BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

BAB III
ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1
Sejarah Singkat.
Badan usaha ini bernama Cipta Kreasi Furniture. Perusahaan ini
merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang furniture dari berbagai
merk.
Perusahaan ini didirikan pada 11 maret 1991. tujuan dari pendirian
perusahaan ini adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan jalan
menjual dagangan berupa meja, kursi, tempat tidur, dan lemari dengan merk
tertentu sehingga memuaskan pelanggan.
Sturktur Organisasi.
Agar kegiatan pelayanan pada ini berjalan sesuai dengan yang diinginkan,
tentu ada pengurus yang menjalankan fungsi-fungsi ataupun kegiatan-kegiatan
tersebut. Adapun tugas-tugas dari masing-masing bagian meliputi, sebagai
berikut:
PIMPINAN
BAGIAN
PENJUALAN
BAGIAN
PENGIRIMAN
Gambar 3.1 Struktur Organisasi.
Fungsi Dan Tugas
1. Pimpinan
Bertugas langsung sebagai pimpinan harian dan mengawasi jalannya
operasional perusahaan secara continue, serta mengatasi masalah yang ada
dari setiap bagian organisasi perusahaan, selain itu juga mengoreksi Laporan
Akhir dari kegiatan akhir perusahaan yang telah diselesaikan.serta
melakukan negosiasi dengan bagian keuangan dalam penyusunan perubahan
Anggaran Belanja.
Tugasnya :
a. Setiap awal tahun menyusun anggaran atau rencana kegiatan usaha
minimal untuk satu tahun mendatang.
b. Mengkoordinasikan karyawan dibawahnya untuk menjalankan kegiatan
usaha.
c. Mengevaluasi dan menilai kinerja karyawan dibawahnya Menyetujui
pengeluaran keuangan perusahaan dalam jumlah tertentu.
2. Bagian Penjualan
Bertugas melakukan pencatatan transaksi keluar masuknya data keuangan,
dan bertanggung jawab atas pengeluaran untuk keperluan perusahaan.
a. Melaporkan realisasi program
penjualan
dan
pemasaran serta
analisanya kepada Pimpinan untuk dievaluasi.
3. Bagian Pengiriman
Melakukan tugas sebagai pengirim barang apabila barang tersebut hendak
diantar kepada pelanggan yang memesan.
a. Melaksanakan pengiriman barang ke Pelanggan.
3.1.1
Prosedur Sistem yang berjalan
Prosedur system yang sedang berjalan ini dapat terbagi menjadi beberapa
prosedur-prosedur tertentu yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan
membentuk satu system, prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Proses Transaksi Penjualan
Pelanggan memesan barang yang diinginkan secara langsung. Pelanggan
melihat daftar harga dan dicatat ke daftar harga yang diinginkan, setelah itu
catat data penjualan sebagai bukti pelunasan pembayaran barang secara tunai,
maka penjual akan membuatkan tanda bukti pelunasan pembayaran yaitu berapa
faktur penjual.
2.
Proses Faktur
Setelah proses pemesanan barang dan pembayaran selesai, maka barang tersebut
dikirimkan ke pelanggan berdasarkan Faktur.
3.
Proses Laporan Penjualan
Bagian keuangan mencatat hasil penjualan secara tunai dan hasil pengiriman ke
pelanggan. Selanjutnya catatan tersebut dijadikan laporan dan diberikan kepada
Pimpinan.
3.1.2
Flow Of Document yang berjalan
Gambar 3.2 FOD yang berjalan
3.1.3
Kendala Sistem yang dihadapi
Berdasarkan analisa penulis menemukan beberapa beberapa masalah dan
kelemahan yang dihadapi pada Sistem Penjualan Tunai pada CV. Cipta Kreasi
Furniture, antara lain :
a. Pencatatan dan Proses yang dilakukan masih dilakukan secara manual
sehingga akan memakan waktu sehingga pelayanan penjualan pada CV.
Cipta Kreasi Furniture kepada pelanggan menjadi lambat.
b. Dengan keadaan system manual, laporan tidak tersedia secara tepat waktu
karena perlu waktu yang cukup lama dalam penyusunannya, jika terjadi
kesalahan akibat tidak telitinya perhitungan maka penyusunan laporan
harus diulang.
c. Banyak data transaksi yang tidak tersusun secara rapih, sehingga cukup
sulit untuk mencarinya kembali.
3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan
3.2.1
Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan
Sistem penjualan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur
yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian
pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah
rancangan Sistem Informasi untuk Penjualan Tunai yang diharapkan dapat memenuhi
kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada CV. Cipta Kreasi Furniture
3.2.2
Tujuan Sistem yang diusulkan
Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah
pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian
penjualan, pelanggan maupun pimpinan
1. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian penjualan dalam
mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan
pelayanan dalam menangani pengolahan informasi
2. ketelitian dan ketepatan pencarian data penjualan yang telah tersusun
rapih.
3.2.3
Flow Of Document yang diusulkan
Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
3.3
Data Flow Diagram
3.3.1
Diagram Konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks
3.3.2
Diagram Zero
Data Pesanan
Data Pelanggan
Pelangan
Input
Data Pelanggan
&
Input Pesanan
1.0
Data Pelanggan
Pelanggan
Barang
Data Barang
Pesanan
Data Pesanan
Faktur
Bayar
2.0
Data Pesanan
Faktur
Cetak
Laporan
3.0
Data Pelanggan
Data Pesanan
Data Barang
Laporan
Gambar 3.5 Diagram Zero
Pimpinan
Level 1 Proses 1
Data Pesanan
Data Pelanggan
Pelangan
Input
Data Pelanggan
1.1
Data Pelanggan
Data Barang
Pelanggan
Barang
Input Pesanan
1.2
Data Pesanan
Gambar 3.6 Level 1 Proses 1
Level 1 Proses 3
Gambar 3.7 Level 1 Proses 3
Pesanan
3.3.3
Entity Relationship Diagram
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram
3.3.4
Normalisasi
A. Unnormalized Form (Bentuk Tidak Normal) / Normalisasi 1NF
Kd_Plg
Nm_Plg
Almt_Plg
No_Telp
No_Psnan
Tgl_Psn
Kd_Plg
Kd_Brg
Harga_Psn
Jml
Kd_Brg
Nm_Brg
Jns_Brg
Hrg_Brg
Stock
Gambar 3.9 Normalisasi 1NF
B. Normalisasi 2NF
Data Pelanggan
Kd_Plg*
Nm_Plg
Almt_Plg
No_Telp
Kd_Brg*
Nm_Brg
Jns_Brg
Hrg_Brg
Stock
Data Pesan
No_Psnan*
Tgl_Psn
Kd_Plg**
Kd_Brg**
Harga_Psn
Jml
Gambar 3.10 Normalisasi 2NF
C. Normalisasi 3NF
Gambar 3.11 Normalisasi 3NF
3.4 Sistem Pengkodean
Sistem Pengkodean Pelanggan
System ini digunakan untuk mempermudah mencari pelanggan dengan
cara pembuatan pengkodean pelanggan.
Gambar 3.12 Kode Pelanggan
Sistem Pengkodean Barang
System ini digunakan untuk mempermudah mencari barang dengan cara
pembuatan pengkodean barang.
Gambar 3.13 Kode Barang
Sistem Pengkodean Pesanan
System ini digunakan untuk mempermudah mencari pesanan dengan cara
pembuatan pengkodean pesanan.
Gambar 3.14 Kode Pesanan
3.5 Struktur File
Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhn sesuai
struktur file. File database terdiri dari 3 file terpisah yaitu :
1. Struktur File Pelanggan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai
berikut :
Nama File
: CiptaPenjualan.mdb
Nama Table : Pelanggan
Primary Key : Kd_Plg
No
Nama Field
Type
Width
Description
1
Kd_Plg*
Text
5
Kode Pelanggan
2
Nm_Plg
Text
20
Nama Pelanggan
3
Almt_Plg
Text
30
Alamat Pelanggan
4
No_Telp
Text
12
Nomer Telpon Pelanggan
Table 3.1 File Pelanggan
2. Struktur File Barang, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai
berikut :
Nama File
: CiptaPenjualan.mdb
Nama Table : Barang
Primary Key : Kd_Brg
No
Nama Field
Type
Width
Description
1
Kd_Brg*
Text
5
Kode Barang
2
Nm_Brg
Text
15
Nama Barang
3
Jns_Brg
Text
10
Jenis Barang
4
Hrg_Brg
Currency
5
Stock
Number
Harga Barang
Integer Jumlah Stock Barang
Table 3.2 File Barang
3. Struktur File Pesan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai
berikut :
Nama File
: CiptaPenjualan.mdb
Nama Table : Pesan
Primary Key : No_Psnan
Foreign Key : Kd_Plg
Kd_Brg
Tgl_Psn
No
Nama Field
Type
Width
Description
1
No_Psnan *
Text
8
2
Tgl_Psn
Date/Time
3
Kd_Plg
Text
5
Kode Pelanggan
4
Kd_Brg
text
5
Kode Barang
5
Hrg_Psn
Currency
6
Jml
Number
Nomer Pesanan
Short Date Tanggal Pesanan
Harga Barang yang DIpesan
Integer
Jumlah Barang yang Dipesan
Table 3.1 File Pesanan
3.6 Rancangan Input / Output
3.6.1
Rancangan Input
3.6.1.1 STRUKTUR MENU
Gambar 3.15 Sturktur Menu
3.6.1.2 MENU UTAMA
Gambar 3.16 Menu Utama
3.6.1.3 INPUT DATA PELANGGAN
Gambar 3.17 Input Data Pelanggan
3.6.1.4 INPUT DATA BARANG
Gambar 3.18 Input Data Barang
3.6.1.5 INPUT PESANAN
Gambar 3.19 Input Pasanan
3.6.1.6 CETAK FAKTUR
Gambar 3.20 Cetak Faktur
3.6.1.7 CETAK LAPORAN PENJUALAN
Laporan Penjualan
X
PENJUALAN
PERIODE
TANGGAL
Tgl_Psn
CETAK
TANGGAL
V
RESET
S/D
Tgl_Psn
V
KELUAR
Gambar 3.21 Cetak Laporan Penjualan
3.6.1.8 CETAK LAPORAN STOCK BARANG
Gambar 3.22 Cetak Laporan Stock Barang
3.6.2Rancangan Output
3.6.2.1 Faktur
CIPTA KREASI FURNITURE
LOGO
LARANGAN UTARA CILEDUG
( Samping Bank Mandiri )
TELP : (021) 73446689
NO PESANAN
Tanggal : dd/mm/yyyy
: XXXXXXXX
Kode Pelanggan : XXXXX
Nama
: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
BARANG
Faktur / JS :
Kode
X-5-X
Harga
Nama
X – 15 - X
999999999
Pembeli
PERHATIAN !!!
Barang2 yang sudah dibeli tidak
dapat dikembalikan / ditukar
(
jumlah
Sub Total
9999
999999999
Total
999999999
Hormat Kami
)
Gambar 3.23 Faktur
(
)
3.6.2.2 Laporan Penjualan
CIPTA KREASI FURNITURE
LOGO
LARANGAN UTARA CILEDUG
( Samping Bank Mandiri )
TELP : (021) 73446689
NO PESANAN
Tanggal : dd/mm/yyyy
: XXXXXXXX
Kode Pelanggan : XXXXX
Nama
: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Kode
Nama
Harga
jumlah
Sub Total
X-5-X
X – 15 - X
999999999
9999
999999999
Total
999999999
Bagian Penjualan
(
Pimpinan
)
(
Gambar 3.24 Laporan Penjualan
)
3.6.2.3 Laporan Stock Barang
CIPTA KREASI FURNITURE
LOGO
LARANGAN UTARA CILEDUG
( Samping Bank Mandiri )
TELP : (021) 73446689
Tanggal : dd/mm/yyyy
STOCK BARANG
Kode
Nama
Harga
jumlah
Sub Total
X-5-X
X – 15 - X
999999999
9999
999999999
Pimpinan
Bagian Penjualan
(
)
(
Gambar 3.25 Laporan Stock Barang
)