1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
advertisement
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sebuah bisnis tidak dapat bergerak apalagi berkembang tanpa adanya campur tangan sumber daya manusia atau SDM. Wirawan (2009 : 1) menjelaskan bahwa SDM merupakan sumber daya yang digunakan untuk menggerakan dan mensinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa SDM merupakan salah satu aspek penting bagi bisnis yang berguna untuk menggerakan proses bisnis sebuah perusahaan atau organisasi. Tentunya SDM yang ada harus dikelola, pengelolaan SDM ini sering disebut sebagai manajemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia digunakan untuk mengembangkan potensi dari SDM yang dimiliki perusahaan agar kehadiran SDM tersebut dapat menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Menurut Mondy, W.R. (2010 : 4) “Human resource management is utilization of individuals to achieve organizational objectives.” serta pendapat dari Mathis dan Jackson (2010 : 4) dimana manajemen sumber daya manusia merupakan sistem yang dirancang manajemen untuk memastikan bahwa bakat manusia digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia memiliki peran penting dalam suatu perusahaan agar sebuah perusahaan dapat mencapai tujuannya. Namun, sebelum potensi dari sumber daya manusia yang ada dapat dikembangkan, aktivitas pertama dalam manajemen sumber daya manusia adalah mendapatkan SDM yang tepat dengan melakukan proses rekrutmen dan seleksi. Akan tetapi, terdapat suatu hal yang perlu disadari oleh manajemen sebelum proses rekrutmen dan seleksi dapat dilakukan. Hal yang dimaksud adalah perencanaan SDM. Sangat penting untuk membuat rencana sumber daya manusia, baik untuk memaksimalkan keuntungan dari organisasi dalam jangka pendek maupun 1 2 memberikan kelangsungan target organisasi dalam jangka panjang pada lingkungan kompetitif yang saat ini sangat sulit untuk menemukan, mempekerjakan dan mempertahankan tenaga kerja yang berkualitas. Disamping itu perlu untuk menempatkan orang dalam jumlah yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat untuk menjamin produktivitas dan kontrol pekerjaan pada titik tertinggi (Ciftci, Baysal, dan Atatorun, 2011). Dari uraian tersebut, dapat diketahui bahwa perencanaan SDM digunakan untuk memastikan jumlah SDM yang ada pada saat ini berada dalam jumlah yang tepat, pada saat yang tepat dan dengan keterampilan yang tepat juga. Untuk memastikan bahwa jumlah SDM yang ada selalu berada dalam jumlah yang tepat, maka manajemen harus melakukan antisipasi kebutuhan SDM di masa mendatang. Misalnya, pada beberapa bulan yang akan datang akan terjadi kekosongan posisi karena adanya karyawan yang pensiun, rencana mengundurkan diri karena alasan pribadi karyawan, ataupun kontrak kerja karyawan yang tidak diperpanjang oleh manajemen, dan hal lainnya. Dengan melakukan perencanaan SDM, manajemen dapat mengetahui berapa jumlah SDM yang akan kosong di masa yang akan datang, hal ini berguna untuk memutuskan berapa jumlah SDM yang harus direkrut dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan rekrutmen karyawan sebelum posisi tersebut kosong, serta kualifikasi SDM seperti apa yang cocok untuk pekerjaan yang dimaksud. Menurut Mathis dan Jackson (2010 : 178), merekrut adalah proses menghasilkan kolam pelamar yang memenuhi syarat untuk pekerjaan dalam suatu organisasi. Snell dan Bohlander (2010 : 150) menjelaskan bahwa sebelum perekrut dapat menemukan karyawan yang mampu, perekrut dari organisasi perlu mengetahui spesifikasi pekerjaan dari posisi yang akan diisi. Menurut Stewart dan Brown (2011 : 164) manajer harus memikirkan siapakah calon karyawan yang dapat dipekerjakan di perusahaan. Apakah manajer lebih baik untuk mengembangkan hubungan yang lebih mendalam dengan karyawan yang sudah ada ataukah manajer lebih ingin mengidentifikasi prospek baru yang lebih menarik. Hal ini mulai menyentuh pada aspek berikutnya dari strategi rekrutmen, yaitu apakah manajer akan melakukan rekrutmen internal atau rekrutmen eksternal. Setelah manajer sudah memilih tipe rekrutmen dan 3 mendapatkan sekumpulan kandidat yang memenuhi syarat barulah proses seleksi dapat dilakukan. Mathis dan Jackson (2010 : 214) mendefinisikan seleksi sebagai proses dari memilih dari individu yang tersedia dengan kualifikasi yang tepat untuk mengisi pekerjaan organisasi. SDM yang didapat dari hasil seleksi ini diharapkan dapat memberikan nilai bagi perusahaan yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya karena tanpa karyawan yang memenuhi syarat, sebuah organisasi memiliki kemungkinan yang lebih kecil untuk berhasil. Pada penelitian ini perusahaan yang dijadikan sebagai objek penelitian adalah PT. Bhumyamca Sekawan. PT. Bhumyamca Sekawan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pengelolaan kawasan komersial yang menyewakan bangunan perkantoran dan pergudangan termasuk maintenance gedung dimana perusahaan ini sedang mengalami perkembangan dalam bisnisnya. Perkembangan tersebut ditunjukan dengan pembangunan gedung baru, yaitu CIBIS atau Cilandak Bisnis Square. Akan tetapi, selama ini dalam mengelola pergerakan 216 karyawan yang dimiliki, perusahaan belum menggunakan sistem informasi. Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu staf admin personalia PT. Bhumyamca Sekawan, selama ini admin personalia belum dapat mengantisipasi kebutuhan SDM yang dibutuhkan karena sulitnya melakukan update data pergerakan karyawan internal karena update data pergerakan karyawan masih menggunakan microsoft excel dan belum terotomatisasi. Terjadi kesalahan perhitungan dan kelalaian update data membuat kekosongan posisi yang akan terjadi tidak terdeteksi dengan tepat. Dalam laporan turnover karyawan per tahun pada PT. Bhumyamca Sekawan menjelaskan bahwa walaupun pada tahun 2010 ke 2011 data turnover karyawan menurun, tetapi dapat dilihat bahwa pada tahun 2012 persentase turnover karyawan mengalami lonjakan yang cukup tinggi dan pada tahun 2013 data turnover karyawan pun meningkat kembali. Laporan tersebut tersaji dalam gambar 1.1 dibawah ini : 4 Gambar 1.1 Laporan Persentase (%) Turnover Karyawan per Tahun PT. Bhumyamca Sekawan Sumber : Seksi Admin Personalia PT. Bhumyamca Sekawan Keluarnya karyawan dari perusahaan atau dari posisinya yang sekarang membuat pekerjaan yang ditinggalkan menjadi terlantar karena sering terjadi kasus dimana admin personalia PT. Bhumyamca Sekawan belum memiliki armada karyawan baru untuk menduduki posisi yang kosong atau posisi yang sebentar lagi akan kosong. Akibatnya, rekrutmen harus dilakukan dengan terburu-buru dan admin personalia terpaksa memproses pelamar yang kurang berkualifikasi untuk diseleksi. Padahal, jika admin personalia telah mengetahui rencana kekosongan pada posisi tersebut, admin personalia dapat memutuskan kapan waktu yang tepat untuk melakukan rekrutmen dan seleksi sehingga jangka waktu terjadinya kekosongan posisi tidak menjadi begitu lama, atau bahkan dengan perencanaan SDM yang efektif, maka kekosongan posisi tersebut bisa dapat lebih diminimalkan dengan didapatkannya kandidat baru yang lebih sesuai sebelum posisi tersebut benar-benar kosong. Masalah lain pada rekrutmen SDM juga terjadi, dimana admin personalia tidak menyimpan histori data pelamar dengan baik. Data pelamar berada pada beberapa file terpisah, sedangkan hasil seleksi pelamar yang pernah direkrut hanya disimpan dalam bentuk kertas tanpa pernah dibuatkan historinya dan admin personalia tidak pernah melakukan review atas pelamar yang pernah melamar. Padahal, dalam perusahaan terdapat kemungkinan terjadinya pemberhentian karyawan secara mendadak yang menyebabkan terjadinya kekosongan posisi yang berada diluar kendali. Pada saat inilah sebenarnya 5 histori pelamar akan dibutuhkan dimana sebetulnya admin personalia dapat mendahulukan pelamar yang memiliki histori sebagai kandidat yang berpotensi karena menurut Snell dan Bohlander (2010 : 254) apabila terdapat turnover karyawan kekosongan posisi dapat diisi oleh pelamar berkualifikasi yang pernah dinilai sebelumnya. Atas kondisi diatas, penyusun merekomendasikan PT. Bhumyamca Sekawan agar mengintegrasikan aktivitas SDM yang mencakup perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM pada sebuah sistem informasi sumber daya manusia karena sistem informasi sumber daya manusia yang strategis akan memberikan informasi penting tentang kebutuhan dan kemampuan sumber daya manusia dimana informasi ini akan membantu tim manajemen dalam membangun misi organisasi dan menetapkan tujuan dan sasaran bergerak (Chauhan, Sharma, dan Tyagi, 2011). Tidak hanya itu, sistem informasi sumber daya manusia yang dikelola dengan baik akan meningkatkan kecepatan dan kualitas pengambilan keputusan dan strategi SDM, sehingga meningkatkan efektivitas organisasi. (Kumar dan Parumasur, 2013) Sistem informasi sumber daya manusia harus mendukung rangkaian perencanaan SDM yang tepat, yang akan menunjukkan posisi yang akan kosong dan kriteria dasar terhadap penerus potensial yang akan dievaluasi (Sadiq, Khan, Ikhlaq, dan Mujtaba, 2012). Oleh karena itu, rekomendasi perancangan sistem informasi ini diusulkan agar perencanaan SDM PT. Bhumyamca Sekawan menjadi lebih efektif karena perencanaan SDM memiliki hubungan yang kuat terhadap efektivitas rekrutmen dimana variabel perencanaan SDM memiliki pengaruh sebesar 54,1% terhadap rekrutmen (Irvianti dan Adi, 2010). Serta, perancangan sistem informasi ini juga harus membuat rekrutmen SDM menjadi efektif karena rekrutmen memengaruhi seleksi dimana variabel rekrutmen SDM memiliki pengaruh sebesar 68% terhadap seleksi (Yullyanti, 2009). 1.2 Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi Tujuan dari penelitian ini adalah untuk : 6 1. Mengetahui apakah harus dilakukan perbaikan pada perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM dengan melakukan penilaian antara harapan dan kenyataan mengenai sistem perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan dan menentukan aspek kebutuhan sistem informasi yang harus diprioritaskan penyusun dalam merancang sistem informasi. 2. Memberikan solusi perancangan sistem informasi yang dapat mendukung perencanaan, rekrutmen, dan seleksi pada PT. Bhumyamca Sekawan. Manfaat dari penelitian ini antara lain : 1. Bagi PT. Bhumyamca Sekawan Membantu meningkatkan kualitas perencanaan, rekrutmen, dan seleksi pada PT. Bhumyamca Sekawan. 2. Bagi pembaca Meningkatkan kesadaran mengenai pentingnya perencanaan SDM dimana perencanaan SDM tidak hanya membahas mengenai kualitas dan kuantitas SDM yang tepat untuk mengisi suatu posisi, tetapi juga membahas mengenai kapan waktu yang tepat bagi perusahaan untuk melakukan rekrutmen agar peluang perusahaan untuk mendapat kandidat pengganti sebelum posisi kosong menjadi lebih besar. 3. Bagi penyusun Membuat penyusun sadar bahwa walaupun perencanaan SDM sudah dilakukan sebaik mungkin, tetapi pemberhentian karyawan secara mendadak tetap tidak akan terhindarkan dimana hal tersebutlah yang akan menyebabkan terjadinya posisi kosong di luar rencana. Oleh karena itu, penyusun sadar pentingnya sebuah histori pelamar berpotensi yang harus disimpan sebagai sebuah investasi yang dapat dicairkan pada saat perusahaan membutuhkan. 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah : 7 1. Melakukan penilaian antara harapan dan kenyataan manajer tingkat bawah sampai dengan menengah mengenai salah satu dari enam fungsi manajemen sumber daya manusia, yaitu perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM pada PT. Bhumyamca Sekawan. 2. Membuat perancangan sistem informasi untuk mendukung perencanaan, rekrutmen dan seleksi SDM bagi PT. Bhumyamca Sekawan dengan menyertakan beberapa sub modul lain yang terkait yang dapat memengaruhi integrasi ketiga variabel tersebut, seperti : • Manajemen Organisasi. • Perencanaan SDM. • Rekrutmen Eksternal. • Administrasi Kepegawaian. • Rekrutmen Internal (Promosi/Transfer). • Pemberhentian Hak Kerja (PHK) Karyawan. Perlu ditekankan bahwa solusi yang diberikan didasarkan untuk memperbaiki proses internal perusahaan yang tidak mempertimbangkan faktor eksternal. Pembahasan kompensasi pada perancangan sistem informasi ini hanya digunakan untuk membantu perusahaan dalam menetapkan gaji dasar karyawan dan sama sekali tidak mengarah pada perhitungan kompensasi lainnya dan pembahasan rekrutmen internal hanya mencakup masalah administrasi dalam pembuatan surat pemindahan karyawan yang tidak mencakup masalah pengembangan karir karyawan secara keseluruhan. Adapun perancangan sistem informasi yang telah disebutkan diatas akan digambarkan dengan menggunakan pendekatan Satzinger, Jackson dan Burd yang melibatkan beberapa model diagram, antara lain : • Use Case • Use Case Description • Domain Class Diagram • Fist Cut Class Diagram • Three Layer Sequence Diagrams • User Interface 8 1.4 Sistematika Penulisan Sistematikan penulisan dalam skripsi ini antara lain : • Bab I Pendahuluan Bab ini menjelaskan mengenai hal yang melatarbelakangi penelitian, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, dan sistematika penulisan dari penelitian ini. • Bab II Landasan Teori Pada bab ini penyusun akan menguraikan landasan teori sebagai dasar untuk membuat indikator penilaian aktivitas perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada perusahaan dan membuat kerangka penelitian. • Bab III Analisis Sistem Berjalan Selain menjelaskan mengenai sejarah, struktur organisasi, dan tugas dan tanggung jawab dalam setiap tugas yang ada pada perusahaan, bab ini juga menggambarkan proses bisnis yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan, menjelaskan mengenai metodologi yang digunakan untuk melakukan survei penilaian sistem perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan, menguraikan hasil penelitian dan menetapkan aspek kebutuhan sistem informasi yang harus diprioritaskan. • Bab IV Rekomendasi Perancangan Sistem Informasi Bab ini merincikan usulan perbaikan melalui sistem informasi yang menjadi prioritas dan menjelaskan prosedur sistem informasi sumber daya manusia yang akan dibuat, serta menggambarkan perancangan sistem informasi berdasarkan ruang lingkup yang telah dibuat. • Bab V Simpulan Dan Saran Pada bab terakhir ini, penyusun membuat kesimpulan dengan menjelaskan solusi yang diberikan untuk menangani permasalahan yang ada, menjelaskan keterbatasan penelitian untuk dijadikan sebuah saran bagi penelitian selanjutnya.
