analisis dan perancangan sistem manajemen arsip berbasis web

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
MANAJEMEN ARSIP BERBASIS WEB
PADA PT. XYZ
Rian Permana
Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia,
Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]
Bagus Yoga Prasetyo
Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia,
Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]
Muhamad Irsyad Habibi
Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia,
Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]
Gintoro
Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia,
Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan aplikasi sistem manajemen arsip berbasis web pada PT. XYZ
yang membantu penyimpanan arsip, mempermudah pemantauan versi dari suatu arsip serta mempercepat proses
permintaan arsip dokumen dan formulir. Memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mendapatkan arsip yang
dibutuhkan. Fitur reminder yang membantu person in charge dalam mengingat tenggat waktu pengisian laporan
pemantauan sasaran mutu. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis (wawancara,
kuesioner, observasi, studi pustaka) dan perancangan (perancangan database, layar, state transition diagram dan
pseudocode). Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah dengan implementasi sistem manajemen arsip
berbasis web dapat mempermudah staff document control mengelola dokumen dan mempermudah karyawan
untuk mengakses arsip yang dibutuhkan. Simpulan dari penelitian ini adalah aplikasi sistem manajemen arsip
berbasis web dapat memecahkan permasalahan pengelolaan arsip pada PT XYZ serta memiliki performa yang
baik.
KATA KUNCI :
Arsip, Manajemen, Aplikasi.
ABSTRACT
The purpose of this research is to produce an applications of web -based records management system at PT .
XYZ which helps retention , facilitate monitoring of an archival version as well as speed up the process of
requests documents and forms . Makes it easy for employees to obtain the necessary records . Reminder feature
that helps the person in charge to remember the deadline of filling the report of monitoring quality objectives .
The method used in this study is the analysis ( interviews , questionnaires , observation , literarture ) and design
( designing a database , storyboard , state transition diagram and pseudocode ) . The results achieved in this
research is the implementation of a web -based file management system to facilitate document control staff to
manage documents and easier for employees to access the files needed . Conclusions from this research is the
application of web-based records management system can solve the problems of records management at XYZ
and has a good performance.
KEYWORDS:
Records, Management, Applications.
PENDAHULUAN
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data,
menyimpan data, memanipulasi data dengan berbagai cara untuk menghasilkan informasi
yang berkualitas. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, cepat, akurat
dan real time.
Seiring berkembangnya teknologi informasi, kegiatan penyimpanan data dan
informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara penyimpanan data dan
informasi dengan menggunakan Internet yang biasa disebut dengan cloud computing.
Cloud computing menawarkan berbagai sumber data dan informasi yang dapat diperoleh
dengan cepat dan mudah.
Cara lain untuk melakukan penyimpanan data juga dapat menggunakan flash disk,
compact disk dan hard disk. Namun, jika datanya terlalu banyak menggunakan flash disk,
compact disk, hard disk selain tidak efisien pada penempatan folder didalamnya, perlu
membawa-bawa alatnya, tidak praktis dan tidak dapat terhubung ke rekan kerja yang
dituju. Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan
memelihara informasi adalah dengan Sistem Manajemen Arsip yang mana data akan
tersusun dengan rapi, tidak perlu membawa alat dan rekan kerja kita bisa langsung
terhubung satu sama lain.
PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penelitian pemasaran.
Dimana dalam studi kasus memiliki permasalahan dalam pengelolaan arsip. Dalam hal
ini, staff document control melakukan penyimpanan arsip dengan menempatkan dalam
folder. Sedangkan para karyawan adakalanya harus bertanya kepada staff document
control untuk memastikan bahwa arsip berupa dokumen dan formulir yang mereka akses
merupakan yang tebaru atau telah direvisi. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam
pencarian dokumen dan formulir serta berlarutnya proses untuk mendapatkan kepastian
dari dokumen dan formulir.
Untuk itu diperlukan strategi dalam pengelolaan dokumen secara elektronik yang
terpadu. Hal tersebut dapat dicapai dengan cara memperbaiki sistem dan alur kerja agar
menjadi lebih efektif dan efisien. Workflow dapat berupa proses pembaharuan, review
maupun distribusi suatu arsip kepada karyawan dalam suatu Sistem Manajemen Arsip.
Cara ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis dalam
mencari dan mengakses arsip yang dibutuhkan.
Sistem Manajemen Arsip merupakan sistem yang digunakan untuk memantau dan
menyimpan arsip secara elektronik, juga meliputi pengaksesan dan proses mendapatkan
kembali arsip dengan efisien.
METODOLOGI PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam skripsi ini meliputi dua bagian pokok, yaitu :
1. Analisis
Tahapan dalam analisis terdiri dari
i. Studi Pustaka
Dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari buku dan jurnal yang bisa
dijadikan pedoman untuk melakukan penelitian.
ii. Wawancara
Metode wawancara dilakukan kepada manager departemen dan karyawan yang
berhubungan dengan ruang lingkup penelitian, karena dinilai cukup memahami
sistem secara keseluruhan serta proses bisnis perusahaan.
iii. Kueseioner
Metode kuesioner dilakukan terhadap sample populasi karyawan PT XYZ
yang dipilih secara acak.
iv. Observasi
Observasi dilakukan dengan datang langsung ke PT XYZ dan mengamati
sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan informasi yang bisa dijadikan
data penelitian.
2. Perancangan
Perancangan terbagi dalam enam bagian, yaitu:
a.
Perancangan menu
Perancangan menu dibuat berdasarkan solusi dari permasalahan yang
berhasil diidentifikasi.
b.
Perancangan layar
Perancangan layar dibuat se-user friendly mungkin, namun tetap memenuhi
fungsinya dalam menjawab kebutuhan perusahaan dengan baik.
c.
Perancangan database
Perancangan database didasarkan oleh ruang lingkup dan batasan dari fungsi
software yang akan dibuat.
d.
Perancangan State Transition Diagram
Berdasarkan perancangan menu dan layar kemudian dilakukan perancangan
alur navigasi aplikasi melalui State Transition Diagram.
e.
Perancangan pseudocode
perancangan pseducode digunakan untuk mempermudah implementasi ke
dalam coding software.
f.
Coding
Coding software dibuat dengan menggunakan PHP serta dibantu dengan
framework Codeigniter.
HASIL DAN BAHASAN
Rangkuman solusi pada studi kasus berdasarkan evaluasi dan verifikasi
menggunakan pengamatan lapangan (observasi), wawancara dan kuesioner dapat dilihat
pada tabel 1 berikut ini.
Tabel 1 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus
No.
Permasalahan Yang
Solusi Untuk Permasalahan
Diidentifikasi
1.
Permintaan dokumen harus
Solusi berupa sistem penyimpanan
menunggu konfirmasi yang
dokumen berbasis web, dimana
memakan waktu lama
penyimpanan dokumen dan formulir
dapat dilakukan dengan mudah dan
terintegrasi.
2.
Belum adanya aplikasi tempat
Solusi berupa sistem manajemen
penyimpanan data yang
dokumen yang memiliki kemudahan
terintegrasi dan masih
dan keamanan dalam penyimpanan.
menggunakan sistema manual.
3.
Registrasi dokumen masih
Sistem manajemen arsip dengan
manual dan sulit memantau
penerapan version control merekam
No.
Permasalahan Yang
Solusi Untuk Permasalahan
Diidentifikasi
4.
histori revisinya
perubahan yang dibuat sebuah file.
Dalam mengisi laporan
Memberikan reminder apabila ada
Sasaran Mutu, sering kali
suatu jadwal yang akan jatuh tempo
melewati batas waktu yang
ditentukan. Reminder atau
pengingat hanya sebatas
kesepakatan waktu antara
Person in Charge dan Quality
Asurance.
5.
Setiap bulan harus mencetak,
Pengisian formulir pengisian laporan
mengisi, menandatangani
pemantauan sasaran mutu secara
laporan sasaran mutu.
elektronik melalui aplikasi sistem
manajemen arsip
Didalam Proses bisnis yang diusulkan digambarkan dalam notasi Diagram
Alir Data (DAD)
yang dilakukan dalam mendefinisikan proses bisnis yang
diusulkan adalah berdasarkan dari tujuan yang ingin dicapai oleh solusi. Tujuan
dari solusi yang akan dibangun, dirincikan satu persatu proses bisnis yang akan
didefinisikan untuk mewujudkan tujuan tersebut. Masing-masing tujuan dapat
diimplementasikan pada proses bisnis yang sama. Sedangkan pada proses bisnis
tersebut harus dirincikan kebutuhan dari fungsi/menu pada saat proses bisnis
tersebut menggunakan sistem informasi/aplikasi, fungsi/menu tersebut akan
membutuhkan, mengolah dan menampilkan informasi apa saja.
Untuk mewujudkan tujuan dari solusi, maka perlu didefinisikan proses-proses
bisnis dengan kebutuhan fungsi/data/informasi sebagai berikut :
Tabel 3.14 Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi
No. Tujuan Solusi
Proses-Proses
Fungsi/Menu dan Informasi
Bisnis Yang
Yang Akan Terdapat Dalam
Akan
Proses Bisnis Tersebut
Digunakan
Untuk
Mewujudkan
Tujuan
Memberikan
- Input:
Pada halaman ini user
hak akses
Dokumen dalam
melakukan pencarian pada
pada user
ekstensi pdf dan
kolom yang telah disediakan,
untuk
formulir dalam
kemudian aplikasi akan
mengunduh
dokumen/
ekstensi .doc
dan .docx
formulir
terbaru.
menampilkan hasil pencarian
disertai dengan tombol
“download” apabila user ingin
- proses: User
mengunduh dokumen tersebut.
mencari
dokumen dan
User
formulir yang
Sistem
Start
dibutuhkan
untuk kemudian
mengunduhnya
Input Data
pencarian
dokumen dan
formulir
- output:
dokumen dan
Mengunduh
dokumen atau
formulir
formulir yang
telah diunduh
Dokumen
atau formulir
yang telah
diunduh
Phase
1.
End
Menampilkan
hasil
pencarian
No. Tujuan Solusi
Proses-Proses
Fungsi/Menu dan Informasi
Bisnis Yang
Yang Akan Terdapat Dalam
Akan
Proses Bisnis Tersebut
Digunakan
Untuk
Mewujudkan
Tujuan
Memberikan
Input :
Admin menginput data-data
penyimpanan
Dokumen dalam
pada dokumen yaitu:
dokumen/
ekstensi pdf dan
- nama
formulir yang formulir dalam
terintegrasi.
- no formulir (untuk formulir)
ekstensi .doc
- department
dan .docx, serta
- versi
data-data
kemudian tipe file yang
dokumen yang
diperbolehkan adalah .pdf
lainnya
untuk dokumen, .doc dan .docx
untuk formulir
Proses : admin
membuka
Admin
Sistem
halaman “create
Start
document” atau
“create
formulir”
kemudian
Input data
dokumen dan
formulir
mengisi data-
Menyimpan
dokumen dan
formulir ke
server
data dokumen
atau formulir
serta memilih
Dokumen
atau formulir
yang telah
diupload
file yang akan di
unggah.
Output :
dokumen yang
End
Phase
2.
No. Tujuan Solusi
Proses-Proses
Fungsi/Menu dan Informasi
Bisnis Yang
Yang Akan Terdapat Dalam
Akan
Proses Bisnis Tersebut
Digunakan
Untuk
Mewujudkan
Tujuan
telah tersimpan
di server.
3.
Rekap
Dokumen/
formulir
Input : nama
Admin mencari dokumen
dokumen yang
maupun formulir yang ingin
ingin dilihat
dilihat historynya pada kolom
historynya.
yang telah disediakan,
kemudian aplikasi akan
Proses : admin
menampilkan hasil pencarian
mencari
disertakan button “history”
dokumen
untuk melihat history dari
kemudian
dokumen atau formulir
mengklik button
tersebut.
“history untuk
melihat
historynya”
Output : history
dari dokumen
No. Tujuan Solusi
Proses-Proses
Fungsi/Menu dan Informasi
Bisnis Yang
Yang Akan Terdapat Dalam
Akan
Proses Bisnis Tersebut
Digunakan
Untuk
Mewujudkan
Tujuan
User
Sistem
Start
Input Data
pencarian
dokumen dan
formulir
Mengunduh
dokumen atau
formulir
Phase
Dokumen
atau formulir
yang telah
diunduh
4.
Reminder via
email dan
aplikasi pada
Input : tanggal
pengisiaan
Sasaran Mutu
saat
pengisian
Proses : Ketika
Sasaran Mutu mendekati hari
End
Menampilkan
hasil
pencarian
No. Tujuan Solusi
Proses-Proses
Fungsi/Menu dan Informasi
Bisnis Yang
Yang Akan Terdapat Dalam
Akan
Proses Bisnis Tersebut
Digunakan
Untuk
Mewujudkan
Tujuan
pengisian
Sasaran Mutu,
User
Sistem
sistem aplikasi
mengirimkan
Start
notifikasi ke
email para
Mengirimkan
email ke PIC
Person in
Charge.
Email
pemberitahuan
pengisian formulir
sasaran mutu
Output : email
Phrase
notifikasi
5.
Memberikan
akses
Input : data
user menginput data-data pada
Sasaran Mutu.
formulir Sasaran Mutu. Yaitu :
- target
pengisian
laporan
Proses : Person
pemantauan
in Charge
sasaran mutu
mengisi data
secara
pada halaman
elektronik
Sasaran Mutu.
melalui
Kemudian
aplikasi
aplikasi
sistem
menyimpan data
manajemen
End
tersebut.
- achievement
No. Tujuan Solusi
Proses-Proses
Fungsi/Menu dan Informasi
Bisnis Yang
Yang Akan Terdapat Dalam
Akan
Proses Bisnis Tersebut
Digunakan
Untuk
Mewujudkan
Tujuan
arsip.
Output : data
User
Sistem
Sasaran Mutu
departement.
Start
Input data
pengisian formulir
sasaran mutu
Menyimpan data
Phrase
Hasil pengisian
sasaran mutu
End
Berikut adalah tampilan layar dari aplikasi yang sudah dibuat sesuai dengan proses analisis
permasalahan dan perancangan solusi yang telah dibuat untuk membantu proses bisnis pada
PT. XYZ.
Gambar 1 emberikan hak akses pada user untuk mengunduh dokumen/ formulir terbaru.
Gambar 2 memberikan penyimpanan dokumen/ formulir yang terintegrasi.
Gambar 3 pemantauan versi dokumen dan formulir
Gambar 4 Reminder via email dan aplikasi pada saat pengisian Sasaran Mutu
Gambar 5 pengisian laporan pemantauan sasaran mutu melalui aplikasi.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem manajemen arsip berbasis
web pada PT. XYZ dapat disimpulkan bahwa.
1. Aplikasi ini membantu dalam proses penyimpanan serta pendistribusia arsip.
2. Aplikasi ini membantu dalam pemantauan versi arsip
3. Aplikasi sistem manajamen arsip ini mempermudah karyawan dalam memperoleh
arsip dokumen dan formulir yang dibutuhkan..
4. Fitur reminder yang diberikan, membantu person in charge untuk mengingat
waktu pengisian laporan pemantauan sasaran mutu.
5. Aplikasi yang telah diimplemantasikan, telah memenuhi kriteria performa yang
baik.
6. Terjadi peningkatan sebesar 33,3% pada pengisian laporan sasaran mutu.
Saran
Untuk pengembangan aplikasi sistem manajemen arsip yang lebih lanjut, maka
saran-saran yang dapat diberikan adalah
1. Mengintegrasikan aplikasi pada database karyawan yang dimiliki departemen
Human Resource & General Affair agar admin tidak perlu lagi melakukan
perubahan apabila ada perubahan jabatan atau penambahan karywan.
2. Menambahkan fitur pengajuan dokumen dan formulir untuk masing-masing
departemen.
3. Memperluas ruang lingkup pengelolaan arsip dengan memberikan hak akses kepada
setiap user untuk mengelola arsip pada masing-masing departemen.
REFERENSI
Connolly, Thomas.,& Begg, Carolyn. (2005). Database System : Apractical Approach to
Design, Implementation, and Management, 4th Edition. England: Addison Wesley.
Enterprice, Jubilee (2006). 101 Tip & Trik Windows Vista. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Griffiths, Adam. (2010). CodeIgniter 1.7 Professional Development. Birmingham: Packt
Publishing.
Haryadi, Hendi (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff. Jakarta:
Visimedia.
Huda, Miftakhul,.& Komputer, Bunafit. (2010). Membuat Aplikasi Database dengan Java,
MySQL, dan NetBeans. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Komputer, Wahana. (2010). SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: ANDI.
Laserfiche. (2007). Document Management Overview, 10th Edition. Long Beach: Compulink
Management Center, Inc., USA.
R.S.Pressman, inc.(2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach,7/e. McGraw
Hill.
Sommerville, I. (2011). Software Engineering, 9th Edition. Pearson, Inc., USA.
Schneiderman, Ben (2009). Designing the User Interface : Strategies for Effective HumanComputer Interaction, 5th Edition. Addison Wesley Longman, Inc., USA.
Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Erlangga.
Somasundaram, Ravishankar. (2013). Git: Version Conntrol for Everyone. Birmingham:
Packt Publishing Ltd.
Woodford, Chris. (2006). Digital Technology. London: Evans Brother.
Whitten, J.L., & Bentley, L.D. (2006). System Analysis and Design Method. New York:
McGraw-Hill/irwin.
RIWAYAT PENULIS
Rian Permana lahir di Palangka Raya pada tanggal 10 Juni 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun
2014.
Bagus Yoga Prasetyo lahir di Jakarta pada tanggal 16 Mei 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun
2014.
Muhamad Irsyad Habibi lahir di Jakarta pada tanggal 11 Agustus 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun
2014.