Sistem Informasi Manajemen or Manajemen Isformasi Sistem First

Sistem Informasi Manajemen or Manajemen
Isformasi Sistem
First Lecture
by: Hafizurrachman
Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Indonesia
2008
Sistem Informasi Manajemen
Sistem:
Sistem Rangkaian komponen-2 atau kegiatan yang saling berkaitan
satu sama lainnya, seperti digambarkan sbb:
Input
Proses
Umpan
•Man
•Money
•Method
•Material
•Market
Output
Balik
•POAC
•PDCA
• Indikator
Informasi:
Informasi Data yang telah diproses menjadi bentuk yang mempunyai
arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambil
keputusan
Manajemen: Upaya menjalankan organisasi secara komprehensif
dengan merubah sumber daya menjadi barang jadi
sesuai dengan tujuan yang telah disusun
Sistem Informasi: rangkaian kegiatan atau komponen tdd pengumpulan data yang kemudian diproses menjadi informasi yang berman
faat dalam pengambilan keputusan
Sistem Informasi Manajemen: rangkaian kegiatan atau komponen
yang berkaitan satu dengan lainnya dalam mengolah data untuk
mendapatkan informasi yang akurat, cepat, bermutu, tepat waktu
dan berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
SIM penting antara lain ialah:
• Besarnya beban kerja organisasi
• Keputusan harus tepat, akurat, bermutu, cepat
• Tingkat persaingan
• Kemajuan teknologi
Sejarah perkembangan SIM
SIA (Sistem Informasi Akuntansi) berkaitan dengan keuangan
SIM (Sistem Informasi Manajemen) berkaitan untuk pengambilan
Keputusan
DSS (Sistem Pendukung Keputusan) berkaitan dengan bahan
informasi untuk pengambilan keputusan
OA (Office Outomatic) berkaitan dengan percepatan informasi
di kantor contoh: Fax, modem
AI (Artificial Intelegent) berkaitan dengan pilihan keputusan
(konsultasi)
Data dan Informasi
Data adalah: Sekumpulan simbol-2 yang teratur berupa fakta-2 dan
angka-2 yang relatif berguna bagi penerima yang mewakili kuantitas,
kualitas, tindakan, benda dll. Data ini tdd karakter, angka atau
simbol khusus.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berguna dan berarti untuk penerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau masa mendatang.
Data vs Informasi:Suatu Informasi bagi suatu organisasi atau
orang dapat berarti data bagi organisasi lainnya.
Ciri Informasi
yang diharapkan adalah
Dibutuhkan
Disupplay
Tepat Waktu
Mutu Informasi adalah Nilai informasi yang disampaikan sama
dengan informasi yang diterima
Hal-2 yang menyebabkan informasi tidak bermutu antara lain:
•Metode pengukuran dan pengumpulannya tidak benar
• Prosedur pengolahan data tidak benar
• Datanya tidak lengkap
• Kesalahan pencatatan
Beberapa cara mengatasi kesalahan informasi
•Audit intern dan ekstern
•Menambah batas kepercayaan terhadap data yang diterima -dengan penerimaan data yang berulang
•Meningkatkan kemampuan pemakai dalam setiap langkah
Manajemen Sistem Informasi
Informasi yg masuk perlu diolah agar informasi tersebut dapat dipakai
dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan-digunakan komputer
Komunikasi antara pengolah dengan pengguna informasi sbb:
Pengelola database
Pemakai
Analis Sistem
Programer
Operator
Spesialis Jaringan
Keterangan
Analis sistem bekerja sama dengan pemakai didalam mengembangkan
sistem baru yang ada, berfungsi untuk mendefinisikan masalah dan
menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer memecahkan
masalah
Komputer
Pengelola database: bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem untuk
menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi
Spesialis jaringan: bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem untuk membentu
jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer dan
menggabungkan keahlian dalam komputer dan telekominikasi
Programer:menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk
membuat kode instruksi-2 yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi
informasi yang diperlukan
Operator: mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, memantau layar
komputer, mengganti ukuran kertas printer, mengelola perpustakaan tape, disk atau
CD didalam storage
SIM - untuk rumah sakit dalam pengertian Depkes - 1997 diartikan
sebagai Sistem Pelaporan Rumah Sakit - Revisi IV
terdiri dari:
1. Kegiatan pelayanan RS
2a.Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap
2a1Keadaan Penyakit khusus Pasien Rawat Inap RS
2b.Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan
2b1Keadaan Penyakit khusus Pasien Rawat Jalan RS
2c Data Status Immunisasi
3.Data Inventarisasi RS
4.Data Ketenagaan RS
5.Data Peralatan Medik RS
Pengertian
Pendekatan sistem adalah pemecahan masalah
dengan memandang organisasi sebagai sebuah
sistem.
Memberikan landasan untuk membangun SIM
untuk memecahkan masalah
Elemen Pemecahan Masalah
Standar kinerja sistem : keadaan yang diharapkan
Informasi : keadaan saat ini
Masalah : gap antara saat ini dengan yang
diharapkan
Solusi kriteria >= gap
Manajer : pemecah masalah
Kendala
Alternatif pemecahan masalah
Masalah tidak sama dengan gejala
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah
Gejala adalah keadaan yang lebih sering terlihat
dari masalah
Yang perlu dicari adalah masalah
Masalah : penyebab dari suatu persoalan,
penyebab dari suatu peluang.
Langkah Pendekatan Sistem
Tahap persiapan : memandang organisasi sebagai
sistem, memahami lingkungan organisasi dan
mengidentifikasi sub sistem.
Tahap men-definisikan : bergerak dari sistem ke
subsistem dan menganalisa sub sistem dengan
urutan tertentu
Tahap pemecahan masalah : identifikasi sebagai
solusi alternatif, mengevaluasi dan memilih solusi
terbaik, menerapkannya dan melakukan tindak
lanjut agar solusi efektif
Tahap Persiapan
1. Memandang organisasi sebagai sistem
2. Mengenal lingkungan sistem
3. Identifikasi sub sistem organisasi
Peranan SIM dalam pemecahan masalah
Masalah
Keputusan
Pemecahan
Masalah
Info
SIA
SIM
SPK
SOK
SP
Sistem dan sub sistem
Sistem
Subsistem A
A1
A2
Subsistem B
Subsistem C
Dari sistem ke sub sistem
Setiap area fungsional adalah sebuah sub sistem
- sub sistem pelayanan
- sub sistem keuangan
Setiap tingkatan manajemen adalah sub sistem
- Manajemen Strategis
- Manajemen Pengendali
- Manajemen Operasional
Tahap definisi
4. Bergerak dari sistem ke sub sistem
- sistem dengan lingkungan : seimbang, aliran
sumber daya, tujuan sesuai dengan kebutuhan
lingkungan.
- analisis top down : apakah sub sistem
terintegrasi, apakah mempunyai tujuan sama
Lingkungan sistem
Pemerintah
Sumber
Keuangan
Masy
supplier
pelanggan
Organisasi
Pesaing
Serikat
Buruh
Stakeholder
Urutan analisis sub sistem
1
Standar
3
Manajemen
5
input
5
SDI
6
Proses
4
Pengolah
Informasi
2
SDO
2
output
Tahap definisi (2)
5. Analisis Bagian Sistem Menurut Urutan Tertentu
I.
Evaluasi standar
II. Bandingkan output - standar
III. Evaluasi manajemen
IV. Evaluasi pengolah informasi
V. Evaluasi input dan sumber daya input
VI. Evaluasi proses transformasi
VII. Evaluasi output dan sumber daya output
Gaya Manajer dalam Pendekatan Sistem
Merasakan masalah
ִProblem avoider
ִproblem solver
ִproblem seeker
Mengumpulkan informasi
ִGaya preseptif: manajemen by exception
ִGaya reseptif
Menggunakan informasi
ִGaya sistematik
ִGaya intuitif
Tahap Pemecahan Masalah
6. Identifikasi berbagai solusi
alternatif
- Brainstorming
- Delphi/Delbeque
7. Evaluasi solusi alternatif
- Cek keuntungan dan
kekurangan alternatif
8. Memilih solusi terbaik
- Analisis rasional
- Penilaian berdasrkan
pengalaman dan intuisi
- Negosiasi antar manajer
9. Menerapkan solusi
10. Tindak lanjut
Latihan
Buatlah kelas menjadi beberapa kelompok
maksimum 8 orang
Pilihlah sebuah organisasi atau bagian organisasi
sebagai bahan pelajaran
Lakukan pendekatan sistem untuk memecahkan
masalah yang ada
Perspektif
Pendekatan sistem adalah akal sehat
pendekatan sistem adalah salah satu cara
pemecahan masalah
Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar