sistem informasi perpustakaan berbasis web di balai pengkajian

JURNAL KOMUNIKASI, MEDIA DAN INFORMATIKA
Volume 5 No. 3 / November 2016
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB DI BALAI
PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN KOMUNIKASI DAN
INFORMATIKA SURABAYA
Ines Dwi Rahayu
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Airlangga
Jalan Mbah Sarah RT 009 RW 002 Wadungasih Buduran Sidoarjo
Email : [email protected]
Naskah diterima : 7-10-2016 | Revisi : 18-10-2016 | Disetujui : 18-10-2016
Abstrak
Badan Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI) Surabaya merupakan
salah satu organisasi Eselon III yang bergerak dalam bidang penelitian dibawah lembaga
Pemerintahan Kementerian Republik Indonesia. Sebagai organisasi penelitian, sangat diperlukan
sumber daya ilmiah yang berkualitas bagi seorang peneliti untuk sarana penunjang menghimpun
informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. Adanya pelayanan
perpustakaan yang lambat serta pengolahan data adminisrasi perpustakaan yang manual menghambat
kinerja peneliti dalam studi kepustakaan. Sehingga, dalam tulisan ini akan dikaji suatu model dan
desain pengembangan sistem informasi perpustakaan yang dapat menjadi suatu sistem perpustakaan
berbasis web dan dapat di implementasikan di perpustakaan BPPKI Surabaya. Metode penelitian ini
menggunakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan studi literatur, pengamatan, dan
wawancara untuk analisis kebutuhan sistem. Metode perancangan sistem menggunakan metode
analisis terstruktur yaitu dengan mengidentifikasi proses saat ini, merumuskan permasalahan yang
terjadi, mendesain database dan desain form input dan output, membangun program berbasis web, dan
terakhir dilakukannya sebuah pengujian sistem.Kesimpulan dari kajian ini yaitu dengan perancangan
dan membangun sistem informasi perpustakaan barbasis web di BPPKI Surabaya untuk
mempermudah proses pelayananan kinerja perpustakaan dan menghasilkan suatu laporan yang
otomatis dan akurat.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Perpustakaan, Berbasis Web
LIBRARY INFORMATION SYSTEM WEB BASED IN BPPKI SURABAYA
Abstract
Badan Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI) Surabaya is one of the
third tier organization that is engaged in the research institute under the Ministry of Government of
the Republic of Indonesia. As a research organization, an indispensable resource for the scientific
quality of the researchers to collect information supporting facilities that are relevant to the topic or
issue that will be or are being studied. Slow their library services and data processing library manual
adminisrasi hinder the performance of the researchers in the study of literature. Thus, in this paper
will be assessed a model and design of the development of the library information system that can be a
web-based library system and can be implemented in the library BPPKI Surabaya. This research
method using the method of data collection is done with a literature study, observation, and interviews
for the analysis of system requirements. Method of designing systems using structured analysis method
is to identify the current process, formulating the issues involved, database design and design form
input and output, build a web-based program, and last did a testing system. The conclusion of this
study is to design and build a web-based library information system in BPPKI Surabaya to facilitate
the service process library performance and produce a report that is automatically and accurately.
Keywords : Information Systems, Library, Web-Based
PENDAHULUAN
Badan Pengkajian dan Pengembangan
Komunikasi dan Informatika (BPPKI)
Surabaya merupakan salah satu organisasi
Eselon III yang bergerak dalam bidang
penelitian
di
lingkungan
Kementerian
Komunikasi dan Informatika dan sebagai
instansi
pemerintah
dibawah
lembaga
Pemerintahan Kementerian Republik Indonesia.
Terdapat 3 ruang lingkup wilayah kerja BPPKI
Surabaya antara lain JATIM, NTB, dan
143
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya
Sulawesi Barat. BPPKI Surabaya dalam
menjalankan tugas-tugas pokoknya terdapat
pendukung dari tugas-tugas pokok tersebut
yaitu pada bagian Sub Bagian Tata Usaha yang
mempunyai sebuah perpustakaan. Jenis dari
perpustakaan
BPPKI
Surabaya
adalah
perpustakaan khusus. Perpustakaan khusus ini
dalam arti
koleksi pustaka yang tersedia
disesuaikan dengan bidang BPPKI yaitu
Komunikasi dan Informatika. Perpustakaan ini
sebagai penunjang studi kepustakaan bagi
peneliti untuk menghimpun informasi yang
relevan dengan topik atau masalah yang akan
atau sedang diteliti.
Masalah pelayanan perpustakaan di
BPPKI Surabaya yang dilakukan secara
manual membutuhkan waktu yang relatif lama
sehingga berdampak pada pelayanan yang
diberikan. Pustakawan BPPKI Surabaya dalam
melayani para peminjam dan pembaca pustaka
mengalami masalah dalam pengelolaan data
administrasi di perpustakaan, permasalahan
tersebut meliputi, kesulitan dalam melakukan
pengecekan pendataan peminjam yang sudah
melakukan
pengembalian pustaka
dan
pendataan peminjam yang terlambat dalam
pengembalian pustaka karena pencatatan data
yang bercampur jadi satu antara peminjaman
dan pengembalian, pencarian pustaka yang
akan dipinjam jika harus mencari pustaka
tersebut di rak sedangkan informasi pustaka
tersebut tidak diinformasikan statusnya apakah
buku tersebut masih ada atau sedang dipinjam,
padahal para peneliti yang sebagai aktor
terbesar sebagai peminjam pustaka perlu untuk
mengetahui informasi koleksi pustaka yang
ada di perpustakaan, serta dalam pembuatan
laporan yang harus menyalin ulang data-data
yang ada di buku besar ke dalam microsoft
excel. Penambahan masalah lainnya yaitu
BPPKI dari pusat meminta pustakawan untuk
melakukan pendaftaran anggota yang nantinya
mendapatkan kartu anggota dan kartu anggota
tersebut digunakan sebagai bukti seseorang
telah menjadi bagian dari perpustakaan BPPKI
Surabaya serta membuatkan daftar pengunjung
untuk mengetahui pengunjung yang telah
berkunjung di BPPKI Surabaya. Sedangkan
sekarang ini pustakawan belum pernah sama
sekali meminta anggota pustaka untuk
melakukan pendaftaran anggota dan pendataan
daftar pengunjung.
Dari berbagai masalah yang terjadi di
perpustakaan BPPKI Surabaya, Untuk
mengatasi permasalahan tersebut diperlukan
suatu sistem yang otomatis dan akurat yang
dapat berguna untuk meningkatkan pelayanan
kinerja
perpustakaan
dan
membantu
pengelolaan data administrasi, maka perlu
dibuatkan suatu aplikasi Sistem Informasi
Perpustakaan
Berbasis
Web
yang
terkomputerisasi. Hal ini diharapkan dapat
meningkatkan kualitas informasi yang
dihasilkan menjadi lebih akurat, waktu
pencarian dan penyajian informasi yang lebih
cepat, terhindar dari terjadinya penyimpangan
data serta kesalahan - kesalahan lain akibat
keterbatasan kemampuan manusia dalam
memecahkan persoalan.
Berdasarkan uraian latar belakang
permasalahan tersebut maka didapatkan
rumusan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang dan membangun
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis
Web BPPKI di Surabaya?
2. Bagaimana mengolah dan menampilkan
laporan data administrasi untuk Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web di
BPPKI Surabaya secara otomatis dan
akurat?
Tujuan :
1. Merancang dan membangun Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web di
BPPKI
Surabaya
yang
dapat
mempermudah proses kinerja pelayanan
perpustakaan.
2. Mengolah dan menampilkan laporan data
administrasi
Sistem
Informasi
Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI
Surabaya secara otomatis dan akurat.
Manfaat :
1. Dapat membantu pustakawan untuk
mempercepat dan mempermudah proses
pelayanan perpustakaan.
2. Dapat membantu pustakawan untuk
mengelola data-data perpustakaan.
3. Dapat memberikan informasi mengenai
daftar buku yang dipinjam.
4. Dapat membantu peminjam pustaka
dalam mencari dan melihat koleksi
pustaka yang dimiliki perpustakaan
BPPKI Surabaya melalui web.
5. Dapat mengetahui ketersediaan pustaka.
6. Dapat meminimalisir kehilangan pustaka.
7. Memberikan laporan data pelayanan
perpustakaan secara cepat, tepat, efisien
dan akurat.
144
JURNAL KOMUNIKASI, MEDIA DAN INFORMATIKA
Volume 5 No. 3 / November 2016
Batasan masalah yang akan dicapai sebagai
berikut :
1. Proses
Pendaftaran
Anggota
Perpustakaan.
2. Proses Pendataan Daftar Pengunjung
Perpustakaan.
3. Proses Penerimaan Pustaka.
4. Proses Peminjaman Pustaka.
5. Proses Pengembalian Pustaka.
6. Proses Pembuatan Laporan.
Kajian Pustaka
Dalam jurnal Sulastri (2013) Penelitian
tentang Pembangunan Sistem Informasi
Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Pertama
(SMP) Negeri 4 Karangtengah
Dalam jurnal Rosita Cahyaningtyas,
Siska Iriyani pada (2015) Penelitian tentang
Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan
pada Smp Negeri 3 Tulakan, Kecamatan
Tulakan Kabupaten Pacitan
Dalam Jurnal Sri Sumarlinda (2014)
Penelitian tentang Rancang Bangun Sistem
Informasi Perpustakaan dan Pemanfaatan SmsGateway Sebagai Sarana Penunjang Informasi
Perpustakaan
METODE PENELITIAN
Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang penulis
lakukan dalam penelitian ini adalah:
a. Studi literatur
b. Pengamatan (Observasi)
c. Wawancara (interview)
Pengembangan model menggunakan Prosedur
dari Metode Analisis Terstruktur (Structured
Analysis)
Berikut
adalah
perangakat
permodelan metode Analisis Terstruktur yaitu
Document Flow Diagram, Data Flow Diagram
(DFD) dan Kamus Data (data dictionary),
Conceptual Data Model (CDM), Pysical Data
Model (PDM), Hierarchy plus Input-ProsesOutput (HIPO).
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Sistem
Tahap analisis sistem ini merupakan
awal dalam membangun sistem informasi
perpustakaan berbasis web di BPPKI Surabaya.
Dalam analisis sistem dibutuhkan suatu
metode untuk menganalisis dan desain sistem
yang digunakan dalam sebuah perancangan
dan pembuatan aplikasi. Untuk menganalisis
kebutuhan sistem, metode pengumpulan data
yang
dilakukan
yaitu
dengan
studi
literatur,pengamatan,
dan
wawancara.
Wawancara dilakukan dengan berbagai pihak
diantaranya yaitu Kepala Sub Bagian Tata
Usaha dan Pustakawan. Tujuan wawancara
untuk mengetahui permasalahan dan kendala
pada sistem saat ini yang sedang berjalan,
untuk mengetahui proses atau prosedur kerja
dan untuk mendapatkan data yang ada dalam
proses sistem tersebut. Sehingga dapat
menghasilkan suatu output berupa kebutuhan
fungsional untuk membentuk sistem proses
kerja yang akan datang.
Document Flow Diagram ini dibuat sebagai
rancangan bagan alir dokumen proses bisnis
saat ini.
Proses Usulan Pengembangan Koleksi
Pustaka
Pustakawan
Peminjam
Mulai
Form Usulan
Pustaka Baru
Membuat
Form Usulan
Pustaka Baru
Form Usulan
Pustaka Baru
Mengisi Form
Usulan
Pustaka Baru
Form Usulan
Pustaka Baru
(Terisi)
Form Usulan
Pustaka Baru
(Terisi)
Menyalin Usulan
Pustaka Baru
dalam Buku
Pengembangan
Koleksi Pustaka
Buku
Pengembangan
Koleksi Pustaka
c
1
Gambar 1. Document Flow Diagram Proses Usulan Pengembangan Pustaka
145
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya
Proses Pengolahan Penerimaan Pustaka
Distributor Majalah dan
Koran
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha
Pustakawan
Peminjam
Majalah
Mulai
Majalah
Buku / Jurnal
Koran
Majalah
2
Koran
Buku / Jurnal
Buku / Jurnal
Melakukan
Pengolah
Pustaka
Koran
Buku / Jurnal
berasal dari pusat
Cek Kategori
Pustaka Buku /
Jurnal ?
Ya
Mendata
bibliografi buku /
jurnal
Tidak
Mencatat data pustaka
ke buku induk pustaka
sesuai kategori
pustaka
Membuatkan
Katalog Pustaka
Buku Agenda
Penerimaan Koran
Buku Induk
Majalah
Mencetak
Katalog
Pustaka
Buku Induk Buku
dan Jurnal
c
Katalog Pustaka
1
Gambar 2. Document Flow Diagram Proses Pengolahan Penerimaan Pustaka
SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN BERBASIS
WEB DI BPPKI SURABAYA
1
Pendaftaran
Anggota
2
Pendataan
Daftar
Pengunjung
3
4
5
Penerimaan
Pustaka
Peminjaman
Pustaka
Pengembalian
Pustaka
3.1
Usulan
Pengembangan
Koleksi
Pustaka
1.1
Input Data
Peminjam
2.1
Input Data
Pengunjung
1.2
Cetak Kartu
Peminjam
2.2
Input Data
Kunjungan
1.3
Email
Gateway
login
peminjam
2.3
3.1.1
Input Usulan
Pustaka Baru
Tampil Hasil
Data
Pengunjung
dan
Kunjungan
3.1.2
Tampil Hasil
Data Usulan
Pustaka
3.1.3
ACC
Pengajuan
Data Usulan
3.2
Pengolahan
Penerimaan
Pustaka
3.2.1
Input Buku
dan Jurnal
3.2.2
Cetak
Katalog
Pustaka
3.2.3
Input
Majalah
3.2.4
Input Koran
3.2.5
Tampil
Katalog
Online
4.1
5.1
Cek
Peminjaman
Cek
Pengembalian
4.2
5.2
Input
Pengembalian
Cek Stok
Pustaka
4.3
Input
Peminjaman
Baru
4.4
Cetak Bukti
Peminjaman
4.5
Cek
Perpanjangan
Masa
Peminjaman
4.6
Input
Perpanjangan
Masa
Peminjaman
4.7
Tampil Data
Peminjaman dan
Perpanjangan
Masa
Peminjaman
5.3
Cetak Bukti
Pengembalian
5.4
Tampil Data
Pengembalian
5.5
SMS Gateway
Pengembalian
6
Pengelolaan
Pembuatan
Laporan
6.1
Pembuatan
Laporan Daftar
Kunjungan
6.2
Pembuatan
Laporan
Penerimaan
Pustaka
6.2.1
Pembuatan
Laporan Usulan
Pustaka
6.2.2
Pembuatan Laporan
Pengelolaan
Penerimaan Buku
dan Jurnal
6.2.3
Pembuatan Laporan
Pengelolaan
Penerimaan Majalah
6.2.4
Pembuatan Laporan
Pengelolaan
Penerimaan Koran
6.3
Pembuatan
Laporan
Peminjaman
6.4
Pembuatan
Laporan
Pengembalian
3.2.6
Tampil Ebook
Gambar 5. Diagram Jenjang Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di BPPKI Surabaya
146
JURNAL KOMUNIKASI, MEDIA DAN INFORMATIKA
Volume 5 No. 3 / November 2016
Proses Peminjaman Pustaka
Peminjam
Pustakawan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
1
Mulai
Melakukan Pilihan
Pelayanan
Cek
Peminjaman
Baru ?
Tidak
Cek Status
Peminjamnya dari
anggota ?
Surat Pengantar
Instansi
Memberikan
Katalog
Pustaka
Ya
Ya
Memberikan ijin
pustakawan
melayani
peminjam
instansi luar
Katalog Pustaka
Cek Status
Peminjamnya dari
anggota ?
Tidak
Tidak
Buku / Jurnal
Ya
Surat Bukti
Peminjaman
Surat Pengantar
Instansi
Buku / Jurnal
1
Cek Ketersediaan
Pustaka ?
Ya
Tidak
Katalog Pustaka
Memberikan
info stok
buku
kosong
Mengambil
pustaka
Menanyakan
ketersediaan
pustaka yang
diinginkan
Buku / Jurnal
2
Cek Memiliki
Tanggungan
Peminjaman ?
Tidak
Memberikan
pustaka
Ya
Menolak
Peminjaman
Pustaka
Buku / Jurnal
Buku / Jurnal
Tidak
Cek Status
Peminjamnya dari
anggota ?
Membuatkan
Surat Bukti
Peminjaman
Surat Bukti
Peminjaman
c
Ya
Menuliskan
Data
peminjaman
Surat Bukti
Peminjaman
Buku Besar
Peminjaman
Pustaka
Buku Besar
Peminjaman
Pustaka
Memberikan
Tanda
Tangan
Bukti
Peminjam
Buku Besar
Peminjaman Pustaka
TTD Peminjam
Buku Besar
Peminjaman Pustaka
TTD Peminjam
c
3
Dari Peminjam Anggota
dan Pihak Instansi Luar
Buku / Jurnal
Surat Bukti
Peminjaman
Dari Instansi Luar
Mencari data
peminjaman di
buku besar
peminjaman
sesuai nama
peminjam
Buku / Jurnal
Surat Bukti
Peminjaman
Cek Perpanjangan
Melebihi batas maksimal
?
Tidak
Buku / Jurnal
Surat Bukti
Peminjaman
Buku Besar
Peminjaman dengan
data perpanjangan
peminjaman
Data
perpanjanga
n ditulis
dengan
menambah
tgl
peminjaman
Menolak
Perpanjangan
Peminjaman
Mencatat data
perpanjangan
di buku besar
2
Selesai
Buku Besar
Peminjaman dengan
data perpanjangan
peminjaman
Buku Besar Peminjaman
dengan data
perpanjangan
peminjaman TTD
Peminjam
Menandatanga
ni bukti
perpanjangan
Buku Besar Peminjaman
dengan data
perpanjangan
peminjaman TTD
Peminjam
Pihak Instansi Luar
Menerima Pustaka
dan Surat
Peminjaman dan
Anggota hanya
menerima pustaka
Ya
3
c
1
Gambar 3. Document Flow Diagram Proses Peminjaman Pustaka
147
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya
Proses Pengembalian
Peminjam
Pustakawan
Mulai
Melakukan
Pemilihan
Peminjam
Pustaka Peminjam
Anggota dan Pihak
Instansi Luar
Cek Status
Peminjamnya dari
anggota ?
Ya
Surat Bukti
Peminjaman dari
peminjam pihak
instansi luarBuku / Jurnal
Tidak
Buku / Jurnal
Buku / Jurnal
Surat Bukti
Peminjaman
Surat Bukti
Peminjaman
Mencari data
peminjaman di
buku besar
peminjaman
Buku / Jurnal
Pembelian
Penggantian
Pustaka sesuai
dengan
perjanjian
Mengganti
dengan
pustaka
baru
2
Cek Kondisi
Pustaka Rusak/
Hilang?
Ya
Tidak
Melakukan
Perjanjian untuk
penggantian
pustaka
Pergantian Pustaka ini
dilakukan setelah
peminjam menemukan
buku baru sesuai
dengan perjanjian
Mencatat
Tanggal
pengembalian
Buku / Jurnal
Buku / Jurnal
Buku Besar
peminjaman dengan
data pengembalian
Buku Besar
peminjaman dengan
data pengembalian
Buku Besar
peminjaman dengan
data pengembalian
TTD Peminjam
Menandatangani
bukti
pengembalian
c
1
Buku Besar
peminjaman dengan
data pengembalian
TTD Peminjam
Gambar 4. Document Flow Diagram Proses Pengembalian Pustaka
Diagram Jenjang
Diagram jenjang dalam Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di
BPPKI Surabaya dibuat berdasarkan hasil dari
analisis kebutuhan sistem baru. Dalam analisis
kebutuhan sistem baru terdapat 6 proses utama,
yaitu pendaftaran anggota, pendataan daftar
pengunjung, penerimaan pustaka, peminjaman
pustaka,
pengembalian
pustaka
dan
pengelolaan pembuatan laporan. Proses utama
yang terdapat pada analisis kebutuhan sistem
baru dijadikan acuan untuk membuat bab
utama dan dari hasil analisis kebutuhan sistem
baru dijadikan acuan untuk membuat sub bab
yang ada pada diagram jenjang.
Diagram jenjang untuk Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web di
BPPKI Surabaya dapat dilihat pada gambar 9.
148
JURNAL KOMUNIKASI, MEDIA DAN INFORMATIKA
Volume 5 No. 3 / November 2016
Data Flow Diagram
Desain model dari aplikasi Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web di
BPPKI Surabaya disajikan dalam bentuk
model logika yang digambarkan dengan
menggunakan Data flow diagram (DFD), yang
sering digunakan untuk menggambarkan aliran
data melalui sebuah sistem dan tugas atau
pengolahan yang dilakukan oleh sistem.
Contex Diagram
DFD level contex pada Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web di
BPPKI Surabaya memiliki 6 external entity
yaitu Pustakawan, Peminjam, Pengunjung,
Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Email
Gateway ,dan SMS Gateway.
Pustakawan
bertugas
dalam
pengelolaan data
yang ada pada sistem
informasi perpustakaan diantaranya yaitu data
pegawai, data jabatan, data instansi, data kota,
data pengarang, data penerbit, data asal
pustaka, data bahasa, data bidang, data
kategori pustaka, data peminjam, data buku
dan jurnal, data majalah, data koran, data
peminjaman baru, data perpanjangan masa
peminjaman, data pengembalian, dapat
melakukan filter data usulan, melihat katalog
buku dan jurnal, data usulan, kunjungan, data
peminjaman, dan data pengembalian . External
entity selanjutnya ialah peminjam berhak
melakukan pengolahan data kunjungan, usulan
pustaka baru, dan dapat melihat katalog buku
dan jurnal, data peminjaman, dan data
pengembalian. External entity selanjutnya
ialah pengunjung berhak melakukan pengolah
data pengunjung, data kunjungan, dan dapat
melihat katalog buku dan jurnal. External
entity selanjutnya ialah Kepala Sub Bagian
Tata Usaha berhak mendapatkan data laporan
daftar kunjungan, data laporan usulan pustaka,
data pengelolaan penerimaan pustaka, data
laporan
peminjaman,
data
laporan
pengembalian, dan dapat melihat katalog
pustaka. External entity selanjutnya ialah
Email Gateway mendapatkan email peminjam
dari data peminjam. External entity selanjutnya
ialah SMS Gateway mendapatkan no hp
peminjam dari data peminjam dan harus
kembali dari data peminjaman.
Context diagram aplikasi Sistem
Informasi Sistem Informasi Perpustakaan
Berbasis Web di BPPKI Surabaya dapat dilihat
pada gambar 10. Context diagram membuat
terjadinya pengembangan pada DFD level 0 .
Pada DFD level 0 terdapat gambaran aliran
data dari enam proses secara umum, yaitu
pendaftaran anggota, pendataan daftar
pengunjung, penerimaan pustaka, peminjaman,
pengembalian
dan
proses
pengelolaan
pembuatan laporan. Pada DFD level 0 juga
terdapat beberapa data store, data store untuk
sistem informasi perpustakaan berbasis web di
BPPKI Surabaya ini terdapat 27 data store.
Data store yang terdiri dari provinsi, kota,
jabatan, otoritas, instansi, pengunjung, anggota,
kategori, bidang, bahasa, asal pustaka, penerbit,
pengarang, pustaka usulan, pengarang pustaka
usulan, usulan, detail pengarang pustaka
usulan, buku jurnal, item buku jurnal, detail
pengarang buku jurnal, majalah, koran,
peminjaman, detail peminjaman, pengembalian,
dan detail pengembalian. DFD Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di
BPPKI Surabaya ini tergambar sampai ke level
2. Level 0 dikembangkan lagi menjadi Level 1.
Level 1 dikembangkan lagi menjadi Level 2.
Tingkatan DFD mengacu pada analisis
sistem kerja baru yang akan dibangun. Pada
proses pendaftaran anggota sistem kerja
barunya yaitu pustakawan dapat memasukan
data registrasi calon anggota dan pengguna
perpustakaan dari pihak instansi luar, anggota
dan pengguna pihak instansi luar dari
perpustakaan mendapatkan
username dan
password untuk dapat menggunakan fitur yang
ada di website, pustakawan dapat mencetak
kartu peminjam perpustakaan, dan pustakawan
dapat melihat data peminjam. pada proses
pendataan daftar pengunjung pengunjung
dapat mengisi data kunjungan sistem kerja
barunya yaitu pengunjung yang bukan
peminjam dan belum terdaftar daftar mengisi
data pengunjung, pustakawan dapat melihat
hasil daftar kunjungan tiap harinya, dan
pustakawan dapat melihat data pengunjung
perpustakaan. Pada proses penerimaan pustaka,
terdapat 2 sub proses dibawahnya yaitu proses
usulan pengembangan koleksi pustaka dan
proses penerimaan pustaka. Proses usulan
pengembangan koleksi pustaka sistem kerja
barunya yaitu peminjam dapat memasukan
data usulan pustaka, pustakawan dapat melihat
data usulan pustaka, dan pustakawan dapat
memilih usulan pustaka baru untuk diajukan.
Proses penerimaan pustaka sistem kerja
barunya yaitu pustakawan dapat memasukan
data penerimaan pustaka sesuai kategori
149
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya
0
Data Ang gota
Kartu Angg ota
Data Ang gota
Email Gateway
Data Peng unjung
Data Kunjung an
Data Usulan Pustaka
Data Peng unjung
ACC Data U sulan Pustaka
Peng unjung
Data Kunjung an
Data Buku dan Jurnal
Katalog Pustaka Online
Katalog Pustaka
Data Majalah
Data Kunjung an
Data Koran
Katalog Pustaka Online
Data Usulan Pustaka
Kode Ang g ota
Katalog Pustaka Online
Ang gota
Data Cek Peminjaman
Kode Buku Jurnal
Data EBook
Data Cek Stok Pustaka
Data Peminjaman dan Perpanjangan
Data Peminjaman
Data Peng embalian
Bukti Peminjaman
Kode Ang g ota
SMS GATEWAY
Data Cek Perpanjangan Masa Peminjaman
Pustakawan
Data Masa Perpanjangan Masa Peminjaman
Data Masa Perpanjangan Masa Peminjaman
Tang g al Harus Kembali
SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB
BPPKI SURABAYA
Kode Ang g ota
Data Cek Pengembalian
Data Peng embalian
Katalog Pustaka Online
Bukti Peng embalian
Laporan Kunjungan
Generate Laporan Kunjungan
Laporan Usulan Pustaka
Laporan Kunjungan
Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal
Generate Laporan Usulan Pustaka
Laporan Penerimaan Majalah
Laporan Usulan Pustaka
Kepala Bag ian Tata
Usaha
Laporan Penerimaan Koran
Generate Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal
Laporan Peminjaman
Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal
Laporan Peng embalian
Generate Laporan Penerimaan Majalah
Laporan Penerimaan Majalah
Generate Laporan Penerimaan Koran
Laporan Penerimaan Koran
Generate Laporan Peminjaman
Laporan Peminjaman
Generate Laporan Peng embalian
+
Laporan Peng embalian
Gambar 6. Context Diagram Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya
pustaka, pustakawan dapat mengupload cover
dan e-book dari pustaka, pustakawan dapat
mencetak katalog pustaka, pengguna website
perpustakaan bppki surabaya dapat melihat
katalog pustaka online, dan peminjam dapat
membaca e-book. Pada proses peminjaman
pustaka sistem kerja barunya yaitu pustakawan
dapat mengisi data peminjaman, pustakawan
dan peminjam dapat melakukan pengecekan
daftar peminjaman pustaka yang telah
dilakakukan oleh peminjam, pustakawan dan
peminjam dapat mengecek ketersediaaan
pustaka yang tersedia pada katalog pustaka
secara online, pustakawan dapat mencetak
bukti
peminjaman,
pustakawan
dapat
melakukan pengecekan status perpanjangan,
pustakawan
dapat
memasukan
data
perpanjangan. Pada proses pengembalian
sistem kerja barunya yaitu Pustakawan dapat
memasukkan data pengembalian, Pustakawan
dapat melakukan cek data pengembalian,
Peminjam dapat menerima bukti pengembalian,
Peminjam dapat menerima pesan di nomor
teleponnya jika jadwal pengembalian sudah
jatuh tempo, Peminjam dan Pustakawan dapat
melihat data pengembalian. Terakhir pada
proses pembuatan laporan sistem kerja barunya
yaitu Pustakawan dapat mengelola laporan
150
JURNAL KOMUNIKASI, MEDIA DAN INFORMATIKA
Volume 5 No. 3 / November 2016
yang akan dibuat dengan memasukkan rentang
waktu laporan kemudian sistem akan
mengenerate data yang akan dilaporkan sesuai
rekapan data yang telah disimpan oleh sistem
dan sistem juga akan mencetak data laporan,
Kepala Sub Bagian Tata Usaha dapat melihat
laporan yang dikelola pustakawan.
Setelah membuat desain DFD selanjutnya
membuat desain untuk database menggunakan
Conceptual Data Model ( Desain database
secara
konseptual
untuk
melakukan
identifikasi entitas, attribut dan relasi antar
entitas ) dan Physical Data Model ( Desain
database secara fisik, generate dari desain
database CDM )
Hasil Implementasi Sistem
Implementasi
sistem
pada
Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di Balai
Pengkajian Dan Pengembangan Komunikasi
Dan Informatika Di Surabaya dijelaskan
menggunakan desain bagan alir. Berikut
implementasi rancangan sistem.
Gambar 7. Bagan Alir Halaman Utama Website
Perpustakaan BPPKI Surabaya
Gambar 9. Bagan Alir Halaman Utama Kepala Tata
Usaha Perpustakaan BPPKI Surabaya
Gambar 10. Bagan Alir Halaman Utama Admin
Perpustakaan BPPKI Surabaya
Dari
implementasi
aplikasi
perpustakaan berbasis web BPPKI Surabaya
ini pustakawan dapat menggunakan fitur - fitur
yang tersedia untuk melakukan pelayanan
semakin bertambah cepat dan mudah
digunakan. Kini anggota bisa memiliki
username dan password untuk masuk ke sistem
dan menggunakan fitur – fitur yang disediakan.
Anggota dapat melakukan cek stok buku pada
katalog
pustaka,
pengecekan
daftar
peminjaman dan pengembaliannya, dapat
membaca buku pada fitur e-book yang
semuanya dapat dilakukan secara online pada
web. Pustakawan juga dapat menggunakan
fitur sms gateway untuk memberikan reminder
pengembalian pustaka. Serta sistem ini dapat
menjamin keakuratan dari data yang dihasilkan.
Aplikasi sistem juga menghasilkan beberapa
laporan yang dibuat secara otomatis dan akurat
yaitu:
1. Laporan Data Kunjungan.
2. Laporan Data Penerimaan Pustaka (
Buku, Jurnal, Koran, dan Majalah).
3. Laporan Peminjaman Buku dan Jurnal.
4. Laporan Pengembalian Buku dan Jurnal.
5. Laporan Pengadaan Pustaka Baru.
KESIMPULAN
Gambar 8. Bagan Alir Masuk
Dari hasil pembahasan pada Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di Balai
Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi
dan Informatika Surabaya, dapat disimpulkan
bahwa :
1. Pengolah data administrasi pada sistem
informasi perpustakaan sangatlah penting
bagi BPPKI Surabaya. karena sistem
151
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya
informasi perpustakaan merupakan suatu
bagian dari kegiatan studi kepustakaan
bagi peneliti. Jika kegiatan tersebut tidak
berjalan baik, maka dapat menyulitkan
dalam proses peminjaman/akses data
perpustakaan.
Oleh
karena
itu,
pemanfaatan komputer dan dapat diakses
manapun berada (online) diperlukan
dalam proses kegiatan yang dilakukan.
2. Sistem informasi perpustakaan berbasis
web juga dibuat untuk memudahkan user
untuk membuat laporan kunjungan,
laporan pengajuan usulan pustaka, laporan
penerimaan buku dan jurnal, laporan
penerimaan majalah, laporan penerimaan
koran, dan laporan peminjaman dan
pengembalian secara cepat, tepat, dan
akurat.
Indonesian Journal on Networking
and Security - Volume 4 No 2 –
April 2015 – ijns.apmmi.org.
Sri, Sumarlinda. (2014). Rancang Bangun
Sistem Informasi Perpustakaan
Dan Pemanfaatan Sms-Gateway
Sebagai Sarana Penunjang
Informasi Perpustakaan, Jurnal
Sainstech Politeknik Indonusa
Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1
Nomor 1 Juni Tahun 2014.
SARAN
Sistem
Informasi
Perpustakaan
Berbasis Web Di Balai Pengkajian dan
Pengembangan
Surabaya
masih
perlu
dikembangkan lebih lanjut agar menjadi
aplikasi yang lebih baik dan sempurna.
Pengembangan yang diharapkan meliputi :
1. Adanya sistem barcode yang digunakan
dalam pencarian anggota maupun pustaka
yang dipinjam atau dikembalikan untuk
mempercepat
waktu
pengolahan
pelayanan diperpustakaan.
2. Adanya Sistem pengendalian untuk
menangani
pengembalian
yang
pustakanya
kondisi
dalam
pengembaliannya rusak atau hilang.
3. Adanya perhitungan jumlah pengunjung
di website, dan perhitungan berapa
pengunjung yang rajin membaca ebook di
website.
DAFTAR PUSTAKA
Sulastri. (2013). Pembangunan Sistem
Informasi Perpustakaan Pada
Sekolah Menengah Pertama (SMP)
Negeri 4 Karangtengah, Speed
Journal - Indonesian Jurnal on
Computer Science - Vol 10 No 2 –
Mei 2013 , ISSN 1979 – 9330,
ijns.org.
Rosita, Cahyaningtyas, Siska Iriyani. (2015).
Perancangan Sistem Informasi
Perpustakaan Pada Smp Negeri 3
Tulakan, Kecamatan Tulakan
Kabupaten Pacitan, IJNS –
152