Enterprise Resource Planning (ERP)

7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) Sistem merupakan sebuah tools yang
merupakan penerapan dari teknologi informasi sehingga dapat membantu pihak
manajemen agar memiliki data yang memadai untuk keperluan analisa. ERP
menggali informasi lintas fungsional di dalam perusahaan (Mehrjerdi, 2010).
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software architecture yang
memfasilitasi aliran informasi antara fungsi-fungsi berbeda dalam perusahaan. ERP
memfasilitasi pembagian informasi lintas bagian organisasi dan lokasi geografis
(Kumar & Thapliyal, 2010).
Sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan seluruh proses
bisnis utama guna meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi yang
kompetitif (Addo-Tenkorang & Helo, 2011).
Integrasi antara fungsi-fungsi bisnis memfasilitasi komunikasi dan pembagian
informasi. ERP menyediakan kemudahan akses terhadap informasi yang terintegrasi.
Perusahaan membuat produk untuk dijual yang mempunyai area fungsional
utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari
berbagai macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari
operasional (Wijaya & Damayanti, 2011).
Sebuah sistem ERP memampukan sebuah organisasi dalam mengintegrasi
semua proses bisnis dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi
dan mempertahankan posisi yang kompetitif. Tetapi bagaimanapun tanpa
implementasi sistem yang berhasil, hasil dari implementasi yang diharapkan tidak
akan tercapai. Definisi basis dari ERP yakni enterprise-wide information system
yang mengintegrasikan dan mengontrol semua proses bisnis yang ada di dalam
perusahaan.
Enterprise
Resource
Planning(ERP) adalah sebuah
sistem
informasi
perusahaan yang dirancang untuk integrasi dan mengoptimalkan proses bisnis dan
transaksi. System ERP telah menjadi alat strategi yang penting dalam lingkungan
kompetitif
saat
ini
(Addo-Tenkorang
7
&
Helo,
2011)
8
Tujuan utama dari ERP, yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan
memperbaiki proses bisnis dan menurunkan biaya. ERP memampukan departemendepartemen yang memiliki kebutuhan yang berbeda untuk saling berkomunikasi
membagikan informasi dalam satu sistem, hal ini juga dengan maksud menjaga
integritas dari informasi tersebut. Demikian juga ERP meningkatkan kerja sama dan
interaksi antara semua unit bisnis dalam organisasi.
ERP menstandarisasi proses dan data yang ada di dalam organisasi. Perusahaan
juga mempersingkat waktu dari alur data antarbagian bisnis dengan sistem ERP.
Setelah perusahaan mengintegrasi dan menstandarisasi proses dan data dalam
perusahaan mereka, perusahaan akan mampu untuk mensentralisasikan aktivitas
administrasi mereka, meningkatkan kemampuan untuk menyebarkan informasi yang
baru, dan mengurangi biaya pemeliharan sistem informasi.
Sebagai hasil, dari penggunaan ERP telah menjadi kekuatan bagi perusahaan
terutama manajer dimana sistem ERP memberikan pandangan yang terintegrasi dari
proses bisnis. ERP dirancang agar mudah disesuaikan dengan permintaan bisnis
(Seo, 2013).
Berdasarkan teori-teori yang telah disampaikan di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa ERP adalah suatu software yang memberikan fungsi integrasi
cross-functional untuk departemen-departemen yang ada di dalam perusahaan. Selain
itu, ERP dapat mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam perusahaan
sehingga meningkatkan kemampuan penyebaran informasi serta pertukaran
informasi.
2.2 My SQL
MySQLadalah
sebuah
software database yang
mempunyai
manajemen database relasional(Connolly & Begg, 2010).
Fitur yang ada didalam MySQL:
• Tables
Tabel
adalah
tempat
penyimpanan relasional yang
relasi, tables digunakan sebagai induk dari isi-isi object.
terdiri
dari
9
• Columns
Kolom dapat memiliki nama yang unik dan berisi data yang berbedabeda,
selain itu kolom memiliki tipe data yang terkait.
• Rows
Setiap baris dalam tabel merupakan data yang berbeda karena format
tabel yang buat secara masing-masing, namun masih memiliki atribut
yang sama.
• Values
Setiap baris terdiri dari nilai nilai yang sesuai dengan kolom. Nilai harus
memiliki tipe data yang ditentukan kolom.
• Keys
Setiap tabel harus memiliki key, agar kita dapat menemukan data yang
diinginkan, karena didalam suatu database bisa terdapat banyak data yang
sama, oleh karena itu agar mudah untuk mencarinya dibutuhkan key agar
relasi yang dicari mudah ditemukan.
• Schemas
Skema digunakan untuk menunjukan tabel beserta kolom dalam mencari
data, skema tidak termasuk didalam data.
• Relationships
Hubungan dalam tiap tabel, contohnya jika dimasukan alamat dalam tabel
yang terpisah dari pelanggan, walaupun berbeda tabel namun jika
menggunakan relationships maka nanti akan bernama menjadi foreign
keys yang menandakan hubungan antar 2 tabel yang kuat.
2.3 SAP
Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP)
merupakan software package yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan
menjalankan
bisnis
dengan
kemampuan
computing
yang
lebih
real-
time(Anderson, 2011)
Anderson menjabarkan bahwa software aplikasi SAP dibangun
berdasarkan konsep spesialisasi dan integrasi. SAP menggunakan istilah
‘komponen’ untuk menunjukkan business application. Sementara, modul SAP
menyediakan fungsionalitas khusus dalam sebuah komponen, contohnya modul
10
Finance, modul Production Planning, dan modul Material Management. Modulmodul SAP membentuk komponen SAP. Di dalam modul tertentu, proses bisnis
perusahaan dikonfigurasi(Anderson, 2011).
Proses bisnis perusahaan juga dikenal sebagai skenario bisnis, contohnya
order-to-cash. Proses bisnis terdiri dari berbagai transaksi, seperti “picking”
inventory, membuat delivery, dan membuat tagihan order kepada pelanggan.
Gambar 2. 1Komponen, modul, dan transaksi SAP
Sumber: (Anderson, 2011, p. 10)
Sebagian besar perusahaan memiliki sistem teknologi informasi yang
berbeda untuk memenuhi keperluan bisnisnya. Dengan sistem teknologi
informasi yang berbeda, aliran informasi dalam suatu perusahaan dapat
terhambat, seperti tidak adanya kontrol terhadap jalannya proses bisnis.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu pengendalian internal
yang fleksibel, terintegrasi, dan dapat memaksimalkan keuntungan bagi
perusahaan. Salah satu teknologi untuk mencapai jaringan yang fleksibel dan
terintegrasi adalah SAP.
Perangkat lunak SAP menyediakan integrasi untuk keperluan bisnis
perusahaan. Perusahaan dapat mengoptimalkan operasi bisnis yang dapat
menghasilkan keuntungan kompetitif.
Ada beberapa alasan perusahaan memilih untuk mengimplementasikan
SAP(Anderson, Nilson, & Rhodes, 2009), yaitu:
• Untuk meningkatkan kualitas atau ketersediaan produk
• Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
• Untuk menyediakan suatu sistem yang mengelola aktivitas
11
• Untuk meningkatkan keuntungan kompetitif
Berdasarkan uraian yang telah disampaikan di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa SAP merupakan salah satu produk ERP untuk membantu
integrasi keperluan bisnis perusahaan secara real-time agar berjalan secara efisien
dan efektif guna meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan.
2.4 SAP Business One
SAP Business One merupakan sebuah software bisnis SAP yang spesifik
untuk bisnis kecil dan menengah, yang berupa satu aplikasi untuk mengerjakan
beberapa tugas (Citixsys, 2014).
Ketika menjalankan SAP Business One, user dapat melakukan hal-hal
berikut:
• Melihat bisnis secara lengkap dengan satu sumber yang akurat dan
kritikal. Data bisnis yang selalu update memberikan user akses yang
mudah untuk mendapatkan informasi yang benar dan dibutuhkan
untuk menjalankan bisnis.
• Mengambil pengawasan bisnis yang proaktif melalui tanda otomatis,
workflows,
dan
merespon
kunci
kejadian
bisnis
dan
apa
yangpelanggan butuhkan.
• Mempersingkat operasional dengan mengintegrasikan proses bisnis,
seperti penjualan, pembelian, persediaan, keuangan. Menghapus data
yang berlebihan dan kesalahan yang terjadi.
• Membantu membuat perubahan dengan melakukan kustomisasi SAP
Business One yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh bisnis.
• Mendapatkan solusi yang tepat. SAP Business One adalah produk
yang ditawarkan SAP, software solusi bisnis yang terbaik.
(SAP, 2014).
Modul-modul yang terdapat pada SAP Business One adalah sebagai
berikut:
a. Administration
Modul Administration di dalam SAP Business One berfungsi untuk:
12
i. Menentukan informasi mengenai perusahaan dan informasi
pengguna sistem, seperti:
• Currency exchange rates
• Authorizations and alerts
• Approvals
• Internal mail organization, basic e-mail settings, and
other information
• Access information from non-SAP software using data
import and export functions
ii. Menentukan aturan sistem dan parameternya.
iii. Melakukan maintenance untuk sistem, seperti backup dan
perbaikan.
b. Financials
Modul Financials ini berfungsi untuk:
i. Memasukkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan untuk
accounting and financial operations di perusahaan.
ii. Memasukkan semua yang berkaitan dengan laporan pajak sesuai
dengan ketentuan di setiap negara.
iii. Memungkinkan untuk mendokumentasikan semua transaksi
yang berkaitan dengan accounting dan financial
c. Sales Opportunities
Modul Sales Opportunities ini berfungsi untuk memperkirakan dan
menganalisis
perkembangan
peluang yang belum
pekerjaan
yang
dijalankan
dilakukan,
sesuai dengan
seperti
pertemuan,
negosiasi, dan proses lainnya yang berhubungan dengan penjualan.
Dengan menggunakan berbagai tab dalam sales opportunitywindow,
dapat memproses penjualan dengan membuat dan konfigurasi field
dari mulai updating dan membuat laporan.
Fitur-fitur yang terdapat pada modul sales opportunities
berguna untuk:
i. Menghubungkan berbagai dokumen
ii. Menandakan kepemilikan untuk sales opportunity
13
iii. Memilih pemilik yang berbeda untuk setiap tahapan dalam sales
opportunity
iv. Menentukan akses pengguna kepada informasi yang ada
v. Menghasilkan laporan untuk menganalisis :
• Analisis dapat dilakukan per tahapan, per user, atau
dapat melihat keseluruhan laporan statistik.
• Laporan dapat dipilih berdasarkan parameternya,
seperti business partner, sales employee, dan time
period.
d. Sales
Proses dari sales berjalan dari awal permintaan penawaran harga
penjualan untuk barang atau jasa sampai pada akhirnya pembuatan
invoice yang akan ditujukan kepada pelanggan. Setiap langkah dari
proses penjualan membutuhkan suatu dokumen, seperti sales order,
A/R invoice.
e. Purchasing
SAP Business One memungkinkan untuk mengatur seluruh proses
pembelian dari purchase order sampai kepada A/P invoice.
Selanjutnya dapat membuat laporan-laporan untuk menganalisis
informasi pembelian, seperti jumlah pembelian dan informasi harga.
f. Business Partners
SAP Business One menghubungkan antara business partners dan G/L
accounts melalui control account yang digambarkan selama
inisialisasi sistem dan diubah untuk business partner yang berbeda.
Semua transaksi penjualan dan pembelian ditempatkan ke control
account yang tepat, yang memperbolehkan untuk mengakes
keseluruhan neraca saldo untuk pelanggan dan vendor.
g. Banking
Modul Banking digunakan untuk melakukan semua transaksi
keuangan yang termasuk bank account, yaitu:
i. Membuat incoming dan outgoingpayments untuk pembayaran
yang bervariasi secara manual dan otomatis
ii. Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal secara manual
dan otomatis
14
iii. Postdated dan cash deposits of checks
iv. Mencetak satu atau banyak cek.
h. Inventory
Modul inventory digunakan untuk:
i. Mengatur item master data records
ii. Bekerja dengan serial dan batch number
iii. Mengatur transaksi persediaan, termasuk goods receipts, goods
issues, inventory transfers, initial item quantity settings, dan
inventory counts
iv. Mengatur daftar harga, termasuk periode diskon dan harga
spesial
v. Pick and pack process
vi. Menghasilkan laporan yang berhubungan dengan persediaan.
i. Production
Modul Production pada SAP Business One bertujuan untuk:
i. Bill of Material (BOM) - Menentukan jumlah komponen untuk
membuat produk
ii. Production orders – Sekumpulan instruksi untuk merencanakan
dan memasang barang produksi yang membawa transaksi
material dan harga yang berkaitan dengan proses produksi. SAP
Business One membuat beberapa tipe dari production order:
• Standard – Digunakan untuk produksi biasa. Komponen
diambil dari item BOM
• Special – Digunakan untuk memproduksi barang atau
menjalankan aktivitas
• Disassembly – Digunakan untuk membuat laporan
kumpulan barang dengan produksi BOM.
j. MRP
Modul MRP memungkinkan untuk membuat rencana material yang
dibutuhkan untuk procurement process berdasarkan evaluasi dari
persediaan yang telah ada, permintaan, dan persediaan.
15
k. Service
Jika perusahaan yang menjual jasa kepada pelanggannya, aktivitas
yang berkaitan dengan jasa dapat dilakukan pada tab ini yang
berfungsi untuk:
i. Mengatur interaksi antara service representative dan pelanggan.
ii. Mengelola informasi yang terdapat pada service contracts, item,
dan serial number
iii. Optimisasi potensi penjualan dan jasa serta meningkatkan
pendapatan dengan membantu fungsi bisnis, seperti: Service
operations, Service contract management, Service planning,
Tracking of customer interaction activities, Customer support,
Management of sales opportunities.
iv. Membuat pengetahuan berdasarkan solusi untuk masalah yang
dialami pelanggan.
l. Human Resources
Modul Human Resources untuk memasukkan informasi mengenai
karyawan perusahaan, yang dapat berfungsi untuk:
i. Memasukkan dan mengelola informasi karyawan, baik yang
bersifat umum ataupun pribadi, seperti umur, status, passport,
dan ID card.
ii. Mengelola informasi yang berhubungan dengan pendidikan,
pekerjaan yang dilakukan sebelumnya, dan absen.
iii. Menganalisis gaji karyawan.
iv. Membuat sekumpulan laporan dan daftar karyawan yang
berguna untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien.
m. Reports
Modul Reports pada SAP Business One bertujuan untuk menghasilkan
laporan dari berbagai modul yang ada sebelumnya, yaitu:
•
Financials
•
Sales Opportunities
•
Sales and Purchasing
•
Business Partners
•
Banking
16
•
Inventory
•
Production
•
MRP
•
Service
•
Human Resource
2.5 Purchasing
Pembelian
adalah
proses
penemuan
sumber,
pemesanan
jasa,
dan
perlengkapan. Kegiatan tersebut kadang disebut sebagai pengadaan barang. Tujuan
utamanya, yakni memperoleh bahan dengan biaya yang serendah mungkin namun
juga konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan.
Pembelian juga memiliki prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip pembelian adalah
hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau
acuan(Muryanto, Riyanto, & Noranita, 2013).
•
The right price
Salah satu prinsip manajemen pembelian adalah harga yang tepat.
Dimana nilai dari suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang
yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian
yang dilakukan.
•
The right quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benarbenar dibutuhkan oleh suatu perusahaan pada saat tertentu.
•
The right time
Menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan.
Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika
ada persediaan barang tentunya ada biaya untuk perawatan barang
tersebut.
•
The right place
Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau
diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
17
•
The right quality
Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan
ketentuan yang sudah dirancang dimana paling menguntungkan bagi
perusahaan.
•
The right source
Barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat
apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu: the right place, the
right quantity, the right time, the right price, dan the right quality.
Modul Purchasing dalam SAP Business One:(SAP, 2014)
• Mendeskripsikan dokumen dan fungsi yang digunakan dalam proses
pembelian.
• Menyesuaikan dengan perubahan di inventory selama proses
pembelian.
SAP Business One mendukung beberapa dokumen pembelian:
a. Purchase Quotation
Dalam pembelian, perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan
penawaran yang terbaik untuk barang dan jasa yang dibutuhkannya.
Oleh karena itu, perusahaan mengirimkan purchase invitation ke
beberapa vendor untuk mengindikasikan syarat dan ketentuan mereka,
seperti harga atau tanggal pengiriman untuk pasokan material atau
pengadaan jasa dengan mengajukan quotation. Dalam purchase
quotation, detil dari material dan jasa (misalnya: jumlah barang),
membutuhkan tanggal dan informasi vendor telah ditetapkan.
Perusahaan dapat membandingkan quotation yang diterima dan
memutuskan untuk melakukan pemesanan ke vendor yang terpilih.
Prosedur pada purchase quotation:
• Membuat purchase quotation.
• Mengirimkan quotations kepada vendor.
• Melakukan pencatatan terhadap jawaban yang diberikan
dari vendor dalam purchase quotations.
• Melakukan
perbandingan
untuk
mendeterminasi
penawaran yang terbaik dan membuat purchase order.
18
• Setelah memilih penawaran yang terbaik, close semua
purchase quotations yang terkait.
b. Purchase Order
Purchase Order merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk
membeli item atau barang dari vendor dalam kondisi harga yang telah
disepakati. Saat membuat purchase order di SAP Business One, tidak
ada value yang akan dicatat di sistem accounting. Tetapi, jumlah dari
pemesanan sudah dicatat di dalam inventory management. Perusahaan
dapat melihat jumlah pesanan di beberapa laporan dan layar, seperti
inventory status, report, dan item master data window.
c. Goods Receipt PO
Goods Receipt PO digunakan sebagai dokumen penerimaan stok ke
dalam gudang. Goods Receipt PO dapat berdasarkan dari satu atau
lebih purchase order (supplier yang sama) yang telah dibuat pada
sistem. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan
jumlah pada persediaan (stok) di dalam gudang, tetapi juga
menambahkan
nilai
persediaan
pada
akun
persediaan,
serta
mengurangi nilai pada ordered quantity.
d. Goods Return
Dokumen goods return digunakan untuk mengembalikan barang yang
telah diterima ke vendor atau untuk mengembalikan transaksi
pembelian secara keseluruhan atau sebagian. Sebagai contoh, goods
receipt di SAP Business One. Sesuai dengan ketentuan hukum,
perusahaan tidak dapat menghapus atau mengubah accounting terkait
dalam dokumen ini. Tetapi untuk mengembalikan barang yang tidak
sesuai atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat, dapat
menggunakan goods return. Dokumen goods return yang telah dibuat
menyebabkan pengurangan jumlah di dalam gudang dan jumlah nilai
pada akun persediaan.
e. A/P Down Payment Invoice
Bisnis membutuhkan pembayaran di muka dari vendor untuk
memastikan bahwa pelanggan berkomitmen dengan barang pesanan
mereka. Di dalam SAP Business One, dapat dibuat A/Pdown payment.
Jika salah satu dari vendor membutuhkanperusahaan untuk membayar
19
di muka terlebih dahulu sebelum mengirimkan barang yang dipesan.
Perusahaan dapat mengurangi jumlah dari down payment di invoice
akhir.
f. A/P Invoice
A/P Invoice merupakan dokumen yang digunakan sebagai permintaan
atas pelunasan pembayaran. Dokumen ini juga mencatat statement
biaya keuntungan dan kerugian. Perusahaan dapat membuat
A/PInvoice dari beberapa purchase order dan goods receipt PO. Jika
ada satu atau lebih A/Pdown payment invoice yang berhubungan
dengan A/Pinvoice, pembayaran tersebut dapat dimasukkan ke dalam
A/Pinvoice. Jumlah barang yang di dalam inventory akan meningkat
setelah invoice di-post.
g. A/P Credit Memo
Saat membuat pengiriman untuk purchase order atau A/Pinvoice di
SAP Business One, ketentuan hukum melarang untuk menghapus atau
membuat perubahan lain untuk dokumen ini. Perusahaan membuat
A/PCredit
Memo
berdasarkan
A/Pinvoice
untuk
menetapkan
hubungan antara dua transaksi dalam SAP Business One. Tetapi,
dapat juga membuat A/PCredit Memo tanpa menggunakan dokumen
basis. SAP Business One memampukan membuat A/P Credit Memo
dengan jumlah nol. Hal ini dapat dilakukan jika ingin clear tagihan
tanpa ada charge items.
h. A/P Reserve Invoice
A/P Reserve Invoice memampukan perusahaan untuk membuat post
terkait dalam sistem akuntansi dan tidak mempengaruhi jumlah
persediaan. A/Preserve invoice untuk mendokumentasikan A/PInvoice
dari vendor sebelum barang tiba. Setelah barang diterima, perusahaan
membuat goods receipt PO berdasarkan A/Preserve invoice untuk
memperbarui jumlah inventory dan nilai dari inventory.
i. Landed Cost
Landed cost adalah jumlah total dari biaya produk setelah produk
sampai. Komponen dari landed cost termasuk harga asli dari produk,
ongkos pengiriman, ongkos logistik, pajak, asuransi, dan perbedaan
kurs mata uang. Tidak semua dari komponen ini ada dalam setiap
20
pengiriman, tetapi harus tetap diperhatikan sebagai bagian dari landed
cost.
2.6 Report
Modul Report pada SAP Business One mencakup laporan-laporan dari
modul Financial, Sales Opportunities, Sales and Purchasing, Business Partners,
Banking, Inventory, Production, Service, dan Human Resources(SAP, 2014).
Laporan-laporan
tersebut
bisa
dianalisis
dengan
berbagai
cara
menggunakan fungsi selection dan sort dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis
perusahaan. SAP Business One juga menyediakan kemampuan akses data ke
luar, seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word.
1. Financial Reports
Financial reports berisi semua laporan yang berkaitan dengan
analisis kegiatan keuangan dan akuntansi perusahaan.
2. Sales Opportunity Report
Sales opportunity
report dapat menghasilkan laporan yang
memberikan pemahaman mengenai alasan keberhasilan atau
kegagalan peluang penjualan perusahaan.
3. Sales and Purchasing Reports
Sales and purchasing reports digunakan untuk menganalisis
transaksi pembelian dan penjualan, melihat open document, serta
melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft.
4. Business Partner Reports
Business partner reports tentang interaksi perusahaan dengan
business partner-nya.
5. Banking Reports
Banking reports digunakan untuk menganalisis dari cek pembayaran
yang dikeluarkan untuk vendor, draft yang dibuat untuk dokumen
yang terkait banking, dan rekonsiliasi eksternal.
6. Inventory Reports
Inventory reports dapat menghasilkan daftar seluruh barang dan
menaksir persediaan barang di gudang.
21
7. Production Reports
Production reports digunakan untuk menghasilkan daftar bill of
materialdan melihat open production order.
8. Service Reports
Service reports digunakan untuk mengekstrak informasi penting
tentang efisiensi dan kinerja service department pada perusahaan,
memperoleh rincian mengenai kontrak layanan pelanggan, melihat
pelayanan perusahaan untuk menilai kemajuan perusahaan, dan
mengambil tindakan yang diperlukan.
9. Human Resources Reports
Human resources reports digunakan untuk melihat ketidakhadiran
karyawan dan menampilkan rincian kontak setiap karyawan
2.7 Metodologi Accelerated SAP
Metodologi AcceleratedSAP (ASAP) merupakan salah satu metodologi standar
atau yang umum digunakan oleh perusahaan ketika akan mengimplementasi sistem
SAP yang baru. Metodologi ini berisikan road map (jalur) atau tahapan yang
membantu implementasi SAP ini. Selain itu, ASAP juga berisikan perangkatperangkat dan juga informasi yang bermanfaat dalam membantu tim member dalam
mengimplementasikan SAP. Pemeriksaan kualitas nantinya akan digabungkan pada
setiap akhir tahapan, yang mana nantinya dapat membantu dalam mengawasi
pengerjaan dan juga dalam menentukan faktor–faktor kritikal yang akan menilai
tingkat kesuksesan dalam implementasi ini. Tahapan–tahapan dalam metodologi
ASAP ini adalah:(SAP AG., 2010, p. 33)
1.
Project preparation
Pada tahap ini project manager akan mengkoordinir dalam melakukan
initiating project dan juga membuat persiapan dalam menjalankan project. Hal
– hal yang akan dipertimbangkan oleh project manager dalam melakukan
persiapan ini adalah:
a. Handover from sales, yaitu melakukan pertemuan dengan pihak penjual.
b. Project kick-off, yaitu menentukan waktu untuk melakukan pertemuan
dengan client untuk mempersiapkan untuk menjalankan project.
22
c. Conduct kick-off meeting, yaitu melakukan sesi presentasi ketika project akan
dijalankan dan menjelaskan keuntungan dari implementasi SAP.
d. Install software, yaitu melakukan instalasi software yang ada didalam
perusahaan yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan.
Gambar 2.2 Arsitektur SAP Business One
Sumber: (AG, 2010, p. 33)
Tujuan dari melakukan project preparation ini adalah membantu dalam
menyediakan perencanaan awal dan juga persiapan untuk project SAP. Tahap
ini juga akan membantu dalam identifikasi dan merencanakan daerah fokus
utama yang nantinya akan dipertimbangkan.
2.
Business blueprint
Tahapan ini merupakan tahapan dimana tim project mendapatkan gambaran
secara garis besar tentang bagaimana proses bisnis dari perusahaan. Dan juga
tim akan memahami bagaimana nantinya SAP yang akan diimplementasikan
berjalan dalam menyokong kegiatan bisnis yang terjadi di dalam perusahaan.
Proses yang akan berjalan atau terjadi selama fase blueprint ini adalah:
a. Scope document
23
Suatu kuisioner yang akan diberikan kepada perusahaan
mengenai proses bisnis secara keseluruhannya.
b. As is
Memahami proses bisnis dari tim inti, setelah itu akan
melakukan dokumentasi terhadap proses bisnis.
c. Tobe
Membuat atau mengembangkan proses bisnis yang nantinya
digabungkan dengan applikasi SAP berdasarkan dokumentasi
dari as is. Setelah itu dilakukan dokumentasikan proses to be.
d. Gap analysis
Melakukan perbandingan proses yang sedang berjalan dan
proses yang akan dijalankan, setelah itu nantinya akan
didokumentasikan perbandingan antara kedua proses tersebut.
e. Sign off
Setelah proses yang di atas berjalan secara benar client akan
melakukan tanda tangan yang menandakan project fase
blueprint telah selesai.(SAP AG., 2010, p. 65)
Gambar 2.3 Fase dalam Business Blueprint
24
Sumber: (AG, 2010, p. 65)
Tujuan dari fase ini adalah untuk membuat blueprint dari proses bisnis
dan dokumentasi merupakan hasil dari solusi yang sesuai kebutuhan
perusahaan. Dengan adanya blueprint akan membantu perusahaan memahami
proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan sistem SAP.
3.
Realization
Tahapan ini merupakan fase dimana akan mengimplementasikan semua proses
bisnis yang telah didokumentasikan pada fase sebelumnya (blueprint). Dalam
fase ini ada tiga proses utama yang akan dikerjakan, yaitu:
a. Baseline, yaitu melakukan konfigurasi terhadap proses bisnis
yang penting terlebih dahulu.
b. User acceptance, yaitu melakukan pemeriksaan terhadap
kesesuaian dengan permintaan dari client.
c. Sign off, yaitu menandakan fase realization selesai dengan
meminta persetujuan dari client
Gambar 2.4 Fase dalam Project Realization
Sumber: (AG, 2010, p. 94)
Tujuan utama dari fase ini adalah untuk mengimplementasikan proses bisnis
yang berdasarkan pada blueprint yang sudah dibuat pada fase sebelumnya.
25
Sasaran utamanya adalah menjalankan proses bisnis bersamaan dengan SAP
yang sudah ada dan melakukan testing kelayakan(SAP AG., 2010, p. 94).
4.
Final Preparation
Tujuan pada fase ini adalah untuk menyempurnakan implementasi. Pada tahap
ini akan meliputi testing, end user training, system management, dan juga cut
over strategy. Ini berguna dalam memperhitungkan kelayakan atau kesiapan
sistem untuk go live. Proses yang ada pada fase ini:
a. Unit testing
Melakukan percobaan terhadap semua modul yang sudah
direncanakan.
b. Integration testing
Melakukan percobaan terhadap integrasi dari setiap modul yang
sudah diimplementasikan.
c. User training
Melakukan pemberian pengenalan dan pengetahuan terhadap
aplikasi
yang
baru
diimplementasikan
oleh
perusahaan
danbagaimana mengoperasikan aplikasi tersebut.
d. Cut over strategy
Merupakan proses dimana akan dilakukan migrasi dari
penggunaan sistem lama menuju sistem baru (SAP B1).
e. Sign off
Proses dimana client akan melakukan evaluasi dan kemudian
nantinya
akan
ditandatangani
dan
menandakan
fase
finalpreparation ini sudah selesai.
Tujuan utama pada fase ini adalah melakukan finalisasi terhadap kesiapan
perusahaan untuk masuk pada tahap go-live. Pada fase ini juga akan melakukan
pembenahan terhadap permasalahan yang ada, sehingga nantinya ketika sudah
selesai semua, perusahaan client akan siap untuk menjalankan sistem SAP
(SAP AG., 2010, p. 209).
26
Gambar 2.5 Fase dalam Final Preparation
Sumber: (AG, 2010, p. 209)
5. Go-live and Support
Fase ini merupakan perpindahan tahap dari project-oriented, lingkungan preproduction menjadi operasional secara nyata dalam sehari-hari kegiatan bisnis.
Proses yang terdapat pada fase ini adalah:
a.
Production support
Merupakan
fase
dimana
perusahaan
(consultant)
akan
melakukan pertemuan dengan pengguna untuk memastikan
bahwa sistem telah memenuhi kebutuhannya. Consultant akan
mendampingi user dalam memakai sistem yang baru hingga
user tidak lagi mengalami masalah dalam pemakaian sistem.
b.
Monitor system transaction
Melakukan monitoring pada setiap transaksi yang terjadi apakah
mengalami kendala pada kegiatan operasional.
c.
Optimize performance
Melakukan
penyempurnaan
dilakukan pada sistem.
yang
memungkinkan
untuk
27
d.
Help desk and competency center
Menjadi technical support ketika terjadi permasalahan di tempat
client.(SAP AG., 2010, p. 232)
Gambar 2.6 Fase dalam Go-Live and Support
Sumber: (AG, 2010, p. 232)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempersiapkan sistem SAP Business One
dan client untuk go-live. Kegiatan utama selama fase ini meliputi penyelesaian
dan pelatihan user serta akhir fine-tuning dari sistem SAP Business One.
Sebagai bagian dari tes sistem final, penyesuaian yang perlu dilakukan untuk
menyelesaikan semua masalah penting yang tersisa terbuka. Kegiatan cut-over
juga diselesaikan selama fase Persiapan Akhir.
Para konsultan implementasi memiliki beberapa fokus utama dalam fase ini:
•
Untuk memberikan dukungan di tempat selama periode
awal setelah go-live.
•
Penyerahan dukungan dan administrasi sistem untuk tim
klien
•
Tim proyek harus meninjau semua milestones dan
sebelumnya menutup proyek. Klien menandatangani off
pada proyek.
28
•
Manajer proyek mungkin merencanakan "Review dan
Optimasi Konferensi" empat sampai enam minggu setelah
penutupan meeting proyek.
2.8 Systems Flowchart
Systems flowchart menggambarkan kombinasi logical DFD dan physical DFD,
karena systems flowchart memberikan rincian proses-proses yang dilakukan
(logicalperspective) dan sumber daya fisik yang digunakan untuk melakukan proses
(physical perspective)(Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010).
Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan
systems flowchart:
Tabel 2.1Systems Flowchart
Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010)
Simbol
Deskripsi
Start atau stop, atau entitas eksternal.
Mengindikasikan permulaan dan akhir
proses.
Document – satu dokumen tunggal
Manual process – proses dilakukan secara
manual
Computer process – proses dilakukan
dengan komputer
Aliran sebuah dokumen atau proses
2.9 Diagram VIT
Diagram VIT merupakan terminologi perusahaan (PT. Anugrah Visi Inti
Teknologi) untuk menggambarkan alur bisnis yang berbentuk seperti flowchart,
namun ada penambahan logo SAP untuk setiap dokumen atau transaksi yang
menggunakan SAP Business One.
Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam diagram VIT:
29
Tabel 2.2 Diagram VIT
Sumber: PT. Anugrah Visi Inti Teknologi
Simbol
Deskripsi
Document – satu dokumen tunggal
Manual process – proses dilakukan secara
manual
Computer process – proses dilakukan
dengan komputer menggunakan SAP
Business One
Decision - pemilihan proses berdasarkan
kondisi yang ada
Aliran sebuah dokumen atau proses
2.10 Kerangka Pikir
Gambar 2.7 Kerangka Pikir
30
Halaman ini sengaja dikosongkan