1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan usaha

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan usaha asuransi dewasa ini memberikan bukti yang nyata
bahwa manfaat adanya usaha asuransi tidak hanya dirasakan oleh mereka yang
berhubungan langsung dengan usaha asuransi (pemegang polis, perusahaan
asuransi dan seluruh yang terlibat didalamnya) tetapi juga di nikmati oleh
seluruh anggota masyarakat. Asuransi pada dasarnya berusaha mengurangi
berbagai konsekuensi yang tidak pasti dari suatu keadaan yang merugikan,
yang sudah diperkirakan sebelumnya sehingga biaya atau akibat financial dari
kerugian tersebut menjadi pasti atau relative pasti. Salah satu jenis usaha
asuransi yang ada di Indonesia adalah asuransi jiwa.
Asuransi jiwa merupakan proteksi terhadap kerugian financial akibat
hilangnya kemampuan menghasilkan pendapatan yang disebabkan oleh
kematian, maupun lanjut usia. Pada era globalisasi saat ini, membawa banyak
kemajuan, salah satunya adalah meningkatnya kesadaran akan pentingnya
asuransi jiwa. Pernyataan ini didukung dengan adanya laporan yang dibuat
oleh AAJI (Asosiasi Asuransi Jiwa Indonesia) pada kuartal pertama 2015 pada
surat kabar harian kompas pada tanggal 3 Maret 2015 yang menyatakan
bahwa total pendapatan meningkat 15,9% mencapai Rp 44 triliun.
Ketua Umum AAJI Hendrisman Rahim, menjelaskan, “Total premi
bisnis baru mengalami pertumbuhan sebesar 29,0% atau setara Rp 18,72
triliun, dan berkontribusi sebesar 56,8% dari total premi. Pertumbuhan ini juga
jauh lebih baik dibandingkan pertumbuhan pada kuartal pertama tahun 2014
lalu”. Seiring dengan pertumbuhan total premi bisnis baru, pendapatan premi
dari total premi lanjutan juga menunjukkan peningkatan sebesar 27,8% atau
sekitar Rp 14,23 triliun. Hal ini jelas menunjukkan meningkatnya kesadaran
masyarakat akan pentingnya melanjutkan kepemilikan proteksi jangka
panjang.
1
2
Dari pernyataan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengguna
Asuransi jiwa semakin meningkat, ini dikarenakan perusahaan asuransi jiwa
yang ada di Indonesia berlomba-lomba untuk bisa memberikan pelayanan
yang terbaik bagi masyarakat dengan selalu menciptakan berbagai terobosan
terhadap produk-produk jasa asuransi yang berkualitas dan disesuaikan
dengan kebutuhan masyarakat. Selain itu, untuk memberikan pelayanan yang
memuasakan kepada masyarakat, sebuah instansi/ perusahaan harus memiliki
pengolahan data dan ditunjang juga dengan teknologi informasi yang maju
pada era globalisasi saat ini. Semua kegiatan yang dilakukan dalam sebuah
instansi atau perusahaan pasti memerlukan arsip yang harus diproses. Apabila
pemprosesannya menggunakan sistem manual, ini akan membutuhkan waktu
yang lama dan tidak efisien. Setelah data tersebut diarsipkan juga harus
disimpan dengan rapi dan aman, sehingga apabila diperlukan bisa dicari
dengan mudah.
Demikian pula di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta.
Instansi ini merupakan badan milik negara (BUMN) yang bergerak di bidang
asuransi Jiwa. Dalam semua proses kegiatan yang dilakukan di dalamnya telah
mengikuti perkembangan teknologi yaitu dengan memanfaatkan sebuah
aplikasi. Aplikasi tersebut adalah aplikasi JL-Indo. JL-Indo merupakan sebuah
aplikasi yang didesain oleh pihak perusahaan asuransi Jiwasraya untuk
melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan pemeliharaan polis, premi,
nasabah serta agen asuransi. Aplikasi ini, hanya bisa digunakan oleh pegawai
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero). Di PT. Asuransi jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta terdapat 3 bagian, yaitu bagian pertanggungan, keuangan dan
operasional. Semua bagian tersebut memiliki aplikasi JL Indo, namun dengan
format menu yang berbeda-beda sesuai dengan tugas masing-masing bagian.
Penulis, pada saat magang ditempatkan
di seksi pertanggungan.
Dimana bagian pertanggungan memiliki beberapa tugas yang salah satunya
adalah melaksanakan proses pengajuan klaim. Menurut Abbas Salim (2000:
30), klaim adalah permohonan atau tuntutan seorang pemilik polis terhadap
perusahaan asuransi untuk pembayaran santunan sesuai dengan pasal-pasal
3
dari sebuah polis.Salah satu jenis klaim yang terdapat di PT. Asuransi
Jiwasraya cabang Surakarta adalah klaim ekspirasi, klaim ekspirasi ini
merupakan jenis klaim yang umum, karena semua jenis asuransi yang
ditawarkan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta akan
mengalami jatuh tempo/ ekspirasi. Menurut PT. Asuransi jiwasraya, klaim
ekspirasi atau klaim jatuh tempo adalah permohonan pemilik polis terhadap
perusahaan asuransi untuk membayar sejumlah uang sesuai dengan perjanjian
yang telah disepakati dikarenakan masa polis telah berakhir. Proses pengajuan
klaim merupakan salah satu hal yang penting, karena ini merupakan inti pokok
dari keberhasilan memuaskan pelayanan terhadap pelanggan. Jika proses
pengajuan klaim bisa dibayarkan dengan mudah dan cepat akan menambah
kepercayaan masyarakat terhadap PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta.
Tabel 1.1
Jumlah pengajuan klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
Tahun
MENINGGAL
ANUITAS
EKSPIRASI
2013
947 Klaim
218 Klaim
1162 Klaim
28 Klaim
2014
658 Klaim
158 Klaim
420 Klaim
18 Klaim
2015
534 Klaim
93 Klaim
301 Klaim
19 Klaim
22 Klaim
146 Klaim
3 Klaim
2016
-
TEBUS
DUNIA
(Per Maret)
Sumber : PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
Dari tabel 1.1 diatas, dapat dilihat bahwa jumlah pengajuan klaim
ekspirasi tidak menentu. Ini dikarenakan masa jatuh tempo masing-masing
polis berbeda. Untuk menangani pengajuan beberapa jenis klaim di PT.
Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta khususnya klaim ekspirasi/
jatuh tempo, teknologi akan sangat membantu sejalan panjangnya proses yang
4
harus dilakukan pada saat pengajuan klaim. Mulai dari input data nasabah
sampai output berupa nota desisis. Nota desisi adalah surat keputusan bayar
yang digunakan untuk mencetak SIP (Surat Ijin Pembayaran) pada bagian
keuangan. Maka pada abad teknologi sekarang ini penanganannya akan lebih
efisien dan ekonomis apabila dilakukan dengan menggunakan alat-alat
elektronik seperti komputer dalam mengolah data menjadi informasi.
Komputer merupakan salah satu bentuk dari perkembangan jaman.
Salah satu bukti kemajuan teknologi ini mempunyai peran cukup besar
didalam lingkungan kerja. Pada saat penulis magang di PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, terbukti bahwa komputer sangat
membantu pekerjaan dalam mengarsipkan data nasabah, penginputan SPAJ,
pembuatan polis sampai pengajuan klaim. Maka sangatlah tepat apabila semua
instansi seperti PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
menggunakan alat-alat elektronik seperti komputer. Namun, komputer tidak
akan dapat dimanfaatkan secara maksimal apabila tidak ditunjang dengan
kemampuan sumber daya manusia yang mempergunakannya.
H.A Rusdiana dan Moch. Irfan (2014: 207) menyebutkan bahwa
“elemen dari sistem komputer terdiri atas manusia (brainware), perangkat
lunak (software), set intruksi (instruction set), dan perangkat keras (hardware).
Intinya berhasil tidaknya proses komputerisasi sangat tergantung pada
kelengkapan elemen-elemen penunjangnya. Jadi, komputer hanyalah sebagai
alat untuk mempermudah dalam melaksanakan aktivitasnya, tentu saja apabila
diaplikasikan dengan baik. Sebab dalam proses pengajuan klaim ekspirasi
tersebut penulis juga masih mendapatkan kesulitan dalam menggunakan
aplikasi JL-Indo yang digunakan pada saat melakukan proses klaim ekspirasi.
Karena penulis belum mahir menggunakan aplikasi yang ada, namun seiring
berjalannya waktu penulis banyak latihan dan dapat menggunakannya dengan
baik.
Selain itu, penulis juga menemukan masalah lain yaitu masalah sumber
daya manusia. Dengan kemajuan aplikasi yang dimiliki oleh PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta hanya memiliki dua sumber daya
5
manusia untuk melakukan proses klaim yaitu pada bagian pertanggungan.
Padahal untuk melakukan pengajuan klaim banyak proses yang harus dilalui
apalagi dalam pengecekkan kebenarannya dibutuhkan ketelitian. Pelayanan
yang terbaik selalu dilakukan untuk bisa mendapatkan kepercayaan
masyarakat sehingga Jiwasraya menjadi perusahaan asuransi yang andal dan
terpercaya. Tetapi pada kenyataannya sering terjadi kekecewaan nasabah
terhadap perusahaan asuransi yang dianggap bekerja tidak professional dalam
menangani klaim.
Perusahaan asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta hanya
dianggap mengumbar janji-janji manis tetapi tidak dapat mewujudkannya.
Sedangkan di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta tersebut sudah
mempunyai SOP tentang pengajuan klaim ekspirasi yaitu dapat diselesaikan
“one day service” atau maksimal adalah 8 hari kerja selama persyaratan sudah
dilengkapi. Namun, kenyataannya Pengajuan klaim oleh pemegang polis
sering berlarut-larut dan menimbulkan komplain dari para pemegang polis
yang mengajukan klaim. Faktanya pada saat penulis melaksanakan kegiatan
magang di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta terdapat beberapa
komplain melalui telepon atau bahkan datang langsung dikantor. Salah satu
yang menyebabkannya adalah kurangnya sumber daya manusia yang dapat
menjalankan aplikasi JL-Indo.
Melihat kenyataan yang ada belum sesuai dengan yang diharapkan oleh
masyarakat, sehingga dipandang perlu untuk mengkaji sistem klaim Ekspirasi
(Jatuh Tempo) pada perusahaan asuransi Jiwasraya khususnya PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Untuk mengemukakan masalah
tersebut, maka akan diambil judul “SISTEM INFORMASI APLIKASI JLINDO
DALAM
PENGAJUAN
DAN
PEMBAYARAN
KLAIM
EKSPIRASI DI PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) CABANG
SURAKARTA”.
6
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang penulis kemukakan diatas, maka
permasalahan dalam pengamatan ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
“Bagaimana Sistem Informasi AplikasiJL-Indodalam Pengajuan dan
Pembayaran Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya cabang (Persero)
Surakarta ?”
C. Tujuan Pengamatan
Pengamatan Sistem Informasi Aplikasi JL-Indo dalam Pengajuan dan
Pembayaran klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui secara menyeluruh bagaimana sistem infromasi
Aplikasi JL-Indo dalam penanganan pengajuan klaim ekspirasi dari
pegajuan sampai pembayaran klaim ekspirasi.
2. Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini, diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca
maupun bagi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta baik
sebagai pengetahuan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan
kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi Aplikasi JL-Indo.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi persyaratan guna mencapai gelar Ahli Madya pada
Program Studi D-3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik.
D. Manfaat Pengamatan
Adapun manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah
sebagai berikut :
1. Kuliah Kerja (Magang) ini diharapkan dapat memberi gambaran
mengenai pelaksanaan sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam
7
pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya
(Persero) cabang Surakarta.
2. Kuliah Kerja (Magang) ini diharapkan dapat menjadi media pembelajaran
bagi semua pihak yang berkepentingan terutama masalah pengajuan klaim
ekspirasi.
3. Kuliah Kerja (Magang) ini diharapkan dapat memberi masukan serta
menambah pengetahuan bagi penulis dan para pembaca mengenai sistem
informasi pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta.
8
BAB II
Tinjauan Pustaka dan Metode Penelitian
A. Tinjauan Pustaka
a. Sistem
1. Pengertian Sistem
Berbagai pendapat telah dikemukakaan oleh para ahli tentang
pengertian sistem, setiap ahli memberikan pengertian yang beragam
berdasarkan ilmu yang mereka pelajari disertai dengan asumsi dan
persepsi yang digambarkan dalam pendapatnya masing-masing.
Menurut Tata Sutarbi dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Manajemen(2005: 8), menyatakan bahwa :
“Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu
dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu”.
Menurut wahyudi dan subando dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Manajemen(2001: 8), pengertian sistem adalah :
“sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,
komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.
Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar
Sistem Informasi Manajemen(2002: 67), menyebutkan bahwa :
“Sistem dapat berupa abstrak maupun fisik. Sistem abstrak adalah
suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.
Sistem fisik adalah kumpulan dari elemen yang beroperasi bersama-sama
untuk menyelesaikan suatu sasaran”.
Badri Munir Sukoco
dalam bukunya yang berjudul Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern (2007: 31), menyebutkan bahwa
“Sistem merupakan kumpulan dari subsistem yang berhubungan dengan
prosedur yang membantu dalam pencapaian tujuan”.
Menurut teori diatas, maka penulis dapat menyimpulkan dan
menjabarkan yang dimaksud dengan sistem adalah kumpulan dari
9
beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut.
Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan dan sasaran dalam
ruang lingkup yang sempit.
2. Karakteristik Sistem
Tata Sutarbi dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Manajemen(2005: 11) menjelaskan bahwa karakteristik sistem antara lain
adalah sebagai berikut :
-
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk
subsistem.
-
Batasan sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara
sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan
luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
-
Lingkungan luar sistem (Environtment)
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat
juga bersifat
merugikan sistem
tersebut. Dengan demikian,
lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara.
Lingkungan luar yang yang merugikan harus dikendalikan. Kalau
tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
-
Penghubung sistem (Interface)
Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir
dari satu subsistem ke subsistem lain.bentuk keluaran dari satu
subsistem akan menjadimasukan untuk subsistem lain melalui
penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi
sistem yang membentuk satu kesatuan.
10
-
Masukan sistem (Input)
Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem,
yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal
(signal input).
-
Keluaran sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi satu subsistem
yang lain.
-
Pengolahan sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan
mengubah masukan menjadi keluaran.
-
Sasaran sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka
operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil
bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
3. Unsur Sistem
Menurut Laudon dan Odgers yang dikutip oleh Badri Munir
Sukoco (2007: 32) mengatakan bahwa sebuah sistem yang ideal memiliki
unsur sebagai berikut :
1. Input
Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber
daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data,
informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar
organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh
ketrampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang
memadai guna menjalankan metode dan prosedur daam sistem. Dalam
beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input untuk sistem
yang lain.
2. Processing
11
Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan
pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam
sistem.
Biasanya,
aktivitas
ini
akan
secara
otomatis
mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh
kembali data atau informasi yang dibutuhkan.
3. Output
Setelah melalui pemprosesan, input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara
elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai
yang membutuhkan. Untuk itu, kualitas outputmempunyai dampak
yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa
jadi output pada suatu subsistem (depaetemen atau bagian) tertentu
merupakan input dari sistem (departemen atau bagian) yang lain.
4. Feedback
Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem,
karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan
memperbaiki sistem yang ada sekarang maka pengendalian masingmasing proses perlu untuk ditingkatkan. Umpan-balik akan membuat
sistem dapat mengevaluasi efektivitas output yang dihasilkan agar
lebih bernilai tambah bagi organisasi. Tentunya kuantitas maupun
kualitas umpan balik yang dibutuhkan berbeda dari satu sistem
(departemen atau bagian) ke sistem yang lain. Semakin vital
keberadaan sistem tersebut bagi organisasi, semakin penting pula
umpan-balik tersebut dilakukan.
5. Pengawasan
Seperti halnya elemen sistem yang lain, pengawasan juga
memiliki dimensi sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal tersebut
adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati.
Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan
regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan
pertimbangan moral.
12
b. Informasi
1. Pengertian Informasi
Informasi atau dalam bahasa inggris information, berasal dari kata
informacion bahasa prancis. Kata tersebut diambil dari bahasa latin, yaitu
informationem artinya “konsep, ide, garis besar”. “Informasi adalahsuatu
data yang sudah diolah atau diproses sehingga menjadi suatu bentuk yang
memiliki arti bagi penerima informasi yang memiliki nilai bermanfaat”.
Rusdiana & Moch Irfan (2014: 74).
Menurut Badri Munir Sukoco (2007: 31), “Informasi merupakan
data yang telah diubah kedalam form yang dapat dipahami dan berguna
bagi organisasi”.
Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Manajemen(2005: 23), menyatakan bahwa “informasi adalah data yang
telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan
dalam proses pengambilan keputusan”.
Dadan Umar Daihani (2001: 8) menyatakan bahwa “Informasi
adalah agregasi dari berbagai fakta (data) yang memiliki arti tertentu yang
memiliki makna”.
“Informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa
sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada
seseorang yang akan menggunakannya untuk membuat keputusan”.
Wahyudi & Subando (2001: 11).
Menurut Gordon B. Davis (2002: 28), ”informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.
Dari teori para ahli mengenai pengertian informasi tersebut, penulis
menyimpulkan bahwa informasi adalah suatu data atau objek yang
diproses terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga dapat tersusun dan
terklasifikasi dengan baik sehingga memiliki arti bagi penerimanya yang
selanjutnya menjadi pengetahuan bagi penerima tentang suatu hal tertentu
yang membantu pengambilan keputusan secara tepat.
13
2. Ciri-ciri Informasi
Dalam proses pemenuhan kebutuhan informasi, ada beberapa cir-ciri
yang harus dimiliki oleh informasi. Menurut Gordon B. Davis (1991: 29)
yang dikutip oleh Rusdiana & Moch Irfan dalam bukunya yang berjudul
Sistem Informasi Manajemen (2014: 85), ciri-ciri informasi diantaranya :
1. Benar
atau
salah,
baru,
tambahan,
artinya
informasi
dapat
memperbarui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang
telah ada.
2. Korektif, artinya informasi digunakan untuk melakukan koreksi
terhadap informasi sebelumnya yang salah.
3. Penegas, artinya dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga
keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.
4. Benar
atau
salah,
baru,
tambahan,
artinya
informasi
dapat
memperbarui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang
telah ada.
5. Korektif, artinya informasi digunakan untuk melakukan koreksi
terhadap informasi sebelumnya yang salah.
6. Penegas, artinya dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga
keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.
3. Manfaat Informasi
“Informasi perlu dikelola dengan baik agar dapat bermanfaat bagi
perusahaan dalam mengelola bisnis pada masa sekarang dan masa yang
akan datang. Efektivitas perusahaan tidak akan tercapai tanpa planning
yang baik, yang merupakan syarat untuk dapat melakukan organizing,
actualing, dan controling. Planing, organizing, actualing dan controling
yang baik hanya dapat tercapai dengan pengelolaan informasi yang baik
pula”. Ida Nuraida (2014: 35).
Menurut Ida nuraida dalam bukunya Manajemen Admnistrasi
Perkantoran (2014: 35) PT. Kanisius Yogyakarta menyatakan bahwa
informasi bermanfaat untuk hal-hal berikut :
14
-
Perencanaan. Misalnya untuk menentukan profit yang ingin dicapai
pada tahun ini beserta anggaran produksinya, kita membutuhkan
informasi, rencana dan realisasi profit beserta anggaran dan realisasi
biaya pada tahun sebelumnya. Dengan demikian, bisa dinilai apakah
efektivitas tercapai atau tidak. Informasi dibutuhkan karena berisi data
yang disertai dengan tolok banding untuk bahan masukan.
-
Pengorganisasian. Misalnya, dalam menjalankan suatu proyek, job
description tiap posisi pada struktur organisasi yang sudah dibuat
sebelumnya perlu diisi denganorang-orang yang tepat (sesuai job
spesification) sehingga dibutuhkan informasi mengenai orang-orang
terlibat dalam proyek tersebut. Selanjutnya, orang-orang tersebut perlu
didukung dengan alat/mesin yang tepat yang dapat mendukung
kerjaannya.
-
Pelaksanaan. Misalnya, kita akan melakukan ekspansi pasar dengan
mengirimkan produk ke daerah tertentu. Ditengah perjalanan tiba-tiba
ada informasi dari radio bahwa telah terjadi longsor dijalan yang akan
kita lalui. Akhirnya mengurungkan niat melewati jalan tersebut dan
menjari informasi alternatif jalan lain.
-
Pengendalian. Misalnya, kita ingin melihat apakah pelaksanaan suatu
pameran yang sedang berjalan sesuai dengan rencana semuala, maka
harus mengawasi realisasinya apakah ada kemajuan yang telah dicapai
sekaligus membandingkanya dengan rencana semula, apakah sama
atau tidak. Inilah informasi yang dibutuhkan.
c. Sistem Informasi
1. Pengertian sistem informasi
“Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software,
brainware, prosedur, dan/atau aturan yang diorganisasikan secara integral
untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna
memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi
adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi
yang menghasilkan data olahan, baik dalam bentuk gambar, suara maupun
tulisan”. Rusdiana & Moch (2014: 200).
15
Menurut Tata Sutarbi (2005: 42), “sistem informasi adalah suatu
sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi
yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi
untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”.
Menurut Dadan Umar Daihani (2001: 2) mengemukakan bahwa
“sistem Informasi adalah satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan)
yang bekerja secara bersama-sama untuk melaksanakan pengolahan
informasi dari mulai pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, sampai
pendistribusiannya”.
Menurut rommey (1983) yang dikutip oleh Rusdiana & Moch
(2014: 201), menyatakan bahwa “sistem informasi adalah cara-cara yang
diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan
menyimpan data serta cara-cara organisasi untuk menyimpan, mengelola
mengendalikan dan melaporkan informasi sehingga sebuah organisasi
dapat mebcapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi,
serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
2. Fungsi Sistem Informasi
Adapun beberapa fungsi dari sistem Informasi yang dikemukakan
oleh Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini pada bukunya sistem
informasi akutansi (2011: 34) adalah sebagai berikut:
-
Fungsi pengumpulan data (data collection)
-
Fungsi pemprosesan data (data processing)
-
Fungsi manajemen data (data managemen)
-
Fungsi pengendalian dan keamanan data (entry barrier)
-
Fungsi penyedia informasi (reporting)
16
3. Komponen sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005: 43-52) mengemukakan bahwa sistem
informasi mempunyai 6 buah komponen antara lain:
-
Komponen input (Masukan)
Input merupakan data yang masuk ke dalam informasi.
Komponen input perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam
pengolahan informasi. Input yang masuk ke dalam sistem informasi
dapat langsung diolah menjadi sebuah informasi.
Data dari sistem informasi dapat berasal dari luar organisasi,
makan data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di
dokumen dasar. Dokumen dasar (source document) merupakan
formulir yang digunakan untuk menangkap (capute) dari data yang
terjadi. Dokumen dasar dapat membantu dalam penanganan arus data
sistem informasi yaitu:
 Dapat menunjukan macam dari data yang harus dikumpulkan dan
ditangkap.
 Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat
 Dapat mendorong lengkapnya data akuntansi, disebabkan data yang
dibutuhkan disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya.
 Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan
dari formulir-formulir tersebut dapat diberikan kepada individuindividu atau departemen-departemen yang membutuhkannya.
 Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung
dari file-file data komputer.
-
Komponen basis data
Basis data (data base) adalah kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan untuk memanipulasinya. Terdapat tiga hal
yang berhubungan dengan basis data yaitu sebagai berikut:
 Data itu sendiri yang dioranisasikan dalam bentuk basis data
(database).
17
 Simpanan permanen untuk menyimpan basis data tersebut.
Simpanan ini merupakan bagian dari teknologi perangkat keras
yang digunakan berupa hard disk.
 Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat
lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa
pemprograman komputer atau dibeli dalam bentuk suatu paket.
-
Komponen process (proses)
Komponen proses merupakan pemindahan, manipulasi data,
analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
Setelah data diproses oleh komponen input (masukan),komponen
pemprosesan megelola kualitas data yang disimpan. Komponen
memperbaharui, menambah data baru dan menghilangkan data yang
sudah tidak diperlukan pada data base.
-
Komponen output (keluaran)
Produk dari sistem informasi adalah output berupa informasi
yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan distribusi
informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi dimana output
tersebut akan digunakan. Fungsi komponen outputyaitu komponen
memproduksi
keluaran
perusahaan.
Kemajuan
komunikasi
ini
sesuai
dengan
kebutuhan-kebutuhan
dan
kecanggihan
teknologi
pada
membawa
konsekuensi
dilakukannya
era
proses
pengolahan data dilakukannya pengolahan data secara cepat dan
efisien dengan kemungkinan menampilkan output informasi yang
sangat bervariasi.
-
Komponen teknologi
Teknologi
merupakan
komponen
penting
dalam
sistem
informasi, tanpa addanya teknologi yang mendukung sistem informasi
tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat waktunya.
Komponen teknologi mempercepat sistem informasi dalam pengolahan
datanya. Komponen teknologi dapat dikelompokkan ke dalam dua
macam kategori yaitu:
18

Teknologi sistem komputer yang terdiri dari:
 Perangkat keras
Perangkat keras (hardware) sebagai sub-sistem dari sistem
komputer mempunyai komponen yaitu:
Komponen alat masukan
Komponen alat keluaran
Komponen alat simpanan luar (storage)
 Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat diklasifikasinkan ke dalam dua bagian
besar yaitu :
Perangkat
perangkat
lunak
lunak
sistem
yang
((system
software)
mengoperasikan
yaitu
sistem
komputernya.
Perangkat lunak aplikasi (application software) yaitu
program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language
software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

-
Teknologi sistem telekomunikasi
Komponen kontrol
Komponen kontrol digunakan untuk menjamin bahwa informasi
yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang
akurat. Komponen kontrol akan menspesifikasi bagaimana sesuatu
yang dapat dikontrol. Dalam sistem komputer sejumlah kontrol harus
diletakkan di tempat yang mendapatkan keamanan, ketepatan dan
privasi data. Kegiatan sistem yang paling penting adalah kontrol dari
kinerjanya.
d. Aplikasi JL-Indo
JL-Indo adalah aplikasi polis asuransi yang dimiliki oleh perusahaan
Asuransi Jiwasraya (Persero). Aplikasi ini digunakan untuk melakukan
pekerjaan yang berhubungan dengan polis, premi, nasabah, serta agen
19
asuransi. Melalui aplikasi inilah kegiatan operasional dimulai dari tingkat
yang paling bawah.
JL-indo merupakan aplikasi khusus untuk pegawai PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) disemua cabang. Kegiatan yang dapat dilakukan
menggunakan sistem aplikasi JL-Indo mengenai polis antara lain:
pencetakan polis, pengecekan masa polis, pemeliharaan polis sampai
pengajuan dan pembayaran klaim.
Berikut adalah spesifikasi utama aplikasi JL-Indo :
-
Database terpusat (centralized database) : data seluruh kantor
cabang PT. Asuransi Jiwasraya tersimpan dalam satu database
dengan server data center yang berada di kantor pusat.
-
Seluruh kantor cabang mengakses data secara online ke server
data center di kantor pusat
-
Online antar kantor: memudahkan dalam mencari data nasabah di
seluruh Indonesia pada semua kantor cabang PT. Asuransi
Jiwasraya.
-
Menggunakan jaringan LAN.
( http://library.gunadarma.ac.id/repository/view/10030/, diakses pada 13.52
tanggal 2 Maret 2016 )
e. Pengajuan dan pembayaran
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2005: 132)
Pengajuan berarti“proses” atau “cara”atau “perbuatan mengajukan” atau
“pengusulan” atau “pengedepanan”.
Pembayaran dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (1989:
89) berarti “proses” atau “cara membayar” atau “perbuatan”. Pembayaran
dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara tunai langsung
menggunakan uang, sedangkan non tunai dapat dengan debit card, credit
card, transfer.
20
f. Klaim Ekspirasi
1. Pengertian klaim ekspirasi
Klaim adalah permohonan atau tuntutan seorang pemilik polis
terhadap perusahaan asuransi untuk pembayaran santunan sesuai dengan
pasal-pasal dari sebuah polis (Hasymi dkk, 1996:55).
Menurut Abbas Salim pada bukunya yang berjudul dasar-dasar
asuransi (2000: 30), dijelaskan bahwa klaim adalah tuntutan ganti rugi
oleh tertanggung kepada penanggung akibat kerugian yang dialaminya.
Dari Dari teori para ahli mengenai pengertian klaim, penulis
menyimpulkan bahwa klaim adalah permohonan ganti rugi oleh
tertanggung kepada pihak penanggung (perusahaan asuransi) terhadap
kerugian yang telah dialami sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati
dalam polis.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2005: 272),
ekspirasi berarti penghembusan nafas keluar atau penghabisan atau masa
jatuh tempo.
Menurut pengertian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa
klaim ekspirasi/ jatuh tempo adalah permohonan pemilik polis terhadap
perusahaan asuransi untuk membayar sejumlah uang sesuai perjanjian
yang telah disepakati dikarenakan masa polis telah berakhir(SUP PT.
Asuransi Jiwasraya (Persero) pasal 19 ayat 1). Perhitungan nominal klaim
ekspirasi ditentukan oleh PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) yang telah
disetujui oleh pemegang polis pada saat menandatangani perjanjian.
2. Penetapan klaim
Menurut Herman Darmawi (2000: 46), menyatakan bahwa terdapat
dua tindakan dasar yang terbuka bagi perusahaan asuransi jika
dikonfrotasikan dengan suatu klaim, yaitu membayar atau menolaknya.
Hal tersebut juga berlaku untuk klaim ekspirasi, dimana pihak perusahaan
berhak menolak atau membayar klaim ekspirasi yang diajukan.
21
Terdapat dua hal yang mendasari perusahaan menolak pembayaran
klaim ekspirasi, yaitu :
-
Terjadi permasalahan dalam proses pembayaran premi
-
Jatuh tempo polis sudah terlalu lama (maksimal pengajuan klaim
ekspirasi 3 tahun setelah masa polis berakhir)
Dalam penentuan apakah harus membayar atau menolak suatu
klaim ekspirasi, penilai mengikuti prosedur penyelesaian dengan empat
langkah pokok, yaitu :
-
Pemberitahun masa jatuh tempo
-
Penyelidikan kebenaran pengajuan
-
Bukti klaim ekspirasi
-
Pembayaran atau menolak pengajuan itu.
g. Asuransi Jiwa
1. Pengertian Asuransi
Asuransi merupakan pemindahan resiko yang telah menyebabkan
salahsatu
pihak
atas
dasar
pertimbangan-pertimbangan
tertentu,
bersepakat untuk mengganti kerugian yang dialami pihak lain bila sesuatu
yang telah direncanakan dan tidak diharapkan terjadi (Hasymi dkk,
1996:161).
Sedangkan menurut Herman Darmawi (2000: 2), menyatakan bahwa
pengertian “asuransi mempunyai berbagai sudut pandang yaitu dari sudut
pandang ekonomi, sosial, bisnis. Dalam pandangan ekonomi asuransi
merupakan suatu metode untuk mengurangi risiko dengan jalan
memindahkan dan mengkombinasikan ketidakpastian akan adanya
kerugian keuangan (financial)”.
Menurut pandangan bisnis, asuransi merupakan perusahaan yang
usaha utamanya adalah menerima dan menjual jasa, pemindahan risiko
dari pihak lain dan memperoleh keuntungan dengan berbagi resiko
diantara sejumlah besar nasabahnya. Selain itu, asuransijuga menghimpun
dana dari masyarakat yang kemudian menginvestasikan dana itu dalam
berbagai kegiatan ekonomi (perusahaan). Dari sudut pandang sosial,
22
asuransi didefinisikan
sebagai
organisasi
sosial
yang menerima
pemindahan resiko dan mengumpulkan dana dari para anggotanya guna
membayar kerugian yang mungkin terjadi pada setiap anggota.
Pengertian asuransi menurut Undang-Undnag RI Nomor 2 Tahun
1992 tentang Usaha Perasuransian pasal 1 Ketentuan Umum adalah
perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak penanggung
mengikat diri kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan atau
kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung jawab hukum
kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbu
dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu
pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang
yang dipertanggungkan.
Dari beberapa teori diatas, penuis dapat menyimpulkan dan
menjabarkan bahwa asuransi adalah sarana finansial dalam tata kehidupan
rumah tangga, baik dalam menghadapi resiko yang mendasar seperti
resiko kematian, atau dalam menghadapi resiko atas harta benda yang
dimiliki. Walaupun banyak metode untuk menangani resiko, namun
asuransi merupakan metode yang paling banyak dipakai. Asuransi
menjanjikan perlindungan kepada pihak tertanggung terhadap resiko yang
dihadapi perorangan maupun resiko yang dihadapi perusahaan (herman
darmawi, 2000: 1).
2. Pengertian Asuransi Jiwa
Menurut Abbas Salim dalam bukunya yang berjudul Asuransi dan
Manajemen Resiko (2000: 25) menyatakan bahwa Asuransi Jiwa adalah
asuransi yang bertujuan menanggung orang terhadap kerugian finansial
tak terduga yang disebabkan karena meninggalnya terlalu cepat atau
hidupnya terlalu lama.
Menurut PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta yang
dikutip di AAMI Dasar-dasar Asuransi, menyatakan bahwa asuransi jiwa
adalah suatu pengalihan atau pelimpahan resiko (risk sifthing) atas
23
kerugian
keuangan
(financial
loss)
oleh
tertanggung
kepada
penangggung. Resiko yang dilimpahkan kepada penanggung bukanlah
resiko hilangnya jiwa seseorang, melainkan kerugian keuangan akibat
hilangnya jiwa seseorang atau karena mencapai usia lanjut sehingga tidak
produktif lagi.
Dari beberapa pendapat diatas, maka penulis dapat menyimpulkan
dan menjabarkan yang dimaksud asuransi jiwa adalah pelimpahan resiko
kepada penanggung akibat kerugian yang disebabkan karena meninngal
terlalu cepat atau meninnggal terlalu lama sehingga tidak produktif lagi.
3. Bentuk-bentuk Asuransi
Menurut Abbas Salim (2000: 1) menyatakan bahwa bentuk-bentuk
asuransi dapat digolongkan sebagai berikut :
-
Asuransi Kerugian (Asuransi Umum), yaitumengenai hak milik,
kebakaran, dan lain-lain.
-
Asuransi Varia (marine insurance, asuransi kecelakaan, asuransi
mobil dan pencurian)
-
Asuransi Jiwa (life insurance) yaitu yang menyangkut kematian,
sakit, cacat, dan lain-lain.
h. Sistem
Informasi
Aplikasi
JL-Indo
dalam
Pengajuan
dan
Pembayaran Klaim Ekspirasi
Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran
klaim ekspirasi adalah serangkaian kegiatan, tatacara, metode atau urutan
langkah-langkah yang saling berhubungan yang dirumuskan dan
diwajibkan dalam pengurusan pengajuan klaim ekspirasi. Untuk
mendukung kelancaran pelaksanaan program tersebut, maka perlu adanya
sistem informasi berupa aplikasi JL-Indo sehingga pengolahan data dalam
proses pengajuan dan pembmayaran klaim ekspirasi dapat berjalan secara
efektif dan efisien.
24
Data yang dibutuhkan dapat diolah dengan cepat secara digital
daripada manual. Aplikasi JL-Indo di PT. Asuransi Jiwasraya cabang
Surakarta mulai di gunakan pada tahun 2008, sebelumnya penanganan
klaim ekspirasi masih menggunakan sistem manual dengan bantuan pensil
dan Ms. Excel. Dengan kemajuan teknologi, PT. Asuransi Jiwasraya
dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi agar pelayanan yang
terbaik dapat diberikan kepada nasabah sehingga nasabah puas dengan
pelayanan yang diberikan.
Dengan adanya aplikasi JL-Indo, pengolahan data sesuai dengan
prosedur yang benar. Data-data dari nasabah dapat disimpan dalam
database, sehingga apabila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat dicari dengan
mudah. Kemampuan untuk memperoleh, mengumpulkan, menyimpan dan
mendapatkan kembali informasi yang dibutuhkan lebih cepat sehingga
dharapkan dapat mencapai tujuan yang diinginkan yaitu mempercepat
proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi
Jiwasraya cabang Surakarta.
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi
pengamatan
yang
berkaitan
dengan
sasaran
atau
permasalahan pengamatan merupakan salah satu jenis sumber data yang
bisa dimanfaatkan. (H.B. Sutopo,2002 : 52)
Lokasi pengamatan digunakan untuk mendapatkan data, informasi,
keterangan dan hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan pengamatan
sekaligus
sebagai
tempat
dilaksanakannya
pengamatan.
Penulis
mengambil lokasi pengamatan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta.
Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan karena PT.
Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta merupakan salah satu
perusahaan asuransi milik negara ( BUMN ) di Indonesia. Perusahaan ini
25
bergerak di bidang jasa yaitu jasa asuransi jiwa yang salah tugasnya
mengurus tentang polis dan pembayaran klaim.
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan merupakan salah satu faktor penting dalam suatu
pengamatan, karena turut menunjang proses penyelesaian pengamatan.
Jenis pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif yaitu,
pengamatan tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam
berbagai jenis, bisa berupa orang peristiwa dan tempat atau lokasi, benda
serta dokumen atau arsip, kata-kata disusun dalam kalimat misalnya
kalimat hasil wawancara antara pengamat dengan informan.
Pengamatan deskriptif dapat diartikan sebagai proses pemecahan
masalah yang diselidiki dengan melukiskan keadaan subjek dan objek
pengamatan pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang terlihat dan
sebagaimana adanya. Jenis pengamatan yang dilakukan penulis adalah
pengamatan deskriptif kualitatif, karena data yang penulis kumpulkan
adalah dalam bentuk kata-kata, kalimat pencatatan dokumen maupun arsip
yang mempunyai arti lebih.
3. Sumber Data
Menurut HB. Sutopo (2002:49-54) bahwa :
“Dalam pengamatan kualitatif sumber datanya dapat berupa
informan, peristiwa atau aktifitas, tempat atau lokasi, benda,
beragam gambar, rekaman, dokumen dan arsip.
Berdasarkan uraian diatas sumber data yang diguakan penulis dalam
pengamatan ini adalah sebagai berikut:
a. Informan
Informan adalah sumber data yang berupa manusia yang dianggap
mengetahui permasalahan yang akan diamati dan mengetahui
mendalam tentang data-data yang diperlukan. Sumber data berupa
manusia dalam pengamatan kualitatif lebih tepat disebut sebagai
informan daripada responden. Karena responden posisinya hanya
sekedar memerikan tanggapan (respond) pada apa yang diminta atau
26
ditentukan oleh penelitinya. Adapun informan dalam pengamatan ini
adalah:
-
Kepala seksi Pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta (
Bapak Rodiq Rovian Altriyanto, S.Si).
-
Pegawai Administrasi seksi pertanggungan ( Ibu Izzatun Nisa,
S.Si)
-
Pegawai administrasi keuangan (Bapak Arif Iswanto, SE)
b. Peristiwa atau aktivitas
Peristiwa atau aktivitas merupakan pengamatan terhadap proses
bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan
sendiri secara langsung. Dalam pengamatan ini peristiwa atau
aktivaitas yang dilakukan penulis dalam pelaksanaan kuliah kerja
magang pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Surakarta adalah
semua kegiatan yang berkaitan dengan pengajuan dan pembayaran
klaim ekspirasi.
c. Gambar
Beragam gambar yang ada dan berkaitan dengan aktivitas dan
kondisinya bisa juga dimanfaatkan sebagai sumber data. Gambar
tersebut bisa berupa gambar apa saja yang memang berkaitan dengan
masalah yang dikaji, misalnya gambar peta, potret, dan jugar gambar
buatan tangan lainnya.
d. Dokumen dan Arsip
Dokumen adalah bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu
peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam mengkaji dokumen tidak hanya
mencatat apa yang tertulis tetapi juga berusaha menggali dan
menangkap makna yang tersirat dari dokumen tersebut. Pada deskripsi
ini penulis menyajikan beberapa dokumen yang dirasa perlu untuk
disajikan.
27
4. Teknik Pengumpulan Data
Seperti yang dijelaskan diawal bahwa sumber data dalam
pengamatan kualitatif sendiri dari beragam jenis, bisa berupa informan,
peristiwa atau aktivitas, gambar dan dokumen. Beragam sumber data
tersebut menuntut dilakukannya cara untuk teknik pengumpulan data
tertentu yang sesuai guna mendapatkan data yang diperlukan untuk
menjawab permasalahannya.
Untuk memperoleh dan menyusun data pengamatan, penulis
menggunakan teknik observasi, wawancara dan analisis dokumen.
a. Wawancara
Menurut H.B. Sutopo (2002 : 56-57) “wawancara merupakan
sumber data yang paling penting dalam pengamatan kualitatif berupa
manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan”
.
Teknik pengumpulan data ini, dilakukan untuk mendapatkan
keterangan-keterangan secara lisan melalui komunikasi langsung dan
berhadapan langsung dengan informan. Wawancara di dalam
pengamatan kualitatif dilakukan secara tidak terstruktur atau sering
disebut sebagai teknik wawancara mendalam.
b. Observasi
Menurut HB Sutopo (2002: 64) “Observasi adalah menggali
data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan
benda serta rekaman gambar”.
Observasi yang dilakukan penulis dengan cara melihat secara
langsung kegiatan yang dilakukan. Melalui teknik ini diharapkan
mendapat gambaran yang lebih lengkap dan menyeluruh mengenai
objek yang diamati. Observasi dilakukan untuk mengamati bagaimana
sistem informasi JL-Indo yang dgunakan dalam pembayaran klaim
Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta.
c. Analisi Dokumen dan Arsip
Teknik analisis dokumen merupakan salah
satu metode
pengamatan data yang dilakukan dengan melihat dokumen yang telah
28
terkumpul kemudian menganalisisnya. Sasaran kajian mengarah pada
latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau
yang sangat berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang
sedang diteliti. H.B. Sutopo (2002: 69). Dalam pengamatan ini, penulis
mengambil dokumen berupa file, arsip dan gambar yang dijadikan
lampiran dalam laporan karya ilmiah ini.
5. Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini, analisis data yang digunakan adalah teknik
analisis data model interaktif, yang terdiri dari tiga komponen analisis data
yaitu sebagai beikut :
a. Reduksi data
Adalah proses seleksi, pemfokusan penyederhanaan dan
abstraksi data yang ada dalam fieldnote. Proses ini berlangsung terus
sepanjang
pelaksanaan
riset
yang
dimulai
bahkan
sebelum
pengumpulan data dilakukan. Reduksi dimulai sejak pengamat
mengambil keputusan tentang kerangka kerja konseptual, pemilihan
kasus, pernyataan-pernyataan yang diajukan, dan tetang cara
pengumpulan data yang dipakai. Pada saat pengumpulan data
berlangsung, reduksi data berupa membuat singkatan, coding,
memusatkan tema, membuat batas permasalahan, dan menulis memo.
Proses reduksi ini berlangsung sampai pengamatan berakhir.
b. Sajian data
Adalah suatu rakitan organisasi informasi yang memungkinkan
kesimpulan riset dapat dilakukan. Dengan melihat suatu penyajian
data, pengamat akan mengerti apa yang terjadi dan memungkinkan
untuk mengerjakan sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain
berdasarkan pengamatan tersebut. Susunan penyajian data yang baik
dan jelas sistematikanya akan banyak menolong pengamat sendiri.
29
c. Penarikan kesimpulan
Pada awal pengumpulan data, pengamat harus sudah mengerti
apa arti dan hal-hal yang pengamat temui dalammelakukan pencatatan
peraturan, pokokpernyataan konfigurasi yang mungkin, arahan sebab
akibat, dan proposi-proposisi. Aktivitas diantara ketiga komponen
tersebut,
dilaksanakan
dalam
bentuk
interaktif
dalam
proses
pengumpulan data pada suatu proses siklus. Kemudian pengamat
bergerak diantara 3 (tiga) komponen analisis yaitu reduksi data, sajian
data dan penarikan kesimpulan. Ketiga analisis yaitu reduksi data,
penyajian data dan penarikan kesimpulan/ verifikasi sebagai sesuatu
yang saling berhubungan pada sebelum, selama dan sesudah
pengumpulan data dalam bentuk sejajar, untuk membangun wawasan
umum yang disebut analisis. Untuk lebih jelasnya, proses analisis data
dengan model interaktif ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.1
Model Analisis Interaktif
Pengumpulan Data
Reduksi Data
Sajian Data
Penarikan simpulan/ Verifikasi
Sumber : H.B Sutopo, 2002:96
30
BAB III
DESKRIPSI INSTANSI
A. Sejarah singkat PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Kantor Asuransi Jiwasraya dibangun dari sejarah yang sangat
panjang
dan
bermula
dari
NILLMIJ
(Neerlandsch
Indiesche
Levensverzekering en Liffrente Maatschappij van) tanggal 31 Desember
1859.Perusahan asuransi jiwa yang pertama kali ada di Indonesia
didirikan dengan Akte Notaris William Hendry Herklots Nomor 185.
Pada tahun 1857 perusahaan asuransi jiwa milik Belanda yang ada di
Indonesia dinasionalisasi sejalan dengan program Indonesianisasi
perekonomian Indonesia. Tanggal 17 Desember 1960 NILLMIJ van 1859
dilebur menjadi Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Eka Sedjahtera.
Empat tahun kemudian tepatnya tanggal 1 Januari 1965 berdasarkan
Keputusan Menteri PPP Nomor BAPN 1-3-24, nama Perusahaan Negara
Asuransi Djiwa Eka Sedjahtera diubah menjadi Perusahaan Negara
Asuransi Djiwa Djasa Sedjahtera.
Satu tahun kemudian tepatnya tanggal 1 Januari 1966, berdasarkan
Peraturan Pemerintah No.40 tahun 1965 didirikan Perusahaan Negara
yang baru bernama Perusahaan negara Asuransi Djiwasraya yang
merupakan peleburan dari Perusahaan Negara Asuransi Djiwa Sedjahtera.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Urusan Perasuransian
Nomor 2/SK/66 tanggal 1 Januari 1966, PT Pertanggungan Djiwa
Dharma Nasional dikuasai oleh Pemerintah dan diintegrasikan kedalam
Perusahaan
Negara
Asuransi
Djiwasraja.
Berdasarkan
Peraturan
Pemerintah Nomor 33 tahun 1972, tanggal 23 Maret 1973 dengan Akta
Notaris Mohammad Ali Nomor 12 tahun 1973, Perusahaan Negara
Asuransi Djiwasraya berubah status menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero) Asuransi Jiwasraya yang anggaran dasarnya kemudian diubah
dan ditambah dengan Akta Notaris Sri Rahayu nomor 839 tahun 1984
Tambahan Berita Negara Nomor 67 tanggal 21 Agustrus 1984 menjadi
31
PT Asuransi Jiwasraya. Berdasarkan Undang – Undang Nomor 1 tahun
1995, diubah dan ditambah terakhir dengan Akta Notaris Imas Fatimah
SH, Nomor 10 tanggal 12 Mei 1988 yang telah diumumkan dalam
Tambahan Berita Negara Nomor 1671 tanggal 16 Maret 2000 dan Akte
Perubahan Notaris Sri Rahayu H. Prasetyo,SH. Nomor 03 tanggal 14 Juli
2003 menjadi PT Asuransi Jiwasraya (Persero).
Sinergi antara tujuan mulia dan kekuatan bisnis mampu
mengantarkan jiwasraya menjadi perusahaan asuransi yang handal dan
terpercaya.Dalam menjalankan usahanya, Jiwasraya selalu berusaha
menyesuaikan diri dengan perkembangan jaman dan kebutuhan
masyarakat.Oleh
karena
itulah,
perusahaan
selalu
mengadakan
pembaharuan demi menjawab semua tuntutan tersebut.Salah satu langkah
pembaharuan yang telah dilakukan oleh perusahaan asuransi Jiwasraya
(persero) adalah dengan mengganti logo perusahaan yang merupakan
cerminan dari semangat perusahaan asuransi dalam menjalankan tugasnya
yang sekaligua juga mengganti identitas perusahaan.Semangat baru
tersebut yang diwujudkan dalam motto 3-P yaitu Product, Process, dan
People.
B. Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan dapat mempengaruhi perusahaan dalam
beberapa aspek diantaranya kemampuan dalam bersaing, kemampuan
dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan serta menentukan
kelancaran kegiatan operasional perusahaan.PT.Asuransi Jiwasraya
(Persero) cabang Surakartasejak awal berdiri sampai sekarang berada di
Jalan Slamet Riyadi no. 536 Surakarta.Dengan lokasi yang tetap dan tidak
perpindah-pindah diharapkan customer dapat dengan mudah menemukan
lokasi PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta. Selain itu PT. Asuransi
Jiwasraya surakarta terletak dipinggir jalan raya dan disebrang lampu
merah. Sehingga memudahkan untuk akses masuk bagi nasabah.
C. Logo PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
32
Gambar 3.1Logo PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
Sumber : www.jiwasraya.com
Gambar 3.1 diatas merupakan gambar logo PT. Asuransi Jiwasraya
(Persero). Didalam logo dari PT. Asuransi Jiwasraya menampilkan
gambaran pohonyang menyerupai dua hati. Logo tersebut memiliki
makna perlindungan masa depan yang memberikan makna peace of mind
yaitu ketentraman hati dan pikiran. Logo tersebut juga merupakan simbol
keteguhan hati PT. Asuransi Jiwasraya untuk tetap bertahan dan berjaya
di industri asuransi Indonesia.
D. Visi dan Misi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
1. Visi PT. Asuransi Jiwasraya
Visi perusahaan merupakan gambaran perusahaan di masa yang
akandatang yang diharapkan akan sesuai dengan tujuan dan cita-cita
seluruh komponen perusahaan yaitu pemegang saham, karyawan,
pelanggan dan masyarakat umum.
Visi Jiwasraya adalah ”menjadi perusahaan yang terpercaya dan
dipilih untuk memberikan solusi bagi kebutuhan asuransi dan
perencanaan keuangan”.
2. Misi PT Asuransi Jiwasraya (Persero)
-
Misi Jiwasraya bagi pelanggan.
33
Selalu memberikan rasa aman, kepastian dan kenyamanan melalui
solusiinovatif dan kompetitif bagi pelanggan atas kebutuhan
asuransi dan perencanaan keuangan.
-
Misi Jiwasraya bagi pemegang saham.
Menciptakan nilai pemegang saham (shareholder value creation)
yangatractif melalui pengelolaan operasional dan investasi
perusahaan yang berlandaskan prinsip-prinsip good corporate
governance.
-
Misi Jiwasraya bagi karyawan.
Menjadi tempat pilihan untuk tumbuh dan berkembangnya
karyawan menjadiprofesional yang memiliki integritas dan
kompetensi di bidang asuransi dan perencanaan keuangan.
-
Misi Jiwasraya bagi agen.
Berkomitmen mengembangkan agen yang memiliki dedikasi,
kemampuandan integritas sehinga perusahaan menjadi tempat
pilihan bagi agen yang ingin berkarier serta memiliki penghasilan
tinggi.
-
Misi Jiwasraya bagi masyarakat.
Berpatisipasi mewujudkan peningkatan kesejahteraan melalui
kontibusidalam proses pembagunan masyarakat.
-
Misi Jiwasraya bagi aliansi.
Membangun
kemitraan
menciptakansinergi
yang
bisnis
saling
untuk
menguntungkan
meningkatkan
serta
keunggulan
kompetitif perusahaan.
-
Misi Jiwasraya bagi distribusi.
Meningkatkan penetrasi pasar dan kualitas pelayanan kepada
pelanggan secaralebih efisien dan efektif melalui multiple
distribution channe seperti bancassurance, direct marketing, dan
financial planning.
-
Misi Jiwasraya bagi pemasok.
34
Melakukan
kerjasama
dengan
pemasok
sesuai
prinsip
keterbukaan, fairness,saling menguntungkan dan berkembang
sebagai partner in progress.
-
Misi Jiwasraya bagi regulator.
Mewujudkan praktek pengelolaan bisnis asuransi dan perencanaan
keuanganyang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
E. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan perangkat yang penting bagisuatu
perusahaan.Struktur organisasi mempunyai kaitan erat dengantujuan
perusahaan
karena
pada
dasarnya
penyusunan
strukturorganisasi
dimaksudkan untuk mempermudah pencapaian tujuanorganisasi.Struktur
organisasi diperlukan sebagai suatu kerangka ataupola yang menunjukkan
hubungan fungsi, kedudukan, wewenang sertatanggung jawab tiap
individu dalam suatu perusahaan.Struktur organisasi PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta berbentuk organisasi lini/ garis
yang di dalamnya terdapat gariswewenang yang menghubungkan
langsung secara vertikal antara atasandengan bawahannya melalui garis
komando/ garis wewenang. Berikut adalah struktur organisasi PT.
Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta :
Gambar 3.2 Struktur organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
35
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
F. Tugas dan Wewenang
1. Seksi pertanggungan mempunyai beberapa tugas-tugas yang terdiri
dari:
-
Tugas utama:

Melaksanakan
pembayaran
klaim
ekspirasi,
klaim
penebusan, klaim tahapan, klaim berkala, klaim anuitas dan
penggadaian.

Melakukan supervisi penerbitan polis dan berita keputusan
dari aplikasi (Surat Asuransi Jiwa) yang masuk.

Membuat laporan biaya asuransi, laporan perkembangan
portofolio dan perkembangan laporan ISO.
36

Membantu agen dalam hal permintaan tarif, memberikan
perhitungan premi dan penutupan polis.

Memberikan informasi kepada pemegang polis apabila ada
pertanyaan.

Pemeliharaan
portofolio
seperti:
penghidupan
polis,
permintaan duplikat polis, perubahan status polispada maser
dan koreksi polis.

Melakukan korespondensi (pembuatan nota-nota dan surat
menyurat).

Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional
agen.

Pemeliharaan portofolio seperti : penghidupan polis,
permintaan duplikat polis, perubahaan status polis dan
koreksi polis.

Melakukan korespondensi (pembuatan nota – nota dan surat
menyurat).

-
Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional
Tugas-tugas memutuskan dan memerintah:
Memutuskan dan memerintahkan suatu pekerjaan dan
bertanggungjawabkepada
staf
bawahannya
sesuai
dengan
pembagian tugas yang telahditetapkan.
-
Tugas-tugas korespodensi dan komunikasi:
Membuat nota/surat yang berhubungan dengan tugas
utama
danditandatangani oleh Branch Manager melakukan
komunikasi dengan kantorlain : HO, RO, BO, Dll.
-
Tugas kearsipan dan dokumentasi:
Mencatat, menyimpan, mengatur, dan memelihara,
dokumen dan suratlainnya, baik yang masih dalam proses
maupun mengalihkan dokumen dansurat yang telah selesai
proses kepada bagian terkait.
-
Tugas tambahan:
37
Melaksanakan tugas baru yang berhubungan dengan
kelancaran administrasidi Branch Office yang ditugaskan atasan.
2. Seksi Keuangan dan Umum
-
Tugas-tugas utama:

Melakukan verifikasi terhadap berkas penerimaan dan
pengeluaran semua seksi di BO baik melalui kas maupun
Bank (berupa premi, ekspirasi dan penebusan).

Memonitor transaksi keuangan setiap hari.

Memonitor
laporan
dan
mengkoordinir
pekerjaan
bawahandalam melakukan tugas di Seksi Keuangan dan
Umum.

Melakukan kegiatan kepegawaian yang berhubungan dengan
BO.

-
Mengurus administrasi perpindahan nasabah ke BO lain.
Tugas-tugas memutuskan dan memerintah.
Memutuskan dan memerintahkan suatu pekerjaan dan
tanggung jawab kepadastaf
yang sifatnya segera untuk
diselesaikan sesuai dengan pembagiantugasyang telah ditetap
oleh aturan perusahaan.
-
Tugas-tugas korespodensi dan komunikasi.
Membuat nota atau surat dinas yang berhubungan
dengan tugas utama untukditanda tangani oleh Branch Manager.
Serta mengadakan komunikasi denganseksi lain dan aparat
operasional di Branch Office.
-
Tugas-tugas kearsipan dan dokumentasi
Menyimpan dokumen-dokumen seluruh seksi yang ada
di Branch Office diruang arsip.
-
Tugas-tugas tambahan/khusus.
38
Melaksanakan tugas baru yang berhubungan dengan
kelancaran administrasiBranch Office yang diketahui atau
ditugaskan oleh atasan.
3. Seksi operasional dan penjualan
-
Tugas-tugas utama:

Mengawasi
dan
mengontrol
pendistribusian
kwitansi
lanjutan dan bukti penerimaan premi pertama.

Mengawasi dan mengontrol proses administrasi penyetoran
dan pelunasan premi pertama dan lanjutan.
-

Mengawasi pelaksanaan penagihan.

Mengawasi kegiatan pemasaran danpengadministrasiannya.

Melakukan perhitungan remunerasi dan komisi untuk agen.

Mengawasi dan mengontrol formasi area office.
Tugas-tugas memutuskan dan memerintah
Memutuskan dan memerintahkan pelaksanaan tugas kepada
stafbawahannyasesuai dengan tugas-tugas yang telah ditetapkan.
-
Tugas-tugas korespodensi dan komunikasi.
Menyiapkan konsep surat yang berhubungan tugas-tugas
baik yangberhubungan dengan intern maupun extern (pemegang
polis) untukditandatangani Branch Manager serta mengadakan
komunikasi yang baikdengan pemegang polis maupun dengan
seluruh aparat terkait baik dinasdalam maupun dinas luar sebagai
bentuk dari pada pelayanan ekstern danintern.
-
Tugas kearsipan dan dokumentasi.
Mencatat, menyimpan, mengatur, memelihara surat-surat
atau dokumen, baikyang bersifat penting maupun yang bersifat
dokumen biasa.
-
Tugas-tugas tambahan/khusus.
Tugas yang bersifat insidentil dan memerlukan waktuwaktu yang khususbaik tugas yang diminta oleh Branch
39
Manager, Regional Office maupuntugas yang diminta oleh Head
Office untuk dapat diselesaikan dalam waktusingkat.
G. Jumlah Tenaga Kerja Perusahaan
Tabel 3.1
Jumlah Tenaga Kerja PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
1. Seksi Operasional dan Penjualan
a. Kepala Seksi Operasional dan Penjualan
1 orang
b. Adminsitrasi Operasional dan Penjualan
1 orang
2. Seksi Pertanggungan
a. Kepala Seksi Pertanggungan
1 orang
b. Administrasi Pertanggungan
1 orang
3. Seksi Keuangan dan Umum
a. Kepala Seksi Keuangan dan Umum
1 orang
b. Administrasi Keuangan dan Umum
1 orang
c. Kasir Uang
1 orang
Sumber : PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
H. Produk Asuransi Jiwasraya
1. Produk Individu
-
Investasi dan Unit Link
-
Pendidikan (Beasiswa)
-
Proteksi
-
Anuitas
2. Produk Kumpulan
- Dana Fleksibel (Pesangon)
Produk bagi para tenaga kerja perusahaan, jenis asuransi ini sangat
menguntungkan
untuk
memperoleh
uang
pesangon,
penghargaan sekaligus penggantian pengobatan atau kerugian.
- Asuransi Siharta
uang
40
Berguna untuk para tenaga kerja dalam merealisasikan hari tua.
- Asuransi Kesehatan
Digunakan untuk mengisi kebutuhan perusahaan untuk pengalihan
resiko anggaran kesehatan pekerja yang harus ditanggung.
- Asuransi Kecelakaan Diri
Digunakan untuk mengganti biaya rawat inap rumah sakit,
memperoleh santunan cacat jika peserta menderita cacat disebabkan
kecelakaan dan santunan duka jika meninggal.
3. Produk Pensiun
- Jaminan Hari Tua
Adalah asuransi yang didesain untuk mempersiapkan hari depan
finansial pemegang polis
- Tunjangan Hari Tua
Untuk
mengatur
perencanaan
keuangan
guna
mengatasi
menyusutnya nilai ekonomi karena turunnya produktivitas yang
diakibatkan bertambahnya umur, kecelakaan maupun kematian.
4. Produk DPLK (Dana Pensiun Lembaga Keuangan)
Asuransi Jiwasraya bertindak sebagai lembaga keuangan yang
memanajemen Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP) untuk pekerja
perusahaan ataupun perseorangan.
I. Macam-macam Klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
1. Klaim Tebus
2. Klaim Tahapan
3. Klaim Anuitas/ Beasiswa
4. Klaim Ekspirasi/ Jatuh Tempo
5. Klaim Meninggal Dunia/ MGLB
6. Klaim Gadai
41
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
Seperti yang telah diketahui, bahwa PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
cabang Surakarta merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Asuransi
jiwa. Dalam perusahaan Asuransi jiwa, beberapa kegiatan yang sering dilakukan
anatara lain pencetakan polis, pembayaran premi maupun penanganan klaim.
Salah satu jenis klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabangSurakarta
adalah klaim ekspirasi atau klaim Jatuh tempo.Proses klaim dilakukan oleh bagian
pertanggungan secara manual dan aplikasi komputer. Proses klaim ekspirasi di
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Secara Manual
Proses secara manual adalah proses yang dilakukan tanpa bantuan
komputer atau sistem lainnya melainkan menggunakan sumber daya manusia
dengan bantuan pensil dan sejenisnya. Proses secara manual yang dilakukan
di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah ketika
mengoreksi persyaratan yang dikumpulkan oleh pemegang polis dengan
menggunakan pensil untuk memberi tanda ceklis untuk dokumen yang
lengkap dan melingkari untuk dokumen yang salah, sedangkan untuk proses
selanjutnya menggunakan aplikasi komputer.
b. Secara aplikasi komputer
Proses
secara
aplikasi
komputer
meliputi:
meng-input
data,
memprosesnya pada bagian pertanggungan dan menghasilkan output. Proses
ini membutuhkan sebuah sistem untuk menunjang kelancaran proses klaim
ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Untuk itu,
kantor pusat mendesain sebuah aplikasi komputer JL-Indo dan GL-indo yang
dapat digunakan semua kantor cabang, kantor wilayah maupun kantor pusat
untuk proses penyelesaian klaim ekspirasi. Aplikasi JL-Indo digunakan
untuk polis perseorangan (PP) sedangkan GL-Indo digunakan untuk polis
kumpulan (PK).
42
Aplikasi JL-Indo di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
bertujuan unuk menghasilkan ouputnota desisi sebagai surat keputusan bayar yang
digunakan untuk mencetak SIP (Surat ijin pembayaran) manfaat asuransi.
Pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi dapat selesai tepat, cepat dan efisien
sehingga kepuasan konsumen terhadap pelayaan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
cabang Surakarta meningkat. Pernyataan tersebut juga didukung pendapat kasi
pertanggungan Bapak Rodiq Rovian pada wawancara tanggal 8 April 2016
sebagai berikut:
“Proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang
Surakarta dilakukan secara manual dan sistem komputer. Sistem manual
dilakukan pada saat mengoreksi persyaratan yang dikumpulkan oleh pemegang
polis seperti pengecekkan formulir pengajuan klaim yang terdapat banyak poin
yang harus diisi. Pengoreksian formulir ini menggunakan pensil dengan cara
melingkari bagian yang salah dan memberikan tanda cek list untuk yang benar.
Sedangkan langkah selanjunya dilakukan secara aplikasi komputer dengan
menggunakan aplikasi JL-Indo. Dengan aplikasi JL-Indo dapat mempercepat
proses penyelesaian klaim ekspirasi, selain itu juga dapat meminimalisir
kesalahan karena nominal uang klaimakan secara otomatis muncul. Proses secara
manual dan secara aplikasi komputer dilakukan oleh bagian peranggungan“.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, prosedur pengajuan
klaim ekspirasi adalah sebagai berikut :
43
Gambar 4.1Prosedur Pengajuan klaim ekspirasi
Datang ke kantor
Jiwasraya
Pengisian Formulir
dan pengupulan
berkas persyaratan
Proses pengajuan
Klaim
Transfer manfaat
ke rekening
pemegng polis
Sumber: PP klaim PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
Penjelasan prosedur pengajuan klaim ekspirasi di PT Asuransi Jiwsraya
(Persero) cabang Surakarta :
1. Tertanggung/ pemegang polis datang langsung ke kantor asuransi terdekat.
Semua klaim termasuk klaim ekspirasi dapat diproses disemua kantor
Asuransi Jiwasraya (Persero) diseluruh Indonesia, karena pengarsipan polis
telah dilakukan secara online melalui aplikasi SAE (Sistem Arsip Elektronik)
sehingga. Namun, untuk pengajuan di luar kantor cabang asal, harus membuat
nota pengajuan jatuh tempo ke kantor cabang asal.
2. Pengisian formulir oleh tertanggung, kemudian mengumpulkan syarat-syarat
klaim ekspirasi berupa polis asli, fotokopi KTP, dan bukti pembayaran premi
terakhir.
44
3. Setelah itu, akan diproses pada bagian pertanggungan menggunakan aplikasi
JL-Indo jika Polis Perseorangan (PP).
4. Setelah proses klaim selesai, manfaat asuransi/ uang klaim ditransfer atau
dibayarkan Cash kepada pemegang polis.
Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero)
cabang Surakarta, Ibu Izzatun Nisa mengenai proses pengajuan klaim ekspirasi
adalah sebagai berikut :
“Proses pengajuan klaim ekspirasi sangat mudah, dapat diselesaikan dalam
beberapa jam saja jika syarat dan ketentuan sudah dilengkapi, atau paling lambat
8 hari kerja karena sekarang sudah menggunakan sistem digital. Pihak
tertanggung hanya datang ke kantor asuransi Jiwasraya cabang terdekat dan
melengkapi persyaratan kemudian akan di proses menggunakan aplikasi JL-Indo/
GL-indo sesuai dengan jenis polisnya” (wawancara, 12 Februari 2016)
A. Komponen-komponen
sistem
informasi
dalam
pengajuan
dan
pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
Berdasarkan hasil pengamatan penulis di PT. Asuransi Jiwasraya
(Persero) cabang Surakarta pada bagian pertanggungan yang mempunyai
tugas utama antara lain :

Melaksanakan pembayaran klaim ekspirasi, klaim penebusan, klaim
tahapan, klaim berkala, klaim anuitas dan penggadaian.

Melakukan supervisi penerbitan polis dan berita keputusan dari aplikasi
(Surat Asuransi Jiwa) yang masuk.

Membuat laporan biaya asuransi, laporan perkembangan portofolio dan
perkembangan laporan ISO.

Membantu agen dalam hal permintaan tarif, memberikan perhitungan
premi dan penutupan polis.

Memberikan informasi kepada pemegang polis apabila ada pertanyaan.

Pemeliharaan portofolio seperti: penghidupan polis, permintaan duplikat
polis, perubahan status polispada maser dan koreksi polis.

Melakukan korespondensi (pembuatan nota-nota dan surat menyurat).

Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional agen.
45
Dari ke delapan tugas pokok seksi pertanggungan, yang akan dibahas
oleh penulis adalah melaksanakan proses klaim. Di PT. Asuransi Jiwasraya
(persero) cabang Surakarta terdapat beberapa jenis klaim diantaranya adalah
klaim tebus, klaim tahapan, klaim anuitas/ beasiswa, klaim meninggal dunia,
klaim gadai dan klaim ekspirasi/ jatuh tempo.Dalam laporan tugas akhir ini,
penulis akan membahas mengenai pengajuan dan pembayaran klaim
ekspirasi/ klaim jatuh tempo khususnya mengenai sistem informasinya yaitu
apikasi JL-Indo.
Sistem informasi pengajuan dan pembayaran klaim merupakan hal
yang penting untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta khususnya pada bagian pertanggungan
untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para nasabah dalam
proses klaim. Sistem pengajuan dan pembayaran klaim merupakan prosedur
atau rangkaian menginput data dari nasabah, kemudian memprosesnya
sehingga mengeluarkan output dengan teknologi.
Proses penanganan klaim ekspirasi dengan sistem aplikasi JL-indo,
hanya bisa dilakukan oleh pegawai PT. Asuransi Jiwasraya (Persero). Karena
dalam menu awal terdapat User ID dan password. User ID diisi nama
pegawai dan Pasword diisi pasword yang hanya pegawai tersebut yang
mengetahuinya. Karena setiap pegawai mempunyai pasword yang berbedabeda. Pengaplikasian JL-indo untuk penanganan klaim dimulai dari data
yang merupakan bahan mentah yang diperoleh dari dokumen BAP (bendel
arsip polis). Kemudian data tersebut diproses dan mengeluarkan output nota
desisi yaitu surat keputusan bayar yang isinya jumlah uang yang dibayarkan
ke tertanggung/ pemegang polis.
Tugas aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim
ekspirasi adalah melakukan pengolahan data mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan klaim ekspirasi. Menurut Jogiyanto (2005: 43-52), untuk
melakukan pengolahan data tersebut, maka diperlukan komponen-komponen
didalamnya, yaitu komponen input, komponen database, komponen process,
komponen output serta komponen pendukung lainnya yaitu komponen
46
teknologi dan komponen kontrol. Disini, penulis akan menjelaskan lebih
jelas mengenai komponen-komponen aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan
pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta :
1. Komponen Input
Proses Input diawali dengan menyusun berkas-berkas persyaratan
yang telah dikumpulkan oleh pemegang polis. Penyusunan berkas
persyaratan ini dimaksudkan agar mempermudah proses penginputan
data. Data yang diinput berupa nomer polis, jenis klaim, dan tanggal
pengajuan klaim yang terdapat pada dokumen formulir pengajuan klaim.
Adapun berkas persyaratan klaim ekspirasi sebagaimana yang
tercantum dalam Syarat-syarat Umum Polis Asuransi Jiwa Perorarngan
(SUP) pasal 18 ayat (2) huruf a adal;ah sebagai berikut :

Fotokopi tanda bukti diri dari pemegang polis

Polis asli yang bersangkutan;

Bukti pembayaran premi terakhir yang sah (premi lunas)
Urutan Penyusunan berkas persyaratan tersebut adalah lembar
pertama yaitu formulir pengajuan klaim yang ditulis oleh pemegang
polis, lembar kedua adalah bukti pembayaran premi terakhir, ketiga
fotokopi KTP, dan lembar keempat adalah polis asli
Pengumpulan berkas persyaratan klaim ekspirasi maksimal adalah
3 tahun sejak tanggal ekspirasi/ jatuh tempo.
pengajuanklaim
ekspirasi
akan
ditolak
oleh
Setelah itu maka
pihak
penanggung
(perusahaan asuransi). Misalnya apabila jatuh tempo sebuah polis
asuransi adalah bulan Maret 2016, maka berkas persyaratan klaim
ekspirasi dikumpulkan sebelum bulan Maret 2019.
Hambatan yang sering terjadi adalah dalam pengumpulan polis
asli. Ini disebabkan karena masa kontrak asuransi jiwa adalah jangka
panjang bisa sampai 20 tahun bahkan lebih sehingga menyebabkan polis
asli hilang. Ini bisa ditanggulangi dengan duplikat polis.Duplikat polis
adalah pembuatan polis baru dikarenakan polis asli telah hilang. Proses
pembuatan polis duplikat memerlukan waktu yang cukup lama hingga 3
47
bulan bahkan lebih. Karena prosesnya tidak hanya dikantor cabang dan
kantor wilayah tapi langsung dari kantor pusat. Apabila polis duplikat
telah jadi, maka polis asli tidak berlaku. Kesempatan membuat polis
duplikat hanya 3 kali saja. Biaya pembuatan polis duplikat pertama
adalah Rp. 50.000, kedua Rp. 100.000 dan yang ketiga Rp. 150.000.
jika berkas persyaratan belum lengkap dan salah maka berkas akan
dikembalikan lagi kepada pemegang polis untuk dilengkapi. Dan jika
masih ada hambatan-hambatan yang penulis sebutkan diatas maka klaim
tidak dapat diproses lebih lanjut. Pemberitahuan dilakukan melalui
telepon atau sms pribadi.
Pernyataan tersebut didukung oleh pendapatkasi pertanggungan
bapak Rodiq Rovian (wawancara 8 April 2016):
“Syarat pengajuan klaim ekspirasi sangat simpel dibandingkan
dengan syarat klaim lainnya seperti klaim meninggal dunia, yaitu hanya
mengumpulkan polis asli, fotokopi KTP, pembayaran premi terakhir dan
formulir pengajuan klaim. Semua persyaratan tersebut harus
dikumpulkan oleh pemegang polis maksimal Setelah berkas persyaratan
3 tahun sejak tanggal ekspirasi. Umumnya, hambaan yang paling sering
terjadi adalah pengumpulan polis asli dikarenakan hilang. Kendala ini
bisa diatasi dengan membuat polis duplika sebagai penggani polis baru.
Untuk persyaratan yang belum lengkap atau salah maka akan
diberitahukan kepada pemegang polis melalui telepon pribadi atau sms“.
Berkas persyaratan yang telah lengkap kemudian digandakan oleh
staff pertanggungan. Penggandaan tersebut antara lain :
a. Formulir pengajuan klaim : digandakan menjadi dua untuk bagian
pertanggungan dan bagian keuangan
b. Polis asli : digandakan menjadi dua, polisasli untuk bagian
pertanggungan dan fotokopi unuk bagian keuangan
c. Fotokopi KTP
:
digandakan menjadi
dua untuk
bagian
pertanggungan dan bagian keuangan
d. Bukti pembayaran premi terakhir : digandakan menjadi dua, bukti
pembayaran asli untuk bagian keuangan dan fotokopi untuk bagian
peratanggungan.
48
2. Komponen Basis Data/ Data Base
Data-data yang disimpan dalam bentuk basis data adalah data
permohonan klaim ekspirasi yang masuk pada bagian pertanggungan.
Aplikasi JL-Indo memiliki database terpusat (centralized database), jadi
data seluruh kantor cabang PT. Asuransi Jiwasraya tersimpan dalam satu
database dengan server data center yang berada di kantor pusat. Sehingga
semua data yang masuk bisa terbaca di seluruh kantor Asuransi Jiwasraya
seluruh Indonesia.
Basis data berfungsi untuk menyimpan data-data dari input data
yang kemudian disimpan, setelah masuk langsung diproses dalam bank
data. Sehingga
apabila
sewaktu-waktu
dibutuhkan,
dapat
dicari
menggunakan aplikasi JL-Indo. Aplikasi JL-Indo memiliki menu “Bank
Data” yang akan membantu “menyembunyikan” data-data mengenai
nasabah yang biasanya hanya tersimpan di komputer dan arsip di gudang.
Selain itu, dengan aplikasi JL-Indo juga dapat mempermudah dalam
pencarian data apabila dibutuhkan mendadak dari pada harus mencari
digudang atau dikomputer yang membutuhkan waktu lebih lama.
3. Komponen Process
Setelah melakukan inputdata makaproes selanjutnya adalah
process/ proses. Proses merupakan prosedur kerja. Berikut adalah prosedur
kerja dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi
Jiwasraya (persero) cabang Surakarta :
49
Gambar 4.2Alur proses pengurusan klaim ekspirasi
Mengagendakan
berkas masuk
Pengecekan berkas
persyaratan
Entri data
Pencetakan nota
desisi
Sumber: PP Klaim Ekspirasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
a. Mengagendakan berkas yang masuk
Setelah menerima berkas persyaratan dari nasabah dan telah
lengkap maka dilakukan agenda ke dalamlog book. Log book
adalah
buku persyaratan yang berisi masalah-masalah yang
membutuhkan tindak lanjut (follow up).
50
Gambar 4.3Tampilan log book
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
b. Pengecekan berkas persyaratan
Melakukan
pengecekkan
berkas
persyaratan
yang
dikumpulkan oleh narasumber. Pengecekkan berkas persyaratan
dilakukan oleh bagian pertanggungan secara manual dan seara
sisem kompuer. Secara manual menggunakan pensil dan secara
sistem komputer menggunakan
aplikasi JL-Indo dengan menu
manajemen informasi. Didalam menu ini, pegawai dapat melakukan
pengecekkan kebenaran pengajuan klaim ekspirasi tersebut. Bila
ada kesalahan atau kecurangan dari pemegang polis, maka klaim
ekspirasi bisa ditolak oleh pihak penanggung. Hal ini dikarenakan
semua berkas di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta
telah diarsipkan secara online. Pernyatan ini didukung dengan
51
pendapat seksi pertanggungan bapak Rodiq Rovian pada wawancara
8 April 2016 sebagaiberikut :
“proses yang paling lama dalam proses klaim ekspirasi
adalah tahap pengecekkan, dimana bagian pertanggungan harus
mengecek secara manual dan secara sistem komputer menggunakan
aplikasi JL-Indo. Semua berkas pemegang polis telah diarsipkan
secara online dilengkapi dengan barcode. Dulu pernah terjadi
penipuan dengan memalsukan barcode, namun berkat pengarsipan
secara online yang dilengkapi dengan barcode, kecurangan tersebut
ketahuan setelah di cek dengan alat barcode data tidak muncul dan
akhirnya permohonan klaim ditolak”.
c. Entri data
Entri data dilakukan melalui aplikasi JL-Indo dengan server
Jiwasraya pusat (Jakarta). Entri data dilakukan oleh bagian
pertanggungan. Langkah-langkah dalam meng-entridata adalah
sebagai berikut :
-
Langkah pertama adalah membuka aplikasi JL-Indo dengan
alamat http://192.168.2.25/jiwasraya
-
Selanjutnya akan muncul tampilan awal, kemudian log in
menggunakan user ID dan pasword.
Gambar 4.4Tampilan awal aplikasi JL-indo
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
52
-
Setelah log in, maka akan muncul menu utama aplikasi JLIndo, aplikasi JL-indo memiliki beberapa menu diantaranya
adalah sebagai berikut :
Gambar 4.5Tampilan menu aplikasi JL-Indo
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
Gambar 4.5 diatas merupakan menu–menu yang
terdapat di dalam aplikasi JL-Indo bagian pertanggungan.
Masing-masing menu diatas, mempunya fungsi yang berbeda,
berikut adalah fungsinya :

Bank data : meng-entridata nasabah

Asuransi perjalanan : (belum di operasikan)

All New Unit Link : untuk proses entri JL-4 (JS pro mapan
dan JS pro idaman)

Pemeliharaan polis : untuk membuat polis duplikat dan
pengajuan klaim.

Pertanggungan baru : untuk membuat polis baru

Manajemen informasi : untuk melakukan pengecekan
polis.

JL-Indo Roadmap : (belum di operasikan)
53

Sistem utilitas : untuk mengubah user ID dan pasword oleh
pegawai PT. Asuransi Jiwasraya.
Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi
Jiwasraya Surakarta, Ibu Izzatun Nisa mengenai proses
pengajuan klaim ekspirasi adalah sebagai berikut :
“Dalam pengajuan klaim menggunakan aplikasi JL-Indo
sanagatlah mudah dan cepat, karena sudah menggunakan
sistem digital. Namun, perlu diketahui dalam menjalankan
aplikasi JL-indo harus memiliki pengetahuan dulu mengenai
menu di JL-indo, karena aplikasi JL-indo tidak hanya
digunakan untuk proses klaim saja. Dalam proses klaim juga
berbeda-beda tergantung jenis klaimnya, jadi beda jenis klaim
beda menunya “ (wawancara 12 Febuari 2016)
-
Untuk melakukan proses klaim maka dipilih menu pemeliharaan
polis, sesuai dengan fungsi yang telah dijelaskan diatas. Menu
pemeliharaan polis adalah menu yang disediakan untuk
melakukan pemeliharaan polis diantaranya adalah proses
pengajuan klaim dan pemeliharaan lainnya seperti pembuatan
polis duplikat. Berikut adalah menu yang terdapat didalam
menu pemeliharaan polis:
54
Gambar 4.6 Menu-menu pemeliharaan polis
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
Untuk proses klaim, maka dipilih menu klaim asuransi yang
didalamnya terdapat :

pengajuan klaim untuk melakukan proses klaim

status proses klaim untuk mengecek apakah proses klaim
telah dilakukan atau belum dilakukan.

Pengajuan klaim tahapan astha plus kolektif untuk
pengajuan klaim
khusus tahapan produk astha plus
kolektif.

Pengajuan klaim JS extra income kolektif untuk pengajuan
klaim khusus produk JS ektra income kolektif

Pengajuan klaim anuitas kolektif untuk pengajuan klaim
khusus produk anuitas kolektif.
55

Status proses klaim anuitas kolektif digunakan untuk
pengecekan status klaim khusus produk anuitas kolektif.
Dari keenam menu tersebut, untuk melakukan proses klaim
ekspirasi/ jatuh tempo maka dipilih menu pengajuan klaim.
Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 4.7form pengajuan klaim ekspirasi
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
Gambar 4.7 diatas merupakan gambar form klaim ekspirasi
untuk melakukan input nomer polis, jenis klaim dan tanggal
pengajuan klaim ekspirasi. Langkah-langkah dalam input
data adalah sebagai berikut :

Klaim diajukan : pada kolom ini, diisi jenis klaim yang
diajukan yaitu klaim ekspirasi/ jatuh tempo.

Tanggal pengajuan : pada kolom ini, diisi tanggal
pengajuan klaim ekspirasi yang diajukan oleh nasabah,
contohnya tanggal 29 Januari 2016.

Nomor polis : pada kolom ini, diisi nomor polis yang
tertera dalam polis asli, contohnya PC-000903052.
56

Setelah ketiga kategori tersebut diisi maka secara
otomatis kategori yang lain akan muncul karena arsip
polis telah diarsipkan secara digital melalui aplikasi
SAE (sistem arsip polis). Namun, apabila ketiga
kategori tersebut telah diisi dan kategori yang lain tidak
muncul secara otomatis, maka klaim ekspirasi sudah
pernah dilakukan sebelumnya. Jadi, dengan aplikasi JLindo ini, klaim tidak dapat dilakukan lebih dari 1 kali
sehingga meminimalkan kecurangan pegawai/ pihak
pemegang polis.

Apabila semua kolom telah terisi, maka klik tombol cek
polis dan akan muncul tampilan daftar polis, sebagai
berikut :
Gambar 4.8 Tampilan dafar polis
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta
d. Mencetak nota desisi
Setelah serangkaian input data dilakukan, dan tidak ada
kesalahan maka dilakukan pencetakan nota desisi. Nota desisi
57
adalah surat keputusan bayar yang isinya jumlah uang yang
dibayarkan ke tertanggung/ pemegang polis.
4. Komponen Output/ keluaran
Setelah dilakukan serangkaian process pengolahan informasi, tahap
selanjunya adalaha tahap keluaran/ output. Adapun output dalam sistem
informasi pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi ini adalah berupa
nota desisi.
Gambar 4.9Tampilan Nota Desisi
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
Gambar 4.9 diatas adalah bentuk dari nota desisi. Setelah dicetak,
nota desisi kemudian diserahkan kepada kepala kantor cabang (bapak
Slamet) untuk ditandatangani. Apabila nominal yang harus dibayarkan
58
kurang dari Rp. 10.000.000 maka dapat langsung dibayarkan oleh kantor
cabang melalui transfer ke rekening pemegang polis atau dibayar cash.
Namun, apabila nominal yang harus dibayarkan lebih besar dari Rp.
10.000.000 maka harus meminta perijinan dari kantor wilayah.
Setelah Nota desisi ditandatangani oleh kepala kantor cabang
Surakrta, nota desisi digandakan menjadi dua. Nota desisi asli
untukpegawai administrasi dan fotokopi nota desisi untukbagian
pertanggungan sebagai
arsip. Selanjutnya nota desisi
asli
akan
diprosesoleh pegawai administrasi keuangan dan umum untuk mencetak
SIP. SIP adalah surat ijin pembayaran yang digunakan kasir keuangan
untuk mencairkan dana guna diberikan ke tertanggung/ pemegang polis.
Sebelum dana dicairkan oleh bagian kasir keuangan, SIP terlebih
dahulu di cek kebenarannya oleh bagian kasi keuangan. Salah satu yang
harus di cek biasanya adalahnominal uang dalam bentuk dolar yang harus
diubah dahulu dalam bentuk rupiah. Setelah dicek dan dinyatakan benar
maka SIP diserahkan kepada kepala kantor cabang untuk ditandatangani.
Kemudian diserahkan kepada kasir keuangan untuk mencairkan dana
manfaat asuransi. Manfaat asuransi dapat dibayarkan dengan cara tunai
atau transfer. Apabila tunai, maka SIP digandakan menjadi 3 yaitu untuk
pemegang polis, bagian pertanggungan, dan bagian keuangan. Sedangkan
apabila dibayarkan melalui transfer, SIP digandakan menjadi 2 yaitu untuk
bagian pertanggungan dan bagian keuangan. Pernyataan tersebut didukung
oleh pendapat pegawai administrasi keuangan bapak Arif Iswanto
(wawancara 8 April 2016) :
“Dari SIP yang saya proses kemuadian dicek terlebih dahulu oleh
bagian kasi keuangan biasanya adalah nominal dalam bentuk dolar
karenaharus di ubah dalam bentuk rupiah terlebih dahulu. Setelah SIP
dicek oleh kasi keuangan dan benar kemudian diserahkan kepada kasir
keuangan untuk pencairan dana manfaat asuransi. Manfaat asuransi
tersebut bisa dibayarkan dengan dua cara yaitu tunai dan transfer.apabila
dibayarkan tunai maka SIP digandakan menjadi 3 yaitu untuk bagian
pertanggungan, keuangan, dan pemegang polis. Sedangkan apabila
dibayarkan melalui transfer, SIP digandakan menjadi 2yaitu untuk bagian
pertanggungan dan keuangan.”
59
5. Komponen Teknologi
Teknologi merupkan salah satu komponen penunjang yang penting
dalam sistem informasi pengurusan klaim ekspirasi,tanpa adanya teknologi
yang mendukung maka sistem informasi tidak akan menghasilkan
informasi yang tepat waktunya. Dalam sistem informasi terdapat beberapa
komponen teknologi yaitu :
a. Perangkat keras
Penggunaan komputer sebagai media didalam menjalankan
sistem informasi mutlak diperlukan karena adanya komputer tersebut
telah menempatkan komputer sebagai pengolah data didalam
kedudukan yang sangat penting. Pada bagian pertanggungan di PT.
Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta dalam melakukan
proses klaim ekspirasi telah memadai, seperti yang dikemukakan oleh
bapak Rodiq Rovian sebagai kasi pertanggungan (wawancara, 8 April
2016) :
“ Pada bagian pertanggungan teknologi yang digunakan sudah
cukup memadai yaitu terdapat 2 komputer pentium 4, memory RAM, 2
printer, dan 2 dotmatrix”.
Dari wawancara tersebut maka dapat diuraikan bahwa perangkat
keras (hardware) yaitu komputer sebagai sub-sistem dari sistem
komputer juga memunyai komponen yaitu:

Komponen alat masukan, terdiri dari dua mouse, dua keyboard, dan
dua unit komputer.

Komponen alat proses, terdiri dari dua CPU, prosessor pentium 4,
dan memori RAM.

Komponen alat keluaran yang digunakan berbentuk hardcopy
(kertas dengan menggunakan media printer dan dotmatrixs yang
digunakan secara bersama sama dan berbentuk softcopy (file/
flashdisk)
60
b. Perangkat lunak
Aplikasi yang digunakandalam pengurusan klaim ekspirasi
adalah aplikasi JL-Indo dengan server utama kantor pusat, pihak PT.
Asuransi Jiwasraya (persero) cabang surakarta sebagai kantor cabang
hanya bertugasmengentri data yang selanjutnya akan diproses kantor
pusat.
c. Teknisi/ sumber daya manusia
Teknisi/
sumber
daya
manusia
adalah
pihak
yang
mengoperasikan aplikasi JL-Indo dalam pemprosesan klaim ekspirasi.
Terdapat dua orang teknisi yang bertugas dalam pemprosesan klaim
ekspirasi. Kedua teknisi tersebut sebagai berikut:

Bapak Rodiq Rovian A (Kasi pertangungan)

Ibu Izatun Nisa (Pegawai Administrasi Pertanggungan)
d. Teknologi sistem telekomunikasi/ jaringan
Dibutuhkan jaringan komputer untuk mendukung proses entri
data, dalam proses tersebut harus disambungkan dengan jaringan LAN.
Tujuan pemasangan jaringan LAN adalah media komunikasi dalam
pengolahan data. Tanpa adanya jaringan LAN, aplikasi JL-Indo tidak
bisa digunakan walaupun terdapat wifi. Pernyataan tersebut didukung
oleh pendapat pegawai administrasi operasional dan penjualan bapak
Rachmad Santoso (wawancara 8 April 2016) :
“Aplikasi JL-Indo hanya bisa digunakan apabila menggunakan
jaringan LAN, walaupun ada wifi namun tidak ada jaringan LAN
aplikasi JL-Indo tidak bisa digunakan”.
6. Komponen Kontrol
Komponen kontrol meliputi kontrol ketepatan, kontrol keamanan
dan kontrol privasi. Ketiga komponen tersebut telah diterapkan pada
bagian pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta. Sebelum data di input, dilakukan prosedur kontrol. Hal ini
dilakukan untuk menjamin data yang masuk ke dalam sistem adalah data
61
yang benar. Berikut adalah penjelasan mengenai komponen kontrol
sebagai berikut :
a. Kontrol ketepatan
Kontrol ketepatan dilakukan untuk memastikan data yang
masuk ke dalam sistem adalah data yang benar dan akurat. Kontrol
ketepatan dilakukan secara manual oleh pegawai seksi pertanggungan
menggunakan pensil mulai dari proses input data sampai output data.
b. Kontrol keamanan
Kontol keamanan dimaksudkan untuk menjaga keakuratan
data dan menghindari terjadinya kerusakan. Jadi data yang masuk di
bagian pertanggungan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta diproses dan disimpan ke dalam komputer server dalam
bentuk softfile, dan mengarsipkan data ke dalam rak arsip dalam
bentuk hardfile. Ini dilakukan untuk menghindari adanya kerusakan
pada database atau hilangnya arsip.
c. Kontrol Privasi
Kontrol privasi dilakukan dengan menggunakan sistem
management user yang mengharuskan akses penggunaan sesuai
dengan level dan kewenangannya dengan cara menggunakan User ID
dan Pasword. Dengan kontrol sistem management user ini
akuntabilitas data lebih dapat dijalankan, karena untuk mengakses
dan merubah data hanya bisa dilakukan oleh mereka yang memiliki
wewenang.
Kontrol
privasi
ini
penting
untuk
menghindari
penyalahgunaan data pribadi nasabah.
B. Kelebihan aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim
ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
Dengan menggunakan Aplikasi JL-Indo, proses pengajuan dan
pembayaran klaim ekspirasi menjadi lebih mudah, cepat dan tepat. Ini
disebabkan karena Aplikasi JL-Indo memiliki beberapa kelebihan, antara
lain :
62
1. Aplikasi JL-Indo merupakan sistem online, jadi data yang diinput dapat
terbaca di semua kantor PT. Asuransi Jiwasrya.
2. Menggunakan jaringan LAN sehingga meminimalisir kendala dalam
mengakses yang dikarenakan sinyal.
3. Bekerja secara otomatis, maksudnya Aplikasi JL-Indo, hanya bisa
melakukan klaim ekspirasi sebanyak 1 kali dalam nomer polis yang
sama. Sehingga tidak bisa terjadi kecurangan oleh pihak pegawai atau
pemegang polis.
4. Proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi dapat dilakukan lebih
cepat, tepat dan akurat, karena dilakukan secara digital dimana semua
data yang diperlukan sudah terdapat pada aplikasi tersebut dan jumlah
pembayaran klaim juga bisa secara otomatis muncul dengan perhitungan
rumus yang ditetapkan.
C. Kelemahan Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim
ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya
Surakarta, Ibu Izzatun Nisa tentang aplikasi JL-Indo dalam proses pengajuan
dan pembayaran klaim ekspirasi adalah sebagai berikut:
“Penggunaan apliksii JL-Indo dalam proses pengajuan klaim
ekspirasi sudah cukup membantu, namun untuk menggunakan aplikasi JLIndo harus memiliki pengetahuan terlebih dahulu mengenai menu-menu dan
fungsinya, karena sistem JL-Indo tidak hanya digunakan untuk pengajuan
klaim saja. Kesulitan yang lain adalah masalah jaringan, Aplikasi JL-Indo
masih sering terjadi eror ketika digunakan dan biasanya karena koneksi.
Sedangkan untuk keseluruhannya, aplikasi JL-Indo sudah cukup membantu
dalam proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi” (wawancara, 12
Februari 2016).
63
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengolahan data dan analisis yang telah penulis
uraikan pada bab sebelumnya mengenai Sistem Informasi Aplikasi JLIndo dalam Pengajuan dan Pembayaran Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, maka penulis dapat menarik
beberapa kesimpulan, bahwa sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam
pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya
(Persero) cabang Surakarta terdiri dari 6 komponen, yaitu:
1. Komponen Input
Syarat-syarat yang harus dipenuhi pemegang polis untuk
pengajuan klaim ekspirasi adalah mengumpulkan fotokopi KTP, Polis
Asli, bukti pembayaran premi terakhir dan pengisian formulir
pengajuan klaim. Dalam proses permohonan klaim ekspirasitidak
terjadi kesulitan bagi pegawai bagian pertanggungan, namun yang
menjadi hambatannya adalah pengumpulan berkas oleh pemegang
polis yang berlarut-larut sehingga menghambat proses penanganan
klaim ekspirasi.
2. Komponen Basis data/ database
Basis data berfungsi untuk menyimpan data-data dari input data
yang kemudian disimpan, setelah masuk langsung diproses dalam bank
data. Basis data (database) aplikasi JL-Indo memiliki basis data
terpusat (centralized database) sehingga memudahkan pegawai dalam
mencari data mengenai nasabah Asuransi Jiwasraya diseluruh
Indonesia. Oleh karena itu, pengajuan klaim dapat di lakukan di semua
kantor Asuransi Jiwasraya. Dengan
adanya basis
memudahkan pencarian apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
data juga
64
3. Komponen Process
Setelah berkas persyaratan dilengkapi oleh pemegang polis,
maka langkah selanjutnya adalah proses. Langkah pertama yang
dilakukan adalah dengan pengecekan kebenaran berkas persyaratan.
Apabila berkas persyaratan dianggap benar maka akan diproses lebih
lanjut menggunakan aplikasi JL-Indo. Dalam pengecekan berkas
pesyaratan, dilakukan secara manual dan secara sistem komputer. Oleh
karena itu, pengecekkan berkas persyaratan membutuhkan waktu yang
lebih lama dan ketelitian.
4. KomponenOutput
Hasil keluaran/output dari serangkaian proses yang dilakukan
oleh pegawai seksi pertanggungan dengan aplikasi JL-Indo adalah nota
desisi. Nota desisi merupakan surat keputusan bayar yang digunakan
untuk mencetak SIP (Surat Ijin Pembayaran) pada bagian keuangan.
Setelah Nota desisi dicetak maka SIP bisa dicetak oleh bagian
keuangan, namun sebelum nota desisi diberikan kepada bagian
keuangan, nota desisi diserahkan terlebih dahulu kepada kepala kantor
cabang PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta untuk di
tandatangani.
Apabila nominal yang harus dibayarkan kurang dari
Rp. 10.000.000 maka dapat langsung dibayarkan oleh kantor cabang
melalui transfer ke rekening pemegang polis atau dibayar cash.
Namun, apabila nominal yang harus dibayarkan lebih besar dari Rp.
10.000.000 maka harus meminta perijinan dari kantor wilayah.
5. Komponen Teknologi
Komponen teknologi merupakan komponen penunjang yang
penting. Karena tanpa adanya komponen teknologi aplikasi JL-Indo
tidak bisa digunakan. Komponen teknologi di PT. Asuransi Jiwasraya
(Persero) cabang Surakarta telah memadai dan menunjang proses
klaim ekspirasi. Namun hambatannya adalah pada teknisi atau sumber
daya manusia yang hanya memiliki 2 sumber daya manusia saja
sedangkan memiliki tugas yang banyak salah satunya adalah
65
melaksanakan pembayaran klaim ekspirasi dengan rangkaian proses
yang panjang dan membutuhkan keelitian.
6. Komponen Kontrol
Komponen
kontrol
meliputi
kontrol
ketepatan,
kontrol
keamanan dan kontrol privasi. Ketiga komponen tersebut telah
diterapkan pada bagian pertanggungan dalam proses klaim ekspirasi di
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, sehingga dalam
proses pembayaran klaim ekspirasi prosesnya sudah berjalan dengan
lancar dan aman.
Jadi, sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan
pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang
Surakarta adalah serangkaian dari beberapa komponen yang dapat
menerima masukan data (input) dan instruksi, mengolah data kemudian
menghasilkan sebuah output yang dapat bermanfaat bagi penggunanya
dengan didukung komponen teknologi, basis data dan komponen kontrol.
Dengan adanya aplikasi JL-Indo, pengajuan klaim ekspirasi oleh
pemegang polis dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat karena
diolah secara canggih dengan aplikasi komputer sehingga informasi
sebagai output bisa menjadi informasi yang akurat.
B. Saran
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan, pada kegiatan
Sistem Informasi Aplikasi JL-Indo dalam Pengajuan dan Pembayaran
Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
sudah berjalan dengan baik. Tetapi masih ada permasalahan yaitu jumlah
tenaga kerja/ SDM yang mampu menggunakan aplikasi JL-Indo dalam
pengajuan dan pembayaran klaim Ekspirasi. Maka pada kesempatan ini,
penulis ingin memberikan saran yang berkaitan dengan masalah tersebut
yaitu:
1.
Sebaiknya tugas pegawai di bagian pertanggungan sebagian
dilimpahkan ke bagian lain, yang diharapkan agar proses
66
pengajuan dan pembayaran klaim tidak terkendala dengan tugas
lainnya. Termasuk pembayaran klaim ekspirasi bisa dilakukan
dengan cepat dan tepat sehingga menambah kepercayaan
masyarakat terhadap PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang
Surakarta. Sehingga tidak diperlukanuntuk menambah tenaga
kerja lagi guna mengisi kekurangan sumber daya manusia di
bagian Pertanggungan dan dapat meminimalisir pengeluaran
biaya untuk memberikan gaji kepada pegawai baru.
2. Sebaiknya Aplikasi JL-Indo tidak hanya digunakan oleh pegawai
PT.
AsuransiJiwasraya
(Persero)
saja,
melainkan
bias
iaplikasikan oleh Pemegang Polis sehingga apabila ingin
mengajukan klaim Ekspirasi tidak perlu dating kekantor, yang
diharapkan dapat meningkatkan pelayanan terhadap nasabah
sehingga PT. Asuransi Jiwasraya menjadi perusahaan Asuransi
Jiwa yang terdepan.
3. Untuk pemegang polis agar selalu menyimpan Polis asli dengan
baik agar polis asli tidak hilang sehingga mempermudah dalam
pengajuan klaim Ekspirasi.