Manajemen Ruang Lingkup

Perencanaan Proyek
Introduction
Aspek yang paling penting dari suatu proyek adalah
mencapai hasil sesuai keinginan secara tepat waktu
dan anggaran
Hal penting lainnya adalah selalu memberi informasi
kepada pihak terkait secara reguler baik keberhasilan
maupun kegagalan sehingga tidak mengejutkan pihak
berwenang yang telah mempertaruhkan proyek
Yang ingin diketahui stackholder adl status proyek :
Apakah sesuai jadwal
Apakah sesuai biaya
Apakah sesuai harapan
Mereka juga ingin mengetahui kemungkinan biaya proyek yang melebihi
anggaran, kemungkinan jadwal yang meleset, masalah yang bisa diantisipasi,
halangan yang mungkin muncul atau mengancam proyek
Laporan dikeluarkan secara berkala sesuai waktu
proyek
2
Introduction
Mempelajari proyek dengan cermat dan hati-hati, dan
menyusun rencana secara efektif dapat meminimalisir
potensi kejutan.
Rencana menunjukkan segala sesuatu yang dapat
ditentukan tentang apa saja yang perlu dikerjakan
pada proyek untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Hal ini akan memberi kejelasan dan arahan
Hal ini akan membantu untuk menentukan dimana
kita berada dan apa yang perlu dilakukan untuk
sampai ke sana
Suatu rencana (entah baik atau buruk) adalah lebih
baik dari pada tidak sama sekali
Paling tidak dengan rencana yang buruk memiliki
potensi memperbaiki
3
Rencana
Pihak berwenang bisa memberi outline, catatan atau
peta untuk memulai proyek atau tidak sama sekali
Perlu studi kelayakan untuk merencanakan proyek,
bisa dilakukan survey ke semua pihak terkait untuk
mulai merencanakan proyek
Cari dokumen yang diperlukan, bagaimana cara
memulai dan mengakhiri.
Dalam menyusun rencana, tantangan utama adalah
memastikan hubungan satu sama lain dari tugas-tugas
atau kejadian yang berbeda dan mengkoordinasikan
sehingga proyek dilaksanakan secara efektif dan
efisien.
Alat perencanaan yang utama adalah WBS, Gantt
Chart dan PERT/CPM
4
WBS
Work Breakdown Structure bisa diartikan sbg
Struktur Perincian Pekerjaan sinonim dengan daftar
tugas
Bentuk paling sederhana adalah outline.
Dapat digunakan untuk menggambarkan penugasan
dan jadwal serta untuk menjaga fokus pada anggaran
Outline bisa dipecah menjadi sub – sub secara lebih
detail
Tingkatan / sub tergantung kerumitan proyek. Tingkat
detail bisa didelegasikan ke bawahan
Dengan detail WBS bisa menangani dan meningkatkan
perhatian semua aspek
Tapi jangan terfokus pada detail, fokus juga pada hasil
5
WBS
WBS bisa dikombinasikan dengan diagram pohon.
Hal ini bisa menjamin totalitas proyek
Setiap sub tugas memerlukan estimasi jam kerja,
berapa lama dan berapa biaya
WBS bisa memberikan indikator ttg sumber daya yang
diperlukan selain manusia.
Jika ada perjalanan, memerlukan biaya akomodasi, dll
Hendaknya berfokus pada hasil. Contoh untuk
programmer jangan berpaku pada LOC (Line Of
Coding) tapi pada jalan tidaknya program
Terakhir sampaikan kepada stackholder rencana tsb.
6
Aktifitas Dasar WBS
Mengidentifikasi kejadian atau tugas dan subtugas
untuk mencapai tujuan
Menggambarkan aktifitas dengan outline, diagram
pohon atau kombinasi
Memperkirakan tingkat usaha yang diperlukan, waktu
mulai dan selesai
Identifikasi sumber pendukung, kapan tersedia, berapa
lama tersedia kapan dan bagaimana dikembalikan
Menentukan tanggal target penyelesaian setiap sub
Membuat daftar deliverables
Mendapatkan persetujuan thd rencana
7
Aktifitas Dasar WBS
Pembuatan WBS sebaiknya lepas dari alokasi staff,
baru setelah terbentuk staffnya kita alokasikan
Jenis Tugas : Tugas Paralel dan Dependent
Parallel bisa dilaksanakan secara bersamaan
Dependent bisa dilaksanakan setelah yang lain selesai
Setelah WBS disetujui, tanggung jawab selanjutnya
adalah memonitor kemajuan sesuai WBS
8
Kegunaan WBS
Membantu memastikan tingkat akurasi
kelengkapan
pendefinisian
pekerjaan
mendapatkan komitmen proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
dan
dan
9
Kegunaan WBS
Membantu memastikan tingkat akurasi dan
kelengkapan pendefinisian pekerjaan dan
mendapatkan komitmen proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
10
Contoh WBS
Rumah
Penggalian
Pembuatan
Pondasi
Pemasangan
Rangka
Pembuatan
Tembok
Pemasangan
Batu Bata
Pemasangan
Atap
Melapisi Semen
11
Perencanaan Proyek II
Aspek Pengetahuan Manajemen Proyek
Setiap aspek pengetahuan akan dilakukan sejumlah aktivitas
terkait dengan konsep kelompok proses yang telah dijelaskan
sebelumnya
Masing-masing kelompok proses membutuhkan sejumlah
input atau masukan agar proses tersebut dapat dijalankan
Ketika proses berjalan, terlibat di dalamnya sejumlah
perangkat (tool) dan metode/teknik pengerjaan yang perlu
dikuasai penggunaannya
Proses akan menghasilkan output atau keluaran yang akan
dipergunakan untuk pelaksanaan kelompok proses pada
aspek pengetahuan yang lain
13
Manajemen Integrasi
Aspek pengetahuan ini merupakan payung utama
dari kedelapan aspek pengetahuan yang lain, karena
dalam aspek inilah dicoba dikelola keseimbangan
antara delapan buah aspek lainnya agar tidak terjadi
konflik
14
Manajemen Integrasi
15
Manajemen Integrasi
16
Manajemen Integrasi
Konflik dalam manajemen proyek biasanya terjadi antara
aspek pengetahuan ruang lingkup, biaya, dan waktu, sebagai
contoh
Jika ingin mengerjakan proyek yang murah dan cepat,
biasanya ruang lingkup perlu diperkecil
Jika ingin mengerjakan proyek dengan ruang lingkup yang
besar dan cepat, maka diperlukan biaya yang besar
Jika ingin mengerjakan proyek dengan ruang lingkup yang
besar namun murah, maka akan memakan waktu yang cukup
lama; dan seterusnya
17
Manajemen Integrasi
Pada
manajemen
integrasi
ini
akan
dicoba
dicari
dan
dinegosiasikan sebuah
titik
optimum dari
obyektif proyek
18
Manajemen Ruang Lingkup
Setiap proyek pasti memiliki obyektif yang ingin
dicapai. Obyektif tersebut dapat berupa produk yang
memiliki fitur, fungsionalitas, atau spesifikasi
tertentu atau pelaksanaan terhadap sejumlah
aktivitas tertentu.
manajemen ruang lingkup di dalam proyek yang
terdiri dari Initiation, Scope Planning, Scope
Definition, Scope Verification, dan Scope Change
Control
19
Manajemen Ruang Lingkup
Isbat Uzzin N
20
Manajemen Ruang Lingkup
Setiap proyek pasti memiliki obyektif yang ingin dicapai.
Obyektif tersebut dapat berupa produk yang memiliki fitur,
fungsionalitas, atau spesifikasi tertentu atau pelaksanaan
terhadap sejumlah aktivitas tertentu.
manajemen ruang lingkup di dalam proyek yang terdiri dari
Initiation, Scope Planning, Scope Definition, Scope
Verification, dan Scope Change Control
Ruang lingkup proyek dapat dinyatakan dalam kata-kata
seperti yang sering didapatkan pada dokumen Term Of
Reference (TOR) atau Request For Proposal (RFP) maupun
diagram/gambar
21
Manajemen Waktu
Setiap proyek memiliki target waktu yang harus
dicapai, dimana pada saat tersebut output yang
diharapkan dapat diperoleh oleh sponsor yang
membiayainya. Menurut PMBOK, manajemen
waktu mencakup Activity Definition, Activity
Sequencing, Activity Duration Estimating, Schedule
Development, dan Schedule Control
22
Manajemen Waktu
sbat Uzzin N
23
Manajemen Waktu
Untuk dapat memperkirakan durasi pengerjaan sebuah proyek, biasanya
didefinisikan terlebih dahulu langkah-langkah atau task apa saja yang
harus dilakukan.
Kemudian terhadap masing-masing langkah tersebut diperkirakan berapa
lama durasi waktu yang diperlukan secara wajar, dengan melihat
keterbatasan sumber daya yang dimiliki.
Setelah itu barulah ditentukan interdependensi atau hubungan keterkaitan
di antaranya, untuk melihat langkah-langkah mana saja yang harus
dilakukan lebih dahulu, mana saja yang dapat dilakukan secara simultan,
mana saja yang harus menunggu tersedianya input tertentu, dan lain
sebagainya.
Berbagai teknik seperti Network Diagram, Gantt Chart, PERT, dan lainlain dapat dipergunakan untuk membantu melakukan pengelolaan
terhadap waktu pengerjaan proyek tersebut
24
Manajemen Waktu
25
Manajemen Waktu
Isbat Uzzin N
26
Manajemen Waktu
27
Manajemen Waktu
28
Manajemen Biaya
Alokasi terhadap sejumlah sumber daya pada proyek
akan bermuara pada kebutuhan uang atau biaya.
Oleh karena itulah di dalam setiap proyek perlu
direncanakan anggaran yang dibutuhkan dan
pengawasan alokasi biaya tersebut dalam
pelaksanaannya.
Manajemen biaya terdiri dari Resource Planning,
Cost Estimating, Cost Budgeting, dan Cost Control
29
Manajemen Biaya
30
Manajemen Biaya
Sering pula terkait dengan aktivitas ini adalah
keinginan dari pihak sponsor untuk mengetahui
analisa biaya-manfaat atau cost-benefit analysis
terhadap proyek yang akan dikerjakan, untuk
menjamin bahwa uang yang dikeluarkan sepadan
dengan manfaat atau value yang diperoleh dari hasil
proyek.
Seperti halnya dalam mengelola waktu, sejumlah
teori dan konsep dapat dipergunakan untuk
membantu praktisi proyek dalam melakukan
pengelolaan terhadap aspek biaya ini
31
Manajemen Biaya
Costs
Oracle/PM Software
(List Price)
60% Discount
Oracle Credits
Net Cash for Software
Software Maintenance
Hardware & Maintenance
Consulting &Training
Tax & Acquisition
Total Purchased Costs
Information Services &
Technology (IS&T)
Finance/Other Staff
Total Costs
FY95
FY96
FY97
($000)
($000)
($000)
992
500
(595)
(397)
0
0
0
205
0
205
500
200
905
Savings
Mainframe
Finance/Asset/PM
IS&T Support/Data Entry
Interest
Total Savings
Net Cost (Savings)
8 Year Internal
Rate of Return
905
35%
3 Year
Total
($000)
Future Annual
Costs/Savings
($000)
0
1492
0
0
500
90
270
320
150
1330
1850
250
270
0
80
600
1200
(595)
(397)
500
340
540
525
230
2135
3550
250
270
0
50
570
0
990
4170
580
2380
1770
7455
570
(101)
(160)
(88)
0
(349)
(483)
(1160)
(384)
(25)
(2052)
(584)
(1320)
(472)
(25)
(2401)
(597)
(2320)
(800)
(103)
(3820)
3821
328
5054
(3250)
32
Manajemen Kualitas
Para pemrakarsa proyek jelas membutuhkan hasil keluaran atau proyek
dengan target kualitas tertentu, disamping target ruang lingkup, biaya,
durasi, dan spesifikasi yang diinginkan. Oleh karena itu, para praktisi
proyek harus benar-benar memperhatikan aspek kualitas, yang terdiri dari
perencanaan (Quality Planning), asuransi (Quality Assurance), dan
control (Quality Control)
Kualitas yang dimaksud di sini biasanya memiliki hubungan keterkaitan
yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya
adalah memenuhi ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu
(misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah baku software
engineering yang memenuhi software quality assurance).
Dalam berbagai konteks, kualitas kerap pula diartikan sebagai totalitas
ekspektasi yang diharapkan oleh pemrakarsa atau sponsor proyek; dalam
arti kata mereka yang termasuk di dalam stakeholder proyek
mendefinisikan harapan-harapannya terhadap hasil dari proyek yang
dikerjakan
33
Manajemen Kualitas
34
Manajemen Kualitas
35
Manajemen Kualitas
36
Manajemen Sumber Daya Manusia
Pada kenyataannya, proyek dilaksanakan atau dieksekusi oleh
sekumpulan manusia, sehingga prinsip dalam mengelola proyek adalah
melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia yang mencakup
perencanaan organisasi (Organizational Planning), akuisisi karyawan
(Staff Aquisition), dan pembentukan tim (Team Development).
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, yang paling bertanggung jawab
terhadap sukses tidaknya sebuah proyek adalah project manager yang
merupakan pimpinan dari tim proyek yang terdiri dari berbagai individu
dengan keahlian beragam
Oleh karena itulah diperlukan sebuah struktur tim proyek yang perlu
dirancang secara efektif agar obyektif pelaksanaan proyek dapat dicapai.
Struktur yang dimaksud sangat bergantung dengan tipe dan karakteristik
proyek yang dikerjakan, jenis struktur organisasi perusahaan yang terkait
dengan proyek tersebut (seperti yang telah dijelaskan sebelumnya)
37
Manajemen Sumber Daya Manusia
38
Manajemen Sumber Daya Manusia
Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus
tahu benar peranan, tugas, dan tanggung jawabnya,
terutama keterkaitan antara aktivitas yang
dilakukannya dengan aktivitas lain yang dikerjakan
oleh sejumlah individu yang berbeda
Adalah baik bagi seorang manajer proyek untuk
dapat memiliki informasi terkait dengan beban
pekerjaan para anggota tim proyek beserta status
pelaksanaan pekerjaannya agar proses pengawasan
dapat dilakukan secara efektif
39
Manajemen Sumber Daya Manusia
40
Manajemen Sumber Daya Manusia
41
Manajemen Sumber Daya Manusia
42
Manajemen Sumber Daya Manusia
43
Manajemen Komunikasi
Untuk proyek skala menengah dan besar, faktor
komunikasi antar anggota proyek sangatlah penting,
mengingat banyaknya individu yang terlibat dan
seringkali mereka semua tersebar di beberapa tempat
atau bahkan area geografis yang berbeda.
PMBOK menerangkan tentang manajemen
komunikasi proyek yang terdiri dari
Communications Planning, Information
Distribution, Performance Reporting, dan
Administrative Closure
44
Manajemen Komunikasi
45