Surat Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor 143/KMA/SK/2010

KEPUTUSAN KETUA MAHKAMAH AGUNG
REPUBLIK INDONESIA
______________________________________
Nomor: 143/KMA/SK/VIII/2010
TENTANG
TATA CARA PELAKSANAAN KERJASAMA
MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA
DENGAN
PEMBERI HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)
Menimbang:
a.
Bahwa Mahkamah Agung Republik Indonesia sedang meneruskan
upaya-upaya pembaruan dibidang peradilan sebagaimana yang
tercantum di dalam Cetak Biru dan Rencana Strategis (Renstra)
Mahkamah Agung Republik Indonesia.
b.
Bahwa kegiatan-kegiatan yang mendukung upaya-upaya
pembaruan dibidang peradilan tersebut dilakukan melalui pembiayaan
yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
dan kerjasama dengan pemberi hibah luar negeri.
c.
Bahwa untuk memastikan transparansi, akuntabilitas dan
administrasi keuangan yang baik di lingkungan Mahkamah Agung
Republik Indonesia, kegiatan-kegiatan yang dibiayai atau didanai oleh
hibah luar negeri harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang berlaku
mengenai pembendaharaan dan keuangan negara.
d.
Bahwa selain itu, untuk memastikan kedayagunaan suatu kegiatan
bagi Mahkamah Agung Republik Indonesia serta penatalaksanaan
kerjasama dengan pemberi hibah luar negeri, diperlukan adanya suatu
tata cara dan standar kerjasama untuk pelaksanaan kerjasama dengan
pemberi hibah luar negeri tersebut.
Mengingat:
1. Undang-Undang Dasar 1945 pasal 24;
2. Undang-undang Nomor 4 Tahun 2004 tentang Ketentuan PokokPokok Kekuasaan Kehakiman;
3. Undang-undang Nomor 14 Tahun 1985, sebagaimana diubah dengan
UU Nomor 5 tahun 2004 dan diubah kembali dengan UU Nomor 3
tahun 2009 tentang Mahkamah Agung;
4. Undang-Undang Nomor 17 tahun 2003 Tentang Keuangan Negara;
5. Undang-Undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
6. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan
Nasional;
7. Peraturan Pemerintah Nomor 2 tahun 2006 Tentang Tata Cara
Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan Hibah Serta Penerusan
Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri;
8. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Nasional / Kepala Bappenas
Nomor 5 tahun 2006 tentang Tata Cara Perencanaan dan Pengajuan
1
Usulan Serta Penilaian Kegiatan Yang Dibiayai Dari Pinjaman
Dan/Atau Hibah Luar Negeri
9. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 40 tahun 2009 tentang Sistem
Akutansi Hibah Menteri Keuangan
10. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor 116/KMA/VI/2010
tentang Pembentukan Tim Pembaruan Mahkamah Agung Republik
Indonesia.
11. Keputusan Sekretaris Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor:
MA/SEK/07/III/2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat
Mahkamah Agung R.I;
MEMUTUSKAN
Menetapkan:
KEPUTUSAN KETUA MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA
TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN KERJASAMA MAHKAMAH AGUNG
REPUBLIK INDONESIA DENGAN PEMBERI HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)
Pasal 1
KETENTUAN UMUM
Dalam Surat Keputusan ini, yang dimaksud dengan:
1.
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, selanjutnya disebut dengan APBN, adalah
rencana keuangan tahunan pemerintahan negara yang disetujui oleh Dewan Perwakilan
Rakyat.
2.
Cetak Biru Mahkamah Agung RI, selanjutnya disebut Cetak Biru MA RI, adalah
dokumen yang berisikan pengembangan MA RI untuk jangka waktu 25 tahun (2010 –
2025) sebagaimana yang ditetapkan oleh MA RI.
3.
Daftar Rencana Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri Jangka Menengah atau disingkat
DRPHLN, selanjutnya disebut dengan Buku Biru (Blue Book) adalah daftar rencana
kegiatan pembangunan yang layak dibiayai dari pinjaman dan/atau hibah luar negeri
untuk periode 5 (lima) tahun, yang digunakan sebagai dasar dalam penyusunan Daftar
Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri.
4.
Daftar Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri atau disingkat
DRPPHLN, selanjutnya disebut dengan Buku Hijau (Green Book) adalah daftar rencana
kegiatan pembangunan prioritas yang layak dibiayai dari pinjaman dan/atau hibah luar
negeri.
5.
Hibah Luar Negeri selanjutnya disingkat HLN adalah setiap penerimaan negara baik
dalam bentuk devisa dan/atau devisa yang dirupiahkan, rupiah maupun dalam bentuk
barang dan/atau jasa yang diperoleh dari pemberi hibah luar negeri yang tidak perlu
dibayar kembali.
6.
Program HLN adalah program-program yang didanai oleh PHLN terdiri atas kegiatankegiatan–kegiatan untuk mencapai sasaran terstruktur dan sekumpulan tindakan
pengerahan sumber daya, berupa sumber daya manusia (personel), barang modal
termasuk peralatan dan teknologi, dana atau kombinasi dari beberapa sumber daya
2
tersebut atau semua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk
menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang atau jasa.
7.
Kerangka Acuan Kerja adalah uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup,
masukan yang dibutuhkan dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan.
8.
Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas, yang selanjutnya
disebut Menteri PPN, adalah menteri yang bertanggungjawab dibidang perencananaan
dan pembangunan nasional, sesuai dengan :
9.
Menteri Keuangan adalah menteri yang bertanggungjawab dibidang pengelolaan
keuangan negara.
10.
Naskah Perjanjian Hibah Luar Negeri yang selanjutnya disingkat NPHLN adalah naskah
perjanjian atau naskah lain yang disamakan yang memuat kesepakatan mengenai Hibah
Luar Negeri atara Pemerintah dengan Pemberi Hibah Luar Negeri.
11.
Pemberi Hibah Luar Negeri yang selanjutnya disingkat PHLN adalah pemerintah suatu
negara asing, lembaga multilateral, lembaga keuangan, serta lembaga non keuangan
asing, yang berdomisili dan melakukan kegiatan usaha di luar wilayah Indonesia, yang
memberikan hibah kepada Pemerintah.
12.
Tim Pembaruan adalah tim yang dibentuk berdasarkan surat keputusan Ketua
Mahkamah Agung Republik Indonesia dari waktu ke waktu dengan tugas utama
mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam Cetak Biru baik yang dibiayai
oleh APBN ataupun non-APBN.
Pasal 2
Fungsi dan Tujuan
Fungsi Surat Keputusan ini adalah:
1. mengatur tata cara pengelolaan Hibah Luar Negeri di lingkungan MA RI.
2. sebagai alat koordinasi untuk memastikan kesesuaian materi substansi program
donor dengan Cetak Biru MA RI.
3. sebagai petunjuk pelaksanaan teknis dan menjadi pelengkap dari peraturanperaturan terkait pembiayaan kegiatan Hibah Luar Negeri.
Pasal 3
Tujuan Surat Keputusan ini adalah:
1. Tercapainya suatu standar yang harus dipenuhi oleh satuan/unit kerja (satker) yang
bertanggungjawab di MA RI, calon PHLN atau PHLN dalam merencanakan,
melaksanakan, memantau dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan Program HLN.
2. Memberikan persamaan persepsi tentang hubungan koordinasi antara MA RI, calon
PHLN atau PHLN.
3. Meningkatkan koordinasi antar donor yang ada di MA RI.
4. Penerapan one-door policy dalam pengelolaan PHLN (donor management).
5. Mendukung pelaksanaan Cetak Biru MA RI.
3
6. Membantu proses penyesuaian (alignment) antara Rencana Strategis, Cetak Biru
MARI, RKA/KL dan DIPA.
7. Memastikan keberlanjutan dari program-program yang telah dibiayai oleh PHLN.
Pasal 4
Prinsip-Prinsip Kerjasama dengan PHLN
1. Mahkamah Agung merupakan penerima manfaat dari program – program yang dibiayai
HLN untuk mendukung pelaksanaan Cetak Biru, Renstra, serta tugas, pokok dan fungsi
(tupoksi) satuan kerja MA RI terkait.
2. Pemberi Hibah Luar Negeri mengelola dan/atau mengawasi penggunaan HLN dalam
Pasal 4.1 dan memberikan laporan secara berkala kepada MA RI mengenai penggunaan
HLN sesuai format dalam lampiran Keputusan ini.
Pasal 5
Tata Cara Kerjasama dengan PHLN
Tata Cara Kerjasama dengan PHLN adalah sebagaimana yang tercantum dalam Lampiran I Surat
Keputusan ini.
Pasal 6
Lain-lain
1. Program HLN yang telah berjalan pada saat Surat Keputusan ini diterbitkan harus
menyesuaikan dengan Surat Keputusan ini sesuai dengan tahapan pelaksanaannya.
2. Program HLN yang belum mendapatkan dana pendamping sebagaimana yang telah
dipersyaratkan dalam NPHLN harus dimasukan dalam RKA-KL tahun berikutnya.
3. Kerjasama dengan lembaga peradilan luar negeri atau institusi sejenis yang bersifat
temporer, singkat atau tidak lebih dari 30 hari (tigapuluh) dapat dilakukan cukup dengan
berkoordinasi dengan Tim Pembaruan.
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari
ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana
mestinya.
Ditetapkan : di Jakarta
Pada tanggal : 26 Juli 2012
ttd.
DR. HARIFIN A. TUMPA, SH, MH
4
LAMPIRAN I:
TATA CARA KERJASAMA DENGAN PEMBERI HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)
No
Kegiatan
Hasil / Bentuk
Kegiatan
I
TAHAP PERENCANAAN
A
Rencana Strategis Lima Tahunan (Renstra)
1
Setiap lima tahunan, MA RI harus menyusun Rencana Strategis Rencana Strategis
implementasi Cetak Biru kedua untuk diserahkan kepada Bappenas.
(Renstra)
Pelaksana:
- Biro Perencanaan
- Seluruh Unit Kerja Eselon 1
- Tim Pembaruan
Pada saat SK ini terbit, MA RI telah menyampaikan Renstra periode 2010 –
2014.
2
3
Untuk periode selanjutnya, penyusunan Renstra harus dilakukan selambatlambatnya 2 (dua) tahun sebelum periode Renstra berjalan habis.
B
Pemetaan Proyek yang didanai oleh Hibah Luar Negeri
1
Setiap tahun, Tim Pembaruan dan Biro Perencanaan melakukan pemetaan Matriks Kegiatan
atas:
Donor
1. Program HLN yang sedang berlangsung dan yang akan segera
dilaksanakan di Mahkamah Agung.
2. Kegiatan-kegiatan prioritas yang perlu dibiayai oleh HLN (Kegiatan
HLN).
3. Alokasi dan realisasi anggaran.
2
Dalam melakukan pemetaan kegiatan PHLN dan/atau rencana HLN, Tim
Pembaruan dapat berkonsultasi dengan PHLN dan/atau calon PHLN terkait
rencana dan usulan-usulan calon PHLN di masa yang akan datang.
Berita acara rapat
3
Calon PHLN dan MA RI dapat menandatangani suatu Nota Kesepahaman
(Memorandum Of Understanding) sebagai komitmen awal para pihak
mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dibiayai calon PHLN.
Nota Kesepahaman
Nota Kesepahaman ini sekurang-kurangnya memuat:
a. Program Prioritas yang akan dibiayai.
b. Perkiraan Jumlah Hibah.
c. Studi Kelayakan atau Hasil Laporan Evaluasi (apabila melanjutkan
program sebelumnya).
d. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK).
e. Hal-hal lain sesuai ketentuan yang berlaku.
4
Tim Pembaruan dan Calon PHLN harus mengacu pada Buku Biru dalam
menyusun substansi kegiatan yang dicantumkan dalam Nota
5
Kesepahaman.
5
Apabila PHLN bermaksud untuk memperpanjang periode kerjasama atau
melanjutkan program-program yang telah didanainya, maka rencana
perpanjangan atau kelanjutan kerjasama tersebut harus disampaikan
kepada Mahkamah Agung 1 (satu) tahun dan Bappenas sebelum periode
kerjasama berjalan berakhir.
6
Proses administrasi perpanjangan atau kelanjutan program harus
mengikuti ketentuan-ketentuan mengenai Tata Cara Perencanaan dan
Pengajuan Hibah Luar Negeri yang berlaku
C
PENGUSULAN KEGIATAN PRIORITAS YANG DIBIAYAI HLN
1
Setiap bulan Januari, MA RI memulai persiapan pengusulan kegiatan
prioritas yang memerlukan pembiayaan dari HLN (Usulan Kegiatan HLN)
untuk disampaikan kepada Menteri Perencanaan.
Pelaksana:
1. Biro Perencanaan
2. Eselon I terkait masing-masing bidang
3. Tim Pembaruan
2
Usulan Kegiatan HLN harus memenuhi persyaratan umum yang mencakup:
1. Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK)
2. Dokumen Studi Kelayakan Kegiatan (DSKK)
3. Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Konsinyasi
dan
Rapat
Koordinasi
dibawah pimpinan
Biro Perencanaan
Rancangan:
1. DIPK
2. DSKK
3. KAK
Format DIPKN, DSKK dan KAK harus mengacu pada format yang diterbitkan
oleh Bappenas sebagaimana terlampir dalam Lampiran II dan sebagaimana
yang diperbaharui oleh Bappenas dari waktu ke waktu.
3
Dalam menyusun dokumen kelengkapan Usulan Kegiatan HLN, Pelaksana
perlu memperhatikan dokumen-dokumen berikut ini:
1.
2.
3.
4.
4
Matriks Kegiatan Donor
Cetak Biru
Renstra MA RI
Nota Kesepahaman dengan calon PHLN, bila ada.
MA RI menyampaikan berkas lengkap Usulan Kegiatan HLN kepada Menteri Berkas
Perencanaan dengan Surat Pengantar Usulan Kegiatan HLN yang Usulan
ditandatangani oleh Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia selambat- HLN
lambatnya sebelum akhir Mei.
Lengkap
Kegiatan
Pelaksana:
5
Biro Perencanaan
Tim Pembaruan
Surat Pengantar Usulan Kegiatan menggunakan format yang diterbitkan
oleh Bappenas.
6
6
Kegiatan yang telah tercantum dalam Buku Biru periode sebelumnya dan
belum mendapatkan pembiayaan HLN, tidak perlu diajukan kembali dalam
Buku Biru periode selanjutnya.
7
Buku Biru atau revisinya dari waktu ke waktu dapat dilihat dalam situs
www.bappenas.go.id atau media lain yang ditetapkan Menteri
Perencanaan.
8
Tim Pembaruan melakukan sosialisasi Usulan Kegiatan HLN yang telah
dicantumkan dalam Buku Biru kepada calon PHLN yang berminat.
9
Tim Pembaruan harus secara aktif melakukan koordinasi dengan calon
PHLN yang telah menandatangani Nota Kesepahaman dengan MA RI agar
calon PHLN tersebut menyampaikan minatnya secara tertulis kepada
Menteri PPN dan Menteri Keuangan.
10
Calon PHLN menyampaikan secara tertulis minat (letter of intent) untuk
memberikan HLN kepada MA dengan mengacu pada Buku Biru kepada
Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan.
11
Surat Pernyataan Minat sekurang-kurangnya memuat:
a. Usulan Kegiatan HLN yang akan dibiayai:
b. Perkiraan Jumlah Hibah
c. Nota Kesepahaman, bila ada.
Surat
Pernyataan
Minat
(Letter of
Intent / LoI)
Tembusan surat harus disampaikan kepada Koordinator Tim Pembaruan,
Biro Perencanaan dan Sekretaris MA RI.
12
Setelah mendapatkan tembusan Surat Pernyataan Minat dari calon PHLN, Rencana Persiapan
MA RI meningkatkan kesiapan rencana pelaksanaan kegiatan dengan dan
Rencana
membuat Rencana Persiapan dan Rencana Kegiatan Rinci.
Kegiatan Rinci
Pelaksana:
- Biro Perencanaan
- Eselon I terkait
- Tim Pembaruan
- Calon PHLN yang telah menyatakan minatnya secara resmi
dilibatkan dalam pembuatan Rencana Kegiatan Rinci.
13
Rencana Persiapan sekurang-kurangnya memuat:
a. Ketersediaan dana pendamping, termasuk pencatatannya, rencana
alokasi anggaran, laporan realisasi anggarannya setiap
bulan/semester/tahun.
b. Unit pendamping dalam pelaksanaan Proyek.
c. Personel yang akan dialokasikan untuk kegiatan tersebut.
d. Kantor Proyek.
14
Dalam proses pembuatan Rencana Persiapan, MA RI berkoordinasi dengan
Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan untuk menentukan
pencatatan HLN dalam DIPA kementerian/kelembagaan.
Sebagai contoh, apakah HLN tersebut berada di DIPA MA RI atau DIPA
Kementerian Perencanaan.
7
15
Rencana Kegiatan Rinci sekurang-kurangnya memuat:
a. Jenis kegiatan, misalnya pelatihan, penyediaan barang, lokakarya,
comparative study.
b. Lokasi kegiatan.
c. Rencana alokasi anggaran.
d. Satuan kerja yang akan bertanggungjawab untuk masing-masing
bidang kegiatan, misal: Biro Kepegawaian untuk proyek peningkatan
SDM, Balitbang Diklat Kumdil untuk proyek pendidikan dan
pelatihan hakim.
e. Organisasi pelaksanaan, contoh ada Kantor Proyek, Direktur Proyek.
f. Jadwal Pelaksanaan.
g. Penyempurnaan studi kelayakan, bila diperlukan.
16
MA RI menyampaikan berkas lengkap Rencana Persiapan dan Rencana
Kegiatan Rinci kepada Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan.
Pelaksana:
- Biro Perencanaan
- Tim Pembaruan
17
Rencana Kegiatan Rinci diperlukan dalam rangka penyusunan Buku Hijau
oleh Menteri Perencanaan.
18
Rencana Persiapan dan Rencana Kegiatan Rinci diperlukan dalam rangka
negosiasi dan penandatanganan NPHLN antara Menteri Keuangan dengan
calon PHLN.
19
Buku Hijau atau revisinya dari waktu ke waktu dapat dilihat dalam situs
www.bappenas.go.id atau media lain yang ditetapkan oleh Menteri
Perencanaan.
Buku Hijau berisikan:
- Usulan Kegiatan HLN
- Indikasi Sumber Pembiayaan / nama calon PHLN bersangkutan.
20
Untuk memastikan terjadinya koordinasi antara MA RI, Menteri
Perencanaan dan Menteri Keuangan, calon PHLN yang telah menyatakan
minatnya harus melakukan konsultasi dengan MA RI sebelum
menandatangani NPHLN dengan Menteri Keuangan.
21
Calon PHLN harus memperhatikan Nota Kesepahaman dan Rencana
Kegiatan Rinci dalam melakukan negosiasi dan penandatanganan NPHLN
dengan Menteri Keuangan.
22
Calon PHLN atau MA RI harus menyarankan kepada Menteri Keuangan
bahwa naskah NPHLN harus memberikan fleksibilitas atau memberikan
ruang untuk perubahan program yang akan dilakukan di MA mengingat
proses perencanaan hingga penandatanganan NPHLN memakan waktu
lama padahal proses yang terjadi di MA berlangsung cepat dari apa yang
direncanakan tersebut.
8
23
MA dapat menandatangani dan/atau meminta pendelegasian wewenang
secara tertulis dari Menteri Keuangan untuk menandatangani NPHLN
dengan PHLN.
24
MA berhak menolak atau menunda pelaksanaan suatu NPHLN yang
dianggap tidak memenuhi Tata Cara Pelaksanaan Kerjasama ini dan/atau
tidak mendukung Cetak Biru dan Renstra MA RI dan/atau terdapat
tumpang tindih dan/atau pengulangan kegiatan-kegiatan dibawah NPHLN
tersebut, kecuali diadakan penyesuaian-penyesuain dibawah arahan Biro
Perencanaan bersama-sama dengan Tim Pembaruan.
D
Rencana Kegiatan Pelaksanaan HLN (RKP-HLN)
1
Biro Perencanaan harus memastikan pembahasan atas RPK-HLN dalam
trilateral meeting dengan Kementerian Perencanaan dan Kementrian
Keuangan.
2
Biro Perencanaan mengkoordinir unit eselon 1 terkait dan Tim RPK-HLN
Pembaharuan dalam penyusunan dokumen RPK-HLN sebagai bagian dari
bahan pembahasan trilateral meeting dengan Kementerian Perencanaan
dan Kementerian Keuangan.
3
Biro Perencanaan melakukan pendaftaran atas NPHLN dan melaporkan
realisasi NPHLN tiap tahunnya berdasarkan hasil laporan dari PHLN sesuai
peraturan berlaku
4
Biro Perencanaan melakukan penyusunan RKA-KL berdasarkan RKP-HLN RKA-KL
dan NPHLN. Dalam menyusun RKA-KL tersebut, Biro Perencanaan
berkoordinasi dengan Tim Pembaruan dan Unit Eselon I terkait.
5
Biro Perencanaan menyampaikan RKA-KL yang telah memuat RKP-HLN
kepada Tim Pembaruan.
II
TAHAPAN PELAKSANAAN
A.
Pengadaan Barang/Jasa
1.
Berdasarkan Rencana Kegiatan Rinci dan NPHLN, PHLN membuat Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa (Request for Proposal), yang memuat sekurangkurangnya:
a. Kerangka Acuan (terms of reference) bagi kontraktor dan/atau
konsultan.
b. Rencana rinci pengadaan barang dan/atau jasa
2.
Dalam RfP dimaksud, PHLN harus menyampaikan informasi berikut ini:
a. Peserta mempelajari Cetak Biru, Renstra dan Laporan Tahunan MA
RI.
b. Peserta mewawancarai Tim Pembaruan terkait kebutuhan MA.
3.
Untuk memastikan sinkronisasi Program HLN dan keterkinian dengan
kebutuhan Mahkamah Agung, PHLN mengadakan proses pengadaan
kontraktor setelah Rencana Kerja Tahunan dibahas dan disetujui oleh
9
Koordinator Tim Pembaruan.
4.
PHLN melibatkan MA dalam tim penilai RfP untuk memastikan substansi
RfP yang diajukan oleh para calon peserta sesuai dengan kebutuhan MA RI.
Keterlibatan MA dalam proses penilaian RfP tidak menjadikan MA
bertanggungjawab atas hasil proses RfP itu sendiri. Keputusan akhir
penunjukan kontraktor diserahkan kepada PHLN.
4.
PHLN menyampaikan secara tertulis kontraktor yang ditunjuk melalui
proses RfP (Kontraktor) serta menyampaikan jadwal perkenalan Kontraktor
kepada MA.
B
Kegiatan Insepsi (Inception Period Activity) dan Rencana Kerja Awal
(Initial Work Plan)
1.
Berdasarkan RfP, Kontraktor membuat Rencana Kerja Awal (Initial Work Rencana Kerja Awal
Plan) yang berisikan:
(Initial Work Plan).
a. Rencana Kerja selama jangka waktu Proyek.
b. Rencana Kegiatan Insepsi (Inception Period), apabila diperlukan.
c. Struktur Organisasi Proyek, contoh, Panitia Pengarah, Panitia
Pelaksana, Direktur Proyek.
d. Kebutuhan yang perlu dipenuhi MA apabila dipersyaratkan dalam
NPHLN.
2.
Kontraktor menyampaikan Rencana Kerja Awal kepada Koordinator Tim
Pembaruan.
3.
Koordinator Tim Pembaruan mengadakan rapat koordinasi dengan Biro
Perencanaan dan Unit Kerja Eselon I terkait untuk membahas Rencana
Kerja Awal dan menunjuk pejabat yang bertanggungjawab dimasingmasing unit kerja.
Contoh: Apabila Program HLN terkait dengan Manajemen Proyek, maka
akan ditunjuk pejabat yang bertanggungjawab untuk melakukan koordinasi
dengan Kontraktor.
4.
Koordinator Tim Pembaruan mengundang Kontraktor untuk menghadiri
Rapat Perdana dengan Kontraktor (pre-kick off meeting), dengan agenda
pembahasan antara lain:
a. Perkenalan dari pihak Kontraktor.
b. Perkenalan dari MA oleh Koordinator Tim Pembaruan atau pejabat
lain yang ditunjuk oleh / mewakili Koordinator Tim Pembaruan.
c. Paparan singkat Rencana Kerja Awal oleh Kontraktor.
d. Paparan singkat mengenai SOP Donor oleh Tim Pembaruan.
e. Tanggapan MA terhadap Rencana Kerja Awal, terkait:
- Redundancy
- Overlapping
- Tidak sejalan dengan kebutuhan MA.
f. Rencana pelaksanaan Kegiatan Insepsi dengan koordinasi yang erat
dengan Pejabat yang ditunjuk oleh MA dan Tim Pembaruan
(Pejabat Penghubung).
10
5.
Rapat Perdana (pre-kick off meeting) dihadiri oleh:
a. Koordinator Tim Pembaruan
b. Koordinator Kelompok Kerja dibawah Tim Pembaruan
c. Pejabat Eselon I dari Unit Kerja yang terkait dengan Program HLN
d. Seluruh Pejabat Penghubung.
e. Tim Pembaruan.
f. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS).
g. Kontraktor.
h. Perwakilan PHLN.
i. Kementerian Keuangan.
5.
MA memberikan tanggapan tertulis atas Rencana Kerja Awal untuk Tanggapan Tertulis
dipertimbangkan dalam pembuatan Rencana Kerja Tahunan.
dan Persetujuan MA
atas Rencana Kerja
Awal
6.
Kontraktor melaksanakan Kegiatan Insepsi dan menyampaikan laporan Laporan
hasil Kegiatan Insepsi kepada Tim Pembaruan.
Insepsi
7.
Tim Pembaruan mengidentifikasi dan mempersiapkan Surat Keputusan Surat Keputusan
atau Surat Tugas terkait demi kelancaran pelaksanaan Program PHLN,
apabila dianggap perlu.
Kegiatan
Contoh: SK KMA / SK Koordinator Tim Pembaruan untuk Struktur
Organisasi Proyek
C.
Rencana Kerja Tahunan (Annual Work Plan)
1.
Berdasarkan Rencana Kerja Awal yang telah disetujui oleh MA dan laporan Rencana
hasil Kegiatan Insepsi yang telah dikaji oleh Tim Pembaruan, Kontraktor Tahunan
membuat Rencana Kerja Tahunan (Annual Work Plan), yang memuat
sekurang-kurangnya:
Kerja
a. Rincian sasaran, tujuan, kegiatan (input), keluaran (output),
indikator, capaian dan anggaran bagi masing-masing kegiatan.
b. Jumlah peserta.
c. Pengadaan barang, bila ada.
d. Jadwal pelaksanaan kegiatan.
e. Kebutuhan dana pendamping / dana DIPA, bila ada.
2.
Rencana Kerja Tahunan merupakan dasar pemantuan dan evaluasi
Program HLN.
3.
Kontraktor menyerahkan Rencana Kerja Tahunan kepada Tim Pembaruan Catatan
untuk dibahas bersama-sama dengan tujuan:
Pembahasan
Rencana
1. memeriksa kesesuaian dengan:
Tahunan
a. Peta Donor di MA yang terkini.
b. Cetak Biru MA
c. Renstra MA.
d. Laporan PHLN sebelumnya, apabila PHLN melanjutkan program
sebelumnya.
11
Kerja
e. Laporan Hasil Pemantauan dan Evaluasi PHLN untuk Program
HLN di MA yang pernah ada sebelumnya.
2. Mengidentifikasi kesenjangan antara Program PHLN dengan
Program Prioritas MA.
3. Mengidentifikasi pengembangan kapasitas yang dilakukan oleh
Program PHLN.
4. Mendiskusikan metodologi dan pendekatan yang dilakukan oleh
Program PHLN.
5. Mengidentifikasi perencanaan keberlanjutan Program PHLN.
6. Mencatat masukan-masukan dari pihak terkait yang dapat
diakomodasi oleh Program PHLN, tetapi belum tercantum dalam
Rencana Kerja Tahunan
4.
Pembahasan Rencana Kerja Tahunan dengan Kontraktor dilakukan secara
mendalam berdasarkan Kelompok Kerja dan dihadiri oleh:
a. Koordinator Kelompok Kerja dibawah Tim Pembaruan
b. Pejabat Eselon I dari Unit Kerja yang terkait dengan Program HLN
c. Seluruh Pejabat Penghubung.
d. Tim Pembaruan.
e. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS).
f. Kontraktor.
g. Perwakilan PHLN.
5.
Finalisasi Rencana Kerja Tahunan oleh Kontraktor berdasarkan hasil Rencana
Kerja
pembahasan untuk disampaikan kepada Koordinator Tim Pembaruan.
Tahunan Final
6.
Secara bersamaan dengan pembahasan Rencana Kerja Tahunan,
Kontraktor mengikuti Program Perkenalan tentang Cetak Biru dan
Reformasi di MA (Induction Program) yang diadakan oleh Tim Pembaruan
7.
Tujuan Induction Program yang dimaksud dalam butir II.C.7 adalah untuk:
a. Memberikan pemahaman atas upaya-upaya Reformasi di MA RI.
b. Mempercepat proses pembelajaran (learning curve) dan adaptasi di
MA RI.
c. Menjelaskan tugas dan fungsi Tim Pembaruan dalam kerjasama
dengan PHLN/Kontraktor.
8.
Kontraktor siap melaksanakan Program PHLN setelah Rencana Kerja Persetujuan tertulis
Tahunan Final disetujui oleh Koordinator Tim Pembaruan. Apabila Koordinator
Tim
persetujuan tertulis tidak disampaikan oleh Koordinator Tim Pembaruan 10 Pembaruan.
(sepuluh) hari kerja sejak Rencana Kerja Tahunan Final diterima oleh
Koordinator Tim Pembaruan, maka persetujuan Koordinator Tim
Pembaruan dianggap telah diberikan dan Kontraktor dapat langsung
melaksanakan Program PHLN.
D.
Laporan Kemajuan Program HLN (Progress Report).
1.
Laporan Kemajuan Program HLN disampaikan kepada Tim Pembaruan dan Laporan Kemajuan
Biro Perencanaan MA atau pihak lain sesuai ketentuan dalam PHLN dan Program PHLN
12
disampaikan setiap:
a. Tiga bulanan (Quarterly Report).
b. Enam bulanan (Half Yearly Report).
c. Tahunan (Yearly Report) atau sesuai kebutuhan.
2.
Kontraktor dapat menggarisbawahi permasalahan-permasalahan dalam Daftar
pelaksanaan Program HLN yang memerlukan perhatian khusus MA dalam Permasalahan
Laporan Kemajuan Program HLN terkait.
Program HLN
3.
Tim Pembaruan menindaklanjuti Daftar Permasalahan Program HLN untuk
dikoordinasikan dan dicari pemecahannnya dengan Kontraktor dan pihak
MA yang terkait.
4.
Untuk keperluan Laporan Tahunan MA RI (Laptah MARI), Kontraktor wajib Bahan Laptah
menyampaikan informasi yang diperlukan dalam format yang disampaikan
oleh Tim Pembaruan sebelum akhir November tiap tahunnya.
E.
Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring & Evaluation)
1.
Pemantauan dan Evaluasi Program HLN dilakukan oleh Tim Pembaruan Laporan Monev
setiap:
2.
a. Enambulanan (semi annually)
b. Tahunan (annually)
Hasil Pemantauan dan Evaluasi akan dikaji dan dinilai untuk menentukan
kesesuaian Program HLN dengan Cetak Biru RI, Renstra dan Peta Donor.
a.
b.
c.
d.
e.
Pelaksana Koordinator Kelompok Kerja dibawah Tim Pembaruan
Pejabat Eselon I dari Unit Kerja yang terkait dengan Program HLN
Seluruh Pejabat Penghubung.
Tim Pembaruan.
Biro Perencanaan dan Organisasi.
3.
Hasil Pemantauan dan Evaluasi akan disampaikan dalam Rapat Koordinasi Rekomendasi
PHLN yang diselenggarakan oleh MA RI secara berkala.
Pembaruan
4.
Apabila PHLN menyelenggaran Monev tersendiri, maka rencana dan jadwal
pelaksanaan Monev harus disampaikan kepada Tim Pembaruan.
5.
Hasil Monev PHLN disampaikan dan dipresentasikan dihadapan Tim
Pembaruan.
III
TAHAP PENGAKHIRAN
A.
Persiapan Pengakhiran Program HLN
1.
Persiapan pengakhiran Program HLN dilakukan selambat-lambatnya 3 (tiga)
bulan sebelum Program HLN berhasil dan meliputi kegiatan berikut ini:
a. Inventarisasi dan verifikasi aset/barang yang diadakan selama masa
Program PHLN yang didanai oleh PHLN maupun dana pendamping.
b. Koordinasi antara MA RI, Kontraktor, PHLN Kementerian Keuangan,
dan Kementerian Perencanaan terkait administrasi pengakhiran
Program PHLN, seperti Laporan Keuangan, Pencatatan Aset, dsb.
Tim
1. Daftar
Inventaris
Aset/Barang
2. Daftar
Hasil
Program HLN
3. Rancangan
13
c. Verifikasi pencapaian berdasarkan NPHLN dan Rencana Kerja
Tahunan.
d. Penyusunan Laporan Final dari Kontraktor.
e. Berita Acara Serah Terima Aset dan dokumen terkait lainnya sesuai
ketentuan yang berlaku.
Laporan Final
Kontraktor
2.
Khusus untuk inventarisasi dan verifikasi aset/barang, Konsultan harus 1. Pencatatan aset
bekerjasama dengan Biro Umum dan Biro Perlengkapan MA RI untuk:
di Buku Register
MA.
a. Mencatat aset/barang yang akan diserahkan kepada MA RI.
b. Memberikan usulan tertulis kepada Tim Pembaruan mengenai 2. Laporan
ke
penerima pengalihan aset/barang tersebut.
Kementerian
c. Menyampaikan laporan pencatatan aset/barang tersebut kepada
Keuangan
Kementerian Keuangan, Kementerian Perencanaan dan MA RI.
3. Usulan tertulis
penerima
pengalihan aset
3.
Pengalihan kepemilikan hasil-hasil Program PHLN dilakukan dengan cara
berikut:
a. Konsultan menyerahkan daftar aset/barang/hasil jasa (dokumen,
module, software, manual, dsb) yang akan diserahkan kepada Tim
Pembaruan (Daftar Serah Terima).
b. Tim Pembaruan melakukan verifikasi atas Daftar Serah Terima
bersama-sama dengan Biro Umum dan Unit Eselon 1 terkait.
c. Konsultan atau PHLN menyerahkan aset/barang/jasa sesuai Daftar
Serah Terima yang telah diverifikasi kepada MA RI dengan
penandatanganan suatu Berita Acara Serah Terima yang disaksikan
oleh Pejabat terkait dari Kementerian Keuangan dan Kementerian
Perencanaan.
B.
Keberlanjutan Program HLN
1.
Tim Pembaruan melakukan kajian atas hasil Program HLN yang telah Hasil Kajian
berakhir yang dikaitkan dengan:
a. Pengaruh Program HLN dengan kemajuan pelaksanaan Cetak Biru
dan Renstra.
b. Buku Biru dan Buku Hijau.
2.
Tim Pembaruan menyampaikan Hasil Kajian ke pimpinan Mahkamah
Agung untuk mendapatkan masukan untuk kebutuhan MA RI atas HLN di
masa yang akan datang.
3.
Unit Kerja Eselon I terkait harus meneruskan keberlanjutan Program HLN
dan mengembangkan Program HLN sesuai dengan Cetak Biru dan Renstra
dengan dana yang berasal dari APBN.
4.
Tim Pembaruan melakukan pendampingan dan pemantauan kegiatan yang
dilakukan oleh Unit Kerja Eselon I sebagaimana dalam butir III.B.3.
14
15