BAB I

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sejarah Perusahaan
Sinar Jaya Motor merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bidang penjualan kendaraan roda dua bekas pakai. Perusahaan didirikan oleh
Bpk. Sugiono pada tanggal 12 September 2008 dan beralamatkan pada Jl.
Brigjen Katamso No. 29, Tanjungpinang Kota.
Pada Sinar Jaya Motor, sistem penjualan dicatat secara manual dan
terkomputerisasi. Meskipun untuk penjualan tunai, telah digunakan aplikasi
Microsoft Excel tetapi pencatatannya kadang - kadang terlambat. Sedangkan
untuk penjualan kredit, perusahaan melakukan pencatatan secara manual
sehingga masih terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan.
2.2. Struktur Organisasi
Gambar 2.1. Struktur Organisasi
10
11
Adapun fungsi dan tugas masing - masing bagian dalam perusahaan
yaitu sebagai berikut :
1. Pimpinan (Pemilik)
a. Menentukan tujuan perusahaan yang hendak dicapai dan menetapkan
kebijakan.
b. Mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan.
c. Mengambil keputusan.
d. Menangani masalah yang terjadi.
e. Memberi pengarahan kepada karyawan.
2. Administrator
a. Membuat faktur.
b. Mengarsip bukti - bukti transaksi.
c. Menerima pembayaran dari pelanggan.
d. Mencatat penerimaan dan piutang usaha yang timbul dari proses
penjualan yang terjadi.
e. Membuat laporan penjualan dan laporan piutang.
f. Melakukan penagihan terhadap piutang yang telah jatuh tempo.
3. Sekretaris
a. Berperan sebagai perantara bagi pimpinan dan pihak - pihak yang
ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Menerima tamu.
c. Menerima panggilan telepon (call) dari pelanggan atau pihak luar
perusahaan.
12
4. Bagian Gudang
a. Mengkoordinir,
mengarahkan,
dan
mengawasi
pelaksanaan
penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang dari gudang.
b. Melakukan pemeriksaan terhadap produk yang diorder untuk
memastikan produk tidak bermasalah sebelum produk tersebut
diserahkan kepada pelanggan.
c. Menghitung jumlah barang yang tersimpan dalam gudang.
d. Melaporkan secara berkala jumlah barang di gudang.
e. Mengatur tata letak persediaan di gudang untuk memudahkan
pengawasan dan pengambilan barang.
Pada bab landasan teori ini akan dibahas mengenai teori - teori dan
definisi dari hal - hal yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan
dan perkreditan.
2.3. Definisi Sistem
Apabila kita menelusuri literatur tentang teori sistem dan pendekatan
sistem, dapat kita temukan puluhan definisi tentang pengertian sistem.
Walaupun menunjukkan adanya perbedaan, tetap terdapat persamaan dalam
wujud inti yang dimaksud dengan istilah sistem.
Mc. Leod mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen - elemen
yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
13
Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya
berjalan dengan baik maka dihubungkan mekanisme control.1
Perkataan sistem dalam bahasa Indonesia adalah cara, metode atau
teknik. Pengertian sistem yang lain adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
unit-unit kesatuan yang saling bekerjasama dan saling ketergantungan untuk
mencapai tujuan usaha tertentu.
Dari berbagai definisi tentang istilah sistem yang dikemukakan di atas,
dapat diketahui bahwa para penyaji definisi pada umumnya menekankan hal
yang kurang lebih sama walaupun juga terlihat adanya perbedaan. Ada tiga
buah kata kunci yang berhubungan dengan pengertian sistem, yakni sistem,
elemen sistem, dan tujuan / sasaran.
Sistem dapat dikatakan sebagai suatu konglomerasi elemen - elemen
atau bagian - bagian yang saling memengaruhi (kadang - kadang secara
positif dan kadang - kadang secara negatif) dengan tujuan mencapai atau
menciptakan sasaran tertentu yang dikehendaki oleh sistem yang
bersangkutan. Di dalam setiap sistem, senantiasa akan kita jumpai adanya
unsur masukan, proses, masukan yang ada diubah wujudnya (transformasi
atau konversi) menjadi sejumlah keluaran atau output. Penyimpangan penyimpangan
hasil
keluaran
dari
standar
yang
ditetapkan
akan
dikembalikan dalam bentuk informasi ke sisi masukan, berupa tindakan
yang dikenal sebagai kegiatan umpan balik. 2
1
2
Mc. Leod, Raymond. Sistem Informasi Manajemen, 1996.
J. Winardi, Pemikiran Sistemik dalam Bidang Organisasi dan Manajemen, Hal 131-135, 2005
14
2.4. Definisi Informasi
Data sering disebut sebagai bahan mentah informasi. Tapi menurut
Murdick, dkk (1984), data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada
proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk
segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Dan menurut Zulkifli
Amsyah (1987), data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan
atau direkam ke dalam berbagai bentuk media. (Gultom et al, 2005).
Adapun definisi dari kata data adalah suatu istilah majemuk dari datum
yang berarti fakta atau bagian dari kata yang mengandung arti, yang
berhubungan dengan kenyataan, simbol - simbol, gambar - gambar, kata kata, angka - angka, huruf - huruf atau simbol - simbol yang menunjukkan
ide, objek, kondisi atau situasi. Jelasnya data itu dapat berupa apa saja dan
dapat ditemui dimana saja. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang
objektif dalam proses penyusunan kebijakan dan keputusan. Dalam
kaitannya dengan pengolahan data dengan komputer, pengertian data dapat
dibatasi pada fakta-fakta yang dapat direkam.
Data yang diperoleh suatu organisasi atau perusahaan umumnya
didapat dari kegiatan operasional sehari - hari atau hasil dari transaksi.
Disini dapat kita simpulkan bahwa data merupakan suatu bentuk keterangan
yang belum diolah atau dimanipulasi sehingga belum begitu berarti bagi
sebagian pemakai.
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah
menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai
15
yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan - keputusan yang
sekarang atau keputusan - keputusan yang akan datang.3
Informasi akan memiliki arti apabila informasi tersebut memiliki unsur unsur sebagai berikut:
a. Relevan artinya informasi yang diinginkan benar - benar ada relevansi
dengan masalah yang dihadapi.
b. Kejelasan artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan.
c. Akurasi artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara
teliti dan lengkap.
d. Tepat waktu artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir.
Penulis
lain,
Burch
dan
Strater,
menyatakan informasi
adalah
pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau
keterangan.4
Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah
data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.
Jadi, secara umum, informasi adalah data yang sudah diolah menjadi
suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan
yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa
sekarang atau yang akan datang.
Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama
adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi
3
Gordon B. Davis, Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and
Development, hal 32, 1974
4
Bruch dan Strater, Information System: Theory and Practice, Hal 23, 1974
16
informasi. Dari data tersebut, informasi yang didapatkan lebih terarah dan
penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya
diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan
menemukan informasi yang diperlukan.
George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi
tergantung pada beberapa aspek, yaitu :
a. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka
informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk
mendapatkannya.
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus
dipertahankan.
c. Waktu
Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi
itu sendiri.
d. Ruang dan tempat
Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang
tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.
e. Bentuk
Dalam
hubungannya
bentuk
informasi
harus
disadari
oleh
penggunaannya secara efektif, hubungan - hubungan yang diperlukan,
kecenderungan - kecenderungan dan bidang - bidang yang memerlukan
17
perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasisituasi yang ada hubungannya.
f. Semantik
Agar informasi efektif, informasi harus ada hubungannya antara katakata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah
tafsir.
Jelaslah bahwa informasi menjadi berguna apabila disampaikan kepada
orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.
Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang
menyimpan data-data atau catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya.
Sebaliknya informasi yang diperlukan dilengkapi dengan data. 5
2.5. Definisi Sistem Informasi
Menurut Simkin Mark G. dalam bukunya yang berjudul “Computer
Information System for Business”. Sistem informasi adalah sekumpulan
elemen yang bekerja secara bersama - sama baik secara manual ataupun
berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa
pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk menghasilkan
informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan.6
5
6
George R. Terry, Ph.D., Office Management and Control, Hal 21, 1962
SIMKIN Mark G. Introduction to Computer Information Systems for Business, 1987
18
Menurut Burch dan Strater dalam bukunya “Informasi System : Theory
and Practice”. Sistem informasi adalah suatu kumpulan fungsi - fungsi yang
bergabung secara formal dan sistematis yaitu:
1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional.
2. Menghasilkan
informasi
untuk
mendukung
manajemen
dalam
melaksanakan aktifitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan.
3. Menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi.
Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan
Azhar Susanto, menyatakan bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari
manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian
yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas
transaksi - transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai
intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang
tepat.
Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh
Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan
dari prosedur - prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan
menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan
pengendalian di dalam organisasi.
Menurut
John
F.Nash
dan
Martil
B.Robert
(1988:35)
yang
diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem informasi
adalah kombinasi dari orang - orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur -
19
prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian - kejadian internal.
Dari ketiga pengertian sistem informasi di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa
sistem
informasi
menyediakan
informasi
untuk
membantu
pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan
informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.
Selain itu, pengertian sistem informasi menurut Rommey (1997:16) yang
dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002; 12), adalah cara - cara yang
diorganisasi
untuk
mengumpulkan,
memasukkan,
mengolah,
dan
menyimpan data dan cara - cara yang diorganisasi untuk menyimpan,
mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa
sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi - definisi diatas terlihat bahwa sistem informasi merupakan
satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerjasama secara untuk
melaksanakan pengolahan informasi dari mulai mengumpulkan, pengolahan,
penyimpanan sampai pendistribusiannya.
2.6. Definisi Aplikasi
Aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu konsep yang menjadi
pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer
yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu.
20
Aplikasi software yang dirancang untuk penggunaan praktisi khusus,
klasifikasi luas ini dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung
yang dirancang untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Aplikasi paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang
dirancang untuk jenis masalah tertentu.
2.7. Definisi Pembelian
Istilah purchasing atau pembelian sinonim dengan procurement atau
pengadaan barang. Berikut adalah definisi procurement menurut Bodnar dan
Hopwood (2001:323), yaitu : “Procurement is the business process of
selecting a source, ordering, and acquiring goods or services.”
Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti : “Pengadaan barang
adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya, pemesanan dan perolehan
barang atau jasa.
Brown dkk. (2001:132) mengatakan bahwa secara umum pembelian bisa
didefinisikan sebagai: “Managing the inputs into the organization’s
transformation (production process).”, yang mempunyai arti pembelian
merupakan pengelolaan masukan ke dalam proses produksi organisasi.
Sedangkan pendapat Galloway dkk. (2000:31) mengenai fungsi
pembelian adalah : “The role of purchasing function is to make materials
and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at
21
the right time and at the right place.”, yang berarti bahwa peran fungsi
pembelian adalah untuk menghasilkan bahan dan bagian dari kualitas yang
tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu
yang tepat dan tempat yang tepat.
2.8. Definisi Penjualan dan Perkreditan
Secara umum, terdapat 2 macam penjualan yaitu penjualan tunai dan
penjualan kredit. Penjualan tunai terjadi apabila pengiriman barang diikuti
dengan adanya penyerahan uang tunai sepenuhnya atau pembayaran kontan
oleh pembeli. Sedangkan penjualan kredit terjadi apabila pelanggan
meminta tenggang waktu atau perusahaan memberikan tenggang waktu
antara penyerahan barang dengan penerimaan pembayaran.
Menurut J. B. Heckert (1981; 263), pengertian penjualan adalah suatu
kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi yang nantinya akan
menimbulkan penambahan uang kas organisasi itu sendiri.
Dari pernyataan tersebut maka dapat dikatakan bahwa penjualan adalah :
1. Suatu kegiatan utama perusahaan yang dapat menyebabkan timbulnya
pendapatan ataupun piutang dagang.
2. Suatu transaksi usaha yang meliputi penyerahan barang ataupun jasa
kepada pelanggan yang ditukarkan dengan alat pembayaran yang sah.
22
3. Suatu kegiatan utama perusahaan yang dapat mendatangkan keuntungan
yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli, yang
dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit.
Istilah kredit berasal dari kata bahasa latin “credere” yang berarti
percaya. Dalam istilah sehari - hari, kredit disamakan artinya dengan
pinjaman. Jadi dalam pemberian kredit atau pinjaman harus ada kepercayaan
pemberi kredit terhadap penerima kredit.
Raymond. P. Kent berpendapat bahwa kredit adalah hak untuk menerima
pembayaran dan kewajiban untuk melakukan pembayaran pada waktu
diminta, atau pada waktu yang akan datang.
Sedangkan menurut Undang - Undang Republik Indonesia No. 7 tahun
1992 Pasal 1 tentang perbankan, sebagaimana telah diubah dengan Undangundang No, 10 tahun 1998, pengertian kredit adalah penyediaan uang atau
tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan persetujuan atau
kesepakatan pinjam meminjam antara bank dengan pihak lain yang
mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu
tertentu dengan pemberian bunga.
Terdapat tiga faktor utama dari perkreditan yaitu :
1. Melibatkan sejumlah uang, atau nilai sejumlah uang.
2. Jangka waktu.
3. Menimbulkan biaya, yang lebih dikenal sebagai bunga.
23
2.9. Karakteristik Sistem
Dari buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karangan Jogiyanto
H.M (1990; 4-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat - sifat
tertentu yaitu :
a. Komponen (Components)
Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi, artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen
dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem.
Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan. Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih
besar yang dikenal dengan Suprasistem.
b. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu
dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya
batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena
dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan
lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain, batas
sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem
itu sendiri.
24
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari
suatu sistem disebut lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan
luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan.
Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan
dijaga agar tidak hilang pengaruhnya. Sedangkan lingkungan yang
bersifat merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan suatu media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan,
sehingga sumber - sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke
subsistem lainnya. Dengan kata lain output dari suatu subsistem akan
menjadi input dari subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi
yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah energi yang diproses untuk diperoleh keluarannya.
25
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukan untuk
sistem yang lain atau suprasistem.
g. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem pengolahan akan
mengolah berupa bahan baku dalam hal ini adalah data serta bahan bahan lainnya untuk menghasilkan keluaran berupa laporan dan
informasi yang berguna.
h. Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal)
Setiap
sistem
pasti
mempunyai
tujuan
ataupun
sasaran
yang
mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan.
Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil jika
pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.7
2.10. Konsep Permodelan Sistem
Tiga alasan kenapa pemodelan sistem perlu dilakukan, yaitu :
a. Dapat melakukan perhatian pada hal - hal penting dalam sistem tanpa
harus terlibat terlalu jauh.
7
Jogiyanto H.M. Analisis dan Desain Sistem Informasi, hal 4-6 1990
26
b. Mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai
dengan resiko dan biaya minimal.
c. Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan
membantu pendesain sistem dan pemrogram membangun sistem.
Perangkat yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem diantaranya
adalah :
a. Bagan Alir (Flowchart)
b. Diagram Konteks (Context Diagram)
c. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
d. Entity Relationship Diagram (ERD)
e. Kamus Data (Data Dictionary)
2.10.1. Bagan Alir (Flowchart)
Flowchart adalah gambaran atau bagan yang memperlihatkan
urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini
dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian, setiap simbol
menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses
digambarkan dengan garis penghubung.
Flowchart merupakan langkah awal pembuatan program.
Dengan adanya flowchart, urutan proses kegiatan menjadi lebih
jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan dengan
lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya
27
programmer menerjemahkannya ke dalam bentuk program dengan
bahasa pemrograman.
Dalam pembuatan flowchart, tidak ada rumus atau patokan yang
bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil
pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer.
Sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu
pemrogram dengan pemrogram lainnya. Namun secara garis besar,
setiap pengolahan selalu terdiri dari tiga bagian utama, yaitu :
1. Input berupa bahan mentah
2. Proses pengolahan
3. Output berupa bahan jadi.
Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat dirangkum
urutan dasar untuk pemecahan suatu masalah, yaitu :
1. START: berisi instruksi untuk persiapan perlatan
yang
diperlukan sebelum menangani pemecahan masalah.
2. READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan
input.
3. PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan
persoalan sesuai dengan data yang dibaca.
4. WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke
perlatan output.
5. END: mengakhiri kegiatan pengolahan.
28
Gambar 2.2. Kegiatan Dasar Flowchart
2.10.2. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan diagram yang berada pada tingkat
paling tinggi (level nol) di mana satu lingkaran merepresentasikan
seluruh sistem. Diagram konteks harus berupa suatu pandangan,
yang mencakup masukan - masukan dasar, sistem - sistem dan
keluaran.
Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram
aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem
secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Diagram
tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana
untuk diciptakan.
29
Diagram
konteks
menggarisbawahi
sejumlah
karakteristik
penting dari suatu sistem :
a. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem
kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.
b. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus
diproses dengan cara tertentu.
c. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.
d. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem
kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan
digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh
lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
e. Batasan antara sistem kita dan lingkungan.
Diagram konteks dimulai dengan penggambaran terminator,
aliran data, aliran kontrol penyimpanan, dan proses tunggal yang
menunjukkan
keseluruhan
sistem.
Bagian
termudah
adalah
menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi
nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan
proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama
perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan
keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan
berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau
penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan
30
komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator
dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari
lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam diagram konteks.
Context Diagram memiliki aturan sebagai berikut:
a. Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak
masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih
dari satu kali sehingga mencegah penggambaran yang terlalu
rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa
terminator yang dimaksud adalah identik. Tanda tersebut dapat
berupa asterik (*) atau pagar (#).
b. Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran
yang dimainkan personil tersebut. Alasan pertama adalah
walaupun personil yang berfungsi untuk melakukan itu berganti
diagram konteks harus tetap. Alasan kedua adalah seorang
personil dapat memainkan lebih dari satu peran.
c. Karena fokus utama adalah mengembangkan model, maka
penting untuk membedakan sumber (resource) dan pelaku
(handler), pelaku adalah mekanisme, perangkat atau media fisik
yang mentransportasikan data ke / dari sistem, karena pelaku
seringkali familier dengan pemakai dalam implementasi sistem
berjalan, maka sering menonjol sebagai sesuatu yang harus
digambarkan lebih dari sumber data itu sendiri. Sedangkan
31
sistem baru dengan
konsep pengembangan
teknologinya
membuat pelaku menjadi sesuatu yang tidak perlu digambarkan.
2.10.3. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan
diagram aliran data adalah :
a. External Entity (Entitas) / Terminator
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas
eksternal (bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah
mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari
sistem. Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan
dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan.
Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai.
Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar
batas - batas sistem. Entitas - entitas tersebut harus diberi nama
dengan suatu kata benda entitas yang sama bisa digunakan lebih
dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk
menghindari persilangan antara jalur - jalur aliran data.
Bentuk dari eksternal entity diantaranya adalah sebagai
berikut:
a. Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi
di luar sistem yang sedang dikembangkan.
32
b. Orang / sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem
yang sedang dikembangkan.
c. Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi
seperti misalnya langganan, pemasok, dll.
d. Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang
dikembangkan.
e. Sumber asli dari suatu transaksi.
f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh
sistem
b. Data Flow / Arus Data
Arus data menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke
titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan
data. Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat
atau sesuatu, maka harus digambarkan dalam kata benda. Bentuk
dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.
b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh
sistem.
d. Masukan untuk komputer.
e. Komunikasi ucapan.
f. Surat - surat atau memo.
g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.
33
h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.
i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.
c. Process / Proses
Proses digunakan untuk menunjukkan adanya proses
transformasi. Proses - proses tersebut selalu menunjukkan suatu
perubahan dalam di dalam atau perubahan data; jadi, aliran data
yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda
dari aliran data yang masuk. Proses - proses yang menunjukkan
hal itu di dalam sistem dan harus diberi nama menggunakan
salah satu format berikut ini. Sebuah nama yang jelas
memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang
dilakukan.
Pemberian nama pada proses:
1. Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai
proses pada level yang lebih tinggi. Contoh: sistem kontrol
inventaris.
2. Menamai suatu subsistem utama, menggunakan nama - nama
seperti : Sistem pelaporan inventaris atau Sistem pelayanan
konsumen internet.
3. Menggunakan format kata kerja - kata sifat - kata benda
untuk proses - proses yang mendetail. Kata kerja yang
menggambarkan jenis kegiatan yang seperti ini, misalnya
menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak atau
34
menambahkan. Contoh – contoh nama proses yang lengkap
adalah: menghitung pajak penjualan, memverifikasi status
rekening
konsumen,
menyiapkan
invoice
pengapalan,
mencetak laporan yang diurutkan ke belakang, mengirim
konfirmasi email ke konsumen, memverifikasi neraca kartu
kredit dan menambah record inventaris.
d. Data Store / Penyimpanan Data
Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti
lemari file / sebuah file / basis data terkomputerisasi. Karena
penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau sesuatu,
maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data
sementara seperti kertas catatan / sebuah file komputer sementara
tidak dimasukkan ke dalam diagram aliran data.
Bentuk dari penyimpanan data diantaranya adalah sebagai
berikut:
1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
4. Suatu tabel acuan manual.
5. Suatu agenda atau buku.
Dalam penggambaran penyimpanan data perlu diperhatikan
beberapa hal, antara lain:
35
a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data,
karena yang mengggunakan / merubah data di simpanan data
adalah suatu proses.
b. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses
menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di
simpanan data. Update dapat berupa proses:
i. Menambah / menyimpankan record baru atau dokumen
baru ke dalam simpanan data.
ii. Menghapus record atau mengambil dokumen dari
simpanan data
iii. Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen
yang ada di simpanan data
c. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses
menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang
ada di simpanan data.
d. Untuk suatu proses yang melakukan kedua - duanya yaitu
menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah
satu penggambaran.
i. Menggambarkan sebuah garis dengan panah mengarah
kedua arah yang berlawanan dari simpanan data.
ii. Menggunakan arus data yang terpisah
36
A. Diagram Nol
Diagram nol adalah pengembangan dari diagram konteks dan
bisa mencakup sampai sembilan proses. Setiap proses diberi
nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri
atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah.
Penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file - file master)
dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam diagram nol.
B. Diagram Detail
Setiap proses dalam diagram nol dapat dikembangkan untuk
menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada
diagram nol yang dikembangkan itu disebut parent process
(proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child
diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan
diagram anak adalah keseimbangan vertikal, dimana menyatakan
bahwa suatu diagram anak tidak dapat menghasilkan keluaran /
menerima masukkan dimana proses induknya juga tidak
menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju
atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke
dalam atau keluar dari diagram anak.
2.10.4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah ilustrasi dari entitas entitas dalam bisnis dan relationship (hubungan) antar entitas. ERD
37
memisahkan antara informasi yang dibutuhkan dalam bisnis dari
aktivitas - aktivitas yang dilakukan dalam bisnis. Jadi, meskipun
terjadi perubahan proses bisnis, jenis informasi hampir tetap konstan.
Oleh karena itu, struktur data juga hampir tidak berubah.
Tujuan
menunjukkan
utama
dari
struktur
penggambaran
objek
data
ERD
(entity)
adalah
dan
untuk
hubungan
(relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi
profesional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antara
data store pada Data Flow Diagram (DFD).
A. Entitas (Entity)
Menurut Edhy Sutanta (2004:80), entitas merupakan objek objek dasar yang terkait di dalam sistem. Objek dasar dapat
berupa orang, benda, atau hal yang keterangannya perlu disimpan
dalam basis data. Untuk menggambarkan entitas dilakukan
dengan mengikuti aturan sebagai berikut:
1. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.
2. Nama entitas dituliskan di dalam simbol persegi panjang.
3. Nama entitas berupa : kata benda, tunggal.
4. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang
mudah dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan
jelas.
38
B. Atribut (Attributes / Properties)
Menurut Edhy Sutanta (2004:87), atribut sering pula disebut
sebagai properti (property), merupakan keterangan - keterangan
yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai
basis data. Misalnya nama, alamat, nomor telepon adalah atribut
dari entitas pelanggan. Atribut berfungsi sebagai penjelas sebuah
entitas.
C. Relasi Antar Entitas (Entity Relationship)
Menurut Edhy Sutanta (2004:91-93), kerelasian antar entitas
mendefinisikan hubungan antar dua entitas. Kerelasian adalah
kejadian atau transaksi yang terjadi di antara dua entitas yang
keterangannya perlu disimpan dalam basis data. Kejadian atau
transaksi yang tidak perlu disimpan dalam basis data (sekalipun
benar - benar terjadi) bukan termasuk kerelasian. Relasi antar dua
file atau dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam, yaitu
:
1. One to One Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu
berbanding satu. Kejadian jenis ini terjadi jika kejadian atau
transaksi di antara dua entitas yang berhubungan hanya
memungkinkan terjadi sebuah kejadian atau transaksi pada
kedua entitas.
2. One to Many Relationship
39
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu
berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian
atau transaksi di antara dua entitas yang berhubungan hanya
memungkinkan terjadi satu kali dalam entitas pertama dan
dapat terjadi lebih dari satu kali kejadian atau transaksi pada
entitas kedua.
3. Many to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah
banyak berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika
kejadian atau transaksi diantara dua entitas yang berhubungan
memungkinkan terjadi lebih dari satu kali dalam entitas
pertama dan entitas kedua.
2.10.5. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah daftar organisasi semua elemen yang ada
dalam sistem secara lengkap dengan definisi yang baku sehingga
member (anggota) dan analisis sistem akan memiliki pengertian yang
sama
untuk
input,
output,
komponen
penyimpanan
dan
perhitungannya. Kamus data dapat digunakan pada saat analisis
sitem atau perancangan sistem, kamus data digunakan untuk
mencatat terminologi bisnis, aturan standar (batasan panjang
karakter, nilai, system field).
40
2.11. Konsep Basis Data
Basis data menurut Yuswanto dan Subari, (2005:1) dapat diartikan
sebagai sekumpulan data / informasi yang teratur berdasarkan kriteria
tertentu yang saling berhubungan secara logik dan terpelihara serta disimpan
secara bersama-sama dalam pengontrolan terhadap kerangkapan data untuk
melayani satu atau lebih aplikasi secara optimal.
Secara umum pengelolaan data secara manual hanya cocok untuk
mengelola data dalam jumlah kecil dan informasi yang diharapkan terhadap
data tersebut bersifat monoton dan tidak banyak berulang. Kelemahan yang
terdapat dalam pengelolaan data secara manual adalah :
a. Redundansi dan konsistensi data.
b. Kesulitan pengaksesan data.
c. Isolasi data untuk standarisasi.
d. Banyak pemakai (multiply user).
e. Masalah keamanan (security).
f. Masalah keaslian / integrasi data.
g. Masalah kebebasan data (data independence).
Pengguna sistem basis data dapat melakukan berbagai operasi, antara
lain :
1. Menambah file baru ke sistem basis data.
2. Mengosongkan berkas.
3. Menyisip data ke suatu berkas.
4. Mengambil data yang ada pada suatu berkas.
41
5. Mengubah data pada suatu berkas.
6. Penghapus data pada suatu berkas.
7. Menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas.
Ada tiga kelompok perintah yang digunakan dalam mengelola dan
mengorganisasikan data dalam RDBMS (Relational Database Management
System), yaitu :
1. Data Definition Language
Merupakan perintah - perintah yang digunakan untuk mendefinisikan
struktur dari database, baik membuat tabel baru, menentukan struktur
penyimpanan tabel, model relasi antar tabel, validasi data, dan lain
sebagainya.
2. Data Manipulation Language (DML)
Perintah - perintah yang digunakan untuk memanipulasi dan
mengambil data pada suatu database. Manipulasi yang dapat dilakukan
terhadap data adalah :
-
Penambahan data
-
Penyisipan data
-
Penghapusan data
-
Pengubahan data
DML merupakan bahasa yang memudahkan pengguna dalam
mengakses database. Ada dua jenis DML :
42
a. Prosedural, mengharuskan pengguna untuk menentukan spesifikasi
data apa yang dibutuhkan dan bagaimana cara mendapatkannya.
Contoh : dBase III, FoxBase, FoxPro.
b. Non-Prosedural, pengguna hanya menentukan data apa yang
dibutuhkan tanpa harus tahu bagaimana cara mendapatkannya.
Contoh : Structural Query Language (SQL).
3. Data Control Language
Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa
saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh
banyak user, dan lain - lain. Lebih mengarah ke segi sekuritas data.
Dalam prakteknya, untuk kemudahan dalam mengakses data, data
disusun dalam suatu struktur logis yang menjelaskan bahwa:
a. Kumpulan tabel menyusun basis data,
b. Tabel tersusun atas sejumlah record,
c. Sebuah record mengandung sejumlah field, dan
d. Sebuah field disimpan dalam bentuk kumpulan bit.
Pengertian masing-masing istilah diatas adalah seperti berikut:
a. Field
Field menyatakan data terkecil yang memiliki makna. Istilah lain untuk
field yaitu elemen data, kolom item, dan atribut. Contoh field yaitu
kolom nama, kolom jumlah barang yang dibeli, dan kolom tanggal lahir.
43
b. Record
Record menyatakan kumpulan dari sejumlah elemen data yang saling
terkait. Sebagai contoh, nama, alamat, tanggal lahir, dan jenis kelamin
dari seseorang menyusun sebuah record. Istilah lain yang juga
menyatakan record yaitu tuple dan baris.
c. Tabel
Tabel terdiri dari sejumlah record. Sebagai contoh, data pribadi dari
semua pegawai disimpan dalam sebuah tabel.
d. Basis Data (Database)
Basis data adalah pengorganisasian sekumpulan data yang saling
berkaitan sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.
Sebagai contoh, basis data akademis mengandung tabel-tabel yang
berhubungan dengan data mahasiswa, data jurusan, data mata kuliah,
data pengambilan mata kuliah pada suatu semester, dan nilai yang
diperoleh mahasiswa.
D. Teknik Normalisasi
Menurut Linda Marlinda (2004:115-119), normalisasi adalah proses
pengelompokan atribut - atribut dan suatu relasi sehingga membentuk
Well-Structure Relation (sebuah relasi dengan jumlah kerangkapan
datanya sedikit (Minimum Amount Of Redundancy) serta modifikasi
terhadap baris - baris data pada relasi tersebut, yang tidak berakibat
terjadinya error atau inkonsistensi data, yang disebabkan oleh operasi -
44
operasi tersebut). Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen
data menjadi tabel - tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
Dalam normalisasi terdapat beberapa jenis key / kunci, yaitu :
1. Field / Atribut Kunci
Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set
field yang dapat mewakili record.
2. Candidate Key
Candidate key (kunci kandidat) adalah satu atribut atau satu set
minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian
spesifik dari entitas.
3. Primary Key
Primary key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak
hanya mengidenifikasi secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga
dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
4. Alternative key
Alternative key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai
primary key dan biasa dipakai sebagai kunci pengurutan dalam
laporan.
5. Composite Key
Composite key adalah satu atribut atau lebih yang bila berdiri sendiri
tidak menjadi identitas record, tetapi bila dirangkaikan menjadi satu
kesatuan yang dapat mengidentifikasi.
45
6. Foreign Key
Foreign key adalah satu atribut (satu set atribut) yang melengkapi satu
relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Biasanya di
tempatkan pada entitas anak dan sama dengan kunci primeri induknya.
2.12. Perangkat Lunak yang Digunakan
2.12.1. Microsoft Visual Studio 6.0
Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang
dikembangkan dari bahasa pemrograman BASIC dan terdiri dari
banyak statement, fungsi dan keyword yang beberapa diantaranya
terhubung ke Windows GUI.
Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu produk pilihan
untuk membuat aplikasi yang berbasiskan Windows, karena dapat
dibuat dengan cepat dan mudah serta memiliki kecepatan eksekusi
yang tinggi. Microsoft Visual Basic 6.0 juga memiliki kemampuan
untuk memanfaatkan teknologi di Windows. Salah satu kemampuan
penting dari Microsoft Visual Basic 6.0 adalah mengakses basis data
atau database.
Microsoft Visual Basic 6.0 mempunyai beberapa kelebihan,
diantaranya adalah kemampuan untuk mengkompilasi program
dalam bentuk native code, yaitu optimasi pada saat prosesor
mengkompilasi dalam menjalankan program tersebut. Keuntungan
46
yang didapat dari native code adalah kecepatan dalam mengakses
program, dimana hal itu hanya dapat ditemui pada aplikasi-aplikasi
yang dikompilasi dengan bahasa pemrograman bahasa C++.
Untuk dapat menyusun dan membuat suatu program aplikasi dari
Microsoft Visual Basic 6.0, tentunya harus mengetahui fasilitas –
fasilitas yang disediakan agar proses penyusunan dan pembuatan
program tersebut berjalan dengan baik.
Gambar 2.3. Tampilan Microsoft Visual Studio 6.0
47
2.12.2. Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Access 2003 adalah sebuah program aplikasi
basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan
perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota
dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain Microsoft Word,
Microsoft
Excel,
dan
Microsoft
PowerPoint.
Aplikasi
ini
menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan
juga
menggunakan
tampilan
grafis
yang
intuitif
sehingga
memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di
dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine,
Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis
data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna / programmer
yang
mahir
perangkat
dapat
lunak
menggunakannya
aplikasi
yang
untuk
kompleks,
mengembangkan
sementara
para
programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access
juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek,
tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu
pemrograman berorientasi objek.
48
Gambar 2.4. Tampilan Microsoft Office Access 2003