tugas akhir - Universitas Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam kehidupan modern, dimana perkembangan masyarakat memasuki era
global dan era informasi, sangatlah penting artinya bagaimana kita berhubungan
antara orang yang satu dengan yang lainnya. Begitu juga halnya dalam konteks
organisasi maupun perusahaan. Public Relation merupakan salah satu hal yang
dapat mengakomodir kebutuhan untuk berhubungan dan berkomunikasi. Public
Relation yang baik mutlak dimiliki semua anggota masyarakat pada umumnya
dan terutama masyarakat organisasi pada khususnya guna kelancaran hubungan
kerja yang baik pada organisasi tersebut. Public Relation menyangkut
kepentingan setiap organisasi yang bersifat komersial maupun yang nonkomersial, di sektor pemerintah (Publik) maupun maupun swasta (privat).
Berdasarkan IPRA (International Public Relation Association), Public
Relation didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang khas yang mendukung
pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya
mengenai komunikasi, pengertian, penerimaaan dan kerjasama, melibatkan
manajemen
dalam
permasalahan
dan
persoalan:
membantu
manajemen
memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini public:
menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani
kepentingan umum: menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan
perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan yang dini dalam
Universitas Sumatera Utara
membantu mendahului kecenderungan: dan menggunakan penelitian secara teknik
komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana yang utama. Adapun fungsi dari
Public Relation tersebut adalah memberikan informasi (timbal-balik, komunikasi
dua arah) kepada masyarakat secara pribadi/ kelompok, memberi persuasi dalam
pengertian mengubah sikap dan tingkah laku publik terhadap organisasi/
perusahaan demi keuntungan kedua belah pihak, mengintegrasikan sikap dan
perbuatan organisasi dengan sikap dan perbuatan publik dan sebaliknya.
Berdasarkan defenisi dan fungsi di atas, dapat dilihat bahwa komunikasi
dalam kegiatan Public Relations itu sangat penting. Komunikasi yang dimaksud
ialah komunikasi dua arah dari organisasi ke publiknya, dari publik ke organisasi
secara timbal balik, dengan memperhatikan opini publik sebagai efeknya. Publik
yang dimaksud di dalam Public Relations adalah kelompok atau publik yang
terkait dalam pelaksanaan fungsi Public Relations itu. Di dalam Public Relations
dibedakan adanya dua macam publik yang menjadi sasaran, yakni Internal Public
Relations dan External Public Relations. Internal Public Relation adalah seluruh
jajaran personel dari organisasi dari top manajemen sampai dengan lapisan yang
terbawah, vertical, horizontal maupun diagonal. External Public Relations adalah
pribadi atau kelompok publik yang terkait dalam suatu kegiatan kehumasan yang
merupakan pelaksanaan fungsi Public Relations.
Sesuai dengan tujuan utamanya, Public Relations akan dituntut untuk
membentuk good will, toleransi, saling kerja sama, saling memercayai, saling
pengertian, dan saling menghargai, serta untuk memperoleh opini publik yang
baik atau menguntungkan tepat berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang
Universitas Sumatera Utara
harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan keluar
(external relations).
Profesi seorang sekretaris di dalam suatu perusahaan merupakan salah satu
profesi yang melibatkan aktivitas berinteraksi dengan banyak orang. Seorang
sekretaris sering dihadapkan pada suatu keadaan dimana mereka melakukan
tugas-tugas sekretaris, dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang
bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor atau mengatakan sesuatu berupa informasi dan menjadi
sumber informasi untuk dapat mempererat hubungan dengan seseorang, baik
dilakukan dengan orang dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.
Pengembangan hubungan kerja yang dijalankan seorang sekretaris dalam
kedudukannya sebagai seorang human relations dapat dilaksanakan melalui
penerapan dan pemanfaatan aspek-aspek komunikasi secara baik dan benar.
Dengan melihat permasalahan tersebut, maka peran sekretaris dalam human
relations sangatlah penting, hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja
antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan in formal atau
hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan
suasana kerja yang kondusif.
B. PERMASALAHAN
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka yang menjadi
perumusan masalahnya adalah “Bagaimana Pengetahuan Public Relations
Universitas Sumatera Utara
Seorang Sekretaris Dekan Dalam Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas
Ekonomi USU”.
C. TUJUAN PENELITIAN
Pada dasarnya setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai suatu tujuan,
karena tanpa adanya tujuan kegiatan yang dilakukan tidak akan mendapatkan hasil
yang baik. Pencapaian tujuan yang ditetapkan merupakan titik tolak dalam
melaksanakan kegiatan. Adapun penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
“Pentingnya Pengetahuan Public Relations Seorang Sekretaris Dekan Dalam
Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas Ekonomi USU”.
D. MANFAAT PENELITIAN
Manfaat merupakan kegunaan yang terdapat dari suatu kegiatan yang kita
lakukan. Adapun menjadi manfaat dalam penelitian ini adalah:
1.
Penelitian ini bermanfaat pada Fakultas Ekonomi USU bahwa betapa penting
dan berpengaruhnya pengetahuan Public Relations terhadap sekretaris dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
2.
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pembaca, terkhusus untuk
mengetahui bagaimana pengetahuan Public Relations dalam mendukung
tugas sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU. Dan juga Sebagai bahan
referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
Universitas Sumatera Utara
3.
Bagi penulis penelitian ini bermanfaat untuk dapat menyelesaikan tugas
akhirnya serta mengetahui bagaimana peranan seorang sekretaris dalam
menyelesaikan tugasnya yang berkaitan dengan Public Relations.
E. JADWAL PENELITIAN DAN SISTEMATIKA PENULISAN
1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan,
gunanya agar waktu yang diperlukan dapat berbagi-bagi dengan teratur, supaya
penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan.
Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan
Minggu ke
No
Kegiatan
I
1
Persiapan
2
Pengumpuan Data
3
Penulisan Laporan
II
III
Universitas Sumatera Utara
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa
minggu mulai tanggal 27 Maret s/d 17 April 2010 di bagian sekretaris dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam
bab
ini,
diuraikan
mengenai
Latar
Belakang
Masalah,
Permasalahan, Tujuan Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan
rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini, penulis menguraikan hasil penelitian mengenai segala
sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Seperti, pengertian, peranan,
tujuan dan hubungan antara pengetahuan Public Relations pada seorang sekretaris
dekan dalam mendukung kegiatannya pada Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini, penulis membuat kesimpulan dan saran yang diperoleh dari
penulisan tugas akhir dan pembahasan yang dilakukan. Dimana diharapkan dapat
memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara