54 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah

BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan
Apotek Newton merupakan salah satu sarana kesehatan yang bertujuan untuk
menciptakan dan mewujudkan derajat kesehatan yang baik bagi masyarakat. Apotek
Newton didirikan oleh dr. Lydia Widjaja dan dr. Hari Tanudjaja pada bulan Februari
tahun 2011. Modal yang digunakan untuk mendirikan Apotek Newton merupakan
modal pribadi dari Ibu Lydia dan Bapak Hari. Apotek Newton beralokasi di Ruko
Newton Timur NWT 15, Kelurahan Curung Sangereng, Kecamatan Kelapa Dua,
Tangerang. Pada awal berdirinya Apotek Newton adalah sebuah toko obat, setelah
memiliki modal yang cukup, Ibu Lydia dan Bapak Hari mendirikan sebuah Apotek
Newton.
Apotek Newton bekerja sama dengan para apotek grosir di daerah
Tangerang dalam menyediaan persediaan barang seperti obat-obat dan kosmetik.
Apotek Newton bergerak dalam penjualan obat resep, obat tanpa resep, dan
menyediakan jasa pemeriksaan yang dilakukan oleh dokter. Dokter di apotek Newton
merupakan dokter umum, sehingga anak-anak maupun orang dewasa dapat
memeriksa kesehatan di apotek. Selain melayani kesehatan, seperti pemeriksaan
dokter apotek newton juga menyediakan berbagai macam obat seperti obat resep dan
obat tanpa resep. Obat resep terdiri dari obat bebas terbatas dan obat keras. Obat
terbatas ditunjukan dengan gambar lingkaran biru dengan garis tepi sedangkan obat
keras ditunjukan dengan gambar lingkaran merah dengan garis tepi hitam terdapat
huruf K di tengah lingkaran. Obat tanpa resep biasanya ditunjukan dengan gambar
lingkaran hijau dengan garis tepi hitam, obat tanpa resep seperti OTC (obat bebas)
yang didapat tanpa harus menggunakan resep dokter. Berikut penjelasan masing-
54
55
masing kategori obat:
Tabel 3.1 Kategori obat
Kategori Obat
Penjelasan
Gambar disamping merupakan
gambar kategori obat keras. Obat
keras harus menggunakan resep
dokter,
pemakaiannya
harus
menggunakan dosis yang diberikan
oleh dokter.
Gambar disamping merupakan
gambar kategori obat bebas terbatas
yang ditunjukan dengan lingkaran
biru. Obat bebas terbatas digunakan
untuk mengobati penyakit ringan,
obat bebas terbatas memiliki
jumlah batasan konsumsi yang
harus diperhatikan oleh pasien.
Gambar disamping merupakan
gambar kategori obat bebas yang
ditandai dengan lingkaran hijau.
Obat bebas merupakan obat yang
dapat dibeli tanpa dengan resep
dokter. Dalam kemasan isi obat
bebas disertakan brosur yang
berisikan isi zat, indikasi, dosis,
aturan pakai, efek samping, nomor
batch, nomor registrasi, nama dan
alamat
pabrik,
dan
cara
penyimpanannya.
Pasien atau pelanggan yang sering melakukan pembelian barang (obat dan
kosmetik) atau melakukan pemeriksaan merupakan masyarakat disekitar daerah
Tangerang. Di apotek Newton pasien dapat melalukan pemeriksaan dokter, baik itu
pemeriksaan pada saat sakit atau pemeriksaan tekanan darah yang akan dilayani oleh
dokter yang sedang bertugas. Di apotek Newton pasien dapat menembus resep obat,
pasien dapat membeli obat atau kosmetik, apotek Newton belum memiliki
labolatorium oleh karena itu apabila ada pasien yang ingin melakukan tes darah,
56
pihak apotek akan membuat surat ajuan pemeriksaan kepada pasien. Diharapkan
Apotek Newton dapat menjadi salah satu sarana pelayanan kesehatan bagi
masyarakat luas.
3.2
Visi dan Misi
Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang ingin dicapai, visi dan misi
penting karena menjadi landasan dasar bagi sebuah perusahaan. Visi merupakan
jangka panjang yang akan dicapai perusahaan sedangkan misi adalah kegiatan atau
aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Visi Apotek Newton adalah menjadi sarana kesehatan di lingkungan gading
serpong dan menjadi salah satu pusat distribusi obat.
Misi Apotek Newton adalah :
1. Melaksanakan pelayanan dengan cepat, ramah dan profesional.
2. Menyediakan obat, dan alat kesehatan yang bermutu, berkualitas dan
bermanfaat bagi masyarakat.
3. Meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup seluruh karyawan.
4. Menyediakan
laboratorium
untuk
meningkatkan
fasilitas
dalam
memberikan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan oleh masyarakat.
57
3.3
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Newton
(Sumber : Dokumentasi Apotek Newton)
Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan wewenang
Pembagian tugas dan tanggung jawab :
1. Manajer
Tugas dan tanggung jawab manajer :
• Melaksanakan visi, misi dan tujuan apotek.
• Mengarahkan dan mengelolah kegiatan penjualan apotek untuk
mencapai target yang ditetapkan.
• Melakukan pemesanan barang jika persediaan barang menipis.
• Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi.
• Melakukan kegiatan-kegiatan pengembangan apotek.
• Memimpin seluruh kegiatan apotek.
Wewenang manajer :
• Menentukan sistem terhadap seluruh kegiatan apotek.
• Mengevaluasi kinerja karyawan pada apotek.
• Memutuskan pemecahan masalah yang dihadapi bawahan untuk
memastikan adanya peningkatan kemampuan dan kompetensi
58
bawahan.
• Memutuskan pengambilan keputusan operasional.
2. Apoteker
Tugas dan tanggung jawab apoteker :
• Melakukan penelitian terhadap semua obat dan bahan obat yang
dibeli.
• Menyelenggarakan sterilisasi jika diperlukan.
• Mengawasi pembuatan obat racikan.
• Mengadakan pengontrolan dan pengecekan terhadap pelayanan atas
resep yang telah dibuat dan diserahkan kepada pasien.
Wewenang apoteker :
• Memberikan perintah kerja kepada asisten apoteker.
• Memberhentikan atau melaporkan asisten apoteker apabila melakukan
kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja yang dapat merugikan
pasien.
3. Asisten apoteker
Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker :
• Melakukan pelayanan terhadap pasien dari mulai menerima resep
sampai menyerahkan obat kepada pasien.
• Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya
berdasarkan resep yang diterima.
• Membuat, mengelola, meracik, mengubah bentuk, mencampurkan,
menyimpan, dan menyerahkan obat atau bahan obat.
59
Wewenang asisten apoteker :
• Berwewenang dalam menjaga rahasia kedokteran dan rahasia
kefarmasian dan hanya memberikan kepada pihak yang berhak.
• Berwewenang dalam memberikan pelayanan kepada pasien secara
profesional.
4. Kasir
Tugas dan tanggung jawab kasir :
• Melakukan pelayanan transaksi penjualan pada pasien atau pelanggan.
• Mendaftarkan pasien yang ingin melakukan pemeriksaan dokter.
• Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan fisiknya.
• Mengerjakan pembuatan laporan-laporan atau pembukuan.
• Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan
kerusakan uang.
Wewenang kasir :
• Berwewenang untuk mengeluarkan uang dalam jumlah kecil untuk
keperluan apotek.
• Bewewenang dalam menjaga data identitas diri pasien.
5. Dokter
Tugas dan tanggung jawab dokter :
• Melayani pasien yang melakukan pemeriksaan
• Memberikan informasi tentang kesehatan pasien.
• Membuat resep obat sesuai dengan keluhan yang dialami pasien.
• Memberikan informasi yang benar kepada pasien.
60
• Memberikan pelayanan kedokteran secara aktif kepada pasien pada
saat sehat dan sakit.
Wewenang dokter :
• Dokter berwewenang dalam menjaga informasi tentang kesehatan
pasien kepada orang lain.
• Dokter berwewenang menetapkan dosisi obat.
• Dokter berwewenang menentukan jenis obat atau obat yang akan
diberikan kepada pasien.
6. Pembantu umum
Tugas dan tanggung jawab pembantu umum :
• Menyediakan fasilitas seperti tempat duduk, meja dan lain sebagainya.
• Membantu apoteker dalam melaksanakan tugas.
• Menyediakan alat-alat penunjang kinerja apotek.
Wewenang pembantu umum :
• Berwewenang
menetapkan
peraturan-peraturan
untuk
menjaga
kenyamanan apotek.
• Berwewenang dalam pengadaan fasilitas yang dibutuhkan dokter,
apoteker atau asisten apoteker dan kasir untuk meningkatkan
pelayanan kepada pasien.
61
3.4 Prosedur yang sedang berjalan
Front end
Pasien yang sakit dan ingin melakukan pemeriksaan dokter mendatangi
apotek, bagian kasir akan menanyakan kepada pasien apakah pasien pernah
melakukan pemeriksaan sebelumnya. Jika belum, kasir akan mendata diri pasien dan
mencatatnya ke dalam memo daftar pasien. Dokter akan melakukan pemeriksaan
kepada pasien dan membuat resep obat. Resep obat tersebut diberikan kepada
apoteker. Kasir akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembayaran akan
diberikan kepada pasien beserta obat yang dibeli setelah pasien melakukan
pembayaran. Bukti pembayaran akan dibuat dua rangkap, rangkap satu diberikan
kepada pasien dan rangkap satunya akan di arsip.
Pasien yang tidak melakukan pemeriksaan dokter dapat langsung membeli
obat yang diinginkan. Kasir akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembayaran
akan diberikan kepada pasien beserta obatnya setelah pasien melakukan pembayaran.
Bukti pembayaran akan dibuat dua rangkap, rangkap satu akan diarsip dan rangkap
satunya akan diberikan kepada pasien.
Back end
Pemasok yang ingin bekerja sama dengan pihak apotek akan didata oleh
manajer apotek. Data pemasok berisikan nama pemasok, nomor telepon, email,
alamat, dan nomor fax pemasok.
Manajer akan mengecek persediaan barang di gudang, jika persediaan barang
menipis, manajer apotek akan menghubungi pemasok dan melakukan pemesanan.
Pemasok akan membuatkan faktur pemesanan barang dan akan mengirimkan barang
yang dipesan beserta faktur pemesanannya.
62
Setelah manajer menerima barang yang dipesan beserta faktur pemesanan,
manajer akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima apakah barang
yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan atau tidak. Jika barang yang diterima
tidak sesuai dengan faktur pemesanan atau ada barang yang dikirim rusak maka
manajer apotek akan melakukan retur. Pemasok akan menerima barang retur dari
manajer apotek dan kemudian pemasok akan mengganti barang retur tersebut dengan
barang yang sesuai atau baik. Jika barang yang diterima sesuai dan tidak ada barang
yang rusak, manajer apotek akan melakukan pembayaran. Pemasok akan membuat
bukti pembayaran pembelian dan mengirimkannya kepada manajer apotek. Bukti
pembayaran yang telah diterima akan diarsipkan untuk pembuatan laporan pembelian
barang dan laporan persediaan barang.
63
Activity Diagram
act Activ ity Diagram Before
Dokter
Pasien
Kasir
Apoteker
Mendatangi apotek
melakukan pemeriksaan ?
[Yes]
Mendata pasien
Memeriksa
pasien
[No]
Membuat Resep Obat
Resep Obat
Melakukan
Pembelian
Obat
Melakukan pemeriksaan?
Yes
InterruptibleActiv ityRegion1
No
Bukti pembayaran
rangkap 2
Menerima Obat dan bukti
Pembayaran Obat
Membuat Bukti
Pembayaran
Bukti pembayaran
rangkap 1
Gambar 3.2 Activity Diagram Front End
Menerima resep
obat
64
act Activ ity Diagram Before 2
Manaj er
Pemasok
Melayani
pendaftaran
pemasok
Memberikan data
diri
Mendaftarkan
pemasok
Mengecek
persediaan barang
Apakah persedi aan sudah menipis ?
[No]
[Yes]
Melakukan
pemesanan
Membuat Faktur
Pemesanan
Mengirim Barang
Menerima Barang &
Faktur Pemesanan
Apakah barang tidak sesuai / ada yg rusak ?
[Yes]
[No]
Melakukan Retur
Menerima laporan
retur
Melakukan
Pembayaran
Membuat Bukti
Pembayaran
Pembelian
M enerima Bukti
Pembayaran
Pembelian
M embuat Laporan
Pembelian
Membuat Laporan
Persediaan Barang
Gambar 3.3 Activity Diagram Back End
65
3.5
Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan, maka
ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Newton, yaitu:
1. Kebutuhan informasi yang belum terpenuhi karena pencatatan transaksi
yang masih dalam bentuk dokumen di mana Apotek Newton
membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui stok barang yang
tersisa dan stok barang yang telah mencapai batas minimum. Hal ini dapat
menghambat transaksi operasional bisnis apabila terjadi kekosongan pada
stok barang.
2. Pencatatan transaksi baik transaksi pembelian, persediaan, dan penjualan
barang masih dalam bentuk dokumen sehingga menyebabkan kurangnya
integrasi pada data.
3. Kurangnya sistem keamanan atau akses kontrol, sehingga karyawan
memiliki otoritas yang sama seperti manajer, yaitu dapat mengakses
seluruh data apotek, kemungkinan di antaranya adalah data rahasia apotek
yang dapat dimanipulasi oleh karyawan seperti data harga barang dan data
pendapatan apotek.
4. Kesulitan dalam membuat laporan bulanan seperti laporan penjualan
barang, laporan penjualan barang pemeriksaan, laporan surat tanda terima
barang, laporan catatan hutang, dan laporan persediaan barang yang
dikarenakan belum menerapkan sistem berbasiskan aplikasi.
66
3.6
Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah-masalah yang diterjadi pada Apotek Newton, maka ada
beberapa masukan untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu :
1. Membangun sistem ROP (Reorder Point) agar sistem dapat memberikan
notifikasi jika jumlah stok persediaan barang telah mencapai titik
minimnya.
2. Merancang sistem basis data pada apotek Newton, yang dapat
mengintegrasikan proses pembelian, penjualan dan persediaan barang
sehingga apabila ada barang yang masuk berdasarkan surat tanda terima
barang atau barang yang keluar berdasarkan penjualan barang atau catatan
barang pemeriksaan maka stok dapat ter-update secara langsung dan
jumlah persediaan barang yang terkini dapat diketahui dengan mudah.
3. Merancang proteksi keamanan yaitu user password untuk aplikasi dan
permissions (hak akses) bagi basis data. Hal ini untuk membatasi hak
aksese bagi karyawan sesuai dengan job desk-nya masing-masing.
4. Merancang aplikasi program dengan menggunakan Visual Studio C#
dalam pencatatan transaksi operasional, seperti transaksi penjualan,
persediaan dan pembelian. Program aplikasi juga dapat menghasilkan
laporan penjualan barang, laporan penjualan barang pemeriksaan, laporan
surat tanda terima barang, laporan catatan hutang, dan laporan persediaan
barang dengan menggunakan query data yang dapat digunakan untuk
memonitor proses bisnis dalam pengambilan keputusan operasional.
67
3.7
Perencanaan Basis Data
Tahap pertama dalam merancang sistem basis data adalah perencanaan basis
data (Database). Perencanaan basis data ini didefinisikan mission statement dan
mission objective. Mission statement merupakan tujuan utama dalam pembuatan
sistem basis data, langkah selanjutnya adalah membuat mission objective yang
mengidentifikasikan tugas-tugas apa yang harus dilakukan oleh sistem basis data.
3.7.1 Mission Statement
Misi dari sistem basis data pada Apotek Newton adalah untuk
mengintegrasikan data agar dapat mempermudah dalam mengontrol dan memonitor
seluruh data seperti data-data pembelian, persediaan dan penjualan. Dengan data
yang terintegrasi, dapat mempermudah dalam pembuatan laporan, agar laporan yang
dihasilkan lebih akurat serta mempermudah dalam melakukan pencarian data.
3.7.2 Mission Objective
Tujuan dari sistem basis data pada Apotek Newton adalah :
1. Untuk mengelola (insert, update, save) data barang.
2. Untuk mengelola (insert, update, save) data pemasok.
3. Untuk mengelola (insert, update, save) data karyawan.
4. Untuk mengelola (insert, update, save) data pasien.
5. Untuk mengelola (insert, update, save) data catatanPemeriksaan.
6. Untuk mengelola (insert, update, save) data suratAjuanPemeriksaan.
7.
Untuk mengelola (insert, update, save) data jenisPemeriksaan.
8. Untuk mengelola (insert, update, save) data pembayaranPenjualan.
9. Untuk mengelola (insert, update, save) data penjualanBarang.
68
10. Untuk mengelola (insert, update, save) data KategoriBarang.
11. Untuk mengelola (insert, update, save) data jenisSatuan.
12. Untuk mengelola (insert, update, save) data PersediaanBarang.
13. Untuk mengelola (insert, update, save) data purchaseOrder.
14. Untuk mengelola (insert, update, save) data suratTandaTerimaBarang.
15. Untuk mengelola (insert, update, save) data returPembelian.
16. Untuk mengelola (insert, update, save) data pembayaranPembelian.
17. Untuk mengelola (insert, update, save) data catatanHutang.
18. Untuk mengelola (insert, update, save) data persediaanBarang
19. Untuk mencari data barang.
20. Untuk mencari data pemasok.
21. Untuk mencari data karyawan.
22. Untuk mencari data pasien.
23. Untuk mencari data catatanPemeriksaan.
24. Untuk mencari data suratAjuanPemeriksaan.
25. Untuk mencari data jenisPemeriksaan.
26. Untuk mencari data pembayaranPenjualan.
27. Untuk mencari data penjualanBarang.
28. Untuk mencari data kategoriBarang.
29. Untuk mencari data jenisSatuan.
30. Untuk mencari data persediaanBarang.
31. Untuk mencari data purchaseOrder.
32. Untuk mencari data suratTandaTerimaBarang.
33. Untuk mencari data returPembelian.
34. Untuk mencari data pembayaranPembelian.
69
35. Untuk mencari data catatanHutang.
36. Untuk mencari data persediaanBarang
37. Untuk melaporkan penjualan.
38. Untuk melaporkan suratTandaTerimaBarang.
39. Untuk melaporkan catatanHutang.
40. Untuk melaporkan persediaanBarang.
70
3.8
System Definition
Gambar 3.4 System Definition
Gambar diatas, menggambarkan proses-proses yang terjadi di dalam ruang
lingkup sistem basis data Apotek Newton dan bagian-bagian yang termasuk
didalamnya sebagai system boundary meliputi proses pendaftaran, pemeriksaan,
penjualan, pembayaran, persediaan, pembelian, retur, catatan hutang, barang,
karyawan, surat ajuan pemeriksaan, dan retur. Karyawan dan manager ikut terlibat
sebagai user di dalamnya karena mempunyai keterlibatan peranan dalam penggunaan
terhadap apa yang menjadi batasan dalam sistem basis data ini, sedangkan untuk
pemasok dan pasien berada di luar system boundary, dikarenakan mereka tidak
terlibat dalam pemakaian sistem basis data.
71
3.9
Pengumpulan Kebutuhan dan Informasi
Setelah melakukan teknik fact-finding yaitu wawancara dan observasi di
Apotek Newton, maka informasi yang dibutuhkan oleh Apotek Newton adalah:
Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan dan Informasi
Data
Barang
Pemasok
Pasien
CatatanPemeriksa
an
Pembayaran
penjualan
Penjualan Barang
PersediaanBarang
PurchaseOrder
Retur pembelian
Pembayaran
Tipe Akses
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
Kasir Manajer
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Apoteker
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Dokter
X
X
X
X
X
X
X
72
pembelian
Catatan hutang
SuratTandaTerim
a barang
SuratAjuan
Pemeriksaan
View
Surat
Laporan
Query
View
Surat
Laporan
Query
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
View
Surat
Laporan
Query
X
X
View
Surat
Laporan
X
X
X
X
X
X
X
X