transformasi organisasi dan msdm

TRANSFORMASI ORGANISASI DAN PERUBAHAN PERAN
FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA UNTUK MENCAPAI
KEUNGGULAN KOMPETITIF YANG BERKELANJUTAN
Vibriwati
Staf Pengajar FE Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Yogyakarta
Jl. SWK 104 (Lingkar Utara) Condong Catur, Yogyakarta 55283
email : [email protected]
ABSTRACT
Organizations in every sector especially economy are changing the ways
of managing to be more competitive. Organization transformation is the one
way to become the winner of the competition. Organizational transformation
required the shift in the role of the human resource. This article describes what
the companies have been doing and how the human resource function has
fared in the transformation process. The result that wants to be reached is an
organization that has sustainable competitive advantage.
Key words : organization transformation, changing role, sustainable competitive advantage
PENDAHULUAN
Hari ini harus lebih baik daripada
kemarin dan besok harus lebih baik
daripada hari ini, adalah ungkapan yang
tepat untuk memotivasi diri baik bagi
individu maupun organisasi yang mempunyai cita-cita ingin terus maju. Perubahan untuk menjadi lebih baik tidak akan
terlepas dari sejumlah tantangan yang
akan terus menghadang, apalagi di era
yang penuh dengan persaingan dan
ketidakpastian. Berdasarkan konsep persaingan berbasis waktu maka siapa yang
cepat dia yang menang, baik lebih cepat
dalam menawarkan produk baru dari
pesaingnya (fast to market) maupun
kecepatan merespon permintaan pelanggan terhadap produk yang telah ada (fast
to product). Oleh karena itu organisasi
yang ingin terus berkembang harus
merespon dengan cepat tantangan-tantangan yang ada. Menurut Ulrich (1998),
ada lima hal yang menantang bagi organisasi dan untuk meghadapinya orga-
nisasi dituntut untuk membangun kapabilitas yang baru. Lima hal tersebut adalah
sebagai berikut : globalisasi, profitabilitas
melalui pertumbuhan, teknologi, modal
intelektual, dan berubah, berubah dan
terus berubah.
PEMBAHASAN
Globalisasi. Globalisasi berhubungan dengan pasar baru, produk baru, cara
berpikir baru, kompetensi baru dan cara
berfikir yang baru mengenai bisnis. Ide
yang ditawarkan dalam menghadapi pasar global adalah bagaimana berfikir secara global namun bertindak secara lokal.
Hal itu menuntun kita untuk menggerakkan manusia, ide, produk, dan informasi
dunia untuk memenuhi kebutuhan lokal.
Dengan kata lain, globalisasi mengharuskan organisasi untuk meningkatkan kemampuan mereka mengelola diversitas,
kompleksitas dan ambiguitas.
Profitabilitas melalui pertumbuhan. Peningkatan profitabilitas dapat ber-
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
129
asal dari kombinasi kenaikan pendapatan
dan penurunan biaya dan dapat berasal dari pertumbuhan pendapatan.
Profitabilitas melalui pertumbuhan artinya
tidak ada kecenderungan untuk mengganti biaya dengan pertumbuhan tetapi
untuk menemukan cara agar ada pertumbuhan yang menguntungkan, yaitu dengan cara 1) mencari pelanggan yang
baru, 2) membentuk kompetensi inti untuk
menciptakan produk yang inovatif, dan 3)
merger, akuisisi atau joint venture.
Teknologi. Kemajuan teknologi telah
membuat dunia menjadi lebih kecil dan
komunikasi serta informasi dapat bergerak lebih cepat. Pekerjaan dapat dilakukan melalui telekonferensi, telecomuting
dan berbagi sumber data, sehingga dimungkinkan untuk bekerja di rumah atau
di lokasi yang terpencil. Manajer harus
mengikuti dan mempunyai kepekaan serta dapat menggunakan dengan baik teknologi yang ditawarkan. Namun tidak
semua teknologi dapat memberikan nilai
tambah bagi perusahaan, sehingga dituntut kepandaian untuk memilih teknologi sesuai dengan kebutuhan.
Modal intelektual. Ilmu pengetahuan telah menjadi sebuah keunggulan
kompetitif langsung bagi perusahaan
dalam menjual ide dan hubungan, dan
menjadi keunggulan kompetitif tidak langsung bagi semua perusahaan untuk
membedakan diri dengan pesaing bagaimana mereka melayani pelanggannya.
Pada kenyataannya kesuksesan tidak
hanya diukur dengan modal ekonomi saja
seperti profitabilitas atau kinerja keuangannya, tetapi harus ditambah dengan mengukur modal intelektualnya. Untuk itu sangatlah penting bagi perusahaan
mengembangkan individunya agar mereka dapat berfikir global sehingga dapat
lebih responsif baik bagi pelanggan
maupun pengembangan teknologi.
Berubah, berubah dan terus berubah. Tantangan yang paling besar bagi
perusahaan dalam menghadapi persaing-
an adalah bagaimana menciptakan organisasi yang dapat merespon perubahan
dengan lebih cepat daripada pesaingnya
baik perubahan yang dapat diprediksi
maupun yang tidak dapat diprediksi. Selain itu organisasi juga dapat mengimbangi perubahan yang cepat tersebut dengan menerapkan strategi baru dengan
lebih cepat dan nyaman. Dengan kata
lain, perusahaan akan berada dalam
sebuah transformasi yang tiada henti.
Tantangan-tantangan
yang
ada
tersebut menuntut adanya pola pikir yang
baru dalam mengelola organisasi. Pemikiran dan praktik standar dalam mengelola perusahaan
yang dilakukan pada
situasi yang relatif stabil harus segera
dirubah. Pertanyaannya adalah perubahan yang bagaimana sebenarnya yang
perlu dilakukan oleh perusahaan dalam
menyikapi kondisi yang ada tersebut.
Dalam literatur ada dua macam perubahan yang perlu dibedakan secara
fundamental, yaitu perubahan orde
pertama dan perubahan orde kedua
(Meyer et al., 1993 dalam Newman
2000). Perubahan orde pertama bersifat
menambah dan memusat. Perubahan ini
akan membantu perusahaan memelihara
realibilitas internal yang meliputi penyesuaian-penyesuaian dalam sistem, proses, atau struktur, dan bukan merupakan
perubahan fundamental dalam strategi,
nilai inti, atau identitas perusahaan. Perubahan ini terjadi pada lingkungan yang
relatif stabil dan dalam waktu yang lama
serta akan membuat organisasi menjadi
lebih fit dan konsisten dalam konteks
kelembagaan. Jadi perubahan orde pertama tidak menghasilkan suatu perubahan yang fundamental.
Perubahan orde kedua bersifat transformasional, radikal, dan merubah organisasi secara fundamental yaitu pada inti
dari organisasi. Perubahan ini digerakkan oleh perubahan yang mengarah pada
kondisi yang kompetitif baik yang berasal
dari konteks kelembagaan maupun pa-
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
130
sar. Perubahan ini akan membawa perusahaan keluar dari lingkungannya dan
merubah dasar kekuatannya. Perubahan
orde kedua merupakan reorientasi strategik dan sebuah perubahan bentuk sehingga menjadikannya lebih sulit dan
berisiko dibandingkan dengan perubahan
orde pertama.
Pada tulisan ini perubahan yang
dimaksud lebih mengarah pada yang
kedua yaitu perubahan orde kedua, dimana kondisi dan lingkungan telah memberikan isyarat kepada organisasi untuk
melakukan suatu transformasi. Tujuan tulisan ini adalah untuk memberikan pemahaman yang baik mengenai transformasi
dan perubahan fungsi peran sumber daya
manusia serta praktik organisasi yang
relevan dengan perubahan lingkungan di
era millenium ini. Mengingat betapa pentingnya arti transformasi ini bagi masa
depan suatu organisasi, maka seharusnya manajemen dalam organisasi menempatkan hal tersebut sebagai prioritas
utama yang harus segera diwujudkan.
Dengan melakukan tranformasi tersebut
diharapkan perusahaan tidak hanya sekedar mempunyai keunggulan kompetitif,
tetapi keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
Keunggulan Kompetitif Yang Berkelanjutan
Tingkat persaingan yang tinggi harus
dihadapi perusahaan dengan kemampuan untuk menciptakan sesuatu yang dapat membedakan dengan pesaingnya.
Dengan adanya perbedaan tersebut berarti perusahaan telah memiliki keunggulan kompetitif. Namun, tujuan dari
organisasi seharusnya tidak hanya sampai pada keunggulan kompetitif saja tetapi keunggulan kompetitif tersebut sifatnya
berkelanjutan atau tidak hanya sementara
sehingga dikatakan perusahaan memiliki
keunggulaan kompetitif yang berkelanjutan.
Perusahaan dapat mengembangkan
keunggulan kompetitif yang berkelanjutan
dengan menciptakan nilai yang sifatnya
unik dan sangat sulit bagi pesaing untuk
menirunya (Becker and Gerhart, 1996).
Beberapa sumber seperti sumberdaya
alam, teknologi, skala ekonomis dapat
menciptakan
keunggulan
kompetitif,
namun relatif masih mudah ditiru.
Berbeda dengan faktor sosial yang
kompleks, misalnya sistem sumberdaya
manusia (sumber daya manusia) relatif
sulit diitiru.
Sistem sumber daya manusia dapat
menjadi sumber keunggulan kompetitif
yang berkelanjutan karena memiliki dua
faktor kunci, yaitu kerancuan kausal dan
ketergantungan jalur (Barney,1991; Collis
and Montgomery, 1995 dalam Becker and
Gerhart, 1996). Kerancuan kausal artinya
sangat sulit untuk menangkap mekanisme yang sama persis dikarenakan keadaan yang saling mempengaruhi dalam
praktik dan kebijakan sumber daya
manusia untuk menghasilkan suatu nilai.
Untuk menirunya maka diperlukan pemahaman bagaimana setiap elemen bekerja.
Ketergantungan jalur artinya sistem
sumber daya manusia terdiri dari kebijakan-kebijakan yang dikembangkan dari
waktu ke waktu, sehingga tidak mudah
dibeli atau didapatkan di pasar oleh pesaing. Pesaing mungkin dapat memahami
sistem tersebut, namun tidak memungkinkan meniru dengan segera tapi memerlukan waktu secara penuh untuk menerapkan strategi yang ditiru, dengan kata
lain akan selalu ada celah. Adanya celah
yang terus menerus tersebut berarti perusahaan mempunyai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
Transformasi Organisasi dan Perubahan Fungsi Peran sumber daya manusia
Perubahan lingkungan yang begitu
cepat menuntut organisasi untuk mengambil langkah strategis agar organisasi
dapat terus berkembang dengan baik
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
131
sesuai dengan perubahan yang terjadi.
Langkah strategis yang dapat diambil
oleh organisasi adalah melakukan
transformasi organisasi dan merubah
peran sumberdaya manusia.
Transformasi Organisasi
Transformasi organisasi adalah aplikasi dari teori ilmu perilaku, sehingga jika
dilihat dari perkembangan ilmu pengetahuan, transformasi organisasi merupakan
perluasan dari disiplin ilmu perkembangan organisasi, yang mencoba untuk
menciptakan perubahan besar di dalam
struktur organisasi, proses, budaya dan
orientasi, pada lingkungan suatu organisasi. Transformasi organisasi muncul karena variabel yang menjadi target transformasi organisasi yaitu kepercayaan
organisasi, tujuan dan misi organisasi,
yang ketiganya merupakan komponen
dari visi organisasi berpengaruh pada
level yang lebih dalam dan lebih bersifat
fundamental dibandingkan dengan perubahan yang ditargetkan oleh OD.
Levy dan Merry ( dalam French, Bell
dan Zawacki, 2000) mendefinisikan transformasi organisasi sebagai perubahan di
banyak dimensi dan level, bersifat kualitatif, tidak kontinu dan radikal sehingga
akan melibatkan suatu pergeseran paradigma. Sedangkan Ulrich (1997), memberikan pandangan mengenai transformasi sebagai usaha untuk merubah
kesan yang fundamental dari bisnis dilihat
dari pelanggan dan karyawan. Transformasi berfokus pada penciptaan mind
share lebih dari pangsa pasar. Transformasi dikatakan berhasil ketika pelanggan dan karyawan telah mengubah
kesan mereka terhadap perusahaan
secara fundamental. Sebagai contoh,
sebelum transformasi Harley-Davidson
( H-D) mempunyai kesan sebagai produk
ber-teknologi tinggi tetapi kurang dalam
kua-litas.
Setelah
melalui
proses
transformasi H-D mempunyai kesan
sebagai produk yang menjadi icon dari
kualitas, kesan dari kebebasan dan
simbol
gaya
hidup
dari
para
pelanggannya.
Dari beberapa perusahaan yang telah melakukan proses transformasi maka
terdapat beberapa hal pokok yang perlu
diperhatikan dan dilakukan baik oleh
perusahaan atau organisasi maupun
sumber daya manusia. Pemahaman yang
baik akan sangat membantu organisasi
khususnya yang akan mulai melakukan
perubahan.
Menurut Lancourt dan Savage
(1995), seiring dengan munculnya isu
transformasi telah berkembang tematema yang memberi ciri dari proses
transformasi organisasi. Pertama, meredefinisi bisnis dan memfokuskan pada
pelanggan.
Artinya, dengan adanya
perubahan lingkungan maka organisasi
harus melihat kembali tujuan bisnisnya,
dan melakukan perubahan agar sesuai
dengan kenyataan yang ada di lapangan.
Sedangkan fokus pada tenaga kerja tidak
lagi pemuasan pada atasan atau manajer
mereka tetapi pada pelanggan. Kedua,
Pembentukan tim dan mendukung
struktur nonhirarkis. Pembentukan tim
dilakukan tanpa melihat batas-batas organisasional. Pekerjaan diorganisasikan
oleh tim proyek, dimana orang yang
bergabung dalam tim didasarkan pada
keinginan dan kompetensinya. Jadi seluruh karyawan diharapkan dapat bekerja
pada banyak proyek, setidaknya satu
dalam kompetensi inti dan satu yang
mereka angcelah dapat memberi nilai
tambah berdasarkan keinginan dan
kompetensinya yang lain. Dalam organisasi ini struktur organisasinya lebih datar,
misalnya perusahaan hanya mempunyai
tiga tingkatan atau level dalam organisasi
yaitu sponsor proyek, pemimpin proyek,
dan pendamping kerja proyek. Ketiga,
kepemimpinan dan berbagi nilai. Artinya
dalam organisasi fungsi kepemimpinan
dibagikan pada setiap orang yang ada di
dalam organisasi. Keempat, perubahan
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
132
dalam bahasa. Perubahan dalam bahasa
ini penting dalam membantu membentuk
pemikiran dan mengefektifkan proses
perubahan yang dilakukan. Sebagai contoh perubahan yang dilakukan beberapa
perusahaan pada kata pekerja menjadi
anggota, kelompok atau rekan kerja,
supervisor menjadi koordinator, manajer
menjadi pelatih.
Proses transformasi tidak akan berhasil hanya dengan peran, tanggung jawab dan hubungan saja, namun perlu
juga dukungan dari struktur dan infrastruktur. Dengan mentransformasikan
struktur dan infrastruktur maka akan
memberikan perusahaan perubahan hubungan yang fundamental antara pemimpin dengan karyawan, karyawan dengan
pelanggan, dan antara karyawan dengan
perusahaan. Agak sulit untuk melakukannya, tetapi akan mudah apabila peran
sumber daya manusia juga dirubah.
Bagaimana caranya akan menjadi fokus
bahasan selanjutnya.
Perubahan Fungsi Peran sumber daya
manusia
sumber daya manusia sebagai tokoh
utama di dalam organisasi seharusnya
dirubah lebih dahulu agar dapat menjalankan proses perubahan dengan baik.
Peran sumber daya manusia dalam
paradigma lama adalah hanya sebagai
pelengkap, sehingga departemen sumber
daya manusia hanya mengurus administrasi kepegawaian saja. Peran tersebut
sudah tidak cocok lagi untuk kondisi saat
ini. Paradigma baru sumber daya manusia telah mengggeser peran sumber daya
manusia yang lama tersebut dan menjadikan sumber daya manusia sebagai kunci untuk memenangkan persaingan,
dengan kata lain sumber daya manusia
juga mempunyai fungsi strategis.
Peran baru sumber daya manusia
dalam proses transformasi menurut Lancourt dan Savage (1996) adalah sebagai
berikut: Pertama, tanggung jawab fung-
sional telah bergeser ke lini. Artinya
fungsi-fungsi seperti penarikan, peninjauan kembali, pemecatan, pelatihan,
pengembangan karir dan pengembangan
program telah digeser ke manajer lini dan
karyawan. Kedua, sumber daya manusia
sebagai rekan bisnis. Patner bisnis dalam
hal ini bertanggung jawab membantu
menetapkan kompetensi yang dibutuhkan, mendorong integrasi organisasi, dan
mereorganisasi departemen sumber daya
manusia menjadi sejumlah portofolio dari
kapabilitas. Ketiga, fokus pada pengembangan karir dan kompetensi. Karena
perusahaan sangat menghargai peran
dan nilai dari asset yang berupa ilmu
pengetahuan, maka diharapkan perusahaan lebih memfokuskan pada identifikasi
dan pengembangan kompetensi inti mereka serta kebutuhan akan pengembangan karir dan keahlian. Keempat, membayar untuk suatu keahlian. Fokus pada
kompetensi inti berhubungan signifikan
dengan kinerja manajemen dan program
kompensasi. Untuk itu perusahaan harus
memperhatikan sistem kompensasinya
jika ingin mendapatkan kinerja seperti
yang diharapkan. Kelima, organisasi
yang lebih egalitarian. sumber daya manusia diharapkan dapat menciptakan
suasana yang kondusif bagi terwujudnya
lingkungan yang egalitarian, misalnya
adanya penilaian kinerja 360 derajat, rotasi jabatan, supervisor bergeser menjadi
pelatih.
Masih berhubungan dengan peran
baru sumber daya manusia dalam proses
transformasi, Ulrich (1997), berpendapat
bahwa ada empat peran utama dari
sumber daya manusia yaitu manajemen
strategis sumber daya manusia, manajemen infrastruktur perusahaan, manajemen kontribusi pekerja, dan manajemen
transformasi dan perubahan. Untuk lebih
jelas dalam memahami setiap peran maka ada tiga isu yang perlu dipertimbangkan yaitu hasil dari peran, kesan visual
yang melekat dalam peran, dan aktivitas
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
133
yaitu hal-hal yang harus dikerjakan oleh
profesional sumber daya manusia untuk
memenuhi perannya tersebut. Untuk lebih
jelasnya akan kita bahas satu persatu
peran sumber daya manusia tersebut.
Manajemen Strategis sumber daya
manusia. Peran strategis sumber daya
manusia berfokus pada penyatuan strategi dan praktik sumber daya manusia
dengan strategi bisnis. Untuk memainkan
perannya, profesional sumber daya manusia bertindak sebagai rekan strategi,
yaitu membantu meningkatkan kapasitas
dari sebuah bisnis dengan ikut menentukan strateginya. Menerjemahkan strategi bisnis ke dalam praktik sumber daya
manusia dapat membantu bisnis dalam
menghadapi perubahan, meningkatkan
permintaan dan kinerja keuangan yang
lebih baik. Hasil dari peran ini adalah
adanya penentuan strategi, dimana
praktik sumber daya manusia membantu
menyempurnakan tujuan bisnis. Sebagai
contoh untuk mengurangi biaya manajer
sumber daya manusia dapat melakukan
kompensasi, rotasi jabatan, dan praktik
pengurangan. Sedangkan kesan visual
dari peran ini adalah sebagai rekan
strategi. Profesional sumber daya manusia menjadi rekan strategi ketika mereka berpartisipasi dalam proses menetapkan strategi bisnis, ketika menanyakan
bagaimana strategi dapat dijalankan dan
ketika mereka mendisain praktik sumber
daya manusia yang sejalan dengan strategi bisnis. Tindakan utama dari manajer
sumber daya manusia adalah menerjemahkan strategi bisnis ke dalam prioritas
sumber daya manusia. Proses dari identifikasi prioritas sumber daya manusia
disebut diagnosis organisasional, yaitu
proses untuk menentukan kekuatan dan
kelemahan organisasi.
Manajemen Infrastruktur Perusahaan. Profesional sumber daya manusia
akan membuat infrastruktur dengan
secara konstan menguji dan meningkatkan proses sumber daya manusia se-
hingga praktik yang paling bagus yang
akan diimplementasikan. Perusahaan
akan berusaha mengembangkan praktik
sumber daya manusia yang baru sehingga dapat menemukan skala ekonomis
dari aktivitas-aktivitas sumber daya manusianya. Hasi dari peran infrastruktur ini
adalah bangunan infrastruktur yang efisien yaitu efisien dalam proses sumber
daya manusia dan efisen dalam bisnis
secara keseluruhan dengan mengangkat
manajer yang dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan.
Sedangkan kesan visual dalam infrastruktur perusahaan adalah ahli administrasi. Profesional sumber daya manusia sebagai ahli administrasi berusaha
menghindari biaya yang tidak perlu, meningkatkan efisiensi, dan secara konstan
menemukan cara baru untuk menjadi
lebih baik. Untuk lebih efektif sebagai ahli
administrasi, profesional sumber daya
manusia perlu melakukan aktivitas perekayasaan ulang proses organisasi yang
disebut pelayanan bersama, yang mana
pelayanan administrasi sumber daya
manusia dibagi lintas divisi perusahaan
bersama dengan pemeliharaan kualitas
layanan bagi pemakai (manajer lini,
karyawan dan eksekutif).
Manajemen Kontribusi Karyawan.
Peran sebagai kontribusi karyawan bagi
profesional sumber daya manusia meliputi keterlibatan mereka dalam masalah
sehari-hari, perhatian dan kebutuhan
karyawan. Selain itu mereka juga secara
aktif dan agresif mengembangkan modal
intelektual karyawannya. Dalam perannya
ini profesional sumber daya manusia
harus menjamin bahwa karyawan bekerja
pada organisasi dan memberikan kontribusi secara penuh, sehingga sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab
untuk memberikan orientasi dan latihan
pada manajemen lini mengenai pentingnya karyawan yang bermoral tinggi dan
bagaimana meraihnya. Hasil dari peran
manajemen kontribusi karyawan yaitu
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
134
meningkatnya komitmen dan kompetensi
karyawan. Sedangkan kesan visual dari
peran ini adalah karyawan yang juara
(pekerja champion). Aktivitas utama dari
manajemen kontribusi karyawan adalah
mendengar, merespon, dan menemukan
cara untuk menyediakan sumber bagi
karyawan.
Manajemen transformasi dan perubahan. Profesional sumber daya manusia dapat memberi nilai tambah bagi
perusahaan dengan mengelola transformasi dan perubahan. Transformasi memerlukan perubahan budaya yang fundamental. Perubahan mengacu pada kemampuan organisasi untuk meningkatkan
disain dan implementasi inisiatif dan
untuk mengurangi siklus waktu dari
seluruh aktivitas organisasi. Hasil dari
manajemen transformasi dan perubahan
adalah pada kapasitas untuk berubah.
Eksekutif sumber daya manusia sebagai
rekan bisnis membantu karyawan melepas budaya yang lama dan mengadaptasi
budaya yang baru. Sedangkan kesan
visual dari peran ini adalah sebagai agen
perubahan (change agent). Sebagai agen
perubahan maka profesional sumber
daya manusia harus dapat meyakinkan
bahwa perubahan difokuskan pada menciptakan tim dengan kinerja yang tinggi,
mengurangi siklus waktu dalam inovasi,
menetapkan pelaksanaan teknologi baru,
pengembangan dan menyampaikan dalam waktu yang cepat. Aktivitas dari
peran ini adalah menjamin kapasitas
untuk perubahan, diantaranya dengan
mengidentifikasi dan menyusun masalah,
membangun hubungan saling percaya,
pemecahan masalah, dan membuat serta
melaksanakan rencana tindakan.
Secara ringkas mengenai peran baru
sumber daya manusia dari Ulrich dapat
kita lihat pada tabel berikut ini.
Tabel 1
Peran Baru sumber daya manusia
Peran
Manajemen strategis
sumber daya manusia
Hasil
Penentuan strategi
Image visual
Patner strategi
Manajemen infrastruktur
perusahaan
Membangun infrastruktur
yang efisien
Ahli administrasi
Manjemen kontribusi
karyawan
Meningkatnya komitmen
dan kompetensi
karyawan
Karyawan yang
juara
Manajemen transformasi
dan perubahan
Menciptakan sebuah
organisasi yang
diperbarui
Agen perubahan
Aktivitas
Menyatukan sumber
daya manusia dan
strategi bisnis:
"Diagnosis
organisasional"
Rekayasa ulang proses
organisasi: layanan
bersama
Mendengar, merespon
dan menemukan cara:
"Menyediakan sumber
bagi karyawan"
Mengelola transformasi
dan perubahan:
"Meyakinkan kapasitas
perubahan"
Sumber : Ulrich, 1997
Pergeseran peran sumber daya
manusia tersebut akan menjadikan setiap
individu dalam organisasi menjadi sistem
peringatan dini, artinya setiap individu
akan memberikan kontribusi pada setiap
perubahan dan akan melakukan penyesuaian dengan cepat terhadap perubahan
tersebut. Jadi setiap individu melakukan
apa yang disebut perubahan proaktif.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan bagi
Keberhasilan Proses Transformasi
Perusahaan yang telah melakukan
usaha untuk membuat suatu perubahan
yang fundamental seperti rekayasa
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
135
ulang, Manajemen Kualitas Terpadu
(MKT), restrukturisasi, dan perubahan
budaya,
tidak
semuanya
berhasil.
Pelajaran yang dapat dipetik dari
perusahaan
yang
berhasil
dalam
melakukan perubahan adalah bahwa
proses perubahan melalui serangkaian
fase, dilakukan secara total dan
mensyaratkan
pertimbangan
jangka
panjang. Harus disadari bahwa setiap
fase akan menyebabkan benturan yang
merusak, gerakan yang lambat dan
meniadakan keuntungan. Hal tersebut
mungkin dikarenakan pengalaman yang
sedikit mengenai pembaharuan organisasi sehingga setiap orang dapat melakukan satu kesalahan yang sangat besar
(Kotter, 1995). Hal-hal tersebut harus dipahami oleh perusahaan sehingga mereka benar-benar siap dalam melakukan
proses transformasi.
Menurut Kotter (1995), ada delapan
langkah yang dapat dilakukan agar transformasi organisasi dapat berjalan efektif
yaitu: (1) Membentuk keperdulian kecepatan, yaitu menguji pasar dan realitas
persaingan dengan mengidentifikasi dan
mendiskusikan krisis, potensial krisis,
atau kesempatan utama. (2) Membentuk
koalisi panduan yang sangat kuat, yaitu
membentuk sebuah grup yang cukup
kuat untuk memimpin usaha perubahan
dan bekerja sama sebagai sebuah tim.
(3) Menciptakan visi, yaitu untuk membantu mengarahkan usaha perubahan.
(4) Mengkomunikasikan visi, yaitu dengan
menggunakan sarana yang dapat membantu mengkomunikasikan visi, misalnya
mengajarkan perilaku yang baru dengan
contoh dari koalisi pemandu. (5)
Penguatan yang lain untuk melaksanakan visi, yaitu dengan membersihkan
rintangan yang menghalangi perubahan.
(6) Merencanakan dan menciptakan
sasaran jangka pendek, yaitu dengan
merencanakan peningkatan kinerja yang
nampak jelas dan memberikan penghargaan kepada karyawan yang terlibat da-
lam peningkatan tersebut. (7) Mengkonsolidasikan perbaikan dan menghasilkan
lebih banyak lagi perubahan-perubahan.
(8) Melembagakan pendekatan-pendekatan baru, yaitu dengan menjelaskan
hubungan antara perilaku yang baru
dengan keberhasilan perusahaan serta
mengembangkan pengertian untuk meyakinkan
pengembangan kepemimpinan
dan suksesi.
Pada kenyataannya, organisasi yang
berhasil melakukan perubahaan akan
menemui kondisi yang tidak beraturan
dan penuh dengan kejutan. Tetapi untuk
mengurangi kesalahan maka visi yang
mudah dipahami diperlukan untuk
mengarahkan individu menuju pada
perubahan yang menjadi tujuannya. Dan
semakin sedikit kesalahan dapat diartikan
semakin dekat dengan keberhasilan.
Praktik Manajemen yang Fleksibel
Di era yang penuh dengan ketidakpastian ini untuk membangun suatu
organisasi maka manajemen perlu melakukan proses transformasi secara terus
menerus sehingga dapat mengembangkan dan merespon teknologi, pasar baru,
bisnis baru dan orang baru baik karyawan
maupun pelanggan. Implikasinya bagi
manajemen adalah bahwa ketika kita
bergerak di abad yang penuh ketidakpastian ini, maka pemimpin yang sukses
akan mengandalkan kekuatan kecepatan
dalam pengambilan keputusan, fleksibilitas, delegasi yang layak, kerja tim,
kemampuan membangun jangka panjang
sambil menentukan kebutuhan jangka
pendek dan visi. (Hitt, 2000). Kekuatan
kompetisi yang dihadapi para manajer itu
akan terus berlanjut untuk menghadapi
permintaan keunggulan organisasi di
masa mendatang. Manajer dituntut semakin cerdas dalam mengelola perusahaan
sehingga perusahaan dapat berkembang
dan mempunyai keunggulan kompetitif
yang berkelanjutan.
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
136
Realitas yang harus dihadapi tersebut telah mendorong perusahaan-perusahaan di berbagai sektor mengubah cara
mereka dalam mengelola perusahaan
yaitu dengan membentuk organisasi yang
fleksibel. Mengelola organisasi yang
fleksibel secara efektif membutuhkan
kebijakan dan praktik yang berbeda.
Praktik manajemen yang fleksibel dalam
organisasi yang fleksibel adalah mengelola karyawan lebih sedikit, tingkat manajemen yang lebih sedikit dan praktik
manajemen yang lebih luwes. Organisasi
yang fleksibel apabila dilihat dari strukturnya akan terlihat lebih ramping dan
datar.
Banyak perusahaan menerapkan pekerjaan yang fleksibel sebagai sebuah
strategi sumber daya manusia. Mereka
memfokuskan pada rekruitmen, pemeliharaan dan pengembangan berdasar
pengetahuan, keahlian dan kemampuan
yang dibutuhkan. Organisasi yang fleksibel juga sangat membutuhkan teknologi
informasi untuk merampingkan dan
menguatkan operasi. Mereka menggunakan jaringan untuk mengelola informasi
sumber daya manusia dan menghubungkan sistem mainframenya dengan jaringan area lokal dan aplikasi komputer
pribadi. Perusahaan yang fleksibel berusaha meringankan, mendelegasikan,
mengotomatiskan, atau mengeliminir semua tugas yang mungkin dilakukan.
Pada organisasi yang fleksibel dibutuhkan penyamaan visi dan budaya yang
berkembang dalam organisasi, sehingga
visi baru yang dibentuk didukung oleh
sumber daya manusia dengan baik. Di
dalam organisasi ini setiap individu dapat
mendisain standarnya sendiri-sendiri, namun tetap sesuai dengan visi organisasi
sehingga akan membentuk perilaku
kependudukan organisasi (PKO) yaitu
bentuk perilaku karyawan yang bekerja
melebihi standar formal yang ditetapkan
oleh organisasi, misalnya karyawan bekerja melebihi jam kerja yang ditetapkan.
Hal itu dilakukan karena adanya kepuasan untuk melakukan hal tersebut.
Paradigma baru sebagai hasil dari
perubahan yang terjadi adalah munculnya
organisasi tanpa batas. Pergeseran
paradigma yang disebut organisasi tanpa
batas mengakui adanya keterbatasan
pada empat tipe organisasi : vertikal
(antara tingkat dan jenjang organisasi),
horisontal (antara fungsi dan disiplin),
eksternal (antara organisasi dan supplier,
pelanggan dan pembuat peraturan) dan
geografis (antara negara, kultur dan
pasar). Namun, dalam organisasi tanpa
batas, batas-batas ini tidak digunakan
untuk memisahkan orang, tugas, proses
dan tempat, tapi fokusnya adalah
bagaimana memindahkan ide, informasi,
bakat dan keputusan dimana diperlukan
(Nelson, 1996). Organisasi tanpa batas
mengurangi struktur yang tidak perlu
sehingga lebih mudah menyesuaikan
dengan perubahan.
Organisasi tanpa batas memiliki
karakteristik yang berbeda dengan organisasi tradisional yang lebih menekankan
pada struktur dan kendali. Pertama,
organisasi tanpa batas tidak terpaku pada
struktur organisasi. Ide, informasi, inovasi, kreativitas, dan keahlian tidak hanya
didapatkan dari internal perusahaan tetapi juga dari eksternal perusahaan. Artinya aliran ide, keahlian dan kemampuan
dapat terjadi secara lintas struktural.
Kedua, kinerja organisasi didasarkan
pada KSA. Ketiga, pemanfaatan teknologi informasi yang tinggi. Keempat, waktu
yang fleksibel.
Organisasi tanpa batas akan melakukan seleksi dan rekruitmen tenaga kerja
di sepanjang karir seseorang, karena seleksi dan rekruitmen tidak hanya ditujukan kepada calon tenaga kerja namun
juga bagi setiap orang yang ada di organisasi tersebut. Jadi di dalam organisasi
ini kompetensi dan kapabilitas terhadap
suatu pekerjaan diutamakan sehingga
orang yang ada di dalam organisasi ini
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
137
akan merasa senang dengan pekerjaannya dan mudah beradaptasi dengan
segala perubahan.
Transformasi Organisasi dan Perubahan Peran Fungsi sumber daya
manusia untuk Mencapai Keunggulan
Kompetitif yang Berkelanjutan
Isu ketidakpastian menjadi salah satu
alasan mencelaha organisasi harus melakukan perubahan. Adanya ketidakpastian
membuat segala sesuatu menjadi sulit
untuk diprediksi. Organisasi yang terbiasa
dengan
perubahan
yang
sifatnya
terencana harus mulai belajar dan
membiasakan diri beradaptasi dengan
perubahan yang tidak terencana. Untuk
dapat keluar dari ketidakpastian maka
organisasi harus memiliki sesuatu yang
sifatnya dapat membedakan dengan pesaingnya. Organisasi harus menggali
sumber di dalam organisasi yang dapat
dijadikan sebagai keunggulan kompetitif
organisasi yang sifatnya berkelanjutan.
Ketika organisasi dihadapkan pada
ketidakpastian maka transformasi organisasi adalah kunci bagi organisasi yang
membutuhkan untuk tetap bisa bertahan
dan melakukan sesuatu yang berbeda
untuk mempertahankan keberadaanya
tersebut. Transformasi organisasi mencoba menciptakan perubahan yang besar
di dalam struktur organisasi, proses,
budaya maupun orientasi di dalam
lingkungan organisasi. Praktiknya dapat
berupa restrukturisasi, rekayasa ulang,
perubahan budaya maupun kepemimpinan. Agar proses perubahan dapat
berjalan baik maka sumber daya manusia
sebagai pelaku dalam proses transformasi perlu dirubah terlebih dahulu fungsi
perannya. Paradigma baru telah menggeser peran admistrasi sumber daya
manusia menjadi peran sumber daya
manusia yang strategis sejajar dengan
peran fungsi-fungsi yang lain dalam
organisasi seperti pemasaran, keuangan
maupun operasional. Peran strategis
sumber daya manusia adalah sebagai rekan bisnis, yang memainkan banyak
peran baik sebagai rekan strategik, ahli
administrasi, karyawan yang juara
maupun agen perubahan.
Transformasi mengharuskan organisasi sebagai pihak yang berkepentingan
untuk memberikan pandangan yang jelas
mengenai visi organisasi, sehingga setiap
individu mempunyai asumsi bahwa
transformasi organisasi tergantung pada
pergeseran cara berfikir dan bekerja
mereka. Hal tersebut disebabkan karena
perubahan bersifat tidak kontinu artinya
setelah terjadi satu perubahan akan
diikuti perubahan lain yang berbeda yang
tidak dapat diprediksi sebelumnya karena
menyesuaikan dengan perubahan lingkungan. Kesadaran yang muncul akan
membuat proses transformasi yang
sifatnya kualitatif menjadi lebih jelas bagi
setiap anggota organisasi. Yang perlu
dikerjakan selanjutnya adalah memberikan pemahaman bagaimana dan kapan
perubahan radikal tersebut harus dilakukan dan dengan strategi yang seperti apa
sehingga menghasilkan perubahan yang
diinginkan.
Transformasi struktur dan infrastruktur akan menghasilkan perubahan hubungan yang fundamental antara pemimpin dan karyawan, karyawan dengan
pelanggan dan antara karyawan dengan
perusahaan. Prosesnya tidak mudah,
selain karena masih adanya sikap
resisten terhadap perubahan, perubahan
itu sendiri kadang-kadang menyakitkan.
Orang cenderung resisten terhadap
perubahan dikarenakan mereka sudah
terlanjur menikmati rutinitasnya sehingga
perubahan akan menjadi suatu hal yang
mengganggu. Selain itu adanya kepentingan untuk mempertahankan status
quo. Pada akhirnya ketidakpastian dari
hasil perubahan yang menjadi alasan.
Kecenderungan untuk menghindari
perubahan berakar pada budaya yang
ada dalam organisasi. Untuk merubahnya
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
138
harus dimulai dengan menciptakan iklim
yang kondusif pada perubahan dan
sistem yang dapat mewadahi perubahan.
Iklim yaitu interaksi antar personal dalam
organisasi. Iklim yang baik akan membentuk system peringatan dini dimana setiap individu mempunyai tanggung jawab
untuk memberikan kontribusi kepada
organisasi dengan melakukan perubahan
yang proaktif. Konsekuensinya sistem
yang ada dalam organisasi harus mau
mengakomodasi setiap perubahan.
Unsur fleksibilitas akan sangat dibutuhkan dalam menghadapi ketidakpastian, sehingga praktik organisasi yang
fleksibel menjadi sangat penting. Organisasi yang fleksibel sebagai organisasi
dengan struktur organisasi yang relatif
ramping dan datar, dengan jumlah orang
yang relatif sedikit, memiliki KSA yang
tinggi dan didukung teknologi informasi
akan lebih mudah dalam mengadaptasi
setiap perubahan. Praktik organisasi ini
akan menghasilkan suatu organisasi
dengan anggota yang memiliki sense of
team dan tanggung jawab yang tinggi
serta bangga dengan pekerjaannya.
Individu di dalam organisasi ini dapat
mengatur dirinya sendiri tanpa melanggar
visi yang sudah ditetapkan perusahaan
karena yang menjadi orientasi adalah
hasil. Perilaku anggota organisasi tersebut akan membentuk perilaku kependudukan organisasi yaitu bentuk perilaku
informal karyawan yang memberikan kontribusi melebihi ketetapan formal organisasi. Transformasi diarahkan pada
terbentuknya organisasi dengan karakteristik seperti organisasi yang fleksibel.
Transformasi organisasi dan perubahan fungsi peran sumber daya manusia akan membuat organisasi semakin
responsif dan peka terhadap perubahan
serta memiliki kemampuan beradaptasi
yang tinggi. Perubahan yang dilakukan
harus menghasilkan prinsip dan keyakinan atas kesementaraan produk dari
perubahan itu sendiri yang perlu disikapi
dalam konteks dinamis. Hal itu akan
memacu anggota organisasi untuk lebih
kreatif, inovatif dan selalu mengkondisikan terjadinya pembaharuan sehingga organisasi tetap mengikuti perkembangan dalam menjawab segala tantangan dan kesempatan yang ditawarkan
oleh lingkungannya. Semangat untuk
menjadi juara yang tertanam dalam diri
setiap individu dalam organisasi memudahkan organisasi untuk menciptakan
keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
PENUTUP
Ketidakpastian sebagai akibat dari
perubahan lingkungan yang demikian
cepat harus ditangkap sebagai isyarat
bagi organisasi untuk melakukan transformasi organisasi. Organisasi harus
mulai membiasakan diri dengan perubahan yang tidak terencana. Oleh sebab
itu fleksibilitas menjadi hal yang penting.
Ruang gerak yang fleksibel akan membuat anggota organisasi lebih kreatif dan
inovatif dalam menciptakan keunggulan
kompetitif yang berkelanjutan.
Untuk itu sebaiknya organisasi
menanamkan spirit perubahan bagi anggotanya agar perubahan menjadi budaya di dalam organisasi. Sejalan dengan
perkembangan konsep baru organisasi
dan sumber daya manusia maka menjalani proses perubahan merupakan konsekuensi bagi setiap perusahaan atau organisasi yang ingin mempunyai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
DAFTAR PUSTAKA
Blackburn, R., & Rosen, B. 1993. Total
Quality and Human Resource Management: Lessons Learned from
Baldrige Award-winning Companies. Academy of Management Executive, 7(3): 49-66.
Becker, B. & Gerhart, B. 1996. The Impact of Human Resource Management on Organizational Perfor-
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
139
mance: Progress and Prospects.
Academy of Management Journal,
39 (4). 779-801
Cascio, W.F.2000. Managing a Virtual
Workplace. Academy of Management Executive, 14(3). 81-90.
French,W. L., Bell, C. H. & Zawacki, R. A.
2000.Organization
Development
and Transformation: Managing
Effective
Change.
McGraw-Hill
Book Co - Sincelahore.
Hitt, M. A. 2000. The New Frontier:
Transformation of Management for
The New Millennium. Organizational
Dynamics, Winter. 7-15.
Kotter, J. P. 1995. Leading Change:
Why Transformation Efforts Fail .
Harvard Business Review, MarchApril. 59-67.
Lancourt, J. & Savage, C. 1995.
Organizational Transformation and
The Changing Role of The Human
Resource Function. Compensation
& Benefits Management, Autumn.
42-49.
Nelson, J.B. 1996. The Boundaryless
Organization: Implications for Job
Analysis, Recruitment, and Selection. Human Resource Planning. 3949.
Newman, K. L. 2000. Organization
Transformation During Institutional Upheaval. Academy of Management Review. 25(3). 602-619.
Ulrich, D. 1997. Human Resource
Champions: The Next Agenda for
Adding and Delivering Results.
Harvard Business School Press
Boston. Massachusetts.
________ 1998. A New Mandate for
Human Resources. Harvard Business Review, January-February.
124-134.
Walker, J.W. 1988. Managing Human
Resource in Flat, Lean and
Flexible Organization: Trends for
the 1990's. Human Resource
VIBRIWATI, TRANSFORMASI ORGANISASI……
Planning. 11(2). 125-132.
140