BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
advertisement
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Manajemen Pegawai Negeri Sipil diarahkan untuk dapat mewujudkan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan, untuk dapat mewujudkan maksud tersebut maka dibutuhkan Pegawai Negeri sipil yang profesional, jujur, adil dan bertanggung jawab melalui pembinaan karier dan prestasi kerja yang lebih dititik beratkan pada prestasi kerja. Oleh karena itu mata pendidikan dan latihan managemen waktu dan energi merupakan salah satu wujud amanah Undang-Undang ASN Nomor 5 Tahun 2014 dan terutama Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil. Istilah pelatihan (training) memiliki makna yang hampir sama dengan pendidikan dan pengembangan,namun tetap memiliki perbedaan. Pelatihan adalah pembelajaran yang dipersiapkan agar pelaksanaan pekerjaan sekarang meningkat (kinerjanya) atau proses peningkatan kemampuan seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan pendidikan pembelajaran yang dipersiapkan untuk meningkatkan pelaksanaan pekerjaan pada masa yang akan datang atau meningkatkan seseorang untuk dapat menerima tanggung jawab dan atau tugas-tugas baru, jadi pelatihan lebih menekankan waktu saat ini sedang pendidikan untuk waktu yang akan datang. Sedangkan pengembangan adalah pembelajaran yang tidak terkait langsung dengan pekerjaan yang sedang digeluti, tetapi tetap mempunyai pengaruh terhadap pekerjaan pada masa yang akan datang. Berdasarkan analisis kebutuhan maka pendidikan dan latihan (diklat) maka mata diklat Managemen Waktu dan energi bagi pegawai negeri sipil (ASN) merupakan kebutuhan amat penting dari aspek kemanfaatan 1 teoritis dan praktis tidak saja bagi individu yang bersangkutan tetapi dapat dirasakan oleh organisasi maupun bagian kepegawaian. Bagi jajaran organisasi akan mendapatkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi, yaitu pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang dilandasi etika dan moral dalam konteks membngun paradigma dan budaya managemen Waktu dan energi sehingga dapat melaksanakan tugas dengan sebaiknya, sedangkan bagi bagian kepegawaian dengan adanya pendidikan dan pelatihan Managemen Waktu dan energi bagi pegawai akan memberikaan nuansa kerja yang lebih baik, terutama mewujudkan visi dan misi organisasi yang efisiaen, efektif serta disipin tepat waktu sehingga dapat menjalin kerja sama dengan sesama pegawai. Paradigma baru dari pendidikan dan pelatihan ASN yaitu pergeseran dari pandangan lama yang lebih berorientasi paada government centre kearah, public centre, sifat pekerjaan mulai berubah kearah pekerjaan yang berdasarkan pengetahuan (knowledge-based-works) dan kebutuhan sumber daya manusia juga berubah kearah pekerjaan yang berpengetahuan, koordinasi pekerjaan oleh atasan mulai berkurang, dan berubah menjadi koordinasi sesame teman sejawat, perubahan basis kekuasaan yang datang dari atasan menjadi basis kekuasaan yang berasal dari warga Negara. Pentingnya manajemen waktu dan energi untuk dimiliki dalam diri seorang pegawai yaitu dapat membantu kita untuk bekerja secara lebih efektif dan efesien dengan skala prioritas, dapat menjauhkan kita dari depresi, stress karena dengan menerapkan manajemen waktu kita dapat mengontrol setiap pekerjaan atau tugas dan tanggal waktunya dan membuat kita lebih efisien, efektif dan produktif. 2 B. Deskripsi Singkat Modul ini membahas tentang Konsep dan Pengertian tentang Manajemen Waktu dan Energi, faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen waktu dan energi, teknik mengaplikasikan energi dan waktu, aplikasi manajemen waktu dan energi dalam untuk bekerja. C. Tujuan Pembelajaran 1. Kompetensi Dasar Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu untuk mengatasi atau menyiasati tingginya volume/beban kerja, terbatasnya waktu yg dimiliki, terbatasnya kemampuan fisik untuk bekerja, dan tingginya tuntutan target pekerjaan. 2. Indikator Keberhasilan Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu : a. Menjelaskan Konsep dan Pengertian tentang Manajemen Waktu dan Energi; b. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen waktu dan energi; c. Menjelaskan dan melaksanakan teknik mengaplikasikan energi dan waktu; d. Mengatasi Hambatan dalam aplikasi manajemen waktu dan energi paradigma mengelola waktu dan energi untuk bekerja secara efektif dan efisien serta mampu mengembangkan tipstips manajeman waktu dan energi dalam upaya meningkatkan tugas-tugas kedinasan secara efisien dan efektif. D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok 1. Konsep dan Pengertian tentang Manajemen Waktu dan Energi a. Teori manajemen waktu dan energi. b. Unsur-unsur manajemen waktu dan energi. c. Pengertian manajemen waktu dan energi. d. Tips manajemen waktu dan energi yang baik 3 2. Faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen waktu dan energi a. Faktor-faktor yang mempengaruhi manajeman waktu dan energi. b. Upaya menuju efektifitas manajemen waktu dan energi 3. Teknik mengaplikasikan energi dan dan waktu a. Prinsip-prinsip teknik mengaplikasikan manajemen waktu dan energi. 4. Hambatan dalam aplikasi manajemen waktu dan energi paradigma mengelola waktu dan energi untuk bekerja secara efektif dan efisien a. Hambatan dalam upaya mengaplikasikan manajemen waktu dan energi. b. Paradigma mengelola waktu dan energi untuk efektif dan efisien E. Waktu Pelaksanaan Diklat Manajemen Waktu dan Energi ini menggunakan waktu 6 Jam Pelajaran (6 x 45 menit = 270 Menit). F. Prasyarat Persyaratan umum : 1. Memiliki potensi untuk dikembangkan. 2. Memiliki motivasi tinggi untuk pengembangan diri. 3. Mampu menjaga reputasi dan kredibilitas sebagai Pegawai Negeri Sipil. 4. Memiliki dedikasi dan loyalitas terhadap tugas organisasi. 5. Berprestasi baik dalam melaksanakan tugas. 6. Sehat Jasmani dan rohani. 4 G. Petunjuk Mempelajari Modul Modul ini merupakan salah satu modul yang harus diajarkan kepada peserta diklat pengembangan diri apartur, sehingga dapat membekali peserta untuk menerima dan memahami mata pelajaran berikutnya di dalam diklat pengembngan diri aparatur tersebut. Modul ini sangat relevan terhubung untuk diklat-diklat lainnya sepanjang menyangkut pengembangan diri aparatur, misalnya Nasionalisme dan Integritas, Pola Pikir Aparatur dan lainnya. Modul ini terbagi dalam 4 (empat) kegiatan belajar sebagai berikut : 1. Kegiatan belajar 1 dimaksudkan agar peserta mampu mendekripsikan konsep dan pengertian tentang manajemen waktu dan energi. 2. Kegiatan belajar 2 dimaksudkan agar peserta mampu memahami faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen waktu dan energi. 3. Kegiatan belajar 3 dimaksudkan agar peserta mampu menerapkan teknik pemanfaatan manajemen wakktu dan energi. 4. Kegiatan belajar mengaplikasikan 4 dimaksudkan solusi agar mengatasi peserta mampu hambatan dalam manajemen waktu dan energi. 5 BAB II KONSEP DAN PENGERTIAN MANAJEMEN WAKTU DAN ENERGI Setelah mempelajari materi ini, peserta dapat menjelaskan Menjelaskan Konsep dan Pengertian tentang Manajemen Waktu dan Konsep dan Pengertian Manajemen Waktu seperti tercantum dalam buku Etika membangun Sikap Profesionalisme sarjana karangan Srijani dkk, 2007, adalah: “Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan. Manfaatkan waktu karena waktu tidak dapat diganti, disimpan dan kembali lagi”.Mengingat terbatasnya waktu yang kita miliki, dan karena waktu tidak dapat kembali lagi, maka kita perlu belajar bagaimana mengelola waktu agar kita mendapat manfaat sebesarbesarnya dari waktu yang singkat ini. Itu yang dilakukan oleh orang-orang besar dalam hidupnya. A. Teori Manajemen Waktu dan Energi König (2007) mendefinisikan manajemen sebagai proses organisasi, yang meliputi perencanaan strategis, penataan, penetapan tujuan, pengelolaan sumber daya, pengembangan manusia dan aset keuangan yang dibutuhkan untuk meraih tujuan dan mengukur hasilnya. Sedangkan Manajemen Waktu merupakan seni menata urusan kerja dan pribadi seefektif dan seefisien mungkin, membuat semuanya terlaksana dengan baik, secepat mungkin, dan dengan penggunaan sumber daya (waktu, energi, uang dan manusia) sesedikit mungkin. Konsep dasar manajemen waktu dan energi adalah penggunaan waktu dan energi secara efisien dalam merealisasikan pengerjaan suatu tugas. Para ahli percaya bahwa beberapa hal berikut penting dipertimbangkan dalam perancangan 6 manajemen waktu dan energi yang bagus. Pertama, memprioritaskan tugas-tugas penting, dan didasarkan atas sumber daya yang tersedia. Kedua, mengembangkan perencanaan dan menggunaan waktu yang tersedia dengan cara seefisien mungkin. Ketiga, terus memantau penyimpanganpenyimpangan dan gangguan yang mengganggu jadwal. jalannya pekerjaan sesuai terjadi yang Keempat, mengembangkan efisiensi dan mengurangi tekanan atas jadwal yang telah dibuat termasuk tekanan kepada para aparatur yang terlibat dalam bekerja. Manajemen Waktu adalah tentang perencanaan hari/waktu supaya bisa melakukan penggunaan paling baik atas waktu yang dimiliki. Konsep atau istilah mengenai Manajemen Waktu berawal dari revolusi industri, yaitu ketika mulai ada perhatian tentang pengelolaan waktu secara efektif dan efisien untuk bisa mengontrol waktu yang dimiliki seseorang. Sejak Drucker (1966) mempopulerkannya, konsep Manajemen Waktu ini telah secara luas diterima sebagai hal yang menyumbang pada efektivitas karyawan (Adebisi, 2013). Manajemen Waktu adalah tindakan atau proses perencanaan dan pelaksanaan pantauan sadar atas sejumlah waktu yang digunakan untuk aktivitas khusus, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas (Singh & Jain, 2013). Atau seperti dikatakan Humes (dalam Adebisi, 2013), Manajemen Waktu secara singkat dapat diartikan sebagai suatu seni mengatur, mengorganisasi, menjadwalkan, serta menganggarkan waktu seseorang untuk menghasilkan kerja lebih efektif dan produktif. Waktu adalah sumber daya berharga, tidak dapat diganti dan tidak dapat diubah. Maka dari itu, sangat perlu untuk menggunakan waku dengan bijaksana. Manajemen Waktu mencakup tindakan menata, menjadwal, mengorganisasi, dan mengalokasikan setiap waktu seseorang yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas hariannya. Tujuan utama di balik semua usaha itu adalah untuk menghemat waktu lama yang 7 diperlukan untuk pelaksanaan tugas atau pekerjaan. Dengan kata lain, itu adalah suatu seni menata, mengorganisasi, menjadwal, dan menganggarkan waktu yang tersedia untuk tujuan menghasilkan kerja lebih efektif dan produktif. Sedangkan untuk bisa mengelola energi yang dimilikinya, manusia harus senantiasa fokus agar energi tersebut dapat tersalurkan dengan optimal. Energi manusia sendiri bukannya tak terbatas. Oleh karena itu, energi yang ada pada diri manusia harus dikelola dengan baik karena manusia memiliki banyak keperluan yang selalu membutuhkan energi. Energi tersebut juga harus dapat didistribusikan dengan baik agar justru tidak malah mengganggu kegiatan sehari-hari dan menurunkan produktivitas. Energi tersebut dapat berupa tenaga, daya pikir, atau segala sumber daya lainnya yang ada di tubuh manusia yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan hidupnya. Dalam penerapannya di dalam organisasi privat (perusahaan) maupun organisasi publik (pemerinatah) saling berkaitan erat satu sama lainnya. Masing-masing dari unsur tersebut tidak bisa dipisahkan antara satu dengan yang lainnya. Tanpa adanya salah satu maka penerapan fungsi manajemen dalam perusahaan atau instansi pemerintah tidak akan bisa berjalan dengan baik dan semestinya. 1. Definisi Waktu Waktu atau Masa menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan, atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian. Jenisjenis pengukur waktu atau jam adalah: jam matahari jam analog jam digital . Waktu adalah bagian dari struktur dasar dari alam semesta, sebuah dimensi di mana peristiwa terjadi secara 8 berurutan. Waktu merupakan suatu dimensi di mana terjadi peristiwa yang dapat dialami dari masa lalu melalui masa kini ke masa depan, dan juga ukuran durasi kejadian dan interval. Waktu telah lama menjadi subjek utama penelitian dalam agama, filsafat, dan ilmu pengetahuan.. Namun demikian, berbagai bidang seperti bisnis, industri, olahraga, ilmu pengetahuan, musik, tari, dan teater hidup semua menggabungkan beberapa gagasan waktu ke dalam sistem masing-masing pengukuran. Beberapa, secara sederhana didefinisikan yang relatif tidak kontroversial waktu termasuk "waktu adalah sesuatu yang dapat dihitung oleh jam" dan "waktu adalah segala sesuatu yang terjadi secara sekaligus". Terdapat dua sudut pandang tentang waktu yaitu Salah satu pandangan mengatakan bahwa waktu adalah bagian dari struktur dasar dari dimensi alam semesta yang terjadi secara independen dari sebuah peristiwa, di mana peristiwa terjadi secara berurutan. Sir Isaac Newton lebih kepada pandangan realis, dan disebut sebagai waktu Newtonian. Pandangan yang berlawan yaitu waktu tidak mengacu pada apapun melalui "wadah" terhadap suatu peristiwa dan benda-benda yang "bergerak melalui", atau untuk setiap entitas yang "mengalir", tetapi bukan bagian dari struktur dasar intelektual (bersama-sama dengan ruang dan nomor / angka) di mana manusia dapat membandingkan urutan kejadian. Pandangan kedua, dalam tradisi Gottfried Leibniz dan Immanuel Kant, menjelaskan waktu itu bukanlah suatu peristiwa atau hal, dan dengan demikian tidak terukur dengan sendiri dan juga tidak bisa berpindah. Waktu adalah salah satu dari tujuh besaran fisika fundamental dalam Sistem Satuan Internasional. Waktu yang digunakan untuk menentukan jumlah lainnya - seperti kecepatan sehingga mendefinisikan waktu dalam hal jumlah tersebut akan mengakibatkan sirkularitas definisi. 9 2. Definisi Managemen Waktu Manajemen memiliki pengertian sebagai cara penggunaan dari sumber daya yang efektif sehingga dapat mencapai sasaran. Sedangkan waktu adalah segala rangkaian yang terjadi saat proses, pelaksanaan dan juga ketika kegiatan sedang berlangsung. Pengertian Manajemen waktu itu sendiri adalah bagaimana dapat menyelesaikan suatu pekerjaan dengan lebih cepat dan juga dengan lebih cerdas. Sedangkan menurut Orr (1971), manajemen waktu adalah suatu cara untuk bisa menggunakan waktu se-efisien dan juga se-efektif mungkin sehingga mampu memperoleh hasil penggunaan waktu yang maksimal. Sedangkan menurut Taylor (1964) , manajemen waktu merupakan bagaimana pencapaian dari sasaran utama yang ada di suatu kehidupan yang menjadi hasil utama dari kehidupan tersebut dengan menyisihkan jenis jenis kegiatan yang tidak memiliki manfaat atau arti yang penting. Menurut Atkinson Manajemen waktu didefinisikan sebagai suatu jenis ketrampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seorang individu yang dilakukan secara terencana agar individu tersebut dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik – baiknya. Dan menurut Forsyth – Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektifitas dan efisiensi juga produktifitas. Oleh karena itu, dapat disarikan bahwa prinsip manajemen waktu pada hakekatnya adalah aktivitas seseorang untuk dapat mengatur atau me-manage waktu secara baik dan tepat sangat diperlukan pemahaman mengenai prinsip dasar manajemen waktu supaya dapat berhasil dan memiliki daya guna, Adapun prinsip dasar dan pentingnya dari manajemen waktu yang harus di perhatikan adalah: 10 a) Sediakanlah waktu untuk perencanaan dan untuk menetapkan prioritas. b) Selesaikanlah pekerjaan atau tugas yang memiliki prioritas yang tinggi secepat mungkin dan selesaikan pekerjaan sebelum memulai pekerjaan yang lain. c) Dan prioritaskan kembali tugas yang tersisa, berdasarkan informasi baru yang terkait. Sedang pentingnya manajemen waktu adalah bahwa karena waktu itu sangat berharga dan watu yang berlalu tak dapat di ulang lagi, inilah alasannya: (1) Dapat membantu kita untuk bekerja secara lebih efektif dan efesien dengan skala prioritas.(2) Dapat menjauhkan kita dari depresi, stress karena dengan menerapkan manajemen waktu kita dapat mengontrol setiap pekerjaan atau tugas dan tanggal waktunya dan (3) membuat kita lebih efisien, efektif dan produktif. 3. Definisi Manajemen Energi Manajemen energi adalah program terpadu yang direncanakan dan dilaksanakan secara sistematis untuk memanfaatkan sumberdaya energi dan energi secara efektif dan efisien dengan melakukan perencanaan, pencatatan, pengawasan dan evaluasi secara kontinu tanpa mengurangi kualitas produksi/pelayanan (wikipedia Bahasa Indonesia : 2010) . Hal ini bagaimana seorang pegawai dapat mengatur kekuatan fisik/ tenaga yang dimiliki untuk menghadapi beban pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, bekerja optimal dengan kemampuan kinerja yang dimiliki. 4. Definisi Energi Secara Umum Definisi energi secara umum yaitu kata energi berasal dari bahasa Yunani, yang artinya kerja yaitu ergon. Sedangkan menurut KKBI energi secara garis besarnya didefinisikan daya atau kekuatan yang akan diperlukan untuk dapat melakukan 11 berbagai rangkaian proses kegiatan. Energi sendiri merupakan bagian yang berasal dari diri sendiri dan suatu benda, sehingga energi tersebut bersifat secara fleksibel yang dapat berpindah maupun dapat berubah.Energi adalah sesuatu yang sangat berarti dalam kehidupan manusia di alam karena segala bentuk tindakan atau kegiatan, manusia memerlukan energi. Berikut ini definisi energi menurut para ahli antara lain: a. Menurut Robert L. Wolke ;Energi adalah kemampuan membuat sesuatu bisa terjadi. b. Menurut Pardiyono ;Energi adalah suatu bentuk kekuatan yang dihasilkan atau dimiliki oleh suatu benda. c. Menurut Michael J, Moran; Energi adalah sesuatu konsep dasar termodinamika dan merupakan salah satu aspek penting dalam analisis teknik. d. Menurut Mikkrajuddin; Energi adalah kemampuan benda untuk melakukan usaha. 5. Definisi Manajemen Energi Sumberdaya Manusia (SDM) Demikianlah beberapa definisi energi secara umum sebagaimana dideskripsikan di atas, pendapat para ahli serta definisi dari macam-macam energi yang ada di dalam bumi kita dan berada di sekitar kita. Semoga kita dapat memanfaatkan energi tersebut dengan bijak dan hemat. Dalam konteks managemen energi sumberdaya manusia (SDM), maka dapat dianalogikan dengan segenap substansi definisi diatas tentang bagaimanakah definisi energi manusia dikelola ? Karena itu Konsep Manajemen Energi Sumberdaya manusia (SDM) untuk Menuju Pribadi yang Produktif dan Efektif merupakan pertanyaan sentral yang penting dipahami, dimengerti dan dilakukan oleh setiap manusia dengan segala energi (baca: potensi/tenaga/pikiran/daya) agar dapat dikelola dengan baik, sehingga bisa menghasilkan produktifitas tinggi. 12 Manajemen energi pertama kali mengemuka ketika banyak orang yang membaca buku karangan Jim Loehr dan Tony Schwartz berjudul The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal Renewal. Buku ini menawarkan prinsip-prinsip manajemen energi berdasarkan pengalaman penulisnya dalam menangani atlet-atlet terkenal yang pernah bekerja sama dengan mereka. Dalam tataran praktis, manajemen energi mungkin tak jauh berbeda dari manajemen waktu. Namun dalam tataran konsep, manajemen energi jelas berbeda dengan manajemen waktu. Prinsip-prinsip manajemen dalam kajian pengembangan diri lebih merupakan paradigma dan sikap mental ketimbang tips-tips praktis yang bersifat operasional. Oleh karena itu, memahami perbedaan manajemen energi dan manajemen waktu dari sudut pandang perbedaan paradigma merupakan suatu hal yang mutlak untuk dilakukan. Dan memang seperti itulah kenyataannya, manajemen energi bertumpu pada paradigma pengelolaan energi (bukan pengelolaan waktu) dalam melakukan segala aktivitas kehidupan. Dengan paradigma seperti ini, setiap orang dituntut untuk mampu mengatur ritme kehidupannya dengan alokasi energi yang optimal dan efektifSebenarnya, manajemen energi telah dikenal oleh manusia sejak ribuan tahun silam. Perhatikanlah bagaimana orang-orang yang berlatih ilmu bela diri! Ilmu bela diri seperti kungfu yang telah berusia ribuan tahun itu mengetahui bagaimana energi harus dipusatkan dan dilepaskan pada waktu yang tepat. Coba kita perhatikan apa yang dilakukan oleh seorang ahli bela diri saat mereka akan memecahkan balok es besar atau tumpukan batu bata dengan tangannya. Energi manusia sendiri bukannya tak terbatas. Oleh karena itu, energi yang ada pada diri manusia harus dikelola dengan baik karena manusia memiliki banyak keperluan yang selalu membutuhkan energi. Energi tersebut juga 13 harus dapat didistribusikan dengan baik agar justru tidak malah mengganggu kegiatan sehari-hari dan menurunkan produktivitas. Energi tersebut dapat berupa tenaga, daya pikir, atau segala sumber daya lainnya yang ada di tubuh manusia yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan hidupnya. Jika dievaluasi lebih mendalam dengan menggunakan pendekatan konsep manajemen energi, yang terjadi adalah bahwa seseorang mampu mengerjakan manajemen waktu, tetapi ia gagal dalam mengerjakan manajemen energi. Itulah sebabnya, pekerjaan yang sebenarnya secara perhitungan akal sehat ketika membuat perencanaan mampu dikerjakan secara singkat, tapi dalam pelaksanaannya menjadi berlarut-larut. Ada yang tidak beres dengan manajemen energi diri seseorang tersebut. Dan ia tidak pernah berpikir sejauh itu pada saat itu. Satu hal yang besar kemungkinannya tidak kita kerjakan pada saat gagal mengerjakan pekerjaan sesuai waktunya adalah fokus. Padahal, jika saja seseorang mampu memfokuskan diri, mengerahkan energi maksimal untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Fokus artinya mengoptimalkan energi diri sendiri untuk suatu pekerjaan saat kau sedang mengerjakan pekerjaan tersebut. Berlatihlah untuk fokus. Belajarlah untuk mengelola energi diri sendiri sesuai dengan rencana kerja yang telah engkau buat. Harus yakin, dengan fokus maka produktivitas akan meningkat dan hidup akan jauh menjadi lebih baik. Aturlah waktu istirahatmu sehingga dapat optimal. Ingat, istirahat dan kegiatan santai yang cukup dan optimal akan membantu memulihkan energimu untuk mengerjakan pekerjaan berat setelah itu. “Work hard, play hard“, merupakan istilah yang cukup mudah untuk merepresentasikan konsep manajemen energi. Jangan lupa, makan dan minum yang sehat dan bergizi juga merupakan bagian penting dari manajemen energi selain berolahraga. Intinya, semua 14 aktivitas yang menggunakan, menghabiskan, dan memulihkan energi termasuk ke dalam konsep manajemen energi. B. Unsur Unsur Managemen Waktu dan Energi Sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan bisa membantu kita dalam menyelesaikan tugas pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Adapun unsur-unsur atau elemen managemen waktu pada galibnya meliputi unsur-unsur substantif yang memuat tentang; manfaat managemen waktu, efektifitas penggunan waktu,skala prioritas dan delegasi. Apapun pekerjaannya maka manfaat, prioritasnya, penggunaan waktu dan delegasi adalah unsurunur penting untuk mempelajari dn merencanakan serta malaksanakan bagaimana cara mengatur waktu akan membantu kita dalam mencapai target atau tujuan yang sudah di tetapkan sebelumnya. 1. Manfaat manajemen waktu Sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan bisa membantu kita dalam menyelesaikan tugas pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari bagaimana cara mengatur waktu akan membantu kita dalam mencapai target atau tujuan yang sudah di tetapkan sebelumnya, inilah beberapa apa lasan mengapa kita harus me-manage waktu: a) Dapat membantu kita membuat prioritas. Seperti misalnya, manakah yang harus di dahulukan membayar uang sekolah atau membeli handphone baru. b) Dapat mengurangi kecenderungan untuk menunda-nunda tugas atau pekerjaan. c) Dapat membantu menghindari tabrakan waktu atau bentrok. Seperti misalnya, menghindari 2 (dua) kegiatan yang seharusnya tidak dilakukan secara bersamaan. 15 d) Dan dapat membantu mengevaluasi perkembangan atau kemajuan kita dalam menyelesaikan tugas atau perkerjaan. Dari beberapa pengertian yang telah disebutkan, maka dapat dicapai suatu kesimpulan bahwa pengertian manajemen waktu adalah suatu proses yang berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan tertentu maupun sasaran yang sebelumnya telah ditentukan untuk bisa dicapai dalam suatu periode tertentu dengan penggunaan sumber daya secara efisien dan efektif, seperti misalnya adalah uang, manusia, perlengkapan, metode dan bahan. Dapat pula dikatakan bahwa manajemen waktu adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, pengorganisasian dan juga pengawasan mengenai produktivitas tertentu. 2. Efektifitas Managemen Waktu Tingkat efektivitas dari suatu manajemen waktu akan bisa terlihat dari pencapaian suatu target dan juga tujuan tujuan dari manajemen waktu tersebut dilakukan. Efisien sendiri memiliki dua makna yaitu antara lain pengurangan waktu yang telah dialokasikan serta adanya makna investasi dari waktu dengan penggunaan waktu yang telah tersedia. Tentunya manajemen waktu adalah bagaimana anda bisa mengatur serta memanfaatkan waktu yang telah dialokasikan atau yang anda miliki sehingga dapat digunakan untuk menyelesaikan menghasilkan suatu pekerjaan hal yang pekerjaan produktif. tertentu Manajemen dan waktu dikatakan baik apabila dapat membuat data dari pekerjaan serta aktivitas yang terperinci dan dapat menentukan skala skala yang diperlukan dalam aktivitas aktivitas tersebut. Manajemen waktu juga tidak akan lepas dari bagaimana anda bisa menentukan skala prioritas. Ketika anda dihadapkan dengan beberapa hal yang penting namun hanya diberikan alokasi waktu yang sedikit, maka tugas anda untuk menentukan skala prioritas, mana kegiatan yang 16 penting untuk dilakukan dan memerlukan lebih banyak perhatian dan mana kegiatan yang bisa ditinggalkan sehingga dapat menghemat alokasi waktu. Skala prioritas ini juga dipengaruhi dengan apakah suatu pekerjaan tersebut termasuk pekerjaan yang mendesak atau tidak, hal ini biasanya dipengaruhi dengan tenggat waktu tertentu. Pelaksanaan manajemen waktu juga memerlukan kedisiplinan yang tinggi dan juga komitmen dari orang yang melakukannya. Pelaksana dari manajemen waktu akan dituntut untuk dapat mematuhi dan juga menjalankan apa yang telah diputuskan dalam perencanaan manajemen waktu tersebut, baik untuk hal hal yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor maupun hal hal yang berhubungan dengan aktivitas sehari hari. Tingkat efektivitas dari suatu manajemen waktu akan bisa terlihat dari pencapaian suatu target dan juga tujuan tujuan dari manajemen waktu tersebut dilakukan. Efisien sendiri memiliki dua makna yaitu antara lain pengurangan waktu yang telah dialokasikan serta adanya makna investasi dari waktu dengan penggunaan waktu yang telah tersedia. Tentunya manajemen waktu adalah bagaimana kita bisa mengatur serta memanfaatkan waktu yang telah dialokasikan atau yang anda miliki sehingga dapat digunakan untuk menyelesaikan menghasilkan suatu pekerjaan hal yang pekerjaan produktif. tertentu Manajemen dan waktu dikatakan baik apabila dapat membuat data dari pekerjaan serta aktivitas yang terperinci dan dapat menentukan skala skala yang diperlukan dalam aktivitas aktivitas tersebut. Dalam konsep manajemen waktu, setiap orang dituntut untuk dapat membuat perencanaan yang efektif sehingga waktu yang berlalu dapat berjalan optimal. Efektivitas dan efisiensi waktu menjadi diskusi penting yang harus didapatkan titik temunya dengan kegiatan sehari-hari sehingga setiap orang menjadi semakin produktif. Salah satu jargon penting dalam manajemen waktu 17 adalah “rencanakan apa yang akan kau kerjakan, dan kerjakan apa yang sudah kau rencanakan“.Adakah yang salah dengan konsep manajemen waktu? ada yang kurang (bukan salah) pada konsep manajemen waktu. Ada bagian yang kurang tepat dan analisis yang kurang tajam dalam konsep manajemen waktu, bagian yang kurang pada konsep manajemen waktu adalah pendekatan yang digunakan dalam manajemen waktu yang terlalu menitikberatkan pada waktu dan perencanaan. 3. Efektivitas Energi (Perencanaan yang Matang) dan Efisiensi Waktu Waktu dalam hidupmu itu terlalu pendek dan sangat berharga untuk kau sia-siakan. Kita harus bahwa hidup dan umur yang kita miliki itu adalah sesuatu yang sangat berharga hingga kita tak ingin jika itu semua terbuang percuma. Maka segeralah mengatur energi hidupmu dengan lebih baik dengan membuat perencanaan hidup yang cerdas dan fokus dalam pengerjaannya. Perencanaan merupakan komponen yang sangat penting dalam konsep manajemen energi selain fokus. Bagaimana kita bisa mengelola energi dengan baik jika kita bahkan tidak tahu apa yang akan kita kerjakan selanjutnya? Energi diri kita akan bisa kita atur porsi pengerahannya jika kita telah memiliki rencana yang akan kita lakukan. Satu hal yang harus kita ketahui, manajemen energi tidaklah menafikan merendahkannya sampah. lalu Manajemen keberadaan manajemen memasukkannya energi itu ke waktu dalam menyempurnakan dan keranjang konsep manajemen waktu dengan mengubah paradigma. Manajemen energi akan banyak beririsan dengan manajemen waktu. Dan pembuatan rencana – yang merupakan komponen penting dalam manajemen waktu – tetap menjadi komponen penting dalam manajemen energi. Akhirnya, penting sekali budaya hemat energi diciptakan secepatnya bagi kalangan aparatur sipil negara (ASN), 18 terutama bagi mereka yang ingin meniti karier yang sukses dan menjadikan hidupnya berjalan dengan lebih baik dan lebih produktif. Intinya, setiap aparatur seharusnya memiliki semangat mengelola energi dirinya dan mengerahkannya untuk tujuan yang positif dalam konteks pelayanan masyarakat. Kuncinya ada pada konsep manajemen energi seperti yang telah dijelaskan panjang lebar dalam modul ini: perencanaan yang cerdas, efisien, efektif, fokus, dan disiplin dalam waktu dan hemat energi. Dalam konsep manajemen waktu, setiap orang dituntut untuk dapat membuat perencanaan yang efektif sehingga waktu yang berlalu dapat berjalan optimal. Efektivitas dan efisiensi waktu menjadi diskusi penting yang harus didapatkan titik temunya dengan kegiatan sehari-hari sehingga setiap orang menjadi semakin produktif. Salah satu jargon penting dalam manajemen waktu adalah “rencanakan apa yang akan kau kerjakan, dan kerjakan apa yang sudah kau rencanakan“. Untuk menjadi orang yang produktif maka setiap orang harus mampu mengatur waktunya dengan baik. C. Pengertian Manajemen Waktu dan Energi Manajemen waktu dan energi sama halnya dengan mengatur diri sendiri dan setiap waktu pasti dimulai dari detik dan yang paling kita tidak sadari adalah detik-detik yang sudah berlalu. Detik itu tidak tidak akan kembali lagi. Detik merupakan awal dari manajemen waktu. Tanpa kita sadari Berbagai hari yang kita nantikan berawal dari detik, bulan yang kita nanti-nanti juga berawal dari detik, tahun yang kita tunggu. Lalu masihkah detik itu sepele? Manajemen waktu merupakan kesadaran terhadap waktu yang kita gunakan, jika kita hanya menyadari waktu sebagai hari maka bisa jadi kita tidak pernah menghargai setiap jam, menit dan detik. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan 19 pengawasan terhadap waktu. Dari tinjauan secara komprehensif pekerjaan yang hendak dikerjakan dan rumusan tertulis sebuah rencana dapat diketahui prioritas hubungan antar aktifitas yang akan dikerjakan sendiri serta didelegasikan. Dalam tataran praktis, manajemen energi mungkin tak jauh berbeda dari manajemen waktu. Namun dalam tataran konsep, manajemen energi jelas berbeda dengan manajemen waktu. Satu yang harus teman-teman ketahui bahwa prinsip-prinsip manajemen dalam kajian pengembangan diri lebih merupakan paradigma dan sikap mental ketimbang tips-tips praktis yang bersifat operasional. Oleh karena itu, memahami perbedaan manajemen energi dan manajemen waktu dari sudut pandang perbedaan paradigma merupakan suatu hal yang mutlak untuk dilakukan. Dan memang seperti itulah kenyataannya, manajemen energi bertumpu pada paradigma pengelolaan energi (bukan pengelolaan waktu) dalam melakukan segala aktivitas kehidupan. Dengan paradigma seperti ini, setiap orang dituntut untuk mampu mengatur ritme kehidupannya dengan alokasi energi yang optimal dan efektif. D. Tips Manajemen Waktu dan Energi yang baik Sumber daya manusia merupakan salah satu bagian yang mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi non pemerintah. Di era global sekarang ini, kebutuhan memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas adalah niscaya, mengingat peran yang sangat besar dalam organisasi. Sumber daya manusia adalah aset yang paling berharga dan paling penting dimiliki oleh suatu organisasi, karena itu keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan oleh unsur manusia. (Nawawi, 2004 ). 20 Sumber daya manusia yang berkinerja baik akan memudahkan organisasi mencapai visi, misi, dan tujuannya. Faktor sumber daya manusia ini merupakan elemen yang penting diperhatikan oleh organisasi, karena sumber daya manusia dengan kinerja yang baik diperlukan dalam menunjang keberhasilan pelaksanaan kegiatan organisasi. Tanpa adanya sumber daya manusia dengan kinerja yang baik maka akan sulit bagi sebuah organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam rangka menyelenggarakan pelayanan publik kepada masyarakat secara efektif dan efisien, diperlukan kinerja andal dari penyelenggara pelayanan publik. Untuk mencapai kinerja andal, dibutuhkan adanya integritas, profesional, netral dan bebas dari tekanan apapun Nepotisme dalam serta bersih dari adanya Korupsi, Kolusi, dan penyelenggaraan pelayanan publik. Dengan demikian penyelenggara pelayanan publik dapat menjalankan tugas dan fungsinya sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Dalam mengelola manajemen waktu dan energi diperlukan tabeltabel untuk menyusun agenda harian, bulanan, bahkan tahunan saat mengikuti materi manajemen waktu. Tabel-tabel seperti itu dapat membantu setiap orang untuk meningkatkan efektivitas kerja sekaligus meningkatkan efisiensi waktu. Demikianlah kegiatan diklat berakhir dengan kesimpulan bahwa untuk menjadi orang yang produktif maka setiap orang harus mampu mengatur waktunya dengan baik. E. Rangkuman Waktu merupakan hal yang terpenting dalam kehidupan. Merupakan kerugian orang-orang yang tidak dapat memanfaatkan waktunya dengan optimal. Untuk itu diperlukan suatu pengelolaan atau manajemen waktu yang tepat dalam menjalankannya. Sebagai 21 seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau yang dikenal sekarang dengan istilah Aparatur Sipil Negara ASN) yang bertugas memberikan pelayanan pada masyarakat, sangat diharapkan untuk dapat meningkatkan kinerja atau prestasi kerjanya . Prestasi kerja pegawai ini salah satunya dapat dicapai melalui pemanfaatan manajemen waktu yang baik. Menajemen waktu yang tepat dapat mengurangi terbuangnya waktu kerja dengan sia-sia, sehingga kinerja atau prestasi kerja dapat diraih dengan maksimal. Detik merupakan awal dari manajemen waktu. Tanpa kita sadari Berbagai hari yang kita nantikan berawal dari detik, bulan yang kita nanti-nanti juga berawal dari detik, tahun yang kita tunggu ultahnya juga dari detik. Lalu masihkah detik itu sepele? Manajemen waktu merupakan kesadaran terhadap waktu yang kita gunakan, jika kita hanya menyadari waktu sebagai hari maka bisa jadi kita tidak pernah menghargai setiap jam, menit dan detik. Jika kita hanya menyadari bulan maka pastinya kita bukannya mahluk yang ingat kepada Tuhan. Inti dari manajemen waktu adalah kesadaran individu akan pentingnya waktu dari DETIK. Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu. Dari tinjauan secara komprehensif pekerjaan yang 22 hendak dikerjakan dan rumusan tertulis sebuah rencana dapat diketahui prioritas hubungan antar aktifitas yang akan dikerjakan sendiri serta didelegasikan. Jebakan yang sering muncul disini adalah rasa percaya diri dapat cepat bila dikerjakan sendiri dimana itu perasaan yang kurang tepat. Setelah pengorganisasian terjadi maka penggerakan pun dilakukan yang mencakup pelaksanaan sendiri dan pemberian motivasi kepada pemegang delegasi. Satu hal yang penting ialah komitmen kuat untuk konsisten pada rencana dan mengeliminasi gangguan-gangguan termasuk permintaan bantuian dari atasan maupun bawahan dengan cara berani mengatakan “Tidak”. Akhirnya setelah selesai tuntas pekerjaan dilakukan pengawasan berdasarkan rencana, yang tidak lupa memberikan reward terhadap keberhasilan. Dalam situasi waktu sesuai rencana belum habis sedangkan pekerjaan telah tuntas seyogyanya dipergunakan untuk menambah kuantitas, merencanakan pekerjaan selanjutnya dan atau investasi waktu. Dalam tataran praktis, manajemen energi mungkin tak jauh berbeda dari manajemen waktu. Namun dalam tataran konsep, manajemen energi jelas berbeda dengan manajemen waktu. Satu yang harus kita ketahui bahwa prinsip-prinsip manajemen dalam kajian pengembangan diri lebih merupakan paradigma dan sikap mental ketimbang tips-tips praktis yang bersifat operasional. Oleh karena itu, memahami perbedaan manajemen energi dan manajemen waktu dari sudut pandang perbedaan paradigma merupakan suatu hal yang mutlak kenyataannya, untuk dilakukan. manajemen Dan energi memang bertumpu seperti pada itulah paradigma pengelolaan energi (bukan pengelolaan waktu) dalam melakukan segala aktivitas kehidupan. Dengan paradigma seperti ini, setiap orang dituntut untuk mampu mengatur ritme kehidupannya dengan alokasi energi yang optimal dan efektif sehingga dapat dilakukan dalam mengelola waktu untuk meningkatkan prestasi kerjanya. Yang 23 terpenting ia mampu mengatur satu detik dari waktunya untuk bisa melakukan hal yang bermanfaat untuk hidup dan pekerjaannya. F. Tes Jawablah soal-soal latihan di bawah ini dengan jelas dan ringkas dengan mengacu pada butir-butir yang telah diajarkan : 1. Sebutkan teori-teori yang berhubungan dengan manajemen waktu dan energi? 2. Apa yang dimaksud dengan manajemen waktu dan energi? 3. Sebutkan tips dalam manajemen waktu dan energi? G. Tugas Bagaimana pendapat anda apabila seseorang melakukan pekerjaan yang dilakukan pada hari itu jauh dari apa yang sudah direncanakan. Pada kenyataannya, pekerjaan yang sudah direncanakan untuk diselesaikan pada saat itu mengalami perubahan karena adanya disposisi untuk segera ditindaklanjuti. Sebagai seorang pegawai apa yang harus anda lakukan. H. Kunci Jawaban 1. König (2007) organisasi, mendefinisikan yang meliputi manajemen perencanaan sebagai strategis, proses penataan, penetapan tujuan, pengelolaan sumber daya, pengembangan manusia dan aset keuangan yang dibutuhkan untuk meraih tujuan dan mengukur hasilnya. Sedangkan Manajemen Waktu merupakan seni menata urusan kerja dan pribadi seefektif dan seefisien mungkin, membuat semuanya terlaksana dengan baik, secepat mungkin, dan dengan penggunaan sumber daya (waktu, energi, uang dan manusia) sesedikit mungkin. Drucker (1966) mempopulerkannya, konsep Manajemen Waktu ini telah secara luas diterima sebagai hal yang menyumbang pada 24 efektivitas karyawan (Adebisi, 2013). Manajemen Waktu adalah tentang perencanaan hari/waktu supaya bisa melakukan penggunaan paling baik atas waktu yang dimiliki. Konsep atau istilah mengenai Manajemen Waktu berawal dari revolusi industri, yaitu ketika mulai ada perhatian tentang pengelolaan waktu secara efektif dan efisien untuk bisa mengontrol waktu yang dimiliki seseorang Manajemen Waktu adalah tindakan atau proses perencanaan dan pelaksanaan pantauan sadar atas sejumlah waktu yang digunakan untuk aktivitas khusus, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas (Singh & Jain, 2013). Atau seperti dikatakan Humes (dalam Adebisi, 2013). 2. Manajemen waktu dan energi sama halnya dengan mengatur diri sendiri dan setiap waktu pasti dimulai dari detik dan yang paling kita tidak sadari adalah detik-detik yang sudah berlalu. Detik itu tidak tidak akan kembali lagi. Detik merupakan awal dari manajemen waktu. Tanpa kita sadari Berbagai hari yang kita nantikan berawal dari detik, bulan yang kita nanti-nanti juga berawal dari detik, jika kita hanya menyadari waktu sebagai hari maka bisa jadi kita tidak pernah menghargai setiap jam, menit dan detik. Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. 3. Dalam mengelola manajemen waktu dan energi diperlukan tabeltabel untuk menyusun agenda harian, bulanan, bahkan tahunan saat mengikuti materi manajemen waktu. Tabel-tabel seperti itu 25 dapat membantu setiap orang untuk meningkatkan efektivitas kerja sekaligus meningkatkan efisiensi waktu. Demikianlah kegiatan diklat berakhir dengan kesimpulan bahwa untuk menjadi orang yang produktif maka setiap orang harus mampu mengatur waktunya dengan baik. 26 BAB III FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MANAJEMEN WAKTU DAN ENERGI setelah mempelajari materi ini, peserta dapat mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi manajemen waktu dan energi A. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Manajemen Waktu dan Energi Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Waktu dan Energi Menurut Lakein (2007) ada beberapa hal yang menjadi faktor dalam manajemen waktu agar seseorang menjadi sukses dan berhasil dalam hidupnya, yaitu : a) Kontrol diri. Mengatur hidup memerlukan kontrol yang baik. Fungsi kontrol tersebut adalah membantu melancarkan seseorang dalam mencapai keinginan, disamping bermanfaat pula untuk menjadikan seseorang yang fleksibel dan spontan. Jangan menjadi orang yang bersifat overorganizer, yaitu orang yang suka membuat daftar kerja dan menyempurnakannya, tetapi tidak pernah melaksanakan sama sekali. Jangan menjadi orang yang overdoer, terus-menerus sibuk sampai tak punya waktu mengevaluasi aktivitasnya. Jangan menjadi orang yang time out yaitu orang yang teramat kaku dalam segala tindakan karena sangat terikat dengan waktu. Setiap penggunaan waktu sangatlah tergantung dari orientasi masing-masing individu. Setiap individu harus mempunyai pilihan teknik yang tepat, lantaran teknik atau saran yang baik bagi seseorang belum tentu baik pula bagi orang lain. Gunakan sebaik mungkin teknik tersebut untuk dapat lebih menikmati hidup. Usahakan memperbaiki, mengubah, dan mengatur ulang beberapa hal yang akan membuat kepribadian lebih terbuka dalam memahami dimensi waktu, sebab hasil 27 terbesar dari sukses di dalam mengontrol waktu dan kehidupan tersebut adalah tercapainya kebebasan; b) Perencanaan yang baik. Membuat rencana sama halnya mencoba menghadirkan masa depan, dengan demikian dapat melakukan sesuatu untuk mewujudkan tujuan rencana tersebut mulai dari sekarang. Salah satu ciri rencana yang buruk adalah tujuannya kabur dan sulit dilaksanakan. Rencana yang baik senantiasa memiliki kejelasan dan banyak kemungkinan untuk diwujudkan. Seorang perencana yang baik bukan karena selalu memulai pekerjaannya dengan membuat rencana, tetapi karena menggunakan waktunya dengan sungguh-sungguh untuk menjalankan rencana tersebut. Semua rencana dalam daftar tidaklah bernilai sama, harus menyusun prioritas sesuai dengan kepentingannya. Kapan pun membuat daftar rencana, akhirilah dengan membuat skala prioritas yang berguna untuk mempertimbangkan mana yang terbaik dilakukan saat ini. Setiap rencana seyogianya dibuat secara tertulis untuk menghindari kemungkinan hanya menjadi impian belaka. Menuliskan rencana juga akan membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik; c) Tujuan hidup. Menuliskan pernyataan mengenai tujuan hidup akan sangat membantu menemukan apa yang sebenarnya ingin dilakukan, memotivasi diri serta menemukan strategi yang tepat dalam mengatur waktu dan pekerjaan. Tujuan hidup umumnya dinyatakan dalam kalimat singkat-padat karena merupakan pemerasan dari sekian banyak ide yang berseliweran. Selektif dalam menuangkan tujuan tadi bisa menunjukkan prioritas yang mengejutkan. Apabila menghadapi pilihan antara dua tujuan yang bertentangan, pertimbangkan bahwa prioritas sangat bisa diubah dan disesuaikan. Untuk mengidentifikasi tujuan hidup, orientasinya pasti berbeda pada usia 5 tahun, 25 tahun, dan 65 28 tahun. Individu harus menjabarkan tujuan hidup yang representatif berdasarkan realitas kekinian atau perspektif kehidupan hari ini. Ketika pernyataan tujuan hidup tidak lagi berubah-ubah atau mandek, harus memeriksanya secara periodik, karena sesungguhnya tujuan hidup itu akan terus berkembang selama masih hidup; d) Rencana dan jadwal setiap hari. Seberapa pun sibuknya kegiatan sehari-hari, harus menciptakan peluang untuk membuat rencana, khususnya mengenai penggunaan waktu. Gunakan saja 10 menit setiap harinya, dan apabila rencana tersebut membuahkan hasil, kehilangan waktu 10 menit tersebut tak akan siasia karena akan mendapatkan buahnya. Membuat perencanaan pagi atau malam hari tidak memiliki perbedaan yang signifikan yang penting harus bisa membuat perencanaan sama baiknya, pagi atau malam hari. Jangan lupa, lengkapi perencanaan dengan penjadwalan. Selain efektif untuk mengatur aktivitas, dengan penjadwalan tersebut berarti telah menyediakan waktu untuk mengerjakan prioritas yang diinginkan. Kekakuan dalam menyusun dan mengikuti apa yang dijadwalkan tanpa adanya variasi akan membuat perasaan sangat dibatasi, hidup dalam belenggu waktu, dan penuh ketegangan. Seseorang harus menciptakan keseimbangan pelaksanaan antara waktu yang terjadwal dan tidak terjadwal. Hal ini akan membantu menjadikan hidup lebih longgar, meminimalisir hal-hal yang tak teratur, serta memiliki kesempatan memulai kegiatan lebih awal; e) Berani mengatakan tidak. Sesekali seseorang harus berani mengatakan “tidak” kepada orang lain untuk menghemat waktu. Penolakan tersebut harus disampaikan dengan luwes dan sopan agar tidak menyakiti orang lain. Memenuhi permintaan orang lain adalah sikap yang baik. Artinya, jika ingin berusaha menghargai orang lain dan waktunya, besar kemungkinan orang lain pun juga akan menghormatinya. Cara menolak permintaan orang lain agar 29 tidak kecewa bisa dengan mengatakan bahwa sebenarnya saya sangat menghargai (memahami) betapa pentingnya permintaan tersebut bagi yang bersangkutan, tetapi saya terlalu sibuk untuk membantunya sekarang. Salah satu solusi menangani konflik prioritas, antara lain dengan berdiskusi untuk membuka inti permasalahan yang dihadapi masing-masing, sekaligus dapat saling bertukar ide dengan orang lain. Apabila terpaksa menunda suatu pekerjaan, tanyalah pada diri sendiri, "Apakah yang sebenarnya aku hindari?" Setelah itu cobalah menghadapinya dengan lebih bersungguh-sungguh apa pun yang dihindari tersebut. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa faktorfaktor yang mempengaruhi keberhasilan melaksanakan manajemen waktu adalah : kontrol diri, perencanaan yang baik, tujuan hidup, rencana dan jadwal setiap hari dan berani mengatakan tidak. Efektivitas berarti mengerjakan segala sesuatunya dengan perencanaan yang cerdas dan matang, serta etos kerja yang tinggi. Contoh sederhana tentang bagaimana hidup efektif. Katakanlah kita sedang berada dalam sebuah kamar di dalam rumah dan ingin pergi ke toilet yang berada di luar kamar tersebut. Niatmu hanya satu, yaitu (maaf) buang air kecil. Namun, saat itu kita sudah selesai membaca buku dan ingin meletakkan buku tersebut di sebuah rak yang terletak di dekat pintu kamar. Karena lapar, ingin makan sesuatu setelah itu. Di saat yang sama juga memiliki rencana untuk menyapu kamarmu yang kotor. Kemudian kamu membuat sebuah rencana dengan memutar otakmu secara cepat dan segera bertindak. B. Upaya Menuju Efektivitas Manajemen Waktu dan Energi Martani dan Lubis (1987:55) menambahkan ada tiga pendekatan yang diperlukan dalam upaya mengukur efektivitas Manajemen Waktu dan Energi, yaitu: 30 1. Pendekatan efektivitas sumber dari (resource input. approach) Pendekatan yakni mengukur mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh sumber daya, baik fisik maupun non fisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. 2. Pendekatan proses (process approach) adalah untuk melihat sejauh mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi. 3. Pendekatan sasaran (goals approach) dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana. Membangun organisasi dan individu yang efektif memerlukan kriteria kefektivan (Gibson 1987:33). Kriteria keefektifan secara khas dinyatakan dalam ukuran waktu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Kriteria jangka pendek adalah untuk menunjukkan hasil tindakan yang mencakup waktu satu tahun atau kurang. Kriteria jangka menengah diterapkan jika anda menilai keefektivan seseorang, kelompok, atau organisasi dalam jangka waktu yang lebih lama, umpamanya lima tahun. Kriteria jangka panjang dipakai untuk menilai waktu yang akan datang yang tidak terbatas. Lima kategori kriteria keefektivan : 1. Produksi : Mencerminkan kemampuan menghasilkan jumlah dan kualitas organisasi untuk keluaran yang dibutuhkan lingkungan. 2. Efisiensi : Didefinisikan sebagai perbandingan keluaran terhadap masukkan. Kriteria jangka pendek ini memfokuskan perhatian atas siklus keseluruhan dari masukan - proses - keluaran, dengan menekankan pada elemen masukkan dan proses 3. Kepuasaan : Kepuasan dan moral adalah ukuran yang serupa untuk menunjukkan tingkat dimana organisasi memenuhi kebutuhan pelanggannya 31 4. Keadaptasian : Keadaptasian ialah tingkat dimana organisasi dapat benar – benar tanggap terhadap perubahan internal dan eksternal 5. Pengembangan : Kriteria ini mengukur kemampuan organisasi untuk meningkatkan kapasitasnya menghadapi tuntutan lingkungan. Suatu organisasi harus melakukan berbagai upaya untuk memperbesar kesempatan kelangsungan hidup jangka panjangnya. Usaha – usaha pengembangan yang lazim ialah program pelatihan untuk meningkatkan kualitas pegawai Jika dihubungkan dengan Pelayanan Publik, Produksi merupakan kemampuan pegawai Negeri Sipil dalam memberikan jasanya sebagai pelayan masyarakat. Energi diri kita akan bisa kita atur porsi pengerahannya jika telah memiliki rencana yang akan kita lakukan. Satu hal yang harus kita ketahui, manajemen energi tidaklah menafikan keberadaan manajemen waktu. Manajemen energi itu menyempurnakan konsep manajemen waktu dengan mengubah paradigma. Manajemen energi akan banyak beririsan dengan manajemen waktu. Dan pembuatan rencana – yang merupakan komponen penting dalam manajemen waktu – tetap menjadi komponen penting dalam manajemen energi. Manajemen waktu dan energi satu orang dengan orang yang lainnya bisa berbeda. Hal ini dikarenakan adanya faktor-faktor yang berpengaruh terhadap manajemen waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain, yaitu: 1. Jenis Kelamin Penelitian Macan dkk (1990, h. 71) telah membuktikan bahwa manajemen waktu dan energi wanita lebih baik dari pada manajemen waktu dan pria. Hal ini ditunjang oleh pendapat yang mengatakan bahwa bila wanita mempunyai waktu luang, mereka lebih suka mengisinya dengan mengerjakan berbagai pekerjaan ringan dari pada hanya bersantai. Karena itu, dapat dikatakan 32 bahwa hampir seluruh waktunya diisi denngan kegiatan. Hal demikian berbeda dengan kaum pria yang lebih suka menngisi waktu luangnya dengan tidur atau bersantai (Kartono, 1989,h. 185). 2. Usia Hasil penelitian Macan dkk (1990, h. 760) juga menunjukkan bahwa ada hubungan positif antara usia dengan manajemen waktu. Semakin tinggi usia maka semakin baik pula manajemen waktunya. Semakin tinggi usia kita maka pemikiran kita akan semakin dewasa dan pengalaman kita lebih banyak. Kita sudah dapat memikirkan dengan baik mana yang seharusnya kita lakukan dan mana yang tidak perlu kita lakukan sehingga semakin tinggi usia kita maka semakin baik manajemen waktu kita. Menurut Hofer dkk (2007, h. 17-28), ada tiga faktor yang mempengaruhi manajemen waktu, yaitu: 1. Pengaturan diri (self-regulation) Dengan adnya pengaturan diri, seseorang dapat mengatur waktunya dengan baik. 2. Motivasi Seseorang yang mempunyai motivasi tinggi memiliki manajemen waktu yang tinggi. Hal ini ditunjang oleh penelitian Vansteenkiste dkk (2005, h. 472-473) yang menunjukkan semakin tinggi motivas internal seseorang, semakin tinggi manajemen waktunya. 3. Pencapaian Tujuan Seseorang yang berusaha mencapai tujuannya akan dapat mengatur waktunya dengan baik. C. Rangkuman Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Waktu dan Energi antara lain kontrol diri, perencanaan yang baik, tujuan hidup, rencana 33 dan jadwal setiap hari dan berani berkata tidak adalah faktor-faktor yang menjadikan seseorang efektivitas Manajemen Energi dan Waktu. Hal ini diperkuat menurut Lakein (2007). Martani dan Lubis (1987:55) menambahkan ada tiga pendekatan yang diperlukan dalam upaya mengukur efektivitas Manajemen Waktu dan Energ yaitu: Pendekatan sumber (resource approach), Pendekatan proses (process approach) dan Pendekatan sasaran (goals approach). Manajemen waktu dan energi satu orang dengan orang yang lainnya bisa berbeda. Hal ini dikarenakan adanya faktor-faktor yang berpengaruh terhadap manajemen waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain, yaitu: Jenis Kelamin, Usia. Hasil penelitian Macan dkk (1990, h. 760) juga menunjukkan bahwa ada hubungan positif antara usia. Menurut Hofer dkk (2007, h. 17-28), ada tiga faktor yang mempengaruhi manajemen waktu, yaitu: Pengaturan diri (selfregulation, motivasi dan pencapaian tujuan. D. Tes Jawablah soal-soal latihan di bawah ini dengan jelas dan ringkas dengan mengacu pada butir-butir yang telah diajarkan : i. Apa yang dimaksud dengan perencanaan manajemen waktu dan energi yang baik itu ? ii. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah dalam menuju efektivitas manajemen waktu dan energi. iii. Guna dengan maksud apa kita dapat mengontrol diri dan prencanaan yang baik dalam manajemen waktu dan energi. E. Kunci Jawaban 1. Membuat rencana sama halnya mencoba menghadirkan masa depan, dengan demikian dapat melakukan sesuatu untuk mewujudkan tujuan rencana tersebut mulai dari sekarang. Salah 34 satu ciri rencana yang buruk adalah tujuannya kabur dan sulit dilaksanakan. Rencana yang baik senantiasa memiliki kejelasan dan banyak kemungkinan untuk diwujudkan. Seorang perencana yang baik bukan karena selalu memulai pekerjaannya dengan membuat rencana, tetapi karena menggunakan waktunya dengan sungguh-sungguh untuk menjalankan rencana tersebut. Semua rencana dalam daftar tidaklah bernilai sama, harus menyusun prioritas sesuai dengan kepentingannya. Kapan pun membuat daftar rencana, akhirilah dengan membuat skala prioritas yang berguna untuk mempertimbangkan mana yang terbaik dilakukan saat ini. Setiap rencana seyogianya dibuat secara tertulis untuk menghindari kemungkinan hanya menjadi impian belaka. Menuliskan rencana juga akan membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik. 2. Langkah-langkah dalam menuju efektivitas manajemen waktu dan energi. a. Produksi : Mencerminkan kemampuan organisasi untuk menghasilkan jumlah dan kualitas keluaran yang dibutuhkan lingkungan. b. Efisiensi : Didefinisikan sebagai perbandingan keluaran terhadap masukkan. Kriteria jangka pendek ini memfokuskan perhatian atas siklus keseluruhan dari masukan - proses keluaran, dengan menekankan pada elemen masukkan dan proses. c. Kepuasaan : Kepuasan dan moral adalah ukuran yang serupa untuk menunjukkan tingkat dimana organisasi memenuhi kebutuhan pelanggannya d. Keadaptasian : Keadaptasian ialah tingkat dimana organisasi dapat benar – benar tanggap terhadap perubahan internal dan eksternal 35 e. Pengembangan : Kriteria ini mengukur kemampuan organisasi untuk meningkatkan kapasitasnya menghadapi tuntutan lingkungan. Suatu organisasi harus melakukan berbagai upaya untuk memperbesar kesempatan kelangsungan hidup jangka panjangnya. Usaha – usaha pengembangan yang lazim ialah program pelatihan untuk meningkatkan kualitas pegawai 3. Tujuan yang didapat adalah sukses dan berhasil dalam kehidupan serta manfaat maksimal. 36 BAB IV TEKNIK MENGAPLIKASIKAN WAKTU DAN ENERGI setelah mempelajari materi ini, peserta dapat menjelaskan dan melaksanakan teknik mengaplikasikan waktu dan energi. A. Prinsip-Prinsip Teknik Mengaplikasikan Manajemen Waktu dan Energi Sulit mengatur waktu karena beban pekerjaan yang terasa semakin berat. Meskipun kehadiran teknologi canggih seperti komputer, internet dan handphone makin memudahkan kehidupan Anda dalam mengakses pekerjaan, namun masih banyak saja yang merasa kesulitan membagi waktu antara kehidupan pribadi, keluarga dan pekerjaan. Kita beranggapan waktu begitu cepat berlalu, sementara pekerjaan di kantor maupun di rumah masih siap menghadang. Mulailah belajar memanage waktu dan energi agar kehidupan Kita tak selalu monoton dan membuat diri Anda tertekan. Cara efektif untuk mengatur waktu Kita dengan baik adalah : 1. Lacak Aktivitas Anda. Kebanyakan orang akan menemukan kalau mereka memiliki tiga jam dalam tiap hari yang sebenarnya dapat digunakan untuk hal yang lebih membangun atau tindakan yang efisien. Kurangi waktu yang Anda gunakan untuk bertelepon, membolak-balik majalah atau surfing di web yang tak mengahasilkan apapun, dan batasi kegiatan-kegiatan yang tak penting. 2. Susun program kerja Anda sebaik mungkin. Buatlah jadwal pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan dalam satu minggu atau satu bulan ke depan Tentukan juga batas waktu 37 penyelesaian dari masing-masing tugas tersebut. Dengan demikian semua tugas dapat Anda kontrol dengan baik. 3. Rencanakan untuk menyelesaikan proyek tersulit. Jika disela-sela rutinitas pekerjaan, Anda memiliki sedikit waktu luang, cobalah untuk mengerjakan tugas atau suatu proyek yang agak berat. 4. Atur waktu untuk diri sendiri dan juga orang lain. Jika ingin memiliki waktu lebih, cobalah mengatur ritme kehidupan Anda, dengan bangun 1 jam 30 menit lebih awal atau tidur malam satu setengah jam lebih larut dibanding biasanya. Namun sesibuk apapun diri Anda, jangan pernah lupa bersosialisasi / mempererat hubungan, juga dapat membantu merelakskan pikiran dan mengurangi tekanan akibat pekerjaan. 5. Delegasikan tugas sebanyak yang bisa Anda berikan. Mintalah bantuan karyawan Anda untuk mengerjakan tugas atau proyek kantor bila Anda sudah terlalu disibukan dengan tugas lainnya. Sementara di rumah, ajak anak-anak untuk membantu Anda dalam membersihkan rumah atau carilah pembantu rumah tangga bila Anda benar-benar mengalami kesulitan untuk mengerjakan tugas rumah seorang diri. 6. Belajar untuk berkata tidak. Mungkin Anda sering mendapat tawaran untuk menjadi anggota salah satu organisasi tertentu. atau juga sering mendapat undangan untuk menghadiri suatu acara. Tolaklah tawaran dan permintaan itu secara halus jika Anda tidak memiliki banyak waktu untuk menghadirinya. Segera tanggulangi pekerjaan yang tertunda.Jika masih ada pekerjaan yang belum terselesaikan, segera atasi. Semakin banyak dan sering Anda menunda pekerjaan maka akan semakin menumpuk dan memberatkan diri Anda. 7. Jangan terlalu perfeksionis. Memiliki sikap perfeksionis memang tidak salah, namun jika terlalu berlebihan malah bisa merugikan Anda. Jangan buang waktu Anda dengan percuma hanya karena 38 terobsesi untuk mendapatkan hasil yang sempurna. Padahal sisa waktu tersebut mungkin masih bisa Anda gunakan untuk hal-hal lain yang lebih bermanfaat. 8. Berkonsentrasi Pada Hasil. Banyak orang melewatkan waktu mereka sepanjang hari dengan aktivitas yang hiruk-pikuk, tapi hanya sedikit membuahkan hasil. Itu semua terjadi karena mereka tak berkonsentrasi pada hal yang benar. Dengan lebih berkonsentrasi pada sedikit prioritas 'utama' secara teratur, Anda dapat mencapai lebih banyak hal dalam waktu singkat. 9. Ingat Prisip 80/20. 20% aktivitas Anda akan memberi Anda 80% dalam bentuk hasil. Tujuan Anda adalah mengubah ini untuk memastikan kalau Anda berkonsentrasi sebanyak usaha yang mungkin Anda lakukan untuk hasil tertinggi dari tujuan. 10. Jangan Menangguhkan. Lakukan saat ini juga. Cara untuk mencegah penundaan adalah dengan menentukan deadline waktu untuk tujuan yang harus dicapai. 11. Bersikap Tegas. Belajarlah berkata tidak pada orang lain. Waktu Anda sangat menentukan berharga. atau Jadi jangan memanfaatkan Anda biarkan untuk orang lain kepentingan rencana mereka. Batasi gangguan sebisa mungkin. Tutup pintu Anda, matikan nada dering telepon atau minta dengan terus terang agar Anda tidak diganggu. Adapun yang dapat kita lakukan lainnya guna mencapai serta memahami prinsip –prinsip teknik pengaplikasian manajemen waktu dan energi adalah sebagaiberikut : 1. To do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat 39 direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana kita memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya. 2. Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya. 3. Belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas . Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha . Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting untuk mencapai hasil yang tidak signifikan. 4. Kunci sukses manajemen waktu dan energi adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satusatunya cara dimana kita dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting . Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang diperlukan untuk mengulang pekerjaan akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang di perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan. 40 5. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu akan lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah. B. Rangkuman Prinsip – Prinsip Teknik Pengaplikasikan Manajem Waktu dan Energi mengefektifkan seorang pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan, memanage waktu dan energi agar dapat mengurangi beban pekerjaan. Gunakan cara efektif untuk mengatur waktu dan energi agar pekerjaan dapat terselesaikan, kita dengan baik melalui menyusun program kerja Anda sebaik mungkin, rencanakan untuk menyelesaikan proyek tersulit, atur waktu untuk diri sendiri dan juga orang lain untuk mencapai serta memahami prinsip –prinsip teknik pengaplikasian manajemen waktu dan energi yaitu To-do lists yang baik dan efisien, rencanakan tugas yang paling sulit di awal dan belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas . C. Tes Jawablah soal-soal latihan di bawah ini dengan jelas dan ringkas dengan mengacu pada butir-butir yang telah diajarkan : 1. Sebutkan cara efektif untuk mengatur waktu dengan baik ? 2. Langkah-langkah apa yang dapat dilakukan dalam mengaplikasikan manajemen waktu dan energi ?. 3. Mengapa membangun karakter aparatur negara sangat diperlukan dalam good public governance? D. Kunci Jawaban 1. cara efektif untuk mengatur waktu dengan baik. a. Lacak Aktivitas kita. b. Susun program kerja Anda sebaik mungkin. c. Rencanakan untuk menyelesaikan proyek tersulit. 41 d. Atur waktu untuk diri sendiri dan juga orang lain. e. Delegasikan tugas sebanyak yang bisa Anda berikan. f. Belajar untuk berkata tidak. g. Jangan terlalu perfeksionis. h. Berkonsentrasi Pada Hasil.. i. Jangan Menangguhkan.. j. Bersikap Tegas. 2. Langkah aplikasi manajemen waktu dan energi a. To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugastugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana kita memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya. b. Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya. c. Belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha . Dengan kata lain, cobalah untuk 42 bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugastugas penting untuk mencapai hasil yang tidak signifikan. d. Kunci sukses manajemen waktu dan energi adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana kita dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugastugas yang benar-benar penting . Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang diperlukan untuk mengulang pekerjaan akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang di perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu akan lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah. 3. prinsip utama yang harus mewujudkan pemerintahan Sedikitnya ada 5 yang dipenuhi bersih dan untuk bisa berwibawa. kriteria good public governance, sebagai prinsip yang saling terikat, yaitu: a. Akuntabilitas ialah kewajiban untuk bertanggungjawab (accountability) b. Keterbukaan dan transparan (openness and transparency) c. Ketaatan pada aturan hukum d. Komitmen yang kuat untuk bekerja bagi kepentingan bangsa dan Negara dan bukan kelompok atau individu 43 e. Komitmen untuk mengikutsertakan dan memberi kesempatan kepada masyarakat untuk berpartisipasi dalam pembangunan 44 BAB V HAMBATAN DALAM APLIKASI MANAJEMEN WAKTU DAN ENERGI PARADIGMA MENGELOLA WAKTU DAN ENERGI UNTUK BEKERJA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN Setelah mempelajari materi ini, peserta dapat menerapkan Hambatan dalam aplikasi manajemen waktu dan energi paradigma mengelola waktu dan energi untuk bekerja secara efektif dan efisien serta mampu mengembangkan tips-tips manajeman waktu dan energi dalam upaya meningkatkan tugas-tugas kedinasan secara efisien dan efektif. A. Hambatan dalam aplikasi Manajemen Waktu dan Energi Birokrasi memang diharapkan berperan besar dalam pelaksanaan seluruh rencana negara yang telah diputuskan dalam kebijakan publik. Namun dalam praktek pemerintahan negara – peran birokrasi seringkali diragukan untuk dapat menghidupkan dan mendinamisasikan proses demokratisasi, karena sifat birokrasi manapun pasti tidak dinamis (Suseno, 1992). Bahkan Sutoro Eko (2003) menyatakan bahwa raksasa birokrasi Indonesia yang tidak bermutu, justru menjadi beban yang sangat berat bagi negara dan masyarakat. Birokrasi Indonesia adalah institusi yang lebih banyak menghabiskan ketimbang menghasilkan. Sebagai sarang korupsi dan pencurian, birokrasi adalah penyumbang terbesar krisis finansial negara. Benar-benar sebuah ironi yang konyol kalau negara menderita krisis tetapi para pengelolanya bisa hidup kaya dan mewah. Adanya perubahan paradigma yang berpusat pada rakyat dan sejalan dengan perubahan paradigma dari UU No. 5 tahun 1974 yang menggunakan “The structural efficiency model”, menuju UU No. 22 Tahun 1999 dan selanjutnya diperbaharui dengan UU No. 32 Tahun 2004 yang lebih cenderung menggunakan “The local democracy model”. Pemerintah Daerah Kabupaten dan Kota diharapkan dapat 45 menjadi ujung tombak dalam pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di daerah. Semangat otonomi daerah pada dasarnya merupakan upaya menjalankan memandirikan dan Pemerintah menyelenggarakan tugas Daerah dalam pemerintahan, pembangunan dan pemberdayaan masyarakat di daerah. Untuk itu Pemerintah Daerah haruslah selalu tanggap dalam merespon serta menyikapi kebutuhan pelaksanaan dan otonomi keinginan daerah masyarakatnya. diharapkan pelayanan Dengan kepada masyarakat dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan lebih murah. Perkembangan kehidupan masyarakat yang semakin dinamis, sejalan dengan tingkat kehidupan yang semakin baik, telah meningkatkan kesadarannya akan hak dan kewajibannya sebagai warga negara dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Masyarakat yang semakin kritis dan berani untuk mengajukan keinginan, tuntutan dan aspirasinya, serta melakukan kontrol atas kinerja pemerintah. Masyarakat semakin berani menuntut birokrasi publik untuk mengubah posisi dan perannya (revitalisasi) dalam memberikan layanan publik. Kebiasaan suka mengatur dan memerintah harus diubah menjadi suka melayani, dari yang lebih suka menggunakan pendekatan kekuasaan, berubah menjadi suka menolong, semuanya menuju ke arah fleksibelitas, kolaboratis dan dialogis, dan menghilangkan cara-cara yang sloganis menuju caracara kerja yang realistik pragmatis (Thoha, 1988:119). Dalam kondisi masyarakat seperti digambarkan di atas, aparat birokrasi harus dapat memberikan layanan publik yang lebih profesional, efektif, efesien, serderhana, transparan, terbuka, tepat waktu, responsif, adaptif dan sekaligus dapat membangun “kualitas manusia” dalam arti meningkatkan kapasitas individu dan masyarakat untuk secara aktif menentukan masa depannya sendiri (Effendi, 1986:213). 46 Kadang kala rencana-rencana tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sering muncul hal-hal penting maupun tidak penting yang menghambat kelancaran Pengelolaan Waktu dan Energi. Faktor-faktor tersebut antara lain: 1. Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati. 2. Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah. 3. Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan penyelesaiannya, sebelum yang mengerjakan cepat waktu pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama 4. Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting. 5. Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu. 6. Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya. 7. Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa. Agar dapat meminimalkan hilangnya waktu dan energi, langkahlangkah yang dapat dilakukan antara lain: a. Evaluasi kembali tujuan, rencana, dan prioritas . b. Buat Program Kerja rencana pencapaian secara bertahap. c. Tutup semua kemungkinan yang dapat mengalihkan perhatian Anda dalam pencapaian tujuan. d. Manfaatkan Waktu Luang 47 e. Analisis Pekerjaan yang datang secara mendesak berdasarkan 3 standar utama untuk mengatur waktu dengan baik, yaitu: 1. Standar Kepentingan 2. Standar Kelayakan 3. Standar Efektifitas B. Paradigma Mengelola Waktu dan Energi untuk Efektif dan Efisien Manajemen waktu adalah sebuah konsep mengenai pengelolaan waktu agar menjadi efektif dan efisien sehingga akhirnya dihasilkan pribadi yang produktif. Manajemen waktu menitikberatkan waktu sebagai domain utama yang dapat kita manfaatkan dan berdayakan sedemikian rupa sehingga hidup kita dapat lebih optimal. Sebagian trainer manajemen waktu yang cukup cermat mengatakan bahwa waktu bukanlah subjek dalam konsep manajemen waktu, karena sebenarnya waktu sudah sedemikian adanya dan tak dapat diganggu gugat lagi. Yang menjadi subjek dalam manajemen waktu adalah pribadi manusia itu sendiri. Setiap oranglah yang harus menjadi aktor dalam mengelola waktu dalam hidupnya untuk mencapai tujuan yang dia inginkan. Dalam konsep manajemen waktu, setiap orang dituntut untuk dapat membuat perencanaan yang efektif sehingga waktu yang berlalu dapat berjalan optimal. Efektivitas dan efisiensi waktu menjadi diskusi penting yang harus didapatkan titik temunya dengan kegiatan sehari-hari sehingga setiap orang menjadi semakin produktif. Salah satu jargon penting dalam manajemen waktu adalah “rencanakan apa yang akan kau kerjakan, dan kerjakan apa yang sudah kau rencanakan“. Adakah yang salah dengan konsep manajemen waktu? Sekian tahun lamanya kita meyakini bahwa tak ada yang salah dengan manajemen waktu , bahwa ada yang kurang (bukan salah) pada konsep manajemen waktu. Ada bagian yang kurang tepat dan analisis yang kurang tajam dalam konsep manajemen waktu. Dan kita 48 akhirnya menyadari bahwa bagian yang kurang pada konsep manajemen waktu adalah pendekatan yang digunakan dalam manajemen waktu yang terlalu menitikberatkan pada waktu dan perencanaan. Manajemen energi pertama kali mengemuka ketika banyak orang yang membaca buku karangan Jim Loehr dan Tony Schwartz berjudul The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal Renewal. Buku ini menawarkan prinsip-prinsip manajemen energi berdasarkan pengalaman penulisnya dalam menangani atlet-atlet terkenal yang pernah bekerja sama dengan mereka. Dalam tataran praktis, manajemen energi mungkin tak jauh berbeda dari manajemen waktu. Namun dalam tataran konsep, manajemen energi jelas berbeda dengan manajemen waktu. Satu yang harus kita ketahui bahwa prinsip-prinsip manajemen dalam kajian pengembangan diri lebih merupakan paradigma dan sikap mental ketimbang tips-tips praktis yang bersifat operasional. Oleh karena itu, memahami perbedaan manajemen energi dan manajemen waktu dari sudut pandang perbedaan paradigma merupakan suatu hal yang mutlak kenyataannya, untuk dilakukan. manajemen Dan energi memang bertumpu seperti pada itulah paradigma pengelolaan energi (bukan pengelolaan waktu) dalam melakukan segala aktivitas kehidupan. Dengan paradigma seperti ini, setiap orang dituntut untuk mampu mengatur ritme kehidupannya dengan alokasi energi yang optimal dan efektif. Untuk bisa mengelola energi yang dimilikinya, manusia harus senantiasa fokus agar energi tersebut dapat tersalurkan dengan optimal. Energi manusia sendiri bukannya tak terbatas. Oleh karena itu, energi yang ada pada diri manusia harus dikelola dengan baik karena manusia memiliki banyak keperluan yang selalu membutuhkan energi. Energi tersebut juga harus dapat didistribusikan dengan baik 49 agar justru tidak malah mengganggu kegiatan sehari-hari dan menurunkan produktivitas. Energi tersebut dapat berupa tenaga, daya pikir, atau segala sumber daya lainnya yang ada di tubuh manusia yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan hidupnya. C. Rangkuman Perencanaan merupakan komponen yang sangat penting dalam konsep manajemen energi selain fokus. Bagaimana kita bisa mengelola energi dengan baik jika kita bahkan tidak tahu apa yang akan kita kerjakan selanjutnya? Energi diri kita akan bisa kita atur porsi pengerahannya jika kita telah memiliki rencana yang akan kita lakukan. Satu hal yang harus kita ketahui, manajemen energi tidaklah menafikkan keberadaan manajemen waktu dan merendahkannya lalu memasukkannya ke dalam keranjang sampah. Manajemen energi itu menyempurnakan konsep manajemen waktu dengan mengubah paradigma. Manajemen energi akan banyak beririsan dengan manajemen waktu. Dan pembuatan rencana – yang merupakan komponen penting dalam manajemen waktu – tetap menjadi komponen penting dalam manajemen energi. D. Tes Jawablah soal-soal latihan di bawah ini dengan jelas dan ringkas dengan mengacu pada butir-butir yang telah diajarkan : 1. Langkah – langkah apa yang dapat meminimalkan hilangnya waktu dan energi ? 2. Faktor apa yang menghambat kelancaran pengelolaan waktu dan energi ? E. Kunci Jawaban 1. Sering muncul hal-hal penting maupun tidak penting yang menghambat kelancaran Pengelolaan Waktu dan Energi. Faktorfaktor tersebut antara lain: 50 a. Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati. b. Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah. c. Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama d. Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting. e. Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu. f. Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya. g. Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa. 2. Agar dapat meminimalkan hilangnya waktu dan energi, langkahlangkah yang dapat dilakukan antara lain: a. Evaluasi kembali tujuan, rencana, dan prioritas . b. Buat Program Kerja rencana pencapaian secara bertahap. c. Tutup semua kemungkinan yang dapat mengalihkan perhatian Anda dalam pencapaian tujuan. d. Manfaatkan Waktu Luang e. Analisis Pekerjaan yang datang secara mendesak berdasarkan 3 standar utama untuk mengatur waktu dengan baik, yaitu: 1. Standar Kepentingan 2. Standar Kelayakan 3. Standar Efektifitas 51 BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Pada level ini untuk mengetahui sejauh mana daya serap peserta program pelatihan pada materi pelatihan yang telah diberikan, dan juga dapat mengetahui dampak dari program pelatihan yang diikuti para peserta dalam hal peningkatan knowledge, skill dan attitude mengenai suatu hal yang dipelajari dalam pelatihan yaitu: 1. Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa. 2. Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pemberdayaan masyarakat. 3. Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik. Pandangan yang sama menurut Kirkpatrick, bahwa evaluasi pembelajaran ini untuk mengetahui peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang diperoleh dari materi pelatihan. Oleh karena itu diperlukan tes guna utnuk mengetahui kesungguhan apakah para peserta megikuti dan memperhatikan materi pelatihan yang diberikan. Dan biasanya data evaluasi diperoleh dengan membandingkan hasil dari pengukuran sebelum pelatihan atau tes awal (pre-test) dan sesudah pelatihan atau tes akhir (post-test) dari setiap peserta. Pertanyaan-pertanyaan disusun sedemikian rupa sehingga mencakup semua isi materi dari pelatihan. Grafik Waktu yang dapat diatur dibuat berdasarkan kondisi umum waktu Biologis Manusia. Beberapa orang memiliki Waktu Biologi yang berbeda. Ada orang yang bertipe seperti ayam jago, dimana waktu puncaknya adalah di pagi hari, tetapi ada pula orang 52 yang bertipe seperti kalong yang energi puncaknya justru di malam hari. Yang paling penting setiap orang perlu mengenal kapan waktuwaktu puncaknya. Waktu Puncak adalah waktu di mana energi kita dalam kondisi puncak, etos kerja tinggi, maka pada waktu-waktu ini adalah waktu yang paling baik menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang sulit dan berat, yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Pada waktu ini, biasanya pagi hari, penyerapan otak terhadap materi yang berat juga tinggi. Apabila pada waktu puncak kita mengerjakan pekerjaan yang ringan, itu berarti kita tidak memanfaatkan waktu secara efektif. Karena pada Waktu Lemah, energi dan semangat sudah menurun, sehingga bila kita menyelesaikan pekerjaan berat pada aaktu lemah dapat dipastikan pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat waktu, dan pada akhirnya membuat kita frustrasi karena terpaksa harus menambah waktu lembur untuk menyelesaikannya. Bagi para pekerja, pada waktu-waktu terbaik (waktu puncak) dapat ditetapkan sebagai waktu hening, yaitu waktu yang digunakan hanya untuk menyelesaikan pekerjaan yang merupakan prioritas utama dan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Pada waktu hening Anda sebaiknya tidak menerima tamu, tidak menelepon, tidak membuka email, tidak menandatangai surat-surat rutin dan sebagainya (Taylor, 2010). Jika kita dapat mengelola pemanfaatan waktu secara efektif dan disiplin melaksanakannya hidup Anda akan lebih bahagia, karena Anda tidak akan mengurangi waktu tetap Anda untuk kegiatan di luar pekerjaan. B. Tindak Lanjut Manajemen waktu dan energi yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap 53 pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktifitas yang penting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya. Teori manajemen waktu dan energi ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi.Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari. Mengelola waktu belajar bukan berarti kehilangan waktu luang untuk bersenang-senang. Bukan pula berarti bahwa waktu dalam 24 jam per hari harus dihabiskan untuk belajar. Justru sebaliknya. Prinsip utama dari pengelolaan waktu secara efektif adalah pembagian waktu yang efektif untuk kegiatan-kegiatan yang meliputi: waktu untuk bekerja dan kegiatan sosial maupun waktu bagi diri sendiri untuk bersantai. • Buatlah Tabel Rencana Kerja Bulanan, Mingguan dan Harian. • Periksa kembali tujuan-tujuan yang ingin dicapai, dan buat rencana pencapaiannya hingga pada kegiatan harian. • Urutkan kegiatan berdasarkan skala prioritas (tingkat kepentingannya), misalnya yang paling dekat dengan tenggat waktu penyelesaian. • Tentukan pekerjaan yang bisa didelegasikan. • Beri tanda pekerjaan yang bisa didelegasikakan. • Pindahkan pekerjaan yang belum bisa diselesaikan pada hari berikutnya. 54 Adapun langkah-langkah pengelolaan waktu yang dapat dimulai segera: • 20% dari rencana kerja terlaksana, dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan. • Berikan waktu untuk tugas-tugas darurat. Apabila muncul tugastugas darurat, evaluasi kembail skala prioritas Faktor-faktor penyebab terbuangnya waktu sering datang tanpa diduga, kita meminimalkan perlu melakukan hilangnya waktu. antisipasi, agar Langkah-langkah Anda dapat yang dapat dilakukan antara lain: • Evaluasi kembali tujuan, rencana, dan prioritas kita. • Buat Program Kerja rencana pencapaian secara bertahap. • Tutup semua kemungkinan yang dapat mengalihkan perhatian kita dalam pencapaian tujuan. • Manfaatkan Waktu Luang. • Analisis Pekerjaan yang datang secara mendesak berdasarkan 3 standar utama untuk mengatur waktu dengan baik, yaitu: a. Standar Kepentingan b. Standar Kelayakan c. Standar Efektifitas 55 DAFTAR PUSTAKA Taylor, Harold L. 1990. Manajemen Waktu, Suatu Pedoman Pengelolaan Waktu yang Efektif dan Produktif. Grogol, Jakarta Barat: Binarupa Aksara Davidson, Jeff. 2002. Penuntun 10 menit Manajemen Waktu. Yogyakarta : ANDI Dharma, SH, M.Ed, Agus, 1985. Manajemen Prestasi Kerja. Jakarta: CV. Rajawali P. Siagian, M.PA, Prof. Dr. Sondang. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. BumiAksara. Malayu S.P Hasibuan, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Bumi Aksara, Jakarta : Grasindo. Total management Handbook, 2005. Energi Namagement Handbook karya Turney Wayne c dan Steve doty (2006) The Fairmont Press, Inc. United State of America. Manajemen waktu karya Marion E. Haynes Edisi Ketiga (2010) Effendi, Sofian & Singarimbun Masri. 1989. Metode Penelitian Survai. Lembaga penelitian, pendidikan dan Penerangan Ekonomi dan Sosial (LP3ES), Jakarta. Jim Loehr dan Tony Schwartz “The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal Renewal” 56
