Perancangan sistem informasi pengawasan

1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dampak dari maraknya ledakan informasi adalah semakin banyaknya
terbitan yang dihasilkan dari segala bidang ilmu. Lonjakan berbagai terbitan ini
dikelola menjadi sebuah dokumen. Dokumen merupakan objek yang merekam
informasi dengan tidak memandang media maupun bentuknya (Sulistyo-Basuki,
2004:23). Dokumen yang semakin bertambah tersebut memerlukan kegiatan
untuk mengidentifikasi dokumen itu sendiri agar dapat diakses dengan mudah.
Pengidentifikasian dokumen ini lebih dikenal dengan istilah pengawasan
bibliografis.
Pengawasan bibliografis adalah kegiatan dalam upaya pengembangan dan
pengendalian sistem pencatatan untuk semua bentuk informasi dalam karya cetak
dan karya rekam maupun bentuk lain, yang diterbitkan maupun yang tidak
diterbitkan, dengan tujuan untuk menambah khazanah ilmu pengetahuan. Sasaran
dari pelaksanaan pengawasan bibliografis meliputi identifikasi dari dokumen itu
sendiri dengan pelaksanaannya yang terarah untuk mengidentifikasi dokumen
yang dibutuhkan oleh pengguna (Hagler,1991:7).
Di Indonesia, pengawasan bibliografis telah dilakukan sejak zaman kolonial
Belanda melalui Ordodansi No 19/1913. Penerbit pada saat itu diperintahkan agar
mengirimkan dua salinan dari buku-buku hasil terbitannya ke Bataviaasch
Genootschap van Kunsten en Wetenschappen yang dirubah namanya menjadi
Lembaga Kebudajaan Nasional dan diubah lagi menjadi UPT Museum dan pada
tahun 1979 berubah lagi menjadi Perpustakaan Museum Nasional. Sejak tahun
1980, pengawasan bibliografis dilaksanakan oleh UPT Perpustakaan Nasional
yang
merupakan integrasi dari Perpustakaan Negara, Perpustakaan Museum
Nasional, Bidang Bibliografi dan Deposit Pusat Pembinaan Perpustakaan, serta
Perpustakaan Sedjarah, Politik dan Sosial (SPS).
Salah satu perangkat penting agar pengawasan bibliografis dapat
terselenggara dengan baik adalah dengan dilaksanakannya undang-undang
deposit. Fungsi utama undang-undang deposit adalah untuk menciptakan konvensi
2
internasional dan peraturan perundang-undangan di berbagai negara yang
bertujuan untuk menjamin akses dari bahan-bahan yang merupakan hasil karya
budaya bangsa dapat disimpan di perpustakaan sehingga dapat dilestarikan.
Kewajiban serah simpan di suatu bangsa akan bermanfaat jika dibuatkan data
bibliografisnya sebagai media promosi hasil warisan intelektual bangsa bagi
generasi penerus.
Tahun 1990 merupakan tahun penting dalam kaitan program pengawasan
bibliografis di Indonesia, karena pada tahun itulah keluar undang-undang yang
paling mutakhir mengenai serah simpan hasil karya anak bangsa, yakni Undangundang No. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam,
kemudian diperkuat oleh Peraturan Pemerintah No. 70 Tahun 1991.
Kandungan dari isi yang tercantum pada Undang-undang No. 4 Tahun 1990
tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam dapat diketahui bahwa tujuan
dari pelaksanaan undang-undang ini adalah melestarikan hasil budaya bangsa
dengan cara mengumpulkan, menghimpun, mencatat, mendayagunakan dan
melestarikan hasil budaya bangsa agar dapat diwariskan kepada generasi di masa
datang. Pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 sangat bermanfaat bagi
bangsa dan negara, oleh sebab itu terbitan yang telah dikumpulkan dari penerbit
ini sebaiknya dikelola dengan baik oleh lembaga pelaksana undang-undang
deposit tersebut agar terbitan ini dapat dilestarikan dan didayagunakan oleh
masyarakat hingga masa mendatang.
Pelaksanaan undang-undang deposit di Indonesia dilaksanakan oleh
Perpustakaan Nasional RI di Jakarta dan perpustakaan propinsi di daerah sesuai
dengan UU otonomi daerah tahun 2000, maka perpustakaan provinsi berubah
menjadi badan perpustakaan atau sebutan lain di bawah pemerintahan provinsi.
Hal tersebut sesuai dengan apa yang tercantum dalam bab 1 pasal 1 ayat 3
Undang-undang No. 4 Tahun 1990 bahwa ”Perpustakaan Nasional adalah
perpustakaan yang berkedudukan di ibukota negara yang mempunyai tugas untuk
menghimpun, menyimpan, melestarikan dan mendayagunakan semua karya cetak
dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia”.
Pelaksana langsung dari undang-undang deposit pada saat ini adalah
Subdirektorat Deposit yang berada di bawah Direktorat Deposit Bahan Pustaka.
3
Subdirektorat Deposit sebagai pelaksana langsung undang-undang deposit
memiliki beberapa tugas yang diemban antara lain mengolah data bibliografi
koleksi undang-undang deposit secara elektronis, mempublikasikan penerimaan
hasil pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 melalui situs web
Perpustakaan Nasional RI dan menyusun laporan secara berkala penerimaan
koleksi deposit dari penerbit maupun pengusaha rekaman yang salah satu
tujuannya untuk mengetahui perkembangan penerimaan koleksi deposit.
Subdirektorat Deposit dalam melaksanakan pengelolaan koleksi deposit
membutuhkan suatu sistem aplikasi yang dapat menghimpun seluruh data
bibliografis koleksi deposit ke pangkalan data dan menghasilkan berbagai luaran
yang berguna dalam penyebaran informasi koleksi deposit kepada masyarakat.
Luaran yang dibutuhkan Subdirektorat Deposit dalam mengemban tugasnya,
antara lain:
(1) Katalog yang dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional berupa
daftar penerimaan koleksi deposit Perpustakaan Nasional yang dapat
ditampilkan pada portal Perpustakaan Nasional.
(2) Laporan berkala penerimaan koleksi deposit.
Laporan ini mengandung informasi mengenai daftar wajib serah dan terbitan
yang sudah diserahkan ke Perpustakaan Nasional.
(3) Daftar wajib serah dan terbitannya yang telah menjadi koleksi deposit pada
situs web Perpustakaan Nasional.
Subdirektorat Deposit saat ini memanfaatkan tiga aplikasi sistem yang
berbeda dalam pelaksanaan tugasnya. Proses kerja yang dilakukan pada ketiga
sistem ini sama satu dengan lainnya, yaitu memasukkan data bibliografi koleksi
deposit pada ketiga aplikasi sistem yang berbeda. Latar belakang penyebab
banyaknya sistem yang digunakan oleh Sub Direktorat Deposit dalam pemasukan
data bibliografi koleksinya adalah bahwa jika mengandalkan salah satu sistem
dari tiga sistem yang ada, maka salah satu sistem tersebut tidak dapat memenuhi
berbagai kebutuhan informasi pemustaka maupun internal Subdirektorat Deposit
sebagai pengelola koleksi deposit.
Sistem pertama yang digunakan oleh Unit Kerja Penerimaan Subdirektorat
Deposit adalah aplikasi Delsys (Deposit library system). Data yang dimasukkan
4
pada aplikasi ini adalah data bibliografis koleksi deposit dan data wajib serah.
Hasil yang didapat dari pemasukan data pada sistem ini adalah daftar laporan
berkala koleksi deposit yang telah diterima oleh Sub Direktorat Deposit.
Sistem kedua yang digunakan dalam pengelolaan koleksi deposit adalah
aplikasi Inlis (Integrated Library System). Data yang dimasukkan pada sistem ini
sama dengan sistem Delsys, yaitu data bibliografis koleksi Perpustakaan Nasional
RI, hanya luaran dari pemasukan data yang telah dilakukan pada sistem ini saja
berbeda dengan sistem Delsys, yaitu informasi berbentuk katalog yang terbacakan
mesin dan dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional RI. Sistem ini
juga belum menyediakan fitur yang dapat menampilkan daftar karya cetak karya
rekam hasil pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 pada situs web
Perpustakaan Nasional, oleh sebab itu Subdirektorat Deposit menggunakan
aplikasi yang berbeda untuk menampilkan informasi daftar karya cetak dan karya
rekam di situs web Perpustakaan Nasional.
Sistem ketiga yang dimanfaatkan Subdirektorat Deposit adalah sistem
pemasukan data bibliografis koleksi deposit ke portal deposit. Sistem ini
merupakan jawaban dari kedua sistem sebelumnya yang tidak menyediakan fitur
untuk menampilkan daftar karya cetak dan karya rekam koleksi deposit secara
khusus pada situs web Perpustakaan Nasional RI yang bertujuan untuk
mempublikasikan daftar penerimaan koleksi hasil pelaksanaan Undang-undang
No. 4 Tahun 1990 kepada masyarakat.
Dari ketiga sistem yang digunakan oleh staf Subdirektorat Deposit ini
teramati bahwa data yang dimasukkan pada aplikasi sistem yang sedang berjalan
di Subdirektorat Deposit ini melakukan proses kerja yang sama, yaitu pemasukan
data bibliografi koleksi deposit. Luaran (output) yang dihasilkan saja yang
berbeda. Proses pemasukan data yang sama pada tiga sistem yang berbeda-beda
ini menyebabkan pengulangan pemasukan data atau duplikasi data hingga 3 (tiga)
kali, sehingga pelaksanaan kegiatan dalam rangka pengawasan bibliografis di
Perpustakaan Nasional tidak efisien.
Pemanfaatan dari tiga sistem yang berbeda untuk melakukan proses yang
sama yaitu pemasukan data bibliografis ini menandakan bahwa sistem informasi
yang digunakan di Subdirektorat Deposit belum terintegrasi yang menyebabkan
5
terjadinya duplikasi data dan berdampak tidak efisiennya dalam pelaksanaan tugas
pengelolaan koleksi deposit, oleh sebab itu dukungan teknologi informasi yang
tepat sangat diperlukan untuk menampung seluruh kebutuhan unit kerja yang ada
di Subdirektorat Deposit. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai teknologi
elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas
informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh
ruang dan waktu. Perancangan deposit yang terintegrasi dan berbasis web ini akan
menjadi jawaban dari masalah yang dihadapi dalam pengelolaan koleksi deposit
agar daftar koleksi deposit dapat diakses secara cepat dan akurat oleh
Perpustakaan Nasional maupun pemustaka.
1.2. Permasalahan Penelitian
Ada beberapa masalah yang akan dibahas pada penelitian ini, antara lain:
(1) Adanya pengulangan data pada saat proses pemasukan data pada tiga sistem
aplikasi yang berbeda.
(2) Belum terintegrasinya sistem aplikasi pada Subdirektorat Deposit.
(3) Adanya redudansi data dalam pemasukan data bibliografis.
1.3. Tujuan Penelitian
Penelitian
ini
bertujuan
merancang
sistem
informasi
pengawasan
bibliografis di Subdirektorat Deposit yang terintegrasi dan berbasis web.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
(1)
Terintegrasinya sistem informasi antar unit kerja.
(2)
Terbentuk data yang akurat.
(3)
Penyebarluasan informasi koleksi deposit kepada masyarakat dan penerbit.
(4)
Sebagai kontribusi pada Perpustakaan Nasional RI untuk membuat
kebijakan dalam rangka menindaklanjuti rancangan yang akan dibuat ini
untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan UU no. 4 tahun 1990.
(5)
Memperkaya khasanah pengetahuan di bidang ilmu perpustakaan dan
informasi berkenaan dengan rancangan data hasil pelaksanaan UU No. 4
Tahun 1990.
6
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah merancang sistem informasi
untuk pengelolaan koleksi deposit hasil pelaksanaan Undang-undang no. 4 tahun
1990 di Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI. Metode yang
digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode siklus hidup
pengembangan sistem (system development life cycle) atau sering disingkat
dengan SDLC. Tahapan dalam penelitian ini meliputi: analisis studi kelayakan,
investigasi sistem, análisis sistem, dan rancangan sistem.