peranan profesionalisme satuan pengawasan intern dalam
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Peranan Sebelum penulis membahas berbagai hal mengenai Peranan Profesionalisme Satuan Pengawasan Intern dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Atas Penggajian, terlebih dahulu kta ketahui mengenai apa yang dimaksud dengan peranan sesuai topic yang dibahas. Pengertian peranan menurut Soerjono Soekanto (2000 ; 268) adalah sebagai berikut : “Peranan merupakan aspek dinamis kedududkan (status) apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan.” Menurut Komarudin (2000:768), definisi peranan adalah : “1)Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh sesorang dalam manajemen. 2)Pola perilaku yang diharapkan dalam suatu status. 3)Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata. 4)Fungsi yang diharapkan seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya. 5)Fungsi setiap variable dalam hubungan dengan sebab akibat.” Dalam penelitian ini yang dimaksud peranan adalah fungsi dan karakteristik dalam peran dan kedudukannya di perusahaan. Peran tersebut direalisasikan oleh satuan pengawasan intern dalam memberikan kontribusi berupa saran dan rekomendasi kepada manajemen dalam mengelola perusahaan. 2.2 Audit Internal 2.2.1 Pengertian Audit Pada dasarnya pemeriksaan atau yang lebih dikenal dengan istilah audit bertujuan untuk menilai apakah pelaksanaan sudah selaras dengan apa yang telah digariskan, maka dapat disimpulkan bahwa audit merupakan suatu proses membandingkan antara kenyataan dengan yang seharusnya. Definisi audit menurut The American Accounting Association (AAA) dikutip dari Robertson dan Louwers (2002;7) mendefinisikan auditing : “Auditing is a systematic process of objectively obtaining and evaluations evidence regarding assertions and established criteria and communicating the result to interested users.” Pertanyaan di atas mendefinisikan audit sebagai bukti suatu proses yang sistematis atas perolehan dan pengevaluasian bukti secara objektif mengenai asersi dan criteria yang ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada para pengguna yang tertarik. Definisi audit menurut Mulyadi (2002;9) auditing adalah : “Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan criteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.” Menurut Arens et all (2006;4) mengemukakan definisi audit sebagai berikut : “Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent and independent person.” Pengertian tersebut dapat diuraikan bahwa audit adalah suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat di ukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi yang dimaksud dengan criteria-kriteria yang telah ditetapkan. Audit seharusnya dilakukan oleh seseorang yang independen dan kompeten. Dari definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Audit merupakan suatu pengumpulan dan pengevaluasian bukti atau informasi 2) Adanya bukti audit (evidence) yang merupakan informasi atau keterangan yang digunakan oleh auditor untuk menilai tingkat kesesuaian suatu informasi. 3) Adanya tingkat kesesuaian suatu informasi dengan criteria tertentu. 4) Audit harus dilakukan oleh seorang auditor yang memiliki kemampuan dalam memahami criteria yang digunakan. Seorang harus kompeten dan independen terhadap fungsi atau satuan usaha yang diperiksanya. 5) Adanya pelaporan dan mengkomunikasikan hasil audit kepada pihak yang berkepentingan. 2.2.2 Pengertian Audit Internal Audit internal merupakan suatu penilaian independen dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi yang dilaksanakan, serta berkewajiban untuk menyediakan informasi tentang kelengkapan dan keefektifan pengendalian intern organisasi dan kualitas suatu pelaksanaan tanggung jawab yang ditugaskan. Profesi audit internal, saat ini terus berkembang sesuai dengan tuntutan dunia usaha dan perekonomian yang menuntut suatu perusahaan untuk menjalankan operasinya secara professional yang berarti pemanfaatan sumber daya secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan perusahaan. Kebutuhan akan fungsi audit internal muncul seiring dengan perkembangan tersebut. Menurut Mulyadi (2002;29) definisi auditor internal adalah: “Auditor Internal adalah auditor yang bekerja dalam perusahaan yang tugas pokoknya adalah menentukan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen puncak telah dipenuhi, menentukan baik atau tidaknya penjagaan terhadap kekayaan organisasi, serta menentukan keandalan informasi.” Menurut II A Board Of Director pada bulan Juni 1999, definisi baru tidak hanya merefleksikan perubahan yang terjadi dalam profesi, definisi tersebut juga mengarahkan Audit Internal menuju peran yang lebih luas dan berpengaruh pada masa yang akan datang, definisi tersebut adalah: “Internal auditing is an independen, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations it helps an organizations accomplish its objective by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance process.” Definisi tersebut dapat diartikan audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan objektif yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian dan proses governance. Dari pengertian tersebut dapat diambil lima konsep pokok, yaitu independence dan objectivity, assurance dan consulting activities, adding value, organizational objectives dan a systematic disciplined approach. Lima konsep tersebut berimplikasi pada peran profesi audit internal di masa mendatang termasuk Indonesia. 2.2.3 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal Tujuan audit internal menurut Sawyer (2003;65) yang dikemukakan sebagai berikut: “The objective of internal auditing is to assist members of organization in the effective discharge of responsibilities. To this end, internal auditing furnishes them with analysis, appraisals, recommendations counsels and information concerning the activities reviewed. The audit objective included promoting effective control at reasonable cost.” Dari pengertian tersebut dapat diketahui bahwa tujuan dari audit internal adalah untuk mengetahui efektivitas anggota dalam organisasi terhadap tanggung jawab mereka. Audit internal melakukan analisis, penilaian, memberikan rekomendasi, mencari informasi yang berhubungan dengan aktivitas yang sedang diperiksa. Tujuan dari audit ini juga mencakup peningkatan pengendalian yang efektif terhadap suatu biaya yang dianggap pantas atau dapat diterima. Pengertian dari pernyataan terdahulu, tujuan dari audit internal menurut Hiro Tugiman (2003;99) sebagai berikut: “Tujuan pelaksanaan audit internal adalah membantu para anggota organisasi agar mereka dapat melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. Tujuan audit internal mencakup pula usaha mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang wajar.” Dengan kata lain tujuan audit internal sangat luas tergantung pada besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Namun tujuan utama adanya audit internal dalam organisasi dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik, sehingga setiap anggota organisasi dapat saling bekerjasama satu sama lain, tujuan organisasi dapat tercapai dengan mudah, dan audit internal dapat menilai dan menyesuaikan pengendalian internal dalam organisasi agar sesuai dengan perubahan lingkungan yang sangat cepat agar pengendalian internal tersebut dapat berjalan efektif dengan biaya yang wajar. Semua bantuan audit internal tersebut diberikan melalui analisis-analisis, penilaian, saran-saran, bimbingan dan informasi tentang aktivitas yang diperiksa. Kegiatan audit internal yang dijalankan pada dasarnya haruslah mencakup kegiatan : 1) Complience Audit internal merupakan suatu audit ketaatan yang berfungsi untuk menentukan dan mengawasi pelaksanaan aktivitas perusahaan dan seluruh karyawan apakah telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, selain itu audit juga digunakan untuk menentukan aktivitas-aktivitas tersebut sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum dan peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah. Kebijakan prosedur dan pengawasan yang baikpun tidaka aka nada gunanya apabila pelaksanaannya tidak dilaksanakan dengan baik. 2) Verification Unsur audit internal lainnya adalah verifikasi. Pelaksanaan verifikasi yang dilakukan oleh audit internal lebih menguntungkan jika dibandingkan dengan audit yang dilaksanakan audit eksternal. Ini disebabkan audit internal lebih memahami seluk beluk aktivitas perusahaan dan mempunyai pengetahuan khusus mengenai perusahaan tersebut. Selain itu verifikasi yang dilakukan oleh auditor internal secara detail tidak praktis dan tidak ekonomis dan biasanya pimpinan perusahaan menghendaki dilakukan verifikasi secara kontinyu agar dapat dilakukan tindakan yang segera. Verifikasi ini dilakukan oleh auditor internal terhadap dokumen-dokumen, catatan-catatan akuntansi, dan laporan-laporan, baik yang menyangkut aktiva, kewajiban, modal ataupun hasil operasi perusahaan dengan tujuan untuk menentukan kebenaran informasi yang tercermin dalam laporan tersebut. 3) Evaluation Setelah melakukan verifikasi, tahap selanjutnya adalah melaksanakan evaluasi. Tujuan evaluasi adalah untuk menentukan kelemahan dan kekurangan yang terdapat dalam pengendalian internal yang ada. Dalam melaksanakan evaluasi, audit internal memerlukan penilaian yang lebih matang dan cermat untuk dapat menentukan keefektifan pengendalian internal yang diterapkan dan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Pimpinan akan menerima laporan dari hasil compliance, verification, dan evaluation tersebut. Jika terjadi penyimpangan terhadap apa yang telah ditetapkan, pimpinan diberitahu dan diberi penjelasan mengenai penyebab terjadinya, dan juga diberikan rekomendasi atas solusi-solusinya. Dengan demikian jelas audit internal juga hanya bertanggungjawab sebatas penilaian yang dilakukannya, sedangkan tindakan koreksinya merupakan tugas dari manajemen. Ruang lingkup audit internal mencakup bidang yang sangat luas dan kompleks meliputi seluruh tingkatan manajemen baik yang sifatnya administrative maupun operasional. Hal tersebut sesuai dengan komitmen bahwa fungsi audit internal adalah membantu manajemen dana mengawasi berjalannya roda organisasi. Namun demikian audit internal bertindak sebagai mata-mata tetapi merupakan mitra yang siap membantu dalam memecahkan setiap permasalahan yang dihadapi. Ruang lingkup audit internal menurut Hiro Tugiman (2003;99-100) sebagai berikut : “Ruang lingkup pemerikasaan internal menilai keefektifan system pengendalian internal serta pengevaluasian terhadap kelengkapan dan kefektifan system pengendalian internal yang dimiliki organisasi, serta kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan. Pemeriksaan internal harus : a) Me-review keandalan (reliabilitas dan integritas) informasi financial dan operasional serta cara yang dipergunakan untuk b) c) d) e) mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasi, dan melaporkan informasi tersebut; Me-review berbagai sistem yang telah ditetapkan untuk memastikan kesesuaiannya dengan berbagai kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan yang dapat berakibat penting terhadap kegiatan organisasi, serta harus menentukan apakah organisasi telah mencapai kesesuaian dengan hal-hal tersebut; Me-review berbagai cara yang dipergunakan untuk melindungi harta dan bila dipandang perlu, memverifikasi keberadaan hartaharta tersebut; Menilai keekonomisan dan keefisienan penggunaan berbagai sumber daya; Me-review berbagai operasi tau program untuk menilai apakah hasilnya konsisten dengan tujuan dan sasran yang telah ditetapkan dan apakah kegiatan program tersebut dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.” Penjelasan di atas menerangkan bahwa ruang lingkup fungsi audit internal luas dan fleksibel, yang sejalan dengan kebutuhan dan harapan manajemen. Dapat diketahui bahwa sebagian besar auditor bertugas untuk menentukan, memverifikasi atau memastikan apakah sesuatu itu ada atau tidak, menilai, menaksir atau mengevaluasi pengendalian dan operasi berdasarkan criteria yang sesuai dan merekomendasikan tindakan korektif kepada manajemen. Semua hal tersebut dilakukan dengan independen dalam organisasi. Pandangan yang sehat meliputi pula segala hal yang dilakukan sejak memeriksa keakurasian catatan akuntansi, mengkaji pengendalian system informasi yang dikomputerisasi, hingga pemberian konsultasi internal. 2.2.4 Fungsi dan Tanggung Jawab Audit Internal Fungsi audit internal menurut Hiro Tugiman (2000;11) : “Fungsi audit internal adalah suatu fungsi penilaian bebas dalam suatu organisasi, guna menelaah atau mempelajari dan meniali kegiatan-kegiatan perusahaan untuk memberikan saran-saran kepada manajemen, agar tanggung jawab dapat dilaksanakan secara efektif.” Adapun tanggung jawab auditor internal menurut Komite Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) (2001, 322;1), adalah sebagai berikut : “Auditor internal bertanggung jawab untuk menyediakan data analisis dan evaluasi, memberikan keyakinan dan rekomendasi informasi lain kepada manajemen satuan usaha dan dewan komisaris atau pihak lain yang setara wewenang dan tanggung jawabnya. Untuk memenuhi tanggung jawabnya tersebut auditor internal mempertahankan objektifitasnya yang berkaitan dengan aktivitas yang diauditnya dan tanggung jawab penting fungsi audit internal adalah memantau kinerja pengendalian suatu usaha.” Independensi dan Objektivitas Auditor Internal. Auditor internal harus independen dan objektif dalam pelaksanaan kegiatannya, hal ini berarti auditor internal dalam memberikan penilaian tidak memihak kepada siapapun. Hal ini dapat dicapai bila audit internal diberikan status dan kedudukan yang jelas, seperti yang dikemukakan IIA (2004;7), sebagai berikut: “The internal auditor activity should be independent, and internal auditors shoul be objective in performing their work.” Dari pengertian tersebut dapat diketahui bahwa audit internal haruslah independen dan objektif dalam menyelesaikan tugas mereka. Independensi memungkinkan auditor internal dapat melakukan pekerjaan secara bebas dan objektif, juga dapat membuat pertimbangan penting secara netral dan tidak menyimpang. Independensi dapat dicapai melalui status organisasi dan objektivitas. Hal ini diperoleh melalui status organisasi dan objektivitasnya sesuai dengan yang dikemukakan oleh Hiro Tugiman (2003 ; 16), yaitu : 1) Status organisasi Status organisasi unti dari audit internal (bagian pemeriksaan internal) haruslah member keleluasaan untuk memenuhi dan menyelesaikan tanggung jawab pemeriksaan yang diberikan. Auditor internal harus mempunyai dukungan dari manajemen senior dan dewan direksi, sehingga mereka akan mendapatkan kerja sama dari pihak yang akan diperiksa dan dapat menyelesaikan pekerjaannya secara bebas dari berbagai campur tangan pihak lain. 2) Objektivitas Para pemeriksa internal (internal auditor) haruslah melaksanakan tugasnya secara objektif. a. Objektif adalah sikap mental bebas yang harus dimiliki oleh pemeriksa internal dalam melaksanakan pemeriksaan. b. Sikap objek akan memungkinkan para auditor internal melakukan pemeriksaan dengan suatu cara, sehingga mereka akan sungguhsungguh yakin atas hasil pekerjaannya dan tidak akan membuat penilaian yang kualitasnya merupakan hasil kesepakatan atau diragukan. c. Sikap objektif auditor internal tidaklah terpengaruh atau berkurang bila pemeriksa mengajukan suatu standard pengawasan bagi sistem-sistem atau meninjau prosedur sebelum hal-hal tersebut diterapkan. Audit internal dapat dikatakan independen apabila dapat melaksanakan tugasnya secara bebas dan objektif. Dengan kebebasannya, memungkinkan auditor internal untuk melaksanakan tugasnya dengan tidak berpihak. Independensi dan objektivitas dapat dicapai melalui status organisasi dan sikap objektif dalam melaksanakan tugasnya. Kompetensi Auditor Internal Seorang auditor internal dapat dikatakan kompeten apabila memiliki beberapa syarat, antara lain : 1) Audit internal harus memiliki pendididkan dan latihan yang memadai karena audit berhubungan dengan analisis dan pertimbangan. Oleh karena itu, auditor internal harus mengerti catatan keuangan dan akuntansi sehingga dapat memverifikasi dan menganalisis dengan baik. 2) Selain pendidikan dan pelatihan seorang auditor internal juga harus berpengalaman di bidangnya. Apabila ia seorang auditor internal yang baru, ia haruis dibimbing oleh auditor yang kompeten. 3) Seorang auditor dikatakan memiliki cirri-ciri sebagai berikut : a. Auditor internal harus tertarik dan ingin mengetahui semua operasi perusahaan, selain itu juga harus mempunyai perhatian terhadap prestasi dan persoalan karyawan perusahaan mulai dari tingkat bawah sampai tingkat atas. b. Seorang auditor internal harus tekun dalam menjalankan pekerjaannya. c. Auditor internal juga harus memandang suatu kesalahan sesuatu yang harus diselesaikan dan kesalahan yang telah dibuat sebisa mungkin dihindari. d. Auditor internal menelaah semua pengaruh yang terjadi terhadap profitabilitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. e. Mempertimbangkan auditee sebagai mitra, karena tujuan dari audit internal bukan mengkritik tetapi untuk meningkatkan operasi perusahaan. 4) Seorang auditor internal harus mempunyai ide-ide yang cemerlang untuk membangun organisasi. Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004;9) menyatakan bahwa : “Penugasan harus dilaksanakan dengan memperhatikan keahlian dan kecermatan professional.” 2.3 Profesionalime Satuan Pengawasan Intern (SPI) 2.3.1 Pengertian Profesionalime Satuan pengawasan intern sebagai auditor internal dalam perusahaan dituntut harus professional karena merupakan suatu kredibilitas dan kunci sukses dalam menjalankan fungsinya dalam perusahaan. Pengertian profesionalime itu sendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002 ; 689) adalah : “Profesionalisme adalah mutu, kualitas, dan tindak tanduk yang merupakan ciri suatu profesi atau orang yang professional.” Kata profesi itu sendiri berasal dari bahasa latin “professus” yang makna semula dihubungkan dengan sumpah atau janji yang bersifat keagamaan. Oleh karena itu ada pengertian khusus yang mendasari arti profesi. Profesi adalah bidang pekerjaan yang dilandasi pendidikan keahlian (keterampilan, kejujuran dsb). Sedangkan professional bersangkutan dengan proses, memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya. Pengertian profesionalisme itu sendiri menurut Arens et all (2005;78) yaitu : “Professional means a responsibility for conduct that extends beyond satisfying individual responsibilities and beyond the require ments of our society law and regulations.” Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa profesionalisme merupakan tanggung jawab berperilaku yang lebih dari sekedar memenuhi undang-undang dan peraturan masyarakat. Sebagai seorang professional auditor internal mengakui tanggung jawab terhadap klien dan terhadap rekan se-profesi termasuk untuk berperilaku sekalipun berarti pengorbanan pribadi. Untuk selalu menjaga profesionalisme satuan pengawasan intern sebagai auditor internal dalam perusahaan, diperlukan suatu standar bagi profesi audit internal itu sendiri. Dalam Standar Profesi Audit Internal yang dikeluarkan oleh Konsorium Organisasi Profesi Audit Internal dijelaskan secara detail mengenai Kode Etik dan Standar Profesi bagi Profesi audit internal. 2.3.2 Standar Profesionalisme Dalam skripsi ini, penulis menggunakan Standar Profesi dalam Standar Profesi Audit Internal (SPAI) yang mewakili profesionalisme dari Satuan Pengawasan Intern (SPI), karena standar profesi dalam SPAI memuat aturan atau standar tentang tindakan-tindakan minimum yang harus dipenuhi oleh SPI dalam menjalankan fungsinya dalam perusahaan. Sehingga standar profesi dalam SPAI tepat digunakan dalam menilai profesionalisme anggota SPI, sedangkan kode etik dalam SPAI merupakan batasan-batasan tindakan mengenai apa yang boleh, harus dan tidak boleh dilakukan oleh setiap anggota SPI dalam tugasnya. Selain itu objek dalam penelitian ini adalah SPI sebagai suatu lembaga, sedangkan kode etik yang dimuat dalam SPAI merupakan standar yang berlaku bagi setiap anggota SPI dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara individu. Standar Profesi dalam SPAI terdiri atas Standar Atribut dan Standar Kinerja. Berikut garis besar Standar Atribut dan Standar Kinerja Konsorium Organisasi Profesi Audit Internal (KOPAI) 2004. 2.3.2.1 Standar Atribut Standar Atribut berkenaan dengan karakteristik organisasi, individu, dan pihak-pihak yang melakukan kegiatan audit internal yang terdiri atas : a. Tujuan, wewenang, dan tanggung jawab Fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam Charter Audit Internal, Konsisten dengan SPAI dan mendapat persetujuan dari pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi. b. Independensi dan Objektivitas Seorang auditor internal harus independen dan objektif dalam melaksanakan pekerjaannya. c. Keahlian dan Kecermatan Profesional Penugasan harus dilaksanakan dengan memperhatikan keahlian dan kecermatan professional. Keahlian, auditor internal harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lainnya yang dibuthkan untuk melaksanakan tanggung jawab perorangan. Kecermatan Profesional, auditor internal harus menerapkan kecermatan dan keterampilan layaknya dilakukan oleh seorang auditor internal yang prudent dan kompeten. d. Program Jaminan dan Peningkatan Kualitas Fungsi Audit Internal. Penanggung jawab fungsi audit internal harus mengembangkan dan memelihara program jaminan dan kualitas yang mencakup seluruh aspek dari fungsi audit internal dan secara terus menerus memonitor efektivitasnya. Program ini mencakup penilaian kualitas internal dan eksternal secara periodic dan pementauan internal yang berkelanjutan. Program ini harus dirancang untuk membantu fungsi audit internal dalam menambah nilai dan meningkatkan operasi perusahaan serta memberikan jaminan bahwa fungsi audit internal telah sesuai dengan standard dan kode etik. 2.3.2.2 Standar Kinerja Standar kinerja menjelaskan sifat dan kegiatan audit internal dan merupakan ukuran kualitas pekerjaan audit yang terdiri atas : a. Pengelolaan Fungsi Audit Internal Penanggungjawab fungsi auditor internal harus mengelola fungsi audit internal secara efektif dan efisien untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut memberikan nilai tambah bagi organisasi. b. Lingkup Penugasan Fungsi audit internal melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan risiko, pengendalian, dan governance, dengan menggunakan pendekatan yang sistematis, teratur dan menyeluruh. c. Perencanaan Penugasan Auditor internal harus mengembangkan dan mendokumentasikan rencana untuk setiap penugasan yang mencakup ruang lingkup, sasaran, waktu dan alokasi sumber daya. d. Pelaksanaan penugasan Dalam melaksanakan audit, auditor internal harus mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi dan mendokumentasikan informasi yang memdai untuk mencapai tujuan penugasan. e. Komunikasi Hasil Penugasan Auditor internal harus mengkomunikasikan hasil penugasannya secara tepat waktu. Criteria komunikasi itu sendiri harus mencakup sasaran dan lingkup penugasan, simpulan, rekomendasi, dan rencana tindak lanjutnya. f. Pemantauan Tindak Lanjut Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun dan menjaga sistem untuk memantau tindak lanjut hasil penugasan yang telah dikomunaksikan kepada manajemen. g. Resolusi Penerimaan oleh Manajemen Apabila manajemen senior telah memutuskan untuk menanggung risiko residual yang sebenarnya tidak dapat diterima oleh organisasi, penanggungjawab fungsi audit internal harus mendiskusikan masalah ini dengan manajemen senior. Jika diskusi tersebut tidak menghasilkan keputusan yang memuaskan, maka penanggungjawab fungsi audit internal dan manajemen senior harus melaporkan hal tesrbut kepada pimpinan dan dewan pengawas organisasi untuk mendapatkan resolusi. 2.3.3 Pengertian Satuan Pengawasan Intern (SPI) Sejalan dengan tujuan dan fungsinya, maka definisi Satuan Pengawasan Intern menurut Bambang Hartadi dalam bukunya yang berjudul Internal Auditing (2000;35) adalah sebagai berikut : “Bagian atau unit dalam organisasi yang menjalankan fungsi pengawasan dan pemeriksaan yang ditujukan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan membantu para anggota organisasi agar mereka dapat menjalankan tanggung jawab secara efektif.” Pimpinan Satuan Pengawasan Intern adalah orang yang memimpin dan bertanggung jawab mengelola Satuan Pengawasan Intern, sehingga pekerjaan pemeriksaan memenuhi tujuan umum dan tanggung jawab yang disetujui oleh manajemen senior dan diterima oleh dewan, sumber daya bagian Satuan Pengawasan Intern dipergunakan secara efektif dan efisien dilakukan sesuai dengan standard profesi. Jadi bagian atau unti yang ada dalam suatu organisasi yang menguji dan mengevaluasi kegiatan-kegitan yang dilaksanakan organisasi. Pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan fungsional tersebut di lingkunagn usa Perjan, Perum, dan Persero disebut dengan nama Satuan pengawasan Intern. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2003 tentang BUMN: Bab IV Satuan Pengawasan Intern pasal 67-69 yang menyatakan bahwa : “Satuan Pengawasan Intern adalah suatu badan yang bertugas membantu direktur utama dalam melaksanakan pemeriksaan Intern Keuangan dan Pemeriksaan Operasional Persero serta penilaian pengendalian pengelolaan dan pelaksanaannya pada Persero yang bersangkutan serta memberikan saran-saran perbaikan.” Berdasarkan kutipan diatas Satuan Pengawasan Intern adalah suatu unit organisasi yang dibentuk secara independent dalam suatu lingkungan organisasi dengan tujuan untuk membantu manajemen dalam melakukan pengawasan dan pengendalian yang independen pada suatu badan usaha yang bersangkutan. Disamping bertugas untuk melakukan dan memberikan pemikiran, Satuan Pengawasan Intern juga memberikan saran-saran perbaikan. 2.3.4 Kedudukan Satuan Pengawasan Intern dalam Perusahaan Sesuai dengan definisinya bahwa Satuan Pengawasan Intern merupakan bagian atau unit dalam organisasiyang menjalankan fungsi pengawasan dan pemeriksaan yang ditunjukkan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan membentu para anggota agar mereka dapat melaksanakan tanggung jawab secara efektif, maka Satuan Pengawasan Intern harus memiliki kedudukan yang bebas, tidak dipengaruji oleh bagian-bagian yang ada dalam organisasi, karena pemeriksaan yang dilakukan secara bermutu apabila Satuan Pengawasan Intern tidak memiliki kedudukan yang tepat dalam organisasi perusahaan dan tidak adanya dukungan penuh dari pimpinan, maka kesimpulan yang diberikan oleh pemeriksa intern tidak akan memiliki arti bagi pimpinan perusahaan. Kedudukan Satuan Pengawasan Intern dalam organisasi dapat bertanggung jawab pada tiga fungsioner yaitu sebagai berikut : 1) Pengawasan Intern bertanggung jawab pada Dewan Komisaris. 2) Satuan Pebgawasan Intern bertanggung jawab pada Direktur Utama 3) Satuan Pengawasan Intern bertanggung jawab kepada fungsioner keuangan tertinggi, fungsioner tersebut mungkin berfungsi sebagai Direktur bidang Keuangan, bendahara, ataupun controller, yang penting adalah fungsionaris tersebut bertanggung jawab atas koordinasi persoalan-persoalan keuangan dan akuntansi. Berdasarkan uraian diatas bahwa kedudukan Satuan Pengawasan Intern dapat mempengaruhi kegiatan pemeriksaan di dalam suatu perusahaan. Dan mengenai kedudukan Satuan Pengawasan Intern dapat bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris, Direktur Utama atau Fungsionaris keuangan tergantung kepada kebijaksanaan yang diterapkan oleh pimpinan perusahaan. 2.4 Pengertian Efektivitas Efektivitas dapat digambarkan sebagai suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan (atau kegagalan) kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Menurut Arens dan Loebbecke (1997;792) efektivitas adalah : “Effectiveness refer to the accomplishment of the objective, where as afficiency refers to the sources used to exist achieved those objectives.” Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan perbandingan antara target atau sesuatu yang hendak dicapai dengan realisasinya atau sesuatu yang telah terjadi berdasarkan kenyataan yang ada. Tercapainya tujuan manajemen (manajemen yang efektif) tidak selamanya disertai dengan efisiensi yang maksimum. Dengan perkataan lain manajemen yang efektif tidak terlalu perlu disertai manajemen yang efisien. Oleh karena itu keberhasilan tidak boleh hanya di ukur dari efektivitas tetapi di ukur pula oleh efisiensi. Pengendalian internal atas penggajian dapat dikatakan efektif bila memadainya komponen pengendalian internal dan tercapainya tujuan pengendalian internal atas penggajian. Efektivitas atau hasil operasi adalah hasil atau keuntungan yang diperoleh organisasi berdasarkan pencapaian tujuan dan objektivitas dari beberapa criteria. Dari pengertian yang telah diuraikan, dapat diketahui bahwa secara garis besar efektivitas adalah kemampuan perusahaan dalam usahanya mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. 2.5 Pengendalian Internal Seiring dengan berkembangnya skala usaha perusahaan maka kegiatan usahanya pun semakin kompleks. Dengan kondisi tersebut, pimpinan sudah tidak mungkin mengawasi atau memonitor secara langsung seluruh kegiatan yang terjadi diperusahaan dikarenakan jenjang pengawasan bertambah luas. Oleh karena itu untuk mencapai tujuannya manajemen membutuhkan alat bantu yaitu perlu diterapkannya system pengendalian yang efektif. 2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal Pengendalian internal menurut Committee Of Sponsoring Organizations (COSO) yang dikutip oleh Boynton (2006;391) adalah sebagai berikut : “Internal control is a process, affected by an entity’s boars of directors, management, and other personel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement in the following categories : a. Reliability of financial reporting, b. Effectiveness and efficiency of operations, c. Compliance with applicable laws and regulation.” Berdasarkan definisi diatas dapat dinyatakan bahwa pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh direktur, manajemen dan anggota lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3(tiga) golongan tujuan, yaitu : a. Keandalan laporan keuangan, b. Efektivitas dan efisiensi operasi, c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut Bodnar (2006;129) definisi pengendalian internal adalah sebagai berikut: “Pengendalian internal merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal, terkait dengan tercapainya tujuan berikut: (1) Keandalan pelaporan keuangan (2) Efektivitas dan Efisiensi Operasi (3) Kepatuhan kepada Peraturan dan regulasi yang berlaku.” Menurut Mulyadi (2002 ; 180) definisi pengendalian internal adalah : “Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain, yang di desain untuk memberikan 3(tiga) tujuan berikut : (1) Keandalan Laporan Keuangan (2) Kepatuhan terhadap Hukum dan peraturan yang berlaku (3) Efektivitas dan Efisiensi Operasi.” Berdasarkan pengertian diatas maka pengendalian internal yang baik adalah pengendalian yang mampu menjamin operasi yang efisien dan efektif, laporan keuangan yang dapat dipercaya dan ketaatan perusahaan pada hukum dan peraturan yang berlaku. 2.5.2 Unsur-Unsur Pengendalian Internal Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang berbeda karena perbedaan karakteristik tersebut maka pengendalian internal yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan lainnya. Oleh sebab itu, untuk mendesain suatu system pengendalian internal yang baik perlu diperhatikan factor-faktor yang dapat mempengaruhi tujuan perusahaan secara komprehensif. Menurut Arens (2006;274) Pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Penaksiran Risiko (Risk Assesment) Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Informasi dan Komunikasi (Information and communication) Pemantauan (Monitoring) Penjelasan unsur-unsur pengendalian internal sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian ini mencerminkan sikap dan tindakan manajemen mengenai pengendalian perusahaan yang terdiri dari : a). Nilai Etika dan Integritas Etika dan kejujuran merupakan dasar dari pengendalian yang dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan meredam tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu dalam perusahaan. b). Komitmen terhadap Kompetensi Komitemen terhadap kompetensi termasuk pertimbangan manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya diterjemahkan kedalam keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkannya. c). Partisipasi Dewan Komisaris atau Komite Audit Suatu kesatuan pengendalian dipengaruhi oleh dewan direksi atau komite audit. Komite audit yang independen dibebani tanggung jawab untuk mengawasi proses pelaporan keuangan, yang mencakup pengendalian internal dan ketaatan terhadap undang-undang dan peraturan yang ditetapkan. d). Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi Pemahaman mengenai falsafah dan gaya operasi membuat auditor dapat merasakan sikap manajemen terhadap pengendalian. e). Struktur Organisasi Kesatuan struktur organisasi menyediakan kerangka kerja operasi perusahaan untuk mencapai keseluruhan tujuan perusahaan yang telah direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan diawasi. f). Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab Penetapan wewenang dan tanggung jawab dimaksudkan agar mempermudah proses operasi, proses pelaporan dan memperjelas tingkat kepemimpinan dalam perusahaan. g). Kebijakan dan Pelatihan Manusia yang Bersumber Daya kebijakan sumber daya manusia berhubungan dengan proses penerimaan, penempatan, pelatihan, evaluasi, promosi, penggantian dan perbaikan. 2. Perkiraan Risiko (Risk Assesment) Kesatuan perkiraan risiko yang akan timbul bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan mengelola risiko yang berhubungan dengan persiapan laporan keuangan yang akan disajikan berdasrkan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Risiko dapat ditimbulkan oleh keadaan senagai berikut : a). Perusahaan dalam lingkungan operasi perusahaan (Changes in Operating Environment) Perubahan peraturan atau lingkungan operasi dapat mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan. b). Karyawan Baru (New Personel) Karyawan abru mungkin memiliki pandangan atau pengertian yang lain atas pengendalian internal yang sedang diterapkan dalam perusahaan. c). Sistem Informasi Baru (New or Revamped Information System) Perubahan dalam system informasi dapat merubah risiko yang berhubungan dengan pengendalian internal d) Pertumbuhan yang Pesat (Rapid Growth) pertumbuhan persat operasi perusahaan dapat meningkatkan risiko sebagai akibat dari pengendalian yang tidak berfungsi secara memadai. e). Teknologi Baru (New Technology) Teknologi baru yang diterapkan apada proses produksi atau system informasi dapat merubah risiko yang sebelumnya telah diperkirakan oleh pengendalian internal. f). Lingkup, Produk atau kegiatan baru (New, Lines, products or Activities) Dengan memasuki area atau transaksi bisnis yang menambah pengalaman dapat menimbulkan risiko baru yang berhubungan dengan pengendalian internal. g). Operasi Perusahaan secara Internasional (Foreign Operations) perluasan daerah usaha menimbulakn risiko yang dapat menimbulkan dampak terhadap pengendalian internal. h). Keputusan Akuntansi (Accounting Pronouncements) penerapan atau perubahan prinsip-prinsip akuntansi dapat menimbulakan risiko dalam mempersiapkan laporan keuangan. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirasakan bahwa diperlukannya tindakan untuk meredam risiko dalam upaya pencapaian keseluruhan tujuan secara umum. Kegiatan pengendalian dapat dikategorikan ke dalam kebijakan dan prosedur sebagai berikut : a). Tinjauan ulang atas pelaksanaan kerja (Performance Reviews) kegiatan pengendalian dilakukan dengan mengadakan perbandingan antara penampilan kerja actual dengan anggaran, peramalan dan periode pelaksanaan kerja sebelumnya, serta analisis-analisis yang telah dilakukan dan tindakan koreksi yang telah dilaksanakan. b). Pengelolaan Informasi (Information Procesing) Berbagai tindakan pengendalian dilakukan dengan memeriksa tingkat keakuratan, kelengkapan dan otorisasi. Kegiatan pengendalian system informasi terdiri dari : 1. Pengendalian umum, pada umumnya merupakan pengendalian terhadap operasi pusat data, akuisisi dan pemeliharaan system software, akses keamanan serta pengembangan dan pemeliharaan system aplikasi. 2. Pengendalian aplikasi, dilakukan terhadap pengolahan aplikasi individual. Pengendalian ini menjamin bahwa transaksi yang dilakukan telah sah, telah diotorisasi dengan benar dan telah diolah secara akurat dan lengkap. c). Pengendalian Fisik (Physical Controls) kegiatan pengendalian fisik ini dilaksanakan terhadap pengendalian fisik atas asset, untuk menjaga asset dari perbedaan perhitungan anatara catatan pengendalian dengan hasil perhitungan fisik dan menghindari pencurian asset, sehingga dapat mendukung persiapan laporan keuangan dan pelaksanaan audit. d). Pemisahan Tugas (Segregation of Duties) Tujuan utama dari pemisahan tugas adalah menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak dalam pengotorisasian transaksi, pencatatn transaksi dan pemeliharaan asset. 4. Informasi dan Komunikasi (information and communication) a). Informasi, kualitas sistem informasi akuntansi mempengaruhi kemampuan manajemen pengolahan dalam membuat kepeutusan dalam dan pengendalian kegiatan perusahaan, dan menyiapkan laporan keuangan yang layak. Sistem informasi akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang bertujuan untuk : 1. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sama 2. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan. 3. Mengukur nilai transaksi yang sesuai dengan nilai moneter yang layak dalam laporan keuangan. 4. Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi pada periode akuntansi yang semestinya. 5. Menyajikan transaksi dengan semestinya dan pengungkapannya dalam laporan keuangan. b) Komunikasi, komunikasi merupakan proses pemahaman peranan individual dan pertanggungjawaban yang berhubungan dengan pengendalian internal terhadap laporan keuangan. Komunikasi biasanya dibuat berdasarkan panduan kebijakan, panduan akuntansi, pelaporan keuangan, dan memorandum. Komunikasi dapat juga dibuat secara lisan dan melalui tindakan yang dilakukan oleh manajemen. 5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan adalah suatu proses yang menguji dan menetapkan kualitas penampilan dan pengendalian internal, termasuk menetapkan rancangan dan operasi pengendalian atas dasar periode waktu, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Proses ini dicapai dengan pengawasan yang berkesinambungan terhadap kegiatan operasi perusahaan, evaluasi terpisah atau kombinasi keduanya, seperti dengan mempelajari pengendalian internal yang ada, laporan auditor internal, laporan dari pihak-pihak luar perusahaan, seperti pemerintah, bank, umpan balik dari karyawan, dan masukan dari konsumen. Dari hasil proses pemantauan ini dapat diketahui kelemahan dan kekutan perusahaan, sehingga dapat diusulkan pengendalian internal yang baik. 2.5.3. Tujuan Pengendalian Internal Menurut Arens (2006;271) tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut: "1. Reliability of Financial Reporting 2. Effciency and effectiveriess of Operations 3. Compliance with applicable laws and regulations " Yang artinya tujuan pengandalian internal adalah: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Efektivitas dan efisiensi 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Adapun penjelasannya sebagai berikut: 1. Keandalan Pelaporan Keuangan Artinya pengendalian internal memberikan keyakinan yang memadai bahwa pelaporan keuangan disajikan secara wajar sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum. 2. Efektivitas dan Efisiensi Operasi Pengendalian internal dimaksudkan untuk mendorong penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan Peraturan-Peraturan dan prosedur untuk membantu mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya pengendalian internal yang memadai diharapkan dapat ditaatinya peraturan dan hukum yang berlaku. 2.5.4. Keterbatasan Pengendalian Internal Pengendalian Internal tidak dapat dikatakan sepenuhnya efektif. Meskipun telah dirancang dan disusun dengan sebaik-baiknya, karena keberhasilan tetap tergantung dari kompetensi dan keandalan pelaksanannya. Meskipun pengendalian telah diterapkan dalam perusahaannya tidak berarti bahwa penyelewengan dan kesalahan tidak akan terjadi. Sebab, tidak ada satu pun pengendalian internal yang dapat mencapai ideal, karena adanya keterbatasanketerbatasan yang tidak dapat memungkinkan pengendalian internal itu tercapai. Kelemahan dan keterbatasan pengendalian internal itu menurut Mulyadi (2002;62) dikelompokkan menjadi: 1. Kesalahan dalam pertimbangan 2. Gangguan 3. Kolusi 4. Pengabaian oleh manajemen 5. Biaya lawan manfaat Adapun penjelasannya sebagai berikut: 1. Kesalahan dalam Pertimbangan Seringkali manajemen mempertimbangkan dan keputusan personel bisnis lain yang dapat salah diambil dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi yang didapat oleh setiap manajemen atau personel, keterbatasan waktu dan tekanan lain. 2. Gangguan Ganggguan dalam pengendalian internal yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memerintah perintah atau membuat kesalahan, tidak adanya perhatian dan kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan. 3. Kolusi Adalah tindakan beberapa individu untuk tujuan kejahatan. Kolusi dapat mengakibatkan rusaknya pengendalian internal dan tidak teningkapkannva ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan atau pengendalian internal yang dirancang 4. Pengabaian oleh Manajer Manajer dapat mengabaikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah, seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan. 5. Biaya Lawan Manfaat Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal yang tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. 2.6. Pengendalian Internal Atas Penggajian 2.6.1. Pengertian Gaji Bagi seorang pekerja, gaji merupakan pendapatan dari hasil jerih payahnya di dalam menggunakan pengetahuan, keterampilan, dan tenaganya. Di sini gaji tidak sekedar untuk memenuhi kebutuhan materi saja, tetapi juga menyangkut hakikat martabat manusia. Sedangkan bagi perusahaan, gaji merupakan suatu bentuk kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada para pegawai atas imbalan jasa yang telah diberikan kepada perusahaan. Menurut Soemarso (2005;288) pengertian gaji adalah sebagai berikut: “Gaji merupakan pembayaran pegawai yang diberi tugas-tugas administrative dan pimpinan pada umunya. Gaji ditetapkan secara bulanan atau tahunan. “ Menurut Mulyadi (2001;285), gaji dapat didefinisikan sebagai berikut: “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji diberikan secara perbulan.” Sedangkan menurut Marihut Tua Efendi Hariandja (2005;245) pengertian gaji adalah sebagai berikut: “Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi. Atau dapat juga dikatakan sebagai bayaran yang diterima seseorang dari keanggotaannya dalam sebuah organisasi.” Berdasarkan definisi diatas, maka gaji merupakan balas jasa yang dibayarkan oleh perusahaan secara berkala atau periodic yang jumlahnya relative konstan kepada pegawainya. 2.6.2. Sistem Akuntansi Gaji Sistem penggajian/kepegawaian mencakup seluruh tahap pemrosesan harus meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah, dan persyaratan-persyaratan kepegawaian lainnya. Dalam organisasi besar penggajian seringkali merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasi, sebab arti penting sosial penggajian yang banyak mengalami perubahan asumsi dalam beberapa dekade terakhir. Strategi mengatasinya adalah dengan membuat garis besar prosedur penggajian dan membahas faktor-faktor yang mempengaruhi perhitungan actual penggajian. Hal ini menjadi tanggung jawab analis system untuk membuat pemrosesan penggajian tetap aktual. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan pengendalian internal gaji menurut Arens dan Loebbecke (2003;521) sebagai berikut : (1) Personel and employment procedure, (2) Time keeping and payrol preparation procedure, (3) Payment of payroll 2.6.2.1. Prosedur Penerimaan dan Penempatan Karyawan (Personnel and Employment Procedure) Departemen kepegawaian bertanggung jawab untuk menempatkan orang di penggajian perusahaan , menspesifikasikan tingkat pembayaran, dan mengotorisasi potongan-potongan gaji. Seluruh perubahan, seperti penambahan atau pengurangan pegawai, perubahan tingkat gaji. atau perubahan tingkat potongan gaji. harus diotorisasi oleh departemen kepegawaian. Fungsi kepegawaian terpisah dari fungsi pencatatan waktu (jam kerja) dan fungsi penggajian. 2.6.2.2. Prosedur Pencatatan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji (Time Keeping ang payroll Procedure) Fungsi pencatatan jam kerja dan waktu penyiapan pembayaran gaji bertanggung Jawab untuk menyajikan dan mengontrol laporan-laporan jam kerja dan kartu-kartu jam kerja. Di perusahaan manufaktur, pegawai biasanya memasukkan kartu jam kerja pada saat datang dan pulang. Pada akhir setiap periode pembayaran gaji, kartu jam kerja pegawai (atau laporan jam kerja pegawai) menunjukkan jumlah jam kerja dan jumlah uang yang diterima, Pencatatan jam kerja bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan membuat kartu-kartu jam kerja, laporan-laporan jam kerja, dan merekonsiliasikan data-data tersebut dengan laporan Ikhtisar jam kerja yang diterima dari bagian produksi. Laporan ikhtisar jam kerja menunjukkan jenis pekerjaan yang dibebankan kepada pegawai, Pencatat jam kerja merekonsiliasikan laporan jam kerja dengan laporan ikhtisar jam kerja yang diterima dari bagian produksi dan kemudian mengirimkan kartu jam kerja ke departemen penggajian. 2.6.2.3. Prosedur Pembayaran Gaji (Payment of payroll) Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan dan penyiapan proses penggajian. Proses penggajian harus terpisah dari penyiapan data masukan untuk dasar pembayaran, laporan-laporan jam kerja dan data kepegawaian diterima dari departemen kepegawaian, laporan-laporan jam kerja diterima dari pencatat jam kerja. Daftar gaji memuat rincian perhitungan gaji bersih (gaji kotor dikurangi potongan-potongan) cek pembayaran dikirimkan ke departemen pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditelaah, dan didistribusikan. Rangkapan daftar gaji dikirim ke departemen hutang dagang untuk dilakukan pencatatan penggajian. 2.7. Tujuan Pengendalian Internal Gaji Tujuan pengendalian internal gaji adalah agar dapat ditetapkan dan dibayarkan kepada pegawai secara tepat dan benar, serta dilain pihak untuk menyajikan informasi atau data yang cepat, tepat dan akurat untuk disampaikan kepada manajemen. Tujuan pengendalian atas penggajian menurut Arens et All (2006;566) adalah sebagai berikut : “1.Recorded payroll payment are for work actually performed by existing employees (existence) 2.Existing payroll transaction are recorded (Completeness) 3.Recorded payroll transaction are for the amount of time actually worked and at the proper pay rate ; withholdings are properly calculated (Accuracy) 4.Payroll transaction are properly classified (Classification) 5.Payroll transaction are recorded on the correct dates 6.Payroll transaction are properly included in the payroll master file and properly summarized (posting and summarization).” Dari pengertian diatas dapat diuraikan tujuan pengendalian internal atas penggajian adalah : 1. Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara actual dilaksanakan oleh pegawai bukan fiktif (Keberadaan) 2. Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (Kelengkapan) 3. Transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu actual dan tingkat upah yang semestinya, pemotongan dihitung dengan semestinya (Akurasi) 4. Transaksi penggajian diklasifikasikan dengan memadai (Klasifikasi) 5. Transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat (Tepat waktu) 6. Transaksi penggajian dimasukan dalam berkas induk penggajian dengan semestinya ; dan diikhtisarkan dengan semestinya (Posting dan Pengikhtisiran). 2.8. Peranan Profesionalisme Satuan Pengawasan Intern dalam Upaya Menunjang Efektivitas pengendalian Internal Atas Penggajian. Umumnya perusahaan yang telah maju dan besar ruang lingkupnya, telah menyelenggarakan staf audit internal secara ideal, pengendalian internal harus ada dan dilaksanakan dengan baik, selalu dimonitor atau diawasi serta disesuaikan dengan kemajuan dan keadaan perusahaan saat ini. Fungsi auditor yang merupakan satu unsure dari pengendalian internal mempunyai peranan sangat penting atas tercapainya seluruh tujuan dari pengendalian internal. Dengan kata lain, peranan satuan pengawasan intern dalam efektivitas pengendalian internal sangatlah besar, dan tentunya positif. Audit internal dapat dikatakan mata dan telinga bagi pimpinan perusahaan. Laporan audit yang tepat waktu, akurat dan lengkap dibutuhkan untuk dapat meningkatkan efektivitas operasi dan aktivitas yang diperiksa. Untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, auditor internal dalam suatu perusahaan harus memenuhi beberapa criteria sebagai berikut : i. Independensi, auditor internal haruslah mandiri dan terpisah dari kegiatankegiatan yang diperiksanya. ii. Kemampuan Profesional, auditor internal haruslah mencerminkan keahlian, dan ketelitian professional seharusnya. iii. Lingkup pekerjaan, Lingkup pekerjaan dari auditor internal meliputi pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan dan keefektifan pengendalian internal yang dimilki oleh organisasi pelaksana tanggung jawab yang diberikan. iv. Pelaksanaan kegiatan audit, kegiatan audit harus meliputi perencanaan audit, pengujian, dan pengevaluasian informasi, pemberitahuan hasil-hasil dan menindaklanjuti. v. Manajemen bagian audit internal, pimpinan audit internal harus mengelola bagian audit internal secara benar. Dalam pengendalian internal gaji, audit internal harus dilakukan secara periodic dan terus menerus, dikarenakan gaji merupakan area yang rawan terjadinya penyimpangan atau pencurian karena menyangkut sejumlah uang. Untuk itu tindakan yang diberlakukan audit internal atas pengendalian internal gaji diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Menelaah prosedur pembayaran dengan melakukan penilaian dan pengawasan terhadap prosedur, apakah sesuai dengan yang ditetapkan. 2. Menelaah daftar penggajian, apakah pegawai yang tercantum dalam daftar penggajian memang berhak menerima sebagaimana mestinya beserta ketepatan perhitungannya. 3. Melakukan audit secara mendadak untuk mencegah terjadinya kemungkinan penyimpangan dan pencurian. 4. Melakukan tindak lanjut terhadap penyimpangan atau kelemahan yang ditemukan. Dengan demikian audit internal dapat mendorong individu yang terlibat dalam aktivitas ini untuk bekerja dengan berhati-hati dan akurat apabila mereka menyadari akan diaudit, sehingga memungkinkan tercapainya efektivitas pengendalian internal gaji yang ada dalam perusahaan. Yang dapat diandalkannya laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan, serta ketaatan pada peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Audit internal merupakan alat bantu pengendalian manejemen dan melakukan penilaian bebas terhadap semua kegiatan perusahaan harus selalu dalam keadaan dinamis dan aktif. Dalam rangka itu auditor internal dapat menyusun pengendalian internal yang baik dan tepat, mengadakan pengawasan pelaksanaannya, perbaikan dan komentar-komentar yang sangat diperlukan manajemen. Manajemen yang berkepentingan langsung terhadap pengendalian internal dan audit internal harus sadar dan terbuka atas temuan (hasil) audit dan saran-saran perbaikan yang diberikannya dan melakukan tindakan segera apa yang harus diperbaiki. Dengan demikian adanya dengan pengendalian internal yang selalu dinilai, dievaluasi adalah menghasilkan “keluaran” atau “output” seperti yang diharapkan atau direncanakan manajemen. 1. Pengendalian internal gaji sangat dibutuhkan terutama dalam hal pembayaran gaji karyawan. Pengendalian ini dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan mendapatkan, memelihara, dan mempertahankan pekerja yang produktif sehingga tidak menyimpang dari apa yang telah ditetapkan pimpinan perusahaan. Untuk mengantisipasi masalah tersebut perlu diterapkannya aktivitas audit internal yang tujuannya untuk memeriksa serta menilai efektivitas dari pengendalian tepanya pengendalian internal gaji diperusahaan. Sehingga terpantau kinerja pengendalian khususnya pengendalian internal gaji pada saat auditor mengidentifikasi aktivitas audit internal relevan dengan perencanaan audit. 2. Peranan profesionalisme satuan pengawasan intern dalam usaha pencapaian efektivitas pengendalian internal gaji adalah: a. Perencanaan program profesionalisme satuan pengawasan intern dalam menunjang efektivitas pengendalian internal gaji. b. Pengujian dan evaluasi informasi efektivitas pengendalian internal gaji. c. Pengkomunikasian hasil-hasil profesionalisme satuan pengawasan intern dalam menunjang efektivitas pengendalian internal gaji d. Tindak lanjut profesionalisme satuan pengawasan intern dalam menunjang efektivitas pengendalian internal gaji dapat dipastikan berjalan dengan sebagaimana mestinya serta senantiasa melakukan perbaikan untuk menyesuaikan dengan perubahan keadaan.
