bab 1 pendahuluan

1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar belakang
Dalam sebuah organisasi, data merupakan hal yang sangat penting. Data
dapat menjadi sebuah kunci untuk berlangsungnya kinerja dari sebuah
perusahaan dikarenakan data yang dimiliki dapat diolah menjadi informasi yang
sangat berguna bagi perusahaan tersebut. Semakin besar informasi yang ingin
didapatkan berarti data yang diolah harus banyak agar perusahaan tersebut dapat
mengehtahui apa yang ingin perusahaan tersebut ketahui. Oleh karena itu media
penyimpanan data menjadi sangat penting dan harus dijaga keamanannya agar
data tersebut tidak dapat dilihat oleh pihak-pihak lain yang tidak memiliki
kepentingan.
Seiring berkembangnya Teknologi Informasi, masa-masa ketika datadata yang penting ditulis dan disimpan secara manual dikertas dan diletakkan
disebuah atau beberapa lemari penyimpanan ( yang biasa disebut Manual Filling
System ) dapat ditinggalkan karena menyebabkan kurang amannya data dan
timbulnya keterbatasan akan data tersebut. Setelah masa Manual Filling System
para ahli kemudian mengembangkan sistem baru yaitu File Based System yaitu
kumpulan program aplikasi penyimpanan data yang tiap programnya
2
mendefinisikan dan mengatur datanya, tetapi sistem ini masih menyimpan
beberapa keterbatasan seperti pemisahan data yang dapat mengakibatkan
kesulitan untuk dapat diakses, penggandaan data dapat menjadi tidak terkontrol,
dan keterbatasan lainnya. Kemudian berkembang lagi menjadi Database System
yaitu sistem untuk menyimpan dan mengolah data yang akan semakin
berkembang dan dapat disimpan dengan benar ( terintegrasi dengan baik ), serta
memiliki tingkat keamanan yang bagus ( Security ), dan kemampuan untuk
mudah diakses.
Keuntungan menggunakan sistem penyimpanan basis data adalah data
yang merupakan komponen penting dalam suatu organisasi atau perusahaan
dapat tersimpan dengan baik, data dapat disimpan dengan benar dan data yang
ditampilkan benar apa adanya tanpa ada penambahan ataupun pengurangan.
Selain itu hak akses untuk melihat data dapat diatur sehingga pihak yang
memang tidak diijinkan untuk melihat data tidak akan dapat melihat data
tersebut. Selain itu dengan menggunakan sistem basis data, data dapat menjadi
akurat, mudah diubah jika memang data menjadi berubah. Perubahan data ini
hanya dapat dilakukan oleh pihak yang memang memiliki kewenangan untuk
mengubah data, selain itu tidak bisa.
Saat ini PT Kontrol Ragam Indonesia belum menggunakan komputer
untuk pengolahan data dari transaksi dan operasional perusahaan mereka.
3
Walaupun sudah ada penggunaan komputer tetapi hanya sebatas untuk
pencatatan data saja. Pegawai masih melakukan inputan data sebanyak dua kali,
pertama data dicatat secara manual, kemudian data diinputkan ke komputer pada
program aplikasi Microsoft Excel sehingga memerlukan waktu yang cukup lama
selain itu juga dapat menimbulkan timbulnya data yang tidak akurat, timbulnya
data yang dapat diisi beberapa kali dan jika ada perubahan maka akan timbul
kesulitan dalam mengubah semua data yang memang perlu dirubah. Untuk itu
perlu dirancang program aplikasi khusus untuk memudahkan pengguna untuk
mengisi data agar data tersebut dapat tersimpan dengan baik dan diatur dengan
baik. Meskipun inputan data sudah menggunakan program aplikasi dengan
menggunakan Microsoft Excel tetapi masih ada kekurangan, dimana data tidak
bisa digunakan secara bersama dalam tiap-tiap bagian yang saling berhubungan.
Sehingga dirasakan perlu adanya program aplikasi khusus yang
menggunakan sistem basis data agar pengolahan data perusahaan mereka dapat
menjadi lebih baik dan diatur dengan baik pula, sehingga apabila ada pihak yang
berkepentingan ingin melihat data tersebut, data tersebut sudah tersedia dengan
baik sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
dan pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat dapat melihat data tersebut.
4
1.2
Ruang lingkup
Penulisan skripsi ini berdasarkan data yang didapatkan dari PT Kontrol
Ragam Indonesia ( PT KRI ) yang bertempat di Jl. Raya Pasar Serang No. 15,
Kandang Roda, Cikarang. Perusahaan ini bergerak pada penyediaan bahanbahan untuk membuat panel listrik, merancang dan merakit panel listrik, serta
memasang ( mengimplementasikan ) panel listrik yang sudah jadi kedalam
properti yang diminta. Disebabkan luasnya data yang dapat diolah dalam
administrasi PT Kontrol Ragam Indonesia serta minimnya waktu dan sumber
daya yang tersedia dalam mengembangkan perancangan sistem maka penelitian
ini membatasi cakupan masalah yang akah dibahas adalah sebagai berikut :
•
bagian pembelian
Bagian pembelian akan menggunakan sistem ini untuk membuat surat
pembelian akan produk-produk untuk melengkapi kebutuhan kegiatan
operasionalnya.
•
bagian penjualan
Bagian penjualan akan menggunakan sistem ini untuk membuat surat
transaksi pembelian dengan klien perusahaan.
5
•
bagian persediaan
bagian persediaan menangani penyediaan informasi mengenai barang-barang
seperti jumlah pada tanggal tertentu dan komponen-komponen penyusun
produk.
1.3
Tujuan dan manfaat
Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain:
•
menganalisis
kebutuhan
informasi
untuk
mendukung
kegiatan
operasional pada PT Kontrol Ragam Indonesia
•
merancang basis data untuk mendukung kebutuhan informasi yang
diperoleh pada saat analisis kebutuhan
•
merancang aplikasi berdasarkan basis data yang dirancang guna
menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Manfaat yang dapat diperoleh staff pada PT Kontrol Ragam Indonesia
dengan adanya basis data serta aplikasi yang akan dirancang pada penulisan
skripsi ini antara lain :
•
membantu menghadapi masalah-masalah yang masih dialami ketika
menggunakan sistem yang lama
•
dapat
mengatasi
menggunakan
masalah-masalah
sistem
yang
lama
yang
dan
dialami
dapat
ketika
membantu
masih
serta
mempermudah pengguna aplikasi dalam menjalankan tugas-tugasnya
6
•
dapat lebih meningkatkan tingkat keamanan dalam penyimpanan serta
pengaksesan data agar pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat
melihat dan mengubah data.
1.4
Metodologi penelitian
Metode yang digunakan pada penyusunan skripsi ini mencakup tiga
kategori antara lain :
- Metode Analisis Kebutuhan dan Tujuan Sistem, yang dilakukan
dengan cara pengumpulkan kebutuhan dan tujuan sistem basis data
penjualan. Kebutuhan tersebut didapatkan dengan cara fact finding
seperti yang diusulkan oleh Connolly dan Begg (2002) meliputi:
•
mengumpulkan dan mempelajari dokumen-dokumen dan
formulir-formulir yang digunakan oleh PT Kontrol Ragam
Indonesia yang berkaitan dengan sistem yang sedang
berjalan.
•
wawancara dengan manajer dari PT Kontrol Ragam
Indonesia untuk mendapatkan apa yang menjadi keinginan
para manajer dengan data-data yang mereka miliki dan
informasi yang ingin mereka dapatkan dengan basis data yang
akan dibuat serta penjelasan mengenai alur jalan data dan
informasi.
7
•
observasi sistem berjalan pada PT Kontrol Ragam Indonesia
agar alur informasi dapat lebih dimengerti.
- Metode Perancangan Basis Data yang didasarkan pada Database
Application Lifecycle ( DBLC ) dari buku berjudul “Database System :
A Practical Approach to Design, Implementation, dan Management“
karangan Thomas Connolly dan Carolyn Begg, yang mencakup:
•
Perencanaan basis data
•
Mendefinisikan sistem
•
Mengumpulkan dan memeriksa kebutuhan
•
perancangan basis data konseptual (Conseptual Database
Design)
•
pemilihan sistem pengaturan database (DBMS selection)
•
perancangan basis data logikal (Logical Database Design)
•
perancangan basis data fisikal (Physical Database Design)
•
membuat prototyping
•
implementasi basis data
•
konversi data
•
melakukan percobaan (Testing)
•
operational maintenance
8
- Metode Pengembangan Software Pendukung yang didasarkan
dengan metode Waterfall Approach yang diusulkan oleh Whitten,
Bentley, dan Dittman (2004).
1.5
Sistematika penulisan
BAB 1 : PENDAHULUAN
Pada bab ini diberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang
lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika
penulisan skripsi.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori yang menjadi landasan penulisan skripsi, yaitu
mengenai tahapan-tahapan dalam perancangan basis data.
BAB 3 : PENETUAN KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM BASIS
DATA
Menjelaskan sejarah organisasi, struktur organisasi, uraian tugas serta
prosedur-prosedur yang berlaku pada bagian organisasi yang menjadi ruang
lingkup penulisan skripsi.
BAB 4 : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Berisi mengenai sistem yang diusulkan dan penjelasan perancangan basis
data tersebut agar dapat digunakan dengan baik dan dapat berjalan dengan baik.
9
BAB 5 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Berisi mengenai penyajian data penelitian, pengolahan terhadap data yang
terkumpul, dan pembahasan dari hasil penelitian.
BAB 6 : KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas kesimpulan dan saran yang dapat diberikan setelah dilakukan
analisis dan perancangan basis data.