kiat menyusun sop menggunakan kpi

Kebijakan dan Pedoman
Penyusunan SOP di
Kementerian PPN/Bappenas
Biro Perencanaan, Organisasi dan Tatalaksana
OUTLINE
• GRAND DESIGN DAN ROAD MAP
REFORMASI REFORMASI BIROKRASI
KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
• ASESMEN ORGANISASI
• PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN
SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
Grand Design dan Road MAP Reformasi Birokrasi
Kementerian PPN/Bappenas
Organisasi
Ketatalaksanaan
SDM
Pengawasan
Dan
Akuntabilitas
Birokrasi yang
Bersih, dan
Bebas KKN
Peningkatan
Kapasitas dan
Akuntabilitas
Kinerja Birokrasi
Peningkatan
Kualitas
Pelayanan
Quick Wins
MONITORING DAN EVALUASI
MANAJEMEN PERUBAHAN
MANAJEMEN PENGETAHUAN RB (KNOWLEDGE MANAGEMENT)
PENEGAKAN HUKUM (LAW ENFORCEMENT)
PROFIL BIROKRASI 2025
Peraturan Perundangundangan
Perubahan Mindset dan Culture
Set
Penyempurnaan Kerangka
Kebijakan Nasional Reformasi
Birokrasi
GRAND DESIGN DAN ROAD MAP
REFORMASI BIROKRASI 2010 - 2025
AREA PERUBAHAN (PROGRAM KERJA) REFORMASI BIROKRASI MASING
K/L YANG DIHARAPKAN MENURUT PERPRES NO. 81 TAHUN 2010
AREA PERUBAHAN
HASIL YANG DIHARAPKAN
Organisasi
Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
Tatalaksana
Sistem, Proses dan Prosedur Kerja yang jelas, efektif, efisien,
terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Peraturan Perundangundangan
Regulasi yang lebih tertib dan tidak tumpang tindih dan kondusif
Sumber daya Manusia
Aparatur
SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable,
profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
Pengawasan
Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan
bebas KKN
Akuntabilitas
Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Pelayanan Publik
Pelayana prima sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat
Pola Pikir (mind set) dan
Budaya Kerja (culture set)
Aparatur
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Rencana Program, Kegiatan, dan Hasil yang Diharapkan
sesuai dengan Road MAP Kementerian PPN/Bappenas 2010-2014
PROGRAM
PENATAAN
TATALAKSANA
TUJUAN
meningkatkan
efisiensi dan
efektivitas
sistem, proses,
dan prosedur
kerja yang
jelas, efektif,
efisien, dan
Terukur di
BKKBN
SASARAN
KEGIATAN
HASIL
(OUTPUT)
1. meningkatnya
efisiensi dan
efektivitas
proses
manajemen
pemerintahan di
BKKBN
1. Penyusunan SOP
penyelenggaraan
tugas dan fungsi
1. Dokumen SOP
penyelenggaraan
tugas dan fungsi
2. meningkatnya
penggunaan
teknologi
informasi dalam
proses
penyelenggaraan
manajemen
pemerintahan di
BKKBN
2. Pembangunan atau
Pengembangan egovernment
2. Unit kerja
organisasi,
tatalaksana,
kepegawaian
dan diklat yang
mampu
mendukung
tercapainya
tujuan dan
sasaran
reformasi
birokrasi.
3. meningkatnya
kinerja di BKKBN
TARGET
2011
2012
10
50
2013
2014
200
300
Asesmen Organisasi
ASSESMENT ORGANISASI
Asesmen
Organisasi Saat
Ini
Redefinisi Visi ,
Misi ,Strategi
dan Sasaran
Organisasi
Perbaikan
Kewenangan /
Fungsi
Restrukturisasi
Organisasi
Profil Birokrasi
K/L dan Pemda
2014
Standar Kinerja
Organisasi
Penyusunan
IKU
Penguatan
Unit Kerja
Organisasi
Penguatan
Unit Kerja
Pelayanan
Perbaikan
Tatalaksana /
Proses Bisnis
SOP
Perbaikan SOP
Penetapan Standar Pelayanan
Target Kinerja Layanan
Analisis Beban
Kerja
Pengembangan
Model
Kompetensi
Analisis
Jabatan
Akuntabilitas
Kinerja Instansi
Pemerintah
Perencanaan
Pegawai
Pengembangan
Standar
Kompetensi
Jabatan
Asesmen
Kompetensi
Individu
Pengembangan
Indikator
Kinerja Jabatan
Evaluasi
Jabatan
Pengembangan
e- Office dan eGovernment
Pendidikan dan
Pelatihan
Berbasis
Kompetensi
Rekrutmen dan
Seleksi
Pengembangan
Karir
Pemeringkatan
Jabatan
Penilaian
Kinerja
Pegawai
Penetapan
Tunjangan
Kinerja
Pemberian
Tunjangan
Kinerja
Database
Kepegawaian
IDENTIFIKASI ORGANISASI SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN SOP
Visi, Misi, Strategi dan
sasaran organisasi
Struktur Organisasi
Analisis Jabatan
Analisa
Beban Kerja
Jumlah
SDM
Evaluasi
Jabatan
Harga
Jabatan
Tatalaksana/
Proses Bisnis
SOP
KPI/Kinerja
Kaitan Struktur Organisasi dengan SOP
• Dalam
organisasi
Pemerintah
(birokratis), setiap keputusan dan
langkah-langkah
kegiatan
selalu
dikaitkan dengan strukturnya.
• Alur keputusan mengalir dari atas ke
bawah, dan untuk alur kegiatan
mengerucut dari bawah ke atas (dari
tindakan menjadi keputusan juga)
• Struktur Organisasi dinyatakan dengan pedoman
yang jelas, akan bermanfaat untuk menyusun SOP
yang efektif, meskipun SOP disusun dengan
berdasarkan fungsi-fungsi organisasi
Struktur Organisasi dan Fungsi Organisasi
Fungsi
Organisasi
Struktur
Organisasi
SOP
Posisi dan Peran Manajemen Organisasi
dalam Penerapan SOP
Manajemen Organisasi
Fungsi A
Fungsi B
SOP
Fungsi C
Peran Fungsi
Organisasi dan Kontrol dalam Penyusunan SOP yang efektif
Fungsi Organisasi
Deskripsi Tugas dan
Tanggung jawab
Kontrol
Penyusunan SOP
Yang efektif
ORGANISASI STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL
DALAM STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN NEGARA PPN/BAPPENAS
MENNEG.PPN/
KA. BAPPENAS
STAF AHLI
INSPEKTORAT
UTAMA
KEDEPUTIAN
INSPEKTORAT
DIREKTORAT
SETMENEG PPN/ SETTAMA BAPPENAS
PUSAT
BIRO
KELOMPOK
FUNGSIONAL
PERENCANA
KELOMPOK
FUNGSIONAL
AUDITOR
SUB
DIREKTORAT
KELOMPOK
FUNGSIONAL
LAINNYA
BIDANG
BAGIAN
SUB BIDANG
SUB BAGIAN
STAF PERENCANA
TATALAKSANA/PROSES BISNIS
Proses Bisnis
• Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang
ada dalam bisnis yang kerap disebut dengan
rantai nilai (value chain).
• Dalam perusahaan yang menghasilkan barang
maupun jasa, pada umumnya memiliki rantai
nilai terdiri dari pengembangan produk baru,
produksi, penjualan dan marketing, distribusi
(product delivery), layanan purna jual (after sales
service), serta keamanan dan kesehatan
lingkungan (environment safety and health)
Proses Bisnis dari Perusahaan penghasil Barang/Jasa
(Generic Value Chain)
pengemb
angan
produk
baru
Produksi
Sell &
Marketing
Deliver &
Distributi
on
After
Sales
Service
Environment
Safety &
Health
TUPOKSI UNIT ORGANISASI ESELON II
KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
TUGAS POKOK
Melaksanakan penyiapan
perumusan kebijakan,
koordinasi, sinkronisasi,
pelaksanaan penyusunan dan
evaluasi perencanaan
pembangunan nasional
dibidangnya
FUNGSI
a. Penyiapan perumusan kebijakan perencanaan
pembangunan nasional dibidangnya;
b. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan
perencanaan pembangunan nasional di bidangnya;
c. Penyusunan rencana pembangunan nasional dan
rencana pendanaannya di bidangnya;
d. Pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan
nasional di bidangnya;
e. Pemantauan, evaluasi, dan penilaian kinerja
pelaksanaan rencana pembangunan nasional di
bidangnya;
f. Penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan
fungsinya, serta evaluasi dan pelaporan
pelaksanaannya;
g. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan
pejabat fungsional perencana di lingkungan
direktoratnya.
Peran Bappenas dalam menghasilkan perencanaan
(Generic Value Chain)
Perencanaan
Pemantauan
Evaluasi
Koordinasi
Key Result Area
UKE : Direktorat Bidang Ekonomi
Bidang/KRA
Indikator Kinerja
Perencanaan
Tersusunnya kebijakan perencanaan
dan pendanaan di bidang ekonomi
yang berkualitas
Pemantauan
Tersusunnya laporan Pemantauan atas
pelaksanaan rencana pembangunan di
bidang ekonomi
Evaluasi
Tersusunnya laporan evaluasi atas
pelaksanaan rencana pembangunan di
bidang ekonomi
Koordinasi
Tersusunnya laporan koordinasi baik
tingkat pusat/propinsi dan lintas
wilayah atas pelaksanaan rencana
pembangunan di bidang ekonomi
TARGET
2010
2014
Uraian Tugas
Contoh : Kegiatan perencaanan dan evaluasi
Uraian Tugas
Indikator Kinerja
Melakukan penyusunan rencana kebijakan/ program
strategis jangka panjang dengan cara menyiapkan
alternatif kebijakan, menyusun perkiraan sumber
pendanaan, serta memberikan saran tindak lanjut
rencana program strategis jangka panjang dalam rangka
memproses penetapan rencana kebijakan/program
strategis jangka panjang bidang ekonomi.
• Ketepatan waktu penyusunan
alternatif rencana kebijakan/
program strategis jangka
panjang
• Kualitas perkiraan sumber
pendanaan
Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana
pembangunan jangka panjang dengan cara memberikan
saran tindak lanjut yang diperlukan dalam perencanaan
dalam rangka meningkatkan kualitas rencana
pembangunan
• % saran yang ditindak lanjuti
Dst….
TARGET
2010
2014
PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP
DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENA
OUTLINE SOP BAPPENAS
BAB 1 Pendahuluan
• Latar Belakang
• Tujun dan Sasaran
• Pengertian SOP
• Manfaat
• Prinsip
BAB 2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP
• Persiapan
• Penilaian Kebutuhan SOP
• Pengembangan SOP
• Penerapan SOP
• Monitoring dan Evaluasi
BAB 3 Jenis dan Format
• Jenis
• Format
• Flowchart
BAB 4. Penutup
LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN SOP
KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
• Persiapan
• Penilaian Kebutuhan
• Pengembangan SOP
• Penerapan SOP
• Monitoring dan evaluasi SOP
Tahapan Penyusunan SOP
Persiapan
• Membentuk tim
dan kelengkapan
Nya
Penilaian
Kebutuhan
Pengembangan
SOP
• Menyusun rencana
tindak penilaian
kebutuhan
• Melakukan
penilaian
kebutuhan
• Membuat Sebuah
daftar Mengenai
SOP Yang akan
disusun
• Membuat dokumen
Penilaian
Kebutuhan SOP
• Pengumpulan
informasi dan
identifikasi
• Alternatif
Analisis dan
pemilihan
alternatif
• Penulisan SOP
Pengujian dan
• Reviu
Pengesahan SOP
Penerapan
SOP
•
Perencanaan
Penerapan
• Pemberitahuan
Distribusi dan
Aksibilitas
• Pelatihan
Pemahaman
Monev
SOP
• Monitoring
• Evaluasi
4 (empat) format SOP
• Langkah
sederhana
(simple
steps),
• Tahapan berurutan (hierarchical
steps),
• Grafik (graphic), dan
• Diagram alir (flowcharts).
Penjelasan 4 (empat) format SOP
• Langkah sederhana (simple steps), adalah Format sederhana
digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit
kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.
• Tahapan berurutan (hierarchical steps), adalah Format tahapan
berurutan yang merupakan pengembangan dari langkah
sederhana dan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10
langkah dan membutuhkan informasi lebih detil, akan tetapi
hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan
• Grafik (graphic), adalah Format Grafik dipergunakan jika prosedur
yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik.
• Diagram alir (flowcharts) adalah format diagram alir merupakan
format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (komplek) dan
membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang mempengaruhi
sublangkah berikutnya.
2 Faktor yang menentukan Format yang tepat dalam
pembuatan SOP
1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam
suatu prosedur;
2) berapa banyak langkah dan sublangkah yang
diperlukan dalam suatu prosedur.
Dengan demikian, format SOP akan sangat berbeda
antara satu dengan yang lainnya tergantung kepada
dua faktor tersebut. Format terbaik dari SOP adalah
yang dapat memberikan wadah serta dapat
mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara
tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara
konsisten.
Contoh Format SOP
NOMOR SOP
TGL. PEMBUATAN
:
:
TGL. REVISI
:
TGL. EFEKTIF
DISAHKAN OLEH
:
April 2013
April 2013
:
Sekretaris Utama
Dr. Slamet Senoadji
NIP. 19601215 198802 1 001
NAMA SOP
:
DASAR HUKUM:
KUALIFIKASI PELAKSANA:
KETERKAITAN:
PERALATAN/PERLENGKAPAN:
PERINGATAN:
PENCATATAN DAN PENDATAAN:
Diagram Alur
Unit Kerja /Pelaksana Kegiatan
No.
Mutu Baku
Alur Kegiatan
Ket
PIC
PIC
PIC
PIC
Persayaratan/
Kelengkapan
Waktu
Output
Simbul-simbul Flowchart
Hal-hal Yang Menjadi Perhatian dalam pembuatan SOP
Salah satu kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan
SOP, adalah bahwa SOP dibuat dengan menggunakan format
yang tidak sesuai dengan peruntukkannya. Seringkali, SOP
yang
semestinya
dapat
dibuat
dalam
format
sederhana/simple, tetapi dibuat dalam format grafik ataupun
format yang komplek dengan menggunakan diagram alir
(flowcharts).
Seringnya penggunaan format diagram alur (flowcharts)
dalam pembuatan SOP ini bisa jadi karena kita keliru
memahami Permenpan tentang pedoman pembentukan SOP
tersebut. Karena, didalam Permenpan ini dicantumkan
symbol-simbol flowcharts, maka seolah-olah semua SOP yang
dibuat harus menggunakan symbol flowcharts tersebut.
padahal, symbol flowcharts tersebut merupakan symbolsimbol yang digunakan apabila SOP yang dibuat menggunakan
format diagram alir yang mana di dalam SOP tersebut
membutuhkan pengambilan keputusan yang banyak.
Lanjutan....
jika SOP yang dibuat merupakan prosedur-prosedur
yang sederhana dan tidak membutuhkan banyak
pengambilan keputusan, mengapa “dipaksakan”
menggunakan format diagram alur (flowcharts)?
Bukankah akan lebih tepat apabila prosedurprosedur tersebut dibuat dalam format SOP yang
simple sehingga akan lebih mudah dibaca dan
dipahami, bahkan oleh pegawai baru sekalipun.
Dengan demikian, SOP yang telah dibuat mudahmudahan tidak hanya akan menjadi dokumen yang
indah semata, tetapi benar-benar dapat dipahami
dan diimplementasikan.
TERIMA KASIH