panduan pengusulan keikutsertaan seminar internasional tahun 2017

PANDUAN PENGUSULAN KEIKUTSERTAAN SEMINAR INTERNASIONAL TAHUN 2017
Dalam rangka meningkatkan kapasitas SDM di lingkungan Kedeputian Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial
dan Kemanusiaan (IPSK) LIPI maka Kedeputian Bidang IPSK LIPI memfasilitasi para peneliti dan non
penelitinya untuk mengikuti seminar internasional. Kegiatan seminar internasional yang diikuti oleh para
peneliti haruslah seminar internasional yang diadakan di luar negeri, sedangkan khusus non peneliti
dapat mengikuti seminar internasional di dalam negeri. Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk 1)
meningkatkan kapasitas para peneliti dan non peneliti, 2) membangun dan memperluas jaringan
internasional, dan 3) sebagai ajang promosi institusi LIPI di level internasional.
Adapun persyaratan yang harus dipenuhi para peneliti dan non peneliti untuk mengikuti seminar
internasional sebagai berikut :
A. Persyaratan Umum
1. Menyerahkan abstrak dan draf makalah dalam bentuk soft file minimal 5.000-6.000 kata disertai
dengan surat bukti elektronik dari pihak penyelenggara bahwa abstrak sudah diterima;
2. Makalah yang akan dipresentasikan sesuai dengan kompetensi inti individu;
3. Kriteria seminar yang diikuti adalah seminar/lokakarya/simposium/konferensi yang bersifat
internasional dengan jumlah peserta minimal 50 orang dan dihadiri oleh minimal 5 (lima)
negara;
4. Memberikan tautan situs web seminar yang akan diikuti;
5. Peserta seminar yang pernah menerima anggaran tahun berjalan baru diperbolehkan untuk
mengusulkan permohonan kembali dua tahun berikutnya dengan syarat menunjukkan makalah
yang diseminarkan sudah dikirim/diterbitkan di jurnal internasional;
6. Kuota maksimum masing-masing puslit di Kedeputian Bidang IPSK LIPI dalam setahun sebanyak
3 (tiga) peneliti (1 (satu) peneliti senior dan 2 (dua) peneliti junior), kecuali jika menjelang akhir
triwulan kedua (Juni) tidak ada peneliti dari puslit tsb yang mengajukan usulan anggaran, maka
kesempatan tersebut akan diberikan kepada peneliti dari puslit lainnya;
7. Pemberian anggaran akan memperhitungkan lokasi seminar dan pembagian kuota wilayah atas
dasar kawasan;
8. Memberikan rincian anggaran perjalanan luar negeri pada saat pengajuan anggaran;
9. Membawa Surat Perjalanan Dinas
(SPD) Luar Negeri dengan catatan bahwa SPD
ditandatangani/distempel oleh Kedubes atau Konsulat RI di LN/pihak penyelenggara/pihak
universitas;
10. Membuat surat pernyataan bahwa makalah yang dipresentasikan akan dipublikasikan melalui
salah satu media berikut :
a. Prosiding seminar yang akan diterbitkan oleh pihak penyelenggara;
b. Dikirim/diterbitkan di Jurnal internasional;
c. Diterbitkan menjadi buku atau bagian dari buku.
B. Persyaratan khusus
Kategori Senior
1. Merupakan peneliti dan non peneliti di lingkungan Kedeputian Bidang IPSK LIPI;
2. Berusia ≥35 tahun.
Kategori Junior
1. Merupakan peneliti dan non peneliti di lingkungan Kedeputian Bidang IPSK LIPI yang sudah
diangkat menjadi PNS LIPI atau sudah 100% PNS dan tidak sedang dalam tugas belajar;
2. Berusia <35 tahun;
3. Menunjukkan bukti surat elektronik bahwa sudah/sedang mengajukan bantuan dana untuk
mengikuti seminar dari pihak penyelenggara/lembaga lainnya.
C. Mekanisme seleksi
1. Seleksi dilakukan setiap 2 (dua) bulan sekali pada minggu kedua atau sesuai dengan
pemberitahuan dari penyelenggara seminar. Seleksi dilaksanakan maksimal 10 (sepuluh) kali
dalam setahun;
2. Pengusulan anggaran diajukan minimal 2 (dua) minggu sebelum waktu sidang tim seleksi
disertai dengan persyaratan yang dibutuhkan;
3. Pengajuan anggaran disertakan dengan surat pengantar dari Kapus dan ditujukan kepada Deputi
Bidang IPSK LIPI cq Ketua Tim Seleksi Keikutsertaan Seminar Internasional;
4. Hasil seleksi akan diinformasikan kepada peserta 1 (satu) minggu setelah waktu sidang dan dicc
kan ke Kapus.
D. Komponen biaya
1. Anggaran tidak diperuntukkan bagi peserta yang sudah dibiayai oleh pihak penyelenggara;
2. Anggaran hanya untuk kegiatan seminar di Luar Negeri;
3. Anggaran yang dibiayai oleh Kedeputian Bidang IPSK LIPI mulai dari bulan Maret sampai dengan
pertengahan Desember (maksimal tanggal 15 Desember);
4. Bagi peserta seminar yang sudah diseleksi dan disetujui pada bulan November tahun
sebelumnya dan berangkat pada bulan Januari dan Februari tahun berikutnya dapat
menggunakan biaya sendiri dan akan mendapatkan penggantian biaya pada bulan Maret tahun
berjalan;
5. Anggaran yang diterima peserta maksimal selama 5 (lima) hari atau sesuai dengan jadwal
seminar;
6. Sesuai dengan PMK Nomor 164/2015 yang berlaku mulai bulan September 2015 bahwa
Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk berangkat dan pulang hanya diberikan 40% maksimal dari
Tarif Uang Harian;
7. Penggantian biaya pendaftaran maksimal sejumlah Rp. 5 juta;
8. Komponen biaya diterima setelah peserta lolos seleksi.
E. Kelengkapan yang harus dipenuhi peserta setelah selesai seminar
Peserta harus memberikan laporan pertanggungjawaban maksimal 5 (lima) hari setelah kembali dari
perjalanan seminar internasional sebagai berikut :
a. SPD Luar Negeri yang diserahkan kepada Puslit Politik (bagian keuangan) cq Tim Seleksi
Keikutsertaan Seminar Internasional;
b. Tiket dan boarding pass;
c. Fotokopi paspor dinas/paspor biru;
d. Fotokopi surat Seskab;
e. Bukti hotel sebagai lampiran;
f. Laporan kegiatan seminar sebanyak 2 (dua) sampai dengan 3 (tiga) halaman;
g.
h.
Revisi makalah setelah seminar harus dilengkapi daftar pustaka dan dikirim ke sekretaris
kegiatan seminar internasional;
Makalah yang sudah direvisi dan sedang dalam proses/sudah diterbitkan di jurnal internasional
harus diinfokan melalui email kepada sekretaris kegiatan seminar internasional.