Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Penjualan
advertisement
Nia Amelia Rusady, Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas... ISSN 2356 - 4385 Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Penjualan Kredit Pada PT Astrido Toyota Nia Amelia Rusady1), Abriandi2) Akuntansi, Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis Jalan Pulomas Selatan Kav 22, Jakarta 1) Email: [email protected] 2) Emauil: [email protected] Abstract: This research describes about the internal control over credit sales at PT Astrido Toyota, given the role of internal control is essential to avoid the risks that might occur in the company. The purpose of this thesis research is to analyze the system credit sales and analyze system internal control over credit sales. The author conducted this research by observation, interviews, questionnaires, and conduct library research.This is done to get the data directly at PT Astrido Toyota and compare these data with the related theories.This study resulted in the conclusion that the system of internal control over credit sales at PT Astrido Toyota has been going well, however still has some drawbacks. Keywords: credit sales, internal control, risk, system Abstrak: Penelitian ini menjelaskan tentang pengendalian internal atas penjualan kredit pada PT Astrido Toyota, mengingat peran pengendalian internal sangatlah penting untuk menghindari risikorisiko yang mungkin akan terjadi di perusahaan. Tujuan dari penelitian skripsi ini adalah untuk menganalisis sistem penjualan kredit dan menganalisis sistem pengendalian internal atas penjualan kreditnya. Penulis melakukan penelitian ini dengan cara observasi, wawancara, kuesioner, dan melakukan penelitian kepustakaan. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data secara langsung di PT Astrido Toyota dan membandingkan data tersebut dengan teori-teori yang terkait. Penelitian ini menghasilkan kesimpulan bahwa sistem pengendalian internal atas penjualan kredit pada PT Astrido Toyota telah berjalan dengan baik namun masih memiliki beberapa kekurangan. Kata kunci: penjualan kredit, pengendalian internal, risiko, sistem I.PENDAHULUAN Saat ini kebutuhan masyarakat untuk membeli barang semakin meningkat, diantaranya alat-alat elektronik, tempat tinggal, kendaraan, dan kebutuhan lainnya. Transaksi pembelian barang tersebut dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit. Namun, banyaknya kebutuhan masyarakat yang beragam dan harus dipenuhi secara waktu bersamaan, membuat masyarakat lebih memilih membeli secara kredit. Beragam industri dagang menawarkan berbagai fasilitas dalam melakukan penjualan atas produkproduknya untuk bisa memenangkan pangsa pasar dalam persaingan dunia bisnis, diantaranya dengan memberi kemudahan kepada pelanggan melalui penjualan secara kredit yang merupakan strategi penjualan pada perusahaan yang bertujuan untuk terus meningkatkan volume penjualan dan memperoleh keuntungan yang maksimal. Penjualan kredit dilakukan perusahaan dengan cara menerima order pembelian kemudian menganalisis kredibilitas pembeli. Jika ditolak, maka pengajuan kredit dibatalkan dan jika diterima, maka pembeli dapat melakukan persetujuan kredit dengan membayar uang muka sebagian dan sisanya dicicil sesuai perjanjian yang telah disepakati dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan, kemudian perusahaan menyiapkan dan mengirim barang, sehingga perusahaan memiliki tagihan piutang kepada pembeli tersebut untuk jangka waktu tertentu. Salah satu barang yang bisa dibeli secara kredit adalah mobil. Untuk membeli kendaraan pribadi seperti mobil, tidak harus secara tunai, masyarakat bisa membelinya secara kredit. Dengan membeli secara kredit, pembeli bisa secara langsung menikmati barangnya dengan hanya membayar uang mukanya saja, sementara sisanya bisa dicicil. Astrido Toyota adalah dealer resmi Toyota yang merupakan salah satu industri dagang yang melayani penjualan mobil secara tunai dan kredit. Strategi yang dilakukan Astrido Toyota untuk meningkatkan 79 Kalbisocio,Volume 3 No. 1 Februari 2016 penjualan tunai dan kreditnya dengan memberikan layanan lengkap mulai dari penjualan, service, body repair, spare-part, emergency road asistence, sampai dengan tukar tambah mobil lama dengan mobil baru Toyota berikutnya dan memberikan semata-mata hanya untuk pelanggan setia Toyota. Dalam sistem penjualan kredit pada aktivitas penagihan piutang akan menimbulkan dua hal yang akan terjadi yaitu piutang tertagih yang berpengaruh baik menjadi sebuah pendapatan dan bisa menjadi piutang tidak tertagih yang berpengaruh buruk pada laba yang merupakan sebuah risiko yang dapat merugikan perusahaan. Adapun risiko yang mungkin akan terjadi pada PT Astrido Toyota dalam sistem penjualan kreditnya seperti pihak pembeli melakukan pembatalan kredit, pembeliterlambat membayar cicilan, persediaan barang yang diinginkan pembeli belum siap tersedia atau kehabisan persediaan, dan melakukan keterlambatan dalam mengirim barang. Risiko-risiko tersebut bisa mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Untuk menghindari risiko-risiko tersebut, perusahaan perlu melakukan sistem pengendalian internal yang baik atas penjualan kredit untuk mengurangi risiko-risiko yang mungkin akan terjadi dalam aktivitas-aktivitas penjualan kreditnya. Pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2010: 163). Melihat penjelasan tersebut, maka perumusan masalah dalam penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut: (1). Bagaimana sistem penjualan kredit pada PT Astrido Toyota?; (2). Bagaimana sistem pengendalian internal atas penjualan kredit pada PT Astrido Toyota? Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: (1). Untuk menganalisis sistem penjualan kredit pada perusahaan; (2). Untuk menganalisis sistem pengendalian internal atas penjualan kredit pada perusahaan. II. METODE PENELITIAN A. Lokasi dan Jadwal Penelitian Penelitian ini dilakukan dari bulan oktober 2013 sampai januari 2014 di PT Astrido Toyota Balikpapan di Jalan Balikpapan Raya no. 7, Jakarta Pusat. B. Jenis dan Sumber Data Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang menurut jenis data dan analisis. 80 Menurut (Sugiyono, 2004: 13), jenis data dan analisisnya dalam penelitian dapat dikelompokkan menjadi dua hal utama yaitu data kualitatif dan kuantitatif. Pada suatu proses penelitian sering hanya terdapat satu jenis data yaitu kuantitatif atau kualitatif saja, tetapi mungkin juga gabungan keduanya. Dalam analisis data juga terdapat dua macam, yaitu analisis data kuantitatif dengan statistik dan kualitatif (tidak mengutamakan statistik). Data kualitatif adalah data yang berbentuk kata, kalimat, skema, dan gambar. Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka atau data kualitatif yang diangkakan. Berdasarkan sumber datanya, maka pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer dan sekunder. a.Data Primer. Merupakan data yang diperoleh langsung dari tempat penelitian, data tersebut adalah data yang didapatkan dari penelitian pada perusahaan. Data primer berupa dokumen SPK (surat pesanan kendaraan), faktur, BKK (bukti keluar kendaraan), hasil wawancara dengan pihak yang terkait dalam penjualan kredit, dan hasil kuesioner yang sudah dijawab oleh bagian-bagian yang terkait dalam penjualan kredit. b.Data Sekunder. Merupakan data yang dikumpulkandari data yang sudah diolah oleh orang lain dan digunakan sebagai keperluan penelitian. Data sekunder berupa buku teks, internet, dan jurnal yang berkaitan dengan penelitian ini. C. Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data yang relevan sebagai berikut: a. Metode penelitian lapangan. Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan riset secara langsung di perusahaan untuk memperoleh informasi yang diperlukan. Metode ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: (1). Observasi, yaitu suatu cara penelitian dengan mengamati obyek yang diteliti secara langsung maupun tidak langsung yang dimiliki oleh perusahaan. Penelitian dilakukan kurang lebih selama empat bulan pada bagian aktivitas-aktivitas transaksi penjualan kredit; (2). Wawancara, yaitu suatu cara dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan beberapa orang narasumber perusahaan yang berkaitan seperti kepala cabang dan karyawankaryawan yang terkait untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai aktivitas penjualan kredit dan sistem pengendalian internal di perusahaan; dan (3). Kuesioner, yaitu suatu cara Nia Amelia Rusady, Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas... dengan memberikan daftar pertanyaan tentang lima komponen pengendalian internal berdasarkan COSO kepada bagian-bagian yang berkaitan dengan penjualan kredit untuk menjawab ya atau tidak. b. Metode penelitian kepustakaan. Metode ini dilakukan dengan cara membaca dan mengumpulkan data-data dari buku teks yang berkaitan dengan penjualan kredit dan pengendalian internalnya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. D. Teknik Analisis Data Teknik ini menggunakan teknik analisis deskriptif. Menurut (Sugiyono, 2004: 169), analisis deskriptif adalah statistik yang digunakan untuk menganalisa data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi. Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan dan menganalisis data yang diperoleh dari tempat penelitian yang berhubungan dengan pengendalian internal atas penjualan kredit di perusahaan. Skala pengukuran untuk kuesionernya menggunakan skala guttman. Menurut (Sugiyono, 2004: 90), skala guttman adalah skala pengukuran dengan tipe ini akan didapat jawaban yang tegas : yaitu ‘’ ya-tidak’’; ‘’benar-salah’’; ‘’ pernah-tidak pernah’’; ‘’positif-negatif’’ dan lain-lain. Data yang diperoleh dapat berupa data interval atau rasio dikhotomi (dua alternatif). Jadi kalau pada skala Likert terdapat 3,4,5,6,7 interval, dari kata ‘’sangat setuju’’ sampai ‘’sangat tidak setuju’’, maka pada dalam skala Guttman hanya ada dua interval yaitu ‘’setuju’’ atau ‘’tidak setuju’’. Penelitiann menggunakan skala Guttman dilakukan bila ingin mendapatkan jawaban yang tegas terhadap suatu permasalahan yang ditanyakan. Skala Guttman selain dapat dibuat dalam bentuk pilihan ganda, juga dapat dibuat dalam bentuk checklist. Jawaban dapat dibuat skor tertinggi satu dan terendah nol. Misal untuk jawaban setuju diberi skor 1 dan tidak setuju diberi skor 0. Analisa dilakukan seperti pada skala Likert. Dalam menghitung presentase hasil kuesioner menggunakan skala guttman dengan cara misalnya jawaban ‘’ya’’ diberikan nilai 1 x 100% = 100% dan jawaban ‘’tidak’’ diberikan nilai 0 x 100% = 0%. Apabila rentang skala 0%-50% berarti mendekati tidak, 50% berarti mendekati tidak dan ya, 50%100% berarti mendekati ya. III. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sistem Penjualan Kredit pada Perusahaan Pada bagian ini akan dijelaskan data-data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan karyawan PT Astrido Toyota atas penjualan kreditnya. Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan, diperoleh data-data yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas penjualan kredit PT Astrido Toyota, sebagai berikut: 1. Entri pesanan penjualan Proses entri pesanan penjualan dilakukan oleh fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab menerima surat order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang, dan pengembalian pesanan dari pelanggan. Pada perusahaan, fungsi penjualan ini dilakukan oleh penjual pria/wanitaatau penjual di konter. Proses ini dimulai dari pelanggan menghubungi bagian penjualan untuk mengisi formulir surat pemesanan kendaraan dengan datang langsung ke dealer atau melalui telepon. Kemudian pelanggan diminta untuk menyiapkan data yang diperlukan perusahaan. Data tersebut bisa berupa data kredit pribadi atau data kredit perusahaan. Data kredit pribadi yaitu data dari orang pribadi meliputi fotokopi KTP (suami dan istri), kartu keluarga, slip gaji (karyawan), tabungan tiga bulan terakhir/rekening koran, PBB rumah, dan rekening listrik. Data kredit perusahaan yaitu data dari sebuah perusahaan meliputi TDP (Tanda Data Perusahaan), SIUP (Surat Izin usaha Perusahaan), akte pendirian, akte perubahan (kalau ada), fotokopi KTP pengurus (direktur utama, komisaris, wakil direktur, dan bagian keuangan). Kemudian bagian penjualan meminta tanda jadi lima juta rupiah kepada pelanggan untuk membuat nomor angka unit. 2. Pengiriman Proses pengiriman dilakukan oleh fungsi gudang dan fungsi pengiriman. Fungsi gudang bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Pada perusahaan, fungsi gudang ini dilakukan oleh penjaga persediaan untuk menyiapkan barang yang sudah dipesan. SPK (Surat Pesanan Kendaraan) yang sudahmendapatkan persetujuan kredit akan dilanjutkan kebagian gudang untuk membuat BKK (Bukti Keluar Kendaraan), kemudian menyediakan barang. Selanjutnya diserahkan kepada pengemudi yang melakukan fungsi pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas BKK yang diterima dari bagian gudang. Dalam pengambilan barang yang ingin dikirim, 81 Kalbisocio,Volume 3 No. 1 Februari 2016 pengemudi mengambil barang di gudang yang sudah diotorisasi oleh bagian kepala administrasi dengan menyerahkan BKK kepada bagian gudang. Pada saat pengemudi mengirimkan kendaraan ke lokasi pelanggan, penjual juga ikut berpatisipasi ke lokasi untuk menjelaskan data-data yang berkaitan dengan kendaraan kepada pelanggan. Data-data yang dijelaskan seperti kondisi barang, pelayanan berkala, dan pemberitahuan kapan selesainya BPKB dibuat dan diserahkan ke pelanggan. 3. Penagihan piutang usaha Proses penagihan piutang usaha dilakukan oleh fungsi penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan. Di bagian penagihan (leasing/ finance), proses ini dimulai dengan membuat surat penagihan untuk pelanggansesuai dengan tenor (tahun pembiayaan) yang telah disepakati oleh pelanggan seperti yang tertera pada SPK.Selanjutnya, mengirimkansuratpenagihankepelanggan dan menerima pembayaran dari pelanggan. Pada perusahaan, fungsi ini dilakukan oleh bagian administrasiuntuk membuat faktur, bagian pengumpuluntuk mengkonfirmasi pembayaran pelanggan ke bagian penagihan (leasing/finance), dan administrasi piutang bertugas menerima bukti setoran pembayarannya. 4. Penagihan kas Proses penagihan kas dilakukan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Pada perusahaan, fungsi ini tidak dilakukan oleh bagian kas (dealer) tetapi dilakukan oleh pihak leasing/finance yang bertugas mencatat piutang dari mulainya transaksi penjualan kredit tersebut terjadi sampai transaksi pembayaran tersebut lunas, sehingga BPKB bisa diberikan oleh dealer kepada pelanggan. Bagian kas (dealer) hanya menerima bukti pelunasan dan faktur yang diterima dari penagihan (dealer) serta menerima uang muka dari pelanggan pada saat diterbitkannya KP, kemudian membuat jurnal penjualan. B. Pengendalian Internal atas Penjualan Kredit pada Perusahaan Pada bagian ini akan dijelaskan aktivitas pengendalian internal dalam penjualan kredit pada perusahaan, karena pengendalian internal sangat penting dilakukan agar aktivitas penjualan kredit 82 dapat dikontrol dan dilakasanakan sesuai dengan yang diharapkan. Penjualan kredit merupakan bagian faktor penting yang mempengaruhi pendapatan perusahaan, sehingga terlaksananya aktivitas ekonomi di perusahaan dengan lancar. Aktivitas pengendalian internal antara lain adalah organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat. Berikut akan dijelaskan mengenai unsurunsur pengendalian internal dalam penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan. 1. Organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. Pada perusahaan, fungsi penjualan penjualan terpisah dengan fungsi kredit. Kedua fungsi ini terpisah untuk menghindari terjadinya kecurangan. Fungsi penjualan cenderung untuk menjual barang sebanyak mungkin untuk meningkatkan penjualan pada perusahaan tanpa ada syarat batas kredit pada pelanggan baru maupun pelanggan lama, sehingga mengabaikan hal tidak tertagihnya piutang yang akan muncul dari transaksi penjualan tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan pengendalian internal terhadap status kredibilitas pembeli sebelum pengajuan kredit tersebut disetujui. Fungsi kredit memiliki wewenang untuk menolak pengajuan kredit atas analisis kredibilitas pembeli seperti melihat riwayat pelunasan piutangnya yang terjadi di masa lalu atau sebelumnya. Dipisahkannya fungsi penjualan dan fungsi kredit bertujuan untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi berperan dalam mencatat piutang yang harus dipisahkan dari fungsi penjualan dan fungsi kredit yang menganalisis kewajiban pembeli dalam pelunasan. Dipisahkannya tiga fungsi tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya (piutang tak tertagih). Pada perusahaan, fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi penjualan dan fungsi akuntansi terpisah dengan kredit karena fungsi kredit dijalankan oleh pihak leasing/finance yang berperan untuk menganalisis status kredibilitas pelanggan dan mengotorisasinya. c.Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya lapping/ manipulasi catatan piutang. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang Nia Amelia Rusady, Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas... yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada di tangan satu karyawan. Pada perusahaan, fungsi akuntansi dan fungsi kas tidak terpisah karena ditangani oleh satu bagian yaitu pada bagian kas, sehingga kemungkinan bisa terjadi kecurangan yang tidak diinginkan seperti lapping bisa saja terjadi. Lapping adalah penundaan pembayaran pelanggan/ penggelapan uang kas dengan mengundur pencatatan penerimaan kas, misalnya seseorang yang mencuri uang kas pelanggan A untuk keperluan pribadinya kemudian dana yang diterima dari pelanggan B digunakan untuk membayar piutangnya pelanggan A. d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Pada perusahaan, setiap transaksi melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi untuk menjamin ketelitian dan keandalan data yang sudah dibuat dan menghindari penyimpangan yang mungkin akan terjadi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. Sebelum transaksi penjualan kredit dilakukan, bukti order penjualan harus diotorisasi terlebih dahulu oleh fungsi penjualan. Setelah bukti tersebut diotorisasi, fungsi penjualan dapat membuat surat order pengiriman. Pada perusahaan, bukti SPK diotorisasi olehmanajer cabang beserta penjualdan BKK diotorisasi oleh kepala administrasi. Hal ini dilakukan untuk menunjukkan fungsi penjualan bertanggung jawab atas perintah pengiriman barang yang dilakukan oleh fungsi pengiriman dalam memenuhi pesanan pembeli. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (tembusan surat order pengiriman). Pada perusahaan, transaksi pemberian kredit tidak dilakukan oleh pihak dealer tetapi dilakukan oleh pihak leasing/finance. Pihak leasing/finance memiliki wewenang untuk memberi otorisasi persetujuan kredit berupa tanda tangan di dokumen persetujuan pembiayaan yang telah disediakan dari pihak leasing/finance. Dalam pemberian batas kredit, pelanggan baru dan pelanggan lama tidak memiliki perbedaan syarat dalam melakukan persetujuan kredit. Pihak dealer hanya mengikuti hasil keputusan dari pihak yang berwenang dalam otorisasi kredit. c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap ‘’sudah dikirim’’ pada copy surat order pengiriman. Pada perusahaan, pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh kepala administrasi dengan cara menandatangani di BKK sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim. d.Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. Pada perusahaan, penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan, dan potongan penjualan dikendalikan oleh manajer cabang. Daftar harga barang hanya dipegang oleh penjual saja untuk mengisi informasi ke dalam dokumen SPK, faktur, dan BKK. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. Pada perusahaan, piutang diotorisasi oleh oleh kepala administarsi dengan memberikan tanda tangan di faktur penjualan. Faktur penjualan dibuat berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti SPK dan BKK. f.Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Pada perusahaan, dalam pencatatan transaksi penjualan kredit ke dalam catatan akuntansi didasarkan dari faktur penjualan dan bukti pelunasan. Catatan akuntansi dan dokumen pendukung yang lengkap diotorisasi oleh fungsi akuntansi. g.Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Pada perusahaan, pencatatan semua aktivitas yang terkait dalam penjualan kredit ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh bagian kas yang menjalankan fungsi akuntansi. 3. Praktik yang sehat a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. Pada perusahaan, dokumen-dokumen yang berkaitan menggunakan nomor urut tercetak. Hal ini untuk menghindari adanya dokumen ganda. b. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) 83 Kalbisocio,Volume 3 No. 1 Februari 2016 kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. Pada perusahaan, secara periodik bagian kas yang mengirim pernyataan biaya barang ke pihak leasing/finance untuk memperoleh kesesuaian antara pernyataan dari bagian akuntansi di leasing/finance dan catatan biaya barang yang dimiliki oleh bagian akuntansi di dealer. c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. Pada perusahaan, secara periodik sudah melakukan rekonsiliasi antara catatan biaya barang dengan rekening kontrol dalam buku besar. Rekonsilisasi adalah cara mencocokan dua data yang berbeda dalam pencatatan akuntansinya tetapi masih dari sumber yang sama. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam penagihan ke pihak leasing/finance. 4. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya Proses perekrutan karyawan perusahaan, manajer cabangmengajukan kebutuhan kepada pegawai hubungan umum yang kemudian akan membuat open recruitment melalui media cetak seperti koran dan di kampus-kampus. Kemudian seleksinya melalui psikotes. Jika lolos tes, maka calon karyawan menunggu untuk pengumuman penerimaan karyawan. Untuk karyawan yang sudah dinyatakan diterima, maka akan melakukan proses pelatihandi Astrido Learning Center. Untuk karyawan lama tidak adanya dilakukan pengembangan pendidikan, padahal hal ini jika dilakukan bisa memperbaiki kualitas kerja para karyawannya. C. Kuesioner Pengendalian Internal Berdasarkan hasil kuesioner yang telah diperoleh dari karyawan-karyawan yang bekerja di perusahaan mengenai sistem pengendalian internal atas penjualan kredit pada perusahaan, maka diperoleh informasi dari para karyawan dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian Perusahaan sudah memiliki deskripsi pekerjaanyang lengkap untuk semua bagian, hal tersebut memberikan dampak positif dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas penjualan kredit agar berjalan dengan baik. Volume penjualan kredit banyak dipengaruhi dari hasil kinerja karyawan perusahaan yang berkaitan dengan penjualan kredit, maka dari itu kinerja karyawan bagian penjualan 84 kredit haruslah menjadi perhatian. Semua karyawan mempunyai komitmen terhadap jabatannya masingmasing untuk memberikan hasil yang terbaik, maka dari ituperusahaan akan memberikan kenaikan jabatan untuk karyawan yang berkomitmen terhadap jabatannya dan memberikan komisi pada setiap penjualan barang untuk karyawan yang bekerja keras bisa melebihi target penjualan yang sudah ditetapkan. Tetapi, perusahaan tidak memberikan sanksi yang yang tegas terhadap karyawan yang tidak masuk kerja tanpa adanya keterangan pemberitahuan ke perusahaan. Sehingga menyebabkan karyawan terdorong untuk melakukan pelanggaran. Setiap karyawan baru yang diterima perusahaan harus melakukan proses pelatihan dulu di Astrido Learning Center sebelum karyawan mulai bekerja di perusahaan, yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan mengenai pelaksanaan kerja yang akan mereka lakukan. Untuk karyawan lama tidak ada diberikan pengembangan pendidikan yang berguna untuk menunjang kemajuan kualitas kinerja karyawan perusahaan. Laporan keuangan perusahaan selalu diaudit oleh auditor eksternal dari Toyota Astra Motor dengan presentase, hal ini dilakukan untuk mengetahui kesesuaian laporan keuangan perusahaan yang dibuat atas prinsip-prinsip akuntansi. 2. Penilaian risiko Dalam pemberian batas kreditpada perusahaan, perusahaan tidak memberlakukan syarat pemberian batas kredit untuk pelanggan baru maupun pelanggan lama dengan cara melihat kredibilitasnya seperti pada pelanggan lama dapat dilihat dari catatan piutangnya terdahulu sedangkan pelanggan baru bisa dilihat dari saldo rekeningnya, karena dealer hanya mengikuti hasil kebijakan dari pihak leasing/finance. Apabila hal tersebut tidak dilakukan sebagai pertimbangan persetujuan kredit maka akan berdampak terjadinya banyak piutang yang tak tertagih. Bagian penjualan melakukan identifikasi kepada pelanggan dengan cara memberikan syarat mengenai data-data apa saja yang diperlukan untuk pengajuan kredit. Pelunasan yang ditagih langsung dicatat oleh bagian akuntansi, yang bertujuan agar catatan piutang pelanggan benar-benar akurat. Barang-barang yang dikirim ke pelanggan sudah sesuai dengan dokumen pesanan pelanggannya, meskipun pernah ada beberapa keluhan dari pelanggan mengenai kelecetan barang seperti barang tergores/baret dan aksesoris barang yang kurang lengkap. Sebagian data-data yang dimiliki perusahaan sudah di-backup untuk antisipasi Nia Amelia Rusady, Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas... apabila terjadi kesalahanpada sistem jika hal tersebut terjadi dan bisa berakibat hilangnya data-data penting yang berkaitan. Setiap barang yang akan siap dikirim ke pelanggan sudah harus memiliki bukti keluar kendaraan dari bagian gudang, hal ini dilakukan agar tidak adanya kecurangan dalam mengirimkan barang tanpa adanya otorisasi. 3. Aktivitas pengendalian Pada perusahaan, fungsi penjualan dan fungsi kredit terpisah karena fungsi penjualan dilakukan oleh dealer pada bagian penjualan sedangkan fungsi kredit dilakukan oleh pihak leasing/finance, sehingga bisa mengurangi piutang tak tertagih. Otorisasi sudah tepat dilaksanakan oleh fungsi masing-masing yang berkaitan dan semua dokumen yang digunakan sudah menggunakan nomor urut tercetak seperti pada surat pemesanan kendaraan. Hal tersebut mencegah adanya dokumen ganda dan bisa mempermudah karyawan dalam menemukan dokumen yang diperlukan di kemudian hari. Perhitungan fisik barang di gudang dilakukan perusahaan secara rutin, sehingga dapat diketahui habis atau tidaknya jumlah persediaan barang di gudang secara cepat. Barang yang dikirim ke pelanggan tidak selalu dilakukan secara tepat waktu diakibatkan beberapa kendala seperti lamanya pemasangan aksesoris mobil atau lama mencari alamat pelanggan. Pelunasan dilakukan oleh bagian penagihan dengan mengirimkan surat penagihan kepada pihak leasing/finance melalui fax agar pelunasan piutang bisa dicatat dengan tepat waktu. 4. Informasi dan komunikasi Pada perusahaan, data pesanan pelanggan dicatat secara lengkap berdasarkan perolehan informasi-informasi yang dibutuhkan dari fungsi penjualan. Pada bagian pesanan pelanggan memiliki catatan persediaan yang akurat, sehingga bisa memberikan informasi yang akurat tentang persediaan barang kepada bagian pesanan pelanggan. Laporan penjualan yang telah dibuat oleh perusahaan sudah dirinci dengan jelas dan semua dokumen yang berkaitan dengan penjualan sudah disimpan dengan baik pada bagian administrasi. Laporan mengenai persediaan barang yang dibuat oleh bagian gudang sudah dilakukan secara berkala untuk mengetahui persediaan barang yang akurat. Pada saat pengiriman barang, barang yang akan dikirim disertai salinan dokumen pengiriman untuk memberikan informasi penting yang berkaitan dengan barang tersebut seperti biaya pengiriman. 5. Pemantauan Setiap pekerjaan karyawan di perusahaan selalu disupervisi secara berkala oleh pengawas penjualan. Pemeriksaan kondisi barang di gudang tidak dilakukan secara terjadwal yang bertujuan agar bisa melihat kondisi barang seperti melihat ada atau tidaknya barang yang sudah dipesan pelanggan di gudang sesuai dengan tanggal pengiriman yang ditentukan. Barang yang akan dikirim ke pelanggan terlebih dahulu diperiksa untuk memastikan tidak adanya kerusakan pada barang. Laporan kas direview dan diotorisasi oleh atasan untuk mengetahui perinciannya secara lengkap. Pada perusahaan ini sudah memiliki internal auditor untuk melakukan audit atas laporan penjualan kredit dan pada setiap akhir bulan para karyawan dan atasan melakukan evaluasi untuk menilai kinerja karyawan perusahaan dalam meningkatkan kemajuan menjadi yang lebih baik lagi. IV. SIMPULAN 1.Sistem penjualan kredit pada perusahaan sudah baik. Hal ini bisa dlihat dari struktur organisasinya sudah jelas, sudah adanya pemisahan fungsi pada aktivitas penjualan kredit, setiap transaksi penjualan kredit dicatat dengan baik dan didokumentasikan dengan menggunakan dokumen-dokumen sebagai bukti dalam menjalankan aktivitas-aktivitas penjualan kredit 2. Sistem pengendalian internal atas penjualan kredit pada perusahaan sudah baik namun masih memiliki beberapa kekurangan. Hal ini bisa dilihat dari sisi organisasinya yaitu sudah melibatkan lebih dari satu fungsi dalam aktivitas penjualan kredit, sisi sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yaitu otorisasi sudah tepat dilaksanakan oleh orang yang berwenang dan prosedur pencatatan sudah dilaksanakan dengan baik oleh bagian yang berkaitan, sisi praktik yang sehat yaitu sudah menggunakan nomor urut tercetak pada dokumen, sudah ada pengujian ketelitian catatan biaya barang, dan sudah ada rekonsiliasi antara catatan pelunasan dengan rekening kontrol dalam buku besar, sisi karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya yaitu adanya training untuk karyawan baru, namun untuk karyawan lama tidak ada diberikan pengembangan pendidikan. 3.Hasil kuesioner mengenai pengendalian internal atas penjualan kredit pada perusahaan sudah baik namun masih memiliki beberapa kekurangan, 85 Kalbisocio,Volume 3 No. 1 Februari 2016 hal ini bisa dilihat dari: (a). Lingkungan Pengendaliannya sudah baik, namun masih ada kekurangan yaitu tidak ada sanksi yang tegas pada karyawan yang melakukan pelanggaran dan tidak adanya pengembangan pendidikan untuk karyawan lama; (b).Penilaian Risikonya sudah baik, namun masih ada kekurangan yaitu tidak ada memberlakukan syarat perbedaan pemberian batas kredit pada pelanggan baru dan pelanggan lama; (c). Aktivitas Pengendaliannya sudah baik, namun masih ada kekurangan yaitu pengiriman barang tidak selalu dilakukan dengan tepat waktu; (d).Informasi dan Komunikasinya sudah baik dan tidak memiliki kekurangan. Hal ini bisa dilihat dari keakuratan pada data pesanan pelanggan, catatan persediaan, laporan penjualan, laporan persediaan, dokumen pengiriman, dan dokumen penjualan; dan (e). Pemantauannya sudah baik dan 86 tidak memiliki kekurangan. Hal ini bisa dilihat dari setiap pekerjaan karyawan penjualan kredit yang selalu disupervisi. V. DAFTAR RUJUKAN Diana, A. & Setiawati, L. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Publisher. Institut Ikatan Akuntan Publik Indonesia. (2011). Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat. Romney, M. B & Steinbart, P. J. (2005). Accounting Information System. Buku Dua Edisi sembilan. Jakarta: Salemba Empat. Sugiyono. (2004). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta CV
