1 BAB I PENDAHULUAN 1. 1 Latar Belakang Masalah Komunikasi

BAB I
PENDAHULUAN
1. 1
Latar Belakang Masalah
Komunikasi
merupakan
kunci
hubungan
masyarakat
dalam
mengkomunikasikan pesan yang tepat kepada publik internal maupun eksternal.
Melalui komunikasi, menjadikan individu yang tadinya tidak tahu menjadi tahu
yang akhirnya akan mengerti dan memahami pesan yang telah diterima dari
pihak/ orang lain kepadanya.
Komunikasi
mengandung
makna
bersama-sama
(common).
Istilah
komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin, yaitu communication
yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang
bermakna umum atau bersama-sama.
Komunikasi di dalam suatu organisasi atau perusahaan sangatlah penting,
karena dengan komunikasi yang efektif dan tepat sasaran suatu perusahaan dapat
mewujudkan visi dan misi yang sudah direncanakan sebelumnya. Dalam
komunikasi tersebut, efektifitas komunikasi diukur dari adanya keterbukaan
antara pihak yang melakukan komunikasi, saling mendukung antara pihak yang
melakukan komunikasi, bersikap positif, saling memahami antara pihak yang
saling melakukan komunikasi, kesetaraan antara pihak yang melakukan
komunikasi.
Untuk mencapai tujuan, peranan Humas dalam sebuah organisasi sangat
penting, baik dengan publik internal maupun publik eksternal yang bertujuan
untuk membangun hubungan harmonis. Humas dalam melakukan hubungan
dengan publik melalui komunikasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik,
di mana yang dikomunikasikan adalah informasi mengenai perusahaan dan segala
kegiatannya kepada khalayak. Publik sebagai sasaran kegiatan Humas terbagi
menjadi dua jenis kelompok besar, yakni publik intern dan publik ekstern. Publik
intern adalah orang-orang yang melakukan kegiatan di dalam perusahaan, yakni
1
karyawan. Sedangkan publik ekstern adalah orang- orang yang terdiri di luar
perusahaan, terdiri dari pelanggan, komunitas, pemerintah dan media massa.
Bidang profesi Public Relations (PR) dalam industri garment merupakan
salah satu aspek manajemen yang diperlukan oleh setiap perusahaan garment,
baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil. PR merupakan salah satu elemen
yang menentukan kelangsungan dari perusahaan itu sendiri.
Komunikasi berperan penting dalam Corporate Business di PT. Liebra
Permana , dimana komunikasi menjadi aliran komunikasi dengan berbagai pihak
(public), yang memiliki tujuan untuk berlangsungnya bisnis perusahaan, seperti
juga di PT. Liebra Permana.
PT. Liebra Permana dan para supplier sebagian besar berasal dari negara
lain yaitu Hong Kong, Taiwan, Amerika. Indonesia berusaha untuk menjalin
hubungan yang baik dengan negara-negara tersebut, agar tercipta hubungan yang
saling menguntungkan kedua belah pihak. Komunikasi dilakukan melalui media
internet/email maupun telepon, agar apa yang ditargetkan dapat tercapai.
Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik yang dilakukan oleh PR PT.
Liebra Permana dengan para supplier merupakan suatu hal yang sangat penting
bagi perusahaan, karena citra positif dapat meningkatkan hubungan baik antara
PT. Liebra Permana dengan para suppliernya.
PT. Liebra Permana adalah salah satu perusahaan terbesar dalam bidang
brassiere atau pakaian dalam wanita di seluruh Indonesia. Perusahaan ini berdiri
pada tahun 1977 dengan bentuk home industry yang didukung oleh 10 orang
tenaga kerja, 5 buah mesin jahit yang berdiri diatas tanah seluas 80m2 di daerah
Kapuk, Jakarta Utara.
Pada perkembangannya sejak tahun 1977 sampai saat ini tahun 2012 PT.
Liebra Permana telah memiliki tenaga kerja sebanyak 6500 tenaga kerja, 5000
mesin jahit, dua lokasi pabrik yang berada di Gunung Putri – Jawa Barat dan
Semarang – Jawa Tengah.
2
Dalam aktifitas kerja di semua bagian atau department terkait internal dan
juga eksternal, aktifitas yang terjadi di PT. Liebra Permana sebagian besar adalah
aktifitas produksi dan juga komunikasi dengan semua pihak terkait. Komunikasi
adalah kunci menjalin hubungan yang baik baik dengan stakeholders internal
maupun eksternal.
PT. Liebra Permana menyadari dibutuhkannya divisi yang menangani
aktifitas komunikasi dengan dibentuknya Industrial Relationship. Divisi tersebut
melakukan banyak hal terkait dengan hubungan dengan pihak internal maupun
eksternal diantaranya adalah masalah ketenagakerjaan atau karyawan baik
golongan staff maupun operator. Tugas lainnya menjadi pihak yang menjembatani
jika ada masalah atau perselisihan antar pribadi maupun departemen dalam
kegiatan yang terjadi, menjalin hubungan baik dengan Kemnakertrans. Selain itu,
juga mengurus Jamsostek sebagai salah satu fasilitas bagi semua karyawan di PT.
Liebra Permana baik yang berlokasi di Gunung Putri maupun juga yang di
Semarang, termasuk juga dengan semua supplier yang bekerjasama dengan PT.
Liebra Permana.
Karena peranan tersebut diatas, komunikasi yang dilakukan oleh Industrial
Relations dengan berbagai pihak internal dan eksternal biasanya melaui media
email atau surat elektronik. Surat elektronik dapat dijadikan sebagai saluran
(channel) dalam penyampaian pesan, maka upaya peningkatan pengenalan
(awareness) dan informasi atau pemberitaan dari pihak Industrial Relations
adalah merupakan prioritas utama.
Kaitan Industrial Relations dengan para supplier harus tetap erat, karena
Industrial Relations tidak dapat meninggalkan supplier yang merupakan ujung
tombak
berjalannya
produksi
garment.
Begitupun
sebaliknya,
supplier
membutuhkan informasi resmi, akurat dan lengkap, itu semua biasanya didapat
dari Industrial Relations. Jadi, ada semacam pertalian yang bersifat simbiosis
mutualisme antara kedua belah pihak. Oleh karena itu, Industrial Relations
penting untuk selalu membina hubungan baik dengan para supplier.
3
Dalam proses komunikasi ada hambatan yang dihadapi oleh Merchandising
Staff yaitu seringkali dihadapi dimana supplier PT. Liebra Permana sebagian
besar sebanyak 90% berasal dari Negara lain yaitu dari Hong Kong, USA,
Taiwan, China, Korea. Selain perbedaan bahasa, perbedaan waktu juga seringkali
dihadapi dari segi eksternal. Sedangkan hambatan internal adalah banyaknya
jumlah supplier yang harus ditangani oleh Merchandising Staff. Masalah lainnya
yang terus bermunculan setiap hari seperti komplen dari QC department dan
outstanding payment yang bisa menyebabkan supplier tidak mau kirim barang
sebelum masalah pembayaran diselesaikan. QRF (Quotation Request Form) yang
sering kali tidak sesuai dengan praktek yang dijalani.
QRF berisi mengenai semua perjanjian mengenai detail barang yang akan
diperjual belikan yang disetujui oleh kedua belah pihak yaitu sistem pembayaran,
sistem pengiriman barang, toleransi jumlah barang yang diterima, Person In
Charge (PIC) dari supplier, alamat kantor, serta detil bank dimana pembeli akan
mentransfer pembayaran. Namun, seringkali masalah yang dihadapi oleh PT.
Liebra Permana adalah mengenai toleransi yang sudah disepakati oleh kedua
belah pihak tidak dijalankan sebagaimana yang sudah disetujui sebelumnya.
Alasannya, bahwa supplier tidak bisa menyimpan sisa barang yang mereka
produksi dan tidak bisa dijual keperusahaan lain, sehingga semua sisa produksi
mereka dikirim ke PT. Liebra Permana.
Hal lain, PT. Liebra Permana mempunyai sistem garment yang sangat ketat,
dimana Departemen Accounting dan Finance tidak akan memproses pembayaran
untuk barang yang melebihi toleransi yang sudah disepakati oleh kedua belah
pihak. Hal itu membuat proses pembayaran akan terhambat dan akan
menimbulkan masalah lain lagi. Salah satunya, dapat menimbulkan rencana
penundaan pengiriman kepada PT. Liebra Permana.
Untuk itu, Industrial Relations sangat berperan penting dalam hal
menjembatani permasalahan komunikasi. Hal yang menarik untuk diteliti adalah
pada strategi lobi dan negosiasi yang terjadi di PT. Liebra Permana tidak
sepenuhnya dilakukan oleh Divisi Industrial Relations. Peneliti tertarik untuk
4
menelusuri siapa yang paling berperan dalam proses lobi dan negosiasi di PT.
Liebra Permana terhadap buyer dalam hal ini lebih khusus pada Victoria Secrets.
Victoria Secrets dipilih karena buyer ini adalah buyer yang paling
mengutamakan mutu dan memiliki strandard produk perusahaan yang bertaraf
internasional. Sehingga PT. Liebra Permana memberikan perlakuan yang khusus
terhadap buyer tersebut.
Hal menarik lainnya, Lobi dan Negosiasi merupakan salah satu aktifitas
yang dilakukan oleh Merchandising di PT. Liebra Permana ini, Lobi dan
Negosiasi dilakukan oleh sub divisi Merchandising yang mana sub divisi tersebut
juga bertanggung jawab terhadap proses kerja dan komunikasi di internal dan
eksternal perusahaan, khususnya antar sub divisi dibawah divisi Industrial
Relations.
1.2 Fokus Penelitian
Batasan masalah dalam penelitian kualitatif disebut dengan fokus. Dalam
mempertajam penelitian, peneliti kualitatif menetapkan fokus. Adapun fokus dari
penelitian ini adalah strategi lobi dan negosiasi yang dilakukan Manager
Merchandising PT. Liebra Permana terhadap sub divisi produksi dan buyer.
Sesuai dengan apa yang ditawarkan oleh Zainal Abidin Partao bahwa tahap yang
ditempuh terbagi menjadi lima yaitu persiapan, proposal, debat, tawar-menawar
dan penutup. Beberapa konsep dalam penelitian ini adalah :
1.
Komunikasi Organisasi
Komunikasi dimaksud dalam penelitian ini adalah proses pertukaran pesan
antara karyawan PT. Liebra Permana pada divisi Industrial Relations terhadap
sub divisi satu dengan sub divisi yang lainnya, dalam hal ini sub divisi
Merchandising dan sub divisi Production.
2. Internal Public Relations
Dalam divisi PT. Liebra Permana, yang bertugas melakukan komunikasi
internal dan eksternal adalah Divisi Industrial Relations. Konsep ke dua dalam
5
penelitian ini adalah pada internal PR. Di perusahaan ini, petugas PR yang
melakukan komunikasi internal berada di bawah tanggungjawab Manager
Merchandising, yang dibantu oleh sub divisi produksi.
3.
Stakeholder Relations
Stakeholders relations yang dimaksud dalam penelitian ini adalah hubungan
PT. Liebra Permana dengan individu, sekelompok manusia, komunitas atau
masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki
kepentingan. Dapat dikatakan sebagai stakeholders jika memiliki karakteristik
seperti yang mempunyai kekuasaan, legitimasi, dan kepentingan terhadap
perusahaan dan terkait dengan PT. Liebra Permana.
4. Lobi
Merupakan usaha yang dilakukan oleh Purchasing Staff dan Manager
Merchandising di Divisi Industrial Relations PT. Liebra Permana untuk
mempengaruhi pihak-pihak yang menjadi sasaran (para supplier) agar
terbentuk sudut pandang positif terhadap penawaran.
5. Negosiasi
Merupakan suatu proses dimana PT. Liebra Permana dengan para supplier
bertemu dan berbicara untuk mencapai suatu kesepakatan yaitu bekerjasama
dalam hal jual – beli suatu produk.
Berdasarkan latar belakang masalah dan focus penelitian yang telah
dijabarkan sebelumnya maka muncul pertanyaan dibenak penulis mengenai
mengapa strategi tersebut dilakukan dalam meningkatkan citra perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut maka yang menjadi rumusan masalah adalah :
“Bagaimana Strategi Lobi dan Negosiasi Divisi Industrial Relations dalam
Menjaga Hubungan Bisnis dengan Buyer ?”
1.3 Tujuan Penelitian
Untuk mendeskripsikan Strategi Lobi dan Negosiasi dalam Menjaga
Hubungan Bisnis dengan Buyer yang dilakukan oleh Sub Divisi Merchandising
6
PT. Liebra Permana.
1.4 Manfaat Penelitian
a.
Manfaat Teoritis
Secara teoritis, kegunaan penelitian ini adalah sebagai sumbangan terhadap
ilmu komunikasi khususnya bidang kehumasan, khususnya yang berkaitan
dengan kegiatan melobi dan bernegosiasi.
b.
Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan bisa mememberi masukan terkait teknik lobi dan
negosiasi kepada PT. Liebra Permana. Selain itu, penelitian ini diharapkan
dapat mendeskripsikan, memetakan permasalahan, dan memberikan bahan
evaluasi kepada PT. Liebra Permana dalam melakukan lobi dan negosiasi.
7