54 bab 3 analisis sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan
advertisement
54 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN YANG SEDANG BERJALAN PT FUJITEC INDONESIA (JAKARTA) 3.1 Profile Perusahaan PT Fujitec didirikan pada tahun 1948 di Jepang, perusahaan ini memproduksi sejumlah besar produk yang dikembangkan dengan teknologi canggih seperti lift, escalator, dan autowalks. PT Fujitec memiliki 20 lebih kantor cabang yang tersebar di seluruh dunia. Salah satu kantor cabangnya ada di Indonesia yang berada di 2 lokasi yaitu di Batam yang didirikan pada 18 Agustus 1992 dan di Jakarta yang didirikan pada tahun 1996. Kegiatannya meliputi penjualan, pemasaran, pemasangan, dan pemeliharaan lift/escalator/autowalks. PT Fujitec Indonesia (Batam) memiliki awal pendirian yang sederhana yaitu dari 47 karyawan perusahaan ini sudah mulai beroperasi hingga pada akhirnya jumlah tenaga kerjanya semakin berkembang. Kegiatan utama PT Fujitec Indonesia (Jakarta) adalah melakukan penjualan barang dan jasa, pemasaran, pemeliharaan lift/escalator/autowalks, serta pemasangan. Penjualan barangnya terdiri dari penjualan lift/escalator/autowalks yang sudah jadi dan penjualan suku cadang (sparepart) sedangkan penjualan jasanya berupa pemeliharaan atau perbaikan (maintenance) yang berkaitan dengan penjualan suku cadang (sparepart). PT Fujitec Indonesia (Jakarta) berlokasi di Perkantoran Puri Niaga, Jalan Puri Kencana Blok M8/1-G, Kembangan, Jakarta Barat 11610 - Indonesia. Dengan nomor telepon 021-58303406 dan nomor fax 021-58303407. PT Fujitec Indonesia (Jakarta) memiliki izin usaha tetap No. 19/IUT/PMA/XII/2004 dan izin usaha perluasan No. 55 88/31/T/Perdagangan/2004 yang dipimpin oleh Bapak Yanto Widjaya sebagai direktur perusahaan. Perusahaan ini telah memasang lebih dari 350 lift berkecepatan tinggi di Jakarta dan Surabaya. Kemampuan produksinya meliputi hampir seluruh sistem lift yang mencakup interior mobil, bagian pendaratan, bagian structural dan control electronic yang rumit. Untuk memastikan bahwa standard dan kualitas produk sama, maka produk pesanan customer selalu dipesan melalui PT Fujitec Singapore bukan PT Fujitec Indonesia (Batam). Hal tersebut dikarenakan PT Fujitec Singapore memiliki kriteria sehingga produk yang diproduksi di Batam harus dikirim ke Singapore terlebih dahulu untuk diperiksa kembali kualitasnya dengan seksama. Jika produk tersebut telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, maka produk siap dikirim hingga sampai ke customer. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan PT Fujitec Indonesia (Jakarta) memiliki visi misi yang didasarkan pada visi misi kantor pusat yang berada di Jepang, yaitu : Visi • Industri menawarkan produk penjualan terbaik. • Berinovasi terhadap kualitas produk, memenuhi harapan pelanggan, dan mendapatkan kepercayaan. Misi Untuk menjadi pemimpin pasar di Asia Selatan dengan menyediakan produk terbaik dan layanan secara efektif untuk kepentingan pelanggan, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat. 56 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Fujitec Indonesia (Jakarta) Sumber : Direktur PT Fujitec Indonesia (Jakarta) – Tahun 2012 3.4 Tugas dan Wewenang Organisasi Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang berada di dalam struktur organisasi PT Fujitec Indonesia (Jakarta) yaitu sebagai berikut : 1. Direktur Tugas : • Memantau kinerja karyawan dan proses bisnis yang berlangsung agar tidak keluar jalur dari prosedur yang telah ditetapkan sehingga dapat mencapai visi dan misi perusahaan. • Bertanggung jawab kepada Fujitec Japan atas laporan tahunan yang telah dibuat. Wewenang : • Menyetujui pesanan sparepart yang dipesan oleh customer melalui call back. • Mengotorisasi surat penawaran harga. • Mengambil keputusan atas informasi yang telah didapatkan untuk dapat mencapai visi dan misi perusahaan. 57 • Menentukan gaji untuk setiap karyawan yang bekerja di PT Fujitec Indonesia (Jakarta) • Memecat karyawan yang telah melanggar peraturan yang sebelumnya telah ditetapkan oleh lembaga perlindungan buruh. 2. Sales Manager Tugas : • Merencanakan dan melaksanakan strategi penjualan. • Membuat surat perintah kerja ketika customer setuju untuk memesan lift/escalator/autowalks. • Bertanggung jawab dan memberikan laporan penjualan unit lift/escalator/autowalks setiap bulan kepada direktur. • Membuat surat penawaran harga unit lift/escalator/autowalks. • Memastikan tingkat kepuasan customer akan produk lift/escalator/autowalks yang dipesan. Wewenang: • Mengotorisasi surat perintah kerja. • Membuat keputusan yang menyangkut pekerjaan proyek dan penjualan lift/escalator/autowalks. • Mengotorisasi biaya estimasi yang dibuat oleh estimator. • Meninjau serta menilai kinerja dari masing-masing karyawannya. 3. Sales Admin Tugas : • Melayani customer yang ingin memasang lift/escalator/autowalks. 58 • Membuat laporan penjualan unit lift/escalator/autowalks setiap bulannya. • Menjaga hubungan yang baik dengan customer. • Menawarkan jasa maintenance kepada customer setelah pemasangan lift/escalator/autowalks. • Menjaga komunikasi dengan customer yang telah memesan lift/escalator/autowalks di PT Fujitec Indonesia (Jakarta). Wewenang : • Mengotorisasi kegiatan yang berkaitan dengan administrasi penjualan. 4. Field Operation Manager Tugas : • Membuat surat penawaran harga sparepart. • Meminta tanda tangan direktur untuk menandatangani surat penawaran harga sparepart. • Menentukan biaya tambahan yang akan dikenakan ke customer. • Memberikan informasi kepada customer mengenai biaya tambahan yang akan dikenakan ke customer. • Mengirimkan surat penawaran harga ke customer melalui fax. • Menerima purchase order sparepart dari customer. • Menjaga hubungan baik dengan customer. Wewenang : • Mengotorisasi sales order • Mengotorisasi bukti pengeluaran barang • Mengotorisasi delivery note 59 5. Staff Supervisor Tugas : • Menyusun jadwal repair. • Membuat laporan penjualan sparepart. • Mengadakan pertemuan dengan mekanik untuk membicarakan mengenai perbaikan lift/escalator/autowalks dan penjualan sparepart. Wewenang • Memberikan usulan promosi jabatan bagi bawahannya kepada direktur. • Memberikan reward dan punishment kepada bawahannya. 6. Staff Mechanic Tugas : • Memeriksa kondisi lift/escalator/autowalks yang dimiliki oleh customer sesuai surat kontrak maintenance. • Memperbaiki dan memasang sparepart lift/escalator/autowalks. • Memeriksa kondisi sparepart yang akan diretur oleh customer. Wewenang : • Mencabut sparepart atau memberhentikan lift/escalator/autowalks sesuai dengan perintah direktur. 7. Staff Field Inventory Tugas : • Membuat bukti pengeluaran barang. • Membuat delivery note. • Membuat laporan mengenai persediaan setiap bulannya. kegiatan operasional 60 • Menerima dan menyimpan dokumen yang berhubungan dengan persediaan. • Melakukan pemesanan persediaan ke supplier jika jumlah persediaan telah habis. • Menjaga hubungan baik dengan supplier. • Membuat purchase order untuk melakukan pemesanan ke supplier. • Memantau jumlah persediaan di gudang. • Bertanggung jawab terhadap jumlah persediaan yang ada. Wewenang : • Mengotorisasi bukti pengeluaran barang. • Mengotorisasi delivery note. 8. Finance and Accounting Manager Tugas : • Bertanggung jawab dan memberikan laporan keuangan bulanan kepada direktur sebelum dikirimkan ke PT Fujitec Japan. • Memantau kegiatan arus kas perusahaan baik arus kas masuk maupun arus kas keluar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Wewenang : • Mengambil keputusan atas hal-hal yang terkait dengan fungsi keuangan dan akuntansi perusahaan. • Mengotorisasi invoice yang akan diberikan kepada customer. 9. Staff Finance Tugas : • Membuat invoice yang akan diberikan kepada customer. • Membuat kwitansi sebagai bukti pembayaran dari customer. 61 • Memeriksa piutang customer yang akan jatuh tempo. • Menyusun anggaran perusahaan setiap tahunnya. • Menentukan limit kredit customer. • Melakukan penilaian keuangan customer. Wewenang : • Mengawasi persiapan pembayaran gaji dan hutang. • Mengotorisasi purchase order untuk supplier. • Mengotorisasi pembayaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. 10. Staff Accounting Tugas : • Membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang terjadi setiap hari. • Membuat laporan keuangan perusahaan bulanan dan tahunan. • Mengumpulkan, mengelola, dan menyajikan data serta informasi yang menyangkut transaksi perusahaan. • Menyiapkan laporan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan untuk pihak eksternal yang membutuhkan seperti bank, kantor akuntan publik, kantor pajak, dan sebagainya. • Menerima dan menyimpan bukti penerimaan dan pengeluaran kas. • Menghitung pembayaran gaji karyawan. Wewenang : • Memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan perjanjian dan persetujuan direktur. 62 3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan yang Berjalan 3.5.1 Dokumen-dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang berjalan : 1. Surat penawaran harga adalah surat yang diterbitkan oleh PT Fujitec Indonesia (Jakarta) untuk customer mengenai harga yang akan ditawarkan. Surat ini perlu ditanda tangani oleh direktur sebelum dikirim ke customer melalui mesin fax. 2. Purchase order adalah dokumen yang dikirim oleh customer melalui mesin fax yang berisi kepastian order dari customer. Dokumen ini memuat nama pemesan spesifikasi pesanan, dan harga pesanan. 3. Bukti pengeluaran barang adalah dokumen internal yang dibuat oleh bagian field inventory untuk mengontrol pengembalian delivery note dari customer. 4. Delivery note adalah dokumen internal yang diberikan PT Fujitec Indonesia (Jakarta) sebagai bukti penyerahan barang yang sudah dipesan customer, bukti ini menjadi lampiran yang sah untuk lampiran penagihan yang akan diterbitkan. 5. Invoice adalah dokumen yang berisikan jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh customer. 6. Kwitansi adalah bukti yang menyatakan bahwa perusahaan telah menerima pembayaran dari customer. 7. Rekening koran adalah dokumen eksternal yang menyatakan adanya transaksi penerimaan uang melalui bank. 63 3.5.2 Prosedur Berjalan Prosedur yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan pada PT Fujitec Indonesia (Jakarta) yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Penjualan Sparepart (Tanpa Callback) Kegiatan penjualan sparepart dapat diawali dengan bagian supervisor menerima permintaan penawaran harga atau langsung menerima purchase order dari customer. Bagian supervisor menerima permintaan penawaran harga dari customer, baik yang datang langsung maupun melalui telepon atau fax. Kemudian bagian supervisor memberikan informasi tersebut kepada bagian field operation manager untuk membuat surat penawaran harga yang didasarkan pada daftar harga barang aslinya. Setelah itu, surat penawaran harga ditandatangani oleh direktur dan surat penawaran harga tersebut dikirim melalui fax ke customer. Surat penawaran harga kemudian menjadi arsip yang disimpan oleh field operation manager. Setelah itu bagian field operation manager menerima purchase order dari customer melalui fax. Jika grand total penjualan sparepart lebih dari Rp 50.000.000,- maka purchase order diserahkan kepada bagian finance untuk dibuat invoice dan jika tidak maka purchase order diberikan kepada bagian field inventory untuk dibuak bukti pengeluaran barang dan delivery note.. 2. Prosedur Pengeluaran Barang Pengeluaran barang (sparepart) diawali dengan bagian field inventory menerima purchase order yang diberikan oleh bagian field operation manager, kemudian field inventory mengecek ke gudang secara manual. Jika barang tidak ada, maka bagian field inventory menghubungi customer untuk mengkonfirmasi bahwa persediaan barang (sparepart) tidak tersedia dan harus menunggu pesanan sparepartnya datang 64 dari Singapore. Jika barangnya ada, maka field inventory membuat bukti pengeluaran barang berdasarkan purchase order dari customer yang harus ditandatangani oleh bagian field operation (maintenance) dan field inventory. Purchase order tersebut kemudian diserahkan ke bagian accounting untuk dimasukkan ke dalam jurnal sebagai bukti terjadinya penjualan. Sedangkan bukti pengeluaran barang dibuat menjadi 3 rangkap, yaitu : - Bukti pengeluaran barang rangkap pertama menjadi arsip field inventory untuk mengubah jumlah persediaan di catatan persediaan. - Bukti pengeluaran barang rangkap kedua diberikan kepada bagian pengiriman untuk mengambil sparepart terlebih dahulu sebelum ke customer. Bukti penerimaan barang ini diserahkan kepada bagian gudang dan dijadikan arsip bagian gudang setelah sparepart yang dipesan telah keluar dari gudang. Setelah itu field inventory membuat delivery note/surat jalan yang diberikan kepada bagian pengiriman untuk meminta tanda tangan ke customer. Delivery note yang dibuat sebanyak 3 rangkap, yaitu : - Delivery note rangkap pertama disimpan oleh bagian finance sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan menjadi arsip untuk melakukan penagihan. - Delivery note rangkap kedua akan diberikan kepada customer sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan sesuai dengan yang dipesan. - Delivery note rangkap ketiga akan disimpan oleh bagian field inventory sebagai arsip yang akan digunakan untuk pengecekan barang setiap akhir bulan. Bagian pengiriman langsung membawa bukti pengeluaran barang dan delivery note secara bersamaan. Setelah mengambil barang di gudang, bagian pengiriman langsung ke tempat customer untuk mengirimkan pesanan customer. 65 4. Prosedur Penagihan DP (Down Payment) Kegiatan ini diawali dari pemberitahuan dari bagian field operation mengenai penerimaan purchase order yang dikirim oleh customer melalui mesin fax ke bagian finance. Kemudian bagian finance akan menerbitkan invoice yang berisikan tagihan sebesar 50% dari grand total sparepart yang dibeli oleh customer. Invoice tersebut dibuat menjadi 2 rangkap, yaitu : - Invoice rangkap pertama akan diberikan ke customer sebagai dokumen yang memberitahukan mengenai informasi berupa tagihan DP sebesar 50% dari total harga sparepart yang dipesan oleh customer. - Invoice rangkap kedua menjadi arsip bagian finance yang berguna sebagai bukti bahwa bagian finance telah melakukan penagihan DP ke customer dan sebagai dokumen untuk melakukan penagihan berikutnya dari sisa pembayaran yang telah dibayar oleh customer. Penagihan tersebut dilakukan oleh bagian collector dan tidak menerima uang kas kecuali telah disetujui oleh direktur PT Fujitec Indonesia (Jakarta). 5. Prosedur Penagihan Piutang Kegiatan ini diawali dari penerimaan dokumen delivery note rangkap pertama yang diberikan oleh bagian pengiriman sebagai pernyataan bahwa barang telah diterima oleh customer dan untuk menentukan kapan invoice akan dibuat. Setelah itu bagian finance melihat catatan piutang yang telah dibuat oleh bagian accounting untuk mengetahui jumlah piutang customer sehingga bagian finance dapat membuat invoice baru untuk menagih sisa piutang customer berdasarkan perjanjian. Invoice yang dibuat oleh bagian finance sebanyak 2 rangkap, yaitu : 66 - Invoice rangkap pertama akan diberikan ke customer sebagai dokumen yang memberitahukan mengenai informasi sisa tagihan yang harus dibayar oleh customer. - Invoice rangkap kedua menjadi arsip bagian finance yang berguna sebagai bukti bahwa bagian finance telah melakukan penagihan sisa piutang ke customer dan sebagai dokumen untuk melakukan penagihan berikutnya dari sisa pembayaran yang telah dibayar oleh customer. Jika customer tidak mampu membayar pada tanggal jatuh tempo, maka bagian finance akan menanyakan kepada customer mengenai ketidakmampuan customer membayar hutangnya. Setelah itu bagian finance akan membuat surat peringatan pertama yang telah ditandatangani oleh direktur PT Fujitec Indonesia (Jakarta). Perusahaan membuat surat peringatan sampai 3 kali berturut-turut ketika customer pun tidak mampu membayar hingga 3 kali berturut-turut. Jika sampai ketiga kalinya customer masih tidak mampu membayar maka direktur memutuskan untuk menarik kembali sparepart yang telah dipasang dan dibeli oleh customer. 6. Prosedur Penerimaan Kas – Bank Kegiatan ini diawali dengan penerimaan bukti transfer/cek/giro dari customer yang dicocokkan dengan invoice Setelah itu bagian finance akan memeriksa langsung ke bank yang bersangkutan, jika uangnya belum diterima atau cair, maka bagian finance akan menghubungi customer untuk memberitahukan bahwa uangnya belum masuk. Jika uangnya sudah diterima sesuai dengan bukti transfer yang diberikan oleh customer maka bagian finance akan membuat kwitansi sebanyak 2 rangkap, yaitu : - Kwitansi rangkap pertama diberikan kepada customer sebagai bukti bahwa uangnya telah diterima. 67 - Kwitansi rangkap kedua diberikan ke bagian accounting untuk dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian finance juga menerima rekening koran sebagai pernyataan bahwa perusahaan telah menerima uang dari customer. Rekening koran tersebut juga diberikan kepada bagian accouting untuk dicatat dan disesuaikan dengan kwitansi rangkap kedua sebelum dimasukkan ke dalam jurnal. 3.5.3 Flowchart Berikut adalah flowchart diagram yang telah disesuaikan dengan prosedur yang sedang berjalan : 68 Gambar 3.2 Flowchart Diagram Penjualan Sparepart 69 Pengeluaran Barang dan Pengiriman Field Inventory Bagian Pengiriman 1 1 2 Bukti Pengeluaran Barang Purchase Order 3 2 1 Delivery Note1 Mengecek barang di gudang Mengambil barang di gudang Tersedia TIDAK 2 Bukti Pengeluaran Barang IYA Memberi Konfirmasi kepada customer Membuat BPB dan DN berdasarkan PO 3 2 1 1 1 Bagian Gudang Delivery Note Sparepart Selesai Purchase Order 2 1 Bukti Pengeluaran Barang 3 2 5 Mengirim barang ke customer 1 Delivery Note 3 2 1 Delivery Note 1 Catatan Persediaan Meminta tanda tangan customer 3 2 Disimpan Field Inventory 1 1 Delivery Note Customer N 3 Bersamaan dengan sparepart Gambar 3.3 Flowchart Diagram Pengeluaran Barang dan Pengiriman Barang 70 Gambar 3.4 Flowchart Diagram Penagihan 71 3.5 Flowchart Diagram Perimaan Kas dan Pencatatan 3.4.4 Rich Picture Berikut adalah rich picture PT Fujitec Indonesia (Jakarta) yang sedang berjalan 72 Gambar 3.6 Rich Picture yang Sedang Berjalan Secara Menyeluruh 73 Terjadinya penggandaan nomor Surat Penawaran Harga Gambar 3.7 Rich Picture dalam Proses Penjualan Terjadinya keterlambatan dalam perolehan informasi untuk field inventory dalam membuat bukti pengeluaran barang Tidak adanya prosedur dan dokumen return barang Sering Kehabisan Persediaan Gambar 3.8 Rich Picture dalam Proses Pengeluaran Barang 74 Tingkat piutang tak tertagih sebesar 7,81% Terjadinya keterlambatan penagihan ke customer Gambar 3.9 Rich Picture dalam Proses Penagihan Gambar 3.10 Rich Picture dalam Penerimaan Kas-Bank 75 3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Siklus Pendapatan dan Persediaan yang Berjalan PT Fujitec Indonesia (Jakarta) mengalami berbagai masalah yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan, masalah yang dihadapi saat ini adalah sebagai berikut : 1. Tidak adanya penilaian khusus mengenai keuangan customer, sehingga terdapat 7,81% piutang yang tidak tertagih. Masalah ini sangat mempengaruhi proses bisnis karena perusahaan sulit menerima arus kas masuk sehingga sulit untuk membeli persediaan sparepart kembali. Selama ini proses pembayaran sparepart untuk harga sparepart di atas Rp 50.000.000,dilakukan secara berkala (angsuran) dan harga di bawah Rp 50.000.000,- dibayar tunai oleh customer. Biasanya untuk penjualan sparepart di atas Rp 50.000.000,- , customer harus membayar DP sebesar 50% dari total harga penjualan sparepart. Selama ini perusahaan menggunakan sistem kepercayaan untuk memberikan utang kepada customer. Hal tersebut merupakan tindakan yang seharusnya dihindari oleh perusahaan, karena dapat mengakibatkan piutang tak tertagih. Selain itu perusahaan hanya mengandalkan tiga Surat Peringatan, yaitu : - Surat peringatan 1 untuk customer yang tidak mampu membayar pada saat pembayaran di bulan pertama. - Surat Peringatan 2 diberikan jika customer tidak mampu membayar tagihan di bulan pertama pada saat ditagih di bulan kedua. - Surat Peringatan 3 jika customer masih tidak mampu membayar tagihan pertama pada saat ditagih di bulan ketiga. 76 Solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah membuat sistem kriteria limit kredit yang akan digunakan dalam menentukan limit kredit yang disarankan untuk masing-masing customer dan menentukan besarnya persentase DP pada saat membuat invoice. Sistem ini membutuhkan berbagai informasi untuk melakukan penilaian keuangan customer. Informasi yang dibutuhkan sebagai berikut : - Data mengenai lamanya customer melakukan kerja sama yang diambil dari data customer. - Grand total sales order yang ada di dalam dokumen invoice. - Invoice dan kwitansi untuk mengetahui tanggal jatuh tempo dan tanggal pembayaran. 2. Terjadi keterlambatan dalam penagihan piutang kepada customer sehingga arus kas perusahaan menjadi kurang lancar. Proses penagihan piutang PT Fujitec Indonesia (Jakarta) sering terjadi keterlambatan, sehingga customer sering melunasi piutangnya setelah melewati tanggal pelunasan yang telah ditentukan sebelumnya. Masalah ini menyebabkan arus kas masuk perusahaan menjadi terganggu. Penyebab timbulnya kondisi ini karena banyaknya dokumen invoice yang harus diperiksa satu per satu oleh bagian finance sehingga membuat proses penagihan piutang menyita waktu yang lama. Selain itu, tidak adanya pemeriksaan rutin terhadap jatuh tempo piutang dan penyimpanan delivery note berdasarkan nomor urut dokumen. Solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah membuat laporan analisis umur piutang dan daftar piutang agar bagian finance dapat mengetahui piutang yang akan segera jatuh tempo dan mengkonfirmasikan kepada debt collector untuk dilakukan penagihan. Sistem tersebut membantu bagian finance untuk 77 mengetahui dengan mudah, customer mana yang harus membayar hutangnya terlebih dahulu sehingga bagian finance dengan segera membuat surat peringatan untuk customer. Selain itu penyimpanan dokumen delivery note harus disimpan berdasarkan tanggal pengiriman, karena untuk menentukan jatuh tempo tagihan didasarkan pada tanggal pengiriman yang terdapat di delivery note. Dengan demikian perusahaan dapat memperoleh arus kas masuk dengan cepat dan tidak terganggu akibat keterlambatan penagihan piutang kepada customer. 3. Terjadinya penggandaan terhadap nomor surat penawaran harga. Penyebab timbulnya kondisi ini adalah pembuatan surat penawaran harga masih berupa dokumen tertulis dan tidak terdapat dalam sistem sehingga terjadinya penggandaan terhadap nomor surat penawaran harga. Penggandaan tersebut mengakibatkan kesalahan informasi terhadap invoice yang akan diberikan kepada customer. Kesalahan tersebut dikarenakan tagihannya tidak sesuai dengan surat penawaran harga yang sebelumnya telah diberikan kepada customer. Masalah ini menyangkut pengendalian internal perusahaan yang kurang baik, karena bagian field operation tidak mengecek dengan teliti nomor surat penawaran harga sehingga terjadilah penggandaan terhadap surat tersebut. Solusi yang diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah membuat sistem yang dapat men-generate nomor surat penawaran harga sehingga memiliki nomor yang berbeda dan berurut. Sistem ini membantu bagian finance untuk tidak memberikan invoice yang salah, karena invoice yang diberikan kepada customer berdasarkan sales order. Sales order tersebut harga barangnya disesuaikan dengan purchase order dari customer dimana harganya berdasarkan surat penawaran harga yang telah disepakati. 78 4. Tidak adanya dokumen surat retur barang di dalam perusahaan. Masalah ini timbul karena prosedur di dalam perusahaan tidak lengkap dan pengendalian internal terhadap proses bisnis perusahaan kurang baik. Selama ini perusahaan menerima pengembalian barang dari customer dengan cara langsung menukarkan barang tanpa dilakukan pencatatan yang spesifik, sehingga masalah ini mempengaruhi jumlah persediaan barang di gudang menjadi tidak up to date dan kesulitan dalam mengurangi piutang perusahaan. Solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah menambahkan prosedur di dalam perusahaan yaitu prosedur retur barang dan membuat sistem surat retur barang. Sistem tersebut didasarkan pada invoice atas barang yang akan diretur, sehingga jumlah persediaan di gudang menjadi up to date dan jumlah piutang perusahaan menjadi berkurang. 5. Terjadinya keterlambatan dalam perolehan informasi untuk field inventory dalam membuat bukti pengeluaran barang. Bagian field inventory membuat bukti pengeluaran barang berdasarkan purchase order yang diterima dari field operation manager jika jumlah pemesanan tidak melebihi Rp 50.000.000,-. Sedangkan jumlah pemesanan barang yang melebihi Rp 50.000.000,- maka purchase order tersebut tidak diberikan kepada field inventory, melainkan diberikan kepada finance untuk membuat invoice DP. Jika finance telah membuat invoice DP, barulah purchase order tersebut diberikan kepada field inventory. Hal tersebut sangat memperhambat perolehan informasi, sehingga field inventory mengalami kesulitan dalam membuat bukti pengeluaran barang. Selain itu, dokumen 79 yang tidak dirangkap juga memungkinkan terjadinya kehilangan dokumen yang dapat menyebabkan human error. Solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah memperbaiki prosedur penjualan dan membuat sistem sales order dengan 2 rangkap. Dimana ketika bagian supervisor menerima purchase order dari customer melalui mesin fax, kemudian bagian supervisor langsung membuat sales order yang diintegrasikan ke bagian finance dan field inventory. 6. Perusahaan sering mengalami kehabisan persediaan sparepart. Masalah ini dapat menyebabkan kepuasan customer akan pelayanan perusahaan menjadi berkurang dan memungkinkan customer pindah haluan ke perusahaan lain untuk membeli sparepart. Hal tersebut juga membuat pendapatan perusahaan menurun jika customer tidak menjadi membeli karena persediaan sparepart habis. Pengecekan jumlah persediaan diperusahaan masih manual, sehingga untuk penyampaian informasi mengenai persediaan sparepart membutuhkan waktu yang tidak singkat. Solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah membuat sistem safety stock dan reorder point untuk memberikan informasi kapan perusahaan harus membeli persediaan sparepart agar perusahaan tidak kehabisan persediaan dan tidak melewati batas minimum persediaan. Sistem tersebut sangat membantu perusahaan agar kegiatan proses bisnisnya tetap terus berjalan tanpa harus kehabisan persediaan sparepart atau berkurangnya pendapatan akibat customer pindah haluan ke competitor untuk membeli sparepart. Sistem ini sangat membutuhkan informasi mengenai sparepart mana yang sering dibeli oleh customer dan waktu yang dibutuhkan dari pemesanan ke supplier sampai ke tangan customer. 80 3.6.1 Analisis Kebutuhan Informasi Table 3.1 berikut ini adalah hasil analisis kebutuhan informasi yang digunakan untuk memberikan solusi atas masalah yang dihadapi perusahaan saat ini. 81 Tujuan Menekan piutang tak tertagih Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi Masalah Solusi Kebutuhan Informasi - Tidak adanya penilaian khusus - Membuat sistem kriteria limit - Data Customer mengenai keuangan customer, kredit yang dapat menentukan - Invoice sehingga terdapat 7,81% limit kredit untuk masing- - Kwitansi piutang yang tidak tertagih. masing customer. Sistem - Laporan Piutang tersebut juga dapat menentukan besarnya persentase DP yang diberikan kepada customer agar customer tidak melewati batas limit kredit yang sudah ditentukan. - Terjadi keterlambatan penagihan piutang kepada customer yang disebabkan banyaknya dokumen invoice yang harus diperiksa satu per satu oleh bagian finance sehingga membuat proses penagihan piutang menyita waktu yang lama. - Membuat laporan analisis umur piutang dan daftar piutang agar bagian finance dapat mengetahui piutang yang akan segera jatuh tempo secara otomatis dan mengkonfirmasikan kepada debt collector untuk dilakukan penagihan. Memperbaiki pengendalian - Terjadinya penggandaan internal perusahaan terhadap nomor surat penawaran harga yang disebabkan pembuatan surat penawaran harga masih berupa dokumen tertulis dan tidak - Membuat sistem untuk surat penawaran harga yang dapat men-generate nomor surat penawaran harga sehingga nomornya berbeda dan berurut secara otomatis. - Delivery note - Invoice - Daftar Piutang - Laporan Analisis Umur Piutang 82 terdapat dalam sistem sehingga nomor surat penawaran harga tidak terotomatisasi yang mengakibatkan kesalahan informasi terhadap invoice yang diberikan ke customer. Memperbaiki prosedur yang - Tidak adanya prosedur dan ada di dalam perusahaan dokumen surat retur barang di dalam perusahaan. - Membuat prosedur dan sistem yang menghasilkan dokumen surat retur barang. Memperbaiki distribusi informasi antar bagian/divisi - Membuat sistem sales order dengan 2 rangkap yang akan diberikan kepada bagian bagian field inventory dan finance. Meningkatkan pelayanan perusahaan kepada customer dalam hal persediaan - Terjadinya keterlambatan dalam perolehan informasi untuk field inventory dalam membuat bukti pengeluaran barang yang disebabkan perusahaan hanya mengandalkan purchase order dari customer yang diterima melalui mesin fax dan tidak dibuat rangkap. - Perusahaan sering kehabisan persediaan sparepart sehingga customer harus menunggu lama untuk memperoleh sparepart tersebut bahkan terdapat customer yang tidak menjadi membeli sparepart. - Membuat sistem safety stock dan reorder point yang dapat memberikan informasi mengenai kapan persediaan harus dipesan kembali sebelum melewati batas minimum persediaan. - Invoice - Laporan penjualan (barang yang sering dibeli oleh customer) - Laporan Persediaan - Waktu yang dibutuhkan dari pemesanan ke supplier hingga ke tangan customer.
