bab iii analisis enterprise

BAB III ANALISIS ENTERPRISE
III.1. Inisiasi Perencanaan
Inisiasi perencanaan merupakan tahap awal dari proses EAP yang meliputi
pendefinisian lingkup organisasi sebagai sebuah enterprise yang menjalankan
bisnis dalam rangka menyediakan produk dan layanan kepada customer,
menentukan tujuan EAP dan menentukan visi dari sistem informasi dalam
mendukung bisnis organisasi. Tahapan ini bertujuan agar pengembangan
arsitektur informasi yang dilakukan sesuai dengan core business yang dijalankan
oleh organisasi.
III.1.1. Lingkup Enterprise dan Tujuan EAP
STIKOM DB merupakan sebuah organisasi yang bergerak di bidang pendidikan
tinggi. Mempunyai tugas utama menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Agar tugas
tersebut dapat dijalankan dengan efisisien dan efektif memerlukan dukungan SI/TI
yang mampu menyediakan data dan informasi yang berkualitas bagi kebutuhan
organisasi dalam menjalankan semua aktivitas bisnis untuk memberikan
pelayanan yang baik kepada customer dan stakeholder lainnya.
Dalam studi kasus ini lingkup pembuatan EAP difokuskan pada bidang
pendidikan atau akademik yang merupakan core business dari STIKOM DB.
Adapun tujuan dari EAP adalah untuk membangun arsitektur enterprise guna
mendukung pengembangan sistem informasi terintegrasi pada STIKOM DB
dalam rangka menyediakan data dan informasi yang berkualitas bagi kebutuhan
bisnis dan untuk memberikan pedoman bagi pengembangan aplikasi atau sistem
informasi untuk perkembangan organisasi ke depan.
34
III.1.2. Pendefinisian Visi
STIKOM DB mempunyai visi: ”Menjadi Perguruan Tinggi ter-kemuka baik
nasional maupun internasional dalam pengembangan ilmu pengetahuan
terutama Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) serta terapannya”.
Misi STIKOM DB adalah:
1. Menyelenggarakan sistem pembelajaran bertaraf internasional yang didukung
oleh sumber daya yang memadai
2. Menyelenggarakan kerjasama dengan berbagai pihak untuk menunjang
pengembangan TIK bagi kesejahteraan umat manusia
3. Mewujudkan STIKOM DB sebagai pusat penelitian, pelatihan, konsultasi dan
jasa dalam bidang TIK dan terapannya.
4. Memperoleh pengakuan dari masyarakat dan lembaga internasional.
Selajan dengan visi dan misi STIKOM DB tersebut, maka visi dari pengembangan
sistem informasinya sesuai dengan Rencana Induk Pengembangan (RIP)
STIKOM DB adalah membangun sistem informasi terpadu (integrated
information system) dalam mendukung fungsi bisnis untuk memberikan pelayanan
terbaik kepada customer.
III.2. Model Bisnis Fungsional
III.2.1. Struktur Organisasi
Pencapaian visi dan misi organisasi membutuhkan dukungan dari seluruh unit
organisasi fungsional yang ada di lingkungan STIKOM DB seperti unit fungsi
akademik, fungsi sumber daya manusia, fungsi keuangan, fungsi sarana dan
prasarana serta unit pendukung lainnya. Secara lengkap unit fungsional pada
STIKOM DB dapat digambarkan dalam struktur organisasi STIKOM DB seperti
pada gambar III.1.
35
Gambar III.1 Struktur organisasi STIKOM DB
Struktur organisasi STIKOM DB terbagi atas tiga unit bisnis utama yaitu:
1. Bidang Akademik, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang Akademik atau
Pembantu Ketua I (Puket I), bagian ini menjalankan fungsi akademik yaitu
pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2. Bidang Administrasi Umum, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang
Administrasi Umum atau Pembantu Ketua II (Puket II), bagian ini
menjalankan fungsi sumber daya manusia, dan fungsi sarana dan
prasarana, sedangkan fungsi keuangan dipegang langsung oleh Yayasan
Dinamika Bangsa.
3. Bidang Kemahasiswaan, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang
Kemahasiswaan atau Pembantu Ketua III (Puket III), bagian ini
menjalankan fungsi pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa dan
alumni.
36
Sementara unit pendukung lainnya adalah sebagai berikut:
1. BAAK (Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan) mempunyai
tugas memberikan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan di
lingkungan STIKOM DB.
2. BAU (Biro Administrasi Umum) mempunyai tugas mengurus tata usaha
dan rumah tangga, hukum dan tata laksana, administrasi kepegawaian,
administrasi perlengkapan dan administrasi keuangan.
3. Kepala Perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan perpustakaan
untuk pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
4. Kepala Laboratorium mempunyai tugas dalam menyelenggarakan
kebutuhan praktikum bagi mahasiswa, perawatan peralatan teknologi
informasi dan menjaga keamanannya.
5. STIKOM Center mempunyai tugas untuk membantu ketua dalam upaya
mengusahakan sumber dana lain dengan cara penyelenggaraan training,
software house, workshop dan lainnya.
6. STIKOM Carrer mempunyai tugas membantu ketua dalam menjalin kerja
sama dengan berbagai perusahaan dalam menyalurkan alumni STIKOM
DB.
Disamping struktur organisasi tersebut, STIKOM DB juga mempunyai
kepanitiaan untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis yang bersifat nonreguler. Kepanitiaan tersebut adalah :
1. Panitia penerimaan mahasiswa baru, untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan penerimaan mahasiswa baru setiap tahunnya.
2. Panitia pelaksanaan ujian akhir semester, untuk mendukung pelaksanaan
ujian akhir semester setiap semesternya
3. Panitia pelaksanaan wisuda, untuk mendukung pelaksanaan kegiatan
wisuda setiap tahunnya.
37
III.2.2. Gambaran Fungsi Bisnis Saat Ini
Sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi yang mempunyai tugas utama
menjalankan Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran,
penelitan dan pengabdian masyarakat, maka kegiatan utama pada STIKOM DB
juga dikelompokkan menjadi tiga bidang utama yaitu bidang pendidikan dan
pengajaran, bidang Penelitian dan bidang Pengabdian masyarakat.
Pada studi kasus ini, pembahasan difokuskan pada bidang pendidikan dan
pengajaran (akademik) serta fungsi-fungsi bisnis pendukung agar pelaksanaan
kegiatan akademik dapat berjalan dengan baik seperti manajemen sumber daya
manusia, keuangan dan sarana dan prasarana. Tidak termasuk bidang penelitian
dan pengabdian masyarakat.
Untuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi,
maka sistem-sistem yang
dijalankan oleh STIKOM DB saat ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Akademik
Sistem Akademik merupakan fungsi bisnis utama yang dijalankan oleh STIKOM
DB sebagai sebuah lembaga pendidikan yang menyediakan jasa pelayanan
pendidikan kepada masyarakat. Sistem peyelenggaraan pendidikan
pada
STIKOM DB diatur dalam peraturan akademik STIKOM DB yang mengacu pada
pedoman penyelenggaraan proses pendidikan tinggi oleh Direktorat Pendidikan
Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia.
Pelaksanaan fungsi akademik diselenggarakan di bawah bidang akademik yang
diketuai oleh Pembantu ketua Bidang Akademik (Puket I). STIKOM DB
mempuyai 3 (tiga) program studi yaitu Sistem Informasi (SI), Teknik Informatika
(TI) dan Sistem Komputer (SK), masing-masing dikepalai oleh seorang Kepala
Program Studi (Kaprodi) yang bertanggung jawab langsung pada Puket I.
Penyelenggaraan proses belajar mengajar didukung oleh dosen tetap dan dosen
luar biasa.
Administrasi akademik diselenggarakan oleh Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan (BAAK). Biro ini bertugas memberikan layanan administrasi di
38
bidang akademik dan kemahasiswaan seperti penyusunan jadwal kuliah,
pelayanan registrasi, penyusunan rencana studi mahasiswa, pembuatan kartu hasil
studi mahasiswa dan administrasi akademik lainnya. Beberapa proses administrasi
akademik dilayani langsung oleh kaprodi seperti pengajuan KP (Kerja Praktek),
skripsi dan sidang skripsi.
2. Sistem Sumber Daya Manusia
STIKOM DB memiliki 61 orang dosen yang terdiri dari dosen tetap dan dosen
luar serta 19 orang staff administrasi, teknisi dan pendukung lainnya. Manajemen
Sumber Daya diselenggarakan di bawah BAU (Biro Administrasi Umum) yang
dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang administrasi umum (Puket II). Biro ini
bertugas melayani administrasi kepegawaaian seperti presensi, cuti dan lainnya.
Proses penggajian dosen dan staff karyawan lainnya langsung ditangani oleh
PUKET II. Komponen gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan, gaji harian dan
honor mengajar yang dibayarkan setiap akhir bulan. Setiap akhir semester
dilakukan evaluasi terhadap dosen dan staff karyawan lainnya untuk menilai
kinerja mereka.
Proses rekrutmen karyawan dilakukan berdasarkan kebutuhan dari setiap unit
bisnis. Pembinaan dan pengembangan karyawan dilakukan untuk meningkatkan
kemampuan dan kualitas karyawan terutama dosen. Pengembangan ini dilakukan
dengan cara mengikuti pendidikan formal, pendidikan profesional dan pelatihan
lainnya. Proses manajemen sumber daya manusia masih bersifat ad-hoc. Belum
ditetapkannya perencanaan proses pengelolaan sumber daya manusia dan standar
prosedur pelaksanaannya.
3. Sistem Keuangan
Keuangan dikelola secara sentral oleh yayasan. Untuk keperluan operasional,
STIKOM DB mengajukan anggaran operasional kepada yayasan. Anggaran
operasional yang disetujui digunakan sepenuhnya untuk kegiatan operasional
STIKOM DB. Anggaran tersebut didistribusikan pada unit-unit organisasi seperti
lemlitbang, perpustakaan, program studi yang selanjutnya dipakai untuk
operasional aktivitas masing-masing unit.
39
Penyusunan anggaran rutin dilakukan pada setiap semester yaitu sebelum
semester tahun akademik berjalan, disamping itu juga disusun anggaran yang
bersifat insidentil untuk setiap kali melakukan kegiatan. Anggaran pendapatan
berasal dari dana masyarakat
meliputi SPP (Sumbangan Penyelenggaraan
Pendidikan), dan SP (Semester Pendek) yang dibayar oleh mahasiswa, BOP
(Bantuan Operasional Pendidikan) yang diberikan oleh pemerintah serta dana
masyarakat yang berasal dari berbagai institusi. Anggaran belanja digunakan
untuk seluruh operasional kegiatan akademik seperti membayar gaji pegawai
tetap, pengadaan bahan habis praktikum, membayar honorarium dosen luar biasa,
untuk operasional dan pemeliharaan sarana dan prasarana, pengadaan peralatan
pendidikan dan sebagainya.
Sumber daya keuangan belum dikelola secara mandiri oleh STIKOM DB, masih
menyatu dengan keuangan yayasan. Fungsi Puket II sebagai pengelola sumber
daya keuangan belum terlaksana dengan baik, masih terbatas pada penyusunan
anggaran dan pembayaran gaji karyawan.
Untuk administrasi pembayaran biaya kuliah mahasiswa ditangani oleh sub bag.
Adm (Front Office/FO) dan dilaporkan langsung kepada yayasan.
4. Sistem Sarana dan Prasarana
Untuk penyelenggaraan proses akademik, STIKOM DB memiliki sebuah gedung
utama dengan luas 960 m2 yang terdiri dari ruang kuliah, ruang laboratorium
komputer, ruang laboratorium teknik, ruang dosen, ruang administrasi, ruang
sidang, ruang seminar dan perpustakaan, disamping itu juga memliki fasilitas
olahraga, mushola, ruang cybernet, kantin dan area parkir. Penggunaan sarana dan
prasarana di lingkungan STIKOM DB masih melalui penggunaan fasilitas secara
bersama untuk semua program studi.
Manajemen sarana dan prasarana ditangani oleh Biro Administrasi Umum (BAU).
BAU bertugas dalam penacatatan dan inventarisasi semua sarana dan prasarana
yang ada di lingkungan STIKOM DB, selain itu BAU juga bertugas melakukan
pengecekan dan evaluasi terhadap sarana dan prasarana tersebut. Pengadaan
sarana dan prasarana dilakukan langsung oleh yayasan atas usulan dari pimpinan
40
dan kepala unit-unit organisasi lainnya melalui rapat dengan yayasan. Dalam
pengelolaan sarana dan prasarana belum ditetapkanya proses dan prosedur
manajemen sarana dan prasarana secara formal.
5. Sistem Informasi
Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, STIKOM DB sudah menggunakan
dukungan SI/TI untuk memudahkan dalam proses pengolahan data. Unit-unit
organisasi yang telah menggunakan sistem informasi/ teknologi informasi antara
lain Bagian Administrasi Umum (BAU), Biro Administrasi dan Akademik
Kemahasiswaan (BAAK) dan perpustakaan. Sistem informasi dikelola oleh
masing-masing unit yang menggunakannya.
Sistem informasi yang ada saat ini adalah Sistem Informasi Akademik dan
Kemahasiswaan (SIAK) berbasis web yang terpusat pada BAAK. SIAK
memberikan pelayanan pada proses administrasi akademik mahasiswa antara lain
pendataan mahasiswa, registrasi mahasiswa, KRS (Kartu Rencana Studi), nilai
mahasiswa, Kartu Hasil Studi (KHS) dan lain-lain. Saat ini SIAK masih
mempunyai beberapa kelemahan seperti data yang tidak konsisten dan tidak
lengkapnya modul yang tersedia sehingga masih ada kegiatan yang dilaksanakan
secara manual.
Perpustakaan juga telah memiliki sistem informasi terkomputerisasi berbasis
stand alone untuk melayani mahasiswa dalam meminjam buku. Sistem ini masih
terbatas pada pendataan mahasiswa dan sistem katalog saja. Sedangkan untuk
unit-unit organisasi lainnya masih menggunakan Spreadsheet berbasis Microsoft
excel dan Microsoft office lainnya.
41
III.3. Analisis Model Bisnis
III.3.1. Analisis Rantai Nilai
Berdasarkan fungsi-fungsi bisnis yang dijalankan oleh STIKOM DB maka dapat
digambarkan model bisnis fungsionalnya. Penggambaran model bisnis fungsional
pada penelitian ini menggunakan konsep rantai nilai Porter karena model ini dapat
menggambarkan keterkaitan antara fungsi utama dan fungsi pendukung yang
berjalan pada sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Berdasarkan model rantai nilai Porter, area fungsional untuk bidang pendidikan
pada STIKOM DB dikelompokkan menjadi dua area yaitu aktivitas utama
(primary
activities)
merupakan
kegiatan
utama
(core
business)
yang
menghasilkan value untuk customer dan aktivitas pendukung (support activities)
merupakan kegiatan pendukung agar kegiatan utama dapat berjalan dengan baik.
Kegiatan utama terdiri atas Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), operasional
akademik, penglepasan mahasiswa, sosialisasi perguruan tinggi dan pelayanan
alumni. Kegiatan utama membentuk serangkaian proses yang setiap tahapnya
memberikan pertambahan value kepada customer dalam hal ini mahasiswa.
Sedangkan kegiatan pendukung terdiri atas manajemen sumber daya manusia,
manajemen keuangan dan manajemen sarana dan prasarana. Setiap kegiatan
utama didukung oleh kegiatan pendukung untuk meningkatkan efektititas dan
efisiensi dalam menyediakan pelayanan pendidikan yang baik kepada masyarakat
sehingga dapat meningkatkan kepercayaan masyarat terhadap institusi pendidikan
ini. Model rantai nilai Porter untuk bidang akademik pada STIKOM DB dapat
dilihat pada gambar III.2.
42
AKTIVITAS
PENDUKUNG
MANAJEMEN SDM : Perencanaan SDM, Rekrutmen, Administrasi Pegawai, Penggajian, Evaluasi, Pengembangan, dan
Pelaporan
MANAJEMEN KEUANGAN: Penyusunan anggaran, Pengalokasian dana, Pembukuan keuangan, Monitoring dan evaluasi dan
Pelaporan keuangan
MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA : Perencanaan sarana dan prasarana, Pengadaan sarana dan prasarana,
Pencatatan sarana/prasarana, Pengawasan & evaluasi dan Pelaporan
AKTIVITAS UTAMA
LOGISTIK MASUKAN
PENERIMAAN
MAHASISWA BARU
(PMB)
• Perencanaan PMB
• Penerimaan pendaftaran
• Proses seleksi masuk
• Registrasi mahasiswa
baru
OPERASI
OPERASIONAL
AKADEMIK
• Perencanaan akademik
• Pendaftaran ulang
mahasiswa
• Proses cuti akademik
• Proses Perkuliahan
• Proses evaluasi
akademik
• Proses sidang
• Pelaporan akademik
LOGISTIK
KELUARAN
PEMASARAN DAN LAYANAN
PENJUALAN
PENGLEPASAN
MAHASISWA
• Proses penetapan
yudisium
• Proses pembuatan
Transkrip nilai dan
ijazah
• Proses Wisuda
• Proses penetapan
DO
SOSIALISASI
PERGURUAN
TINGGI
• Perencanaan
Sosialisasi
• Pelaksanaan
sosialisasi
• Pelaporan
sosialisasi
Gambar III.2 Model rantai nilai bidang akademik
43
PELAYANAN
ALUMNI
• Pendataan alumni
• Penyediaan
program
peningkatan skill
• Penyediaan
informasi
pekerjaan
• Proses penyaluran
alumni
M
A
R
G
I
N
Berdasarkan gambar III.2, Masing-masing kegiatan utama dapat dijelaskan
sebagai berikut :
a. Penerimaan mahasiswa baru merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan penerimaan mahasiswa baru seperti proses pendaftaran, ujian
masuk, sampai registrasi mahasiswa baru.
b. Operasional akademik merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
proses belajar mengajar selama masa akademik.
c. Penglepasan mahasiswa merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
proses penglepasan mahasiswa yang merupakan akhir dari proses
akademik.
d. Sosialisasi perguruan tinggi merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan pengenalan perguruan tinggi kepada masyarakat.
e. Pelayanan alumni merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
pelayanan kepada alumni seperti informasi pekerjaan, peningkatan skill
dan pengetahuan.
Masing-masing kegiatan pendukung dijelaskan sebagai berikut :
a. Manajemen sumber daya manusia merupakan semua kegiatan yang
berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia mulai penentuan
kebutuhan, alokasi sumber daya, penggajian dan pengembangan SDM
terutama yang berhubungan dengan operasional akademik.
b. Manajemen keuangan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
pembuatan anggaran, pembiayaan operasional akademik dan investasi
pengembangan perguruan tinggi.
c. Manajemen sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan pengelolaan sarana dan prasarana untuk mendukung terlaksananya
proses akademik.
44
III.3.2. Pendefinisian Fungsi Bisnis
Analisis rantai nilai Porter telah mendeskripsikan fungsi bisnis utama dan fungsi
pendukung yang dijalankan oleh organisasi. Setiap fungsi bisnis tersebut dapat
didekomposisi ke dalam beberapa fungsi atau ke dalam proses bisnis secara lebih
terperinci. Dekomposisi fungsi ini dapat digambarkan dengan model hirarki
fungsi yang dapat memberikan gambaran keseluruhan fungsi bisnis yang
dijalankan oleh organisasi. Berdasarkan observasi, wawancara dan analisis fungsi
bisinis maka fungsi bisnis pada STIKOM DB dapat didekomposisi dan dilengkapi
seperti model hirarki fungsi bisnis berikut ini :
Aktivitas utama terdiri dari :
1. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
1.1 Proses perencanaan PMB
1.1.1 Proses penetapan standar dan kapasitas PMB
1.1.2 Proses penetapan biaya PMB
1.1.3 Proses penetapan jadwal PMB
1.1.4 Proses pembentukan panitia PMB
1.2 Proses penerimaan pendaftaran PMB
1.3 Proses ujian seleksi
1.3.1 Proses penyusunan materi ujian
1.3.2 Proses pelaksanaan Ujian Saringan Masuk (USM)
1.3.3 Proses pengolahan hasil ujian
1.3.4 Proses pengumuman hasil ujian
1.4 Registrasi mahasiswa baru
2
Operasional akademik
2.1 Proses perencanaan akademik
2.1.1 Proses penetapan kurikulum
2.1.2 Proses penetapan kalender akademik
2.2 Proses pendaftaran ulang mahasiswa
2.2.1 Proses pembayaran biaya kuliah
2.2.2 Proses bimbingan akademik
2.2.3 Proses rencana studi
45
2.2.4 Proses pembuatan kartu tanda mahasisa (KTM)
2.3 Proses administrasi cuti akademik
2.4 Proses perkuliahan
2.4.1 Proses penetapan dosen
2.4.2 Proses penyusunan jadwal perkuliahan
2.4.3 Proses pelaksanaan perkuliahan
2.4.3.1 Proses kuliah tatap muka dan praktikum
2.4.3.2 Proses kerja praktek
2.4.3.3 Proses skripsi
2.5 Proses evaluasi akademik
2.5.1 Proses pelaksanaan ujian
2.5.2 Proses pengolahan nilai
2.6 Proses sidang
2.6.1 Proses pelaksanaan sidang/seminar
2.6.2 Proses penilaian sidang/seminar
2.7 Proses pelaporan akademik
3. Proses penglepasan mahasiswa
3.1 Proses penetapan yudisium
3.2 Proses pembuatan transkrip nilai dan ijazah
3.3 Proses wisuda
3.3.1 Proses pendaftaran wisuda
3.3.2 Proses pelaksanaan wisuda
3.4 Proses penetapan DO
4. Sosialisasi perguruan tinggi
4.1 Proses perencanaan sosialisasi
4.2 Proses pelaksanaan sosialisasi
4.3 Proses pelaporan
5. Pelayanan alumni
5.1 Proses pendataan alumni
5.2 Proses penyediaan program peningkatan skill
5.3 Proses informasi pekerjaan dan penyaluran alumni
46
Aktivitas pendukung terdiri dari :
6. Manajemen SDM
6.1 Proses perencanaan SDM
6.2 Proses rekrutmen
6.3 Proses administrasi pegawai
6.4 Proses penggajian
6.5 Proses evaluasi kinerja
6.6 Proses pengembangan
6.7 Proses pelaporan
7. Manajemen keuangan
7.1 Proses penyusunan anggaran
7.2 Proses pengalokasian dana
7.3 Proses pembukuan keuangan
7.4 Monitoring dan evaluasi keuangan
7.5 Proses pelaporan keuangan
8. Manajemen sarana dan prasarana
8.1 Proses perencanaan sarana dan prasarana
8.2 Proses pengadaan sarana dan prasarana
8.3 Proses pencatatan sarana dan prasarana
8.4 Proses monitoring dan evaluasi
8.5 Proses pelaporan
Dari hasil dekomposisi di atas, terdapat 55 proses bisnis yang dijalankan oleh
organisasi.
Setiap fungsi atau proses bisnis yang telah dideskripsikan dapat dipetakan ke
dalam analisis siklus hidup sumber daya (resource life cycle) yang terdiri dari
tahapan
requirement
(kebutuhan),
acquisition
(akuisisi),
stewardship
(pengelolaan) dan retirement (disposisi) guna melengkapi dan memastikan
kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi. Adapun hasil dari pemetaan
fungsi ke dalam analisis siklus sumber daya pada STIKOM DB Jambi
ditunjukkan pada tabel III.1.
47
Tabel III.1 Pemetaan Fungsi ke dalam Siklus Hidup Sumber Daya
Stage
Fungsi
Requirement
Acqusition
Stewardship
Retirement
Penerimaan
Mahasiswa Baru
(PMB)
Perencanaan PMB
- Penetapan standar dan
kapasitas PMB
- Penetapan biaya PMB
- Penetapan jadwal PMB
- Pembentukan panitia PMB
- Penyusunan materi ujian
- Penerimaan pendaftaran
- Pelaksanaan ujian saringan
masuk
- Pengolahan hasil ujian
- Pengumuman hasil ujian
- Proses registrasi
mahasiswa baru
Operasional
Akademik
Perencanaan akademik
- Penetapan kurikulum
- Penetapan kalender
akademik
- Proses penetapan dosen
- Penyusunan jadwal
perkuliahan
-
- Proses cuti akademik
- Proses pelaksanaan
sidang
- Proses penilaian sidang
- Proses pelaporan
akademik
Penglepasan
mahasiswa
Perencanaan penglepasan
akademik
- Penentuan syarat yudisium
- Penetapan ketentuan DO
Sosialisasi Perguruan
Tinggi
Pelayanan Alumni
Perencanaan
- Penentuan media sosialiasi
- Penetapan jadwal sosialiasi
- Pendataan alumni
Perencanaan pelayanan
alumni
48
-
Pembayaran biaya kuliah
Bimbingan akademik
Proses KRS
Pembuatan Kartu Tanda
Mahasisa (KTM)
Pelaksanaan perkuliahan
Pelaksanaan ujian
Proses penilaian
Pembuatan Transkrip nilai
dan ijazah
- Proses wisuda
- Proses DO
- Pelaksanaan sosialisasi
- Pelaporan
- Penyediaan program
peningkatan skill
- Penyediaan informasi
pekerjaan
- Proses penyaluran
alumni
Tabel III.2 Pemetaan Fungsi ke dalam Siklus Hidup Sumber Daya (lanjutan)
Stage
Fungsi
Requirement
Acqusition
Stewardship
Manajemen Sumber Daya
Manusia
Perencanaan kebutuhan
SDM
- Penentuan kebijakan
manajemen SDM
- Rekrutmen SDM
-
Manajemen Keuangan
dan Akuntansi
Perencanaan Anggaran
- Penyusunan anggaran
rutin dan insidentil
-
Manajemen Sarana dan Perencanaan
prasarana
Prasarana
sarana
dan
- Pengadaan sarana dan
prasarana
- Penetapan kebijakan
manajemen
sarana/prasarana
49
-
Administrasi kepegawai
Proses penggajian
Proses Evaluasi kinerja
Proses Pengembangan
SDM
Pengesahan anggaran
Sistem akuntansi
keuangan
Monitoring dan evaluasi
Pencatatan
sarana/prasarana
Pengawasan & evaluasi
Retirement
- Pelaporan SDM
- Pelaporan keuangan
- Pelaporan inventaris
Berdasarkan tabel III.1 dapat dilihat bahwa setiap fungsi bisnis dipetakan ke
dalam siklus hidup sumber daya yang dapat mengelompokkan proses secara logik
ke dalam empat tahapan, seperti pada baris 1 (satu) adalah fungsi penerimaan
mahasiswa baru (PMB) yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Tahap Requirement yaitu proses perencanaan mahasiswa baru
b) Tahap Acqusition yaitu proses pembentukan panitia PMB, penetapan biaya
PMB, penetapan standar dan kapasitas PMB, penetapan jadwal PMB dan
penyusunan materi ujian.
c) Tahap Stewardship yaitu proses penerimaan pendaftaran calon mahasiswa,
pelaksanaan ujian saringan masuk, pengolahan hasil ujian dan pengumuman
hasil ujian saringan masuk.
d) Tahap Retirement yaitu proses registrasi mahasiswa baru.
Dengan demikian setiap fungsi dapat diketahui proses apa yang memulainya dan
proses apa yang mengakhirinya.
Untuk melihat keterlibatan unit-unit organisasi dalam setiap fungsi atau proses
bisnis, maka dibuat pemetaan fungsi atau proses bisnis terhadap unit organisasi
seperti matriks pada gambar III.3. Setiap sel diisi dengan tingkat keterlibatan dan
tanggungjawab dari masing-masing unit organsasi terhadap proses. Penanda
“
” untuk tingkat keterlibatan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan
oleh unit organisasi, penanda “
” untuk tingkat keterlibatan penuh tapi tidak
dengan tanggung jawab pengambilan keputusan, dan penanda “
tingkat keterlibatan yang terbatas
50
” untuk
Gambar III.3 Matriks pemetaan proses bisnis terhadap unit organisasi
51
III.3.3. Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis bertujuan untuk mempelajari dan memahami serangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam memberikan pelayanan kepada
customer. Dengan melakukan analisis, setiap proses bisnis dapat dievaluasi
apakah sudah berjalan dengan dengan baik dan efisien atau belum. Pada penelitian
ini analisis proses bisnis difokuskan pada proses pelayanan administrasi akademik
pada STIKOM DB seperti pada gambar III.4
Gambar III.4 Proses administrasi akademik
Proses bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh organisasi
untuk memberikan hasil yang spesifik kepada customer atau stakeholder. Salah
satu tools yang digunakan untuk menggambarkan aliran kegiatan proses bisnis
adalah diagram swimlane. Diagram swimlane menggambarkan aliran kegiatan
yang dilakukan dan pelaku yang bertanggung jawab terhadap kegiatan tersebut.
Berdasarkan gambar III.4, maka setiap proses pada administrasi akademik akan
52
digambarkan dengan menggunakan diagram swimlane. Gambar III.5 merupakan
contoh dari diagram proses pendaftaran ulang mahasiswa. Untuk proses
administrasi akademik dan fungsi bisnis lainnya dapat dilihat pada lampiran A.
Gambar III.5 Diagram proses pendaftaran ulang mahasiswa (as-is)
Berdasarkan diagram pada gambar III.5 dapat dijelaskan proses pendaftaran ulang
mahasiswa sebagai berikut :
a. Pada setiap akhir semester Front Office (FO) akan membagikan surat
tanggal pembayaran uang kuliah dan jumlah uang kuliah semester
berikutnya.
b. Mahasiswa membayar uang kuliah pada bank dan nomor rekening yang
telah ditetapkan kemudian mengcopy tanda bukti setoran ke bank.
c. Tanda bukti setoran diserahkan ke bagian Administrasi (FO). FO
memeriksa tanda bukti setoran dan menginputkan data pembayaran.
d. FO membuat
tanda terima bukti setoran dan
menyerahkan kepada
mahasiswa. Mahasiswa mengcopy tanda terima bukti setoran.
e. Mahasiswa menemui dosen PA dan menyerahkan tanda terima bukti
setoran (1 rangkap).
53
f. Dosen PA memeriksa tanda terima bukti setoran, menyerahkan KHS dan
memberikan pengarahan dan bimbingan pada mahasiswa.
g. Mahasiswa mengisi formulir KRS
h. Mahasiswa menunjukkan bukti setoran dan formulir KRS kepada petugas
di ruang komputer BAAK, kemudian menginputkan form daftar ulang
melalui alamat http://reg.stikom-db.ac.id.
i. Kemudian dilanjutkan dengan input matakuliah yang dikontrak sesuai
dengan hasil diskusi dengan dosen PA.
j. Setelah input matakuliah dilanjutkan dengan proses pencetakan KRS.
k. Mahasiswa membawa KRS (2 rangkap) ke dosen PA untuk meminta
tandatangan persetujuan.
l. KRS yang telah ditandatangani oleh PA diserahkan ke BAAK (1 lembar)
untuk diarsipkan.
m. Mahasiswa memeriksa jadwal perkuliahan dan siap untuk mengikuti
perkuliahan.
Untuk melihat beban kerja dari tiap unit organisasi yang terlibat dalam proses
bisnis maka aliran kegiatan dalam proses bisnis tersebut digambarkan diantara
unit-unit organisasi fungsional. Berdasarkan gambar III.5, dapat digambarkan
aliran proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit-unit fungsional yang terlibat
seperti pada Gambar III.6.
Gambar III.6 Proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit-unit organisasi (as-is)
54
Dari gambar III.6 dapat dilihat bahwa unit bisnis yang terlibat dalam proses
pendaftaran ulang mahasiswa adalah Front office (FO), Dosen PA, dan BAAK,
sedangkan urutan proses yang dilakukan oleh tiap unit bisnis tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Mahasiswa menyerahkan tanda bukti setoran pembayaran biaya kuliah ke FO
setelah membayar uang kuliah melalui Bank dan mengcopy tanda bukti
setoran. FO memeriksa tanda bukti setoran, menginputkan data kemudian
membuat tanda terima bukti setoran dan menyerahkan kepada mahasiswa.
2. Mahasiswa mengcopy tanda terima bukti setoran kemudian menemui dosen
Pembimbing Akademik dan menyerahkan tanda terima bukti setoran. Dosen
Pembimbing akademik memeriksa tanda terima bukti setoran, menyerahkan
KHS dan memberikan pengarahan dan membimbing mahasiswa dalam
mengontrak matakuliah.
3. Mahasiswa menuju ruang komputer BAAK dengan membawa bukti setoran
dan
bukti
bimbingan,
menunjukkannya
kepada
petugas,
kemudian
menginputkan data pada form daftar ulang dan menginputkan data matakuliah
yang dikontrak, kemudian proses pencetakan KRS.
4. KRS (rangkap 2) diberikan ke PA untuk ditandatangani.
5. KRS yang sudah ditandatangani (1 rangkap) diserahkan BAAK.
6. Proses pendaftaran ulang selesai.
Diagram swimlane telah menggambarkan rangkaian kegiatan yang dilakukan
dalam proses bisnis dan unit-unit yang bertanggungjawab untuk kegiatan tersebut.
Untuk melengkapi diagram swimlane guna menganalisis proses bisnis yang
dijalankan dengan lebih terperinci dan untuk menilai apakah sebuah proses itu
telah berjalan dengan efisien dan efektif, maka setiap proses bisnis dapat
digambarkan dengan menggunakan diagram ASME.
Pada Diagram ASME dapat dilihat runtutan kegiatan dan jenis kegiatan yang
dilakukan dalam proses. Jenis kegiatan terdiri atas operation (value-adding dan
non value-adding), inspection, transport, delay dan storage. Diagram ini dapat
menggambarkan kegiatan yang memberikan value kepada customer dan kegiatan
yang tidak memberikan value sehingga dapat dilakukan perbaikan proses dengan
55
menghilangkan kegiatan-kegiatan yang tidak memberikan value. Berdasarkan
gambar III.5 dapat dibuat diagram ASME untuk proses pendaftaran ulang
mahasiswa pada STIKOM DB seperti pada gambar III.7.
Perbaikan proses bisnis untuk meningkatkan value kepada stekeholder dapat
dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah yang diadopsi dari model ESIA
(Eliminate, Simplify, Integrate, Automate) sebagai berikut :
1. Eliminate, menghilangkan kegiatan-kegiatan yang tidak mempunyai valueadded, kegiatan pemeriksaan, perpindahan dokumen dan waktu tunggu.
2. Simplify, menyederhanakan kegiatan-kegiatan seperti prosedur dan
pengisian formulir.
3. Integrate, mengintegrasikan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan.
4. Automate, mengotomatisasi kegiatan-kegiatan dengan dukungan teknologi
informasi untuk mempercepat proses dan menghasilkan layanan yang
berkualitas kepada customer.
56
Gambar III.7 Diagram ASME proses pendaftaran ulang mahasiswa
57
Dari gambar III.7 dapat dilihat runtutan kegiatan yang dilakukan pada proses
pendaftaran ulang mahasiswa pada STIKOM DB. Kegiatan-kegiatan yang
mempunyai value-added adalah pembayaran uang kuliah, input data pembayaran,
bimbingan akademik dan input matakuliah yang dikontrak, sedangkan kegiatan
lainnya merupakan kegiatan non-value-added, kegiatan pemeriksaan, perpindahan
dokumen dan waktu tunggu. Agar kegiatan ini dapat berjalan secara efisien maka
perlu dilakukan perbaikan dengan mengeliminasi dan mengotomatisasi kegiatankegiatan seperti pada Tabel III.3.
Tabel III.3 Eliminasi dan Otomatisasi Kegiatan pada Proses Pendaftaran ulang
Mahasiswa
Eliminate
Automate
- Menyebarkan surat pemberitahuan uang
kuliah
- Membuat tanda terima bukti setoran
- Mengcopy tanda terima bukti setoran
- Menyerahkan tanda terima bukti setoran
kepada PA
- Pemeriksaan tanda terima bukti setoran
oleh PA
- Mahasiswa menuju ruang komputer
BAAK, menunjukkan bukti setoran dan
bukti bimbingan kepada petugas di
ruang komputer
- Menginputkan form daftar ulang
- Menunggu proses cetak KRS
- Menyerahkan KRS ke BAAK satu
rangkap
- Penyebaran informasi pembayaran
uang kuliah dapat dilakukan
dengan email atau pengumuman di
website.
- Status pembayaran biaya kuliah
dapat di-update langsung melalui
sistem.
- Kontrak matakuliah dan
bimbingan akademik dapat
dilakukan online dimana saja.
Dengan melakukan eliminasi dan otomatisasi pada proses bisnis maka dapat
mengurangi waktu siklus bisnis. Berdasarkan gambar III.7 dan tabel III.3 maka
eliminasi dan otomatisasi pada proses pendaftaran ulang mahasiswa akan
menghasilkan efisiensi waktu sebesar 60 menit atau sekitar 50% dari total waktu
yang diperlukan untuk proses tersebut.
Diagram ASME dan analisis perbaikan proses bisnis untuk proses administrasi
akademik yang lainnya dapat dilihat pada lampiran B.
58
III.4. Analisis Sistem dan Teknologi Saat Ini
Analisis sistem dan teknologi saat ini memberikan gambaran mengenai kondisi
sistem informasi dan teknologi yang digunakan oleh organisasi serta kebutuhan
organisasi terhadap sistem informasi saat ini dalam mendukung fungsi bisnisnya.
III.4.1. Katalog Sumber Daya Informasi
Katalog sumber daya informasi (Information Resource Catalog atau IRC)
merupakan dokumen yang mendeskripsikan sistem informasi yang sedang
digunakan (legacy system) pada sebuah organisasi. EAP tidak menentukan format
baku untuk IRC, hanya untuk mengidentifikasi komponen-komponen penting dan
atribut-atribut substansial dari sistem yang telah ada.
a. Legacy System
Berdasarkan hasil observasi, wawancara, studi dokumentasi dan interaksi pada
STIKOM DB, sistem informasi yang sedang digunakan saat ini (sistem legacy)
adalah Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) dan Sistem
informasi perpustakaan. SIAK merupakan sistem informasi berbasis web yang
mendukung proses akademik. Dengan
sistem
ini,
mahasiswa dapat
melaksanakan registrasi dan pengisian KRS secara on-line dalam jaringan
intranet STIKOM DB dan internet.
Sistem informasi perpustakaan masih bersifat stand alone dan belum digunakan
secara optimal karena masih banyak kekurangan pada sistem tersebut. Sedangkan
fungsi bisnis lainnya seperti manajemen keuangan, manajemen sumber daya
manusia dan manajemen sarana dan prasarana masih menggunakan aplikasi
berbasis Microsoft Excel, Microsoft Access dan Microsoft office lainnya untuk
proses pelaporan.
Tabel III.3 merupakan contoh katalog sistem informasi akademik dan
kemahasiswaan
yang ada pada STIKOM DB Jambi. Untuk katalog sistem
informasi yang lainnya dapat dilihat pada lampiran C
59
Tabel III.4 Katalog Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan
SIAK (Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan)
DESKRIPSI
Merupakan sistem informasi untuk melayani proses administrasi akademik seperti registrasi
mahasiswa, pengisian KRS, presensi mahasiswa, pengecekan nilai dan cetak KHS/transkrip.
Sistem aplikasi ini terdiri dari modul-modul seperti, registrasi dan pendaftaran ulang mahasiswa,
administrasi rencana studi, administrasi absensi kuliah, pengolahan nilai dan transkrip nilai
SEJARAH
Pada awalnya sistem informasi akademik di STIKOM DB dikembangkan dengan sistem stand
alone. Sistem informasi akademik dan kemahasiswaan (SIAK) berbasis web baru
dikembangkan pada tahun 2006 dan sejak tahun 2008 SIAK sudah dapat diakses melalui
internet.
UNIT ORGANISASI
Bagian Adminsitrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)
PENGGUNA
Bagian BAAK, Puket1, Kaprodi, dosen dan mahasiswa (masingmasing mendapatkan sejumlah user ID dan akses dengan password)
PENGELOLA
BAAK dengan dukungan Koordinator laboratorium.
STATUS
Operasional
LOKASI
Semua workstation (PC) di lingkungan STIKOM DB (assigned PC)
JENIS PENGGUNAAN
† BATCH
WAKTU
PENGGUNAAN
Jam kerja (Pk. 08.00 – 21.00 WIB), sistem tidak di shutdown pada
masa-masa registrasi.
PERANGKAT KERAS
Standard PC Pentium-IV
JARINGAN
LAN
PRECEDING SYSTEM
-
SUCCEEDING
SYSTEM
-
; ONLINE
ISU JANGKA PANJANG
Aplikasi SIAK merupakan aplikasi yang sangat penting untuk mendukung proses akademik yang
merupakan fungsi bisnis utama organisasi, karena itu pengelolaan dan pengembangan SIAK
merupakan bagian yang sangat kritikal untuk kelangsungan bisnis sekarang dan masa depan.
CATATAN
Kapasitas akses masih terbatas dan lambat, sistem sering down bila diakses melebihi kapasitas.
Fungsional sistem juga belum lengkap seperti belum adanya aplikasi untuk pelaporan akademik.
60
b. Dukungan Aplikasi terhadap Unit Bisnis
Untuk melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap masing-masing unit bisnis
STIKOM DB saat ini dapat dilihat pada tabel III.4
Tabel III.5 Unit organisasi dan Aplikasi saat ini
Unit Organisasi
Akademik dan BAAK
Perpustakaan
Keuangan (Puket II)
BAU
Kemahasiswaan
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Aplikasi Legacy System
SIAK
Laporan Akademik
SI Perpustakaan
Laporan Anggaran
Laporan Keuangan
Laporan Gaji
Laporan Dosen/Karyawan
Laporan Inventaris
Website Alumni
III.4.2. Platform Teknologi
Setiap aplikasi sistem informasi berjalan pada platform teknologi tertentu.
Identifikasi, pendefinisian dan pendokumentasian platform teknologi yang
digunakan, aktualitasnya serta hubungannya dengan tiap-tiap aplikasi legacy,
merupakan bagian penting IRC.
EAP tidak menentukan format tertentu yang baku yang wajib digunakan untuk
dokumentasi platform teknologi dalam IRC. Dalam studi kasus ini, komponenkomponen penting yaitu Data, Application, Software, Hardware (DASH)
diadaptasi dari format yang dicontohkan oleh referensi EAP. Melalui format ini,
hasil-hasil dokumentasi IRC untuk platform teknologi pada STIKOM DB adalah
seperti pada Tabel III.5.
Sedangkan daftar platform teknologi yang dimiliki oleh STIKOM DB dapat
dilihat pada lampiran D.
61
Tabel III.6 Platform Teknologi STIKOM DB
62
Platform teknologi juga mencakup jaringan enterprise yang merupakan
infrastruktur bagi sistem informasi. Melalui observasi, interaksi, wawancara, dan
studi dokumentasi maka deskripsi jaringan enterprise STIKOM DB aktual seperti
pada gambar III.8
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
iMac
Gambar III.8 Jaringan komputer STIKOM DB Jambi
63
III.4.3. Kondisi SI/TI Saat Ini
Berdasarkan
observasi, interaksi, wawancara, studi dokumentasi dan analisis
yang dilakukan sebelumnya maka ditemukan beberapa hal yang berkaitan dengan
sistem informasi dan teknologi informasi pada STIKOM DB sebagai berikut :
a. Penggunaan SI/TI belum dimanfaatkan secara optimal. Hal ini terlihat dari
banyaknya fungsi bisnis yang belum mendapatkan dukungan sistem
informasi berbasis teknologi.
b. Sistem informasi yang ada saat ini yaitu SIAK dan sistem informasi
perpustakaan juga masih mempunyai kendala seperti keterbatasan akses
dan belum lengkapnya fungsional sistem sehingga belum bisa digunakan
secara optimal.
c. Belum adanya sistem informasi terintegrasi yang dapat mendukung
keseluruhan fungs bisnis.
d. Telah adanya komitmen dari STIKOM DB untuk pengembangan sistem
informasi. Ini terlihat dari adanya program pengembangan sistem
informasi pada Rencana Induk Pengembangan (RIP) STIKOM DB.
e. Belum adanya dokumentasi perencanaan pengembangan sistem informasi
yang dapat memberikan arah dan kontrol untuk pengembangan sistem
informasi ke depan.
III.4.4. Kebutuhan Sistem Informasi Saat Ini
Setiap fungsi bisnis organisasi memerlukan dukungan SI/TI agar dapat berjalan
dengan efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan dan memberikan
pelayanan yang baik kepada customer. Sistem informasi tidak hanya memberikan
dukungan, tetapi juga sebagai rencana strategis organisasi dalam mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
Berdasarkan
observasi, interaksi, wawancara, studi dokumentasi dan analisis
yang dilakukan maka kebutuhan sistem informasi untuk mendukung fungsi bisnis
pada STIKOM DB adalah sebagai berikut:
64
1. Sistem informasi Sumber daya manusia
Merupakan sistem informasi yang menangani pengelolaan sumber daya
manusia dalam hal ini dosen dan pegawai adminsitrasi lainnya meliputi
administrasi
kepegawaian,
sistem
rekrutmen,
presensi
pegawai,
pengelolaan cuti, penggajian dan kompensasi lainnya serta pengembangan
dan pelatihan pegawai.
2. Sistem informasi keuangan
Merupakan sistem informasi yang menangani pengelolaan keuangan
organisasi meliputi pembuatan anggaran, alokasi dana, pemrosesan aliran
kas masuk dan kas keluar, dan pelaporan keuangan organisasi.
3. Sistem informasi sarana dan prasarana
Merupakan sistem informasi yang melakukan pengelolaan terhadap sarana
dan prasarana (aset organisasi) dalam rangka menyediakan fasilitas agar
proses akademik berjalan dengan efktif. sistem ini mencakup perencanaan
aset, pengadaan, alokasi, inventarisasi dan pelaporan.
Setiap sistem informasi fungsional ini perlu diintegrasikan termasuk databasenya sehingga terbentuk sebuah sistem informasi organisasi secara utuh atau
disebut juga Sistem Informasi Enterprise (SIE) . Ini bertujuan untuk mengurangi
biaya, meningkatkan produktivitas, menfasilitasi sharing informasi dan kolaborasi
diantara unit-unit organisasi dan yang paling penting adalah untuk meningkatkan
pelayanan yang lebih baik kepada customer.
Untuk ke depannya sistem informasi enterprise juga dapat diintegrasikan dengan
sistem informasi eksternal seperti customer, partner bisnis, pemerintahan dan
stakeholder lainnya.
Untuk pemenuhan kebutuhan tersebut, STIKOM DB Jambi perlu melakukan
pembangunan dan pengembangan sistem informasi. Sebagai langkah awal perlu
dibuat sebuah perencanaan strategis sistem informasi yang baik, agar sistem
informasi yang dikembangkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan strategi
65
bisnis organisasi sehingga investasi SI/TI yang dilakukan akan memberikan
manfaat yang besar bagi organisasi.
III.5. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan pengamatan, wawancara dan analisis yang dilakukan pada STIKOM
DB Jambi dapat dikemukakan beberapa permasalahan yang berhubungan dengan
proses bisnis dan dukungan SI/TI pada STIKOM DB sebagai berikut :
1. Proses bisnis pada STIKOM DB baik pada proses utama maupun proses
pendukung belum terdokumentasi dengan baik.
2. Masih banyak proses akademik yang belum berjalan secara efisien seperti
proses registrasi mahasiswa, pelaksanaan UAS yang dilakukan dengan
pembentukan kepanitiaan setiap semesternya, dan lain-lain.
3. Proses bisnis pada fungsi-fungsi
pendukung
(Manajemen
SDM,
Manajemen Keuangan dan akuntansi, dan Manajemen Sarana dan
Prasarana) masih bersifat ad-hoc dan belum adanya perencanaan proses
dan prosedur standar pelaksanaannya.
4. Pembagian kerja masing-masing unit organisasi belum terdefinisi dengan
jelas dan belum adanya dokumentasi.
5. Proses administrasi akademik belum terpusat pada BAAK, beberapa
proses dikerjakan langsung oleh kaprodi seperti administrasi pengajuan
KP, skripsi, dan sidang.
6. Pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung fungsi bisnis belum
dilakukan secara maksimal
7. Sistem informasi yang ada saat ini masih mempunyai kelemahankelemahan sehingga belum mendukung fungsi bisnis secara maksimal.
8. Pengembangan SI/TI masih bersifat lokal sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit bisnis, belum bersifat enterprisewide sehingga
terjadinya pulau-pulau data/informasi dalam organisasi.
9. Belum adanya sistem informasi terintegrasi untuk mendukung fungsi
bisnis secara keseluruhan.
66
10. Belum adanya unit khusus yang mengelola sumber daya informasi.
Pengelolaan
sumber
daya
informasi
dilakukan
dibawah
kepala
laboratorium komputer.
11. Belum adanya rencana strategis pengembangan SI/TI jangka panjang
III.6. Rekomendasi Penyelesaian Masalah
Untuk penyelesaian masalah-masalah yang didefinisikan di atas, berikut ini
diusulkan langkah-langkah penyelesaian masalah yaitu:
1. Untuk melaksanakan proses bisnis yang efisien dan efektif dalam rangka
memenuhi kebutuhan stakeholder, STIKOM DB perlu memperbaiki dan
merancang ulang proses bisnisnya serta membuat prosedur-prosedur
standar pelaksanaanya.
2. Agar proses bisnis dapat berjalan dengan baik dalam rangka mencapai
tujuan organisasi, STIKOM Dinamika perlu melakukan Business Process
Management dengan baik sehingga dapat meningkatkan value kepada
customer-nya.
3. Mendefinisikan dengan jelas tugas masing-masing unit bisnis dan
mendokumentasikannya.
4. Mengintegrasikan semua kegiatan administrasi akademik pada bagian
BAAK sehingga memudahkan mahasiswa dalam melakukan proses
administrasi.
5. Membentuk sebuah unit organisasi sumber daya informasi yang bertugas
untuk mengelola sumber daya informasi yang ada seperti pengembangan
sistem informasi, penyelesaian trobleshoting dan lain-lain.
6. Membuat perencanaan sistem informasi untuk jangka panjang yang dapat
digunakan sebagai pedoman dalam pengembangan sistem informasi.
7. Merencanakan
sistem
informasi
terintegrasi
untuk
mendukung
keseluruhan fungsi bisnis dalam memberikan pelayanan yang baik kepada
stakeholder.
8. Melakukan pembangunan sistem informasi secara bertahap berdasarkan
prioritas dan selaras dengan kebutuhan bisnis.
67