user`s manual - Telkom University

USER’S MANUAL
APLIKASI PENGAJUAN PROPOSAL
Panduan Penggunaan Aplikasi untuk Admin
http://www.academic.ittelkom.ac.id
UPT SISTEM INFORMASI IT TELKOM
MEMULAI APLIKASI
Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan computer telah terhubung dengan internet,selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut ini :
a. Pilih Recommended Browser
(Firefox 3.6+,Google Chrome 5+, Opera 10.6+, Internet Explorer 9)
b. Isikan address  http://academic.ittelkom.ac.id/
c. Setelah itu tampil halaman login seperti gambar berikut ini :
Langkah - langkah Login ke Aplikasi Pengajuan
Proposal, yaitu:
1. login ke menu login seperti gambar disamping.
2. Isikan username dan password sesuai dengan
username dan password yang sudah terdaftar.
3. Pastikan username dan password benar, lalu
tekan tombol Login
.
4. Setelah masuk, pilih group pengguna sebagai
‘BK’ kemudian pilih aplikasi kemahasiswaan.
Setelah login berhasil maka akan masuk ke menu –menu seperti gambar dibawah ini.
Pilih satu user
berdasarkan
account login
GAMBAR 1- 1 TAMPILAN BERANDA DARI APLIKASI PENGAJUAN PROPOSAL ONLINE
Setelah masuk ke halaman beranda seperti gambar di atas.
1. Klik/pilih satu user berdasarkan account login.
2. Selanjutnya, setiap menu akan dijelaskan dibawah ini
MANAJEMEN KOMPETISI/LOMBA
VIEW KOMPETISI
Manajemen Lomba/Kompetisi merupakan salah satu fitur yang digunakan untuk mengatur dan mengelola lomba yang akan diikuti atau
diselenggarakan oleh institusi.
Beberapa field yang ditampilkan pada view lomba atau kompetisi, diantaranya
-
Nama Kompetisi
Deadline Kompetisi
Tanggal Mulai Kompetisi
Status Kompetisi, dan
Beberapa Fitur-fitur pengelolaan seperti Edit, Delete,View Detail dan Pertanyaan.
INPUT
NEW
KOMPETISI
Input, Update,View
detail &
Manajement
pertanyaan
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
1.
2.
3.
4.
Login I-gracias
Pilih menu kemahasiswaan
Pilih manajemen kompetisi
Selesai
No
Fitur
Keterangan/Penggunaan Fitur
1.
Tambah Kompetisi
Fitur yang digunakan untuk menginputkan atau menambahkan kompetisi baru. Detail
mengenai fitur “tambah kompetisi” tampilkan pada sub-menu di bawah.
2.
Edit Kompetisi
Fitur yang digunakan untuk mengubah data kompetisi yang telah ada di aplikasi.
Perubahan data sesuai dengan inputan user. Detail mengenai fitur “Edit Kompetisi”
ditampilkan pada sub-menu di bawah.
3.
Delete Kompetisi
Fitur yang digunakan untuk menghapus data kompetisi yang telah ada di aplikasi. Fitur
delete kompetisi bersifat one by one yaitu delete per row data. Detail mengenai fitur
“Delete Kompetisi” ditampilkan pada sub-menu di bawah
4.
View Detail Kompetisi
Fitur yang digunakan untuk melihat detail mengenai data kompetisi. Detail mengenail
fitur “View Detail Kompetisi” di tampilkan pada sub menu di bawah
5.
Manajemen Pertanyaan(Question)
Fitur yang digunakan untuk mengelola pertanyaan yang akan diajukan oleh mahasiswa.
Konten dari pertanyaan dapat ditambah, diedit maupun didelete dari aplikasi ini. Detail
mengenail fitur ”manajemen pertanyaan” ditampilkan pada sub menu di bawah
EDIT KOMPETISI
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view
kompetisi seperti yang dijelaskan
diatas, kemudian klik Icon
untuk memunculkan halaman edit
seperti gambar disamping. Setelah
itu, lakukan perubahan dari
terhadap informasi kompetisi yang
dikehendaki
kemudian
tekan
untuk
perubahan atau tekan
untuk membatalkan.
menyimpan
DELETE KOMPETISI
Untuk menampilkan halaman popup seperti gambar disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view
kompetisi seperti yang dijelaskan
diatas, kemudian klik Icon
.
Di halaman pop-up muncul
konfirmasi. Klik ‘OK’ jika ingin
meneruskan delete atau cancel
untuk membatalkan
DETAIL KOMPETISI
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view
kompetisi seperti yang dijelaskan
diatas, kemudian klik Icon
.
Dihalaman ini akan menampilkan
informasi detail mengenai suatu
kompetisi.
MANAGEMENT QUESTION/PENGELOLAAN PERTANYAAN
Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah dimulai dari halaman view kompetisi seperti yang dijelaskan
diatas, kemudian klik Icon
. Dihalaman ini digunakan untuk memajemen pertantaan-pertanyaan untuk diajukan ke mahasiswa. Beberapa
pengelolaan yang dapat digunakan untuk memanage pertanyaan diantaranya, tampah pertanyaan baru, Edit pertanyaan yang sudah ada dan
delete pertanyaan.
EDIT &
DELETE
QUESTION
INPUT
NEW
QUESTION
TAMBAH KOMPETISI
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view
pertanyaan
seperti
diatas,
kemudian
klik
tombol
. Dihalaman
ini dapat dilakukan penambahan
konten pertanyaan. kemudian
tekan
menyimpan atau tekan
untuk membatalkan.
untuk
EDIT QUESTION
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman manajemen
pertanyaan
seperti
diatas,
kemudian klik Icon
. Dihalaman
ini dapat dilakukan perubahan
konten pertanyaan. kemudian
tekan
untuk
menyimpan perubahan atau tekan
untuk membatalkan.
DELETE QUESTION
Untuk menampilkan halaman popup seperti gambar disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman
view
pertanyaan yang dijelaskan diatas,
kemudian klik Icon
.
Di halaman pop-up muncul
konfirmasi. Klik ‘OK’ jika ingin
meneruskan delete atau cancel
untuk membatalkan
MANAJEMEN ORMAWA(ORGANISASI MAHASISWA)
VIEW ORGANISASI
Managemen organisasi merupakan salah manajemen yang berfokus pada pengelolaan organisasi mahasiswa. Gambar dibawa ini merupakan view
ormawa. Beberapa informasi yang ditampilkan pada halaman ini yaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Nama organisasi
Periode organisasi
Tanggal pendirian organisasi
Nomor SK pendirian organisasi
Jumlah anggota(total member)
Status keaktifan organisasi (Aktif atau Tidak Aktif)
Selain itu, ada beberapa fitur-fitur pengelolaan, diantaranya :
1.
Pengelolaan ormawa, yaitu : Tampah Ormawa, Edit Ormawa, Delete Ormawa serta Pembaharuan Periode Ormawa.
2. Pengelolaan anggota atau member ormawa, yaitu : Tambah Anggota dan Edit Status Anggota.
Untuk menampilkan halaman
seperti gambar disamping,
langkah-langkah nya adalah :
1.
2.
3.
4.
Login I-gracias
Pilih
menu
kemahasiswaan
Pilih
manajemen
ormawa
Selesai
No
Fitur
Keterangan/Penggunaan Fitur
1.
Tambah Ormawa
Fitur yang digunakan untuk menginputkan atau menambahkan organisasi
mahasiswa(Ormawa). Detail mengenai fitur “Tambah Ormawa” tampilkan pada submenu di bawah.
2.
Edit Ormawa
Fitur yang digunakan untuk mengubah informasi mengenai suatu ormawa yang
sebelumnya telah diinputkan di aplikasi. Perubahan data sesuai dengan inputan user.
Detail mengenai fitur “Edit Ormawa” ditampilkan pada sub-menu di bawah.
3.
Delete Ormawa
Fitur yang digunakan untuk menghapus informasi mengenai suatu ormawa yang
sebelumnya telah diinputkan di aplikasi. Fitur delete ormawa bersifat one by one yaitu
delete per row/baris tabel. Detail mengenai fitur “Delete Ormawa” ditampilkan pada
sub-menu di bawah
4.
Pembaharuan Periode
Fitur yang digunakan untuk memperbaharui periode suatu organisasi. Pembaharuan
dilakukan ketika suatu ormawa telah habis satu masa/periode jabatan. Detail mengenail
fitur “Pembaharuan Periode” ditampilkan pada sub menu di bawah
5.
Lihat Anggota Ormawa/View Member
Fitur yang digunakan untuk melihat daftar-daftar anggota dari suatu ormawa. Detail
mengenai fitur“Lihat Anggota Ormawa” ditampilkan pada sub menu dibawah
Ormawa
TAMBAH ORGANISASI
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view ormawa
seperti diatas, kemudian klik
tombol
.
Dihalaman ini dapat dilakukan
penambahan ormawa baru. Setelah
semua field diisi kemudian tekan
untuk menyimpan atau
tekan
membatalkan.
untuk
EDIT ORGANISASI
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view ormawa
seperti diatas, kemudian klik
tombol
.
Dihalaman ini dapat dilakukan
perubahan
konten
informasi
mengenai suatu ormawa. kemudian
tekan
untuk
menyimpan perubahan atau tekan
untuk membatalkan.
DETELE ORGANISASI
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view ormawa
seperti diatas, kemudian klik
tombol
.
Dihalaman ini dapat dilakukan
penghapusan
terhadap
suatu
ormawa.
Jika
yakin
akan
menghapus tekan
untuk
menyimpan perubahan atau tekan
untuk membatalkan.
EDIT PERIODE ANGGOTA
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view ormawa
seperti diatas, kemudian klik
tombol
.
Dihalaman ini dapat dilakukan
pengaturan periode baru suatu
ormawa. Setelah semua field diisi,
tekan
untuk
menyimpan perubahan atau tekan
untuk membatalkan.
MANAJEMEN MEMBER ORMAWA
VIEW MEMBER ORMAWA
Manajemen member ormawa merupakan salah satu fitur untuk mengelola anggota dari suatu organisasi tertentu. Terdapat beberapa pengelolaan
member, yaitu tambah member, edit jabatan member, non active member sama delete member.
Untuk
menampilkan
halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
Dimulai dari halaman view ormawa
seperti diatas, kemudian klik
tombol
. Di halaman tampil
daftar-daftar member ormawa dan
dilengkapi dengan alamat e-mail,
status aktif dan member status
mahasiswa.
ADD MEMBER
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view member
ormawa seperti diatas, kemudian klik
tombol
. Di halaman
tampil
daftar-daftar
mahasiswa
secara keseluruhan. Untuk memilih
mahasiswa
menjadi
member,
checklist di bagian kiri NIM kemudian
pilih periode jabatan organisasi dan
diakhiri dengan tekan tombol
EDIT STATUS ANGGOTA
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view member
ormawa seperti diatas, kemudian klik
tombol
.
Dihalaman ini dapat dilakukan
perubahan
konten
informasi
mengenai status anggota suatu
ormawa. kemudian tekan
untuk menyimpan perubahan atau
tekan
membatalkan.
untuk
MANAJEMEN PROPOSAL ORMAWA
Fitur managemen proposal ormawa merupakan salah satu fitur yang berfungsi untuk mengelola proposal pengajuan dari suatu ormawa. User yang
dapat melakukan pengajuan proposal adalah user “admin” dari ormawa. Setelah proposal dikirimkan, proposal akan masuk ke asisten manager BK
kemudian diperiksa dan revisi kemudian balik lagi ke mahasiswa, begitu seterusnya untuk manager BK dan warek I.
Beberapa field yang ditampilkan pada halaman view pengajuan proposal ormawa seperti pada gambar dibawah ini, yaitu :
a.
b.
c.
d.
Nama proposal
Tanggal Pengajuan Proposal
Tahapan Proses dari pengajuan proposal, dan
Beberapa fitur aksi, seperti view detail proposal, delete proposal, follow up proposal, serta filter data berdasarkan nama ormawa.
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
1.
2.
3.
4.
No
Fitur
Login I-gracias
Pilih menu kemahasiswaan
Pilih manajemen proposal
ormawa
Selesai
Keterangan/Penggunaan Fitur
1.
Follow Up Proposal
Fitur yang digunakan untuk menampilkan detail dari proposal serta dapat melakukan
follow up proposal untuk dilakukan “revisi” atau di “accept”. Detail mengenai fitur
“Follow Up Proposal” tampilkan pada sub-menu di bawah.
3.
Delete Proposal Ormawa
Fitur yang digunakan untuk menghapus proposal ormawa yang diajukan. Fitur delete
proposal ormawa bersifat one by one yaitu delete per row data. Detail mengenai fitur
“Delete Proposal Ormawa” ditampilkan pada sub-menu di bawah
4.
View Detail Proposal
Fitur yang digunakan untuk melihat detail mengenai data Proposal Ormawa. Detail
mengenail fitur “View Detail Proposal” di tampilkan pada sub menu di bawah
5.
Filter by Organization
Fitur yang digunakan untuk mem-filter data proposal berdasarkan nama organisasi
mahasiswa.
5
Keterangan Proses
: keterangan yang menyatakan bahwa proposal yang diajukan sedang
berada pada user tertentu dan sedang melakukan progress
: keterangan yang menyatakan bahwa proposal yang diajukan sudah
dicek oleh user approver dan ada perbaikan/revisi untuk proposal tersebut
: keterangan yang menyatakan bahwa proposal yang diajukan sudah
dicek oleh user approver dan proposal tersebut tidak disetujui
: keterangan yang menyatakan bahwa tahap pengajuan proposal selesai
FOLLOW UP PROPOSAL ORMAWA
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view proposal
ormawa seperti diatas, kemudian
klik tombol
.
Dihalaman ini dilakukan approval
proposal(Revision/Accept)
dan
menuliskan detail revisi. kemudian
tekan
untuk menyimpan
perubahan atau tekan
untuk membatalkan.
DELETE PROPOSAL ORMAWA
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view proposal
ormawa seperti diatas, kemudian
klik tombol.
Klik
untuk
mengeksekusi proses delete atau klik
“cancel” untuk membatalkan proses
detele
VIEW DETAIL PROPOSAL
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view proposal
ormawa seperti diatas, kemudian
klik tombol
.
Pada
detail
halaman
ini
menampilkan detail dari suatu
proposal lengkap dengan data revisi
dan hasil revisinya.
MANAJEMEN PROPOSAL L OMBA
VIEW PROPOSAL LOMBA
Fitur managemen proposal lomba merupakan salah satu fitur yang berfungsi untuk mengelola proposal pengajuan lomba dari mahasiswa yang
akan mengikuti suatu kompetisi.
Pada halaman ini, ditampilkan beberapa informasi terkait dengan pengajuan proposal lomba, diantaranya :
a.
b.
c.
d.
e.
Nama proposal
Tanggal
Progress
Pemohon
Dokumen Proposal Kompetisi
Dan beberapa fitur pengelolaan seperti : Follow Up Proposal, Detail Proposal, Delete Proposal.
Untuk menampilkan halaman
seperti
gambar
disamping,
langkah-langkah nya adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
No
Fitur
Login I-gracias
Pilih
menu
kemahasiswaan
Pilih manajemen proposal
Pilih pengajuan proposal
lomba
Selesai
Keterangan/Penggunaan Fitur
1.
Follow Up Proposal
Fitur yang digunakan untuk menampilkan detail dari proposal serta dapat melakukan
follow up proposal untuk dilakukan “revisi” atau di “accept”. Detail mengenai fitur
“Follow Up Proposal” tampilkan pada sub-menu di bawah.
3.
Delete Proposal Ormawa
Fitur yang digunakan untuk menghapus proposal ormawa yang diajukan. Fitur delete
proposal ormawa bersifat one by one yaitu delete per row data. Detail mengenai fitur
“Delete Proposal Ormawa” ditampilkan pada sub-menu di bawah
4.
View Detail Proposal
Fitur yang digunakan untuk melihat detail mengenai data Proposal Ormawa. Detail
mengenail fitur “View Detail Proposal” di tampilkan pada sub menu di bawah
FOLLOW UP PROPOSAL
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view proposal
kompetisi seperti diatas, kemudian
klik tombol
.
Pada follow up proposal berfungsi
untuk menindaklanjuti proposal
yang diajukan (Accept proposal or
reject Proposal).
DELETE PROPOSAL ORMAWA
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view proposal
kompetisi seperti diatas, kemudian
klik tombol
dan muncul menu
pop-up seperti gambar disamping.
Klik
untuk mengeksekusi
proses delete atau klik “cancel”
untuk membatalkan proses detele
VIEW DETAIL PROPOSAL
Untuk menampilkan halaman seperti
gambar disamping, langkah-langkah
nya adalah :
Dimulai dari halaman view proposal
kompetisi seperti diatas, kemudian
klik tombol
.
Pada
detail
halaman
ini
menampilkan detail informasi dari
mahasiswa
yang
mengajukan
proposal kompetisi.
MANAJEMEN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN(LPJ)
Fitur managemen laporan pertanggungjawaban merupakan salah satu fitur yang berfungsi untuk mengelola LPJ dari kegiatan ormawa yang telah
diselenggarakan. LPJ ini diperlukan sebagai laporan pembuktian bahwa kegiatan diselenggarakan menggunakan acuan dari proposal kegiatan
yang sebelumnya diajukan.
Pada halaman ini, ditampilkan beberapa informasi terkait dengan LPJ, diantaranya :
a.
b.
c.
Nama LPJ
Tanggal
Progress LPJ
Dan beberapa fitur pengelolaan seperti : Follow Up LPJ, Detail LPJ dan Delete LPJ.