2. prinsip-prinsip manajemen

Prinsip-prinsip Manajemen: Model
Pendekatan Perencanaan, Pelaksanaan dan
Kontrol dalam Kegiatan Organisasi
Rabu, 23 Maret 2005 Jam 11.00 – 11.50
Dosen: dr. NugrohoWiyadi, MPH
Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran UGM
1. Pengantar
Tidak dapat disangkal lagi bahwa mahasiswa kedokteran setelah lulus dari
bangku kuliah, mau tidak mau akan berhadapan dengan realitas dunia kerja
dimana sistem manajemen berlaku. Akan kecil kemungkinannya pada jaman
sekarang apalagi di masa mendatang seorang dokter bekerja tanpa tersentuh
suatu sistem manajemen yang melingkupinya. Pilihan karir apapun, sejak sebagai
peneliti, dosen, tonsultan, dokter puskesmas, dokter rumahsakit pemerintah,
dokter keluarga dan apalagi dokter yang 3ekerja di rumahsakit swasta, pastilah
akan bersentuhan dengan sistem manajemen.
Pemahaman akan prinsip-prinsip manajemen menjadi semakin diperlukan
agar dalam bekerja di atu sisi dokter mampu bersinergi untuk mencapai kinerja
tertentu dalam suatu organisasi demi tercapainya ujuan institusinya. Di sisi lain
dengan memahami prinsip-prinsip manajemen pelayanan kesehatan dokter asa
menempatkan posisi yang proporsional dalam suatu sistem pelayanan sehingga
motivasi pribadinya lapat terakomodasi dalam organisasi dimana dia bekerja.
Dapat dibayangkan bagaimana seorang dokter ana txtek paham tentang sistem
manajemen yang berlaku di suatu perusahaan asuransi kesehatan akan )e«er]a
sebagai dokter keluarga, atau seorang dokter yang tidak paham konsep-konsep
perencanaan stratejik menjadi direktur rumahsakit.
Gambar 1. Siklus Perencanaan – Pelaksanaan – Kontrol – Evaluasi yang
Digerakkan dan Mempengaruhi Tujuan Organisasi
Dalam topik bahasan ini akan dibahas mengenai prinsip-prinsip
prinsip
manajemen yang meliputi model pendekatan perencanaan, pelaksanaan dan
kontrol dalam kegiatan organisasi. Jika kita menganalogkan suatu organisasi
sebagai sebuah makhluk hidup yang hidup dalam lingkungan tertentu, maka ia
pasti
asti memiliki tujuan dan berusaha mempertahankan hidupnya. Demikian pula
organisasi, ia ada atau dibentuk karena memiliki tujuan, dan ia harus bertahan
hidup agar mampu mencapai tujuan hidupnya. Untuk mencapai tujuan organisasi
tersebut, maka organisasi perlu
perlu mempertahankan diri. Ini pula yang menjelaskan,
mengapa banyak organisasi yang dengan sendirinya mati jik'a sudah tidak lagi
memiliki tujuan yang jelas.
Dari titik tolak ini maka proses perencanaan, pelaksanaan dan kontrol
dapat dimaknakan sebagai upaya
upaya mencapai tujuan dan mempertahankan hidup
suatu organisasi. Sebagai catatan, proses perencanaan, pelaksanaan dan kontrol
memiliki pola keterkaitan yang membentuk suatu siklus sebagaimana terlihat
dalam Gambarl, dan siklus ini hanya akan ada jika tujuan organisasi
or
telah
ditetapkan. Dalam konteks ini, tujuan organisasi dapat dipandang sebagai roh
yang menggerakkan siklus perencanaan, pelaksanaan dan kontrol. Secara
ekstrim dapat dikatakan bahwa tanpa ada tujuan, tidaklah mungkin suatu
perencanaan dapat dibuat.
dibua
Sebagai tambahan, llmu manajemen lahir tatkala orang menyadari bahwa
segala sesuatu yang berupa sumber daya, baik sumber daya alam, manusia,
waktu dan sebagainya tersedia secara terbatas. Manajemen adalah ilmu
mengelola sumber daya yang tersedia secara terbatas tersebut untuk
dimanfaatkan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan. Dengan demikian mudahlah
kita fahami, mengapa dalam manajemen aspek efisiensi memegang posisi yang
sangat penting.
Tujuan Instruksional Umum:
1.
Memahami prinsip-prinsip manajemen dalam pengelolaan organisasi
pelayanan kesehatan.
2.
Memahami peran perencanaan, pelaksanaan dan kontrol dalam
organisasi pelayanan kesehatan
Tujuan Instruksional Khusus:
1.
Memahami prinsip-prinsip perencanaan dalam pengelolaan organisasi
pelayanan kesehatan
2.
Mampu membuat perencanaan dan menilai perencanaan yang baik
3.
Memahami prinsip-prinsip dalam fungsi pelaksanaan dan kontrol dalam
manajemen organisasi pelayanan kesehatan.
Penugasan:
Datanglah ke Puskesmas, Klinik 24 Jam, RSUD atau Dinas Kesehatan
Kabupaten/Provinsi. Mintalah salah satu dokumen perencanaan yang mereka
buat. Review dan analisislah apakah perencanaan yang mereka buat tersebut
merupakan perencanaa yang baik atau bukan.
2. Perencanaan
2.1. Makna perencanaan
Perencanaan secara sederhana dapat diartikan sebagai proses penetapan
serangkaian cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan.
Dengan demikian, dalam merencanakan dapat pula diartikan sebagai memikirkan
tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, mengapa tindakan
fersebut dilakukan, bagaimana tindakan dilakukan, siapa yang akan melakukan,
kapan dilaksanakan dan sarana apa yang diperlukan untuk melakukan tindakan.
Selain itu, rencana dapat pula diartikan sebagai detail tindakan yang disusun
sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan, yang berfungsi sebagai panduan
dalam proses pelaksanaan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai
dengan lebih efektif dan efisen.
Dijelaskan di atas, bahwa perencanaan hanya bisa dibuat jika tujuan suatu
organisasi telah dfctapkan. Namun demikian, perlu dicermati bahwa tujuan
organisasi dalam proses penetapannya harus nonpertimbangkan realitas yang
ada, atau dengan kalimat tanya, "Apakah tujuan organisasi yang telah ditetapkan
dalam prakteknya memungkinkan untuk dapat dicapai?" Hal ini penting,
mengingat jika tujuan organisasi yang telah ditetapkan ternyata tidak realistis,
maka perencanaan sehebat apapun akan tidak mampu untuk mencapainya.
Dengan demikian jelas, bahwa perencanaan memiliki fungsi yang sangat penting
dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Dapat dibayangkankan jika sebuah rumahsakit yang mempunyai tujuan
untuk menjadi trauma center di kabupaten dimana rumahsakit tersebut
berdomisili, tetapi tidak diikuti dengan perencanaan yang baik, dapat dipastikan
tujuan tersebut tidak akan pernah tercapai. Demikian juga ada seorang dokter
yang sejak mahasiswa ingin sekali menjadi ahli kandungan, tetapi ia tidak
membuat rencana yang jelas kapan dan dimana ia harus melanjutkan pendidikan
spesialisasinya, dan karena terlalu lama asyik dengan para pasiennya, tiba-tiba
disadari bahwa kini usianya telah berkepala 5, sehingga cita-cita menjadi ahli
kandungan dibawanya hingga ajal menjemputnya.
2.2. Perencanaan yang baik
Untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka
diperlukan suatu perencanaan yang baik. Dengan perencanaan yang baik,
organisasi tersebut dapat menentukan mana Wakan yang harus dilakakukan
dana mana yang tidak. Dengan rencana yang baik, organisasi tersebut v*ruy}\
tahu kapan tindakan tersebut harus dilaksanakan, siapa orang yang tepat
melakukan tindakan Ttie:.; dan bagaimana alokasi sumberdayanya. Secara
umum, perencanaan yang baik adalah pereneanaan yang berdasarkan alternatif,
realistis, ekonomis, fleksibel dan dilandasi partisipasi.
Rencana yang baik adalah rencana yang berdasarkan pada alternatif.
Dalam membuat perencanaan, sebaiknya dipikirkan sebanyak mungkin altematif
perencanaan yang mungkin dibuat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Setelah dibuat beberapa alternatif perencanaan, maka perlu dfaHnbangkan dari
berbagai aspek yang berkaitan dengan keuntungan dan kerugian yang dimiliki
masing-masing alternatif rencana. Dengan menilai keuntungan dan kerugian dari
masing-masing alternatif rencana tersebut, maka kita dapat menentukan mana
rencanan yang paling baik.
Selanjutnya, rencana yang baik adalah rencana yang realistis. Sifat
realistis dari rencana yang harus ditekankan secara baik, hal ini didasarkan pada
kenyataan di lapangan, bahwa banyak yang dibuat secara baik namun sulit
dilaksanakan karena ketidak-realistisan rencana yang ada. Unfiuk menyusun
suatu rencana yang realistis, maka perlu dikaitkan dengan kekuatan, kelemahari,
tesemoatan dan tantangan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan.
Misalnya rumahsakit yang imerancanakan pembangunan ruang ICCU dengan
teknologi modern bisa dianggap sebagai rencana yang ten realistis jika
rumahsakit tersebut tidak memiliki sumber keuangan yang cukup, sementara
pinjaman iunak dari bank atau sponsor asing tidak diperolehnya, namun tetap
memaksakan melaksanakan pemtengunan tersebut.
Selain itu, rencana yang baik adalah rencana yang ekonomis. Selain
karena secara umum sumber daya tersedia dalam jumlah yang terbatas, juga
untuk menghindari pemborosan-pemborosan yang sebenamya tidak perlu.
Pertimbangan ini semakin penting jika organisasi memiliki sumber daya yang
sangat terbatas, dan jika organisasi bisa menghindari pemborosan maka sumber
daya yang berhasil itenat akan dapat dimanfaatkan untuk pencapaian tujuan yang
lain, misalnya meningkatkan kesejahteraan stafnya.
Berikutnya, rencana yang baik adalah rencana yang fleksibel. Dalam
menyusun rencana yang baik sering telah dipertimbangkan kemungkinan
-kemungkinan yang bisa terjadi di masa mendatang. Namun demikian, dalam
praktek keseharian tetap saja ada faktor yang tidak bisa atau sulit diprediksikan
setelumnya, yang menyebabkan tidak terpenuhinya asumsi yang mendasari
perencanaan yang telah dbuat Munculnya outbreak penyakit tertentu misalnya
cukup sulit diperkirakan, demikian juga terjadinya tess ekonomi global.
Fleksibilitas rencana perlu ada, agar rencana selalu sesuai dengan kondisi di saat
icncana tersebut dilaksanakan.
Akhimya, rencana yang baik adalah rencana yang dilandasi partisipasi
segenap unsur dalam oflgartsasi. Dengan adanya partisipasi dari segenap unsur
organisasi, maka rencana yang dibuat akan jSpahami sebagai rencana bersama,
yang secara otomatis akan mendorong segenap unsur dalam aganisasi tersebut
merasa memiliki dan akhirnya bertanggung jawab dalam pelaksanaannya.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pembuatan rencana organisasi
adalah: (1) suatu rencana haws dapat dijadikan landasan bagi fungsi-fungsi
manajemen lainnya; (2) suatu rencana harus dapat mendaya gunakan segala
fasilitas organisasi; (3) bersifat dinamis; (4) harus menghindarkan diri terhadap
adanya under maupun over planning; dan (5) dalam pembuatannya rencana harus
memperhatikan adanya toordinasi.
2.3. Manfaat perencanaan
Dari proses penyusunan rencana yang baik, manfaat yang akan diperoleh
organisasi antara lain: (1) sebagai alat pengawasan dan pengendalian
pelaksanaan kegiatan organisasi; (2) untuk memilih dan menentukan prioritas dari
beberapa alternatif yang ada; (3) untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan
hpaftan sehingga tertib dan teratur menuju tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya; (4) untuk menghadapi dan mengurangi ketidakpastian di masa yang
akan datang; dan (5) mendorong tercapainya twan dan menurunkan biaya yang
dikeluarkan organisasi.
2.4. Model perencanaan menurut sifatnya
Ada banyak dimensi yang dapat membedakan perencanaan ke dalam
kategori-kategori fenartu,misalnya berdasarkan waktu, berdasarkan fungsi,
berdasarkan cakupan materi dsb. Secara lebih deal dapat dilihat dalam tabel
berikut:
Tabel 1: Dimensi dan Kategori Perencanaan
Dimensi
Kategori Perencanaan
Waktu
Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Fungsi organisasi
Rencana produksi, rencana keuangan, rencana pengembangan
Cakupan Materi
Cakupan materi luas dan komprehensif (rencana stratejik), cakupan
materi sempit (rencana taktis)
Rutinitas
Rencana rutin, rencana temporer
Struktur
Rencana menyeluruh (master plan) dan rencana detail
Hirarki Organisasi
Rencana organisasi, rencana departemen, rencana seksi, rencana tim
2.5. Rencana stratejik sebagai satu model perencanaan komprehensif
Konsep ini ditulang-punggungi oleh suatu model perencanaan organisasi
pelayanan kesehatan fang bersifat strategis, diikuti dengan pelaksanaan dan
pengendalian yang tepat. Model perencanaan srasgis sangat menekankan
pentingnya pembahasan mengenai visi dan analisis faktor-faktor eksternal 'jar
internal yang dapat mempengaruhi keberhasilan program. Faktor-faktor internal
tersebut dapat menunjukkan kekuatan dan kelemahan yang ada pada program,
sedangkan analisis faktor eksternal dapat menggambarkan hambatan dan
dorongan dari luar program.
Faktor-faktor eksternal dan internal yang ada harus dipelajari dan dianalisis
untuk proses perencanaan kegiatan di masa mendatang. Dengan analisis
keadaan ini maka perencanaan di masa nendatang akan dapat lebih rasional dan
tepat.
Dengan memperhitungkan faktor-faktor eksternal dan internal, pengembangan
kegiatan organisasi peayanan kesehatan dapat dilakukan secara lebih sistematis
dan mempunyai dimensi waktu perencanaan yang tidak hanya satu tahun saja.
Konsep pemikiran ini dapat dituangkan melalui suatu perencanaan sraegie yang
bersifat jelas, antisipatif, dan berjangka panjang seperti yang terurai pada skema
berikut.
3. Pelaksanaan
Telah disampaikan sebelumnya, bahwa rencana yang baik dan detail akan
mempermudah dalam proses pelaksanaan. Namun pada tahap ini tidak tertutup
kemungkinan rencana yang telah disusun secara balk dan lengkap tersebut
menghadapi kendala dalam tahap pelaksanaan. Beberapa kendala yang mungkin
ditemui dalam tahap pelaksanaan adalah adanya perubahan dari factor yang
mempengaruhi tebefhasilan. Perlu di sadari bahwa perubahan-perubahan
tersebut terjadi seiring dengan berjalannya «aktus dan memiliki dua arah yakni ke
arah positif atau ke arah negatif. Misalnya perubahan komitment potts, fluktuasi
nilai tukar uang akibat inflasi dan melemahnya respon masyarakat merupakan
pamasalahan tersendiri dalam pelaksanaan pemecahan masalah.
Untuk memperoleh kompentensi dalam pengorganisasian program
pemecahan masalah kesehatan, selain pengalaman kerja di lapangan,
penguasaan konsep-konsep management yang memadai sanest diperlukan.
Secara garis besarnya, dalam pengorganisasian program ada beberapa hal yang
perlu dcenatikan, yakni factor sumber daya dan waktum dimana faktor sumber
daya setidaknya meliputi: (1) sorter daya manusia; (2) sumber daya keuangan;
dan (3) sumber daya material, sarana, alatdan bahan.
Sumber daya manusia: harus diperhitungkan mengenai kuantitas dan
kualitasnya, berapa jumlah jang dlbutuhkan, untuk tugas seperti apa, sehingga
kualifikasi keahlian seperti apa yang dibutuhkan. Dalam taryak hal, kualitas
sumber daya manusia harus menjadi perhatian utama dalam pengorganisasian
program. Libatkanlah sumber daya yang memiliki kompetensi sesuai dengan
yang dibutuhkan dengan prtah yang cukup.
Sumber daya keuangan juga harus diperhatikan, apakah biaya seluruh
kegiatan dapat dicover dengan dana yang ada. Bagaimana anggaran
dialokasikan harus diperhatikan, j'angan sampai ada mata anggaran yang
terlewatkan. Jika ternyata dihadapakan pada keterbatasan sumber daya yang
ada, maka bngfcati pertama dan utama yang harus dilakukan adalah efisiensi.
Setiap kegiatan yang menggunakan mate anggaran harus dinilai efisiensinya,
untuk menghindari pemborosan. Jika ternyata semua sudah mencapai efisiensi
maksimal, maka langkah kedua adalah dengan mencari kemungkinan sumber
dana lain yang mungkin, sebelum akhirnya melakukan prioritisasi penganggaran
yang rasional dan tidak mengganggu jalannya program.
Untuk sumber daya alat, material dan bahan, perlu dikaji apa saja yang diperlukan,
apakah semuanya, bagaimana kualitas yang sudah ada, apakah perlu
menggantinya dengan alat yang kemampuan lebih baik (komputer misalnya)
sehingga perlu mengalokasikan anggaran untuk membeli yang baru. Dan
mengenai waktu, perlu diperhitungkan agar tidak ada pemborosan waktu sehingga
peasanaannya jadi molor, namun juga jangan sampai banyak yang overtime
sehingga kinerja sumber daya manusia akan menurun.
4. Kontrol atau Pengawasan
4.1. Makna dan tujuan
Kontrol bertujuan agar hasil yang dicapai daru proses pelaksanaan
benar-benar sesuai dengan png Jtetapkan dalam rencana. Selain itu juga
bertujuan untuk mendeteksi kegagalan, kesalahan dan hambatan dalam proses
pelaksanaan untuk mencegah terulangnya kesalahan tersebut. Kontrol dan
perencanaan merupakan dua hal yang memiliki kaitan sangat erat. Rencana yang
telah disusun baik, tanpa adanya control dalam pelaksanaannya, maka sangat
mungkin hasil yang dicapai tidak menjadi optimal. Tanpa adanya kontrol, maka jika
terjadi kesalahan dalam proses pelaksanaan maka kesalahan tersebut tei acan
terdeteksi, sehingga akan terjadi secara berulang-ulang dan terus menerus dan
sangat mungkin akan semakin menjadi parah, sampai pada kondisi yang tidak
mungkin lagi diperbaiki. Jadi jelas, bahwa mono nsmpakan keseluruhan kegiatan
untuk menjamin atau mengusahakan agar semua pelaksanaan dapat berlangsung
serta berhasil sesuai denan apa yang direncanakan dan ditetapkan.
4.2. Fungsi-fungsi kontrol
Secara umum fungsi yang dimiliki kontrol adalah: pertama, mencegah
terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan-keselahan. Kontrol yang baik
adalah pengawasan yang dapat mencegah terjadinya berbagai penyimpangan
dalam pelaksanaan terhadap apa yang telah ditetapkan dalam rencana. Kedua,
jika terjadi penyimpangan atau kesalahan, tindakan kontrol ini bisa segera
mendeteksi dan akhirnya nengatasinya. Ketiga, dengan adanya pengawasan,
maka akan tercipta suasana bahwa pelaksana senantiasa berhati-hati dan
berusaha agar jangan sampai terjadi kesalahan. Keempat, menciptakan tanggung
jawab bersama di antara para staf yang terlibat dalam pelaksanaan.
4.3. Prinsip-prinsip dasar dalam kontrol
Disadari bahwa kontrol sangat diperlukan dan bertujuan agar hasil yang
dicapai dalam pelaksanaan sesuai dengan apa yang telah direncanakan, maka
prinsip-prinsip berikut perlu dipegang saat melakukan kontrol. Pertama, adanya
rencana tindakan kontrol yang akan membantu penilaian saat melakukan kontrol.
Kedua, adanya pemberi instruksi atau perintah serta wewenang kepada bawahan.
dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari kegiatan yang dikontrol.
Keempat, dapat segera dilaporkan jika ada berbagai bentuk penyimpangan.
Kelima, kontrol harus bersifat fleksible, dinamis taefisien.
Keenam, kontrol dapat merefleksikan pola organisasi, misalnya ditetapkan
toleransi kesalahan atau penyimpangan dari setiap jenis pelaksanaan. Jika
kesalahan atau penyimpangan yang muncul telah melebihi batas toleransi, maka
dikategorikan sebagai hal yang tidak wajar. Ketujuh, kontrol dapat menjamin
dbertakukannya tindakan korektif, yakni segera mengetahui apa yang salah,
dimana terjadinya kesalahan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap
kesalahan yang terjadi. Ketujuh prinsip dasar ini bukanlah harga mati, artinya
suatu organisasi dapat mengembangkan prinsip-prinsip dasar yang dianut.
4.4. Macam-macam kontrol
Kontrol dapat dibedakan ke dalam kategori-kategori berbeda menurut
aspek yang dikontrol, sebagamana terlihat dalam table berikut.
Table 2. Kategori-kategori Kontrol Berdasarkan Aspek yang Dikontrol
Asoek yang Dikontrol
Subyek yang mengontrol
Kategori-Kategori yang Ada
Pengawasan internal dan eksternal
Pengawasan langsung dan tidak langsung
Pengawasan formal dan informal
Pengawasan manajerial dan staf
Obyek yang dikontrol
Material, Keuangan, Waktu dan Personalia
Waktu kontrol
Kontrol preventif, dilakukan sebelum terjadi penyimpangan
Kontrol represif, dilakukan setelah terjadi penyimpangan
Sistem control
Inspektif, Komparatif, Verivikatif dan Investigatif
4.5. Teknik control
Agar tindakan kontrol dapat bermanfaat seefektif mungkin dalam
mengawasi dan mencegah poiproaogan dalam tahap pelaksanaan, maka
teknik-teknik berikut perlu diterapkan; Pertama, kontrol pada hal-hal yang
menyolok penyimpangannya (control by exception). Kedua, kontrol yeng pada
pengendalian di dalam bidan pengeluaran (control through cost)', Ketiga, kontrol
yang pada orang-orang yang dipercaya atau orang-orang yang merupakan kunci
dari pekerjaan (control through key persons); Keempat, kontrol dengan
memperhatikan penggunaan waktu yang HhaSakan atau diberikan (control
through
time)',
Kelima,
kontrol
dengan
pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis.
menjalankan
suatu
rangkaian