(SIM) Chapter 11 Real Case Study 2 CASE STUDY CENTENE

Tugas Individu Chapter O'brian, Mata Kuliah :
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Chapter 11 Real Case Study 2
CASE STUDY CENTENE, FLOWSERVE ANDA SHAW INDUSTRIES:
RELATIONSHIP, COLLABORATION AND PROJECT SUCCESS
STUDI KASUS CENTENE, FLOWSERVE DAN SHAW INDUSTRIES:
HUBUNGAN KERJASAMA, KOLABORASI DAN
KEBERHASILAN PROYEK
Dosen:
Dr. Ir ARIF IMAM SUROSO, M.Sc
Oleh:
RESTI NURIANINGSIH
P056111341.47
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
A.
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah sistem informasi
yang dapat melakukan semua pengolahan transaksi yang diperlukan oleh
organisasi, dan juga dapat memberikan dukungan-dukungan informasi serta
pengolahan fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Organisasi dalam
perusahaan membutuhkan sistem-sistem untuk mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi. Agar informasi dapat
tersampaikan dengan baik ke tempat tujuannya, maka strategi dan operasi
teknologi informasi mempunyai peranan penting.
Pentingnya strategi dan operasi teknologi informasi diperlukan untuk
mengubah suatu perusahaan untuk dapat bersaing menjadi pembangkit daya
global. Tahap pertama yang harus dilakukan adalah menuyusun
Rencana-rencana yang akan dilakukan dengan melibatkan semua aspekaspek yang memiliki peranan masing-masing sehingga teknologi informasi yang
akan digunakan dapat ditentukan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses
perencaan adalah sebagai berikut:
1. Membangun Tim, permodelan, dan consensus.
2. Mengevaluasi apa yang telah dicapai organisasi dan sumber daya yang
digunakan.
3. Menganalisis bisnis, ekonomi, politis dan lingkungan masyarakat.
4. Mengevaluasi dan mengantisipasi dampak perkembangan di masa depan.
5. Membangun visi demi kebehasilan tujuan bersama yang ingin di capai.
6. Memutuskan tindakan yang akan di ambil untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Untuk dapat mensukseskan rencana-rencana yang telah dibuat atau
menjadi pembangkit daya global, diperlukan hubungan kolaborasi, kerja sama dan
penentu keberhasilan proyek perusahaan seperti yang pada kasus Centene,
Flowserve dan Shaw Industries.
1
B.
CENTENE, FLOWSERVE DAN SHAW INDUSTRI
Kerja sama yang dilakukan antar perusahaan sangat penting dalam
memajukan
tujuan perusahaan dan dengan kerjasama yang menguntungkan.
Kerja sama merupakan suatu tindakan yang merujuk pada seseorang atau sutau
organisasi perusahaan dengan menggunakan metode-metode yang telah disetujui
oleh kedua belah pihak perusahaan. Contoh kerja sama yang dilakukan yaitu studi
kasus Centene, Flowserve, dan Shaw Industries
Kasus Centene, Flowserve dan Shaw Industries adalah contoh nyata
bahwa kerja sama perusahaan harus dibangun yang dipengaruhi oleh faktr internal
dan faktor eksternal perusahaan. Suatu kerja sama yang baik akan terbangun
apabila terdapat tujuan yang sama yang kemudian akan dilakukan tahapan
konsensus untuk memperkuat dan merencanakan apa yang telah direncanakan
tersebut.
Kasus yang terdapat pada Centene, Flowserve dan Shaw Industries,
dimana mereka melakukan perencanaan untuk merubah sistem yang terdapat di
perusahaan dengan menggunakan pembaruan dari sisi IT yang dapat
menghubungkan sistem perusahaan dalam lingkungan perusahaannya sendiri
(intranet), penghubung perusahaan dengan relasi perusahaan atau perusahaan
cabang (ekstranet), dan penghubung perusahaan dengan konsumen atau
masyrarakat luas (internet). Demi berjalannya sistem infomasi teknologi yang
baik, diperlukan kerja sama, kolaborasi dan hubungan proyek yang baik.
C.
CONTOH KASUS 2
Centene,
provider
penyedia
perawatan/pemeliharaan,
baru
saja
mengembangkan sebuah sistem keuangan baru. CIO Don Imholz berkata bahwa
proyek tersebut melibatkan beberapa modul PeopleSoft, sebagaimana perencana
keuangan dan software laporan dari Hyperion, yang dapat selesai sangat cepat
selama 12 bulan dan biaya sesuai anggaran.
Don Imholz percaya proyek ini berhasil karena beberapa alasan, yaitu
hubungan kerjasama yang baik antara organisasi IT, keuangan dan sumber daya
2
yang ada. Dengan kata lain kesuksesan proyek tersebut dikarenakan keterampilan
orang-orang yang terlibat.
Hubungan konstruktif antara IT dan keuangan, pada akhirnya menjaga
proyek tetap pada jalurnya, ketika yang berjalan menjadi sulit.
Sebagai contoh, pada satu titik, tim proyek mengalami masalah mengatur
lingkungan teknis yang dibutuhkan untuk menyebarkan modul Hyperion yang
merupakan bagian ketiga ketika menjadi pusat. Kesulitannya adalah IT menemui
proyek yang jadwalnya beresiko, kata Imholz.
Memiliki hubungan antara IT dan bagian keuangan menjadi semakin
sengit, organisasi akan saling menunjuk satu sama lain, yang mengakibatkan
tertundanya proyek semakin jauh. Namun, kata Imholz, mereka bekerja sama
untuk memulihkan waktu yang hilang dan menjaga pelaksanaannya tetap sesuai
jadwal.
“Kami bisa menyalahkan satu sama lain dan berkata kita tidak bisa
membantu,” kata CIO. “Tetapi tidak ada gunanya melakukan itu. Itu menunda
untuk mendapatkan solusi. Jika IT atau bagian keuangan mencoba untuk
memulihkan jadwal masing-masing, itu tidak akan terjadi. Kami harus
melakukannya bersama-sama.”
Hubungan yang baik antara IT dan rekan bisnis, manajer proyek dan staf
IT, manajer proyek dan pemangku kepentingan, menjaga proyek IT tetap pada
jalurnya, kata pemimpin IT dan ahli manajemen proyek.
Hubungan yang buruk, bagaimanapun juga, akan menjadi penyebab utama
dari kegagalan proyek.
Menghadapi tekanan operasional dan peraturan, Linda Jojo, Flowserve
CIO, menyadari itu adalah waktunya untuk menyederhanakan keseluruhan
infrastruktur perusahaan IT, sebuah usaha keras yang akan membawa pengaruh
besar melintasi penyebaran perusahaan dilebih dari 56 negara.
Pada Flowserve, penyedia pompa, katup, segel, otomatisasi, dan layanan
pada perusahan listrik, minyak, gas, bahan kimia, dan industri yang lain, tugas
Jojo sangat berat pada perubahan IT sebagai perusahaan mencari proses dan
sistem terkini: mengembangkan infrastruktur IT yang umum, memperkenalkan
kemampuan bantuan global, dan memotong lusinan sistem ERP yang terpisah.
3
Tetapi itu tidak menghentikannya mengambil keputusan pendekatan bisnis untuk
menyederhanakan jejak langkah IT Flowserve.
“Langkah pertama adalah meyakinkan bahwa ini tidak terlihat sebagai
proyek IT,” kata Jojo. “Dari CEO kami, pemimpin tim kami dan Dewan Direksi
kami terlibat, kami meyakini bahwa proyek ini adalah sesuatu yang kami selalu
bicarakan bahwa ini pengaruh bisnis. “
Ini adalah taktik yang membantu mengatur lingkup untuk proyek yang
dapat menjadi berat. Sebagai awalan, Jojo membantu menyatukan 35 perwakilan
divisional dari lintas dunia pada markas perusahaa. Di sini, DIselenggarakan
konferensi selama 17 minggu, perwakilan divisional ini mempelajari berbagai
sistem dan proses yang terpisah, memutuskan pengembangan apa yang layak dan
tidak layak dilakukan.
Hasilnya adalah cetak biru untuk standar bisnis, desain umum
pengelompokan data-data finansial, dan kreasi dari data standar untuk pelanggan
dan penyuplai. Sebagai tambahan, untuk menciptakan perimeter proyek, Jojo
berkata bahwa dengan melibatkan para pemimpin bisnis pada fase desain yang
kritis, dia mampu untuk mengumpulkan dukungan yang tersebar untuk inisiatif
strategi perusahaan bisnis yang memakan biaya lebih dari 60 juta dollar lebih dari
4 tahun.
“Saya telah melihat proyek yang seharusnya berhasil, menjadi benar-benar
gagal karena permasalahan hubungan,” kata Greg Livingstone, Direktur
Perencanaan dan Sistem Pengembangan IS pada Shaw Industri, Perusahaan Bahan
Lantai.
Dalam situasi yang lain, ketika rasa saling percaya bertahan antara manajer
proyek IT dan para pemangku kepentingan, “Manajer Proyek IT lebih mungkin
untuk mendiskusikan masalah yang dapat mengancam proyek yang mereka
kerjakan,” kata Imholz. Jika watak yang buruk bertahan antara dua kelompok,
manajer proyek tidak boleh cenderung untuk menunjuk masalah tersebut, atau
mereka mencoba untuk menutupinya.
“Apabila Anda melihat proyek itu gagal, tanpa terkecuali seseorang pada
proyek itu telah mengetahui sesuatu akan menjadi buruk,” kata Imholz. “Jika
Anda tidak memiliki hubungan baik dan kepercayaan, hal itu tidak akan muncul.
4
Dan ketika Anda tidak melakukan sesuatu pun mengenai masalah tersebut dengan
sikap yang tepat pada waktunya, masalah itu tanpa terkecuali akan menjadi
semakin membesar. Pada banyak kasus, masalah kecil menjadi lebih serius karena
mereka tidak mengatasinya dengan sikap yang tepat pada waktunya. Budaya
keterbukaan itu sangat penting untuk performa proyek yang baik.”
Selanjutnya, ketika sesuatu berjalan kearah yang salah pada proyek, rekan
bisnis kurang memungkinkan untuk menempatkan kesalahan satu-satunya pada
mereka di IT jika seandainya mereka peduli pada IT, kata Shaw Industry
Livingston. Kenyataannya, mereka lebih mungkin untuk memberikan IT waktu
ekstra pada jadwal proyek,” lanjutnya.
“Tidak peduli dengan teknologi yang anda gunakan, bagaimana
berbakatnya
staf
teknologi
Anda
dan
bagaimana
rekan
bisnis
yang
berpengetahuan pada proses dan peningkatan bisnis: setiap inisiatif sistem akan
memiliki masalah,” kata Livingston. “Apabila Anda tidak memiliki hubungan
baik, Anda terpaksa menunjuk jari sebagai tentangan menjadi transparan dan
mengakui “kami mengacaukannya” atau “kami tidak mengujinya dengan baik“.
Apabila Anda memiliki hubungan yang baik, Anda akan duduk dan menemukan
jalannya agar berhasil.
Keputusan yang berakibat pada proyek juga membuat lebih tepat ketika
semua orang terlibat. “Keputusan yang cepat dan baik itu sangat penting untuk
menjaga proyek tetap berada pada jalurnya,” kata Imholz. “Kegagalan senior
dalam membuat keputusan akan membuat level organisasi lebih rendah. Apabila
Anda memiliki pengembang perangkat lunak yang menunggu keputusan pada
persyaratan bisnis, ada tiga hal yang bisa terjadi: dia dapat menebak apa yang
harus dilakukan dan menebak dengan tepat. Dia dapat menunggu untuk
keputusannya dan selama dia menunggu dia tidak produktif. Yang ketiga, dia
dapat menebak dan tebakannya salah. Jika itu adalah kemungkinan yang sama,
dua pertiga dari waktunya akan menjadi pengganggu proyek. Dan jika Anda
cukup mengatur keputusan tersebut di atas semua dan yang lainya, itu akan
membawa dampak buruk pada proyek.”
Walaupun dampak positif dari hubungan baik terjadi pada manajemen
proyek, manajer proyek IT mengandalkan pada software dan metodologi daripada
5
membangun hubungan ketika mereka perlu untuk meningkatkan kemampuannya.
Tidak masalah: dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk membangun
hubungan, software terlihat lebih cepat diselesaikan. Manajer proyek IT juga lebih
nyaman dengan peralatannya.
Shaw Industries’s Livingston menggunakan Skrum, software cerdas untuk
mengembangkan latihan, untuk meningkatkan hubungan antara IT dan rekan
bisnis dan memastikan kesuksesan proyek. Dengan Skrum, Kata Livingston,
rekan bisnis bertemu dengan IT selama empat sampai delapan jam merencanakan
pertemuan untuk melihat keseluruhan proyek yang belum dikerjakan untuk
bersama-sama menentukan mana yang akan membawa nilai tertinggi pada Shaw
Industries. IT kemudian memisahkan proyek kedalam percepatan – peningkatan
30 hari kerja. Ketika IT menyelesaikannya, rekan bisnis menaksir perkembangan
IT dan memberi saran perubahan yang diperlukan.
“Metodologi
pengembangan
yang
cerdas,
hanya
dengan
desain,
mempromosikan hubungan yang lebih baik,” kata Livingston. “Skrum dan
interaksi paksaan yang cerdas lebih sering berdasar. Dengan melakukannya, IT
memberikan solusi pada peningkatan dasar bisnis, bertentangan dengan metode
air terjun, dimana satu setengah tahun sebelumnya bisnis terlihat membuahkan
inisiatif.
Livingston berkata hal itu tidak perlu untuk IT dan fungsi bisnis lainnya
turut serta secara lancar dan cerdas untuk bekerja efektif. Secara cerdas bekerja
bahkan jika terdapat ketegangan antar kelompok, dia berkata, “Kami memiliki
kelompok dengan hubungan yang bermasalah, dan tentu saja pada rapat
permulaan tidak selalu efektif keluar dari gerbang,” lanjutnya. “Tetapi setidaknya
kita setuju bahwa kita akan fokus pada 15 kunci utama dalam waktu 30 hari ke
depan, dan pada akhir hari ke 30, kami akan berikan kembali kepada anda.”
Proses anatara IT dan rekan bisnis untuk mengutamakan proyek bersamasama dan setuju pada 15 item IT akan selesai dalam 30 hari. Skrum juga
kemudian mendorong kebiasaan IT. Pada hari yang terakhir dari 30 hari, IT harus
menunjukkan sesuatu untuk kerjaannya. Skrum membuat IT dapat diperhitungkan
dalam bisnis.
6
Ketika rekan bisnis melihat IT membuat kemajuan yang nyata setiap 30
hari, kepercayaan diri IT tumbuh. Kata Livingston. “Seandainya rekan bisnis
melihat hasilnya lebih sering daripada yang sebelumnya mereka gunakan,
hubungan menjadi lebih baik. Promosi yang cerdas, hubungan yang lebih baik
hanya dengan mendrobak proses, mendrobak interaksi.”
Di antara struktur yang skrum kesankan dan hubungan baik yang tumbuh
keluar dari hal tersebut, hasil dari proyek meningkat. Livingston berkata Shaw
Industries melihat ini terjadi : “Kolaborasi yang lebih baik menghasilkan nilai
yang lebih baik untuk bisnis”.
D.
PERTANYAN CASE 2
1. Mengapa anda berpikir praktek yang dijelaskan dalam kasus tersebut
menyebabkan keberhasilan untuk perusahaan-perusahaan?
Jawaban:
Sebuah perusahaan terdiri dari berbagai bagian yang berbeda-beda
namun saling berkolaborasi satu sama lain demi tujuan perusahaan. Tujuan
perusahaan dapat tercapai jika seluruh bagian di perusahaan mampu
menjalin kerja sama untuk menyusun rencana, pelaksanaan rencana
tersebut,
evaluasi
hasil
dan
permasalahan
yang
timbul
dalam
pelaksanaanya, serta mengimplementasikan hasil evaluasi tersebut pada
rencana berikutnya.
Kasus Centene, Flowserve dan Shaw Industries menunjukkan bahwa
pentingnya jalinan kerja sama dalam perusahan, baik secara internal
mereka, seperti implementasi teknologi dalam sistem keuangan, atau pun
secara eksternal dengan rekan bisnisnya. Semua ini ditujukan untuk
mencapai tujuan perusahaan demi kepentingan seluruh pihak.
7
2. Bagaimana
mereka
mengubah
struktur
proyek
sehingga
kemungkinan hasil yang positif meningkat?
Jawaban:
Dasar dari mengubah struktur proyek adalah dukungan dari seluruh
bagian perusahaan. Dengan adanya kesadaran bersama akan dukungan
tersebut apapun dapat dilalui demi mencapai tujuan perusahaan.
Centene, Flowserve dan Shaw Industries, mengubah struktur proyek
dalam perusahaan diawali dengan membentuk tim yang bertugas
mengevaluasi terhadap proyek yang sedang berjalan. Dari hasil evaluasi
tersebut disusun rencana perbaikan dan memutuskan tindakan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perubahan
struktur proyek tersebut dapat berhasil dengan dukungan SDM yang
handal dan koperatif, ditandai dengan hubungan yang berkualitas antara
bagian teknologi dan keuangan, serta bekerja sama menjalankan proyek
untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Pada kasus Shaw industry, bagaimana Scrum membantunya?
Jawaban:
Shaw Industries menggunakan skrum, yaitu software cerdas yang
mengembangkan pelatihan, untuk meningkatkan hubungan antara IT dan
rekan bisnis serta memastikan kesuksesan proyek.
Dengan Scrum, mitra bisnis bertemu dengan IT dalam pertemuan
empat sampai delapan jam perencanaan untuk melihat semua proyek yang
belum dikerjakan dan bersama-sama menentukan mana yang akan
membawa nilai terbesar untuk Shaw Industries.
Proses ini memaksa IT dan mitra bisnis untuk memprioritaskan
proyek bersama dan menyepakati
item-item
yang akan diselesaikan
dalam 30 hari. Pada akhir hari ke-30, IT harus menunjukkan suatu hasil
dari pekerjaannya. Scrum membuat IT bertanggung jawab kepada bisnis.
Ketika mitra bisnis melihat IT membuat kemajuan nyata setiap 30 hari,
kepercayaan diri mereka dalam IT akan tumbuh.
8
4. Membarikan 3 contoh kasus di atas, jelaskan dimana dan bagaimana
berbagai aktivitas membantu perusahaan menggerakkan proyek?
Jawaban:
Kerjasama dan hubungan yang baik di antara seluruh bagian perusahaan,
rasa saling percaya serta menjaga konsensus yang telah disepakati, akan
meningkatkan efisiensi waktu, rekomendasi yang lebih baik, dan
peningkatan penyelesaian proyek. Semua hal tersebut saling mendorong
kesuksesan proyek sehingga perusahaan lebih baik, lebih positif, lebih
memberikan nilai tinggi dan memudahkan pihak-pihak terkait dalam
proyek.
5. Menggunakan contoh-contoh dari kasus dan pemahaman anda
sendiri tentang bagaimana mereka bekerja, dapat anda menyaring
seperangkat rekomendasi bahwa perusahaan harus mengikuti ketika
mengelola proyek-proyek berbasis teknologi. Apakah ini bersifat
universal, atau apakah anda menambahkan keterbatasan penerapan
mereka?
Jawaban:
Teknologi bersifat universal. Teknologi informasi telah menjadi hal
vital
dalam
kemajuan
seluruh
perusahaan.
Teknologi
informasi
meningkatkan efektifitas pekerjaan melalui efisiensi waktu dan informasi
yang berkualitas, baik dalam hal komunikasi internal perusahan maupun
eksternal perusahaan dengan rekannya.
9
E.
KESIMPULAN
Sebuah proyek informasi terknologi (IT) bukanlah proyek yang hanya
merupakan kepentingan dari bagian IT saja. Akan tetapi, proyek tersebut memiliki
keseluruhan bagian di perusahaan. Tanpa dukungan dari seluruh bagian
perusahaan proyek tersebut hanya akan menemui kesulitan dan berakhir dengan
kegagalan. Oleh karena itu dibutuhkan kolaborasi yang baik, kerja sama dan
interaksi antara bagian IT dengan seluruh bagian di perusahaan yang terkait
dengan proyek. Tujuannya adalah mendeteksi sedini mungkin hal-hal atau
permasalahan yang dapat menggangu keberlangsungan proyek.
Centene, Flowserve dan Shaw Industri telah membuktikan bahwa tanpa
kolaborasi, kerja sama, dan hubungan yang baik dengan keseluruhan bagian
perusahaan, maka proyek IT mereka akan menemui masalah dan terancam gagal.
F.
SARAN
Keberhasilan suatu proyek dalam bagian di perusahan sangat ditentukan
oleh kolaborasi dan kerja sama antar bagian perusahaan. Penggunaan IT pada
masing-masing perusahaan perlu ditingkatkan dengan bantuan sumber daya
manusia yang berkualitas yang telah dibekali oleh pelatihan dan pengembangan
karyawan pada sistem IT.
10
G.
DAFTAR ISI
Davis, G.B. 2002. Sistem Informasi Manajemen. PT. Pustaka Binaman Pressindo,
Jakarta.
Indrajit, Richardus Eko. 2004. Integrated Project Management. Andi Offset,
Yogyakarta.
Lock, Danis. 1992. Manajemen Proyek. Erlangga, Jakarta.
Raharjo, Budi. 2002. Sistem Informasi Manajemen. PT. Elex Media Komputindo,
Jakarta.
Suwarni, Tri. 1991. Sistem Informasi Manajemen. Adi Offset, Yogyakarta.
11