21 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis

21
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Sistem pengolahan data perpustakaan pada SLTPN 1 Waway Karya saat ini
masih dilakukan secara manual, mulai dari pendataan anggota dan buku,
sampai dengan penyajian laporan data perpustakaan.
Dengan melihat data buku yang ada di perpustakaan yaitu sekitar 1500
eksemplar, proses pendataan seperti ini cukup rumit dan terjadi penumpukkan
buku pada lemari arsip. Tidak hanya itu, dengan pendataan seperti ini dalam
pencarian data cukup sulit karena mencari data dengan melihat buku arsip satu
persatu, dengan demikian waktu yang ada akan terbuang sia-sia.
Dalam melakukan proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku pada
perpustakaan SLTP Negeri 1 Waway Karya saat ini masih menggunakan
sistem manual. Adapun proses-proses yang dilakukan dalam transaksi
peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan tersebut adalah :
3.1.1 Sistem Peminjaman Buku Perpustakaan
1. Penerimaan kartu anggota perpustakaan dari anggota,
2. Pemeriksaan keanggotaan,
3. Penerimaan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan,
22
4. Pemeriksaan buku,
5. Pendataan identitas peminjaman dan buku perpustakaan yang
dipinjam berikut penetapan waktu pinjam dan pengembalian buku
oleh pegawai perpustakaan.
3.1.2 Sistem Pengembalian Buku Perpustakaan
1. Penyerahan buku dari peminjam,
2. Pengecekan data peminjam yang meliputi data peminjam dan buku,
3. Perhitungan lama peminjaman berikut total denda peminjaman,
4. Pencatatan data transaksi sebagai dokumentasi laporan pengembalian,
5. Penyerahan kartu anggota dari petugas perpustakaan.
3.1.3 Diagram Arus Dokumen (DAD)
Tabel 3.1 Diagram Arus Dokumen yang Berjalan
Peminjam
Menunjukkan buku
yang dipinjam
Petugas Perpustakaan
Mencatat nama,
kelas, dan judul buku
Buku yang dipinjam
Buku yang telah
dikembalikan
`
Mencatat kembali
pada buku
perpustakaan
Disimpan pada
Arsip
23
3.2 Analisis Sistem Baru
Perpustakaan merupakan salah satu pendukung kegiatan belajar mengajar
yang sangat produktif. Pada saat ini sistem yang ada di perpustakaan SLTP
Negeri 1 Waway Karya masih bersifat manual sehingga kurang efektif dalam
menagani aktivitas-aktivitas yang ada terutama pada transaksi peminjaman
dan pengembalian buku. Misalnya, pada penyimpanan data yang hanya berupa
catatan dan berkas kartu anggota sehingga sangat dikhawatirkan data tersebut
hilang atau rusak.
Melihat kenyataan itu maka sangatlah penting bagi pihak perpustakaan SLTP
Negeri 1 Waway Karya untuk beralih dari sistem lama ke sistem baru yang
berbasis komputer, sehingga segala kemungkinan-kemungkinan yang tidak
diinginkan dapat dihindari dan teratasi dengan baik.
Dengan merancang sistem yang baru diharapkan dapat menyempurnakan
sistem yang lama dan sistem yang baru dapat berfungsi lebih baik sehingga
operasional dan pendayagunaan sistem dapat berjalan dengan baik dengan
hasil yang cepat, tepat dan data yang lebih akurat.
24
3.2.1 Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks dapat dilihat pada gambar berikut:
Kepala Perpustakaan
Laporan
Anggota
Aplikasi
Peminjaman
dan
Pengembalian
Data Anggota
No Anggota
Pendataan
Buku
Petugas
Perpustakaan
Gambar 3.1 Diagram Konteks
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram (DFD) merupakan penjabaran lebih lanjut dari
context diagram. Turunan pertama dari diagram konteks adalah DFD
level 0. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar berikut :
Laporan Data Anggota
Laporan Data Buku
Laporan Peminjaman
Laporan Pengembalian
Kepala Perpustakaan
Laporan
Data Anggota
Anggota
No Anggota
Laporan Data
Peminjaman dan
Pengembalian
Aplikasi
Peminjaman
dan
Pengembalian
Data Peminjaman
dan Pengembalian
Pendataan
Anggota
Laporan Data Peminjaman
dan Pengembalian
Petugas
Perpustakaan
Gambar 3.2 Data Flow Diagram (DFD) level 0
Petugas
Perpustakaan
25
3.2.3 Analisis Masukan
Proses pengolahan data transaksi peminjaman dan pengembalian buku
terdiri dari dua tahap data yaitu :
3.2.3.1 Input Data Peminjaman
Pada tahap ini sistem dirancang untuk memasukkan semua data
yang berkaitan dengan transaksi peminjaman dan kemudian
menyimpan
serta
mengolah
data-data
tersebut
sehingga
menghasilkan laporan yang bermanfaat guna pengambilan
keputusan. Data tersebut meliputi biodata peminjam, waktu
transaksi dan data buku yang dipinjam. Sistem ini dilengkapi
dengan validitas data sehingga mencegah terjadinya pemasukkan
data yang salah.
3.2.3.2 Input Data Pengembalian
Pada tahap ini sistem dirancang untuk memasukkan semua data
yang berkaitan dengan transaksi pengemabalian dan kemudian
menyimpan
serta
mengolah
data-data
tersebut
sehingga
menghasilkan laporan data yang bermanfaat guna pengambilan
keputusan. Data tersebut meliputi, data buku yang dikembalikan
dan waktu transaksi. Sistem ini dilengkapi dengan validitas data
sehingga mencegah terjadnya pemasukkan data yang salah,
terjadinya duplikasi atau penumpukkan data.
26
3.2.4 Analisis Proses
Beberapa proses yang dapat dilakukan oleh rancangan sistem ini :
3.2.4.1 Proses Pemasukkan Data
Pengolahan ini berupa pengorganisasian dari data-data yang ada.
Pengolahan data akan dilakukan secara otomatis apabila terdapat
data-data masukkan yang harus dioperasikan.
3.2.4.2 Penyimpanan Data
Sistem ini dirancang agar secara otomatis dapat menampung dan
menyimpan
data
dalam
jumlah
yang
besar
ke
media
penyimpanan sehingga apabila data tersebut dibutuhkan dapat
dilihat kembali dengan cepat. Data yang ada disimpan dalam
database MySQL Server dengan basis data yang disusun
sedemikian rupa.
3.2.5 Analisis Keluaran
Keluaran dari sistem yang dirancang ini berupa laporan-laporan yang
merupakan hasil dari pengolahan data, meliputi biodata anggota, data
buku serta transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Sistem ini
juga dilengkapi dengan fasilitas pencarian data yang dapat menghasilkan
informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dari beberapa keluaran tersebut
diharapkan dapat menjadi sumber informasi yang bermanfaat baik bagi
anggota
maupun
pihak
petugas
perpustakaan
terutama
pengembalian keputusan atau kebijakan yang diperlukan.
dalam
27
3.3 Rancangan Struktur Menu Aplikasi
MENU UTAMA
File
Input Data
LogIn
Data Siswa
LogOf
Data Guru
Keluar
Data Buku
Cari Data
Pelayanan Perpustakaan
Data Peminjaman Buku
Laporan Data
Data Anggota
Tambah Admin/User
Data Buku
Tambah Admin/User
Data Pengembalian Buku
Gambar 3.3 Gambar Rancangan Struktur Aplikasi
3.4 Rancangan Program
3.4.1 Form Login
LOGIN
PASSWORD
LOGIN
Utility
BATAL
KELUAR
Gambar 3.4 Menu Tampilan Login
28
3.4.2 Form Tampilan Utama
SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SLTPN 1 WAWAY KARYA
File
Input Data
Pelayanan Perpustakaan
Cari Data
Laporan Data
Utility
Sistem Peminjaman Dan Pengembalian Buku
Pada
Perpustakaan SLTPN 1 Waway Karya
Gambar 3.5 Menu Tampilan Utama
3.4.3 Form Data Siswa
Rancangan form data siswa, dibuat untuk menginput data-data siswa.
Pada tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain :
1. Menu Simpan
2. Menu Ubah
3. Menu Hapus
4. Menu Batal
5. Menu Keluar
29
Input Data Siswa
NO. ANGGOTA
NO. INDUK SISWA(NIS)
NAMA SISWA
ALAMAT
JENIS KELAMIN
LOAD PHOTO
TEMPAT LAHIR
TANGGAL LAHIR
SIMPAN
UBAH
HAPUS
BATAL
KELUAR
Gambar 3.6 Menu Data Siswa
3.4.4 Form Data Guru
Rancangan form data guru, dibuat untuk menginput data-data guru. Pada
tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain :
1. Menu Simpan
2. Menu Ubah
3. Menu Hapus
4. Menu Batal
5. Menu Keluar
30
Input Data Guru
NO. ANGGOTA
NO. INDUK (NIP)
NAMA GURU
GOLONGAN
JABATAN
LOAD PHOTO
ALAMAT
JENIS KELAMIN
TEMPAT LAHIR
TANGGAL LAHIR
SIMPAN
UBAH
HAPUS
BATAL
KELUAR
Gambar 3.7 Menu Data Guru
3.4.5 Form Data Buku
Rancangan form data buku, dibuat untuk menginput data-data buku.
Pada tampilan ini terdapat beberapa bagian antara lain :
1. Menu Simpan
2. Menu Ubah
3. Menu Hapus
4. Menu Batal
5. Menu Keluar
31
Input Data Buku
KODE BUKU
JUDUL BUKU
PENGARANG
PENERBIT
TAHUN TERBIT
JUMLAH
SIMPAN
UBAH
HAPUS
BATAL
KELUAR
Gambar 3.8 Menu Data Buku
3.4.6 Form Input Data Peminjaman Buku
Rancangan form input data peminjaman buku, dibuat untuk menginput
data transaksi peminjaman buku perpustakaan. Pada tampilan ini
terdapat beberapa bagian antara lain :
1.
Menu Simpan
2.
Menu Batal
3.
Menu Keluar
32
Input Data Peminjaman Buku
STATUS PEMINJAM
NOMOR ANGGOTA
NIP/NIS
NAMA
KODE BUKU
JUDUL BUKU
PENGARANG
PENERBIT
TANGGAL PINJAM
SIMPAN
BATAL
KELUAR
Gambar 3.9 Menu Input Data Peminjaman Buku
3.4.7 Form Input Data Pengembalian Buku
Rancangan form input data pengembalian buku, dibuat untuk menginput
data pengembalian buku perpustakaan. Pada tampilan ini terdapat
beberapa bagian antara lain :
1. Menu Simpan
2. Menu Batal
3. Menu Keluar
33
Input Data Pengembalian Buku
STATUS PEMINJAM
NOMOR ANGGOTA
NIP/NIS
NAMA
KODE BUKU
JUDUL BUKU
PENGARANG
PENERBIT
TANGGAL PINJAM
TANGGAL KEMBALI
LAMA PINJAM
LAMA DENDA
DENDA
SIMPAN
BATAL
KELUAR
Gambar 3.10 Menu Input Data Pengembalian Buku
3.4.8 Form Cari Data Anggota
Form ini berfungsi untuk mencari data anggota perpustakaan dengan
lebih mudah, ada beberapa menu antara lain:
1. Menu Cari
2. Menu Batal
3. Menu Keluar
34
Cari Data Anggota
Pilih Pencarian
Masukkan Nama/NIP
…::…
CARI
BATAL
KELUAR
Gambar 3.11 Menu Cari Data Anggota
3.4.9 Form Cari Data Buku
Form ini berfungsi untuk mencari data buku yang ada diperpustakaan
dengan lebih mudah, ada beberapa menu antara lain:
1. Menu Cari
2. Menu Batal
3. Menu Keluar
Cari Data Buku
Pilih Pencarian
Ketik Pencarian :
…::…
CARI
BATAL
KELUAR
Gambar 3.12 Menu Data Pencarian Buku
35
3.4.10 Form Laporan Data Perpustakaan
Form ini berfungsi untuk mencari laporan data-data perpustakaan dari
data anggota, guru, siswa, buku dan laporan denda yang ada
diperpustakaan dengan lebih mudah, ada beberapa menu antara lain:
1. Menu Cari
2. Menu Hari
3. Menu Bulan
4. Menu Tahun
5. Menu Semua
6. Menu Cetak
7. Menu Keluar
Laporan Data Perpustakaan
Kategori Laporan
Masukkan No.Anggota/Nama
Tanggal
Bulan
Tahun
…::…
CARI
HARI
BULAN
TAHUN
SEMUA
CETAK
Gambar 3.13 Menu Laporan Data Perpustakaan
KELUAR
36
3.4.11 Form Input Data Tambah User/Admin
Form ini berfungsi untuk menambah user atau pengguna, ada beberapa
menu antara lain:
1. Menu Simpan
2. Menu Batal
3. Menu Keluar
Input Data Tambah User/Admin
LOGIN
PASSWORD
HAK AKSES
SIMPAN
BATAL
KELUAR
Gambar 3.14 Menu Input Data Tambah User/Admin
3.4.12 Form Hapus User/Admin
Form ini berfungsi untuk menghapus user atau pengguna yang ada
dalam database, ada beberapa menu antara lain:
1. Menu Batal
2. Menu Keluar
Hapus User/Admin
LOGIN
PASSWORD
HAPUS
KELUAR
Gambar 3.15 Menu Hapus User/Admin
37
3.5 Rancangan Stuktur Database
Database ini dirancang sebagai sarana penyimpan data perpustakaan SLTPN 1
Waway Karya Lampung Timur. Pada Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian
Buku Perpustakaan menggunakan satu database yaitu database Perpustakaan
dan terdapat 5 tabel, yaitu :
1. Tabel Login
Nama Tabel
: Login
Primary Key
: Login
Tabel 3.2 Data Login
2. Tabel Siswa
Nama Tabel
: Tabel_Siswa
Primary Key
: No_Anggota
Tabel 3.3 Data Siswa
38
3. Tabel Guru
Nama Tabel
: Tabel_Guru
Primary Key
: NIP
Tabel 3.4 Data Guru
4. Tabel Buku
Nama Tabel
: Buku
Primary Key
: Kode_Buku
Tabel 3.5 Data Buku
39
5. Tabel Peminjaman
Nama Tabel
: Peminjaman
Primary Key
: No_Anggota
Tabel 3.6 Data Peminjaman
6. Tabel Pengembalian
Nama Tabel
: Pengembalian
Primary Key
: No_Anggota
Tabel 3.7 Data Pengembalian
40
3.6 Relasi Tabel
Tabel-tabel yang telah dijelaskan rancangannya di atas, memiliki relasi satu
dengan yang lainnya. Adapun relasi antar tabel tersebut dapat dilihat pada
gambar 3.16 dibawah ini:
Gambar 3.16 Relasi Antar Tabel
Pada Sistem peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan yang penulis
rancang, terdapat sebuah database yaitu Perpustakaan. Database Perpustakaan
mempunyai 6 (enam) tabel yaitu login, peminjaman, pengembalian,
tabel_siswa, tabel_guru dan buku.