analisa dan perancangan sistem informasi

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENDISTRIBUSIAN OBAT PADA PUSKESMAS DTP SERANG KOTA
Dani Anggoro
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Budi Luhur, Jakarta, 12260
Telp : (021) 5853753 ext 253, Fax : (021) 5853489
E-mail : [email protected]
tetapi harus juga didukung oleh sistem
yang diterapkan mulai dari pengadaan
sampai ke pendistribusian. Salah satu
bagian dalam puskesmas yang dinilai
paling penting adalah bagian gudang
farmasi puskesmas. Dimana pada bagian
ini
berhubungan
langsung
dengan
pengadaan obat yang ada di puskesmas
maupun di unit-unit kesehatan Pemerintah
Kota Serang.
1.2 Permasalahan
Berdasarkan hasil pengamatan dari riset
yang dilakukan di bagian gudang farmasi
Puskesmas DTP Serang Kota, penulis
mendapati beberapa masalah yang sering
timbut diantaranya sebagai berikut:
a. Sering terjadi kesalahan atau tidak
akuratnya dalam menyusun laporan
pemakaian
obat
dan
lembar
permintaan obat (LPLPO) Puskesmas,
karena harus mengumpulan dokumendokumen transaksi yang tidak
beraturan di periode sebelumnya.
b. Terdapat dokumen-dokumen yang ada
masih kurang informatif.
c. Semua arsip masih dalam bentuk
kertas, sehingga tidak adanya backup
data transaksi persediaan maupun
transaksi pendistribusiaan.
Abstak
Puskesmas DTP Serang Kota mempunyai
perananan penting dalam menunjang kesehatan
masyarakat kota serang dan sekitarnya. Puskesmas
bertanggung jawab atas kebutuhan obat-obatan di
puskesmas maupun di unit-unit puskesmas di
wilayah Kota Serang. Setiap bulannya puskesmas
DTP Serang Kota mengajukan laporan pemakaian
dan permintaan obat ke Dinas Kesehatan Kota
Serang
untuk
selanjutnya
obat
tersebut
didistribusikan ke unit-unit puskesmas.
Untuk menunjang ketersediaan obat dan mencegah
penumpukan stok obat maka perlu dibuatkan sistem
informasi yang terkomputerisasi. Rancangan sistem
yang di gunakan adalah dengan menggunakan
metodelogi berorientasi obyek. Analisa sistem yang
sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan
activity diagram dan penjelasan proses yang akan
dirancang dengan menggunakan use case diagram.
Perancangan sistem yang dilakukan menggunakan
class diagram, LRS dan alat yang digunakan untuk
mendukung sistem yang dirancang dengan
menggunakan sequence diagram.
Dari analisa dan perancangan yang dilakukan akan
menghasilkan
sebuah
Sistem
Informasi
Pendistribusian Obat, yang bisa di implemantasikan
pada Puskesmas DTP Serang Kota untuk membantu
pengelolaan obat di puskesmas tersebut.
Kata Kunci : Pendistribusian, Obat, Puskesmas,
Berorientasi Objek
1.
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Penggunaan alat bantu komputer sebagai
salah satu sarana penunjang dalam sistem
informasi dapat memberikan hasil yang
lebih baik untuk output sebuah sistem,
tentunya dengan diimbangi oleh sistem
didalamnya yang telah berjalan dengan
baik. Pentingnya pelayanan kesehatan bagi
masyarakat, membuat Puskesmas DTP
Serang Kota dituntut untuk dapat
memberikan pelayanan yang sebaik
mungkin. Hal tersebut selain untuk
menjaga mutu puskesmas juga untuk
menjaga kepercayaan masyarakat kepada
puskesmas tersebut. Pengadaan obat yang
baik pada puskesmas tidak hanya dinilai
dari banyaknya stok obat yang tersedia
2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi diperoleh dari sistem informasi
(information system) atau processing
system. Sistem informasi menurut Robert
A Letch dan K. Roscoe Davis, disadur
oleh Jogiyanto (2005 : 11) : “Sistem
informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan
laporan-laporan
yang
diperlukan”. Dari pengertian tersebut,
sistem informasi dapat didefinisikan pula
sebagai suatu kesatuan dari berbagai
bagian
atau
elemen-elemen
atau
subsistem-subsistem yang saling berkaitan
dan berinteraksi satu sama lainnya untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2 Analisa Sistem
Analisa sistem adalah suatu teknik
pemecahan masalah yang menguraikan
atau memisahkan suatu sistem ke dalam
potongan komponen-komponen dengan
tujuan untuk mempelajari seberapa baik
komponen-komponen itu bekerja dan
saling berinteraksi dalam memenuhi
tujuan. Menurut Ariesto Hadi Sutopo
(2002 : 242) “Analisa sistem adalah
proses menentukan kebutuhan sistem - apa
yang harus dilakukan sistem untuk
memenuhi kebutuhan klien, bukanlah
bagaimana sistem itu diimplementasikan”.
2.3 Perancangan Sistem
Setelah tahap analisa sistem
adalah tahap perancangan sistem (system
design). Pengertian perancangan sistem
menurut Jogiyanto H.M (2001:196), yaitu
: “Perancangan
sistem
menentukan
bagaimana
suatu
sistem
akan
menyelesaikan
apa
yang
mesti
diselesaikan. Tahap ini menyangkut
mengkonfigurasikan dari
komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat
keras dari suatu sistem sehingga setelah
instalasi dari sistem akan benar-benar
memuaskan rancangan bangun yang telah
ditetapkan pada akhir tahap analisa
sistem”.
2.4 Analisa dan Perancangan Sistem
Berorientasi Objek
Metode berorientasi obyek (object
oriented method) merupakan suatu cara
pengembangan perangkat lunak dan sistem
informasi berdasaran abstraksi obyekobyek yang ada di dunia nyata. Brooks
(1987) – dalam Nugroho (2002) -menyatakan bahwa bagian tersulit dari
pengembangan perangkat lunak dan/atau
sistem informasi adalah tahap analisis,
yang di dalamnya abstraksi dilakukan.
Dalam metode berorientasi obyek kejadian
atau hubungan antar entitas dalam dunia
nyata direpresentasikan dalam obyekobyek.
3.
Metodelogi Penelitian
3.1 Metode Pengumpulan Data
1) Data Primer
a. Wawancara
Wawancara
yang
dilakukan
dengan beberapa key person
dengan
tujuan
mendapatkan
gambaran kondisi yang ada,
kebutuhan sistem, serta harapan
dari pihak pengguna.
2)
Data Sekunder
a. Dokumen
Dokumen diambil dari Gudang
Farmasi Puskesmas DTP Kota
Serang, dokumen, pengumpulan
data dilakukan untuk data primer.
b. Studi literatur
Untuk menunjang penelitian, studi
literature
dilakukan
dengan
mempelajari berbagai referensi
yang terkait dengan analisa dan
perancangan sistem
3.2 Metode Analisa dan Perancangan
Sistem
Analisa
dan
perancangan
sistem
menggunakan metodologi berorientasi
obyek.Adapun hal-hal yang dilakukan
pada analisa dan perancangan sistem
adalah :
1) Pemodelan aktifitas kerja sistem
berjalan
Aktifitas dalam sebuah proses
bisnis dengan menggunakan activity
diagram
yang
menggambarkan
kegiatan-kegiatan yang dilakukan
oleh masing-masing pihak yang
terlibat dalam sistem yang berjalan.
Untuk proses pada sistem usulan
dirancang dengan menggunakan use
case diagram.
2) Indentifikasi kebutuhan
Digunakan untuk mendapatkan
kebutuhan
pengguna
untuk
diterapkan pada sistem yang akan
dirancang,
dilakukan
dengan
menentukan kebutuhan dokumen
masukan, dokumen keluaran dan
fasilitas yang dibutuhkan pengguna.
3) Perancangan sistem
Dalam perancangan sistem dan
perancangan basis data menggunakan
diagram
Class
Diagram
dan
dilakukan
normalisasi
untuk
menghilangkan kerangkapan data,
lalu dirancang spesifikasi basis data
sebagai dasar dalam pembuatan
database. Sebagai pedoman prilaku
sistem pada aplikasi yang dirancang
dibuat sequence diagram sebagai
pedoman dalam pembuatan program.
4.
Pembahasan
4.1 Proses Bisnis
1) Permintaan Obat
Permintaan obat dari gudang
farmasi Puskesmas DTP Serang Kota
ke gudang farmasi Dinas Kesehatan
Kota Serang dilakukan setiap akhir
bulan dengan membuatkan Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan
Obat Puskesmas (LPLPO Puskesmas)
yang terdiri dari 2 rangkap. Staf
gudang farmasi mencatat stok awal
dan penerimaan obat yang dilihat dari
LPLPO Puskesmas bulan lalu. Setelah
data permintaan diisi, selanjunya staf
gudang farmasi meminta data
kunjungan resep dari staf administrasi,
kemudian
mencatatnya
kedalam
LPLPO.
2) Perimaan Obat
Staf gudang farmasi Dinas
Kesehatan Kota Serang menyerahkan
kembali LPLPO dan memberikan obat
beserta Surat Bukti Barang Keluar
Puskesmas
(SBBK
Puskesmas).
Selanjutnya staf gudang farmasi
memeriksa obat yang diterima sesuai,
apakah sudah sesuai dengan SBBK
Puskesmas yang diterima. Apabila ada
data yang tidak sesuai, staf gudang
farmasi Dinas Kesehatan akan
melakukan pengecekan kembali.
Tetapi jika data obat sudah sesuai
dengan SBBK Puskesmas staf gudang
farmasi puskesmas akan menceklist
SBBK kemudian menandatangani
LPLPO Puskesmas dan SBBK.
LPLPO dan SBBK rangkap kedua
kemudian diberikan kepada staf
gudang farmasi Dinas Kesehatan.
3) Pengembalian Obat Rusak atau
Kadarluarsa
Staf gudang farmasi Puskesmas
DTP Serang Kota memeriksa kondisi
persediaan obat yang ada di gudang,
apabila ada obat yang rusak atau
sudah mendekati masa kadarluarsa,
maka staf gudang farmasi akan
mengumpulkan obat-obatan tersebut
kemudian membuatkan Laporan Obat
Rusak atau Kadarluarsa. Laporan
tersebut ditandatanggani oleh Kepala
Puskesmas DTP Serang Kota,
kemudian diserahkan ke staf gudang
Farmasi Dinas Kesehatan Kota
Serang.
4) Penerimaan Permintaan Obat Sub
Bagian
Permintaan obat oleh staf sub
bagian puskesmas dilakukan setiap
seminggu sekali tetapi jika persediaan
di sub bagian habis sebelum jadwal
pengambilan
dapat
mengajukan
permintaan di luar jadwal. Staf sub
bagian meminta Lembar Permintaan
Obat (LPO) ke bagian gudang
farmasi. Staf sub bagian mengisi LPO
sesuai dengan nama obat dan jumlah
yang diperlukan. LPO yang sudah
terisi selanjutnya ditandatangai oleh
staf sub bagian kemudian diserahkan
kembali ke staf gudang farmasi.
Berdasarkan LPO yang diterima, staf
gudang farmasi akan memeriksa
persedian obat yang ada di gudang
jika obat tersedia maka staf gudang
akan mencatat pemberian obat di
lembar permintaan obat. Obat yang
sudah disiapkan selanjutnya diberikan
kepada staf sub yang meminta.
5) Penerimaan Permintaan Obat Sub
Unit
Staf unit pelayanan seperti Pustu,
Polindes, Pusling dan sub unit
pelayanan
lain
mengajukan
permintaan obat setiap bulannya
dengan
menyerahkan
Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan
Obat Sub Unit (LPLPO Sub Unit)
sebanyak dua rangkap. Staf gudang
farmasi memeriksa persedian obat di
gudang, jika obat yang diminta
tersedia staf gudang farmasi akan
mencatat pemberian di LPLPO Sub
Unit
Selanjutnya
menyerahkan
LPLPO Sub Unit rangkap kedua
beserta obat yang diminta
6) Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan staf Gudang
Farmasi Puskesmas DTP Serang Kota
akan membuatka laporan permintaan
obat dari unit kepada Kepala
Puskesmas DTP Kota Serang
4.2 Aktivity Diagram
1) Activity Diagram Permintaan Obat
Staf Gudang Farmasi
Puskesmas
Staf Administrasi
Staf Gudang
Farmasi Dinas Kesehatan
Start
Periksa persediaan obat di
gudang
Catat stok awal bulan lalu
(LPLPO Puskesmas)
Catat penerimaan bulan lalu
(LPLPO Puskesmas)
Hitung dan catat persediaan
(LPLPO Puskesmas)
Hitung dan catat stok akhir
(LPLPO Puskesmas)
Catat permintaan untuk bulan
depan (LPLPO Puskesmas)
Minta Laporan kunjungan resep
Siapkan laporan kunjungan
resep
Catat kunjungan resep
kedalam LPLPO
Serahkan laporan
kunjungan resep
Serahkan LPLPO
Puskesmas
Terima LPLPO
Puskesmas
End
Gambar IV.1
Activity Diagram Permintaan Obat
2) Activity Diagram Penerimaan Obat
Staf Gudang Farmasi
Dinas Kesehatan
Staf Gudang Farmasi
Puskesmas
7) Activity Diagram Penerimaan
Permintaan Obat Sub Unit
Staf Sub Unit
Puskesmas
Start
Staf Gudang Farmasi
Puskesmas
Start
Kembalikan LPLPO Puskesmas,
dan serahkan SBBK beserta obat
Terima LPLPO Puskesmas,
SBBK dan obat
Serahkan LPLPO Sub Unit
Terima LPLPO Sub Unit
Lakukan Pemeriksaan, SBBK dengan
obat yang diterima
Catat pemberian di
LPLPO sub unit
Cek kembali SBBK
Tidak sesuai
Sesuai
Terima LPLPO sub unit
rangkap kedua dan obat
Berikan LPLPO sub unit
rangkap kedua dan obat
Cheklist pada SBBK
End
Tandatangani LPLPO
Dan SBBK
Terima LPLPO Puskesmas
dan SBBK rangkap kedua
Serahkan LPLPO Puskesmas
dan SBBK rangkap kedua
Gambar IV.5
Activity Diagram Penerimaan Permintaan
Sub Unit
End
Gambar IV.2
Activity Diagram Penerimaan Obat
3) Activity Diagram Pengembalian Obat
Rusak atau Kadarluarsa
Staf Gudang Farmasi
Puskesmas
8) Activity Diagram Pembuatan Laporan
Permintaan Obat
Staf Gudang Farmasi
Puskemas
Kepala Puskesmas
DTP Serang Kota
Start
Staf Gudang Farmasi Dinas
Kesehatan
Buat Laporan permintaan obat
Start
Periksa kondisi
persediaan obat
Serahkan
Laporan Permintaan obat
Kumpulkan obat yang rusak
atau kadarluarsa
Terima Laporan
Permintaan obat
Buat Surat Keterangan(SK) Obat
Rusak atau Kadarluarsa
End
Tandatangani SK Obat
Rusak atau Kadarluarsa
Serahkan obat dan SK Obat
Rusak atau kadarluarsa
Terima Obat dan SK Obat Rusak
atau Kadarluarsa
End
Gambar IV.3
Activity Diagram Pengembalian Obat
Gambar IV.6
Activity Diagram Pembuatan Laporan
distribusi Obat
4.3 Use Case Diagram
1) Use case File Master
4) Activity Diagram Penerimaan
Permintaan Obat Sub Bagian
Staf Gudang Farmasi
Puskemas
Staf Sub Bagian
Puskesmas
Start
Serahkan Lembar
Permintaan Obat (LPO)
Terima dan isi
LPO
Gambar IV.7
Use Case Diagram File Master
Tandatangani LPO
2) Use Case Pendistribusian
Terima LPO
Serahkan LPO
Catat permintaan dan jumlah
pemberian di LPO
Serahkan obat
Cetak LPLPO
Terima obat yang diminta
End
Gambar IV.4
Activity Diagram Penerimaan Permintaan
Sub Bagian
Staf Gudang Farmasi
Puskesmas
Entri SBBK
Cetak Surat Keterangan
Entri LPO
Staf Gudang Farmasi
Puskesmas
Cetak BPO
Gambar IV.9
Use Case Diagram File Pendistribusian
3) Rancangan Layar Entri Obat
3) Use Case Laporan
Cetak Laporan Permintaan Obat
Cetak Laporan Penerimaan Obat
Staf Gudang Farmasi
Puskesmas
Cetak Laporan Pemakaian Obat
Cetak Laporan Pengembaliaan Obat
Gambar IV.10
Use Case Diagram File Laporan
Gambar IV.14
Rancangan Layar Entri Obat
4) Rancangan Layar Entri Unit
4.4 Class Diagram
Gambar IV.15
Rancangan Layar Entri Unit
5) Rancangan Layar Cetak LPLPO
Gambar IV.11
Use Case Diagram File Laporan
4.5 Implementasi
1) Form Menu Utama
Gambar IV.16
Rancangan Layar Cetak LPLPO
6) Rancangan Layar Entri SKKB
Gambar IV.12
Tampilan Layar Menu Utama
2) Rancangan Layar Entri Kategori Obat
Gambar IV.17
Rancangan Layar Entri SKKB
Gambar IV.13
Rancangan Layar Entri Kategori Obat
7) Rancangan Layar Cetak Surat
Keterangan
11) Rancangan Keluaran LPLPO
Gambar IV.25
Rancangan Keluaran LPLPO
12) Rancangan Keluaran SK
Gambar IV.18
Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan
8) Rancangan Layar Entri LPO
Gambar IV.26
Rancangan Keluaran SK
13) Rancangan Keluaran BPO
Gambar IV.19
Rancangan Layar Entri LPO
9) Rancangan Layar Cetak BPO
Gambar IV.20
Rancangan Layar Cetak BPO
10) Rancangan Layar Cetak Laporan
Pemakaian Obat
Gambar IV.27
Rancangan KeluaranBPO
14) Rancangan
Keluaran
Pemakaian Obat
Gambar IV.22
Rancangan Laporan Pemakaian Obat
Laporan
d.
6.
Gambar IV.28
Rancangan Keluaran Laporan
Pemakaian Obat
5.
Kesimpulan dan Saran
Setelah melakukan analisa dan pembuatan
rancangan sistem, bisa diambil beberapa
kesimpulan dan saran yang diberikan sebagai
bagian akhir dari penulisan ini. Berikut adalah
kesimpulan dan saran yang penulis ajukan.
1) Kesimpulan
a. Penerapan sistem komputerisasi dapat
meminimalkan
kesalahan
proses
pengarsipan atau human error dan
mempermudah pekerjaan.
b. Penyimpanan data pada database yang
terkomputerisasi akan memudahkan
akses kepada arsip. Ini berarti
penyajian data atau informasi akan
lebih cepat dan aman.
c. Metodelogi berorientasi objek dapat
menjadi solusi dalam pembangunan
dan pengembangan sistem, karena
dalam
prosesnya
kita
dapat
memodelkan
sistem
dengan
pendekatan paradigma obyek.
d. Dalam metodologi berorientasi obyek
data dan proses dipisah sehingga kita
menyelsaikan permasalahan ataupun
dalam implementasi koding tidak
begitu rumit.
2) Saran
Berdasarkan permasalahan yang dihapai
dan pengamatan selama menjalankan riset
pada Puskesmas DTP Serang Kota
terutama di bagian gudang farmasi, maka
agar Sistem Pengadaan dan Pendistribusian
Obat dapat berjalan dengan baik,
disarankan:
a. Agar
dipersiapkan
dukungan
hardware dan software yang dapat
mendukung jalannya sistem yang
akan diterapkan.
b. Memberikan pelatihan kepada staf
yang terkait dalam pengoprasian
sistem, agar dapat berjalan dengan
baik.
c. Pengecekan terhadap kebenaran data
yang akan di entri agar informasi yang
dihasilan sesuai dengan keinginan
pengguna.
Disarankan melakukan Backup
terhadap data secara periodik untuk
menjaga hal-hal yang tidak
diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA
1) Munawar. Pemodelan Visual dengan
UML. Cetakan 1. Yogyakarta : Graha
Ilmu, 2005.
2) O’brien, James A. Pengantar Sistem
Informasi
Perspektif
Bisnis
dan
Manejerial. Jakarta : Salemba Empat 2006.
3) Jugianto, HM, MBA, Akt, Ph,D. Sistem
Teknologi Informasi. Yogyakarta :
Penerbit Andi Yogyakarta, 2003
4) Suhendar, A, S.Si., dan Gunadi, Hariman,
S.Si, Mi. Visual Modelling menggunakan
UML dan Rational Rose. Bandung :
Penerbit Informatika bandung, 2002.
5) Sutopo, Ariesto Hadi. Analisis dan Desain
Berorientasi Obyek. Yogyakarta : Penerbit
J & J Learning, 2002