perancangan sistem informasi manajemen aset komputer

Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016
B11
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ASET KOMPUTER
PADA PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI
Hans Saputra
Sistem Informasi, E-Business, STMIK Dharma Putra
Jl. Otto Iskandardinata No. 80, Tangerang 15113 Indonesia
email : [email protected]
penghargaan kepada bawahannya sehingga apa yang
dikelola oleh manajemen aset akan berjalan dengan baik
sesuai dengan harapan dari manajemen. Perancangan
sistem informasi manajemen aset komputer disebagian
perusahaan kurang diperhatikan, namun cukup
berpengaruh dalam pencatatan nilai buku di akuntansi.
Untuk memiliki pelayanan keuangan yang baik dalam
suatu perusahaan diperlukan manajemen investasi yang
dipadukan dengan manajemen aset setelah memutuskan
untuk membeli rencana investasi tersebut. Pada
perusahaan jasa konstruksi ini penulis mengambil contoh
disalah satu perusahaan jasa konstruksi swasta di jakarta.
Perusahaan ini dalam memiliki jumlah aset komputer
kurang lebih mencapai 800 unit dengan berbagai jenis,
dimana jumlah ini termasuk di kantor pusat maupun
kantor cabang yang tersebar dibeberapa provisi di
indonesia. Pembagian jenis aset diantaranya seperti aset
jaringan, aset pc dan laptop, aset multimedia, dan aset
komunikasi. Saat ini pihak manajemen dari perusahaan
konstruksi ini menginginkan ditingkatkannya fungsi dari
manajemen atas aset komputer dengan menggunakan
sistem informasi. Harapannya dengan adanya sistem
informasi manajemen aset komputer pada perusahan jasa
konstruksi ini, data yang ada dapat menjadi salah satu
dasar pengambilan keputusan seperti besaran biaya
investasi komputer dalam satu tahun kedepan.
ABSTRACT
Year after year more and more rapidly evolving
technology and the authors analyze some of the
deficiencies found in construction company in the
management of computer assets. To the authors tried to
make the design of management information system of
computer asset at construction company. Assets in the
accounting records are divided into two parts including
fixed assets and not fixed assets. Fixed asset can be used
more than one year and an economic value for resale.
Examples such as machinery, equipment, buildings, and
land. In this case the computer assets including fixed
assets of a company. Which had a lifetime of more than
one year, and can be resold. In designing management
information system of computer asset using interviews
with information technology department which manages
computer assets. Information obtained do use traditional
analysis Unified Modeling Language (UML). Unified
Modeling Language (UML) is the standard language of
the most widely used to model applications in the world,
not only application structure, behavior, and
architecture. But modeling the business processes and
data structures.
The results of this study concluded that with the help
of management information system, computer asset data
maintained more accurately and reduce human errors
in reporting. Other side information technology
department can be quickly in seeking and presenting
data needed by management in making decisions.
1.2 Batasan Masalah
Semakin majunya teknologi maka semakin
berkembangnya sistem yang dikembangkan. Dalam
perancangan sistem informasi manajemen aset komputer
memiliki beberapa masalah maka dapat dirumuskan
masalah yang ada diantaranya :
1. Aset komputer tidak terdata dengan baik dan tidak
dapat mengetahui jumlah stok aset komputer yang
tersebar dikantor pusat maupun kantor cabang.
2. Laporan yang dihasilkan kurang akurat dan
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
menyiapkannya.
3. Penelitian ini menganalisa proses bisnis yang ada
dikantor pusat sehingga kantor cabang akan
memakai acuan dari kantor pusat.
Keywords:
UML, management information system computer
aseset
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Manajemen aset sebuah perusahaan diperlukan
pengetahuan mengenai bagaimana cara memutuskan
invetasi yang akan dibeli, hal ini tidak mudah
dikarenakan seorang manajemen harus mempunyai bakat
dalam mengembangkan, memelihara, dan memberi
64
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016
B11
1.3 Metode Pengumpulan Data
2.2 Manajemen
Dalam kesempatan ini menggunakan metode pustaka
dan wawancara untuk membantu menyelesaikan
pengumpulan data sehingga data yang diperoleh
merupakan data yang akurat bukan data fiktif. Dalam
metode pustaka dilakukan kunjungan ke perpustakaan
STMIK Dharma Putra untuk mencari refrensi mengenai
permasalahan yang ada.
Manajemen merupakan suatu displin ilmu yang
digunakan dalam berbagai bidang kegiatan. pengertian
manajemen lainnya adalah Organisasi dan koordinasi
kegiatan perusahaan sesuai dengan kebijakan tertentu
dan
dalam
pencapaian
tujuan
yang
ditetapkan.Manajemen sering dimasukkan sebagai faktor
produksi bersama dengan mesin, bahan, dan uang.[3]
Perubahan yang diharapkan seorang karyawan dari
seorang manajemen aset adalah sebagai berikut :
2. Landasan Teori
1. Perhatian dan waktu yang lebih dari manajemen
tingkat atas seperti komisaris, direktur utama.
Dalam hal ini terdapat 38% dari karyawan industry
merasa seorang direktur utama pada industrinya
sangat terlibat dalam menilai dan memotivasi
manajemen aset.
2. Meningkatkan rekutmen. Hanya setengah dari
survei berpikir bahwa kemampuan teman kerjanya
telah meningkat dalam waktu 3 tahun.
3. Mempertajam perbedaan antara tinggi rendahnya
kinerja yang dihasilkan. Kebanyakan dari
responden berpikir bahwa manajemen mereka
proses yang efektif untuk menilai kinerja mereka
akan tetapi para manajemen tidak menggunakan
bahwa informasi untuk mengembangkan dan
memberi
penghargaan
akan
berpengaruh
meningkatkan kinerja atau membuat berpindahnya
kinerja yang lebih rendah.
2.1 Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa
standar yang paling banyak digunakan untuk
memodelkan aplikasi yang ada di dunia, tidak hanya
aplikasi struktur, prilaku, dan arsitektur. Tetapi
memodelkan proses bisnis dan struktur data [1].
UML diperkenalkan oleh Object Management Group
(OMG), sebuah organisasi yang telah mengembangkan
model, teknologi dan standar program berorientasi objek.
Dalam diagram UML menyediakan 13 macam
diagram untuk memodelkan aplikasi berorientasi objek.
Namun pada skripsi ini tidak menggunakan semua
diagram, diagram yang digunakan yaitu :
1. Use Case Diagram untuk memodelkan proses
bisnis.
2. Sequence Diagram untuk memodelkan pengiriman
pesan antar objek.
3. Activity Diagram untuk memodelkan prilaku Use
Case dan objek di dalam diagram.
4. Class Diagram untuk memodelkan struktur kelas.
5. Object Diagram untuk memodelkan struktur objek.
6. Package Diagram untuk memodelkan struktur
hirarki rancangan antar muka dari sebuah sistem
aplikasi
2.3 Aset Tetap
Di dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan
(PSAK) Nomor 16 Revisi 2007 yang dimaksud dengan
aset tetap adalah aset berwujud yang :[4]
1. Dimiliki untuk digunakan dalam produksi atau
penyediaan barang dan jasa untuk direntalkan
kepada pihak lain, atau untuk tujuan administratif;
dan
2. Diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu
periode.
Nilai yang dapat diakui sebagai aset tetap dalam
standar ini dapat dikategorikan dalam dua macam. Yaitu
biaya perolehan awal dan biaya-biaya setelah perolehan.
Biaya perolehan awal sendiri baru boleh diakui sebagai
aset tetap adalah jika:
Untuk memahami klarifikasi diagram – diagram
UML maka dapat kita lihat pada gambar dibawah ini [2]:
1.
2.
Besar kemungkinan manfaat ekonomis di masa
depan berkenaan dengan aset tersebut akan
mengalir ke entitas.
Biaya perolehan aset dapat diukur secara andal
Ketika aset tetap diakui oleh perusahaan maka biaya
atas aset tersebut tidak dapat dihitung sebagai biaya
untuk tujuan dilaporkan pada laporan pajak setiap
tahunnya. Hanya yang sudah habis masa depresiasinya
yang boleh dijual kembali, dikarenakan dianggap biaya
pada tahun ini.[5]
Gambar 1 struktur UML
65
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016
B11
proses dalam hal ini adalah manager asset komputer.
Adapun pertanyaan yang diajukan kepada pemilik proses
sebagai berikut:
1. Sudah berapa lama anda terlibat dalam proses
manajemen asset ?
2. Ada berapa orang yang terlibat untuk menjalankan
manajemen aset ?
3. Apakah sudah ada sistem manajemen aset?
4. Bagaimana proses dalam manajemen aset ?
5. Menurut anda apakah dengan proses yang telah
disebutkan, manajemen sudah puas ?
6. Apa yang anda harapkan jika manajemen meminta
untuk memperbaiki proses ini ?
7. Apakah sebagian besar divisi lain sudah
mengunakan sistem untuk membantu pekerjaan
mereka ?
8. Kapan laporan manajemen aset harus disiapkan dan
diserahkan kepada manajemen ?
9. Bagaimana cara dalam menyiapkan laporan
tersebut ?
10. Laporan yang diberikan kepada manajemen dalam
bentuk file atau hasil cetakan ?
2.4 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian adalah analisis prinsip –
prinsip metode, aturan, dan postulat yang digunakan oleh
disiplin. Peneliti harus memutuskan besarnya struktur
dalam wawancara. Struktur wawancara dapat berada
pada rentang tidak berstruktur sampai berstruktur.
Penelitian kualitatif umumnya menggunakan wawancara
tidak berstruktur atau semi berstruktur.
Wawancara tidak berstruktur, tidak berstandard,
informal, atau berfokus
Wawancara tidak berstruktur, tidak berstandard,
informal, atau berfokus. Wawancara ini tidak ada
pertanyaan yang ditetapkan sebelumnya kecuali dalam
wawancara yang awal sekali. Wawancara jenis ini
terutama cocok bila peneliti mewawancarai partisipan
lebih dari satu kali. Wawancara ini menghasilkan data
yang paling kaya, tetapi juga memiliki dross rate paling
tinggi, terutama apabila pewawancaranya tidak
berpengalaman. Dross rate adalah jumlah materi atau
informasi yang tidak berguna dalam penelitian.
Wawancara semi berstruktur dimulai dari isyu yang
dicakup dalam pedoman wawancara. Pedoman
wawancara bukanlah jadwal seperti dalam penelitian
kuantitatif. Konsekuensi pertanyaan tidaklah sama pada
tiap partisipan bergantung pada proses wawancara dan
jawaban tiap individu. Namun pedoman wawancara
menjamin bahwa peneliti mengumpulkan jenis data yang
sama dari para partisipan. Peneliti dapat menghemat
waktu melalui cara ini. Dross rate lebih rendah daripada
wawancara
tidak
berstruktur.
Peneliti
dapat
mengembangkan pertanyaan dan memutuskan sendiri
mana isyu yang dimunculkan.
Peneliti kualitatif jarang sekali menggunakan jenis
wawancara berstruktur atau standar. Beberapa
keterbatasan pada wawancara jenis ini membuat data
yang diperoleh tidak kaya. Jadwal wawancara berisi
sejumlah pertanyaan yang telah direncanakan
sebelumnya. Tiap partisipan ditanyakan pertanyaan yang
sama dengan urutan yang sama pula. Jenis wawancara
ini menyerupai kuesioner survei yang tertulis.
Wawancara ini menghemat waktu dan membatasi efek
pewawancara bila sejumlah pewawancara yang berbeda
terlibat dalam penelitian. Analisis data tampak lebih
mudah sebagaimana jawaban yang dapat ditemukan
dengan cepat. Umumnya, pengetahuan statistik penting
dan berguna untuk menganalisis jenis wawancara ini.
Namun jenis wawancara ini mengarahkan respon
partisipan dan oleh karena itu tidak tepat digunakan.[6]
Setelah mendapatkan jawaban dari hasil wawancara
penulis menyimpulkan bahwa :
1. Multi Structure dalam memanajemen aset komputer
masih tradisional yaitu menggunakan Microsoft
Excel.
2. Data yang ada kurang terjamin keakuratannya.
3. Data yang ada pernah hilang dan karyawan harus
menyusun ulang data – data dari awal lagi.
4. Proses yang berjalan masih sangat sederhana akan
tetapi kebutuhan yang ada sangat berbeda, sehingga
diperlukan perubahan proses dalam manajemen aset
komputer pada Multi Structure.
5. Laporan yang dihasilkan dalam bentuk tabel dan
diberikan kepada manajemen berupa hasil cetakan.
6. Untuk membuat laporan membutuhkan waktu
kurang lebih 2 hari karena harus mengabungkan
data – data dari kantor cabang dan menyamakan
format datanya.
3.2. Use Case Sistem Berjalan
Use case sistem berjalan adalah gambaran bagaimana
orang-orang berinteraksi dengan kegiatan tersebut.
Untuk rincian use case pada analisa berjalan
perancangan sistem informasi manajemen asset
komputer pada perusahaan konstruksi dapat melihat
Gambar 1.
3. Wawancara dan Perancangan Sistem
3.1. Wawancara
Dalam kesempatan ini teknik untuk mengumpulkan
data menggunakan metode wawancara kepada pemilik
66
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016
B11
4.2 Activity Diagram Rancangan
Activity diagram rancangan adalah gambaran
aktifitas dalam perancangan manajemen aset komputer
mulai dari pendataan aset komputer yang baru, mencatat
laporan kerusakan dan kehilangan, mutasi aset baik
lokasi maupun pengguna aset tersebut, berintegrasi
dengan data deprisiasi akunting, dan mengolah laporan.
Untuk rincian activity diagram pada analisa perancangan
sistem informasi manajemen asset komputer pada
perusahaan konstruksi dapat melihat Gambar 4.
Gambar 1 Use Case Sistem Berjalan
3.3. Activity Diagram Berjalan
Activity diagram berjalan adalah gambaran aktifitas
yang ada saat ini dan menggambarkan urutan kegiatan
dari awal sampai akhir kegiatan. Untuk rincian activity
diagram berjalan perancangan sistem informasi
manajemen asset komputer pada perusahaan konstruksi
dapat melihat Gambar 2.
Gambar 4 . Activity Diagaram Rancangan
4.3 Class Diagram Rancangan
Class diagram rancangan adalah gambaran hubungan
antara kelas – kelas yang ada di dalam sistem dimana
berisi tanggung jawab dan perintah – perintah yang
dimiliki oleh setiap kelas. Untuk rincian class diagram
pada sistem informasi manajemen asset komputer pada
perusahaan jasa konstruksi dapat melihat Gambar 5.
Gambar 2. Activity Diagram Berjalan
4.
Hasil dan Pembahasan
5.
Kesimpulan
4.1 Use Case Rancangan
Kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Manajemen perusahaan jasa konstruksi dengan
menggunakan sistem yang baru maka dapat lebih
cepat dalam mengambil keputusan dalam
perencanaan investasi.
2. Data aset antara kantor pusat dan kantor cabang
sudah dapat terdata dengan baik dan lebih cepat
untuk membuat laporan.
3. Manajemen asset komputer lebih mudah untuk
mengatur dan mengelola asset komputer dengan
bantuan sistem informasi manajemen asset
komputer.
Use case rancangan adalah gambaran interaksi orang –
orang yang terlibat dalam sistem manajemen aset
komputer setelah diubah dan dikembangkan dari use
case berjalan. Untuk rincian use case rancangan pada
analisa perancangan sistem informasi manajemen asset
komputer pada perusahaan konstruksi dapat melihat
Gambar 3.
Saran dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk menerapkan sistem baru diperlukan
pelatihan dan penjelasan dalam waktu 1 sampai 3
hari.
2. Memerlukan infrastruktur yang cukup baik sebagai
server.
Gambar3 . Use Case Rancangan
67
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016
B11
[4] Dhanabhakyam, S. K. (2012). A Study on Asset
Management of Selected Automobile Company in India.
[5] Fowler, Martin. (2005). UML Distilled edisi 3,
Yogkakarta:Andi.
[6] Rachmawati, I. N. (2007). Pengumpulan data dalam
penelitian kualitatif, 35-37. Retrived from Journal
Keperawatan Indonesia.
3. Dikombinasikan
dengan
teknologi
Radio
Frequency Identification (RFID) untuk mengetahui
lokasi melalui bantuan satelit.
REFERENSI
[1] Anonimous.
OMG,
Retrived
from
http://www.omg.org/gettingstarted/what_is_uml.htm.
[2] Anonimous.
Retrived
from
http://asil4dworld.wordpress.com/2009/06/07/psak-16revisi-2007-tentang-aset-tetap/
[3] Drucker, Peter. (2005). The Management Guru. Retrived
from
http://www.businessdictionary.com/definition/managemen
t.html
Hans Saputra, memperoleh gelar S.Kom dan MMSI dari
STMIK Dharma Putra, Indonesia tahun 2011 dan tahun 2013,
Saat ini sebagai karyawan dan Staf Pengajar program studi
Sistem Informasi STMIK Dharma Putra.
Gambar 5. Class Diagram Rancangan
68