BAB 2 LANDASAN TEORI

advertisement
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Gambaran Umum Objek Penelitian
2.1.1 Pendahuluan
Setelah kontraktor memenangkan tender proyek EPC melalui proses
pelelangan langkah selanjutnya yang dicapai adalah bagaimana pencapaian
keberhasilan proyek berjalan dengan sukses. Untuk mengendalikkan suatu proyek
EPC (Engineering, Procurement, Construction) kontraktor harus membuat suatu
ketetapan atau standar pengukuran progres pekerjaan pada saat awal sebelum
eksekusi proyek.
Pada bab ini akan memaparkan kajian literatur yang berkaitan dengan
pembuatan progress measurement pada proyek EPC, yang terdiri dari gambaran
umum, objek penelitian yang akan dilakukan sebagai bahan studi kasus dan tinjauan
pustaka yang digunakan.
2.1.2 Gambaran Umum PT. X
PT. X yang didirikan sejak tahun 1974 adalah sebuah perusahaan di Indonesia
yang bergerak sebagai perusahaan EPC. Menurut Wirawan (1997:1) perusahaan EPC
adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa keteknikan atau perancangan,
pengadaan barang dan konstruksi (Wirawan,1997:1).
6
7
2.1.2.1 Lingkup Kerja PT. X
Lingkup kerja yang dimiliki oleh PT. X terdiri dari berbagai lingkup, yaitu
antara lain:
a.
Total EPC, terdiri dari:
1.
Engineering Services
Melakukan pelayanan dasar dan detail pekerjaan engineering, yaitu
pembuatan PFD (Process Flow Diagram), P&ID, pembuatan layout
perencanaan, Single Line Diagram, Loop Diagram, Civil GA (Ground
Anchor) termasuk desain pondasi dan struktur, analisa tekanan pipa (Pipe
Stress Analysis), pembuatan daftar peralatan dan mesin, serta melakukan
pembelanjaan keperluan gambar yang diperlukan.
2.
Procurement Services
Melakukan pelayanan pembelian, ekspedisi, pengangkutan dan transportasi
untuk peralatan ataupun material baik dari luar negeri maupun dari dalam
negeri. Dan apabila diperlukan, dapat juga menyediakan bahan baku
material import untuk pembuatan lokal.
3.
Construction
Berbagai bidang pekerjaan konstruksi, termasuk PDS (Pertamina Drilling
Simulation) Rigging Simulation.
b.
Project Management Consultancy Services (Konsultan Manajemen Proyek).
Melakukan pelayanan pekerjaan manajemen proyek dan dapat dikatakan sebagai
konsultan bagi owner (pemilik proyek). Lingkup pekerjaan ini dapat juga
dikatakan pekerjaan manajemen EPC.
8
2.1.2.2 Lingkup Pekerjaan Proyek XYZ
Proyek XYZ adalah proyek industry LNG (Liquified Natural Gas) yang
dilaksanakan oleh PT. X dan tergolong ke dalam bisnis unit Refinery and
Petrochemical. Lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh PT. X meliputi pekerjaan
engineering, procurement, construction. Pemahaman tentang lingkup kerja sangat
penting dalam proses EPC. Pembagian lingkup kerja ini bertujuan untuk
mempermudah dan memperjelas tanggung jawab dari setiap bagian proyek.
Soedarso (2003: 98) Proyek di bidang EPC mengerjakan proyek dengan
ruang lingkup tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi desain,
pengadaan material dan konstruksi serta perencanaan dari ketiga aktivitas tersebut
(Soedarso, 2003: 98). Menurut Soeharto (2001: 1), proyek EPC adalah proyek yang
cukup kompleks, rumit, serta kaya akan persoalan dan permasalahan (Soeharto,
2001: 1).
Soeharto (1990: 2) Pada umumnya setiap proyek memiliki suatu siklus
proyek. Pada proyek EPC yang berdasarkan kontrak Lump-sum dapat dilihat pada
gambar di bawah ini (Soeharto, 1990: 2).
9
“Kick Off”
Studi
Kelayakan
Prakarsa
a
Memberi
RIP-p
RFP
Perencanaan
b
c
d
e
Contract
Pemilik &
Award
Kontraktor
f
“Project
acceptance”
& Penutupan
g
h
Pemilik
p
o
q
r
s
t
v
u
Kontraktor
Menerima
RFP
Konseptual
Tanda
Tangan
Kontrak
RIP-k
(KickOff
internal)
PP Definisi
Implementasi
Pemilik
a-b
b-c
c-d
d
Studi kelayakan
Menentukan strategi peyelenggaraan,
setelah menilai kekuatan dan
kelemahan perusahaan
Menyusun perencanaan operasional
Anggaran Biaya Proyek (ABP) dan
Jadwal Induk
Control
Budget
&
Jadwal
Induk
o-p
q
“Project
transfer” &
Penutupan
Terminasi
Kontraktor
Pengembangan usaha (Business
Development)
Menerima Dokumen Lelang
RFP
p-q
Menyiapkan Proposal
q-r
Negosiasi kontrak
Tanda tangan kontrak
dilanjutkan dengan rapat
"Project Launching"
d-e
Membuat rancangan kontrak dan
paket lelang (RFP)
e-f
Proses lelang (mengirim RFP kepada
peserta lelang ) dan menentukan
pemenang, keputusan strategi "go or
not go" untuk realisasi
investasi/proyek.
r-s
f-g
Merencanakan program pengendalian
s
Presentasi RIP-K(Kixk off
meeting internal)
g-h
Memantau dan mengendalikan
kegiatan implementasi
t
Kick off meeting dengan pemilik
r
t-u
u-v
Membuat rencana implementasi
proyek (RIP kontraktor)
Menyiapkan "control budget"
dan jawal induk
Melakukan pekerjaan
implementasi fisik
Melaksanakan kegiatan
pengendalian
Gambar 2.1 Siklus Proyek dalam Suatu Kontrak Lump-Sum.
10
2.2
Lingkup Manajemen Proyek
Proyek adalah kegiatan atau rangkaian aktivitas yang saling terkait, bertujuan
untuk mewujudkan suatu rencana yang dilakukan dalam waktu tertentu. Proyek
merupakan kegiatan yang bersifat unik, sementara, tidak berulang dan tidak bersifat
rutin, mempunyai waktu awal dan waktu akhir. Menurut Santoso (2009: 15),
aktivitas proyek akan berhenti jika tujuan yang telah tercapai dengan hasil yang telah
disepakati sebelumnya. Sedangkan, manajemen proyek adalah proses merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa
finansial, tenaga kerja, material dan peralatan untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan. (Santoso, 2009: 15). Fungsi manajemen proyek pada pengertian diatas
dapat diuraikan sebagai berikut:
•
Merencanakan adalah memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang
akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
•
Mengorganisir adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana
mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para peserta
(organisir) agar dapat mencapai sasaran secara efisien.
•
Memimpin adalah aspek yang penting dalam mengelola suatu usaha, yaitu
mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar
mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
•
Mengendalikan adalah menuntun dalam arti memantau, mengkaji dan bila perlu
mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan.
•
Staffing sering dimaksudkan sebagai salah satu fungsi manajemen, tetapi banyak
yang menganggap kegiatan ini merupakan bagian dari fungsi mengorganisir.
Staffing meliputi pengadaan tenaga, jumlah maupun kualifikasi yang diperlukan
11
bagi pelaksanaan kegiatan, termasuk perekrutan, pelatihan dan penyeleksian
untuk menempati posisi-posisi dalam organisasi (Soeharto, 1995: 2).
2.2.1 Tahapan Manajemen Proyek
Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi
urutan langkah yang harus diselesaikan yang juga dapat disebut "Siklus Kehidupan
Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu
metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek
direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan
hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang
dilakukan dalam siklus hidup proyek.
2.2.1.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation)
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah
proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin
diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan
permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk
memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan
sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah
ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk, sehingga tim proyek dapat
dibentuk.
Pada tahap inisiasi proyek terdapat 6 tahap untuk diselesaikan sebelum
melangkah ke tahap perencanaan, yaitu:
a.
Pendefinisian proyek yang dikembangkan, dimana kita dapat mencari definisi
pengembangan secara terperinci, menganalisa solusi potensial yang tersedia, dari
12
tiap-tiap solusi tersebut kita dokumentasikan potensi keuntungan, biaya, resiko
dan isu-isu, solusi yang direkomendasikan dan implementasi umum.
b.
Melakukan studi kelayakan pada proyek tersebut, pada setiap bagian
pengembangan pekerjaan proyek, hal ini dilakukan untuk melakukan penelitian
seperti apakah perkiraan biaya untuk membiayai proyek tersebut sampai selesai,
apakah solusi yang ada dapat tercapai, apakah perkiraan resiko yang nanti terjadi
akan dapat dihindari.
c.
Membuat project charter dimana pendifinisian visi, objektif, jangkauan dan
penyampaian untuk proyek tersebut. Pada langkah ini juga kita harus membuat
struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, dan meringkas rencana aktivitas,
sumber daya dan pendanaan yang dibutuhkan untuk memulai proyek. Akhirnya
setiap resiko, isu, asumsi perencanaan dan hambatan telah terdaftar dan
terdokumentasi dengan baik.
d.
Menentukan tim proyek, pada tahap ini cakupan dari proyek telah didefinisikan
secara terperinci dan tim proyek telah siap untuk ditentukan. Walaupun Manajer
Proyek dapat ditentukan pada setiap tahap pada proyek, Manajer Proyek perlu
ditentukan prioritasnya pada pembentukan tim proyek. Manajer Proyek
mendokumentasikan deskripsi pekerjaan secara terperinci untuk setiap peran
pada proyek dan menunjuk sumber daya manusia ke setiap peran berdasarkan
pada keahlian dan pengalaman yang bersangkutan. Pada saat tim telah
memenuhi sumber daya yang sesuai maka kantor proyek telah siap untuk dibuat.
e.
Mempersiapkan kantor proyek merupakan langkah kelima dari fase inisiasi
proyek, kantor proyek adalah lingkungan fisik dimana tim proyek akan berbasis.
Walaupun biasanya hanya memiliki satu kantor proyek pusat, memungkinkan
juga untuk memiliki lingkungan kantor proyek lapangan dengan anggota tim
13
proyek di berbagai lokasi proyek. Tanpa menghiraukan lokasi, sebuah
lingkungan kantor proyek lapangan akan terdiri dari komponen baik fisik
ataupun maya, seperti fasilitas komunikasi yang diantaranya telpon, jaringan
komputer, email, akses internet, penyimpanan file, penyimpanan basis data dan
perlengkapan backup, serta peralatan untuk akunting, perencanaan proyek dan
permodelan resiko.
f.
Melakukan peninjauan tahap yang telah dilakukan, hal ini pada dasarnya
merupakan sebuah pemeriksaan untuk memastikan bahwa proyek telah
mencapai pernyataan obyektif sesuai dengan yang direncanakan.
2.2.1.2 Perencanaan Proyek (Project Planning)
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka
aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen
perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama
kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini
adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan,
acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan
perform phare review.
2.2.1.3 Pelaksanaan Proyek (Project Execution)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap
untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini,
deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang
terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
14
2.2.1.4 Pengontrolan Proyek (Project Controlling)
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen
perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai
hasil akhir proyek.
2.2.1.5 Penutupan Proyek (Project Closure)
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir
proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan,
kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan
kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai
dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan
post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan
mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung
sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang. Organisasi Proyek
Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup
(penyelesaian). Namun, tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya
proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek
tidak mengikuti perencanaan terstruktur atau proses pemantauan. Beberapa proyek
akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai
contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek
biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan
perencanaan dengan nama pra-perencanaan, desain konseptual, desain skema,
pengembangan desain, gambar konstruksi, dan administrasi konstruksi.
15
Dalam proses mencapai tujuan sebuah proyek dibatasi oleh tiga sasaran yang
saling berkaitan yang harus dcapai, yaitu (Soeharto, 1995):
•
Biaya, yaitu proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi
anggaran yang telah ditentukan.
•
Mutu, yaitu produk dan kualitas dari hasil kegiatan proyek harus memenuhi
spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.
•
Waktu, yaitu jadwal proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan
tanggal lahir yang telah ditentukan.
Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik, artinya jika ingin meningkatkan
kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka umumnya harus diikuti
dengan menaikkan mutu, yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya melebihi
anggaran. Sebaliknya, jika ingin menekan biaya maka biasanya harus kompromi
dengan mutu atau jadwal.
Pada pelaksanaannya ada satu faktor tambahan yang harus diperhatikan pada
saat pelaksaan proyek yaitu safety. Safety adalah jaminan keamanan dan keselamatan
pada saat proyek.
Biaya (Anggaran)
Safety
Jadwal (Waktu)
Mutu
(Kinerja)
Gambar 2.2 Keterkaitan Antara BMW dan Safety
16
Ada beberapa pihak yang saling terkait dalam proyek. Diantara pihak-pihak
tersebut terdapat hubungan kerja yang diatur dengan kontrak atau surat perjanjian
kerja. Hubungan antara pihak-pihak dapat dilihat pada skema diagram 2.4
Manajemen konstruksi
Pemilik (Owner)
Kontraktor Pelaksana
Konsultan Rencana
Keterangan:
Hubungan Kontrak
Hubungan Koordinasi
Gambar 2.5 Skema Hubungan Kerja Pihak-Pihak Dalam Proyek
2.3
Batang Tubuh Manajemen Proyek (Project Management-Body Of
Knowledge)
Body Of Knowledge adalah atribut yang berkaitan dengan konsep dan prinsip
yang spesifik dari ilmu manajemen proyek. PMI (Project Management Institute)
mengembangkan suatu model manajemen proyek yang dikenal sebagai PMBOK
(Project Management Body Of Knowledge) yang terdiri dari 8 fungsi, yaitu 4 fungsi
dasar dan fungsi integrasi, sebagai berikut (Soeharto, 1995: 19).
17
2.3.1 Fungsi Dasar
Mutu, waktu dan biaya selain sebagai sasaran yang harus dicapai dari kegiatan
proyek, aspek-aspek tersebut juga sebagai fungsi dasar pengelolaan kemudian
ditambah dengan pengelolaan lingkup proyek.
2.3.1.1 Pengelolaan Lingkup Proyek (scope management)
Perencanaan Scope of Work bertujuan untuk menentukan bagaimana scope of
work didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dengan menjabarkan detail suatu paket
pekerjaan atau yang disebut Work Breakdown Structure (WBS). Proses Scope of
Work manajemen adalah rangkaian proses pekerjaan pada proyek yang terlibat dalam
mendefinisikan dan mengendalikkan proyek, apa yang akan dan tidak akan
dikerjakan. Scope of Work proyek harus dilakukan review kembali apabila terdapat
permintaan perubahan atau update rencana manajemen scope of work proyek.
Dokumen-dokumen yang harus dikerjakan dan dibuat sebagai bagian dari proyek
disebut deliverables.
Scope of Work Management proyek adalah suatu proses yang dikembangakan
untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak termasuk dalam
suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki
perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses
apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut,
ada lima proses utama yang dikembangkan dalam ruang lingkup manajemen, yaitu :
a.
Lingkup Perencanaan (Scope Planning)
Lingkup perencanaan menjelaskan bagaimana suatu lingkup didefinisikan, diuji,
dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat.
Lingkup perencanaan merupakan langkah awal dari lingkup manajemen
18
perencanaan. Ukuran proyek, kompleksitas, kepentingan, dan faktor-faktor lain
akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada lingkup
perencanaan.
Hasil utama dari lingkup perencanaan adalah suatu lingkup manajemen
perencanaan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi
bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS,
memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol
perubahan pada scope proyek.
b.
Lingkup Definisi (Scope Definition)
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan
untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan
proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan
sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan
kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan
komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition
adalah project scope statement.
c.
Membuat Work Breakdown Structure (WBS)
Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah
selanjutnya dalam manajemen proyek adalah membuat suatu work breakdown
structure (WBS). WBS merupakan dokumen pondasi pada manajemen proyek,
karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek,
biaya, sumber, dan perubahan. WBS dibuat dalam bentuk bagan untuk
membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.
Pengelompokan pekerjaan (WBS) merupakan metode yang dapat memecah
suatu proyek secara logis dan sistematis menjadi bagian-bagian proyek.
19
Pengelompokan dilakukan bertingkat seperti membuat silsilah, dimana tingkat 0
adalah
proyeknya sendiri dan tingkat terendah merupakan suatu paket
pekerjaan. Jumlah tingkat ditetapkan sesuai dengan kebutuhan sedemikian rupa
sehingga unit terendah merupakan satuan kerja yang dapat dikelola dengan baik
(managable unit) dan dapat ditetapkan berada di bawah tanggung jawab individu
tertentu dalam organisasi. Umumnya penyusunan WBS mempertimbangkan
faktor-faktor sebagai berikut:
a.
Keahlian, proyek dipecah berdasarkan keahlian karena akan direncanakan,
dilaksanakan dan diawasi oleh suatu bidang keahlian yang sama.
b.
Lokasi, proyek dipecah berdasarkan lokasi karena proyek berada di
beberapa lokasi (multisite), dimana lokasi yang berbeda akan menyulitkan
pengendalian.
c.
Tahapan pekerjaan (waktu), proyek dipecah berdasarkan tahapan untuk
memudahkan proses pengendalian (perhitungan kemajuan dan pembayaran).
Berikut ini adalah contoh bagan yang menunjukkan WBS.
Level 0
Proyek
Jembatan
Jalan
Persiapan
Tanah
Dasar
Pekerjaan
Drainase
Pek.
Pondasi
Jalan
Pekerjaan
Jalan
Pekerjaan
Persiapan
Struktur
Bawah
Struktur
Atas
Level 1
Finishing
Level 2
Gambar 2.4 Contoh Bagan WBS
20
d.
Verifikasi Ruang lingkup (Scope Verifications)
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh
stakeholders. Persetujuan ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan
pada pelanggaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope,
tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan
prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar
dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat
perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.
e.
Kontrol Ruang Lingkup (Scope Control)
Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Tujuan
dari scope control adalah mempengaruhi faktor yang menyebabkan
perubahan
ruang
lingkup,
menyakinkan
perubahan
yang
diproses
berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari
mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika
perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan,
mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope
sebagai progres dari proyek.
2.3.1.2 Pengelolaan Waktu atau Jadwal (Time Management)
Adapun pengertian manajemen waktu proyek adalah proses merencanakan,
menyusun dan mengendalikan jadwal kegiatan proyek. Manajemen waktu termasuk
ke dalam proses yang akan diperlukan untuk memestikan waktu penyelesaian suatu
proyek. Sistem manajemen waktu berpusat pada berjalan atau tidaknya perencanaan
dan penjadwalan proyek. Dimana dalam perencanaan dan penjadwalan tersebut telah
21
disediakan pedoman yang spesifik untuk menyelesaikan aktivitas proyek dengan
lebih cepat dan efisien (Clough dan Scars, 2000: 58).
Dasar yang dipakai pada sistem manajemen waktu yaitu, perencanaan
operasional dan penjadwalan yang selaras dengan durasi proyek yang sudah
ditetapkan. Dalam hal ini penjadwalan digunakan untuk mengontrol aktivitas proyek
setiap harinya. Adapun aspek-aspek manajemen waktu yaitu menentukan
penjadwalan proyek, mengukur dan membuat laporan dari kemajuan proyek,
membandingkan penjadwalan dengan kemajuan proyek sebenarnya di lapangan,
menentukan akibat yang ditimbulkan oleh perbandingan jadwal dengan kemajuan di
lapangan pada akhir penyelesaian proyek, merencanakan penanganan untuk
mengatasi akibat terebut, yang terakhir memperbaharui kembali penjadwalan proyek
(Clough dan Scars, 2000: 60). Sedangkan, aspek-aspek manajemen waktu itu sendiri
merupakan proses yang saling berurutan satu dengan yang lainnya.
Menentukan Penjadwalan
Mengukur dan membuat laporan kemajuan
Membandingkan kemajuan di lapangan dengan penjadwalan
Menentukan akibat ditimbulkan pada akhir penyelesaian
Merencanakan penanganan untuk mengatasi akibat tersebut
Merencanakan penanganan untuk mengatasi akibat tersebut
Memperbaharui penjadwalan proyek
Gambar 2.5 Sistem Manajemen Waktu
22
a.
Menentukkan Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek adalah daftar urutan waktu operasional proyek yang
berguna sebagai pokok garis pedoman pada saat proyek dilaksanakan. Pada
tahap ini harus dibuat suatu daftar pekerjaan sesuai dengan kesatuan aktivitas
yang mudah ditangani secara bersamaan. Tujuan memecah lingkup aktivitas dan
menyusun urutannya antara lain, untuk meningkatkan akurasi kurun waktu
penyelesaian proyek (Clough dan Scars, 2000: 116).
Adapun langkah-langkah dalam menentukan penjadwalan proyek, yaitu
(Soeharto, 1995: 68):
1.
Identifikasi aktivitas (Work Breakdown Structure )
Proses penjadwalan diawali dengan mengidentifikasi aktivitas proyek.
Setiap aktivitas diidentifikasi agar dapat dimonitor dengan mudah dan dapat
dimengerti pelaksanaannya, sehingga tujuan proyek yang telah ditentukan
dapat terlaksana sesuai dengan jadwal.
Dalam mengidentifikasi kegiatan sebaiknya tidak terlalu sedikit dalam
pembagiannya karena akan membatasi keefektifan dalam perencanaan dan
kontrol, juga sebaiknya tidak terlalu banyak dalam pembagiannya karena
juga akan membingungkan bagi penggunanya. Dalam penentuan jumlah
level detail WBS sebaiknya berdasarkan:
•
Kebutuhan pengguna schedule
•
Tipe aktivitas (biaya, keamanan, kualitas)
•
Ukuran, kompleksitas, dan tipe proyek
•
Pengalaman
•
Persediaan informasi yang didapat
•
Karakteristik sumber daya
23
Dalam pengembangan WBS sebaiknya berdasarkan beberapa pembagian:
•
Wilayah geografi
•
Area konstruksi
•
Elemen-elemen bangunan
•
Jenis pekerjaan
•
Departemen
Beberapa hal yang dapat dipakai sebagai pedoman penyusunan WBS
(Ervianto, 2004: 41) :
1. Susunan WBS dibuat bertingkat atau level menurut ketelitian spesifikasi
pekerjaannya.
2. Susunan WBS dibuat atas dasar penguraian yang nyata dan logis.
3. Jumlah level sesuai dengan kebutuhan tingkat pengelolanya
4. Jumlah elemen pekerjaan tiap level sesuai dengan kebutuhan
pengelolanya.
5. Tiap elemen WBS diberi nomor, dengan penomoran yang sesuai dengan
tingkat levelnya.
6. Elemen pekerjaan dalam WBS merupakan pekerjaan yang terstrukur.
2.
Penyusunan Urutan Kegiatan
Setelah diuraikan menjadi komponen-komponen, lingkup proyek disusun
kembali menjadi urutan kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan
(jaringan kerja). Di dalam penyusunan urutan kegiatan adalah bagaimana
meletakkan kegiatan tersebut di tempat yang benar, apakah harus
bersamaan, setelah pekerjaan yang lain selesai atau sebelum pekerjaan yang
24
lain selesai. Pada penyusunan urutan kegiatan sendiri ada beberapa
informasi yang harus diperhatikan, yaitu :
•
Technological constraints, yang meliputi metode konstruksi, prosedur
dan kualitas.
•
Managerial constraints, yang meliputi sumber daya, waktu, biaya, dan
kualitas.
•
3.
External constraints, yang meliputi cuaca, peraturan, dan bencana alam.
Perkiraan Waktu
Setelah terbentuk jaringan kerja, masing-masing komponen kegiatan
diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
kegiatan yang bersangkutan, juga perkiraan sumber daya yang diperlukan
untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.
Durasi suatu aktivitas adalah panjangnya waktu pekerjaan mulai dari start
sampai finish. Ada 2 pendekatan dalam menentukan durasi aktivitas, yaitu :
•
Pendekatan Teknik, meliputi memeriksa persediaan sumber daya,
mencatat produktivitas sumber daya, memeriksa kuantitas pekerjaan,
kemudian menentukan durasi.
•
4.
Pendekatan praktek, meliputi penggalaman dan keputusan.
Penyusunan Jadwal (Scheduling)
Jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi
kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisa dan dihitung kurun
waktu penyelesaian proyek, sehingga dapat diketahui jadwal induk dan
jadwal untuk pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
25
Di dalam penyusunan jadwal masukan-masukan yang diperlukan yaitu
jenis-jenis aktivitas, urutan setiap aktivitas, durasi waktu aktivitas, kalender
(jadwal hari), milestones dan asumsi-asumsi yang diperlukan.
Schedule dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu Master Schedule dan
Detailed Schedule. Master Schedule berisikan kegiatan-kegiatan utama dari
suatu proyek yang dibuat untuk level executive management, sedangkan
Detailed Scheduled merupakan bagian dari Master Scheduled yang
berisikan detail dari kegiatan-kegiatan utama yang dibuat untuk membantu
para pelaksana dalam pengerjaan di lapangan. Macam-macam dari schedule
dapat dibagi menjadi 2, yaitu Bagan Balok dan Jaringan Kerja (CPM).
Dimana keduanya mempunyai kelebihan dan kekurangan.
b.
Mengukur dan membuat laporan kemajuan (Monitoring)
Evaluasi kemajuan proyek tergantung pada akurasi pengukuran dan
pembuatan laporan di lapangan (Brandon dan Gray, 1970: 37). Laporan
kemajuan di lapangan adalah dokumen yang sangat penting dalam
menganalisa kemajuan pada akhir penyelesaian proyek. Laporan-laporan
yang diperlukan meliputi persentase penyelesaian proyek pada tiap-tiap
aktivitasnya (Clough dan Sears, 1994). Beberapa langkah yang dilakukan
dalam mengukur dan membuat laporan kemajuan proyek, yaitu (Soeharto,
1999: 78):
1.
Mengukur dan mencatat hasil kerja
Dalam pengukuran dan pencatatan hasil kerja ada beberapa informasi
yang harus diperoleh, yaitu :
•
Pencatatan actual start dan actual completion date
26
2.
•
Pencatatan kemajuan setiap aktivitas (progres)
•
Perubahan durasi dari suatu aktivitas
•
Penambahan atau pengurangan suatu aktivitas
•
Perubahan hubungan atau urutan dari suatu aktivitas (job logic)
Mencatat Pemakaian Sumber Daya
Dalam pencatatan pemakaian sumber daya, informasi yang harus
diperoleh, yaitu pencatatan dari macam-macam sumber daya yang dapat
dipakai (alat berat, alat pertukangan, material).
3.
Memeriksa Kualitas
Dalam memeriksa kualitas sumber daya dan hasil pekerjaan ada beberapa
informasi yang harus diperoleh yaitu :
•
Pencatatan dari macam-macam kualitas sumber daya apa saja yang
diperiksa
•
4.
Pencatatan dari kualitas pekerjaan apa saja yang diperiksa.
Mencatat kinerja dan produktifitas
Dalam pencatatan kinerja dan produktivitas pekerja informasi yang harus
diperoleh yaitu pencatatan terhadap sumber daya manusia yang
melakukan aktivitas di proyek.
c.
Membandingkan Jadwal dengan Kemajuan dan Menentukan Akibat yang
terjadi pada Tanggal Penyelesaian (Analysis).
Menganalisa atau mengevaluasi tidak hanya dilakukan pada akhir proyek
saja, tapi bisa juga dilakukan sewaktu-waktu apabila proyek telah terlihat
27
ketinggalan dari jadwalnya (Smith dan Bohn, 1999: 3). Setelah menerima
laporan kemajuan di lapangan, informasi yang didapat kemudian di
bandingkan dengan penjadwalan proyek.
Dari perbandingan tersebut dapat dilihat aktivitas mana yang mengalami
keterlambatan, sehingga dapat ditentukan dan dianalisa akibat-akibat yang
terjadi pada tanggal penyelesaiannya. Tiap-tiap aktivitas yang mengalami
keterlambatan harus dianalisa penyebabnya, apakah dikarenakan tingkat
kesulitannya yang tinggi atau sebab lainnya, sehingga keterlambatan dengan
sebab dan pada aktivitas yang sama tidak akan terulang lagi (Brandon dan
Gray, 1970: 42).
Langkah-langkah dalam melakukan analisa dapat berupa (Clough dan
Sears,1994: 76) :
•
Membandingkan secara berkala perencanaan kemajuan proyek dengan
kenyataan di lapangan
•
Menetukan akibat/pengaruh yang terjadi pada tanggal penyelesaian dan
pada sasaran waktu/tanggal-tanggal penting (milestone) proyek (setelah
menerima laporan hasil perbandingan)
•
d.
Memeriksa kemungkinan munculnya jalur kritis yang baru
Merencanakan dan Menerapkan Tindakan Pembetulan (Plan and Implement
Corerective Action).
Setelah laporan kemajuan tiap aktivitas proyek dianalisa, harus dibuat
keputusan tentang bagaimana tindakan pembetulan, jika ada aktivitas yang
ketinggalan dari jadwal.
28
Apabila hasil analisis menunjukan adanya indikasi penyimpangan yang cukup
berarti, maka perlu dilakukan langkah-langkah pembetulan. Tindakan
pembetulan dapat berupa (Soeharto, 1991: 57):
e.
•
Realokasi sumber daya
•
Menambah jumlah tenaga kerja
•
Jadwal alternatif (lembur, shif)
•
Membagi-bagi pekerjaan ke subkontraktor
•
Merubah metode kerja
•
Work Splitting (Pembagian pekerjaan dengan durasi yang lama)
Memperbaharui penjadwalan proyek
Penyimpangan dari perencanaan dan penjawalan yang sudah ditetapkan
terkadang tidak dapat diletakkan, oleh karena itu bila tidak dapat diatasi
dengan cara-cara penanganan di atas, maka penjadwalan proyek tesebut perlu
diperbaharui kembali.
Tujuan dasar dari updating adalah reschedule ulang pekerjaan yang sudah
dilakukan dengan menggunakan status proyek yang aktual sebagai awal mula
penentuan ulang schedule proyek. Adapun beberapa tindakan yang perlu
dilakukan dalam memperbaharui penjadwalan proyek, yaitu (Clough dan
Sears, 1994: 58) :
• Perhitungan float dari setiap aktivitas dari jadwal yang baru
• Perhitungan project completion date jadwal yang baru
• Penyesuaian jadwal yang baru dengan jadwal yang sudah dikoreksi
(correcting schedule)
29
2.3.1.3 Pengelolaan Biaya (Cost Management)
Manajemen biaya proyek merupakan salah satu dari 9 area pengetahuan
dalam manajemen proyek. Manajemen biaya proyek diperlukan untuk memastikan
bahwa perencanaan proyek sudah mencakup:
1.
Estimasi biaya untuk setiap resource
2.
Pengalokasian estimasi biaya setiap resource yang dibutuhkan oleh setiap item
pekerjaan
Dalam manajemen biaya proyek, terdapat beberapa proses yang dilibatkan
dalam tujuan penyelesaian proyek sesuai dengan anggaran yang disediakan. Proses
tersebut yaitu estimasi, budgeting dan kontrol biaya (Soeharto, 2001: 15).
Proses estimasi sangat menentukan kelangsungan proyek baik dari mulai
tahap desain, perencanaan, konstruksi, dan maintenance. Berbagai tipe dan cara
dalam mengestimasi biaya akan tergantung pada data/informasi yang tersedia, batas
waktu, dan tujuan dari estimasi tersebut. Peran estimator dalam estimasi biaya
proyek konstruksi dapat ditinjau dari ketelitian, pengalaman dan spesialisasi terhadap
proyek secara keseluruhan.
Pengelolaan biaya manajemen proyek meliputi segala aspek yang berkaitan
dengan hubungan antara dana dan kegiatan proyek, mulai dari membuat RAB,
mencari dan memilih sumber daya serta macam pembiayaan, perencanaan dan
pengendalian. Agar pengelolaan bisa efektif maka digunakan metode teknik
anggaran biaya proyek, identifikasi varian, konsep nilai hasil dan lain-lain.
2.3.1.4 Pengelolaan Kualitas dan Mutu (Quality Management)
Dalam kaitannya dengan proyek diartikan sebagai memenuhi syarat untuk
penggunaan yang telah ditentukan, diperlukan suatu proses yang panjang dan
30
kompleks, mulai dari mengkaji apa saja syarat-syarat penggunaan yang dikendaki
oleh pemilik proyek kemudian menjabarkan persyaratan tersebut. Proyek Manajemen
Mutu mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan
memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Ini mencakup semua aktivitas dari fungsi
manajemen keseluruhan yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung
jawab dan menerapkan mereka dengan cara seperti perencanaan mutu, jaminan
mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan kualitas, dalam sistem mutu. Proses
utama manajemen mutu proyek dapat dilingkupkan sebagai berikut:
1. Kualitas Perencanaan, mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan
proyek
dan
menentukan
bagaimana
memuaskan
owner.
Teknik-teknik
perencanaan kualitas yang dibahas di sini adalah yang paling sering digunakan
pada proyek, antara lain:
Tabel 2.1 Teknik-teknik Perencanaan Kualitas
No.
1
2
3
4
Masukkan
Kualitas kebijakkan
Lingkup pernyataan
Deskripsi produk
Standar dan peraturan
Alat dan Teknik
Manfaat/analisa
biaya
Pebandingan
Flowchart
Keluaran
Rencana pengelolaan
kualitas
Definisi operasional
Daftar pembanding
Masukkan pada proses
lainnya
5 Proses output lainnya
2. Penjaminan Kualitas (Quality Assurance), mengevaluasi kinerja proyek secara
keseluruhan secara teratur untuk memberikan keyakinan bahwa proyek akan
memenuhi standar kualitas yang relevan. Jaminan kualitas adalah semua kegiatan
yang terencana dan sistematis diterapkan dalam sistem mutu untuk menyediakan
keyakinan bahwa proyek itu akan memenuhi standar mutu yang relevan. Hal ini
harus dilakukan di seluruh proyek. Kegiatan yang diuraikan di bawah adalah
31
kualitas perencanaan secara luas sebagai bagian dari jaminan kualitas. Jaminan
Kualitas sering disediakan oleh departemen.
Tabel 2.2 Kualitas Perencanaan Jaminan Kualitas
No.
1
2
Masukkan
Alat dan Teknik
Perencanaan
Perencanaan kualitas
manajemen
alat dan teknik
kualitas
Hasil pengukuran
pengendalian
Quality audit
kualitas
Keluaran
Quality improvement
3. Kontrol Kualitas (Quality Control), pemantauan proyek tertentu untuk
menentukan apakah pekerjaan konstruksi proyek sesuai dengan standar mutu yang
relevan dan mengidentifikasi cara untuk menanggulangi penyebab kinerja yang
kurang memuaskan yang harus dilakukan selama proyek berlangsung.
Tim manajemen proyek harus memiliki pengetahuan tentang pengendalian
kualitas statistik, terutama sampling dan probabilitas, untuk membantu
mengevaluasi output kontrol kualitas. Sehingga, tim manajemen proyek dapat
mengetahui antara lain:
Tabel 2.3 Teknik-teknik Kontrol Kualitas
No.
1
2
3
4
Masukkan
Hasil kerja
Rencana manajemen mutu
Definisi operasional
Daftar pembanding
Alat dan Teknik
Pemeriksaan
Kontrol grafik
Diagram Pareto
Statistical Sampling
Flowcharting
Trend analysis
Keluaran
Perbaikan Kualitas
Penerimaan Keputusan
Rework
Completed Checklists
Proses penyesuaian
Proses ini berinteraksi satu sama lain dengan proses di bidang pengetahuan
lainnya. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu
atau kelompok individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya
32
terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek. Proyek manajemen mutu
harus mengatasi baik manajemen proyek dan hasil proyek.
2.3.2 Fungsi Integrasi
Project Integration Management menguraikan tentang proses dan aktivitas
yang mengintegrasikan unsur-unsur dari manajemen proyek yang diidentifikasi,
digambarkan, dikombinasikan, disatukan dan dikoordinir di dalam kelompokkelompok proses manajemen proyek.
Menurut Schwalbe (2004: 106-107), Manajemen intergritas proyek meliputi
proses yang terlibat didalam mengkoordinasi semua area pengetahuan manajemen
proyek lain melalui siklus hidup proyek (Schwalbe 2004: 106-107). Hal ini
meyakinkan bahwa semua elemen dari proyek digunakan bersama pada waktu yang
tepat untuk mensukseskan suatu proyek. Proses utama yang terlibat di dalam
manajemen intergritas proyek adalah :
1. Pengembangan rencana proyek (Project Plan Development)
Melibatkan pengambilan hasil dari proses perencanaan dan membuat konsisten,
dokumen yang logis untuk rencana proyek.
2. Pengeksekusian rencana proyek (Project Plan Execution)
Melibatkan pelaksanaan rencana proyek dengan melakukan aktivitas yang
termasuk didalamnya.
3. Pengotrolan Perubahan Secara Keseluruhan (Integrated Change Control)
Melibatkan koordinasi perubahan di dalam proyek secara keseluruhan. Untuk
menyelesaikan keintegritasan manajemen proyek harus terlibat didalam lingkup
proyek, kualitas, waktu, biaya, sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan
33
manajemen pengadaan (procurement management). Karena semua itu terikat satu
sama lain didalam area pengetahuan.
Fungsi integrasi manajemen proyek terdiri dari pengelolaan sumber daya
(resource management), pembelian/kontrak (procurement management), risiko (risk
management) dan komunikasi (communication management).
2.3.2.1 Pengelolaan Sumber Daya (Resource Management)
Terdiri dari pengelolaan sumber daya manusia dan non manusia. Sering
dikatakan salah satu fungsi tersulit adalah pengelolaan sumber daya manusia, mulai
dari investasi kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan, membentuk tim,
melatih, memotivasi, serta membimbing agar menjadi tim yang tangguh untuk
menangani kegiatan proyek. Selain itu pengelolaan sumber daya nonmanusia antara
lain adalah sumber daya yang berbentuk material, seperti peralatan konstruksi dan
lain-lain.
Project
Human
Resource
Management
menguraikan
proses
dalam
mengorganisir dan mengatur tim proyek itu. Menurut Schwalbe (2004: 311),
manajemen sumber daya manusia proyek melibatkan proses yang dibutuhkan untuk
melakukan efektifitas dari penggunaan orang yang terlibat dengan proyek (Schwalbe,
2004: 311). Manajemen sumber daya manusia menyangkut semua stakeholder
proyek seperti: sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, para
penjual yang mendukung proyek. Proses utama yang terlibat didalam manajemen
sumber daya manusia proyek adalah :
1. Perencanan organisasional (Organizational Planning)
Melibatkan pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peranan
proyek, tanggung jawab, dan melaporkan hubungan. Kunci keluaran dari proses
34
ini meliputi peranan dan tanggung jawab penugasan yang sering ditampilkan
dalam bentuk matrik dan sebuah organisasional mengenai proyek.
2. Akuisisi staff (Staff Acquisition)
Melibatkan cara mendapatkan kebutuhan personil yang ditugaskan untuk dan
berkerja dalam proyek. Mendapatkan personil merupakan salah satu tantangan
yang penting dari proyek konstruksi apalagi untuk mendapatkan personil yang
berkualitas.
3. Pengembangan tim (Team development)
Melibatkan pembangunan individu dan kemampuan tim untuk meningkatkan
kerja proyek. Pembangunan individu dan kemampuan tim merupakan tantangan
bagi banyak proyek konstruksi.
2.3.2.2 Pengelolaan Kontrak dan Pembelian (Procurement Management)
Proyek akan selalu melibatkan perjanjian yang mengikat pihak-pihak, seperti
pemilik, kontraktor, konsultan, manajemen konstruksi dan lain-lain. Perjanjian dapat
berupa kontrak jasa, pembelian dan bantuan teknis. Untuk proyek yang berukuran
besar, pengelolaan kegiatan tersebut memerlukan pengetahuan dan pengalaman yang
cukup dalam berbagai masalah. Maka untuk menangani proyek dituntut memiliki
kecakapan evaluasi, negosiasi dan administrasi yang kompleks, serta memerlukan
ketelitian dan kesabaran.
Project Procurement Management menguraikan proses pembelian atau
perolehan produk, jasa atau hasil, seperti halnya proses manajemen kontrak. Menurut
Schwalbe (2004: 427), pengadaan (procurement) proyek mempunyai arti
mendapatkan barang dan atau jasa dari sumber daya luar (Schwalbe, 2004: 427).
Menurut Schwalbe (2004: 429-430) keberhasilan dari proyek yang menggunakan
35
sumber daya dari luar perusahaan sering tergantung pada manajemen pengadaan
proyek (Schwalbe, 2004: 429-430). Manajemen pengadaan proyek itu sendiri
meliputi proses yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang atau jasa proyek dari
luar.
Proses utama yang terlibat didalam manajemen pengadaan proyek adalah :
1.
Proses Pengadaan (Procurement Planning)
Melibatkan penentuan bagaimana mengadakan dan kapan. Proses ini melibatkan
penentuan bagaimana meng-outsource, menentukan jenis kontrak, dan
menciptakan pernyataan kerja.
2.
Perencanaan Permohonan (Solicitation Planning)
Melibatkan pendokumentasian kebutuhan produk dan mengidentifikasi sumber
daya yang pontensial. Proses ini melibatkan penulisan dokumen pengadaan,
seperti Request For Proposal (RFP), dan mengembangkan kriteria evaluasi.
Akhir dari proses ini, yaitu organisasi sering mengumumkan RFP .
3.
Permohonan (Solicitation)
Melibatkan kuota, penawaran atau proposal yang sesuai. Proses ini sering
melibatkan penyelesaian dokumen pengadaan, iklan, mengadakan konferensi
para penawar, dan menerima proposal.
4.
Pemilihan Sumber Daya (Source Selection)
Melibatkan pemilihan antara para vendor yang potensial dan proses ini
melibatkan pengevaluasian penjualan yang berprospek (maju), menegosiasikan
kontrak dan memberikan kontrak.
5.
Administrasi Kontrak (administrasi Close-out)
Melibatkan pengaturan hubungan dengan penjual. Proses ini meliputi
pengawasan kontrak kerja, membuat pembayaran, dan memberikan modifikasi
36
kontrak. Diakhir prosesnya, tim proyek menggarapkan jumlah yang memadai
penyelesaian dari kerja yang dikontrak.
6.
Penutupan Kontrak (Control Close-out)
Melibatkan penyelesaian dan penetapan dari kontrak, termasuk resolusi dari
barang terbuka. Proses ini biasanya mencangkup verifikasi produk, dan
penerimaan formal dan penutupan, dan audit kontrak.
2.3.2.3 Pengelolaan Resiko (Risk Management)
Adalah mengidentifikasi secara sistematis jenis, besar dan sumber timbulnya
resiko selama siklus proyek, kemudian menyiapkan tanggapan yang tepat untuk
menghadapi resiko tersebut. Pengelolaannya bersifat proaktif dan bukannya reaktif
yang menunggu sampai terjadinya persoalan yang sulit diatasi.
Menurut Schwalbe (2004: 390), manajemen resiko proyek merupakan
pengetahuan untuk mengidentifikasi, menugaskan, dan menanggapi resiko melalui
daur hidup proyek dan perhatian dalam memenuhi objektif proyek. Menurut
Schwalbe (2004: 393), tujuan dari manajemen resiko proyek dapat dilihat dengan
meminimalkan potensi resiko sementara memaksimalkan potensi peluang atau
pengeluaran.
Proses utama yang terlibat didalam manajemen resiko proyek adalah :
1.
Perencanaan Manajemen Resiko (Risk Management Planning)
Melibatkan
memutuskan
bagaimana
pendekatan
dan
rencana
kegiatan
manajemen resiko untuk suatu proyek. Dengan meninjau project charter, Work
Breakdown Structure (WBS), aturan dan tanggung jawab, teloransi resiko
stakeholder, dan kebijaksanaan manajemen resiko organisasi, tim proyek dapat
merumuskan suatu perencanan manajemen resiko
37
2.
Identifikasi Resiko (Risk Identification)
Melibatkan penentuan dimana resiko lebih mempengaruhi proyek dan
pendokumentasian karakteristik dari setiap resiko yang ada.
3.
Banyaknya Resiko (Quantitative Risk Analysis and Qualitative Risk Analysis).
Melibatkan pengevaluasian resiko dan interaksi resiko untuk menafsirkan
kemungkinan output proyek. Alat atau teknik untuk menghitung resiko yaitu
jumlah uang yang diharapkan, menghitung resiko, estimasi PERT, simulasi, dan
penilaian dari para ahli.
4.
Perncanaan Tangapan Terhadap Resiko (Risk Response Planning).
Melibatkan pengambilan langkah-langkah untuk meningkatkan peluang dan
mengembangkan
tanggapan
terhadap
ancaman.
Keluaran
dari
proses
pengembangan tanggapan terhadap resiko ini adalah perncanaan manjemen
resiko.
5.
Pengontrolan dan Pengawasan Resiko (Risk Monitoring and Control).
Melibatkan pengawasan terhadap resiko yang diketahui, identifikasi resikoresiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi keefektifan dari penurunan
resiko seluruhnya dalam daur hidup proyek. Keluaran utama dari proses ini
adalah tindakan pembetulan terhadap tanggapan resiko dan update perencanaan
manajemen resiko.
2.3.2.4 Pengelolaan komunikasi (Communication Management)
Project Communications Management menguraikan proses mengenai tahap
yang sesuai dan tepat waktu, koleksi, penyebaran, penyampaian dan pengaturan
terakhir tentang informasi proyek. Dalam mengelola suatu proyek melibatkan
berbagai macam organisasi dan personil dari luar dan didalam perusahaan. Oleh
38
karena itu, komunikasi memegang perenan penting dalam rangka mencapai
keberhasilan proyek. Untuk memperlancar arus kerja pimpinan proyek harus dapat
memelihara komunikasi dengan pimpinan, personil dibidang fungsional, atasan
maupun anggota tim inti. Selain itu, diperlukan pula perangkat keras (hard ware) dan
lunak (soft ware) sebagai sarana komunikasi agar proses pengumpulan dan
pengolahan data serta informasi dari berbagai aspek kegiatan proyek dapat dilakukan
dengan cepat dan akurat, sehingga efektif untuk tugas-tugas pengelolaan.
Menurut Schwalbe (2004: 353), tujuan dari manajemen komunikasi proyek
adalah untuk menyakinkan waktu dan turunan yang benar, pengumpulan,
penyebaran, penyimpanaan, dan peletakan dari informasi proyek (Schwalbe, 2004:
353). Proses utama yang terlibat didalam manajemen komunikasi proyek adalah :
1.
Perencanaan komunikasi (Communication Planning)
Melibatkan penentuan informasi dan komunikasi kebutuhan pemegang saham
yaitu siapa yang membutuhkan informasi, kapan membutuhkannya, dan
bagaimana informasi itu diberikan.
2.
Pendistribusian informasi (Information Distribution)
Melibatkan pengadaan informasi yang dibutuhkan bagi stakeholder dalam
kesatuan waktu.
3. Pelaporan kinerja (Performance Reporting)
Melibatkan pengumpulan dan penyebaran inforasi kinerja, termasuk status
laporan dan hasil-hasil kerja merupakan masukan terpenting dalam pelaporan
kinerja.
Dan
sebagai
keluarannya
meliputi
laporan
perkembangan, peramalan, dan perubahan permintaan.
status,
laporan
39
4. Penutupan administrasi (Administrative Closure)
Melibatkan, menghasilkan, mengumpulkan, dan penyebaran informasi untuk
memformalkan fase atau penyelesaian proyek.
2.4
Proyek Engineering, Procurement, dan Construction (EPC)
Proyek EPC adalah suatu proyek dimana kontraktor mengerjakan proyek
dengan ruang lingkup tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi desain,
pengadaan material dan konstruksi serta perencanaan dari ketiga aktivitas tersebut
(Soedarso, Jakarta: 98). Iman Soeharto (2001: 89) menyatakan proyek EPC adalah
proyek yang cukup kompleks, rumit, serta kaya akan persoalan dan permasalahan
(Soeharto, 2001: 89).
Proyek EPC adalah suatu sistem proyek pembangunan pabrik berbasis proses
dengan
lingkup
tanggungjawab
kegiatan
Engineering,
Procurement,
dan
Construction yang dilakukan oleh satu perusahaan kontraktor. Tanggung jawab
kontraktor menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi teknis dan performansi
yang ditetapkan oleh pemilik proyek (Hosen, 2004).
Proyek EPC adalah suatu sistem proyek pembangunan pabrik berbasis proses
dengan lingkup tanggung jawab kegiatan Engineering, Procurement, dan
Construction yang dilakukan oleh satu perusahaan kontraktor. Tanggung jawab
kontraktor EPC adalah menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi teknis dan
performansi yang ditetapkan oleh pemilik proyek. Hubungan dan interaksi antara
ketiga tahap kegiatan dalam siklus proyek seperti diperlihatkan pada gambar 2.7
dibawah ini (Hosen, 2007).
40
ENGINEERING
PROCUREMENT
CONSTRUCTION
Project Life Circle
Gambar 2.6 Hubungan Engineering, Procurement, dan Construction dalam Siklus
Proyek. (Hosen, 2007)
Proyek EPC menunjuk pada suatu sistem manajemen yang mampu mengelola
berbagai unsur, yang berkaitan satu sama lainnya, dalam membangun suatu proyek.
Unsur tersebut meliputi bidang teknik dari berbagai macam disiplin ilmu (proses,
sipil, mekanikal, elektrikal, instrumen, material, dan sebagainya), pada bidang
keuangan (pembiayaan, budgeting, cost control, manajemen keuangan, dan
sebagainya), bidang pengadaan material dan equipment dari dalam dan luar negeri,
bidang pengapalan, bidang ketenaga kerjaan, dan lain-lain (Susilo, 2007: 17).
2.4.1 Engineering (Perencanaan)
Kegiatan engineering adalah proses mewujudkan gagasan menjadi kenyataan
dengan wawasan totalitas sistem, yaitu dengan memperhatikan efektifitas sistem
menyeluruh sampai pada operasi dan pemeliharaan. Proses dalam fase Engineering
dilakukan dengan pendekatan setahap demi setahap, dimulai dari tahap konseptual,
basic engineering sampai detail engineering (Soeharto, Jakarta: 98). Dan menurut
Blanchard (1990) engineering adalah proses yang mwujudkan suatu gagasan menjadi
41
sistem yang diinginkan bagi keperluan operasional ataupun utilisasi (Blanchard,
1990).
Fase Engineering memiliki tingkat pengaruh yang paling tinggi pada proyek,
banyak keputusan-keputusan penting yang dibuat selama proses perencanaan dan
pada tahap rancang bangun. Keputusan-keputusan yang diambil akan menentukkan
besarnya jumlah dana dan sumberdaya lainnya yang diperlukkan untuk mencapai
kesuksesan dalam penyelesaian proyek (Yeo dan Ning, 2002: 253-262).
Tahap konseptual engineering memperjelas dan merumuskan permasalahan
dalam suatu studi kelayakan. Pada tahap ini dilakukan perumusan garis besar dasar
pemikiran atau gagasan teknis mengenai system yang akan diwujudkan, sehingga
untuk mencapai tujuan dan sasaran maka harus melakukan identifikasi potensi
kebutuhan dan mengkaji aspek-aspek mulai dari teknik, ekonomi, hukum,
lingkungan, serta melakukan indentifikasi sumberdaya yang dibutuhkan (Soeharto,
2001: 98).
Pada tahap basic engineering diletakkan dasar-dasar pokok desain engineering,
dalam arti segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek sudah
harus dijabarkan, termasuk menentukan proses yang akan mengatur masukan
material dan energi yang dikonversikan menjadi produk yang diinginkan.
Menurut Harold Kerzner (2006: 544-545), tahap detail engineering merupakan
kegiatan yang dilakukan di kantor pusat proyek. Pada tahapan detail engineering
dilakukan berbagai macam penjelasan pekerjaan, berikut ini adalah pekerjaan dari
tahap detail engineering (Kerzner, 2006: 544-545):
1.
Meletakkan dasar-dasar kriteria desain engineering
2.
Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain
3.
Membuat spesifikasi material dan peralatan
42
4.
Merancang gambar-gambar dan perekayasaan berbagai disiplin seperti civil
dan struktur, mekanikal, piping, kelistrikan serta instrumentasi
5.
Membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, misalnya reaktor utama, turbin
penggerak, generator listrik, dan lain-lain. Spesifikasi ini diperlukan untuk
memesan peralatan kepada vendor atau perusahaan manufaktur
6.
Mengevaluasi dan menyetujui usulan desain dan gambar yang diajukan oleh
perusahaan manufaktur
7.
Membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang
ditentukan.
8.
Mengajukan keperluan material untuk kegiatan pembelian
9.
Membuat perkiraan biaya proyek
10.
Membuat jadwal pelaksanaan proyek.
Dengan banyaknya jenis kegiatan engineering yang dilakukan, dibutuhkan
kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti
proses, sipil dan struktur, mekanikal, piping, elektrikal dan instrumentasi.
Kontraktor harus bertanggung jawab atas desain dari pekerjaan serta
keakuratan dan kelengkapan persyaratan dari pemilik proyek (termasuk kriteria
desain dan perhitungan). Pemilik proyek tidak bertanggung jawab atas error atau
kerusakan dan kelengkapan persyaratan dari pemilik proyek, serta tidak memberikan
gambaran dari keakuratan atau kelengkapan dari tiap informasi (Tunay, 2011: 2).
Tahapan proses pekerjaan pada fase engineering dan contoh produk yang dihasilkan
dapat dilihat pada gambar 2.8 dibawah ini (Hosen, 2006).
43
BASIC
ENGINEERING
REQUISITION
PLAN
DETAILED ENGINEERING
PREPARE
REQUISITION
PROCUREMENT
VENDOR
PRINT
CHECK
TENDE, PO,
VENDOR PRINT
FINALIZATION FOR
CONSTRUCTION
Gambar 2.7 Tahapan Proses pekerjaan pada tahap Engineering.
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa tahapan proses pekerjaan fase
engineering dimulai dari proses basic engineering. Pada tahap ini dilakukan
pengumpulan informasi dan daftar permintaan untuk keperluan perencanaan. Setelah
proses tersebut selesai, dilanjutkan dengan proses detailed engineering. Pada proses
ini dilakukan persiapan dan proses tender untuk pencapaian pemilihan vendor
terbaik.
Ketika fase tahapan engineering berjalan, fase procurement juga termasuk di
dalamnya, seperti pada saat pengeluaran PO (Purchasing Order) dan pemilihan
vendor. Vendor yang memenangkan tender harus kembali mengecek spesifikasi
barang atau material yang dipesan sesuai dengan detailed engineering yang masih
berjalan pada fase engineering. Setelah dilakukan pengecekkan produk dari vendor
dan hasilnya sesuai, dapat dilakukan penyelesaian proses konstruksi dengan panduan
produk drawing dari detailed engineering sebagai panduan.
2.4.2 Procurement (Pengadaan Proyek)
Kegiatan pengadaan (Procurement) adalah usaha untuk mendapatkan barang
berupa material dan peralatan dan atau jasa (subkontraktor) dari pihak luar untuk
proyek (Soeharto, 2001: 49). Proses di dalam pengadaan barang dan jasa menurut
44
PMBOK adalah perencanaan pembelian, perencanaan kontrak penerimaan
penawaran dari vendor, evaluasi penawaran dan penentuan pemenang, pengelolaan
kontrak dan penutupan kontrak (PMI, 2004: 269). Sedangkan, menurut Imam
Soeharto (2001: 180), pengadaan material dan peralatan meliputi kegiatan-kegiatan
pembelian, pemeriksaan, ekspedisi, pembungkusan, pengangkutan, sampai kepada
penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi (Soeharto, 2001: 180). Setelah
lingkup proyek ditentukan dan dijabarkan pada detail engineering maka akan mulai
terlihat jenis dan jumlah material serta peralatan yang diperlukan untuk membangun
proyek. Dengan data-data tersebut selanjutnya dapat dimulai kegiatan pengadaaan
atau pembelian dan subcontracting.
Kegiatan pengadaan (Procurement) meliputi kegiatan-kegiatan pengadaan
barang dan jasa. Proses didalam pengadaan barang dan jasa adalah perencanaan
pembelian, perencanaan kontrak, penerimaan penawaran dari vendor, evaluasi
penawaran dan penentuan pemenang, pengelolaan kontrak dan penutupan kontrak.
Kegiatan pengadaan barang meliputi kegiatan-kegiatan pembelian, ekspedisi,
pengapalan dan transportasi, serta inspeksi dan pengendalian mutu untuk seluruh
peralatan dan material pabrik. Peralatan dan material yang dibeli bisa berasal dari
dalam maupun luar negeri. Setelah barang yang dibeli tiba di lokasi proyek kegiatan
selanjutnya adalah penyimpanan dan mengeluarkan untuk keperluan konstruksi.
Sedangkan untuk pengadaan jasa meliputi kegiatan-kegiatan subcontracting, seperti
pemaketan pekerjaan, proses pemilihan sampai penunjukan, perencanaan pekerjaan,
koordinasi dan pengendalian pekerjaan subkontraktor. Tahapan proses pekerjaan
pada fase procurement dapat dilihat pada gambar 2.9 dibawah ini.
Proses pengadaan proyek EPC, pada umumnya meliputi proses pembelian
(purchasing), ekspedisi (expediting), dan pemindahan (traffic).
45
2.4.2.1 Purchasing (Pembelian)
Secara umum istilah pembelian (purchasing) menguraikan mengenai proses
pembelian, yaitu :
•
menetapkan kebutuhan,
•
menentukan lokasi dan memilih supplier
•
melakukan kesepakatan harga dan istilah lain yang bersangkutan, dan
•
menjamin pengiriman barang
Selanjutnya menurut Leenders/Fearon, tujuan pembelian adalah untuk
memperoleh material/peralatan yang memenuhi tujuh hal yaitu :
•
right material (kualitas)
•
right quantity (jumlah)
•
right time (jadwal)
•
right place (lokasi)
•
right source (sumber daya)
•
right service (layanan)
•
right price (harga)
Untuk memenuhi tujuan pengadaan barang, maka departemen pengadaan
harus memiliki kewenangan dalam membuat keputusan, diantaranya adalah dalam
hal:
•
Memilih supplier. Pengadaan sebaiknya ahli dalam mengenali, menentukan
siapa yang mempunyai kemampuan untuk menghasilkan barang yang diperlukan
dan bagaimana menganalisa reabilitas supplier.
•
Menggunakan metode harga yang sesuai, untuk memperoleh harga yang optimal
46
•
Mempertanyakan masalah spesifikasi. Bagian pembelian dapat menyarankan
penggantian atau alternatif suatu bagian dalam pekerjaan yang sama kepada
owner. Keputusan akhir penggantian tersebut adalah oleh owner.
•
Memonitor hubungan dengan supplier yang potensial. Artinya bagian pembelian
harus selalu menjaga komunikasi dengan para supplier yang potensial. Apabila
user berhubungan langsung dengan supplier tanpa sepengetahuan bagian
pembelian, maka hal ini akan mendorong back door selling yang merugikan
bagian pembelian.
2.4.2.2 Expediting (Ekspedisi)
Definisi expediting menurut Leenders/Fearon adalah penerapan kepada
penyedia jasa untuk menyerahkan barang atau jasa lebih cepat dari waktu normal.
Bagian expediting akan mengawasi kinerja supplier dalam memenuhi komitmennya
terhadap kualitas barang dan pengirimannya sesuai kesepakatan yang telah dibuat.
2.4.2.3 Traffic (Pemindahan)
Definisi traffic menurut Leenders/Fearon adalah pemindahan barang dari
tempat pembuatan atau manufakturing ke tempat yang ditentukan (site). Hal-hal yang
perlu diperhatikan pada proses traffic antara lain adalah :
•
Regulasi dan deregulasi pada transportasi
•
Free on Board (FOB)
•
Klasifikasi Muatan
•
Pemilihan moda transportasi
•
Tarif muatan
•
Dokumentasi freight shipment
47
•
Klaim kehilangan atau kerusakan
•
Pembayaran tagihan muatan
•
Strategi transportasi
48
Requisition
PURCHASING
Permintaan
Penawaran
Penawaran dari
Vendor
Klarifikasi
Teknis
Komersial
TRAFFIC
EXPEDITING
Penentuan Pemeneang
Vendor
Fabrikasi :
• Material
• Perlatan
• Labour
Pengiriman
Gambar 2.8 Tahapan Proses Pekerjaan pada fase Procurement.
Terjadinya aktivitas yang overlapping pada siklus proyek merupakan tanda
terjadinya interaksi antara fase engineering dengan fase procurement yang salah satu
bentuknya adalah aktivitas vendor data. Dari gambar di bawah ini dapat dilihat
dimana engineering menghasilkan output berupa spesifikasi, data sheet, drawing,
dan MTO (Material Take Off) yang digunakan sebagai input data fase procurement
49
(pengadaan). Fase engineering tidak akan bisa tuntas jika vendor data dari PO
(Purchasing Order) pada tahapan belum tuntas (Hosen, 2006: 13).
ENGINEERING
1.
2.
3.
4.
FINALIZATION
SPECIFICATION
DATA SHEET
DRAWINGS
MTO
VENDOR DATA
PROCUREMENT
PO
Gambar 2.9 Interaksi Engineering-Procurement pada aktivitas Vendor Data
2.4.3 Construction (Konstruksi)
Setelah pengadaan, tahap selanjutnya adalah kegiatan konstruksi. Kegiatan
konstruksi adalah kegiatan mendirikan atau membangun instalasi dengan efisien,
berdasarkan atas segala sesuatu yang diputuskan pada tahap desain (engineering).
Pekerjaan yang dilakukan antara lain adalah pekerjaan survei lokasi, kegiatan
pengambilan keputusan dan pekerjaan persiapan lain yang diperlukan seperti
gambar, material dan peralatan sehingga kegiatan proyek akan berangsur-angsur
pindah ke lokasi proyek maka pekerjaan konstruksi dapat dilaksanakan (Soeharto,
2001: 105).
Lingkup kegiatan konstruksi secara garis besar dibagi menjadi kegiatan fisik
dan kegiatan non fisik. Kegiatan fisik meliputi pembangunan fasilitas sementara
untuk keperluan perkantoran sementara dan pekerjaan sipil lainnya, melakukan
pekerjaan persiapan lokasi, mempersiapkan lahan, mendirikan fasilitas fabrikasi,
50
memasangan perpipaan, memasang instalasi listrik dan instrumentasi, memasang
perlengkapan keselamatan, memasang isolasi dan pengecatan, melakukan testing, uji
coba dan start up, serta pekerjaan non fisik seperti merencanakan kegiatan
operasional konstruksi, mengendalikkan kegiatan konstruksi, mengendalikan tenaga
kerja, melakukan inspeksi, dan pekerjaan administrasi (Soeharto, 2001: 187).
Hubungan dan interaksi antara engineering dengan construction pada siklus
proyek, dapat dilihat pada gambar 2.11.
ENGINEERING
•
•
•
SPESIFICATION
DRAWING
MTO
UPDATING
AS BUILT
AS BUILT
FOR EA RLIER
BUILT FA CILITIES
CONSTRUCTION
Gambar 2.10 Interaksi Engineering-Construction
Gambar di atas menjelaskan engineering menyiapkan spesifikasi yang
digunakan pada proyek, desain-desain yang diperlukan dan jumlah material yang
digunakan atau yang biasa di sebut MTO (Material Take Off). Setelah semua data
yang dihasilkan oleh engineering telah siap, selanjutnya data tersebut digunakan
untuk pekerjaan konstruksi dan tim engineering mulai mengerjakan pekerjaan As
Built Drawing atau gambar sesuai yang terpasang dan setelah tahap construction
selesai maka tim engineering menyelesaikan gambar akhir terpasang atau biasa
disebut Final As Built Drawing.
Hubungan dan interaksi antara procurement dan construction, dapat dilihat
pada gambar 2.13.
51
Gambar 2.11 Interaksi Procurement-Construction
Gambar di atas menggambarkan hubungan dan interaksi anatra procurement
dan construction, yaitu tim procurement proyek di kantor pusat ((head office)
membuat laporan berupa material atau alat yang sudah dikirim ke lapangan yaitu
berupa MDR (Material
Material Delivery Report). Sedangkan, tim construction akan
mengirimkan laporan tentang daftar pengiriman yang belum selesai atau OSDR (Out
(
Standing Delivery Report)
Report) dan juga menyiapkan laporan material atau peralatan yang
diterima berupa MRR (Material
Material Receiving Report).
Report
Kegiatan konstruksi (construction)
(
) adalah pekerjaan mendirikan atau
membangun instalasi dengan cara seefisien mungkin, berdasarkan atas segala sesuatu
yang diputuskan pada tahap desain (engineering).
(
). Garis besar lingkup pekerjaan
konstruksi
adalah
membangu
membangunn
fasilitas
sementara,
mempersiapkan
lahan,
menyiapkan infrastruktur,
infrastruktur, mendirikan fasilitas fabrikasi, mendirikan bangunan dan
pekerjaan sipil lainnya, memasang berbagai macam peralatan, memasang perpipaan,
memasang instalasi listrik dan instrumentasi, memasang
memasang perlengkapan keselamatan,
memasang isolasi dan pengecatan, melakukan testing, uji coba, dan start
start-up.
Pekerjaan konstruksi terdiri dari berbagai disiplin dan dibuat untuk mengikuti
suatu system, sehingga untuk mempermudah dalam perencanaan, pelaksanaa
pelaksanaan, dan
monitoring & controlling selama pekerjaan konstruksi berlangsung maka dibuat
52
pengkategorian periode konstruksi. Kategori periode konstruksi digambarkan pada
gambar 2.13 dibawah ini (Hosen, 2006: 17).
SET UP
SET UP
AREA WISE
(PROGRESS ORIENTED)
PERENCANAAN
0%
SET UP
SISTEM WISE
(MECHANICAL COM PLETION READNESS
ORIENTED)
70%
100%
Gambar 2.12 Kategori Periode Konstruksi
Gambar di atas menjelaskan bahwa pada tahap perencanaan diharapkan sudah
dikerjakan sebelum proyek dmulai secara resmi, sejak progres dimulai sampai
mencapai progres 70% seluruh tim proyek di arahkan untuk fokus pada penyelesaian
pekerjaan
berdasarkan pembagian area yang sudah ditetapkan (area wise).
Selanjutnya setelah progres 70%, tim proyek fokus untuk mulai menyelesaikan
pekerjaan secara sistem sampai dengan tes individu (system wise) dengan orientasi
mencapai selesai pekerjaan mechanical (mechanical completion readliness oriented).
2.5
Progress Measurement
2.5.1 Pengertian
Progress Measurement adalah paket standarisasi pengukuran untuk progres
kemajuan pekerjaan yang berdasarkan kepada prosedur perusahaan kontraktor yang
ditunjuk dan diketahui oleh owner atau pemilik. Progress Measurement bertujuan
menjadi sebuah standar pengukuran persentase penyelesaian progres pekerjaan yang
mempengaruhi pengendalian proyek.
53
Progres adalah aktual pekerjaan yang telah dikerjakan dan akan dilakukan
perhitungan berdasarkan pada pencapaian progres fisik. Pengukuran progres
menggambarkan keseluruhan item terhadap keseluruhan pekerjaan. Bobot dari
masing-masing item pekerjaan dihitung berdasarkan man hours, kumulatif harga, dan
banyaknya pekerjaan. Berikut adalah langkah-langkah perhitungan progres. Progres
pekerjaan harus dibuat secara sistimatis dalam bentuk Progress Calculation Sheet
berdasarkan
prosedur Progress Measurement untuk masing-masing sub bidang
pekerjaan agar mudah di update berdasarkan realisasi bobot pekerjaan. Metodemetode untuk menilai proges berdasarkan progress measurement:
•
Unit Completed
•
Incremental milestone
•
Analisa Biaya
2.5.2 Prosedur Progress Measurement Proyek
Progress Measurement disusun pada saat awal atau masih dalam rencana pra
proyek (pre-project planning). Menurut Project Management Institute/PMI (PMI,
2004) pre-project planning merupakan bagian dari kegiatan proses inisiasi, yaitu
tahapan awal perencanaan sebuah proyek dimana kegiatan perencanaanya terutama
berkaitan dengan upaya unuk menentukan informasi strategi proyek yang dibutuhkan
dan disajikan dalam sebuah proposal proyek sedemikian, sehingga pada akhir tahap
ini proposal proyek tersebut dapat disetujui atau ditolak sebagai proyek baru atau
fase proyek yang baru.
Pre-project planning sebagai sebuah proses merupakan bagian penting dari
project planning dan dianggap bermula saat sebuah gagasan proyek yang timbul
ingin diwujud nyatakan oleh pemilik proyek dan proses ini berlangsung sampai
54
sebelum proyek akan dilaksanakan yaitu pada saat akan dibuat detailed design dan
konstruksinya (Gibson et al., 1995). Informasi strategi yang diperlukan selama tahap
pembuatan prosedur progress measurement ini dapat berupa deskripsi mengenai
tujuan proyek, manfaat dan signifikansi proyek, lingkup kerja, hasil yang diharapkan,
risiko proyek, skenario pendanaan proyek, metode pengadaan proyek (project
procurement), estimasi jadwal mengenai volume, biaya dan waktu pelaksanaan
proyek (PMI, 2004).
2.5.3 Progress Measurement dalam Konstruksi
Pengendalian proyek dilakukan seiring dengan pelaksanaan proyek. Rencana
yang bagus dan kepemimpinan yang handal serta motivasi bekerja yang tinggi tanpa
dibarengi dengan pengendalian yang baik mustahil akan menghasilkan output proyek
yang bagus dalam hal jadwal, biaya dan mutu. Tujuan pengendalian adalah
memantau, mengkaji, mengadakan koreksi dan membimbing agar yang telah
ditetapkan bisa terlaksana dalam batas waktu, biaya dan mutu yang sesuai dengan
perencanaan (Luthan s. , 2006).
Pelaksanaan proyek berlangsung secara cepat, sehingga bila tidak dilakukan
pengendalian yang cukup akan mengakibatkan terjadinya penyimpangan yang sulit
untuk diperbaiki (Luthan s. , 2006). Langkah awal dalam pengendalian proyek
adalah dengan membuat Prosedur Progress Measurement dengan memperhitungkan
bobot setiap disiplin dan subdisiplin pekerjaan.
Untuk pengendalian biaya dan jadwal terdapat dua macam teknik dan metode
yang luas pemakaiannya, yaitu identifikasi varian dan konsep nilai hasil (metode
earned value). Identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang
55
sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran. Sedangkan, untuk jadwal dianalisis
kurun waktu yang telah dipakai dibandingkan dengan perencanaan. Dengan
demikian, akan terlihat bila terjadi penyimpangan antara rencana dan kenyataan serta
mendorong untuk mencari sebab-sebabnya.
2.5.4 Kinerja Biaya Proyek EPC
Berdasarkan earned value method, pengukuran kinerja biaya pelaksanaan
proyek konstruksi dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1. Penyimpangan biaya (cost variance)
2. Indeks kinerja biaya (cost performance indeks)
Penyimpangan biaya (cost variance) adalah suatu tool yang digunakan untuk
mengontrol biaya proyek yaitu dengan cara mengurangkan cost rencana pada suatu
waktu tertentu dengan aktual cost yang dikeluarkan. Untuk bisa melakukan hal ini
tentunya kita sudah menyiapkan dahulu berapa cost yang dikeluarkan untuk
mencapai progres yang ditargetkan biasanya untuk mempermudah digambarkan
dalam bentuk S-Curve yang menggambarkan progres yang dicapai dengan cost yang
dikeluarkan.
Indeks kinerja biaya (cost performance index) adalah tool lainnya yang
digunakan untuk melihat dan mengontrol kinerja biaya suatu proyek. Hal ini
dilakukan dengan cara membandingkan antara progres yang dicapai terhadap suatu
cost yang dikeluarkan pada waktu tertentu.
Adapun tahapan yang dilakukan untuk mendapatkan nilai cost variance
maupun cost performance indeks adalah sbb :
56
-
Planned Value (PV) adalah rencana pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan
yang telah dijadwalkan untuk dilaksanakan dalam suatu periode pelaksanaan
proyek.
-
Earned Value (EV) adalah nilai proyek yang telah dikerjakan dalam satuan biaya
-
Actual Cost (AC) adalah total pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan yang
telah dijadwalkan untuk dilaksanakan dalam suatu periode pelaksaann proyek
-
Penyimpangan Biaya (Cost Variance) dihitung berdasarkan selisih antara EV
dikurangi AC
Penyimpangan Biaya = EV – AC
Keterangan :
-
Penyimpangan biaya negatif (-), artinya pengeluaran biaya lebih besar dari
perencanaan biaya (over budget)
-
Penyimpangan biaya nol (0), artinya pengeluaran biaya sesuai dengan
perencanaan biaya (on budget)
-
Penyimpangan biaya psitif (+), artinya pengeluaran biaya lebih kecil dari
perencanaan biaya (under budget)
Indeks kinerja biaya dihitung berdasarkan perbandingan EV dan AC
CPI =
EV
AC
Keterangan :
-
Indeks < 1, menunjukkan kinerja biaya proyek negatif (over budget)
-
Indeks = 1, menunjukkan kinerja biaya proyek sesuai rencana (on budget)
-
Indeks > 1, menunjukkan kinerja biaya proyek positif (under budget)
57
Dalam implementasi proyek, kedua tool ini digunakan dalam pengontrolan
pelaksanaan proyek EPC, apabila CPI dan Cost Variance menunjukkan hal yang
tidak sesuai dengan rencana maka pelaksana proyek akan diberikan warning atau
peringatan supaya melakukan usaha-usaha untuk melakukan perbaikan.
2.6
Progres EPC
2.6.1 Proses Engineering
Pelaksanaan tahap engineering proyek yang hendak dibangun melibatkan
berbagai disiplin ilmu, seperti engineering process, commisioning/ operation, sipil
dan arsitek, mekanikal, diagram proses dan instrumen, civil dan arsitek, dan
elektrikal.
·
Engineering proses merupakan pekerjaan awal yang memberikan masukan
penting pada kegiatan desain engineering berikutnya, dengan rincian:
•
Membuat
spesifikasi
peralatan
yang
akan
digunakan
proyek,
dalam
hubungannya dengan panas, tekanan, aliran, dan ketahanan terhadap korosi dan
bahan-bahan kimia, serta spesifikasi lainnya yang berhubungan dengan aspek
mekanikal pada proyek.
•
Merancang diagram pipa dan instrumen (P&ID), diagram listrik untuk proses,
utilitas, dan merancang denah (layout) unit-unit dalam instalasi.
•
Menyusun spesifikasi yang berkaitan dengan batasan yang diberlakukan, dalam
rangka menjaga kelestarian lingkungan hidup.
•
Menganalisa milestone adalah kejadian yang sangat diperlukan pada suatu
proyek. Milestone menyatakan suatu peristiwa atau kondisi yang menandai
penyelesaian sekelompok tugas
yang berhubungan, atau penyelesaian suatu
58
tahap dari proyek. Milestone dapat membantu mengelola tugas-tugas kedalam
kelompok atau urutan-urutan logikal.
•
Menganalisa aktivitas Hazard Operation Studies (HAZOP).
HAZOP adalah suatu pemeriksaan yang terstruktur dan sistematis dari
suatu rencana proses atau proses yang sudah berjalan, sehubungan dengan
identifikasi dan evaluasi masalah yang dapat memberikan risiko kepada manusia
atau peralatan, atau membuat operasi tidak efisien. Hazop suatu teknik kualitatif
yang berdasarkan pada pernyataan dan dihasilkan oleh suatu tim multi disiplin
melalui pertemuan (Sugiano, Jakara: 96).
•
Instrumen menjelaskan berbagai aliran material dan panas pada proses produksi
instalasi. Diagram ini menjadi masukan utama untuk menyusun rancangan
diagram pipa dan instrumen (P&ID), yang menggambarkan posisi, letak, dan
hubungan antara pipa, kerangkaan (valve), instrumen, dan peralatan. Dokumen
P&ID akan menjadi dasar bagi disiplin lain untuk menentukan layout tempat
kedudukan peralatan, membuat gambar, dan model. Selain itu, juga disiapkan
lembaran data peralatan (LPD), yaitu lembaran yang memuat daftar peralatan
yang hendak dipesan ke pabrik atau manufaktur, seperti pompa, kompresor, alat
penukar panas, dll. Dalam LPD dicantumkan rincian nama peralatan, kondisi
operasi, dan jenis material yang diinginkan. Tanggung jawab desain engineering
mekanikal:
•
Menambah syarat atau spesifikasi dalam aspek mekanikal pada LPD, seperti
ukuran tebal pipa, bejana, alat penukar panas, dll
•
Koordinasi dengan disiplin engineering lain dalam rangka membuat material
take off dan paket MR, untuk penyusunan anggaran biaya proyek dan pemesanan
barang.
59
•
Mengkaji dan menyetujui gambar vendor, yaitu gambar engineering dari
perusahaan manufaktur sebelum pesanan peralatan mulai difabrikasi.
Instrumen juga bertanggungjawab membuat spesifikasi peralatan mekanis,
seperti pengatur suhu ruangan, material handling, dan alat pencegah bahaya
kebakaran.
•
Sipil dan arsitek, bagian sipil bertugas menyiapkan desain engineering
penyiapan lahan lokasi proyek, yaitu merancang pekerjaan clearing dan
grubbing, jalan masuk, grading, drainase, pembuatan pagar dan pondasi tempat
kedudukan peralatan.
•
Pipa(Pipping), dalam proyek yang memproses material cair atau gas, maka
pekerjaan desain pipa mempunyai porsi jam-orang yang besar. Pekerjaan ini
meliputi desain, membuat spesifikasi, dan mempersiapkan paket pembelian
material seluruh sistem pipa proyek.
•
Elektrikal, disiplin engineering listrik bertugas mempelajari dan merancang
sistem kelistrikan, mulai dari sumber tenaga listrik proyek, jaringan distribusi,
switch gear atau gardu listrik atau trafo, sampai pada titik-titik pemakai, seperti
motor listrik penggerak, lampu, tanda-tanda pada instrumen, dan alat pemanas
listrik. Juga menyiapkan angka perhitungan keperluan tenaga instalasi pada saat
telah beroperasi. Merancang kelistrikan meliputi: mempelajari beban (load) yang
diperlukan, diagram single-line, relay, interlock, konduit, serta merancang
penerangan seluruh instalasi. Semua spesifikasi, kriteria, dan kuantitas peralatan
listrik dimasukkan dalam paket material requition.
•
Denah lokasi, merupakan salah satu titik kunci yang mempengaruhi kelancaran
pekerjaan desain engineering, sehingga dapat ditentukan letak dan kedudukan
60
peralatan
atau
unit-unit
bagian
instalasi.
Dan
pemasangan
instalasi
mempengaruhi pekerjaan berikutnya.
•
Kriteria dan spesifikasi ini penting untuk perancangan dan “penjaminan mutu”.
Kriteria dan spesifikasi memuat keterangan rinci perihal maksud dan fungsi
setiap peralatan tiap peralatan yang hendak dipesan ke pabrik maupun unit
instalasi yang hendak dibangun. Serta data keterangan teknis tentang segala
sesuatu yang mempengaruhi, atau harus diperhtiungkan dalam perancangan
peralatan dan unit instalasi.
•
Gambar engineering memberi ilustrasi beberapa aspek teknis rancangan, dengan
menunjukkan letak peralatan atau unit-unit dalam instalasi dan hubungan satu
dengan lainnya. Juga menunjukkan dimensi, elevasi, dan jenis material yang
akan digunakan. Gambar juga berfungsi sebagai alat komunikasi perancang
dengan pihak lain. Macam-macam gambar:
•
Gambar sementara untuk bahan pengkajian dan komentar;
•
Gambar konstruksi yang dipakai pelaksana konstruksi;
•
As built drawing, yaitu gambar akhir yang sesuai dengan keadaan
sesungguhnya dari unit atau instalasi yang sudah dibangun;
•
Vendor drawing, yaitu gambar yang dipersiapkan oleh pabrik penjual atas
suatu peralatan yang dipesan oleh proyek.
•
Spesifikasi memberi petunjuk tentang persyaratan kualitas instalasi yang hendak
dibangun. Berupa penjelasan tertulis, yang meliputi penggunaan material dan
metode kerja yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek, agar
tercapai standar mutu yang dikehendaki. Spesifikasi dapat dibedakan menjadi
sistem hasil dan sistem metode. Sistem hasil (spesifikasi kinerja) menjelaskan
hasil akhir yang dapat memenuhi syarat sesuai yang telah diisyaratkan.
61
Menjelaskan prosedur pengujian. Sistem metode memberi rincian material yang
digunakan dan prosedur yang harus diikuti untuk melaksanakan pekerjaan
proyek.
•
Maket dan model memberi kemudahan untuk menyusun rancangan rinci,
memberi petunjuk kepada pelaksana kegiatan konstruksi tentang langkah yang
akan dikerjakan, dan peragaan kepada calon-calon operator yang akan
melaksanakan operasi instalasi dan pemeliharaan.
2.6.2 Progres Pengadaan
Dalam progres pengadan kontraktor bekerjasama dengan subkontraktor/vendor
untuk mengeluarkan Purchase Order, menerima dan menyetujui pengiriman,
mendukung pembayaran pemasok dan mengelola pemasok terhadap kontrak mereka.
Proses tahap pengadaan, meliputi:
•
Identifikasi barang dan jasa yang akan dibeli
•
Melakukan pesanan kepada pemasok
•
Menyepakati kerangka waktu pengiriman dan metode
•
Menerima barang dan jasa dari pemasok
•
Review dan menerima barang-barang dibeli
•
Menyetujui pembayaran pemasok
Pengadaan barang dan jasa dari pemasok untuk proyek harus secara teratur
ditinjau untuk mengelola kinerja pemasok dan memastikan bahwa mereka
menghasilkan kiriman yang memenuhi spesifikasi yang dipesan. Sehingga, hubungan
atara kontraktor dengan subkontraktor/vendor harus berjalan baik.
62
2.6.3 Proses Konstruksi
Lingkup kegiatan dalam pekerjaan konstruksi, yaitu:
•
Membangun fasilitas sementara: tempat berteduh buruh dan penyedia,
perkantoran pusat pengendalian konstruksi, fasilitas komunikasi, keperluan
utilitas.
•
Mempersiapkan lahan untuk lokasi instalasi dan kantor permanen.
Membuat pondasi, membuat saluran parit dan memasang pipa bawah
tanah, membuat area penampungan material dan peralatan.
•
Mendirikan fasilitas fabrikasi (bengkel) bagi material dan peralatan yang
hendak dibuat atau dirakit di lapangan, seperti tiang penyangga, nozle,
spool piece pipe, dll.
•
Mendirikan bagunan pekerjaan sipil lain
•
Memasang bermacam-macam peralatan, seperti pompa, kompresor, drum,
tower, penukar panas, generator, dll. di atas pondasi yang telah disiapkan.
•
Memasang instrumen dan instalasi listrik untuk kebutuhan operasi
peralatan dan penerangan.
•
Mengerjakan perlengkapan keselamatan dan anti kebakaran.
•
Mendirikan tangki penyimpanan umpan dan penampung produksi (untuk
proyek produk cair dan gas).
•
Memasang isolasi dan pengecatan.
•
Melakukan pengujian, prakomisi, uji coba, dan start-up.
Ada beberapa program dalam upaya mengefisienkan dan mengefektifkan
penggunaan alat konstruksi:
•
Memilih alat konstruksi;
63
a.
Spesifikasi
•
Keadaan tanah di lokasi, lunak atau banyak berkarang.
•
Keadaan iklim, kering, hujan, atau salju.
•
Topografi, tanah datar, rata, miring, atau berbukit, dll.
•
Jenis kegiatan (pengerjaan tanah, saluran, pengangkatan, mengangkut,
pengerukan, dll)
•
Jumlah atau volume, berat material, dan peralatan yang perlu diangkut
atau diangkat.
b.
Produktivitas
c.
Pengeluaran total biaya
d.
Umur peralatan dan penjualan kembali;
•
Mengoperasikan alat konstruksi
•
Memelihara alat-alat konstruksi; menyangkut pemeliharaan preventif,
jasa penjualan, persediaan suku cadang.
•
Organisasi pengelolaan, menyangkut beberapa catatan, seperti:
e.
Lama pakai atau bekerja per hari, per minggu dan per bulan.
f.
Siap pakai.
g.
Perbaikan, lama dan macamnya.
h.
Persentase utilisasi.
i.
Jam-orang untuk pemeliharaan dan perbaikan.
Download