta otentik pada hakikatnya itu membuat kebenaran formal, yang sesuai dengan apa yang diberitahukan oleh para pihak kepada Notaris. Namun, Notaris mempunyai kewajiban untuk memasukkan bahwa apa yang termuat dalam Akta Notaris ini, sungguh-sungguh telah dimengerti dan sesuai dengan kehendak dari para pihak, yaitu: dengan cara membacakannya, sehingga menjadi jelas isi dari Akta Notaris itu, serta memberikan akses terhadap informasi, termasuk akses terhadap peraturan perundang-undangan yang terkait bagi para pihak dalam penandatanganan akta. Dengan demikian, para pihak dapat menentukan dengan bebas untuk menyetujui, atau tidak menyetujui isi dari Akta Otentik yang akan ditandatanganinya. Universitas Sumatera Utara 42 Notaris dalam menjalankan jabatannya sebagai pejabat umum, itu pada waktu membuat Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, mempunyai kekuatan pembuktian otentik yang dengan sendirinya, meski para pemegang saham yang hadir dalam rapat atau acara tersebut, tidak menandatanganinya. Namun, hal itu tidak berarti bahwa para pemegang saham yang telah hadir dalam rapat, mutlak tidak perlu menandatangani Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham yang dibuat oleh Notaris. Tetapi, penandatanganan terhadap Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham itu tetap diperlukan, kecuali ada alasan-alasan tertentu yang dapat menyebabkan para pemegang saham tidak dapat menandatangani Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham tersebut. Akan tetapi, alasan-alasan tersebut tetap harus dijelaskan oleh Notaris di dalam Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, dan hal itu tidak berarti mengurangi otentisitas dari Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham. Pelaksanaan pembuatan Berita Acara Rapat ini, Notaris harus menyaksikan, mendengar, dan mencatat segala yang dibicarakan dan diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham tersebut, serta untuk itulah, Notaris diminta untuk hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham tersebut. Hasil dari pencatatan itu akan berbentuk risalah rapat dalam bentuk akta yang disebut dengan Akta Berita Acara Rapat. Notaris berfungsi dalam menjalankan mempunyai kewajiban untuk mendengarkan dan menyaksikan berlangsungnya jalannya Rapat Umum Pemegang Universitas Sumatera Utara 43 Saham, sejak dibuka sampai ditutupnya Rapat Umum Pemegang Saham, sehingga Notaris dapat menyusun dan membuat risalah Rapat Umum Pemegang Saham, yang dalam praktek disebut dengan Akta Berita Acara Rapat, yang sesuai dengan bentuknya yang diatur pada ketentuan Pasal 38 sampai dengan Pasal 57 UndangUndang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris. Notaris dalam pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham ini sesuai dengan pernyataan yang terdapat pada Pasal 1 angka (1) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris, yang disebutkan bahwa Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini. Sedangkan, kalau dilhat dari cara pembuatannya, maka akta otentik merupakan akta yang dibuat dalam bentuk yang diisyaratkan dan dibuat oleh pejabat-pejabat yang berwenang yang menurut atau berdasarkan pada Undang-Undang yang dibebani untuk menyatakan apa yang telah disaksikan atau dilakukannya. Kemudian, akta yang dibuat secara notariel itu menurut Undang-Undang yang mempunyai sifat, bahasa, bentuk, bagian, dan teknik pembuatan yang spesifik atau khusus. Jadi, Akta Relaas merupakan akta yang dibuat oleh Notaris atas permintaan para pihak, agar Notaris mencatat segala sesuatu hal yang dibicarakan dalam rapat oleh para pihak, agar pihak lain yang berkaitan dengan tindakan hukum yang dilakukan oleh para pihak dan dituangkan ke dalam suatu Akta Otentik. Dalam Akta relaas tersebut, Notaris mencatat segala sesuatu hal yang dilihat dan didengar Universitas Sumatera Utara 44 secara langsung oleh Notaris. Adapun yang termasuk dalam contoh Akta Relaas, yaitu : akta berita acara rapat para pemegang saham dalam perseroan terbatas, akta pencatatan budel, akta pendaftaran atau inventarisasi harta peninggalan, akta berita acara penarikan undian, dan lain-lain. Pembuatan akta Notaris, dalam hal ini, yang berupa Akta Relaas harus ada keinginan atau kehendak dan adanya permintaan dari para pihak. Untuk memenuhi keinginan dari para pihak, maka Notaris memberikan saran dengan tetap berpijak pada aturan hukum maupun ketentuan hukum yang berlaku. Hal ini tidak berarti, bahwa Notaris merupakan bagian dari pelaku akta tersebut. Tetapi, Notaris yang bersangkutan tetap berada di luar para pihak. Akta Notaris yang dimaksudkan dalam Pasal 21 ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang menyatakan bahwa perubahan Anggaran Dasar yang dibuat dengan akta notaris dalam bahasa Indonesia, harus diartikan sebagai Akta yang dibuat oleh (door een) notaris, yang dinamakan “Akta Relaas” (relaas acta) atau “Akta Pejabat” (ambtelijke akten) atau “Akta Berita Acara”. Jika adanya perubahan anggaran dasar Perseroan Terbatas yang dilakukan, maka perubahan anggaran dasar itu harus mendapat persetujuan Menteri, sebagaimana hal ini diatur secara tegas dalam Pasal 21 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, sesuai dengan prosedur dan ketentuan hukum yang berlaku yang terdapat pada peraturan perundang-undangan. Universitas Sumatera Utara 45 PT Multi Megah Mandiri ini masih berstatus sebagai perusahaan tertutup atau perusahaan yang belum go public, serta pada umumnya jenis Perseroan Terbatas Tertutup ini adalah Perseroan Terbatas keluarga, kerabat atau saham yang di kertasnya sudah tertulis nama pemilik saham yang tidak mudah untuk dipindahtangankan ke orang atau pihak lain. Namun, PT Multi Megah Mandiri ini telah berstatus badan hukum, dan juga dalam melakukan kegiatan usahanya telah melalui proses hukum yang dikukuhkan berdasarkan keputusan pengesahan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, yang sesuai dengan prosedur yang diatur dalam Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. PT Multi Megah Mandiri dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat ini, telah mendaftarkan perusahaannya itu di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kotamadya Jakarta Utara, ini telah mengikuti prosedur ataupun tata cara yang sesuai yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1982 tentang wajib daftar perusahaan. 2. Akta Penyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Notaris yang tidak hadir dalam penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham, sebaiknya dituangkan ke dalam bentuk akta yang namanya : “Akta Penyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham”. Isi dari Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, itu pada intinya berisi tentang segala sesuatu yang Universitas Sumatera Utara 46 dibicarakan dan diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang diikuti, disaksikan, dan didengar yang secara langsung oleh penandatanganan pada Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, yang dalam hal ini biasanya ketua atau pimpinan Rapat Umum Pemegang Saham itu sendiri, yang juga merangkap selaku salah seorang anggota direksi perseroan. Ketua Rapat Umum Pemegang Saham atau penerima kuasa dari Rapat Umum Pemegang Saham itu menyerahkan dokumen Notulen atau Risalah Rapat Umum Pemegang Saham yang dituangkan ke dalam Akta Otentik, sehingga pada hakikatnya yang menyatakan adanya keputusan-keputusan Rapat Umum Pemegang Saham tersebut adalah penerima kuasa Rapat Umum Pemegang Saham atau penandatangan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, yang sesuai dengan yang termuat dalam Risalah Rapat Umum Pemegang Saham. Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham itu, bahwa dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, harus bisa menggambarkan jalannya acara pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham. Hal ini dikarenakan akta tersebut bersifat verbal akta atau yang dinamakan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, yang merupakan jenis akta yang dibuat di hadapan Notaris, yang berisi gambaran mengenai kejadian maupun peristiwa yang terjadi pada acara atau rapat, yang disaksikan tanpa kehadiran Notaris, maupun juga mengenai hal-hal yang diputuskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. Universitas Sumatera Utara 47 Sedangkan perubahan Anggaran Dasar yang dibuat di bawah tangan, yang kemudian dinyatakan dalam akta Notaris, disebut dengan “Pernyataan Keputusan Rapat”, yang merupakan “partij akta”, yaitu: akta yang dibuat “di hadapan” Notaris (Pasal 21 ayat (5) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas). Dalam Pasal 21 ayat (5) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas ini, dikatakan bahwa “perubahan Anggaran Dasar yang tidak dimuat dalam berita acara rapat yang dibuat Notaris harus dinyatakan dalam akta Notaris paling lambat 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. Tetapi dalam pertanggungjawabannya, Notaris hanya bertanggungjawab atas isi dari keterangan para penghadap yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang dituangkan dalam akta Notaris tersebut. Perubahan Anggaran Dasar pada perseroan PT Multi Megah Mandiri, yang dilakukan melalui bentuk yang dikenal dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham ini yang secara umum dilakukan dengan prosedur yang dimulai dengan pemanggilan rapat semua pemegang saham dari suatu perseroan. Notaris yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang akan diselenggarakan tersebut, berdasarkan permintaan dari Direksi atau Komisaris perseroan. Dengan demikian, pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dalam perseroan ini, merupakan akta yang dibuat “di hadapan” Notaris, yang biasa disebut dengan istilah “partij” akta atau akta pihak. Universitas Sumatera Utara 48 Isi dari partij akta ini adalah catatan Notaris yang bersifat otentik mengenai keterangan-keterangan dari para penghadap yang bertindak sebagai pihak dalam akta yang bersangkutan. Yang termasuk contoh dalam partij akta, adalah : akta jual beli, akta sewa menyewa, akta perjanjian kredit, akta perjanjian kawin, akta perjanjian kerja sama, akta hibah, akta pendirian perseroan terbatas, akta pernyataan keputusan rapat, akta surat kuasa, akta kemauan terakhir (wasiat), akta perjanjian-perjanjian, dan lain-lain. Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham tersebut, para pihak yang menjadi komparan dalam akta, dapat mempunyai 3 (tiga) kedudukan, yaitu : 1. Sebagai anggota Direksi atau Komisaris perseroan; 2. Sebagai pemegang saham perseroan; 3. Sebagai wakil atau kuasa dari orang atau perseroan lain yang merupakan pemegang saham. Pembuatan Pernyataan dalam Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, Notaris harus menyaksikan, mendengar, dan mencatat segala yang dibicarakan dan diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham tersebut, serta untuk itulah, Notaris diminta untuk hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham tersebut. Hasil dari pencatatan itu akan berbentuk risalah rapat dalam bentuk akta yang disebut dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. Universitas Sumatera Utara 49 Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham yang dilakukan tanpa kehadiran Notaris, yaitu dengan membuat risalah (notulen rapat) di bawah tangan yang memuat tentang keputusan rapat yang diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham, dan kemudian dibawa oleh seseorang dari Perseroan Terbatas yang bersangkutan, berdasarkan kuasa yang diberikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham kehadapan Notaris, untuk selanjutnya dituangkan ke dalam bentuk akta notaris. Dalam cara ini, keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dapat dilakukan dengan cara lain dari rapat, yaitu: dengan cara mengirimkan secara tertulis usul yang diputuskan kepada semua pemegang saham, di mana keputusan hanya sah apabila semua pemegang saham menyetujui secara tertulis cara pengambilan keputusan dan usul tersebut. Cara demikian ini, dikenal dengan cara “sirkuler”, di mana cara ini tidak dapat dilakukan bagi perseroan yang mengeluarkan saham yang ditunjuk. Adanya 2 (dua) tata cara pembuatan risalah tersebut di atas, apabila dikaitkan dengan ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, di mana hal ini diatur Pasal 90 Undang–Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang berbunyi sebagai berikut : (1). “Setiap penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham, risalah Rapat Umum Pemegang Saham wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta Rapat Umum Pemegang Saham.” (2). “Tanda tangan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) tidak disyaratkan apabila risalah Rapat Umum Pemegang Saham tersebut dibuat dengan akta notaris.” Universitas Sumatera Utara 50 Maka dari pernyataan tersebut di atas, dapat ditafsirkan bahwa adanya Penjelasan yang terdapat pada Pasal 90 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang memberikan tempat bagi kedua bentuk akta notaris tersebut, dengan ketentuan penandatanganan oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta Rapat Umum Pemegang Saham yang dimaksud untuk menjamin kepastian dan kebenaran isi risalah Rapat Umum Pemegang Saham tersebut. Jika ada perubahan anggaran dasar Perseroan Terbatas yang dilakukan, maka perubahan anggaran dasar itu harus mendapat persetujuan Menteri, sebagaimana hal ini diatur secara tegas dalam Pasal 21 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, sesuai dengan prosedur dan ketentuan hukum yang berlaku yang terdapat pada peraturan perundang-undangan. Cara demikian, maka akta notaris yang dihasilkan merupakan akta dari golongan partij akta atau akta pihak, sebab adanya kedatangan kuasa dari Perseroan Terbatas tersebut yang datang ke hadapan Notaris yang menghendaki dibuatnya risalah (notulen rapat atau sirkuler) dalam akta Notaris. Kemudian dalam praktik, juga terdapat pula Notaris yang untuk keadaan demikian, tetap meminta penandatanganan akta tersebut, paling sedikit oleh pemimpin atau ketua rapat tersebut untuk lebih menjamin kepastian keotentikan akta dan keamanan, khususnya bagi Notaris yang bersangkutan dalam pembuatan akta. Universitas Sumatera Utara 51 Akta Notaris, yang dimaksudkan dalam Pasal 21 ayat (5) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang menyatakan bahwa perubahan Anggaran Dasar yang dibuat dengan akta notaris dalam bahasa Indonesia, harus diartikan sebagai Akta yang dibuat dihadapan (ten overstaan van een) notaris, dinamakan “Akta Partij” (partij acta) atau “Akta Pihak” (partij akten), yaitu : Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. B. Ketentuan-Ketentuan Dalam Pembuatan Rapat Umum Pemegang Saham 1. Notaris Hadir Dalam Rapat Umum Pemegang Saham Notaris yang terlibat langsung dalam rapat, artinya Notaris hadir dalam rapat tersebut untuk merekam, menuangkan tulisan dalam akta dari apa yang dilihat, apa yang didengar dan apa yang diputuskan oleh pihak-pihak yang hadir dalam rapat atau acara tersebut atas permintaan dari pihak yang berkepentingan atau kuasa dari perseroan terbatas yang bersangkutan. Oleh karena itu, segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam agenda Berita Acara Rapat pada Perseroan Terbatas, dan juga mengenai kapan Rapat Umum Pemegang Saham itu diadakan pada hari, jam dan tanggal serta tempat, yang akan diselenggarakan oleh Perseroan Terbatas yang bersangkutan, maka sebaiknya Notaris yang hadir dalam pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham, hendaknya menuangkan ke dalam bentuk akta yang namanya: “Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham”. Universitas Sumatera Utara 52 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan pengesahan pada Rapat Umum Pemegang Saham adalah : Bila Notaris hadir dalam penyelenggaran Rapat Umum Pemegang Saham, perlu menentukan hari dan tanggal penyelenggaran maupun pelaksanaan rapat, pemberitahuan kepada seluruh pemegang saham, mengetahui berapa jumlah peserta yang hadir dalam rapat, isi dari rapat, acara atau rapat, beserta program maupun agenda dalam Rapat Umum Pemegang Saham, mengetahui jam berapa rapat atau acara dimulai, dan jam berapa rapat atau acara ditutup, maupun bagaimana cara penentuan dalam pengambilan keputusan pada Rapat Umum Pemegang Saham. Pada umumnya, Notaris yang diundang dalam suatu Rapat Umum Pemegang Saham, antara lain adalah: untuk mengetahui kesesuaian tata cara penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham dengan Anggaran Dasar perseroan, daftar pemegang saham, kehadiran para pemegang saham dan/atau kuasanya, kompetensi pimpinan rapat yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar perseroan, pemenuhan kebutuhan korum agenda rapat yang dilaksanakan yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar perseroan, dan selanjutnya untuk pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham yang dituangkan dalam akta mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang merupakan keputusan dari Rapat Umum Pemegang Saham tersebut. Universitas Sumatera Utara 53 Dalam Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham yang diselenggarakan, perlu melakukan pemanggilan atau pemberitahuan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham kepada seluruh pemegang saham untuk melaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham, yang dilakukan dengan Surat Tercatat dan/atau dengan iklan dalam Surat Kabar, yang diatur dalam ketentuan yang terdapat Pasal 82 ayat (2) Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Tetapi dalam hal ini, PT Multi Megah Mandiri ini masih berstatus sebagai perusahaan tertutup atau perusahaan yang belum go public, serta pada umumnya jenis Perseroan Terbatas Tertutup ini adalah Perseroan Terbatas keluarga, kerabat atau saham yang di kertasnya sudah tertulis nama pemilik saham yang tidak mudah untuk dipindahtangankan ke orang atau pihak lain. Oleh karena itu, dalam Berita Acara Rapat pada PT. Multi Megah Mandiri tidak perlu dilakukan dengan Surat Tercatat dan/atau dengan iklan dalam Surat Kabar, yang sebagaimana diatur dalam ketentuan yang terdapat Pasal 82 ayat (2) Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, tetapi cukup diberitahukan atau dikirim dengan surat biasa atau dengan surat internal memo. Ketua Rapat dalam Berita Acara Rapat itu menjelaskan bahwa pada acara pra Rapat yang dihadiri oleh para anggota Direksi dan para pemegang saham, telah dilakukan pembahasan yang mendalam mengenai agenda dan rancangan keputusan Rapat. Setelah Ketua Rapat menguraikan dan menjelaskan satu per satu acara Rapat, maka Ketua Rapat mengusulkan dan Rapat dengan suara bulat menyetujui dan memutuskan untuk menyetujui dan merubah susunan anggota direksi, sebagaimana hal ini terdapat pada agenda dalam Berita Acara Rapat pada PT. Multi Megah Mandiri. Universitas Sumatera Utara 54 Sehingga dengan demikian berdasarkan ketentuan dalam Pasal 20 Ayat 4 dari Anggaran Dasar Perseroan, Rapat ini adalah sah susunannya, dan berhak mengambil keputusan-keputusan yang sah mengenai segala hal-hal yang dibicarakan, walaupun tidak diadakan panggilan terlebih dahulu dengan iklan dalam surat kabar/harian; Kemudian, dalam pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham, wajib dicantumkan kapan tanggal Rapat Umum Pemegang Saham itu dilaksanakan, kapan waktunya, serta dimana tempat Rapat Umum Pemegang Saham itu diselenggarakan atau dilaksanakan, dan apa agenda acara rapatnya, yang disertai dengan pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam Rapat Umum Pemegang Saham itu tersedia di Kantor Perseroan, sejak tanggal dilakukan pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham, sampai dengan tanggal Rapat Umum Pemegang Saham itu diadakan, yang sebagaimana diatur dalam Pasal 82 ayat (3) Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Kecenderungan tata cara pembuatan dalam praktek Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham hampir sama banyaknya dipilih dengan melalui tata cara pembuatan atau Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan. Tetapi hal ini menyebabkan tidak adanya motivasi yang jelas terhadap kecenderungan tersebut, namun terdapat suatu hal yang menyatakan bahwa dipilihnya pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham semata-mata untuk menjaga kerahasiaan dalam hal terdapat agenda rapat yang tidak boleh diketahui oleh pihak ketiga, seperti misalnya: dalam hal penetapan gaji Direksi atau Komisaris. Universitas Sumatera Utara 55 Kemudian, untuk Akta Relaas tidak menjadi soal, apakah orang-orang yang hadir itu menolak mengharuskan untuk menandatangai akta itu. Apabila misalnya pada pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, yang dalam perseroan terbatas itu, orang-orang yang hadir itu telah meninggalkan rapat sebelum akta itu ditandatangani, maka Notaris cukup menerangkan di dalam akta yang dituangkannya, bahwa para pihak yang hadir itu telah meninggalkan rapat sebelum menandatangani akta itu dan dalam hal ini, akta itu tetap merupakan akta otentik. Oleh karena itu, Notaris sebagai pejabat umum, yang berpatokan pada Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, yang dalam hal ini adanya keperluan-keperluan dari pihak-pihak yang datang dengan menghadap Notaris, untuk memberi keterangan-keterangan, membuat minta dibuatkan serta menandatangani semua surat-surat dan akta-akta yang dibutuhkan untuk dituangkan ke dalam bentuk Akta Berita Acara Rapat, yang di dalam Berita Acara Rapat itu membicarakan tentang segala sesuatu peristiwa maupun kejadian yang terjadi, yang diminta maupun dikehendaki oleh pihak-pihak, sebagaimana hal ini terdapat pada agenda acara atau rapat, dan selanjutnya melakukan segala tindakan yang dianggap baik dan berguna untuk menyelesaikan hal-hal yang disebutkan di atas. Pembuatan akta seperti Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, seorang Notaris dituntut untuk bersikap pro aktif, dan mempunyai inisiatif, serta kecermatan maupun ketelitian yang sangat tinggi. Akta tersebut tidak harus ditandatangani oleh seluruh peserta rapat, tetapi yang hanya perlu diingat, apabila terjadi ada peserta rapat yang tidak bersedia menandatangani, maka dalam hal ini Notaris wajib menulis apa sebab atau alasan mengapa, pihak-pihak yang hadir dalam rapat atau acara itu, tidak bersedia menandatangani akta tersebut. Universitas Sumatera Utara 56 Sehubungan dengan keadaan tersebut di atas, perubahan Anggaran Dasar itu telah mendapat pengesahan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dimana pernyataan itu diatur dalam Pasal 21 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang memberikan gambaran peraturan perundang-undangan yang secara hierarki perundang-undangan antara peraturan induk, yaitu: Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, dan peraturan-peraturan dari Departemen Kehakiman, yang merupakan peraturan pelaksananya sebagai yang bersifat memberikan penjelasan dari ketentuan induk. Dalam pembentukan peraturan yang berkaitan dengan akta perubahan Anggaran Dasar perseroan tersebut di atas, maka Departemen Kehakiman tampaknya bermaksud untuk memperjelas ketentuan yang tercantum dalam Pasal 90 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang dengan demikian, dapat diharapkan untuk mencapai kepastian hukum. 2. Notaris Tak Hadir Dalam Rapat Umum Pemegang Saham Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham, yang tidak dihadiri oleh Notaris, makas Notaris dituangkan ke dalam bentuk akta yang namanya : “Akta Penyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham”, dimana adanya permintaan dari pihak-pihak yang berkepentingan dari perseroan terbatas yang bersangkutan, yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham, itu datang ke hadapan Notaris yang menghendaki dibuatnya risalah (notulen rapat atau sirkuler) dalam akta Notaris, dimana para penghadap yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham meminta Universitas Sumatera Utara 57 kepada Notaris yang bersangkutan untuk disuruh membuat keterangan-keterangan maupun peristiwa yang terjadi pada Rapat Umum Pemegang Saham, yang dituangkan dalam akta Notaris atas permintaan para pihak tersebut. Isi dari Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, itu pada intinya berisi tentang segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang diikuti, disaksikan, dan didengar yang secara langsung oleh penandatanganan pada Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, yang dalam hal ini biasanya ketua atau pimpinan Rapat Umum Pemegang Saham itu sendiri. Tetapi dalam pertanggungjawabannya, Notaris hanya bertanggungjawab atas isi dari keterangan para penghadap yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang dituangkan dalam akta Notaris tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan pengesahan pada Rapat Umum Pemegang Saham adalah : Walaupun Notaris tidak hadir dalam penyelenggaran Rapat Umum Pemegang Saham, maka Notaris dapat meminta dokumen-dokumen penting kepada pihak-pihak yang hadir dalam rapat tersebut, berupa hari dan tanggal penyelenggaran maupun pelaksanaan rapat, pemberitahuan kepada seluruh pemegang saham, mengetahui berapa jumlah peserta yang hadir dalam rapat, isi dari rapat, acara atau rapat, beserta program maupun agenda dalam Rapat Umum Pemegang Saham, mengetahui jam berapa rapat atau acara dimulai, dan jam berapa rapat atau acara ditutup, maupun bagaimana cara penentuan dalam pengambilan keputusan pada Rapat Umum Pemegang Saham. Universitas Sumatera Utara 58 Pada umumnya, Notaris yang diundang dalam suatu Rapat Umum Pemegang Saham, antara lain adalah: untuk mengetahui kesesuaian tata cara penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham dengan Anggaran Dasar perseroan, daftar pemegang saham, kehadiran para pemegang saham dan/atau kuasanya, kompetensi pimpinan rapat yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar perseroan, pemenuhan kebutuhan korum agenda rapat yang dilaksanakan yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar perseroan, dan selanjutnya untuk pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham yang dituangkan dalam akta mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang merupakan keputusan dari Rapat Umum Pemegang Saham tersebut. Pembuatan akta seperti Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, seorang Notaris dituntut untuk bersikap pro aktif, dan mempunyai inisiatif, serta kecermatan maupun ketelitian yang sangat tinggi. Pada akta partij atau akta para pihak, undang-undang mengharuskan, dengan ancaman akan kehilangan otentisitasnya atau dikenakan denda, adanya tandatangan para pihak yang bersangkutan, atau setidaknya di dalam akta itu diterangkan apa yang menjadi alasan tidak ditandatanganinya akta itu oleh pihak atau para pihak yang bersangkutan. Keterangan mana harus dicantumkan Notaris dalam akta itu dan keterangan itu dalam hal ini berlaku sebagai ganti tanda tangan. Dengan demikian penandatanganan dari para pihak merupakan suatu keharusan pada akta partij atau akta para pihak. Universitas Sumatera Utara 59 Perubahan Anggaran Dasar pada perseroan PT Multi Megah Mandiri, yang dilakukan melalui bentuk yang dikenal dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham ini yang secara umum dilakukan dengan prosedur yang dimulai dengan pemanggilan rapat semua pemegang saham dari suatu perseroan. Notaris yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang akan diselenggarakan tersebut, berdasarkan permintaan dari Direksi atau Komisaris perseroan. Isi dari partij akta ini adalah catatan Notaris yang bersifat otentik mengenai keterangan-keterangan dari para penghadap yang bertindak sebagai pihak dalam akta yang bersangkutan. Tata cara pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan, hampir sama banyaknya dipilih dengan melalui tata cara pembuatan Akta Risalah Rapat Umum Pemegang Saham atau Berita Acara Rapat. Tetapi hal ini menyebabkan tidak adanya motivasi yang jelas terhadap kecenderungan tersebut, namun terdapat suatu hal yang menyatakan bahwa dipilihnya pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan semata-mata untuk menjaga kerahasiaan dalam hal terdapat agenda rapat yang tidak boleh diketahui oleh pihak ketiga. Namun terdapat pula motivasi lainnya, seperti misalnya: mengenai tarif notaris, tidak cukup untuk dijadikan sebagai alasan, mengingat adanya tarif antara pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham dengan pembuatan Universitas Sumatera Utara 60 Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, terdapat perbedaan yang tidak signifikan. Hal ini lebih lanjut dinyatakan, bahwa dalam hal para pihak yang berkepentingan mempunyai motivasi untuk kepraktisan dan efisiensi waktu, karena sulitnya untuk menghadirkan para pemegang saham dalam suatu Rapat Umum Pemegang Saham, akibat kesibukan para pemegang saham tersebut, yang sekiranya dapat diterima sebagai alasan dipilihnya pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Rapat untuk melakukan perubahan terhadap Anggaran Dasar perseroan yang bersangkutan. Oleh karena itu, bagi perseroan terbatas yang ingin mengadakan perubahan anggaran dasarnya, maka perlu mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, dimana pernyataan itu diatur dalam Pasal 21 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Kemudian, PT Multi Megah Mandiri ini telah berstatus badan hukum, dan juga dalam melakukan kegiatan usahanya telah melalui proses hukum yang dikukuhkan berdasarkan keputusan pengesahan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Namun, PT Multi Megah Mandiri dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat ini, telah mendaftarkan perusahaannya itu di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kotamadya Jakarta Utara, ini telah mengikuti prosedur ataupun tata cara yang sesuai yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1982 tentang wajib daftar perusahaan. Universitas Sumatera Utara 61 C. Proses Pembuatan Rapat Umum Pemegang Saham 1. Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Notaris dalam pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham ini, bertanggung jawab atas isi dan bentuknya, yang dimana di dalam akta itu harus bisa menggambarkan jalannya acara pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham, sebab Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham ini merupakan jenis akta yang dibuat oleh Notaris, yang berisi gambaran mengenai kejadian atau peristiwa yang disaksikan oleh Notaris. Kehadiran si Notaris yang bersangkutan pada forum Rapat Umum Pemegang Saham ini, mempunyai tugas untuk membuat Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, sebab kedudukannya sebagai pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik, dan juga dikatakan bahwa Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham ini adalah akta yang dibuat oleh Notaris. Isi dari Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, yang pada hakikatnya berisi kebenaran tentang adanya Rapat Umum Pemegang Saham, yang diadakan pada pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang telah disebutkan dalam Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, serta segala sesuatu yang telah dibicarakan dan diputuskan oleh para pemegang saham dan/atau seluruh para pihak yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham tersebut, yang semuanya itu telah dijelaskan oleh Notaris dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang dibuatnya itu. Universitas Sumatera Utara 62 Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, yang merupakan contoh dari Akta relaas, dikatakan bahwa pada Akta relaas tidak menjadi soal, jika orangorang yang hadir pada rapat itu telah meninggalkan rapat sebelum akta itu ditandatangani, maka Notaris cukup menerangkan segala sesuatu, kejadian, peristiwa yang terjadi pada rapat, yang kemudian dituangkan ke dalam akta, walaupun para pihak yang hadir itu telah meninggalkan rapat sebelum menandatangani akta itu, tetapi akta yang dituangkan oleh Notaris yang membuat akta tersebut, tetap merupakan akta otentik. Berdasarkan hal tersebut di atas, apabila dikaitkan dengan pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham mengenai perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas, dengan mengingat di dalam Pasal 21 ayat (4) Oleh karena itu, maka peranan Notaris ini mutlak diperlukan, sebab Undang-Undang mensyaratkan bahwa untuk pendirian Perseroan Terbatas ini diatur dalam Pasal 7 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, dan perubahan anggaran dasar Perseroan Terbatas yang diatur dalam Pasal 21 ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, harus dibuat dengan akta Notaris. Akta Notaris yang dikehendaki oleh Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas ini, tidak lain adalah akta otentik. Setiap penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham, harus dibuatkan Berita Acara Rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta Rapat Umum Pemegang Saham, yang sebagaimana diatur pada Pasal 77 ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Peraturan Terbatas. Tetapi, apabila Universitas Sumatera Utara 63 tidak diperlukan untuk membuat akta berdasarkan Notulen atau Risalah Rapat, maka Notulen atau Risalah RUPS itu tetap merupakan arsip atau dokumen perusahaan yang dapat dianggap sebagai alat bukti tentang pelaksanaan rapat dalam perusahaan yang bersangkutan. Ketentuan itu diatur dalam Pasal 77 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang sejalan dengan ketentuan yang terdapat pada Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham dalam prakteknya, yang dibuat di hadapan Notaris, dimana penandatanganan yang dilakukan oleh semua peserta Rapat Umum Pemegang Saham tidak menjadi mutlak, tetapi cukup hanya ditandatangani oleh ketua atau salah seorang peserta rapat dan Notaris yang bersangkutan. Namun demikian, Notaris yang bersangkutan itu hadir untuk menyaksikan dan mendengarkan secara langsung jalannya Rapat Umum Pemegang Saham, yang di dalam penyelenggaraannya rapat tersebut terdapat agenda rapat yang dituangkan ke isi dari seluruh berita acara tersebut adalah merupakan laporan dan pernyataan dari Notaris terhadap segala sesuatu yang disaksikan dan didengarnya secara langsung dalam Rapat Umum Pemegang Saham, yang diadakan pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang telah disebutkan dalam Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, dan juga Notaris yang hadir dalam rapat itu harus menerangkan bahwa para pihak yang hadir telah meninggalkan rapat sebelum menandatangani akta itu. Universitas Sumatera Utara 64 Notulen/Risalah yang dibuat Notaris disebut berita acara. Cara ini dipilih oleh direksi dan/atau pemegang saham perseroan apabila agenda RUPS Tahunan tidak hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang hanya berlaku di dalam lingkungan Perseroan sendiri, tetapi juga memutuskan hal-hal yang harus dimintakan persetujuan dari atau harus dilaporkan dan diberitahukan kepada Menteri sebagaimana yang diatur dalam Pasal 21 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. 2. Akta Pernyataan Keputusan Rapat Rapat Umum Para Pemegang Saham Luar Biasa PT Multi Megah Mandiri, yang berkedudukan hukum di Jakarta, ini yang dibuat dihadapan Irsal Bakar, Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta, pada tanggal 14 (empat belas) Maret tahun 2003 (dua ribu tiga) nomor 3, sebagaimana yang telah diubah terakhir dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat nomor 35, tertanggal 12 (dua belas) Mei 2008 (dua ribu delapan) yang dibuat di hadapan Erliani, Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta, tentang perubahan anggaran dasar PT. Multi Megah Mandiri, dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, dengan Surat Keputusannya pada Nomor AHU-46458.AH.01.02 Tahun 2008 tertanggal 31 (tiga puluh satu) Juli 2008 (dua ribu delapan), dan terakhir diubah dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat nomor 54, tertanggal 15 (lima belas) Desember 2008 (dua ribu delapan) yang dibuat di hadapan Zainal Abidin, Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta, yang anggaran dasarnya terakhir ini telah disesuaikan dengan Undang-Undang Universitas Sumatera Utara 65 Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang terdapat dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat nomor 35, tertanggal 12 (dua belas) Mei 2008 (dua ribu delapan), ini telah diterima dan dicatat di dalam database Sistem Administrasi Badan Hukum Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan itu merupakan akta notariil, namun isi dari akta tersebut tetap merupakan risalah yang dibuat di bawah tangan, seperti halnya akta penyimpanan (akta depot). Menurut Tan Thong Kie, dalam akta penyimpanan (akta depot), jika akta yang disimpan adalah akta di bawah tangan, maka akta itu setelah disimpan tetap sebagai akta di bawah tangan, sedangkan akta penyimpanannya adalah akta otentik.50 Berbeda dengan perubahan Anggaran Dasar perseroan yang dilakukan melalui Akta Risalah Rapat, serta pada perubahan Anggaran Dasar perseroan yang dilakukan melalui Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang didasarkan atas risalah rapat yang dibuat di bawah tangan, berdasarkan atas Rapat Umum Pemegang Saham dari perseroan yang menghasilkan keputusan untuk melakukan perubahan terhadap Anggaran Dasar perseroan yang tidak dihadiri oleh Notaris. Kemudian, dalam tata cara tanpa kehadiran Notaris, seperti yang tersebut di atas, maka akta notaris yang dihasilkan merupakan akta dari golongan partij akta atau akta pihak, sebab adanya kedatangan kuasa dari Perseroan Terbatas tersebut ke 50 Tan Thong Kie, Studi Notariat dan Serba-Serbi Praktek Notaris, Buku 1, Cetakan ke-2, Ichtiar Baru Van Hoeve, Jakarta, 2000, hal. 268. Universitas Sumatera Utara 66 hadapan Notaris yang menghendaki dibuatnya risalah (notulen rapat) dalam akta notaris, yaitu: akta yang dikenal sebagai Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai Perubahan Dasar Perseroan Terbatas. Perubahan Anggaran Dasar perseroan yang dilakukan melalui Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang didasarkan atas risalah rapat yang dibuat di bawah tangan, yang berdasarkan pada Pasal 91 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang berbunyi sebagai berikut: “Pemegang saham dapat juga mengambil keputusan yang mengikat di luar Rapat Umum Pemegang Saham dengan syarat semua pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul yang bersangkutan.” Cara demikian dikenal dengan cara “sirkuler”, di mana cara ini berdasarkan Penjelasan Pasal 91 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang mengatakan bahwa yang dimaksud dengan “pengambilan keputusan di luar Rapat Umum Pemegang Saham”, yang dalam praktik, dikenal dengan usul keputusan yang diedarkan (circular resolution). Kemudian, pengambilan keputusan seperti ini dilakukan tanpa diadakan Rapat Umum Pemegang Saham secara fisik, tetapi keputusan diambil dengan cara mengirimkan secara tertulis usul yang akan diputuskan kepada semua pemegang saham dan usul tersebut disetujui secara tertulis oleh seluruh pemegang saham. Sedangkan, yang dimaksud dengan “keputusan yang mengikat” adalah keputusan yang mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. Universitas Sumatera Utara 67 Kedua tata cara pengambilan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham tersebut di atas, baik yang berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham di bawah tangan maupun cara “sirkuler”, Notaris hanya menerima risalah (notulen rapat atau sirkuler) yang memuat tentang keputusan rapat yang diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham (yang dilakukan dengan 2 (dua) cara tersebut), yang telah diselenggarakan tanpa kehadiran Notaris. Risalah (notulen rapat atau sirkuler) yang demikian, disebut sebagai risalah rapat yang dibuat di bawah tangan. Risalah rapat yang dibuat di bawah tangan tersebut, kemudian dibawa oleh seseorang dari perseroan yang bersangkutan yang bertindak berdasarkan kuasa yang diberikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham ke hadapan Notaris. Pada umumnya, selain risalah rapat dan surat kuasa tersebut, maka Notaris harus meminta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan perseroan, terutama akta pendirian dan akta-akta perubahan Anggaran Dasar perseroan di samping Daftar Hadir dari Pemegang Saham yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang menghasilkan risalah rapat tersebut. Apabila Notaris telah merasa yakin mengenai keabsahan dokumen-dokumen formalitas, penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan kuasa yang diberikan (jika ada), maka untuk selanjutnya risalah rapat yang dibuat di bawah tangan tersebut dapat dituangkan ke dalam bentuk akta notaris yang disebut dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai Perubahan Anggaran Dasar perseroan. Universitas Sumatera Utara 68 Cara demikian, risalah rapat yang dibuat di bawah tangan, lalu dituangkan dalam bentuk akta notaris, maka akta notaris yang dihasilkan merupakan akta dari golongan partij akta atau akta pihak, sebab adanya kedatangan kuasa dari Perseroan Terbatas tersebut yang datang ke hadapan Notaris yang menghendaki dibuatnya risalah (notulen rapat atau sirkuler) dalam akta Notaris. Apabila demikian motivasinya, maka alasan tersebut sekiranya kurang tepat, mengingat bahwa Notaris adalah seorang pejabat umum yang mendapat kepercayaan Undang-Undang dan dalam Pasal 16 ayat (1) huruf (e) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, yang secara tegas disebutkan bahwa Notaris berkewajiban untuk merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya, serta segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta yang sesuai dengan sumpah jabatan yang ditetapkan dalam ketentuan yang diatur dalam Pasal 4 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Selepas dari motivasi dari pihak-pihak yang berkepentingan, maka pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang keberadaannya itu telah memberikan peran penting bagi eksistensi suatu Perseroan Terbatas sebagai pelaku ekonomi yang menunjang perkembangan perekonomian di Indonesia. Sebagai penegasan keberadaannya, Departemen Kehakiman Republik Indonesia Nomor: C-UM, 01.10-2, tertanggal 12 April 1996, yang ditujukan kepada seluruh Notaris di Indonesia dalam perihal perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas. Universitas Sumatera Utara 69 Berdasarkan surat dari Departemen Kehakiman Republik Indonesia Direktorat Jenderal Hukum dan Perundang-Undangan Nomor: C-UM, 01.10-2, tertanggal 12 April 1996, dikenal 2 (dua) macam Akta Pernyataan Keputusan Rapat, yaitu : (1). Akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR), yang dibuat berdasarkan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) notariil, dan (2). Akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR), yang dibuat berdasarkan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) di bawah tangan. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, dikatakan bahwa akta pendirian dan perubahan Anggaran Dasar ini bisa dibuat secara notariil maupun di bawah tangan, yang diatur sesuai dengan ketentuan yang terdapat pada Pasal 21 ayat (5) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Dalam Surat Petunjuk tersebut, dinyatakan agar perubahan Anggaran Dasar atas Akta Pendirian atau Akta Perubahan Anggaran Dasar, apabila risalah rapat dibuat secara di bawah tangan, maka perubahan tersebut dilangsungkan melalui 2 (dua) akta, yaitu : (1). Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang harus disetujui oleh Menteri Kehakiman, dan (2). Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang cukup dilaporkan. Universitas Sumatera Utara 70 Berdasarkan Surat Petunjuk tersebut, dapat disimpulkan bahwa Menteri telah mengeluarkan kebijakan yang memperjelas kedudukan akta perubahan Anggaran Dasar dalam bentuk Akta Pernyataan Keputusan Rapat. Hal tersebut dipertegas pula dengan Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang M-01-HT.01-10 Tahun 2007 tentang tata cara pengajuan permohonan pengesahan badan hukum dan persetujuan perubahan anggaran dasar, penyampaian pemberitahuan perubahan anggaran dasar dan perubahan data perseroan dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, juncto Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : C-01.HT.01.01. Tahun 2003 tentang Tata Cara Pengajuan Permohonan dan Pengesahan Akta Pendirian dan Persetujuan Akta Perubahan Anggaran Dasar perseroan, juncto Nomor : C-01.HT.01.04 Tahun 2003 tentang Tata Cara Penyampaian Laporan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas juncto Nomor : C-03.HT.01.04 Tahun 2003 tentang Tata Cara Penyampaian Pemberitahuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas. Dalam Pasal 1 angka (2) Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indobesia Nomor : C-01.HT.01.01. Tahun 2003, terdapat pernyataan: “Akta perubahan Anggaran Dasar adalah akta perubahan yang dibuat oleh atau dihadapan Notaris Universitas Sumatera Utara 71 berdasarkan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham …,” dan pada Pasal 1 dari Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : C-01.HT.01.04. Tahun 2003, dan Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : C-03.HT.01.04. Tahun 2003, terdapat pernyataan : “Akta perubahan Anggaran Dasar adalah akta perubahan yang dibuat dihadapan Notaris berdasarkan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham ….” Setelah pembuatan akta perubahan, baik dalam bentuk Akta Risalah Rapat maupun Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan, seperti halnya dalam pengajuan permohonan pengesahan Akta Pendirian Perseroan Terbatas kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, serta selanjutnya permohonan persetujuan dan/atau pelaporan atas perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas tersebut, dilakukan pula melalui proses jasa teknologi informasi sistem administrasi badan hukum secara elektronik kepada Menteri dengan mengisi format isian, yang harus didahului dengan pengajuan nama Perseroan, yang diatur dalam Pasal 9 ayat (1) dan Pasal 9 ayat (2) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, serta sebaiknya juga didaftarkan pula ke dalam Daftar Perusahaan, sesuai dengan prosedur ataupun tata cara yang diatur dalam Pasal 9 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Universitas Sumatera Utara 72 3. Risalah Rapat Akta Risalah Rapat Umum Pemegang Saham yang dibuat secara di bawah tangan ini disebut dengan Notulen Rapat atau Risalah Rapat. Cara ini digunakan oleh direksi sebagai penerima kuasa dan/atau pemegang saham perseroan, apabila di dalam agenda Rapat Umum Pemegang Saham, hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang terjadi di dalam lingkungan perseroan sendiri, dan keputusan-keputusan dari Rapat Umum Pemegang Saham itu tidak memerlukan persetujuan dari atau harus dilaporkan atau diberitahukan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, sehingga menurut pertimbangan dari direksi dan/atau pemegang saham perseroan terhadap notulen atau risalah rapat umum pemegang saham tersebut, tidak harus berbentuk akta otentik. Jadi, keputusan rapat yang diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham, yang diselenggarakaan tanpa kehadiran Notaris, dengan demkian, disebut dengan risalah rapat yang dibuat di bawah tangan, karena pengambilan keputusan seperti ini dilakukan tanpa diadakan Rapat Umum Pemegang Saham secara fisik, tetapi keputusan diambil dengan cara mengirimkan secara tertulis tentang usul yang akan diputuskan kepada pemegang saham, dan usul tersebut disetujui secara tertulis oleh pemegang saham, yang dalam praktik, dikenal dengan usul keputusan yang diedarkan (circular resolution) atau disebut dengan cara sirkuler. Akta Risalah Rapat adalah merupakan partij akta, dan pada akta yang demikian itu kebenaran atas keterangan-keterangan dari para pihak tersebut, yang hanya pastinya di antara pihak-pihak itu sendiri, sedangkan dalam hal terjadi sengketa, maka kebenaran tersebut terhadap pihak ketiga, memerlukan pembuktian materiil yang diserahkan kepada pertimbangan dan keputusan hakim. Universitas Sumatera Utara 73 Isi Notulen atau Risalah RUPS tersebut selain memuat tentang hal yang disepakati dalam RUPS melalui media elektronik, dan juga memberikan kuasa kepada Dewan Direksi atau Direktur Utama, selaku pimpinan rapat, yang untuk selanjutnya mengaktekan Notulen atau Risalah Rapat tersebut, apabila hal ini dianggap perlu. Tetapi, apabila tidak diperlukan untuk membuat akta berdasarkan Notulen atau Risalah Rapat, maka Notulen atau Risalah RUPS itu tetap merupakan arsip atau dokumen perusahaan yang dapat dianggap sebagai alat bukti tentang pelaksanaan rapat dalam perusahaan yang bersangkutan. Ketentuan itu diatur dalam Pasal 77 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang sejalan dengan ketentuan yang terdapat pada Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, dikatakan bahwa : Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain, maupun rekaman dalam bentuk corak apa pun yang dapat dilihat, dibaca, dan didengar. Dokumen Perusahaan itu terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Dokumen lainnya ini adalah hal-hal lain yang tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan yang terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan, dan di dalam penjelasan dari ketentuan tersebut adalah RUPS, Akta Pendirian, dan Akta Otentik lainnya yang mengandung kepentingan hukum tertentu.51 51 Nindyo Pramono, Bunga Rampai Hukum Bisnis, Citra Aditya Bakti, Bandung, 2006, hal. 107-108. Universitas Sumatera Utara 74 Notulen atau Risalah Aturan mengenai Notulen/Risalah RUPS ditegaskan dalam Pasal 90 UUPT Nomor 40 tahun 2007, yakni52 : a) Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS. b) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak disyaratkan apabila risalah RUPS tersebut dibuat dengan Akta Notaris. Berpedoman pada Pasal 9 Nomor 40 Tahun 2007 tersebut di atas, Risalah RUPS dapat dibuat dengan 2 cara, yaitu53 : a) Secara di bawah tangan (underhand) yang dibuat dan disusun sendiri oleh direksi perseroan. b) Secara akta notaris (akta otentik) yang dibuat dan disusun oleh notaris. a) Secara di bawah tangan (underhand) Dalam prakteknya risalah RUPS yang dibuat secara di bawah tangan bisa disebut notulen atau risalah. Cara ini dipilih oleh direksi dan/atau pemegang saham perseroan apabila agenda RUPS tahunan hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang dianggap hanya berlaku di dalam lingkungan perseroan sendiri, dan keputusan-keputusan dari RUPS tersebut tidak memerlukan persetujuan dari atau harus dilaporkan atau diberitahukan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonseia, sehingga menurut pertimbangan Direksi dan/atau para pemegang saham Perseroan Notulen/Risalah RUPS tersebut tidak harus berbentuk akta otentik.54 52 Pasal 90, Ibid. Op.Cit, hal. 40. 54 Ibid 53 Universitas Sumatera Utara 75 b) Penandatangan dengan Akta Notaris Notulen/Risalah yang dibuat Notaris disebut berita acara. Cara ini dipilih oleh direksi dan/atau pemegang saham perseroan apabila agenda RUPS Tahunan tidak hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang hanya berlaku di dalam lingkungan Perseroan sendiri, tetapi juga memutuskan hal-hal yang harus dimintakan persetujuan dari atau harus dilaporkan dan diberitahukan kepada Menteri sebagaimana yang diatur dalam Pasal 21 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. D. Sifat dan Hakikat Akta Pernyataan Keputusan Rapat Mengenai Perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas Menurut Undang-Undang Perseroan Terbatas Pada PT. Multi Megah Mandiri Berdasarkan Pasal 1 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang berbunyi sebagai berikut : “Perseroan Terbatas, yang selanjutnya disebut Perseroan, adalah badan hukum yang merupakan persekutuan modal, didirikan berdasarkan perjanjian, melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya terbagi dalam saham dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini serta peraturan pelaksanaannya.” Hubungan hukum yang berlaku dalam pendirian perseroan ini, dikuasai oleh hukum perjanjian yang terdapat dalam pengertian Pasal 1313 KUHPerdata, yang menyatakan bahwa : “Suatu perjanjian adalah suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih.” Universitas Sumatera Utara 76 Menurut Ratnawati Prasodjo,55 yang ditinjau dari prinsip hukum perjanjian, maka untuk mendirikan badan hukum perseroan harus dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Adanya 2 (dua) orang atau lebih untuk mendirikan perseroan (“orang”), dalam arti: orang perseorangan atau badan hukum), yang diatur dalam [Pasal 7 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas]; b. Ada pernyataan kehendak dari pendiri untuk persetujuan mendirikan perseroan; c. Kewajiban setiap pendiri mengambil bagian saham pada saat perseroan didirikan, yang diatur dalam [Pasal 7 ayat (2) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas]. Pendapat Ratnawati Prasodjo tersebut di atas, maka dapat diartikan bahwa selain ketentuan dalam Pasal 1313 KUHPerdata telah terpenuhi, dimana dalam pendirian suatu Perseroan Terbatas harus pula memenuhi syarat sahnya suatu perjanjian diperlukan 4 (empat) syarat, yang diatur pada Pasal 1320 KUHPerdata, yaitu: (1). Sepakat mereka yang mengikatkan dirinya, (2). Kecakapan untuk membuat suatu perikatan, (3). Suatu hal tertentu, dan (4). Suatu sebab yang halal. Hal ini dilakukan agar perjanjian pendirian perseroan tersebut mempunyai akibat hukum. 55 Ratnawati Prasodjo, “Pokok-pokok Pembaharuan Undang-Undang Perseroan Terbatas dan Perbandingannya dengan KUHD.” (Makalah disampaikan pada Saresehan Menyonsong Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas, Jakarta, 17 Mei 1995), hal. 5. Universitas Sumatera Utara 77 Untuk syarat sahnya mendirikan suatu Perseroan Terbatas, maka para pendiri harus sepakat dalam arti terdapat kesesuaian kehendak dan adanya pernyataan dari masing-masing pendiri tanpa paksaan, tipuan, keliru, maupun penyalahgunaan keadaan dari pihak lain. Para pendiri harus cakap hukum untuk melakukan tindakan hukum tersebut, serta adanya suatu hal tertentu yaitu: tujuan dari pendirian Perseroan Terbatas itu yang tidak boleh bertentangan dengan Undang-Undang, ketertiban umum, dan kesusilaan. Apabila syarat-syarat tersebut tidak terpenuhi, maka Akta Pendirian Perseroan Terbatas ini dapat dikatakan cacat hukum karena tidak terpenuhinya syarat materiil pendirian Perseroan Terbatas. Menurut Herlien Budiono, pernyataan keikutsertaan para pendiri dalam perseroan itu mempunyai tujuan yang bersifat searah, yaitu: suatu hubungan keanggotaan antara perseroan dan para pendiri yang menimbulkan hak sebagai pemegang saham dan kewajiban yang diberikan oleh perseroan kepada para pendirinya, dan bukan hak dan kewajiban di antara para pendiri yang bersangkutan.56 Hubungan perseroan dengan pemegang saham tersebut bukan suatu hubungan perjanjian atau kontraktual, namun demikian lepas dari penyimpangan tersebut, maka ketentuan umum dari hukum perjanjian, sekiranya telah sesuai dengan sifat perjanjian pendirian suatu Perseroan Terbatas. Hal yang sama adalah bahwa Perseroan Terbatas ini didirikan oleh lebih dari 1 (satu) orang yang menyatakan 56 Herlien Budiono, “Pendirian Perseroan Terbatas Menurut Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1995,” (Makalah disampaikan pada Saresehan Menyongsong Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas, diselenggarakan oleh Departemen Kehakiman Republik Indonesia bekerja sama dengan Ikatan Notaris Indonesia, Jakarta, 17 Mei 1995), hal. 9. Universitas Sumatera Utara 78 sepakat untuk mendirikan suatu Perseroan Terbatas, dan dalam hal ini Undang-Undang Perseroan Terbatas telah mempertahankan prinsip bahwa pada dasarnya sebagai badan hukum, maka perseroan itu dibentuk berdasarkan perjanjian dan mempunyai lebih dari 1 (satu) orang pemegang saham. Berkuasanya hukum perjanjian dalam pendirian suatu Perseroan Terbatas, maka pembuatan Akta Pendirian menjadi berbentuk partij akta atau akta pihak, di mana para pendiri datang bersama-sama atau diwakili oleh kuasanya yang menghadap kepada Notaris dan menyatakan maksudnya untuk mendirikan suatu Perseroan Terbatas. Selama Perseroan Terbatas belum mendapat pengesahan dan berarti belum memperoleh status badan hukum, maka hubungan-hubungan hukum dalam Perseroan Terbatas masih dikuasai oleh hukum perjanjian. Konsekuensi logis dari hal tersebut adalah bahwa segala perubahan atas Anggaran Dasar itu harus memenuhi unsur-unsur dan syarat sahnya perjanjian. Perubahan demikian ini harus dilakukan dengan akta perjanjian biasa di antara para pendiri Perseroan Terbatas tersebut, sehingga dengan demikian, sama halnya dengan Akta Pendirian, maka akta perubahan tersebut dibuat dan merupakan partij akta atau akta pihak. Setelah Perseroan Terbatas telah memperoleh status badan hukum, yang menurut Rudhi Prasetya, maka hubungan dalam Perseroan Terbatas tidak lagi dikuasai oleh hukum perjanjian, yang terdapat dalam pengertian yang diatur dalam Pasal 1313 KUHPerdata, melainkan dikuasai oleh hukumnya sendiri (yaitu : hukum perseroan mengenai Perseroan Terbatas). Pandangan inilah yang dinamakan Universitas Sumatera Utara 79 “paham institusional”.57 Dalam Undang-Undang Perseroan Terbatas yang mengatur tentang hal tersebut, terdapat pada Pasal 4 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 beserta penjelasannya, yang menyatakan bahwa terhadap perseroan yang berlaku adalah Undang-Undang Perseroan Terbatas, Anggaran Dasar perseroan, dan peraturan perundang-undangan lainnya dalam pengertian peraturan yang berkaitan dengan keberadaan dan jalannya perseroan, termasuk ketentuan-ketentuan yang terdapat dalam KUHPerdata, sepanjang tidak dicabut atau ditentukan lain oleh Undang-Undang Perseroan Terbatas. Berdasarkan ketentuan yang terdapat dalam Pasal 75 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang dalam hal suatu Perseroan Terbatas yang telah berstatus badan hukum, maka segala kebijakan yang diambil oleh Perseroan Terbatas tersebut harus diputuskan melalui Rapat Umum Pemegang Saham sebagai organ yang mempunyai kekuasaan tertinggi dalam Perseroan Terbatas yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Perseroan Terbatas tersebut. Dengan demikian, dalam melakukan suatu perubahan terhadap Anggaran Dasar, maka prosedurnya harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang terdapat dalam Anggaran Dasar, baik tata cara penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham, korum kehadiran, maupun korum keputusan dalam mengambil keputusan dalam suatu rapat, dan tidak lagi diperlukan adanya kata sepakat, 57 Rudhi Prasetya, Kedudukan Mandiri Perseroan Terbatas : Disertai dengan Ulasan Menurut Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1995 Tentang Perseroan Terbatas, Cetakan ke-2, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung, 1995, hal. 165. Universitas Sumatera Utara 80 tetapi cukup melalui pemungutan suara (voting), yang memperlihatkan bahwa hubungan-hubungan hukum dalam Perseroan Terbatas yang telah menjadi badan hukum yang didasarkan atas dasar “institusi”.58 Dalam Rapat Umum Para Pemegang Saham Luar Biasa PT Multi Megah Mandiri, yang berkedudukan hukum di Jakarta Utara, ini yang dibuat di hadapan Zainal Abidin, Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta, telah diadakan Rapat Umum Para Pemegang Saham Luar Biasa, pada tanggal 15 (lima belas) Juli tahun 2010 (dua ribu sepuluh), pukul 16.00 WIB (enam belas Waktu Indonesia Barat), bertempat di Kantor Pusat Perseroan, di Jakarta Utara, yang dimana hal ini diatur pada Pasal 15 ayat (1) huruf (g) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk Akta Pernyataan Keputusan Rapat Nomor 20, tertanggal 16 (enam belas) Juli 2010 (dua ribu sepuluh), tentang perubahan anggaran dasar PT. Multi Megah Mandiri, dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, dengan Surat Keputusannya pada Nomor AHU-46458.AH.01.02 Tahun 2008 tertanggal 31 (tiga puluh satu) Juli 2008 (dua ribu delapan), dan terakhir diubah dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Nomor 54, tertanggal 15 (lima belas) Desember 2008 (dua ribu delapan) yang anggaran dasarnya terakhir ini telah disesuaikan dengan Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang di dalam Akta Penyataaan Keputusan Rapat itu 58 Ibid., hal. 122. Universitas Sumatera Utara 81 menerangkan adanya pengangkatan, penggantian, dan pemberhentian anggota Direksi dan Komisaris Perseroan, yang sebagaimana hal ini diatur dalam Pasal 15 ayat (1) huruf (h) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Penyelenggaraan rapat umum pemegang saham itu membicarakan mengenai hal-hal yang terjadi dan diputuskan dengan suara bulat, dan semua keputusan yang diambil dalam rapat itu, tercantum dalam Notulen Berita Acara Rapat Umum Para Pemegang Saham Luar Biasa Perseroan, yang di dalam penyelenggaraan rapat ini telah disesuaikan dengan ketentuan yang terdapat pada Pasal 10 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas tentang anggaran dasar perseroan, dan korum yang disyaratkan untuk Rapat tersebut telah terpenuhi dan Rapat tersebut adalah sah, serta berhak penuh untuk mengambil keputusan yang sah dan mengikat. Kemudian, pada Pasal 19 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang menyebutkan bahwa perubahan Anggaran Dasar harus ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham, di mana korum untuk keputusan Rapat Umum Pemegang Saham untuk mengubah Anggaran Dasar, terdapat pada Pasal 88 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang disebutkan bahwa adalah sah apabila dihadiri oleh pemegang saham yang mewakili paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah dan disetujui oleh paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah suara tersebut. Universitas Sumatera Utara 82 Penyelenggaraan setiap Rapat Umum Pemegang Saham, yang diatur pada Pasal 90 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007, yang mewajibkan untuk dibuatnya risalah (notulen rapat) yang dibubuhi tanda tangan oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta Rapat Umum Pemegang Saham. Demikian pula, halnya dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang akan mengadakan perubahan Anggaran Dasar perseroan, baik perubahan yang harus mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia maupun perubahan yang cukup dilaporkan, yang diatur sesuai dengan ketentuan yang terdapat pada Pasal 21 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Universitas Sumatera Utara
