PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA BAGIAN PENGENDALIAN PROYEK
PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat
Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh
ELISA VERONIKA GESELA ARDETA SITANGGANG
NIM 1205092231
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah
memberikan
perlindungan,
kesehatan
dan
berkat-Nya,
sehingga
dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Tugas Akhir ini diselesaikan sebagai satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan Diploma 3 di Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini disusun setelah
menyelesaikan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT PLN (Persero) Unit Induk
Pembangunan II Medan selama 3 bulan terhitung mulai tanggal 02 Maret 2015
sampai dengan 02 Juni 2015.
Dengan menyadari Tugas Akhir ini tidak akan dapat terselesaikan tanpa
dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis juga tak lupa mengucapkan
terima kasih kepada:
1.
M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negri Medan.
2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
3. Safaruddin, S.E. M.Si., Seketaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negri
Medan.
4. Vivianti Novita, S.E. M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik
Negri Medan.
5. Nursiah, S.E. M.Si., Dosen Pembimbing.
6. Bapak Maniso, Deputi Manajer Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II Medan.
7. Seluruh pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.
iii
8. Seluruh staf pengajar Politeknik Negeri Medan khususnya pada program Studi
Administrasi Bisnis yang telah mendidik, dan mengarahkan selama mengikuti
kuliah.
9. Seluruh teman-teman di AB-6I khususnya Myristika, Evarina, Nindia,
yang
telah banyak memberi dukungan dan semangat dalam menyelesaikan
penulisan ini.
10. Kakak, adik dan rekan tersayang, Wenty Martha, Eka Juliana, Christiana
Dewi, Bonar, dan Bram Arie Wahyu yang telah memberi dukungan semangat
dan waktu dalam menyelesaikan penulisan ini.
Teristimewa kepada Orang Tua tersayang J. Sitanggang, S.E., dan R. Br
Manik, S.E., yang telah memberikan dukungan dan bantuan baik moril dan
materil, serta doa yang tulus dan tak ternilai harganya sehingga dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dalam laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari masih banyaknya
kesalahan-kesalahan dan kekurangan. Untuk itu kritik maupun saran dari
pembaca sangat diharapkan untuk lebih menyempurnakan penulisan ini.
Medan, Agustus 2015
Penulis,
Elisa Veronika
NIM 1205092231
iv
ABSTRAK
Suratadalah suatu alat komunikasi tertulis dari seseorang yang berisi
pemberitahuan, keputusan, pertanyaan, pernyataan, permohonan, yang ditujukan
kepada pihak lain diatas sehelai kertas. Mengingat pentingnya sebuah surat bagi
suatu perusahaan, maka sudah selayaknya dibutuhkan pengelolaan surat yang
baik dan benar. Apabila pengelolaan surat tidak dilakukan dengan baik dan benar
maka akan menimbulkan masalah yang dapat merugikan perusahaan.Tujuan
penulisan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan
surat keluar pada Bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) UNIT INDUK
PEMBANGUNAN II MEDAN.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah
dengan metode studi pustaka dan metode studi lapangan yang dilakukan dengan
cara observasi dan wawancara. Sedangkan jenis data yang digunakan adalah
data primer dan data sekunder, dan data dianalisis dengan menggunakan teknik
analisis data deskriptif.
Pengelolaan surat masuk pada Bagian Pengendalian Proyek PT PLN
(Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN adalah penerimaan surat,
penyortiran surat, pembukaan amplop, mengagendakan surat masuk, ke dalam
formulir pengendalian surat masuk, pendistribusian atau penyampaian surat,
pengolahan surat, penyimpanan surat. Pengelolaan surat keluar adalah
pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor,
penandatanganan surat, melipat dan memasukan surat kedalam amplop,
mencatat ke dalam buku agenda surat keluar, pengiriman surat, dan penyimpanan
surat. Bentuk surat yang digunakan adalah bentuk Resmi Indonesia Lama dengan
jenis huruf Arial/Times New Roman/Univers ukuran 10/11.
Kata kunci:
Surat, Pengelolaan,Surat Masuk, Surat Keluar.
v
ABSTRACT
Letter is a tool written communication from someone that contains notices,
decisions, questions, statements, petition, addressed to the other party on a piece
of paper. Given the importance of a letter to a company, then it should be required
good management and the correct letter. If the management of the mail is not
done properly then it will cause problems that can harm company. The purpose
this paper is to determine management procedures incoming and outgoing mail to
the Project Control Section of PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II
Medan.
Data collection methods used in this paper is the method of literature study
and methods of field study conducted by observation and interview. While this type
of data used are primary data and secondary data, and the data were analyzed
using descriptive data analysis techniques.
Management of incoming mail in Project Control Section of PT PLN
(Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan is the acceptance of incoming mail,
sorting mail, opening envelopes, scheduled incoming mail, into the form controls
incoming mail, distribution or delivery of letters, mail processing, mail storage.
While the management of outgoing mail is drafting, approval of the concept, typing
a letter, giving numbers, signing a letter, folder and put the letter into an envelope,
notes to the agenda book outgoing mail, mail delivery, and storage of letters.
Formletterusedform
ofIndonesiaOfficialLamawithtypefaceArial/TimesNewRoman/Universsize10/11.
Keywords: Letter, Management, Incoming Mail, Outgoing Mail.
vi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1
Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
2. Lampiran 2
Bentuk Surat Lurus (Block Style)
3. Lampiran 3
Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
4. Lampiran 4
Bentuk Surat Lekuk ( Indented Style)
5. Lampiran 5
Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama
6. Lampiran 6
Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru
7. Lampiran 7
Daftar Pertanyaan Wawancara pada bagian Keseketariatan
pada bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II Medan.
8. Lampiran 8
Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk
Pembangunan II Medan.
9.Lampiran 9
Contoh Buku Agenda Surat Masuk PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II Medan
10.Lampiran 10 Formulir pengendalian surat masuk
11. Lampiran 11 Contoh Blanko pengetikan Surat
12. Lampiran 12 Contoh Buku Agenda Surat Keluar PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II Medan
vii
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN............................................................
i
LEMBAR PENGESAHAN .............................................................
ii
KATA PENGANTAR......................................................................
iii
ABSTRAK.....................................................................................
v
ABSTRACT......................................................................................
vi
DAFTAR LAMPIRAN.....................................................................
vii
DAFTAR ISI.................................................................................... viii
BAB 1 PENDAHULUAN................................................................
1
1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul................................
1
1.2
Rumusan Masalah....................................................
2
1.3
Tujuan Penulisan......................................................
3
1.4
Manfaat Penulisan....................................................
3
1.5
Sistematika Penulisan...............................................
3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA.......................................................
5
2.1
Pengertian Surat........................................................
5
2.2
Fungsi Surat...............................................................
6
2.3
Bagian-bagian Surat..................................................
7
2.4
Bentuk Surat..............................................................
21
2.5
Pengelolaan Surat.....................................................
23
2.5.1 Pengelolaan Surat Masuk................................
23
2.5.2 Pengelolaan Surat Keluar................................
27
BAB 3 METODE PENELITIAN.......................................................
30
3.1 Metode Pengumpulan data........................................... 30
viii
3.2 Jenis dan Sumber data................................................. 31
3.3 Teknik Analisis data...................................................... 31
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN..............................................
32
4.1 Gambaran Umum PT PLN (Persero) Unit Induk
Pembangunan II Medan ............................................. 32
4.1.1 Sejarah Umum....................................................
32
4.1.2 Logo....................................................................
34
4.1.3 Visi dan Misi........................................................
35
4.1.4 Struktur Organisasi.............................................. 35
4.2 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Bagian Pengendalian Proyek PT PLN (Persero)
Unit IndukPembangunan II Medan............................
38
4.2.1 Pengelolaan Surat Masuk.................................
38
4.2.2 Pengelolaan Surat Keluar..................................
43
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN..................................................
48
5.1 Simpulan......................................................................
48
5.2 Saran............................................................................
48
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................
50
LAMPIRAN.....................................................................................
51
ix
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Komunikasi
adalah
proses
penyampaian
informasi
dari
pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan). Informasi yang disampaikan dapat
berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud lainnya. Komunikasi
sangatlah diperlukan oleh semua pihak termasuk perusahaan, baik di dalam
perusahaan maupun di luar perusahaan sebagai alat untuk dapat menjalin kerja
sama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan.
Di dalam perusahaan komunikasi dapat dilakukan dengan cara lisan dan
tulisan. Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan secara bertatap muka
ataupun langsung dengan lawan bicara, sedangkan komunikasi tulisan dilakukan
biasanya dengan menggunakan memo atau surat. Alat komunikasi sangat banyak
jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tulis, salah satu media yang
paling banyak dipakai adalah surat.
Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari
satu pihak ke pihak lain dengan persyaratan tertentu. Adanya bukti tertulis akan
sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia. Bukti tertulis,
termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi
historis tidak perlu diragukan lagi. Surat juga jauh lebih hemat dari segi biaya dan
juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena surat memakai
amplop tertutup.
Di dalam perusahaan, surat mempunyai peranan yang sangat penting
dalam proses pekerjaan di dalam kantor. Penggunaan surat dalam proses
1
2
pekerjaan kantor di dasari karena memiliki keunggulan sebagai bukti otentik yang
memiliki identitas yang jelas, yaitu tanda tangan asli dan stempel (identitas resmi
lembaga asli). Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika
dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal sukar dibicarakan dalam
komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena
antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang.
Pentingnya peranan surat mengharuskan adanya pengelolaan surat yang
tepat di suatu perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan surat haruslah dilakukan
dengan baik dan benar agar pekerjaan di perusahaan tersebut akan terlaksana
dengan baik dan selesai dan segera.
Begitu pula halnya dengan PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II
Medan, khususnya pada Bagian Pengendalian Proyek. Banyaknya surat yang
masuk dan keluar untuk di proses baik dari dalam perusahaan maupun dari luar
perusahaan yang akan diselesaikan dengan segera. Sehubungan dengan ini,
akan dibahas Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian
Pengendalian Proyek PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan, untuk
pengelolaan surat yang lebih baik.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas, maka perumusan masalahnya adalah
“Bagaimana Pengelolaan
Surat
Masuk
dan Surat
Keluar pada
Bagian
Pengendalian Proyek pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II
Medan?.
3
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui pengelolaan surat
masuk dan surat keluar pada Bagian Pengendalian Proyek pada PT PLN
(Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang diharapkan dalam penulisan ini adalah :
1. Untuk menambah wawasan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
2. Sebagai bahan masukan kepada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan
II Medan dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian
Pengendalian Proyek.
3. Untuk menambah wawasan kepada pembaca dalam pengelolaan surat masuk
dan surat keluar.
4. Sebagai bahan referensi bagi penulis selanjutnya yang akan membahas judul
yang sama.
1.5 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan ini adalah :
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang pemilihan judul,
rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika
penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisikan uraian tentang teori-teori yang berhubungan dengan
judul yaitu, pengertian surat, fungsi surat, bagian-bagian surat, bentuk surat dan
pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
4
BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA
Pada bab ini membahas mengenai metode pengumpulan data, jenis dan
sumber data dan teknik analisis data yang digunakan untuk melengkapi penulisan.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi tentang gambaran PT PLN (Persero) Unit Induk
Pembangunan II Medan, dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada
Bagian Pengendalian Proyek pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II
Medan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini menuliskan simpulan yang ditemukan dari hasil pembahasan
dan memberikan saran yang mungkin dapat berguna bagi perusahaan serta
pembaca sebagai referensi selanjutnya.