Pedoman Teknis bab 5 (downloaded).pmd

Bab 5. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
P2KP BERBASIS WEBSITE
5.1. Pendahuluan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) P2KP
merupakan salah satu alat yang sangat strategis
untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap
kegiatan proyek. SIM juga diharapkan mampu
menyajikan informasi yang akurat sebagai dasar bagi
pengambilan kebijakan dan keputusan stakeholders
P2KP dalam rangka perbaikan atau tindakan korektif
secara cepat dan peningkatan kinerja proyek.
Agar SIM dapat berdaya guna perlu adanya
dukungan manajemen pelaksanaan pengoperasian
SIM, sumber daya manusia yang memadai,
tersedianya aplikasi dan infrastruktur yang dibutuhkan
selama pengoperasian SIM.
Dengan tersedianya jaringan internet yang fasilitas
service providernya mulai menjangkau ke seluruh
pelosok, maka komunikasi data dalam SIM akan
dapat berjalan secara on line sehingga data atau
informasi yang disajikan oleh SIM akan selalu up to
date. Sehingga pelaku-pelaku P2KP, termasuk BKM
dan masyarakat, diharapkan dapat melaksanakan
SIM berbasis komputer secara tepat dan mudah.
•
•
pelaksanaan kegiatan;
Sebagai salah satu sarana penyebarluasan
pelaksanaan kegiatan P2KP, baik kepada stakeholder P2KP maupun pihak-pihak terkait lainnya,
sebagai wujud transparansi dan akuntabilitas
(gambar C-4); dan
Terbentuk database kegiatan P2KP yang lengkap
dan terkini (up to date) untuk menganalisis
pelaksanaan kegiatan P2KP dan pembuatan
laporan tepat waktu.
5.3. Sasaran
Sasaran pelaksanaan SIM P2KP adalah untuk
mendapatkan informasi proses pelaksanaan serta
kemajuan kegiatan P2KP, yang berkaitan dengan:
• Pelaksanaan pengembangan masyarakat;
• Pelaksanaan pemanfaatan dana bantuan
masyarakat (BLM dan PAKET)
• Permasalahan yang timbul di lapangan
5.4. Strategi Pengembangan SIM
5.2. Tujuan
•
Mendorong agar mekanisme monitoring
pelaksanaan kegiatan P2KP oleh para pelaku
(KMP, KMW, Fasilitator, BKM dll) dapat terlaksana
dengan baik, sesuai ketentuan pedoman P2KP
dan efektif serta tepat waktu, sehingga dapat
digunakan sebagai dasar bagi pengambilan
keputusan pihak stakeholder proyek sesuai
tingkatannya, untuk meningkatkan kinerja
Strategi dan rencana pengembangan sistim
informasi manajemen adalah untuk mendukung
pengendalian pelaksanaan P2KP, yang pada
implementasinya akan merupakan alat strategis untuk
memonitor pelaksanaan kegiatan P2KP.
Pengembangan sistim informasi P2KP dan
pengendalian pengelolaan SIM P2KP merupakan
tanggung jawab KMP, sebagai salah satu bagian dari
tugas pokoknya, yakni monitoring.
Berdasarkan tahapan kegiatan pelaksanaan
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
165
proyek P2KP pengembangan SIM P2KP dapat
dikelompokan kedalam lima subsystem sebagai
berikut :
• Monitoring pemberdayaan masyarakat
• Pelaksanaan kegiatan komponen dana BLM dan
dana PAKET
• Monitoring pengelolaan keuangan P2KP/Replenishment
• Pengelolaan pengaduan masyarakat
• Sistem Peringatan dini (alert system)
5.5. Prinsip Pengelolaan Data dan
Pengelolaan Informasi
Didalam implementasi sistim informasi
manajemen dilaksanakan secara bertingkat disetiap
level pelaku/konsultan, agar dapat memenuhi
kebutuhan sesuai tingkatannya dalam pembuatan
laporan dan pengambilan keputusan. Dengan
demikian pada tingkat yang terbawah akan memiliki
data yang rinci sedang tingkat yang teratas dapat
memiliki informasi yang akurat untuk dilaporkan
kepada para pelaku ditingkat pusat (Diagram
Hubungan Pengelolaan Data dan Pengambilan
Keputusan (gambar 1)).
Data pengembangan kelembagaan BKM, UPK
dan KSM, Ormas, Orsospol, aparat pemerintah,
individu pelaku utama P2KP atau sumber-sumber
lainnya. Sumber data ini dihimpun secara rutin oleh
tim fasilitator atas dasar perkembangan yang terjadi
pada lingkup BKM, guna peremajaan/update data.
Data dari tim fasilitator direkam di Subtim Leader
KMW dan diverifikasi kebenaran datanya, setelah
lengkap dan benar data diserahkan ke KMW untuk
diolah ditingkat KMW dan informasi ringkasan
dilaporkan ke KMP dan seterusnya, hingga
merupakan informasi akurat untuk diserahkan ke
PMU/Proyek sebagai bahan pengambilan keputusan
para pelaku di tingkat pusat, serta untuk pelayanan
data dan informasi kepada masyarakat. (Mekanisme
Pengumpulan dan Pengolahan data (gambar 2)).
Semua data dihimpun secara rutin oleh tim fasilitator atas dasar perkembangan yang terjadi pada lingkup BKM,
guna peremajaan/update data
166
Pedoman Teknis
Diagram 5.1
Hubungan Pengelolaan Data dan Pengambilan Keputusan
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
167
168
Pedoman Teknis
Atas dasar perkembangan yang terjadi pada
lingkup BKM, maka untuk peremajaan (update)
data, fasilitator melakukan pengumpulan data.
Oleh fasilitator data dialihkan kedalam format
yang sudah disediakan sesuai aturan yang ada
dalam manual kemudian dientri ke dalam komputer
lalu format-format data data manual tersebut
diserahkan kepada Koordinator kota
Setelah direkam kedalam komputer, Koordinator
Kota melakukan verifikasi kesesuaian data dari
setiap faskel melalui data yang kasuk ke
komputer.
a. Data yang tidak valid wajib diperbaiki oleh
faskel
b. Data yang valid direkam kedalam komputer
sebagai data SIM
SIM KMW melakukan penggabungan data laporan
perkembangan BKM, KSM dan masyarakat untuk
dibuat laporan rekapitulasi, analisis data dan
hasilnya diserahkan kepada RM
Informasi yang diterima dari KMW diintegrasikan
oleh RM, dikompilasi, diserahkan kepada KMP,
dikompilasi dan informasinya didistribusikan
kepada para pelaku di tingkat pusat.
Pemanfaatan informasi yang berbasis SIM untuk
mendukung pengambilan keputusan, serta untuk
pelayanan data dan informasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
KSM, BKM
Keputusan
Masyarakat
Keputusan
Data
Data
Tim Fasilitator
Ya
Keputusan
Data SIM
Valid ?
Verifikasi
Koordinator
Kota
Pengambilan
Keputusan
Arsip
Analisis &
Monitoring
Data SIM
KMW
RM
Pengambilan
Keputusan
Analisis &
Monitoring
Data SIM &
Informasi
Mekanisme Pengumpulan dan Pengolahan Data
Sumber
Data
BKM
Diagram 5.2.
Pengambilan
Keputusan
Informasi
Akurat
Data SIM &
Informasi
KMP
Pengambilan
Keputusan
Pelaku di
Tingkat Pusat
Diagram 5.3
Disain SIM P2KP: Database Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM)
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
169
Diagram 5.4
Proses Pengolahan Data Laporan Keuangan P2KP dan Replenishment
170
Pedoman Teknis
Diagram 5.5
Sistem Peringatan Dini (Alert System )
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
171