Adegan PDCA Oleh Ahmad Hakir Siklus PDCA adalah

Adegan PDCA
Oleh Ahmad Hakir
Siklus PDCA adalah penarapan prinsip manajemen kualitas mutu menuju perbaikan terus menerus
dan memiliki peran penting dalam menata setiap aktifitas berkinerja, setiap pekerjaan untuk dapat
diukur kemudian diperbaiki tidak terlepas dari keberadaan siklus Plan, Do, Check dan Act(PDCA),
sangat rasional dan relevan apabila dikatakan bahwa bekerja tanpa menarapkan PDCA akan
kesulitan pembenahan berkinerja, PDCA adalah merupakan langkah tertata aktifitas berkinerja.
Strategis dan pentingnya peran PDCA bagi proses berkinerja, Menpan RB dalam Permenpan RB No. 1
Tahun 2012 menggariskan implementasi penilaian Mandiri Repormasi Birokrasi (PMPRB)berdasarkan
kriteria sebagai mana tertuang dalam lembar kerja penilaian berdasarkan PDCA.
Pertama, Plan merupakan rencana kerja yang dituangkan dalam suatu dokumen kinerja yang berisi
seluruh kegitan yang akan dilaksanakan, identifikasi pekerjaan diselenggarakan menjadi suatu
dokumen bermuatan rencana besar organisasi atau kegiatan dalam mencapai tujuan, misal; Road
map, Renstra, perjanjian kerja, penetapan kinerja bahkan sasaran kerja pegawai (SKP).
Kedua, Do adalah merupakan aktifitas bekerja itu sendiri, sebagai upaya dalam kerja yang
dilaksanakan dan dikelola dengani proses dan tanggungjawab baku, sebagai petunjuk pelaksanaan
kerja,berfungsi sebagai alat kerja serta ukuran tatalaksana terselenggaranya kegiatan yang
merupakan tolak ukur dalam melaksanakan kerja telah terselenggara dengan baik atau tidak,
biasanya ukuran pelaksanaan ini didasrkan kepada Standar operasional prosedur (SOP).
Ketiga, Check sebagai aktifitas monitoring atau menengok kembali seluruh aktifitas kegiatan apakah
telah terselenggara dengan baik sesuai proses baku indikator standar yang ditetapkan dan masih
relevan dengan peraturan yang berlaku, sebgai tolak ukur menguji ulang kegiatan yang telah
diselenggarakan apakah telah sesuai dan telah memenuhi standar yang ditetapkan.
Kegiatan mengecek ulang aktifitas kegiatan , memerlukan dokumen berupa data/informasi dan bukti
aktifitas kinerja (evidence) yang telah kita selenggarakan, kegiatan ini akan menemukan kesesuaian
atau ketidak sesuaian standar mutu baku atau bahkan menemukan suatu keadaan kemungkinan
yang membutuhkan standar perlu direvisi.
Aktifitas monitorng memerlukan data dan informasi akurat dan dapat dibuktikan keakurasian data,
ini diperoleh dengan adanya dokumen berupa laporan , informasi , bukti dalam monitoring aktifitas
kegiatan berdasarkan laporan lengkap dan atau notulen merupakani rekam jejak setiap
penyelengaraan kegiatan.
Rekam jejak setiap aktifitas berupa dokumen-dokumen sangat dibutuhkan untuk m ereviu kegiatan
dalam organisasi, apakh suatu kegiatan masih perlu dipertahankan, atau perlu dikembangkan atau
bahkan perlu ditiadakan.
Keempat, Act merupakan tindak lanjut sebagai koreksi atas temuan dan ini dapat dilanjutkan
dengan tindakan perbaikan menuju peningkatan mutu kagiatan sehingga dari waktu ke waktu proses
perbaikan atau pemantapan dalam melaksanakan aktual kegiatan dapat diselenggarakan.
Siklus PDCA bukan hanya dibutuhkan dalam merespon jawab dalam kertas kerja penilaian kriteria
yang di sampaikan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Repormasi Birokrasi, akan
tetapi apabila ingin menata organisasi bahkan menata setiap satuan aktifitas kinerja perlu
menarapkan pola pikir dan pola kerja PDCA dan akhirnya memudahkan pengintegrasian data dan
informasi untuk menggambarkan profil kinerja.
Itulah sebabnya PDCA dibutuhkan, semoga memberi kemudahan dalam menyelenggarakan aktifitas
dan dapat meningkatkan mutu kinerja dan memperbaiki terus menerus tatalaksana yang belum
sensuai dalam mewujutkan visi dan misi organisasi.
Salam Sucses, Wassalamualaikum.