30 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Profile
advertisement
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Profile Perusahaan PT. CiptaEdu Kreasi merupakan salah satu entitas dari sebuah organisasi yang bergerak di dunia pendidikan, yaitu PesonaEdu Group. PesonaEdu Group membawahi 3 anak perusahaan, yaitu PesonaEdu ilearning, PesonaEdu isoftware, dan PesonaEdu TV Content Provider. Pada tahun 2009 PesonaEdu ilearning dipecah menjadi cabang-cabang dengan tujuan agar dapat lebih berkosentrasi dan mengembangkan organisasi. PT. CiptaEdu Kreasi merupakan salah satu cabang PesonaEdu ilearning untuk wilayah Jakarta Barat, Bogor dan kepulauan Riau. PT. CiptaEdu Kreasi dipimpin oleh Maria P. Widyati sebagai Direktur Utama, Wahyudin selaku Direktur 1 (HRD) dan Eni sebagai Direktur 2 (Pelaksana Pendidikan). PT. CiptaEdu Kreasi saat ini memiliki customer sekitar 70 sekolah dan 11.000 siswa TK sampai SMA/K. Produk yang ditawarkan meliputi pelayanan pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi para siswa, konsultasi penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan sekolah, penyediaan hardware dan software yang dibutuhkan pihak sekolah dan pelatihan di bidang TIK bagi guru-guru. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi: “Berperan aktif dalam pencerdasan bangsa dan pengembangan pribadi manusia Indonesia seutuhnya” Misi: 1. Manusia yang beriman dan bertakwa yang mampu mengembangkan potensi positif yang dikaruniakan oleh Allah kepadanya. 2. Manusia yang ikut bertanggung jawab untuk mencerdaskan dirinya dalam rangka keikutsertaannya mencerdaskan kehidupan bangsa yang berakhlak mulia, agar dapat menghadapi tantangan masa kini dan masa yang akan datang. 3. Manusia yang memiliki hak dan tanggung jawab untuk mempelajari, mengembangkan, dan menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk mengembangkan dan memajukan lingkungan alam, sosial dan budaya. 30 31 4. Kerjasama yang erat dengan seluruh personal sekolah dan orangtua peserta didik sebagai mitra yang cukup potensial dalam menumbuhkembangkan individu sebagai pribadi yang utuh. 3.3 Struktur Organisasi Direktur Direkt Divisi HRD & Direkt Divisi Sales Divisi Keuan Divisi Pelaksana Divisi Teknikal Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Ciptaedu Kreasi Sumber: Perusahaan (PT. Ciptaedu Kreasi) Sales & Sales & Marketi Sales Execut Sales Admin Gambar 3.2 Struktur Divisi Sales dan Marketing PT. Ciptaedu Kreasi Sumber: Perusahaan (PT. Ciptaedu Kreasi) 32 3.3.1 Tugas dan Wewenang 1. Direktur Utama a. Mengelola perusahaan secara keseluruhan b. Membuat kebijakan dan keputusan-keputusan strategis c. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan d. Bertanggung jawab memimpin perusahaan secara efektif dan efisien 2. Direktur 1 a. Mengatur semua pegawai yang ada di perusahaan b. Membantu direktur utama dalam memimpin dan mengatur kegiatan operasional perusahaan c. Menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan d. Mengkoordinasikan pengadaan, penempatan dan pengembangan pegawai 3. Divisi Sales dan Marketing a. Memperkenalkan perusahaan pada masyarakat dengan melakukan promosi b. Menjalin hubungan baik dengan pihak sekolah, dinas pendidikan dan yayasan c. Menentukan strategi pemasaran d. Menyampaikan laporan hasil kerja ke Direktur 1 untuk dilakukan evaluasi dan analisa 3.3.2 Tugas dan Wewenang Staff Divisi Marketing • Sales & Marketing Manager - Mengawasi kinerja semua staff marketing - Menangani komplain pelanggan dan melakukan pengukuran kepuasan pelanggan - Menjalin hubungan, koordinasi dan kerjasama yang baik di dalam intern bagian marketing maupun dengan bagian lain terkait dengan kelancaran proses kerja bagian marketing • Sales & Marketing Supervisor 33 - Memastikan tenaga pemasaran melakukan pemasaran sesuai harapan perusahaan dan menjalankan aturan-aturan yang berlaku - Melakukan pelatihan dan motivasi kepada tenaga-tenaga marketing • Sales Executive - Membuat laporan perkembangan customer yang sudah ditargetkan - Menjaga hubungan baik dengan customer yang ada dan melakukan pendekatan dengan customer baru - Mengontrol langsung kinerja Sales • Sales - Melakukan kunjungan untuk melakukan promosi dan memasukkan proposal penawaran ke sekolah-sekolah, yayasan dan dinas pendidikan - Melaksanakan kegiatan pemasaran yang ditugaskan oleh manajer marketing • Admin - Membuat surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan marketing - Membantu aktifitas sales dalam bidang administrasi - Memberi pelayanan data dan dokumen - Mengarsipkan data yang berkaitan dengan promosi 3.4 Proses Pemasaran Yang Berjalan Kegiatan pemasaran yang saat ini dilakukan oleh PT. CiptaEdu Kreasi melalui dua cara: (1) Dengan direct marketing, yaitu sales melakukan kunjungan untuk melakukan promosi dan memasukkan proposal penawaran pelatihan peningkatan kompetensi SDM (guru dan siswa) dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi ke sekolah-sekolah, yayasan dan dinas pendidikan. (2) Pemasaran PT. CiptaEdu Kreasi dilakukan dengan mengadakan kegiatan seperti seminar, lomba dan pameran untuk menarik calon client potensial. 3.5 Market Segmentasi dan Target Konsumen PT. CiptaEdu Kreasi Segmentasi pasar yang dituju oleh PT. CiptaEdu Kreasi adalah sekolah- sekolah swasta dan negeri, serta dinas pendidikan yang berada di Jakarta Barat, 34 Bogor, Jawa Barat dan Kepulauan Riau. Target konsumennya adalah yayasanyayasan atau dinas pendidikan yang menaungi para siswa dan guru yang berada di sekolah-sekolah negeri atau swasta, yang membutuhkan peningkatan kompetensi bagi para siswa dan guru dibidang TIK serta memiliki kemampuan dalam mengalokasikan dana untuk terselenggaranya pendidikan atau pelatihan TIK bagi siswa-siswa dan guru-guru sekolah. 3.6 Kegiatan Proses Bisnis Sales melakukan kegiatan pemasaran dengan melakukan kunjungan ke sekolah-sekolah, yayasan dan dinas pendidikan untuk melakukan promosi dan memasukkan proposal penawaran. Calon pelanggan yang membutuhkan layanan jasa yang ditawarkan PT. CiptaEdu Kreasi akan melihat daftar layanan training atau pendidikan bidang TIK. Pelanggan menentukan spesifikasi kebutuhan akan jasa training dan pendidikan TIK yang diperlukan dan melakukan negosiasi harga. Setelah kesepakatan dicapai, maka kedua belah pihak akan melakukan penandatanganan kontrak terkait dengan pelaksanaan Training dan Pendidikan TIK. Secara berkala, divisi pelaksana akan memberi laporan pada pelanggan mengenai pelaksanaan training dan pendidikan TIK yang telah berlangsung. Setelah laporan dikirim, divisi keuangan akan mengirimkan tagihan pembayaran pada konsumen pemakai jasa layanan pendidikan TIK. Setelah pembayaran diterima, maka divisi keuangan akan mengirimkan kwitansi tanda penerimaan pembayaran kepada pelanggan. 35 Gambar 3.3 Rich Picture Proses Bisnis 3.7 Matriks Kekuatan-Kelemahan-Peluang-Ancaman Tabel 3.1 Matriks SWOT Kekuatan (Strength) a. Memiliki lokasi yang strategis b. Materi yang disediakan Kelemahan (Weakness) a. Karyawan yang berpengalaman dan kompeten dalam sesuai dengan penguasaan bidang IT perkembangan teknologi masih terbatas c. Sudah relatif lama b. Pemanfaatan Teknologi berkiprah dan cukup Informasi dalam proses dikenal dibidang bisnis dan pemasaran pendidikan TIK, sekitar belum maksimal, karena 25 tahun hingga saat ini website d. Memiliki fasilitas yang PT. CiptaEdu Kreasi 36 cukup memadai e. Produk yang masih belum ada c. Penggunaan database ditawarkan bervariasi dalam pengolahan data disesuaikan dengan yang dimiliki kemampuan customer perusahaan belum f. Sudah memiliki relatif terintegrasi secara banyak customer maksimal d. Pemasaran yang masih bergantung pada lokasi yang terbatas Peluang (Opportunity) a. Semakin banyak Strategi SO a. Meningkatkan Strategi WO a. Meningkatkan masyarakat yang pelayanan dan fasilitas perusahaan menyadari manfaat yang lebih baik kepada menghadirkan Teknologi Informasi, pelanggan inovasi-inovasi sehingga semakin b. Mengembangkan banyak yang pemasaran secara berkeinginan untuk online (e-marketing) mempelajari c. Memperluas jaringan citra dengan produk yang lebih berkualitas b. Membangun emarketing untuk penggunaan Teknologi pemasaran baik secara meningkatkan Informasi konvensional ataupun pemasaran PT. secara online CiptaEdu Kreasi b. Cukup banyak permintaan untuk d. Memperbanyak jenis c. Riset dan mengadakan training produk yang pengembangan dibidang TIK ditawarkan pada calon produk-produk baru pelanggan terhadap berkualitas c. Perekonomian yang semakin baik, sehingga pemanfaatan menambah jumlah Teknologi Informasi calon pelanggan dibidang pendidikan, potensial seperti: pembuatan d. Semakin banyak media belajar online pengguna internet yang dan perpustakaan mengakses dari online 37 berbagai media, seperti ipad, smartphone, tablet, notebook, laptop, dan lain-lain Ancaman (Threats) Strategi ST a. Jumlah pesaing yang a. Meningkatkan kualitas makin banyak b. SDM pesaing yang bisa lebih berkualitas c. Pesaing yang telah Strategi WT a. Menyediakan media SDM agar pelayanan pelayanan bagi kepada customer pelanggan berbasis web menjadi lebih baik yang hendak bertanya b. Meningkatkan kualitas mengenai produk yang menggunakan website produk yang dapat dapat di customized, lebih dahulu memberi nilai lebih sesuai dengan pada pelanggan permintaan customer d. Teknologi pesaing yang lebih maju c. Melakuan pemasaran b. Calon customer dapat yang lebih bervariasi melakukan permintaan proposal atau brosur dan melakukan penawaran secara online. Dari analisis matriks SWOT di atas, ada beberapa alternatif strategi yang bisa dilakukan, yaitu: a. Memperbanyak jenis produk yang ditawarkan pada calon pelanggan terhadap pemanfaatan Teknologi Informasi dibidang pendidikan, seperti: pembuatan media belajar online dan perpustakaan online. b. Meningkatkan fasilitas yang lebih baik kepada pelanggan dengan menyediakan layanan bagi pelanggan untuk dapat memberi masukan dan saran pada perusahaan melalui website perusahaan. c. Melakuakan riset dan pengembangan produk-produk baru yang berkualitas. d. Melakukan mengadakan promosi yang event-event lebih khusus variatif yang dengan dapat memperbanyak meningkatkan mengangkat nama perusahaan agar dapat dikenal secara lebih luas. dan 38 e. Memaksimalkan pemanfaatkan Teknologi Informasi dan internet untuk meningkatkan daya saing perusahaan. f. Merancang website e-marketing yang dapat digunakan untuk memasarkan produk melalui internet, dapat digunakan untuk berkomunikasi langsung secara online dengan customer, menyebarkan brosur dan mengirimkan permintaan proposal penawaran g. Menyediakan media pelayanan bagi pelanggan yang hendak bertanya mengenai produk yang dapat di customized, sesuai dengan permintaan customer. Berdasarkan strategi-strategi yang ada, maka untuk menghadapi peluang, ancaman, kekuatan dan kelemahan yang ada pada PT. CiptaEdu Kreasi, maka langkah yang paling baik untuk dilakukan adalah dengan melakukan perancangan emarketing berbasis web yang dapat digunakan untuk memasarkan produk melalui internet, dapat digunakan untuk berkomunikasi langsung secara online dengan customer, menyebarkan brosur dan mengirimkan permintaan proposal penawaran pada calon customer. 3.8 Analisis Perusahaan dengan Menggunakan Metode 4P Strategi pemasaran yang akan diterapkan PT. CiptaEdu Kreasi adalah strategi bauran pemasaran yang terdiri dari strategi produk, strategi harga, strategi tempat, dan strategi promosi. a. Product (Produk) Produk dari jasa training dan pendidikan TIK yang tawarkan oleh PT. CiptaEdu Kreasi kepada calon customer terdiri dari berbagai jenis. Calon customer bisa memilih materi-materi yang dikehendaki, atau dapat mengajukan usulan permintaan mengenai materi yang ingin diajarkan di institusinya. Materi yang ada umumnya dikelompokkan ke dalam beberapa kategori, yaitu: pemrograman, design grafis, design web, animasi, multimedia, aplikasi administrasi perkantoran seperti office, atau aplikasi-aplikasi khusus seperti autocad, 3dmax, spss, dan lain-lain. Produk yang ditawarkan PT. CiptaEdu Kreasi tidaklah merupakan produk yang baku, tetapi produk yang dapat disesuaikan dan dicustomized sesuai dengan situasi, kondisi, serta permintaan/requirement dan kebutuhan pelanggan. 39 PT. CiptaEdu Kreasi setiap tahun melakukan inovasi produk-produk baru dan melakukan training bagi para karyawan untuk dapat melakukan pelayanan yang baik atas produk-produk baru yang dikembangkan. Pelayanan baru melalui media e-marketing yang akan dibangun diharapkan dapat memberikan experience yang positif bagi customer mengenai brand yang dijual perusahaan, seperti penyediaan informasi lengkap mengenai produk (termasuk isi testimoni atau review terhadap produk yang diberikan oleh pelanggan lain) dan pembentukan komunitas lewat jalur online, untuk menambah value pada produk atau jasa yang ditawarkan. b. Price (Harga) PT. CiptaEdu Kreasi memiliki harga patokan tertentu yang disesuaikan dengan jenis produk pelatihan/training atau pendidikan TIK. Namun demikian harga yang tercantum pada proposal masih dapat dinegosiasikan dengan calon pelanggan. Harga bisa naik atau turun bergantung pada hasil negosisasi dan requirement calon customer. Secara umum harga dapat turun bila requirement dari calon pelanggan juga diturunkan atau harga dapat naik bila requirement calon customer lebih tinggi dari standar produk yang ditawarkan. Penawaran melalui media online diharapkan dapat memperluas jangkauan calon customer yang dapat mengakses dan ingin mengetahui produk-produk beserta patokan harga yang dipublikasikan oleh PT. CiptaEdu Kreasi. c. Promotion (Promosi) Kebutuhan adanya media online di internet sebagai sarana promosi bagi produkproduk PT. CiptaEdu Kreasi sangat diperlukan. Terlebih sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dibidang IT. Keberadaan website e-marketing yang akan dikembangkan kelak dapat dijadikan sarana promosi, sehingga customer atau calon customer dapat mengetahui berbagai informasi mengenai produkproduk baru dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh PT. CiptaEdu Kreasi. Selama ini PT. CiptaEdu Kreasi melakukan promosi dengan mengadakan seminar, lomba, pameran dan memasukkan proposal penawaran pelatihan peningkatan kompetensi SDM (guru dan siswa) dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi ke sekolah-sekolah, yayasan dan dinas pendidikan. d. Place (Tempat/Lokasi) PT. CiptaEdu Kreasi memiliki kantor di 3 lokasi yang cukup strategis dipusatpusat perkotaan, yaitu di Jakarta Barat, Bogor, dan Batam. Kehadiran sebuah 40 website e-marketing diharapkan dapat membuat customer atau calon customer dapat mengakses informasi PT. CiptaEdu Kreasi kapan saja dan dari mana saja melalui berbagai macam peralatan seperti smartphone, tablet, laptop, notebook, PC, dan lain-lain. Keberadaan website PT. CiptaEdu Kreasi diharapkan juga dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, memudahkan pelanggan agar dapat lebih cepat dan mudah dalam berinteraksi dan mendapatkan informasi dari PT. CiptaEdu Kreasi.
